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Faire en sorte que les éléments de passif existants à la fin de l'exercice pour des travaux exécutés, des biens reçus, des services rendus, des paiements de transfert et d'autres postes soient dûment inscrits dans les comptes et les états financiers du Canada.
Le gouvernement du Canada a pour politique de comptabiliser, pour chaque exercice, les dettes non réglées au 31 mars envers des tiers et de les débiter des crédits existants ou d'en tenir compte au moyen d'une provision centrale pour évaluation.
Cette politique s'applique à tous les organismes fédéraux considérés comme des ministères au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
Pour chaque exercice, les ministères et organismes doivent relever et quantifier les dettes envers des tiers non réglées au 31 mars.
Si l'on ne peut les chiffrer avec précision, une estimation raisonnable suffira.
Les éléments de passif supérieurs aux seuils d'importance relative doivent être débités d'un crédit annuel ou d'un crédit permanent approprié et inscrits dans le compte de passif qui convient. Si ce n'est pas possible, ils doivent être déclarés au Secrétariat du Conseil du Trésor.
Les éléments de passif doivent être débités des crédits même s'ils entraînent leur dépassement.
Le règlement des éléments de passif comptabilisés doit être imputé au compte de passif approprié. Lorsqu'un règlement dépasse l'élément de passif comptabilisé, l'excédent doit être imputé à un crédit de l'exercice courant. Si c'est l'inverse, la différence doit être portée aux recettes non fiscales de l'exercice courant.
Sous réserve des directives du Conseil du Trésor, les dettes envers des tiers qui sont débitées des crédits existants en vertu de cette politique doivent rester comptabilisées jusqu'à ce qu'elles soient réglées ou jusqu'à leur extinction.
Les dettes entre les organismes fédéraux doivent être débitées des crédits de la façon indiquée dans la présente politique.
Lorsque survient un dépassement de crédit pour cette raison ou pour toute autre raison, il faut établir une affectation bloquée du montant de l'excédent dans le crédit équivalent de l'exercice suivant.
L'appendice A ci-joint renferme les directives techniques pour relever, quantifier, comptabiliser et déclarer les éléments de passif.
La surveillance du processus des CAFE se fait normalement par l'interaction des contrôles internes des ministères et des vérifications internes et externes, ainsi que par l'examen des comptes centraux tenus par le receveur général. Au besoin, il se peut que le Secrétariat du Conseil du Trésor demande aux ministères de lui communiquer des données à cette fin.
La présente politique est émise en vertu des articles 9, 37, 63 et 64 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
Ce chapitre annule le chapitre 6-4 du volume «Gestion financière» en date du 31 décembre 1991; et elle remplace la politique précédente sur les CAPAFE figurant à la section 13 du chapitre 9 du Guide d'administration financière pour les ministères et les organismes du gouvernement du Canada, publié par le Conseil du Trésor.
Les demandes de renseignements relatives à cette politique doivent passer par l'administration centrale de votre ministère. Pour interprétation de cette politique, les administrations centrales des ministères doivent communiquer avec :
Secteur du contrôleur
Direction des programmes
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5
Téléphone : (613) 957-7233
Télécopieur : (613) 952-9613
Les éléments de passif correspondent aux dettes contractées envers des tiers à la suite d'opérations et de faits qui se sont produits au plus tard à la date de comptabilisation, c'est-à-dire le 31 mars. Ils résultent de contrats, d'accords et de mesures législatives en vigueur à la date de comptabilisation qui obligent l'administration fédérale à payer les biens et services qu'on lui a livrés ou fournis au plus tard à cette date. Ils comprennent aussi les obligations à l'égard de certains paiements de transfert.
Les éléments de passif relatifs aux paiements de transfert sont reconnus dans la période où se produisent les faits donnant lieu au transfert, à la condition :
Ces définitions sont conformes aux principes comptables recommandés pour les administrations publiques par le Comité sur la comptabilité et la vérification des organismes du secteur public de l'Institut canadien des comptables agréés. Toutefois, les politiques et pratiques de l'administration fédérale en matière de crédits, de comptabilité et de déclaration imposent certains critères spéciaux pour la reconnaissance et l'inscription des éléments de passif. Ces critères sont énoncés dans les directives techniques.
Les éléments de passif qui doivent être pris en compte dans le cadre de la présente politique ne comprennent pas les postes inscrits conformément à d'autres modalités ministérielles ou centrales comme la rémunération des congés annuels ou des congés de maladie, les prestations de cessation d'emploi et les obligations découlant de régimes de retraite.
Les éléments de passif ne comprennent pas les engagements résultant d'opérations et de faits survenant après la fin de l'exercice.
Les éléments de passif reconnus comme tels aux fins de la politique doivent être imputés à un crédit ministériel (s'il existe), conformément au paragraphe 37(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques. Les éléments de passif doivent être imputés au crédit pertinent même lorsque le crédit a été ou sera ainsi entièrement utilisé ou dépassé.
S'il n'existe aucun crédit ministériel auquel l'élément de passif puisse être imputé et si celui-ci dépasse le seuil d'importance relative convenu, il sera comptabilisé par le Secrétariat du Conseil du Trésor.
Comme les éléments de passif inscrits en vertu des CAFE et imputables aux crédits annuels correspondent à une autorisation de dépenser, il est essentiel de mesurer avec exactitude l'utilisation ou la non-utilisation de cette autorisation. Pour ce faire, les éléments de passif imputés aux crédits annuels doivent être déterminés par dette. Dans le cas des crédits permanents, comme l'autorisation est permanente, le processus des CAFE sert essentiellement à calculer les dettes contractées durant la période visée. Ainsi, les dettes imputées à des crédits permanents peuvent être calculées par groupe ou catégorie de bénéficiaires, à la condition qu'on puisse les chiffrer avec assez de précision.
Les éléments de passif reconnus en vertu de cette politique doivent être inscrits dans les comptes du Canada dans des comptes de passif précis. Ils doivent rester comptabilisés comme éléments de passif jusqu'à ce :
Pour qu'un élément de passif soit inscrit et imputé à un crédit, il faut que :
Les éléments de passif relatifs à des paiements de transfert doivent être inscrits si :
Si les critères précédents sont respectés mais qu'on ne peut pas chiffrer les éléments de passif avec précision, une estimation raisonnable suffira.
Les éléments de passif qui ne peuvent pas être imputés à un crédit ministériel existant doivent être déclarés au Secrétariat du Conseil du Trésor pour inscription éventuelle comme élément de passif général, à la condition que les exigences en matière d'importance relative soient respectées.
On ne s'attend pas à ce que cette disposition serve souvent car il devrait y avoir peu d'éléments de passif qui ne puissent être imputés à des crédits annuels ou permanents existants.
Les dettes entre organismes fédéraux doivent être facturées et réglées par l'entremise du processus de règlement interministériel dans l'exercice pendant lequel elles ont été contractées. Toutefois, par manque de temps à la fin de l'exercice, il se peut que les ministères débiteurs ne reçoivent pas les factures à temps pour les régler.
Le cas échéant, les ministères doivent débiter ou créditer unilatéralement leurs propres crédits des sommes en jeu, au moyen des comptes de compensation attribués par le receveur général. Les ministères débiteurs ne doivent pas se fier uniquement aux factures des ministères créanciers pour effectuer leurs inscriptions CAFE-AMG. S'ils ne disposent pas de factures, ils doivent se servir de leurs données internes ou des renseignements fournis par les créanciers. En cas de contestation, ils doivent inscrire le montant correspondant au règlement prévu. Les inscriptions doivent être vérifiables.
Seuls les montants qui répondent aux critères ci-dessus des «Éléments de passif à imputer à des crédits existants» peuvent être imputés. Ce processus vise à inscrire les sommes à recevoir des AMG (autres ministères du gouvernement) et les sommes à leur payer imputables aux crédits. Il ne faut pas l'utiliser pour imputer les débiteurs liés aux recettes non fiscales.
Les montants des CAFE-AMG débités des crédits ou crédités à ceux-ci doivent rester inscrits jusqu'à leur règlement ou l'extinction de l'obligation. Quand des montants de l'exercice précédent sont supprimés des comptes AMG :
Les éléments de passif à débiter d'un crédit doivent être inscrits s'ils dépassent le moins élevé des deux montants suivants : 5 000 $ ou 1/2 % du crédit. Les montants inférieurs peuvent être inscrits à la discrétion de chaque ministère.
Les éléments de passif doivent être déclarés au Secrétariat du Conseil du Trésor s'ils dépassent 100 000 $.
Dans le cas des autorisations annuelles, le paiement des montants inscrits en vertu de cette politique doit être débité du compte de passif où ils ont été comptabilisés. Si un élément de passif n'a pas été engagé dans l'ancien exercice, il ne peut être débité que d'un crédit du nouvel exercice ou payé sur celui-ci.
Le montant à imputer au compte de passif des CAFE est le moindre du montant inscrit comme créditeur et du paiement effectif.
Si le règlement est plus élevé que le montant inscrit, la différence doit être imputée au crédit du nouvel exercice.
Si le règlement est inférieur au montant inscrit, la différence doit être portée au compte des recettes non fiscales «rajustement des créditeurs à la fin de l'exercice (CAFE)». Ce montant ne pourra pas être dépensé pendant le nouvel exercice, sauf si une affectation réservée pour les dépassements a été établie. Dans ce cas, les montants surestimés ou inscrits par erreur peuvent être dépensés pendant le nouvel exercice si le Conseil du Trésor l'approuve.
Le règlement des montants débités de crédits permanents ne dépend pas de l'autorisation utilisée dans le processus des CAFE. Par conséquent, lorsque des montants des CAFE ont été débités de crédits permanents, ils peuvent être traités selon l'un des deux modes suivants, au choix du ministère :
Le paiement des éléments de passif ne peut être imputé qu'à un crédit législatif ou parlementaire, ou encore à l'autorisation reportée dans le compte de passif CAFE. S'il n'existe aucune autorisation de ce type, elle doit être obtenue avant que le paiement puisse être fait.
Les montants inscrits qui cessent d'être des éléments de passif doivent être radiés des comptes avant la fin de l'exercice pendant lequel ils cessent d'être des éléments de passif. Ils doivent être versés :
Lorsque le montant d'un élément de passif est contesté, il convient d'inscrire la meilleure estimation disponible. Ce n'est que dans le cas d'un rejet important ou total du produit ou de la prestation liés à la réclamation qu'il ne faut inscrire aucun montant.
Si la différence entre la réclamation d'un tiers créancier et le montant inscrit est importante, il faut envisager de la déclarer comme élément de passif éventuel. La marche à suivre pour déclarer les éléments de passif éventuel est précisée dans les instructions annuelles pour l'établissement des Comptes publics.
La politique de la taxe sur les produits et services (TPS) exige qu'elle ne soit inscrite qu'au moment du paiement. Par conséquent, la TPS ne doit pas faire partie de l'élément de passif débité dans le cadre des CAFE.
À la fin de l'exercice, il faut débiter des crédits toutes les dettes non réglées découlant de travaux exécutés, de biens reçus et de services rendus au plus tard le 31 mars.
La valeur des travaux exécutés et des services rendus est déterminée en fonction des prestations jusqu'au 31 mars inclusivement et des factures ou estimations de la dette liées à ces prestations. La valeur des biens reçus est plus complexe, car elle est déterminée par la propriété des biens.
La propriété peut être interprétée comme la garde ou la possession matérielle (effective ou présumée) des biens qui entraînent l'obligation légale de payer le fournisseur. Lorsque la propriété est obtenue au plus tard le 31 mars et que, après inspection, les biens sont acceptables, on considère qu'ils ont été fournis à la date de comptabilisation et leur valeur doit constituer une dette.
Si la garde matérielle et le titre des biens n'ont pas été transmis à l'État, seuls les paiements non réglés pour les travaux en cours achevés le 31 mars peuvent être inscrits comme dette, à la condition que le contrat d'achat prévoit ces paiements.
Dans le cas d'importants contrats à long terme pour l'exécution de travaux et la fourniture de bâtiments, d'équipement ou de systèmes majeurs où la propriété matérielle n'a pas été transmise, le calcul des éléments de passif doit être fondé sur le pourcentage des travaux achevés qui n'a pas été payé. Il faut tenir compte de l'acceptation ou du refus des travaux achevés ou des biens pour déterminer le montant à inscrire. Seul le rejet substantiel ou total du bien ou de la prestation doit être considéré comme motif pour ne pas inscrire un élément de passif, sinon il faut se servir de la meilleure estimation possible.
Les paiements de transfert sont des transferts d'argent de l'État à un particulier, à un organisme ou à une administration publique pour lesquels l'État :
Il faut inscrire un élément de passif à l'égard d'un paiement de transfert si
Les subventions sont des paiements de transfert que l'État peut choisir de payer ou de ne pas payer. Bien que le paiement soit autorisé par voie législative, il n'existe aucune obligation de payer jusqu'à ce que la subvention ait été approuvée. Pour cette raison, aucun élément de passif ne doit être inscrit à la fin de l'exercice, sauf dans les cas suivants :
Dans le cas de certains programmes de prestations payées à vie, comme la Sécurité de la vieillesse, bien que des droits soient établis et existent jusqu'à ce qu'ils soient annulés, ils ne restent en fait valables que de mois en mois. On considère que l'admissibilité débute le premier jour du mois où la prestation est payée. Par conséquent, à la fin de n'importe quel mois, y compris à la fin de l'exercice, il n'existe aucun droit qui créerait un élément de passif à inscrire. Pour ce type de paiement, il ne faut inscrire un élément de passif que lorsque le droit à un paiement rétroactif a été vérifié et quantifié au plus tard à la date de comptabilisation, mais n'a pas été versé.
Les contributions sont versées aux termes d'accords contractuels. Pour qu'une contribution soit inscrite comme un créditeur à la fin de l'exercice, il faut répondre aux conditions suivantes :
Au moment de l'inscription d'une contribution au passif, l'agent de programme responsable doit être convaincu que l'imputation de la contribution au crédit est raisonnable.
Les montants exigibles le 31 mars mais payés après cette date pour les salaires, les heures supplémentaires, les règlements salariaux rétroactifs et autres versements, notamment pour les congés compensatoires, les services supplémentaires, le travail par postes et les jours de relâche des équipages de navire constituent des dettes à consigner aux termes de cette politique.
Les salaires rétroactifs prévus dans les conventions collectives et négociés mais non versés au plus tard le 31 mars sont considérés comme des dettes aux conditions suivantes :
Les salaires rétroactifs sont normalement calculés par Approvisionnements et Services Canada. S'ils le sont à temps pour que les données soient inscrites avant la date limite de fin d'exercice des CAFE, l'opération est traitée de la façon suivante :
Si l'élément de passif correspondant aux salaires rétroactifs ne peut être inscrit dans les comptes avant la date limite d'inscription et qu'il dépasse le seuil d'importance relative, les montants en question doivent être déclarés au Secrétariat du Conseil du Trésor pour inscription par ce dernier.
La rémunération des heures supplémentaires, du travail par postes, des services supplémentaires et autres éléments liés au travail fait au plus tard le 31 mars, mais versée après cette date, doit être comptabilisée d'après les pièces pertinentes et uniquement si le système de paie ne l'impute pas automatiquement à l'exercice précédent ou qu'elle n'est pas inscrite par le Secrétariat du Conseil du Trésor.
Il faut également comptabiliser les indemnités de départ et de cessation d'emploi, exigibles mais pas encore versées, à l'égard des employés rayés de l'effectif au plus tard le 31 mars.
Les salaires qu'un ministère doit à un autre au 31 mars à la suite du détachement ou de la mutation de fonctionnaires qui ne peuvent pas être réglés par le processus de règlement interministériel avant les dates limites applicables peuvent être inscrits dans le cadre des CAFE-AMG.
Un paiement anticipé ne peut être exigible qu'en application d'un accord contractuel. Il ne faut pas le confondre avec un acompte, lequel est fonction des travaux effectivement exécutés ou d'une estimation à ce titre.
Pour qu'un paiement anticipé soit inscrit comme un créditeur à la fin de l'exercice, il faut :
Lorsqu'il y a un élément de retenue de garantie dans des éléments de passif déterminés dans le cadre des CAFE, le montant des retenues devrait être comptabilisé dans les comptes de passif CAFE.
Les prêts sont assujettis à cette politique parce qu'ils sont payables aux termes d'un accord contractuel. Le libellé de l'accord de prêt précise les conditions de remboursement. Le montant doit être imputé au crédit de l'exercice précédent si les conditions de l'accord de prêt sont respectées au plus tard le 31 mars.
Quand l'opération concerne la cession d'un bien immobilier détenu par l'État, le montant dû est inscrit comme un créditeur à la fin de l'exercice si, au plus tard le 31 mars :
Quand l'opération concerne l'acquisition d'un bien immobilier non détenu par l'État, le montant dû est inscrit comme un créditeur à la fin de l'exercice si :
Lorsque le montant dû a été inscrit comme créditeur à la fin de l'exercice, le paiement doit être imputé au compte de passif dans lequel la dette a été établie (voir ci-dessus «Règlement et rajustement des éléments de passif CAFE»). Dans aucune circonstance peut-on demander un chèque autrement qu'immédiatement avant la date de clôture.
Pour les fins de la politique, les sociétés d'État sont considérées des tiers et les dettes ordinaires envers elles devraient être traitées de la même manière que les dettes envers tout autre tiers. Les crédits accordés pour le financement de ces sociétés sont traités de la façon suivante :
Les montants suivants doivent être consignés dans les comptes du Canada par l'entremise des CAFE :
Les crédits sont octroyés par portefeuilles et c'est aux responsables du portefeuille visé qu'il incombe de voir à ce que soient inscrits les montants payables à une société d'État. Toutefois, lorsqu'on a délégué à une société d'État la responsabilité et le pouvoir de signer à l'égard d'un crédit, c'est elle qui doit voir à l'inscription des dettes en vertu de la politique.
Les paiements à titre gracieux sont des paiements pour lesquels l'État ne reconnaît aucune responsabilité. Par conséquent, aucun élément de passif ne peut normalement être inscrit à ce titre.
Un paiement sans contrepartie est un versement effectué sans qu'aucun avantage ou service n'ait été reçu, mais pour lequel l'État admet avoir une obligation. Le montant doit être inscrit si l'on obtient l'autorisation de paiement nécessaire avant le 31 mars.
Pour les fins de la politique, aucun élément de passif ne peut être inscrit en regard de ces comptes. Toutefois, les recettes et les dépenses rattachées à certains de ces comptes sont déclarés avec ceux de l'État. Au besoin, on effectuera des inscriptions distinctes.
L'inscription d'éléments de passif donne lieu d'abord à une imputation à un crédit et, plus tard, à un paiement sur le Trésor. Il faut faire certifier les demandes de paiement en vertu de l'article 33 lorsque la dette est imputée au crédit et à nouveau quand la dette est réglée. Cette mesure permet aux agents financiers de vérifier la légitimité de l'opération et d'appliquer les contrôles prévus dans les deux cas. Lorsqu'on n'a pas recours aux CAFE et que le paiement et l'imputation au crédit sont effectués au moyen d'une demande de paiement, le recours à l'article 33 n'est nécessaire qu'une fois.
Au moment de l'imputation au crédit, il faut une attestation d'exécution ou de livraison, ou encore de conformité au marché, en vertu de l'article 34. Pour les dettes approximatives, un certificat «provisoire» en vertu de l'article 34 peut être présenté au moment où la dette est imputée au crédit et un certificat «définitif» doit être fourni quand la dette est réglée.
Pour les paiements de transfert, le certificat prévu à l'article 34 n'est pas requis parce que cet article traite uniquement des travaux exécutés, des fournitures livrées et des services rendus. Pour inscrire un paiement de transfert, il faut plutôt obtenir la signature de la personne autorisée par le ministre compétent à approuver le paiement et attester que le bénéficiaire a droit au montant imputé au crédit ou, dans le cas d'un estimation, que le montant est raisonnable.
Lorsque la limite d'un crédit est dépassée, la Loi sur la gestion des finances publiques exige que le crédit de l'année suivante soit réduit du montant du dépassement.
Ce processus est contrôlé par l'établissement d'une affectation réservée du montant de l'excédent sur le crédit équivalent de l'affectation équivalente dans l'exercice suivant. Il s'agit là d'une affectation réservée établie par voie législative plutôt qu'administrative et elle limite l'utilisation du pouvoir de dépenser accordé par le Parlement pour l'exercice suivant. Cette affectation est nécessaire pour compenser la surutilisation du crédit de l'exercice précédent et doit être établie lorsque l'excédent a été constaté. L'affectation réservée doit être approuvée par le Conseil du Trésor, étant donné que sa création exigera des rajustements aux affectations du nouvel exercice déjà autorisées par le Conseil.
Lorsqu'on ne peut trouver aucun crédit équivalent ou remplaçant dans l'exercice suivant, il faut obtenir l'autorisation du Parlement pour permettre le paiement du dépassement.
Sous réserve de l'approbation du Conseil du Trésor, l'affectation réservée peut être réduite du montant du dépassement causé par une surestimation des dettes établies dans le cadre des CAFE de l'exercice précédent. Le reste de l'affectation réservée représente la surutilisation du crédit périmé de l'exercice précédent qui doit être compensée par la réduction de l'autorisation de dépenser pour l'exercice courant. L'autorisation pour l'exercice suivant inscrite dans les Comptes publics, en ce qui a trait à la provenance et à l'utilisation des autorisations, doit être réduite des soldes finals des affectations réservées établies pour l'exercice.
Une dette surestimée ne peut contribuer qu'une fois à un dépassement. Si une affectation réservée renferme une dette CAFE surestimée qui n'est découverte qu'à l'exercice suivant, l'affectation réservée peut être réduite à ce moment.
De nombreux crédits ne deviennent pas périmés et n'ont pas de plafond de dépenses prévu par la loi. Ces autorisations ne peuvent pas être dépassées et, par conséquent, ne sont pas soumises à ces exigences de déclaration ou de création d'affectations réservées au dépassement des autorisations.
Quand l'affectation comprise dans un crédit de l'exercice précédent est dépassée à cause de l'inscription des créditeurs à la fin de l'exercice mais que le crédit intégral n'est pas dépassé, le ministère ou l'organisme concerné doit demander au Conseil du Trésor l'autorisation de faire des transferts entre affectations dans le crédit de l'exercice précédent pour que les autorisations inemployées des autres affectations comprises dans le crédit puissent servir à couvrir l'excédent de l'affectation.
Les ministères et organismes qui ont dépassé leurs crédits doivent fournir par écrit au Secrétariat du Conseil du Trésor les motifs qui ont entraîné le dépassement de l'autorisation, et le cas échéant, les mesures correctrices adoptées pour empêcher une future surutilisation. Sauf avis contraire, ce rapport doit être présenté au plus tard le 31 août de l'exercice financier suivant.
Tous les ministères et organismes qui ont dépassé un crédit ou une affectation doivent déclarer ce dépassement à la Division des prévisions budgétaires de la Direction des programmes du Conseil du Trésor et demander que soient apportés les rajustements nécessaires des affectations.
Les ministères et organismes doivent établir des systèmes et un mode de fonctionnement qui leur permettent de déterminer et d'inscrire toutes les dettes assujetties à cette politique. En outre, ils doivent s'assurer qu'il n'y a pas surutilisation des crédits au moyen de systèmes de contrôle financier, notamment du système de contrôle des engagements.
La marge à suivre pour inscrire les paiements et les créditeurs de
l'exercice précédent dans les comptes du Canada figurent dans les instructions
émises par le receveur général.
