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3. Application
5.1 5.1 Vérification des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP
5.2 Assurance de la qualité de la vérification des comptes en vertu de l'article 34
6. Surveillance
7. Références
8. Annulation
Appendice A - Lignes directrices
Appendice B - Catégories de risques
Appendice C - Catégories de risque selon la nature de l'opération et les sommes en jeu
Appendice D -
Échantillonnage statistique
Veiller à ce que les comptes à payer ou à régler fassent l'objet d'une vérification qui soit à la fois rentable et efficace, afin que soient respectées les exigences en matière de contrôle.
Le gouvernement a pour politique de payer à temps les sommes qu'il doit réellement à des tiers. Les mécanismes de vérification des comptes doivent être conçus et utilisés de manière à en assurer la probité et à tenir compte de l'importance des risques assortis à chaque paiement.
Cette politique s'applique à tous les organismes considérés comme des ministères au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).
L'importance du risque (élevé, faible ou moyen) peut être mesurée en fonction des critères suivants : le type d'opération, les sommes en jeu, le fournisseur ou le bénéficiaire. On trouvera à l'appendice A la définition des catégories de risques, et à l'appendice B, un modèle de matrice servant à évaluer l'importance des risques que présentent les divers types d'opérations.
Les ministères doivent préciser les types de paiement visés par la présente disposition ainsi que la marche à suivre pour vérifier les paiements après qu'ils ont été effectués.
Le processus de vérification des comptes devrait être examiné par le service de vérification interne du ministère. Cet examen portera notamment sur le respect des critères établis par le ministère pour chaque catégorie de risque et sur les types de paiement pouvant être effectués avant l'achèvement de la vérification détaillée.
Cette politique est établie en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques et remplace la circulaire du Conseil du Trésor 1989-15 intitulée « Recours à l'échantillonnage statistique aux fins de la vérification des comptes à l'étape de la demande de paiement » (août 1989). Se reporter aux documents suivants :
Les demandes de renseignements relatives à cette politique doivent passer par l'administration centrale de votre ministère. Pour interprétation de cette politique, les administrations centrales des ministères doivent communiquer avec :
Secteur de la politique de gestion financière
Division des normes de gestion financière
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5
Téléphone : (613) 957-7233
Télécopieur : (613) 952-9613
Les ministères devraient élaborer et publier les règles et méthodes particulières que doit suivre le personnel pour vérifier les comptes en vertu de l'article 34 et pour garantir la qualité du processus de vérification. Les règles et les méthodes en question devraient tenir compte des caractéristiques de l'organisation, comme le degré de décentralisation et les systèmes automatisés de gestion des dépenses qu'elle utilise.
Les ministères devraient également veiller à ce que les attributions de chaque agent en matière de vérification des comptes et d'assurance de la qualité soient clairement étayées et bien comprises.
Dans le cadre du processus de vérification, il faut vérifier l'exactitude des opérations, c'est-à-dire s'assurer que le montant n'a pas déjà été payé, que les remises pertinentes ont été déduites, que tous les frais non admissibles ont été supprimés et que le montant à payer est exact.
Le paiement de certaines factures peut être effectué avant que les comptes n'aient été vérifiés, pourvu que la demande de paiement soit jugée raisonnable. Il s'agit notamment :
Les documents nécessaires à la vérification des comptes comprennent les contrats, les baux, les bons de commandes ou demandes, les demandes de personnel, les conditions du programme et autres documents du même genre. Il faut aussi conserver, au besoin, les documents qui font état des engagements, des prix convenus pour les services et les fournitures, des caractéristiques et des besoins particuliers et des modalités de paiement convenues.
Il appartient à chaque ministère de déterminer le type de documentation ou d'information dont il aura besoin pour effectuer la vérification de chaque catégorie de paiement et pour tenir une piste de vérification convenable.
Exigence de présenter des feuillets T4-A Supplémentaires
Les ministères et organismes doivent préparer un feuillet T4-A Supplémentaire afin de déclarer les montants versés pour des marchés de service et pour des marchés composés de biens et de services. Tous les marchés de service et les marchés composés de biens et de services sont assujettis à cette exigence, mis à part les catégories de paiements suivantes :
Le feuillet T4-A Supplémentaire doit être préparé pour tous les paiements de marchés annuels de plus de 500 $. Le montant à déclarer sur chaque feuillet d'information est le total des paiements effectués à l'entrepreneur au cours de l'année civile, y compris toute portion des biens, des dépenses, des coûts indirects, etc., exclusion faite de la TPS/TVH ou des taxes de vente provinciales.
Pour de plus amples renseignements, les ministères peuvent se reporter à la lettre d'information du 30 avril 1998, portant sur la mise en oe uvre des exigences en matière de déclaration relatives au feuillet T4-A Supplémentaire.
L'examen que doivent effectuer les agents payeurs pour assurer la qualité de la vérification s'ajoute aux exigences relatives aux demandes de paiements qui sont exposées au chapitre 2-6. De bonnes méthodes d'échantillonnage peuvent être utilisées à cette fin.
L'agent financier supérieur du ministère devrait approuver le plan d'échantillonnage et les mises à jour qui y sont effectuées périodiquement. On trouvera à l'appendice D des renseignements supplémentaires sur l'échantillonnage statistique.
Lorsqu'un échantillonnage statistique rigoureux est effectué selon un plan d'échantillonnage approuvé, les agents habilités à faire les paiements en vertu de l'article 33 ne peuvent être tenus responsables des erreurs de vérification des comptes, avant la demande de paiement, qui peuvent être commises relativement aux opérations qui ne font pas partie de l'échantillon.
La méthode d'échantillonnage choisie doit être suffisamment précise pour permettre de tirer des conclusions sur l'acceptabilité et la fiabilité générales du processus de vérification des comptes.
L'importance du risque que comporte l'opération financière devrait être évaluée en fonction d'un certain nombre de critères tels que la nature de l'opération, les sommes en jeu et, le cas échéant, le taux d'erreur observé chez certains organismes ou fournisseurs. Par exemple, si l'agent payeur soupçonne qu'une vérification n'a pas été effectuée convenablement, il peut, pendant un certain temps, attribuer un risque plus élevé aux opérations qui s'y rapportent.
Si les erreurs relevées au cours de l'examen de la vérification des comptes effectuée en vertu de l'article 34 sont fréquentes et graves, il convient de procéder à une étude approfondie des méthodes de traitement des comptes de l'organisme et d'en communiquer les résultats au gestionnaire du centre de responsabilité afin qu'il puisse prendre les mesures correctives qui s'imposent.
Si l'on constate que la vérification des comptes et la certification faites conformément à l'article 34 sont constamment inacceptables ou insatisfaisantes, il est préférable de retirer l'autorisation en vertu de l'article 34 plutôt que de recourir à une autre vérification puisque cette dernière solution ne permet pas de savoir qui peut être retenu responsable des erreurs.
Risque élevé : Sont à risque élevé les opérations qui présentent les caractéristiques suivantes : les opérations de nature très délicate, par exemple, celles où une erreur pourrait entraîner un paiement non recouvrable, ou les paiements qui sont en grande partie discrétionnaires ou sujets à interprétation. Feraient aussi partie de cette catégorie les paiements représentant de très grosses sommes d'argent ou les paiements où les risques d'erreur sont très grands.
Faible risque : Sont à faible risque les opérations qui présentent les caractéristiques suivantes : les opérations financières qui ne sont pas de nature délicate; celles où le risque de perte financière est minime, voire nulle; celles où la possibilité d'erreur est faible et où les erreurs ont des conséquences financières minimes (il s'agit habituellement d'opérations où le montant du paiement est relativement peu élevé et est recouvrable).
Risque moyen : Cette catégorie regroupe les opérations qui ne sont pas énumérées dans les deux catégories précédentes.
Nature de l'opération |
Risque faible |
Risque moyen |
Risque élevé |
Comptes créditeurs généraux |
< $$$ |
$$$ - $$$ |
> $$$ |
Subventions et contributions |
< $$$ |
$$$ - $$$ |
> $$$ |
Paiements d'aide sociale |
< $$$ |
$$$ - $$$ |
> $$$ |
Demandes de remboursement de frais de déplacement |
< $$$ |
$$$ - $$$ |
> $$$ |
Frais de réception(accueil) |
< $$$ |
$$$ - $$$ |
> $$$ |
Conférences et formation |
< $$$ |
$$$ - $$$ |
> $$$ |
Demandes de remboursement de frais de réinstallation |
< $$$ |
$$$ - $$$ |
> $$$ |
Paiements aux employés |
< $$$ |
$$$ - $$$ |
> $$$ |
Règlements interministériels |
< $$$ |
$$$ - $$$ |
> $$$ |
Ce tableau est UN MODÈLE de la matrice qui devrait être établie pour déterminer l'importance du risque que présentent les opérations.
La présente politique préconise le recours à des méthodes éprouvées d'échantillonnage statistique qui permettent de prélever de façon objective, et sans distorsion, un échantillon représentatif de la taille voulue et selon le niveau de confiance souhaité. Les ministères devraient éviter de choisir les échantillons à dessein, par exemple en fonction de la provenance de certaines opérations ou encore des opérations où les possibilités d'erreurs nous semblent élevées, s'ils veulent être en mesure de tirer des résultats de l'échantillonnage des conclusions fiables et statistiquement significatives.
Avant de procéder à l'échantillonnage, il faut commencer par effectuer une étude de faisabilité afin d'évaluer l'état actuel du processus de vérification des comptes. Après avoir déterminé qu'il est possible de recourir à l'échantillonnage, le ministère doit élaborer un plan d'échantillonnage dans lequel sont exposés sa politique et ses procédures ainsi que ses besoins connexes en matière de collecte de données et de rapports.
Le plan d'échantillonnage devrait être approuvé par l'agent financier supérieur, qui veillera à ce qu'il soit incorporé dans le manuel financier du ministère et bien compris par tous les employés chargés de le mettre en oeuvre. Le plan devrait être mis à jour et approuvé périodiquement.
Le plan d'échantillonnage devrait comprendre des renseignements sur les
populations échantillonnées et les ensembles d'opérations, la période de
revue de l'échantillonnage, le moment où sont effectués les tests (avant ou
après le paiement), la méthode d'échantillonnage (statistique ou autre), les
erreurs critiques, le taux maximum d'erreurs tolérable, ainsi que le mode de
sélection de l'échantillon (manuel ou informatisé) et les méthodes
envisagées pour déterminer la taille des échantillons devant être prélevés
pour les ensembles d'opérations. Le plan d'échantillonnage devrait également
faire état de l'évaluation des résultats et de l'établissement des rapports
qui doit suivre chaque période d'échantillonnage ainsi que les diverses
mesures correctives envisagées.