Il incombe aux ministères de protéger les fonds et les biens qui leur sont
confiés et de les utiliser convenablement. Les pertes de fonds attribuables à
la négligence ou à des mesures de contrôle inadéquates sont une source de
préoccupation pour les gestionnaires aussi bien que les employés, puisqu'il y
va de leur compétence et de leur capacité de protéger les fonds dont la garde
leur a été confiée par le Parlement et le public.
Pire encore, les pertes de fonds et de biens dues à des actes criminels
commis par des fonctionnaires ternissent l'image de toute la fonction publique.
Les employés en général, et les gestionnaires en particulier, doivent
être vigilants afin de décerner les lacunes dans les contrôles, les pratiques
irrégulières et les actes illégaux commis dans leur secteur de
responsabilité, et doivent intervenir rapidement pour remédier à ces
situations.
Veiller à ce qu'on signale toutes les pertes de fonds et toutes les
allégations d'infractions et d'actes illégaux commis contre la Couronne et
autres actes irréguliers, qu'on fasse enquête à leur sujet et qu'on prenne
les mesures voulues, de manière à pouvoir en rendre compte.
Le gouvernement a pour politique que :
- toutes les pertes de fonds et les allégations d'infractions, d'actes
illégaux commis contre la Couronne et autres actes irréguliers fassent
l'objet d'une enquête approfondie;
- les présumées infractions soient signalées à l'organisme compétent
chargé de faire respecter la loi;
- les pertes et les infractions soient signalées au Parlement dans les
Comptes publics;
- les pertes soient recouvrées dans la mesure du possible;
- des mesures soient instaurées pour prévenir la répétition de telles
pertes et infractions;
- des mesures disciplinaires soient prises si, de l'avis du ministère, les
circonstances le justifient;
- les gestionnaires qui ne prennent pas les mesures voulues ou qui tolèrent
ou sanctionnent directement ou indirectement des actes irréguliers soient
eux-mêmes tenus de rendre des comptes.
Cette politique s'applique à tous les organismes considérés comme des
ministères au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances
publiques.
- En ce qui concerne les présumés cas de vol, de fraude, de détournement
ou d'infraction ou autre acte illégal impliquant des employés mais
ne nécessitant pas une intervention policière immédiate, on peut demander
au contentieux du ministère de se prononcer sur la gravité de l'incident
avant de prendre toute autre mesure (voir le paragraphe 1.2 de
l'appendice C). Dans tous les autres cas, les pertes de fonds et
les présumés cas de fraude, de détournement ou d'infraction ou autre acte
illégal commis contre Sa Majesté doivent être signalés aux organismes
d'application de la loi et au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT)
conformément à l'appendice C.
- Les ministères doivent veiller à ce que leurs employés soient informés
et reçoivent des rappels périodiques au sujet : de cette politique;
de leur responsabilité possible en vertu de l'article 78 de la Loi sur
la gestion des finances publiques (LGFP) [L.R.C. 1985, ch. F-11] et
des articles 122 et 126 du Code criminel; et de l'obligation qu'ils
ont, en vertu de l'alinéa 80e) de la LGFP, de signaler, selon
le cas :
- toute infraction à la LGFP ou à ses règlements;
- toute infraction à une loi fiscale;
- tout acte frauduleux commis contre Sa Majesté.
- Les ministères doivent prendre des mesures raisonnables pour protéger
l'identité et la réputation tant des personnes qui signalent les
infractions et les actes irréguliers que celle des personnes visées par
des allégations et, en particulier, ils doivent à la fois :
- s'occuper rapidement des plaintes de harcèlement des personnes qui ont
signalé une infraction conformément à la politique;
- envisager de prendre des mesures disciplinaires, s'il y a lieu, à
l'endroit des personnes qui font, de façon préméditée ou avec
intention de nuire, des allégations sans fondement.
- Lorsqu'une personne est responsable d'une perte de fonds, les fonds
doivent être recouvrés de cette personne, sauf dans les cas
suivants :
- des poursuites en justice (y compris l'intervention d'un tribunal de
type administratif comme la Commission des relations de travail dans la
fonction publique) sont nécessaires pour obtenir le recouvrement, mais
que le sous-procureur général recommande de renoncer à de telles
mesures ou d'abandonner celles qui sont déjà en cours;
- des circonstances atténuantes amènent le Conseil du Trésor à
autoriser le ministère à renoncer au recouvrement.
- Les mesures disciplinaires que le ministère juge nécessaire d'imposer
sont prises indépendamment des démarches que peuvent faire les organismes
d'application de la loi.
Les ministères doivent nommer un coordonnateur relevant, sur le plan
fonctionnel, de l'administrateur général ou du comité de direction du
ministère, pour s'occuper des rapports et de la coordination des mesures
ultérieures. Ceci permettra :
- de faire en sorte que les employés sachent à qui ils doivent signaler
les allégations ou les présumés incidents conformément à cette
politique;
- d'éviter les problèmes interpersonnels qui pourraient survenir si les
employés devaient signaler les incidents qu'ils soupçonnent à leurs
superviseurs immédiats;
- de signaler immédiatement à l'agent de sécurité du ministère les
risques d'infraction à la sécurité;
- de veiller à ce que l'on signale toutes les allégations et à ce qu'on y
donne suite, et à ce que toutes les parties concernées par un incident
particulier (comme la haute direction, les services financiers, les agents
de relations de travail, les services de sécurité et de vérification
interne et la GRC) en soient informées.
Les vérificateurs internes connaissent les circonstances et les
activités les plus susceptibles d'engendrer des actes de fraude, de vol ou de
malversation et, au cours de leurs activités de vérification normales, sont
sensibles aux signes qui pourraient indiquer que de tels actes ont été commis.
Toutefois, le rôle principal d'un vérificateur interne ne consiste pas à
enquêter sur les fraudes, mais à examiner et à évaluer l'efficacité des
contrôles internes et à avertir la direction des lacunes à cet égard. Aussi,
à moins d'être spécialement mandaté par le sous-ministre pour faire enquête
sur une question particulière, les vérificateurs internes ne sont pas
habituellement chargés de mener des enquêtes en vertu de la présente
politique. Toutefois, les vérificateurs internes qui découvrent dans le cours
normal d'une vérification, des renseignements qui indiquent qu'une infraction
ou un acte illégal a été commis, sont tenus d'en informer l'autorité
désignée au sein du ministère, au même titre que tout autre fonctionnaire.
Les politiques relatives au personnel confèrent maintenant à la direction
des ministères la responsabilité de décider, avec l'aide de leurs conseillers
en relations de travail, des mesures disciplinaires à imposer aux employés
directement ou indirectement responsables d'une perte ou d'un incident. Les
ministères sont également chargés de signaler les incidents conformément à
la présente politique et de prendre les mesures préventives voulues.
Généralement, les agents de sécurité des ministères sont chargés
de concevoir et de mettre en oeuvre des systèmes et des procédures pour
protéger les biens ainsi que l'information classifiée ou désignée. Ils
doivent, en conséquence, être informés immédiatement des présumés cas de
vol ou d'infraction à la sécurité afin d'apporter les correctifs qui
s'imposent pour renforcer les mesures de sécurité. Enfin, il appartient
habituellement à ces agents de mener les enquêtes internes sur les infractions
à la sécurité et de traiter avec les organismes d'application de la loi, sauf
dans les ministères qui disposent d'un service créé spécialement à cette
fin.
Toutefois, les poursuites criminelles sont la responsabilité
exclusive des organismes d'application de la loi. Les ministères ne jouissent
d'aucun pouvoir discrétionnaire en la matière. Il incombe au service de
police chargé de l'enquête de porter des accusations, et au procureur
de la Couronne de décider s'il y a lieu de poursuivre l'affaire, de
demander l'arrêt des procédures ou de laisser tomber les accusations.
L'application de cette politique sera surveillée au moyen des rapports
présentés par les ministères à la GRC, au Secrétariat du Conseil du Trésor
et dans les Comptes publics.
- Pour ce qui est des pertes de biens publics et des réclamations faites
par la Couronne à l'égard de pertes de biens publics ou de services, voir
également le chapitre 2-4 du volume «Matériel, risques et services
communs» du Manuel du Conseil du Trésor.
- La politique, les lignes directrices et les normes en matière de
sécurité sont exposées dans le volume «Sécurité» du Manuel du
Conseil du Trésor.
- La politique en matière des conflits d'intérêts et l'après-mandat est
exposée dans le volume «Ressources humaines» du Manuel du Conseil du
Trésor.
Ce chapitre annule le chapitre 5-8 du volume «Gestion financière» en
date du 1er août 1993; et cette politique annule et
remplace la section 10.9 et les annexes 10.D et 10.E du «Guide d'administration
financière» du Conseil du Trésor.
Les demandes de renseignements concernant cette politique devraient être
adressées à l'administration centrale de votre ministère. Pour
l'interprétation de la politique, les agents de l'administration centrale des
ministères peuvent communiquer avec le :
Secteur du contrôleur
Direction des programmes
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5
Téléphone : (613) 957-7233
Télécopieur : (613) 952-9613
1. Comment signaler des infractions
Comme ils sont chargés à la fois de faire appliquer la loi et de faire
enquête dans le cadre de leurs programmes, certains ministères tels que la
Défense nationale, Revenu Canada et Emploi et Immigration Canada, qui ont leur
propre corps de police ou disposent d'enquêteurs, peuvent enquêter eux-mêmes
sur les infractions commises à l'égard de leurs programmes (comme la fraude de
l'assurance-chômage et la fraude fiscale). Toutefois, même si elles concernent
ces programmes, les infractions au Code criminel et les infractions à la
Loi sur la gestion des finances publiques ou à certaines autres lois
fédérales qui sont principalement du ressort de la GRC ou d'un service de
police local doivent être signalées à ces derniers conformément aux
exigences de la section «exigences de la politique» du présent chapitre. De
même, les infractions ayant trait aux programmes qui sont commises par des
employés peuvent être signalées à la GRC et faire éventuellement l'objet
d'une enquête criminelle si l'on soupçonne, par exemple, qu'il y a eu
collusion ou abus de confiance, ou que le poste de l'employé ou l'utilisation
de renseignements d'initiés sont en cause.
2. Examen préliminaire
Tout examen préliminaire effectué par un ministère ne devrait avoir pour
but que de vérifier si une allégation est fondée. Dès qu'il y a motif
raisonnable de soupçonner qu'une allégation puisse être
fondée, il faudrait en faire rapport de la façon indiquée à
l'appendice C.
3. Infractions par des responsables de l'application de la loi
Si des personnes exerçant des fonctions liées à l'application de la loi,
comme un agent de la paix, un inspecteur ou un responsable de la
réglementation, enfreignent les lois ou règlements qu'elles sont chargées de
faire appliquer, elles peuvent être accusées d'infraction non seulement à ces
lois et règlements mais aussi au code de conduite du ministère, et peut-être
même d'abus de confiance criminel. Il devrait donc être tenu compte de ces
deux dernières possibilités lorsqu'on fait enquête sur ces incidents.
4. Indications ou informations
Les ministères devraient établir des procédures indiquant ce qu'il faut
faire suite à la réception d'indications ou d'informations, anonymes ou non,
à propos de présumés cas de perte, d'infractions, de pratiques ou d'actes
irréguliers, peu importe leur provenance, et faire en sorte que leurs employés
soient au courant de ces procédures.
5. Responsabilité et culpabilité
Une personne peut être tenue responsable d'une perte de fonds même
si elle n'est pas nécessairement coupable. Par exemple, s'il y a perte
de fonds, de coupons de taxi ou de chèques de voyage parce que la personne qui
en a la garde n'a pas suivi la procédure établie et a négligé de les garder
en lieu sûr, cette personne peut en être tenue responsable, même si elle n'a
commis aucun acte criminel.
6. Déficits de caisse
Contrairement aux petites caisses et aux autres avances comptables (voir
l'appendice C, paragraphes 2.1 et 2.2), les déficits de caisses courants
ne sont habituellement pas recouvrés du caissier ou de la caissière à moins
qu'il y ait eu négligence de sa part. Si des déficits inacceptables
surviennent régulièrement, une formation supplémentaire ou une réaffectation
devraient être envisagées.
7. Pertes de fonds personnels
En vertu de la présente politique, la Couronne n'est pas responsable des
pertes de fonds personnels.
8. Pertes d'avances de voyage et d'autres avances semblables
Quand un ministère, dans des circonstances exceptionnelles telles qu'un vol
qui n'est pas dû à de la négligence ou à un manque de diligence, juge
convenable de dédommager un employé pour la perte d'une avance (de voyage, par
exemple) qu'il a reçue pour des dépenses personnelles remboursables, il peut
demander l'autorisation du Conseil du Trésor d'effectuer un paiement
extraordinaire conformément à l'alinéa 11(2)h) de la Loi sur la
gestion des finances publiques. Pour ce faire, on peut écrire au président
du Conseil du Trésor, qui est autorisé à régler, au nom du Conseil,
certaines questions ayant trait au personnel. Cependant, ces paiements devraient
être extrêmement rares et de montants minimes vu que les employés sont tenus
d'utiliser des chèques de voyage, qu'ils peuvent se procurer des cartes de
voyage et qu'ils doivent minimiser les risques en ayant sur eux le moins
d'argent comptant possible. Si le paiement n'est pas justifié ou n'est pas
approuvé, l'employé qui a perdu l'avance devra essuyer lui-même cette perte
ou présenter une demande d'indemnité à sa propre compagnie d'assurance.
Remarque : Les ministères sont priés de consulter le Groupe de
la sécurité, de la santé au travail et des services aux employés, Direction
de la politique des ressources humaines, Secrétariat du Conseil du Trésor,
avant d'envoyer une demande de ce genre au président du Conseil du Trésor.
9. Responsabilité des gestionnaires
Le gestionnaire qui ne fournit pas de directives adéquates ou qui tolère
des procédés opérationnels inopportuns peut être tenu partiellement
responsable d'une perte. Dans ce cas, le ministère peut envisager de répartir
le recouvrement entre le gestionnaire et l'employé selon la part de
responsabilité de chacun.
10. Recouvrements
Entrent en ligne de compte dans le calcul de la somme à recouvrer :
- le montant réel de la perte ou des dommages;
- la TPS et la TVP, s'il y a lieu (les dispositions relatives aux avances ou
remises remboursables de TPS et l'exemption dont jouit le gouvernement en ce
qui concerne la TVP ne s'appliquent pas à l'usage personnel de biens et de
services. Ainsi, dans le cas d'un recouvrement faisant suite à
l'utilisation personnelle de services de télécommunications, par exemple,
il faut percevoir et remettre la TPS et les taxes provinciales de
télécommunications applicables);
- dans le cas d'un paiement frauduleux ou d'une dépense non autorisée, les
frais de financement qu'entraîne la perte;
- les coûts supplémentaires et les pertes de revenus découlant de
l'impossibilité de se servir du matériel ou d'un bien aux fins prévues;
- le coût des procédures entamées pour effectuer le recouvrement.
Les ministères qui entreprennent de recouvrer des pertes faisant suite à
des fausses déclarations, à des documents falsifiés, à des faux prétextes
ou à des fraudes devraient insister pour que la somme due leur soit remboursée
immédiatement, et au complet. Il appartient à la personne responsable de faire
le nécessaire pour rembourser l'argent, en effectuant un emprunt, en prenant
une hypothèque ou une deuxième hypothèque ou d'une autre façon. La Couronne
ne doit pas financer ce type de recouvrement. Elle devrait exiger des
intérêts, aux taux commerciaux en vigueur, si la personne tarde à effectuer
le remboursement.
11. Mesures disciplinaires
En général, on peut poursuivre quelqu'un au civil pour recouvrer des pertes
ou lui imposer des mesures disciplinaires en vertu de la législation du travail
indépendamment des résultats d'une procédure criminelle, puisque ces deux
actions sont distinctes. Le ministère qui juge que des mesures disciplinaires
s'imposent devrait donc les prendre sans tarder, étant donné que tout retard
pourrait nuire au dénouement de l'affaire si elles faisaient l'objet d'un grief
ou étaient soumises à l'arbitrage.
Si tous les faits pertinents et les circonstances sont connues, le ministère
peut, après avoir consulté les services de police chargés de faire enquête
et ses conseillers en relations de travail, prendre des mesures disciplinaires
en même temps que se déroule l'enquête ou la procédure criminelle, donc sans
en attendre le dénouement.
12. Protection des droits
Voici quelques-unes des mesures à prendre pour protéger tant la personne
qui signale un incident ou fait une allégation que la personne impliquée ou le
présumé contrevenant :
- veiller, dans la mesure du possible, à ce que les allégations et les
rapports soient non pas dispersés dans tout le ministère, mais plutôt
conservés dans un seul fichier de renseignements personnels qui a été
dûment enregistré conformément aux dispositions de la Loi sur la
protection des renseignements personnels. L'accès à ce fichier devrait
préférablement être contrôlé par le coordonnateur ministériel
mentionné dans la section «modalités d'application»;
- à moins que ce ne soit nécessaire en raison de poursuites judiciaires ou
à moins que ne l'exige la loi, ne pas divulguer le nom des personnes qui
ont signalé des incidents ou fait des allégations;
- veiller à ce que l'information ne soit pas versée dans les dossiers du
personnel, à moins qu'elle ne concerne directement une mesure liée aux
relations de travail, comme une mesure disciplinaire, et que l'employé soit
au courant de cette mesure;
- s'il est impossible de prouver le bien-fondé de l'allégation faite
contre l'employé,
- détruire sans délai tous les documents traitant des allégations qu'il
n'est pas nécessaire de conserver pour fins de vérification;
- conserver les documents nécessaires pour fins de vérification et veiller
à ce qu'on n'y ait accès qu'à cette fin;
- informer tous les supérieurs (ou autres personnes pouvant avoir de
l'influence, comme un agent de dotation) et les collègues qui étaient
au courant de l'allégation que celle-ci n'a pas été prouvée.
13. Évaluation des risques
L'évaluation des risques au préalable et la prise de mesures préventives
sont tout aussi importantes que les mesures prises à la suite d'un incident
particulier, sinon plus. Il devrait donc en être tenu compte pendant
l'enquête, tout comme la possibilité que l'incident se soit produit ou se
produise de nouveau, soit ailleurs dans le ministère, soit dans d'autres
ministères ayant un programme, une clientèle ou des pratiques semblables, et
soit à l'échelle de l'administration fédérale.
14. Prévention des pertes
Voici quelques-unes des mesures à prendre pour prévenir ou limiter le plus
possible les pertes :
- accorder une attention particulière à certains secteurs dans lesquels
les risques d'infraction sont élevés, comme
- les prestations versées dans le cadre des programmes sociaux et autres
subventions et contributions;
- tous les grands projets et marchés d'approvisionnement de l'État;
- de concert avec les conseillers en sécurité du ministère et, selon le
cas, le service de police local ou la GRC, vérifier périodiquement si les
installations servant à garder en lieu sûr les fonds, les chèques de
voyages et autres titres négociables sont adéquates; (la politique, les
lignes directrices et les normes sont exposées dans le volume
«Sécurité» du Manuel du Conseil du Trésor);
- faire particulièrement attention aux pertes qui surviennent
régulièrement parce que :
- la petite caisse n'est pas gardée sous clef, ou, si elle l'est, la
clef du cadenas est laissée dans un tiroir de bureau ou à un endroit
tout aussi facile d'accès;
- la petite caisse n'est pas gardée sous clef et les coffrets et autres
installations de sûreté dans lesquels l'argent est gardé ne sont pas
fermés à clef pendant les heures de travail;
- de l'argent comptant ou des chèques de voyage sont transférés entre
employés sans que soient produits les récépissés ou reçus
appropriés;
- de l'argent est laissé sur un bureau ou un comptoir;
- veiller à ce que, dans la mesure du possible, employés engagés sur
place et les autres employés non rémunérés par le système de paye
d'Approvisionnements et Services Canada reçoivent leur rémunération sous
forme de chèque ou par dépôt direct plutôt qu'en argent comptant;
- les paiements en argent comptant, le ministère se serve d'enveloppes de
paye préparées à l'avance, vérifie si le montant total retiré est exact
et fasse signer l'employé avant de lui remettre l'argent;
- veiller à ce que les procédures concernant les rentrées de fonds, la
petite caisse et les chèques de voyage soient établies de manière à ce
que les personnes qui en ont la charge puissent être tenues responsables
des pertes et des déficits et, en particulier, à ce que seule la personne
à laquelle est confiée la garde de l'argent comptant y ait accès;
- faire en sorte que le personnel responsable de l'argent comptant, des
chèques de voyage, des chèques de compte bancaire ministériel et des
machines à signer reçoive des instructions adéquates en ce qui concerne
leur manutention et leur protection;
- voir à rappeler périodiquement les faits suivants aux employés en poste
et aux consultants travaillant sur place, et à faire en sorte que tous les
nouveaux employés reconnaissent que :
- le réseau téléphonique interurbain de l'État et les services de
télécopie du ministère ne sont pas gratuits,
- ces services ne doivent être utilisés que dans l'exercice des
fonctions officielles;
- veiller à ce que les employés qui ont une carte «TéléCanada» de
l'ATG (ou une carte commerciale de facturation d'appel téléphonique telle
que la Carte d'appelMC de Bell Canada) :
- reçoivent un code d'accès personnel,
- sachent qu'ils ne doivent divulguer le code à personne d'autre et
qu'ils sont personnellement responsables des appels effectués avec leur
carte, à moins qu'ils n'aient signalé officiellement la perte ou le
vol de la carte,
- connaissent et comprennent la marche à suivre pour signaler
immédiatement la perte de leur code d'accès ou la possibilité d'une
utilisation frauduleuse de ce code;
- contrôlent l'accès aux terminaux et aux programmes d'ordinateur afin de
limiter les risques d'accès non autorisé et de vol, de modification ou de
destruction de logiciel et de données;
- dans la mesure du possible, veiller à ce que :
- tous les biens matériels soient répertoriés, et leurs numéros de
série relevés (en particulier les ordinateurs, et surtout les
ordinateurs portatifs et les ordinateurs blocs-notes),
- des mesures soient prises pour les protéger et prévenir leur perte
par négligence ou par acte illégal ou criminel.
(La politique, les lignes directrices et les normes techniques sont exposées
dans le volume «Sécurité» du Manuel du Conseil du Trésor.)
1. Généralités
[voir détournement]
fraude (fraud) - désigne un acte intentionnel de tromperie, de
manipulation ou de supercherie commis dans le but exprès de tirer un avantage
injuste ou malhonnête (tricherie) ou de porter préjudice à une autre personne
ou à une organisation. D'habitude, il y a fraude lorsqu'une personne cherche
délibérément à se présenter sous un faux jour ou à cacher des faits
importants afin d'inciter une autre personne à lui céder de l'argent ou
quelque chose de valeur ou à renoncer à un droit légal.
délit d'action ou de commission (malfeasance) - désigne la
commission d'un acte illicite, c.-à-d. d'un acte qu'une personne n'a pas le
droit d'accomplir ou qu'un contrat, une loi, un règlement, etc. lui interdit
d'accomplir.
détournement (misappropriation) - s'applique au détournement
de fonds et de biens, publics ou autres, et de fonds détenus en fiducie et
désigne l'action pour une personne d'utiliser des fonds ou biens à des fins
frauduleuses, personnelles ou autres ou tout simplement à des fins non
autorisées par le Parlement.
faute d'exécution (misfeasance) - désigne l'accomplissement
incorrect d'un acte licite.
omission délictueuse (nonfeasance) - désigne l'action
d'omettre totalement ou de négliger d'accomplir un acte ou une tâche ou
d'exécuter un engagement lorsqu'il y a obligation d'agir.
vol avec violence (robbery) - désigne l'action de prendre de
l'argent, un bien personnel ou autre article de valeur qui appartient à une
autre personne, en sa présence ou lorsque cette personne l'a en sa possession,
contre son consentement et avec violence ou menace de violence.
vol (theft) - désigne l'action de prendre de l'argent
ou un bien sans le consentement du propriétaire dans le but de l'en
déposséder ou de l'empêcher d'en jouir temporairement ou en permanence. Bien
que la fraude et le vol puissent avoir tous deux comme résultat la perte d'un
bien, il convient de préciser que, dans le cas d'une fraude, la victime est
habituellement amenée par tromperie ou supercherie à céder volontairement un
bien, tandis que dans le cas d'un vol, le propriétaire ne renonce pas
volontairement au bien et peut même ne pas s'apercevoir tout de suite que ce
bien est manquant.
2. Infractions
2.1 Par «infraction» à signaler aux organismes
d'application de la loi, on entend toute infraction au Code criminel, à
une loi fédérale ou à un règlement fédéral qui a été commise contre la
Couronne. En voici des exemples :
- abus de confiance de la part d'un fonctionnaire;
- infractions aux articles 80 ou 81 de la Loi sur la gestion des finances
publiques;
- vol ou détournement de fonds publics ou d'autres fonds confiés à un
fonctionnaire;
- demande fausse ou frauduleuse pour obtenir des prestations en vertu des
programmes sociaux, une subvention, une contribution ou un paiement en vertu
d'un programme, y compris un remboursement ou une remise;
- contrefaçon et encaissement frauduleux d'instruments de paiement du
gouvernement;
- utilisation de fonds ou de biens publics à des fins personnelles;
- vol de biens publics ou de biens appartenant à des tiers qui ont été
confiés à l'État ou saisis par celui-ci;
- endommagement ou destruction volontaire de biens publics;
- entrée par effraction ou tentative d'entrée par effraction;
- infractions relatives aux ordinateurs, selon le cas :
- accès illégal,
- vol de logiciels ou de données,
- altération ou destruction de données;
- collusion, ou autre entente avec un entrepreneur pour faire payer des
biens ou services personnels par l'État;
- fraude, acte illégal ou irrégulier ou interférence indue dans le
processus de passation de marchés, selon le cas :
- pots-de-vin et dessous de table,
- collusion dans les soumissions et fixation des prix,
- livraison incomplète ou remplacement par des marchandises de qualité
inférieure ou défectueuses, de façon délibérée.
3. Pertes
3.1 Par «perte» à déclarer dans les Comptes publics, on
entend toute perte résultant d'un incident qualifié ci-dessus d'infraction,
ainsi que :
- les fonds publics qui sont
- versés à un fonctionnaire public ou à toute autre personne ou perçus
ou reçus par eux, et qui sont, selon le cas,
- détournés,
- perdus, détruits ou volés;
- déboursés par un fonctionnaire public ou toute autre personne de
façon frauduleuse;
- remis à un fonctionnaire ou à toute autre personne à titre de caisse
d'avance fixe ou de petite caisse et, selon le cas,
- des sommes d'argent appartenant à des tiers qui sont confiées, pour une
fin quelconque, à un fonctionnaire en sa qualité officielle et qui sont,
selon le cas
- détournées,
- perdues, détruites ou volées;
- un paiement en trop ou un paiement erroné qui est effectué, ou une
dépense non autorisée qui est engagée en raison
- soit de négligence ou d'omission délictueuse de la part d'un employé
de l'État,
- soit d'une fraude, d'un détournement de fonds, d'une fausse
déclaration intentionnelle ou de tout autre délit ou acte illégal de la
part de toute personne;
- un chèque ou tout autre instrument de paiement émis par le receveur
général ou provenant d'un compte de banque ministériel ou d'un compte de
recettes en fiducie, ou un mandat de prestations tiré sur le receveur
général conformément au paragraphe 117(2) de la Loi sur
l'assurance-chômage qui est frauduleusement endossé et négocié;
- des recettes qui auraient dû être reçues ou recouvrées mais qui ne
l'ont pas été à cause d'un délit d'action ou de négligence de la part
d'une personne préposée à la perception ou à la collecte de fonds
publics.
Les ministères doivent satisfaire aux exigences
détaillées qui sont exposées ci-après, étant donné qu'elles complètent
les exigences de la politique.
1. Marche à suivre pour signaler les incidents
1.1 Un incident nécessitant une intervention policière
immédiate, comme un vol ou une entrée par effraction, doit être signalé
sur-le-champ directement au service de police local. Sous réserve du paragraphe
1.2 qui suit, tous les autres présumés cas de fraude, de détournement ou
d'infraction ou autre acte illégal commis contre Sa Majesté doivent être
signalés sans tarder à la GRC pour fins d'enquête.
1.2 Les présumés cas de vol, de fraude, de détournement
ou d'infraction ou autre acte illégal impliquant des employés mais ne
nécessitant pas une intervention policière immédiate peuvent être renvoyés
au contentieux du ministère, qui consultera la Section des poursuites pénales
du ministère de la Justice avant de donner son opinion.
- Si l'on juge, après avoir consulté le contentieux, que l'acte n'est pas
grave et que, parce qu'il se rattache surtout à l'exercice des fonctions,
des mesures disciplinaires suffiraient, il faudrait prendre de telles
mesures en collaboration avec les conseillers en relations de travail du
ministère.
- Si l'on juge, après avoir consulté le contentieux, qu'il s'agit d'un
acte grave, il faut non seulement prendre les mesures disciplinaires jugées
nécessaires, mais aussi confier l'affaire à la Sous-direction des affaires
criminelles de la GRC, qui déterminera le type d'enquête à effectuer et
à qui elle doit être confiée.
Remarques : (1) Même si chaque cas doit être évalué en toute
objectivité, on pourrait considérer, par exemple, comme un incident mineur
relié à l'exercice des fonctions :
- une demande de congé falsifiée;
- une fausse demande de rémunération pour heures supplémentaires ou
services supplémentaires;
- l'utilisation occasionnelle du service commercial d'appel interurbain ou
du réseau téléphonique interurbain de l'État à des fins personnelles;
- l'utilisation non autorisée de coupons de taxi à des fins
personnelles.
(2) Quand ils émettent un avis sur l'un des cas susmentionnés, les conseillers
juridiques ministériels agissent à titre de procureur général en ce qui a
trait plus particulièrement à l'administration équitable de la justice, et
non pas à titre de représentant juridique du ministère en cause.
1.3 Outre qu'il faille prévenir les organismes
d'application de la loi conformément au paragraphe 1.1 ou 1.2 b) qui précède,
- tous les incidents, y compris ceux qui sont liés à l'emploi et qui sont
réglés par le ministère même conformément au paragraphe 1.2 a),
doivent être signalés à la Direction de la police économique de la GRC
pour fins de statistiques et d'analyses, au moyen de la formule
«Infractions criminelles et autres actes illicites commis contre la
Couronne et mettant en cause la perte d'argent ou de biens», de la GRC;
- en cas de fraude, de détournement ou d'infraction concernant la collecte,
la gestion ou l'utilisation de fonds publics, il faut signaler au
Secrétariat du Conseil du Trésor, conformément au paragraphe 1.5
ci-après :
- les pertes ou incidents qui ont ou pourraient avoir des répercussions
sur l'ensemble de l'administration fédérale, par exemple les actes
frauduleux qui pourraient aussi avoir été commis contre d'autres
ministères ou dont d'autres ministères devraient être prévenus;
- les incidents qui laissent supposer une lacune dans les politiques ou
les contrôles en vigueur dans l'ensemble de l'administration fédérale;
- les incidents qui ont été signalés au président du Conseil du
Trésor au Parlement ou par les médias, ou qui sont susceptibles de
l'être;
- tout autre incident qui, de l'avis du coordonnateur ministériel, est
suffisamment grave ou a des répercussions suffisamment importantes pour
être signalé immédiatement au Secrétariat du Conseil du Trésor.
1.4 Les ministères doivent établir leurs propres
exigences en matière de rapports et déterminer, de concert avec le ministre,
les types ou catégories d'incidents dont celui-ci doit être informé
personnellement.
1.5 Les rapports à présenter au Secrétariat du Conseil
du Trésor doivent être envoyés au Directeur des pouvoirs financiers, Secteur
du contrôleur, Direction des programmes et doivent renfermer au moins :
- un rapport préliminaire, dans les deux semaines après avoir eu
connaissance d'un incident qui doit être signalé, ou dans le cas d'un
incident mentionné en (iii) ci-dessus, dès qu'il y a la possibilité d'une
couverture médiatique; ce rapport préliminaire doit fournir une
description de la perte ou de l'infraction, des circonstances et de
l'enquête qui est en train d'être effectuée;
- un rapport final dans lequel on trouve :
- une description de l'enquête effectuée;
- une indication précisant si la perte a été signalée au sous-procureur
général et, si une réponse a été reçue, les mesures recommandées ou
prises par ce dernier;
- un énoncé des mesures adoptées pour prévenir les pertes futures dans
des circonstances semblables;
- une description des mesures prises pour recouvrer la perte ou les coûts
connexes, le montant récupéré et les probabilités de recouvrement futur;
- les résultats des poursuites judiciaires entamées, le cas échéant;
- un énoncé des mesures disciplinaires prises à l'endroit du
fonctionnaire ou de toute autre personne dont les actes ont causé la perte
de fonds ou ont rendu possible l'infraction.
Remarque : Il ne faut pas préciser dans ces rapports le nom des
personnes en cause.
1.6 Une infraction peut être signalée avant même qu'il y
ait perte de fonds ou de biens. Une tentative de fraude découverte avant que le
paiement ne soit effectué peut tout aussi bien être signalée qu'un cas de
fraude réelle. De même, les infractions doivent être signalées même si la
perte a été entièrement recouvrée.
1.7 Tout incident se produisant à l'extérieur du Canada
doit être signalé si l'incident serait considéré comme une infraction au
Canada.
1.8 En suivant les instructions données dans le manuel Directives
concernant les Comptes publics, il faut déclarer les pertes brutes
(estimatives, le cas échéant), indépendamment des sommes recouvrées, dans
les Comptes publics de l'exercice où s'est produite la perte ou, lorsque la
perte n'est pas découverte à temps, dans les premiers Comptes publics où il
est possible de faire état de cette perte.
1.9 Les paiements effectués conformément au paragraphe 8
des lignes directrices aux employés qui ont perdu une avance doivent aussi
être signalés dans les Comptes publics, mais dans la partie réservée aux
réclamations, aux décisions arbitrales et aux paiements à titre gracieux
plutôt que dans la section prévue pour les pertes subies par la Couronne.
1.10 Les pertes recouvrées doivent être signalées dans
les Comptes publics de l'exercice où le recouvrement s'est effectué ou, si ce
n'est pas possible, dans les Comptes publics de l'exercice suivant.
2. Imputation sur les crédits
2.1 Les pertes de fonds pour lesquels il faut effectuer un
décaissement afin de rembourser une caisse d'avance fixe ou une personne les
déficits de caisse et toutes les pertes de recettes (peut importe si un
décaissement est requis) doivent être imputés sur le crédit du programme
concerné, avec l'approbation du ministre compétent ou de tout autre membre du
comité de direction du ministère que ce dernier aura désigné par écrit.
Dans le cas des déficits de caisse et des pertes de recettes, le montant du
déficit doit être imputé sur le crédit et comptabilisé comme des recettes.
2.2 L'imputation d'une perte sur un crédit n'est qu'une
opération comptable. Les ministères sont tenus d'essayer de recouvrer la perte
et de prendre les mesures disciplinaires qui s'imposent. À cet égard, il
convient de signaler que, en vertu de l'article 3 du Règlement sur les
avances comptables, la personne qui reçoit une avance comptable en est
personnellement responsable, et tout déficit ou toute perte doivent être
recouvrés du détenteur ou du dépositaire de l'avance. Ainsi, il faut
recouvrer les déficits de petite caisse sauf dans les cas où toutes les
conditions suivantes sont remplies :
- les procédures établies ont été respectées, et la petite caisse a
été conservée en lieu sûr;
- on a constaté des signes d'effraction (une porte forcée, par exemple);
- aucune action ou omission de la part du dépositaire n'a contribué à la
perte.
Toutefois, même si certaines des conditions précitées n'ont pas été
remplies, le dépositaire peut être relevé d'une partie ou de la totalité de
ses responsabilités, si le gestionnaire concerné assume la
responsabilité partielle ou totale de la perte, en reconnaissant par écrit
l'une des circonstances suivantes :
- il ne s'est pas assuré de l'existence d'installations et de procédures
adéquates;
- il n'a pas fourni de directives ou d'instructions adéquates ou il n'a pas
assuré de supervision appropriée;
- il a permis des pratiques inappropriées.
En pareilles circonstances, la responsabilité de la perte passerait au
gestionnaire ou serait partagée entre celui-ci et le dépositaire, et la ligne
directrice 9 concernant la responsabilité et le recouvrement auprès des
gestionnaires s'appliquerait.
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