La présente politique vise à réunir et à clarifier des
politiques et des instructions auparavant distinctes sur la délégation des
pouvoirs de réorganisation, la classification des postes du groupe de la
direction et l'utilisation des titres. Elle remplace la politique Délégation
des pouvoirs de réorganisation, en date du 1er avril 1992, la
politique Classification des postes du groupe de la direction, en date du 2
février 1995 et la politique Utilisation du titre de sous-ministre adjoint et
des autres titres d'administrateur général adjoint, en date du 1er
avril 1992, ainsi que les lignes directrices émises dans diverses lettres et
divers bulletins.
La présente politique entre en vigueur le 1er
juillet 2003.
La présente politique fera l'objet d'une évaluation au plus
tard cinq ans après son entrée en vigueur.
Fournir aux administrateurs généraux suffisamment de pouvoirs
en matière de réorganisation pour qu'ils puissent s'acquitter de leurs
responsabilités, faire en sorte que le plan de classification des postes du
groupe de la direction soit appliqué d'une manière équitable et uniforme à
l'échelle de la fonction publique et veiller à l'utilisation appropriée des
titres de sous-ministre adjoint principal (SMAP), de sous-ministre adjoint (SMA)
et des autres titres d'administrateur général adjoint.
Le gouvernement a pour politique de:
- confier au Conseil du Trésor le pouvoir de classifier les postes de
niveaux EX-4 et EX-5, ainsi que les postes désignés ou proposés comme
sous-ministre adjoint principal (SMAP), sous-ministre adjoint (SMA) ou selon
toute autre appellation d'administrateur général adjoint, d'en modifier la
classification ou de les abolir;
- conférer à tous les postes portant le titre de SMAP, de SMA ou tout
autre titre d'administrateur général adjoint les pouvoirs, l'obligation de
rendre compte, la responsabilité, la taille et l'influence nécessaires;
- confier aux administrateurs généraux le pouvoir de classifier les postes
de niveaux EX-1 à EX-3, d'en modifier la classification ou de les abolir.
La présente politique s'applique à tous les ministères et aux
autres secteurs de la fonction publique figurant à la partie I, annexe I de la Loi
sur les relations de travail dans la fonction publique.
1. La structure des ministères ne doit pas compter plus de
trois paliers de gestion directement en dessous du niveau d'administrateur
général ou d'administrateur général délégué.
2. Les ministères doivent obtenir l'approbation du Conseil du
Trésor pour :
- créer ou abolir des postes de niveaux EX-4 et EX-5 ou en modifier les
responsabilités;
- créer, abolir ou modifier des postes de sous-ministre adjoint principal
(SMAP), de sous-ministre adjoint (SMA) ou de tout autre administrateur
général adjoint, ou en modifier les responsabilités, la classification
ou le titre.
3. Les ministères doivent obtenir du Conseil du Trésor toutes
les autorisations nécessaires à l'égard des actions citées ci-dessus :
- avant que les administrateurs généraux n'exercent les pouvoirs qui
leur sont délégués pour classifier les postes du groupe de la
Direction;
- avant de rendre publique ou de mettre en oeuvre une réorganisation ou
une nouvelle répartition des responsabilités.
4. Les ministères doivent tenir à jour leur organigramme.
5. Les administrateurs généraux doivent personnellement
approuver et signer toutes les mesures de classification relatives aux postes du
groupe de la direction des niveaux EX-1 à EX-3 et sont responsables de leurs
décisions.
6. Les administrateurs généraux ne peuvent déléguer les
pouvoirs de classification qui leur sont conférés, sauf qu'en leur absence,
les personnes agissant en leur nom peuvent les exercer. L'administrateur du
personnel occupant le rang le plus élevé du ministère peut approuver, au nom
de l'administrateur général, les mesures de classification lorsqu'elles n'ont
aucune incidence sur l'évaluation du poste ou sur les rapports hiérarchiques.
7. Il incombe au Secrétariat du Conseil du Trésor de
classifier les postes de niveau EX-1 à EX-3 dont les titulaires sont présumés
détenir le rang et les attributions d'administrateur général.
8. Avant d'approuver des mesures de classification tributaires
de modifications apportées à la structure ou à la classification de postes à
des niveaux pour lesquels ils n'ont pas de pouvoirs délégués de
classification, les administrateurs généraux doivent attendre que le Conseil
du Trésor ait approuvé ces modifications. Les demandes d'approbation doivent
expliquer le ou les niveaux de classification que l'administrateur général
propose d'attribuer conformément aux pouvoirs qui lui sont délégués, et
découler des décisions visant à accroître la rentabilité et l'efficience de
l'organisation. En pareils cas, les mesures de classification prises par les
administrateurs généraux ne peuvent porter une date antérieure à la date
d'entrée en vigueur de l'approbation du Conseil du Trésor.
9. Seuls les postes dont les titulaires sont exclus des
conventions collectives peuvent être classifiés dans le groupe de la
direction.
10. Les administrateurs généraux doivent veiller à ce que
leurs décisions en matière de classification respectent le Guide
d'évaluation des postes du groupe de la direction, ainsi que les
postes-repères du groupe établis par le Secrétariat du Conseil du Trésor.
11. Les descriptions des postes du groupe de la direction
doivent être brèves, concises et à jour, indiquer les principaux pouvoirs et
responsabilités du titulaire, et être conformes au Guide de rédaction des
descriptions de postes du groupe de la direction.
12. Aux niveaux visés par la délégation, les descriptions de
tous les postes du groupe de la direction touchés par d'importantes
modifications (p. ex. mandat, structure organisationnelle, rapports
hiérarchiques, principales responsabilités) ou par d'autres décisions de
classification doivent être mises à jour et évaluées dans les 60 jours qui
suivent les modifications. Aux niveaux non visés par la délégation, les
descriptions doivent également être mises à jour et transmises au
Secrétariat du Conseil du Trésor, aux fins d'évaluation, dans un délai de 60
jours.
13. Les ministères doivent faire en sorte que toutes les
mesures de classification soient bien étayées et conserver des dossiers
complets et à jour pour chaque poste du groupe de la direction.
14. Aux niveaux qui ne sont pas visés par la délégation, les
ministères doivent envoyer au Secrétariat du Conseil du Trésor tous les
documents sur les mesures de classification proposés et notamment :
- un formulaire de mesure de classification;
- une description de poste datée et signée par l'agent supérieur du
poste attestant que les renseignements fournis correspondent aux
principales fonctions et responsabilités du poste (les descriptions
devraient également être signés par les titulaires, s'il y a lieu);
- la justification de l'évaluation faite par le ministère, avec des
renvois aux postes-repères, pour le niveau et la cote attribués;
- les organigrammes, datés et signés par l'agent supérieur, situant le
poste par rapport aux postes des niveaux supérieurs, correspondants et
inférieurs;
- tous les autres renseignements utilisés pour prendre la décision de
classification.
15. Aux niveaux visés par la délégation, les mesures de
classification doivent être étayées de la même façon pour chaque poste.
16. La décision de classification demeure valide jusqu'à ce
que des modifications importantes (p. ex. le mandat, la structure
organisationnelle, les rapports hiérarchiques ou les principales
responsabilités) soient apportées au poste.
17. Les ministères doivent demander l'approbation du Bureau du
Conseil privé pour utiliser le titre de sous-ministre délégué ou
d'administrateur général délégué.
18. Les ministères doivent demander l'approbation du Conseil du
Trésor pour utiliser les titres de SMAP, de SMA ou tout autre titre
d'administrateur général adjoint et pour modifier ou supprimer les titres
approuvés (voir l'appendice B).
19. Les postes portant le titre de SMAP ou un autre titre
d'administrateur général adjoint principal doivent être classifiés au niveau
EX-5 et dirigent habituellement des activités qui constituent le programme ou
la fonction principale du ministère.
20. Une partie importante des pouvoirs du sous-ministre ou de
l'administrateur général doit être déléguée à tous les titulaires des
postes de SMAP, de SMA ou de tout autre poste d'administrateur général
adjoint, que ce soit pour agir au nom du ministre aux fins de l'application des
lois ou pour assurer la gestion du ministère.
21. La création d'un poste de SMAP ou d'administrateur
général adjoint principal ne doit pas nuire à la délégation de pouvoir de
l'administrateur général aux autres SMA ni à leur obligation de lui rendre
compte. Toutefois, un SMAP ou un administrateur général adjoint principal
peut, à des fins particulières, coordonner le travail d'autres SMA ou
d'administrateurs généraux adjoints et résoudre les problèmes de
chevauchement des compétences afin de réduire le fardeau de l'administrateur
général.
22. Les postes auxquels on a attribué le statut
d'administrateur général adjoint doivent porter des titres qui correspondent
au mode de fonctionnement du ministère et au propre titre de l'administrateur.
Ces titres peuvent être sous-ministre adjoint, vice-président,
sous-commissaire, sous-secrétaire ou secrétaire adjoint.
23. Tous les postes portant le titre de SMA ou tout autre titre
d'administrateur général adjoint doivent :
- relever directement de l'administrateur général ou de l'administrateur
général délégué;
- être classifiés au niveau EX-4 ou EX-5;
- être occupés par des titulaires que l'administrateur général tient
directement responsables des résultats et de l'impact des programmes
qu'ils dirigent, y compris des moyens et des ressources utilisés, et qui
exercent le pouvoir décisionnel de l'administrateur général à l'égard
d'une fonction ou d'un programme important;
- être occupés par des titulaires qui assument la responsabilité
intégrale de conseiller l'administrateur général et le ministre sur les
politiques portant sur les secteurs qu'ils dirigent;
- être occupés par des titulaires qui sont membres à part entière du
comité de la haute direction du ministère;
- détenir un niveau de pouvoir de signature venant immédiatement après
celui de l'administrateur général pour les domaines particuliers des
opérations et des priorités du ministère;
- être occupés par des titulaires autorisés à agir au nom de
l'administrateur général ou du ministre et à faire des communications
publiques sur leur propres programmes et, au besoin, sur l'ensemble des
activités du ministère.
24. Les ministères doivent veiller à ce que les titres
attribués en vertu du pouvoir d'organisation délégué soient appliqués de
façon uniforme et qu'ils illustrent et expriment le rôle et les pouvoirs du
poste et sa place dans la hiérarchie organisationnelle du ministère.
25. Les ministères doivent veiller à ce que les postes du
groupe de la direction soumis à la Commission de la fonction publique en vue de
la dotation soient à jour, classifiés et autorisés par l'administrateur
général ou par le Secrétariat du Conseil du Trésor.
26. Les membres du groupe de la direction ont le droit de
présenter des griefs de classification. Le Secrétariat du Conseil du Trésor
conserve la responsabilité des griefs visant les postes au sein du groupe de la
direction et les postes d'entrée dans ce groupe.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor surveille la façon dont
les administrateurs généraux exercent les pouvoirs de réorganisation qui leur
sont délégués et les décisions qu'ils prennent en matière de classification
afin de veiller à l'application uniforme et équitable des principes de
l'organisation et du plan de classification du groupe de la direction à
l'échelle de la fonction publique.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor peut examiner, sur place,
le processus de classification ministériel et présenter un rapport sur les
résultats à l'administrateur général visé et au secrétaire du Conseil du
Trésor.
Les décisions en matière de classification des postes du
groupe de la direction sont assujetties à une vérification externe. Lorsque la
vérification confirme une surclassification, le Secrétariat peut réduire le
budget ministériel de rémunération au rendement d'un montant correspondant à
l'incidence de la surclassification sur la rémunération. Ces réductions se
poursuivent tant que l'administrateur général n'a pas pris de mesures
correctives.
Cettes publications qui suivons sont disponible par le biais du
site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Pour du matériel concernant le groupe de la direction, incluant
le »Guide d'évaluation des postes » et le « Guide de rédaction
des descriptions de poste », sélectionnez : Politique/Groupe de la
direction.
Afin d'accéder au guide pour la préparation des soumissions au
conseil du trésor, sélectionnez : Politiques/Soumissions.
Veuillez adresser vos demandes de renseignements sur cette
politique aux agents responsables, à l'administration centrale, qui pourront
transmettre les questions d'interprétation de la politique à l'adresse
suivante :
Politiques sur la gestion des cadres supérieurs
Réseau du leadership
Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada
Veuillez faire parvenir vos demandes de renseignements relatives
aux griefs de classification à l'adresse suivante :
Secrétaire adjoint, Organisation et classification
Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada
Les ministères devraient consulter le Secrétariat du Conseil
du Trésor lorsqu'ils envisagent une restructuration touchant les postes du
groupe de la direction. Cela leur permet de discuter, dès le début du
processus, des répercussions sur l'organisation et la classification et
d'examiner les solutions de rechange, s'il y a lieu.
Comités
Les ministères sont invités à former des comités de
gestionnaires supérieurs (au niveau SMA) chargés de conseiller les
administrateurs généraux au sujet des mesures de classification, de la
déstratification et de la rentabilité des organisations. Il serait souhaitable
qu'un spécialiste du personnel, ayant reçu une formation sur l'application du
Plan d'évaluation des postes du groupe de la direction, fasse partie de ces
comités ou puisse être consulté.
Formation
Les ministères sont invités à faire en sorte que les
gestionnaires axiaux et les spécialistes de la classification reçoivent une
formation sur l'application du Plan d'évaluation des postes du groupe de la
direction.
Conseils
Les administrateurs généraux peuvent demander conseil en tout
temps au Secrétariat du Conseil du Trésor en ce qui a trait aux possibilités
sur le plan de l'organisation et de la classification et à leurs
répercussions.
Pouvoirs délégués
Le Conseil du Trésor a délégué au secrétaire du Conseil du
Trésor et au Sous-ministre adjoint, Réseau du leadership, BGRH, le pouvoir
d'approuver :
- les modifications mineures apportées aux fonctions des postes de niveaux
EX-4 et EX-5, ainsi qu'aux postes de SMAP, de SMA et d'administrateur
général adjoint, lorsque ces modifications n'ont aucune incidence majeure
sur le poste proprement dit ou sur tout autre poste de même niveau;
- l'attribution temporaire, pour une période d'au plus deux ans, des titres
de SMAP, de SMA ou d'autres titres d'administrateur général adjoint;
- l'abolition des postes de niveaux EX-4 et EX-5, ainsi que des postes
portant des titres de SMAP, de SMA ou d'autres titres d'administrateur
général adjoint, lorsqu'une telle mesure n'a aucune incidence sur les
autres postes de même niveau.
En l'occurrence, à la place de la présentation habituelle, il
suffit que l'administrateur général adresse au Sous-ministre- adjoint, Réseau
de leadership, BGRH, une lettre précisant les besoins et apportant la
justification à l'appui. L'approbation se fonde sur la même analyse que celle
effectuée pour les présentations au Conseil du Trésor. Par conséquent, les
ministères qui envisagent des modifications sont invités à consulter le
Secrétariat du Conseil du Trésor avant de présenter les modifications
proposées.
L'administrateur général a le pouvoir d'attribuer les titres
autres que ceux d'administrateur général délégué, de SMAP, de SMA et de
titres équivalents. Toutefois, le titre de directeur général devrait être
limité aux cadres ayant des responsabilités importantes de gestion du
personnel de façon permanente et qui occupent des postes tout au plus à deux
échelons en dessous de l'administrateur général. Le titre de directeur
devrait être limité aux cadres ayant des responsabilités importantes de
gestion du personnel de façon permanente et qui occupent des postes tout au
plus de trois échelons inférieurs à l'administrateur général.
Pour ne pas donner l'impression de multiplier les paliers de
gestion, il ne faut pas utiliser les titres portant un qualificatif comme sous
directeur ou directeur général « adjoint ».
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