Préface
Les politiques, autorisations et lignes directrices contenues dans le
« Règlement sur les marchés de l'État » et dans le volume
« Marchés » du Manuel du Conseil du Trésor, qui
s'appliquent à toutes les activités des marchés, exigent que la passation de
marchés réponde aux besoins opérationnels de la manière la plus rentable
possible et fournisse des chances égales aux soumissionnaires.
Le gouvernement a décidé que ses activités d'acquisition se devaient aussi
d'appuyer les objectives nationaux en matière de développement industriel et
régional, de développement économique des autochtones, d'environnement et
d'autres objectifs socio-économiques approuvés.
Pour assurer le maximum d'avantages au Canada, le gouvernement a confirmé
que toutes les importantes acquisitions fédérales continueront de faire
l'objet d'un examen afin d'en relever les avantages potentiels sur le plan du
développement industriel et régional. Il a reconnu également que dans
certains cas, des dispositions spéciales s'imposent afin de favoriser l'essor
des économies régionales et de l'infrastructure industrielle canadienne, et
d'appuyer d'autres objectifs nationaux.
La présente politique sur l'examen des acquisitions a pour but d'énoncer
les objectifs actuels de la politique du gouvernement en matière
d'approvisionnement, d'intégrer dans les politiques de gestion des acquisitions
du Conseil du Trésor les récentes initiatives du gouvernement dans le domaine
de la planification de l'approvisionnement et de veiller à ce que les principes
et les processus en matière d'approvisionnement appuient les objectifs du
gouvernement. Plus particulièrement, le présent chapitre :
- clarifie les responsabilités en ce qui concerne l'élaboration, la mise en
oeuvre et la surveillance de la politique du gouvernement sur l'examen des
acquisitions et les processus connexes, ainsi que pour l'examen et l'approbation
des stratégie d'approvisionnement individuelles;
- établit un cadre d'analyse et d'évaluation des propositions visant
l'utilisation des acquisitions à titre d'instruments de développement
industriel et régional :
- qui favorisera l'utilisation judicieuse et rentable des acquisitions, et
- qui permettera de recueillir des renseignements adéquats sur les
répercussions financières, sociales et économiques des stratégies
d'approvisionnement en vue de les présenter aux décideurs; et
- modifie le processus actuel d'examen des acquisitions individuelles, de
sorte que l'orientation stratégique assurée par les ministres dans le cadre de
la Stratégie annuelle des approvisionnements canadiens (SAAC) soit bien mise en
oeuvre et que les décisions en matière d'approvisionnement soient examinées
et analysées d'une manière qui assurera la réalisation optimale de tous les
objectifs en matière d'approvisionnement.
Certains des éléments les plus importants du processus révisé sont les
suivants :
- des plans annuels qui seront soumis par les ministères exploitants à un
comité de la stratégie des approvisionnements et contiendront les
renseignements essentiels sur les acquisitions (de plus de 2 millions de
dollars);
- l'examen des plans pour déterminer les acquisitions (habituellement celles
de plus de 20 millions de dollars) à soumettre à l'étude d'un comité
d'examen des acquisitions;
- la communication, tôt dans le processus, au Secrétariat de l'examen des
acquisitions les acquisitions qui ne sont pas mentionnées dans le plan, avec
examen individuel à la demande d'un membre du comité;
- un énoncé des avantages attendus et un plan de surveillance devant être
préparés par le membre du comité qui demande l'intervention du comité
d'examen des acquisitions;
- une analyse des coûts (y compris les coûts en aval) et des risques
lorsque le ministère exploitant les juge importants (il n'est pas nécessaire
de détailler les coûts et les avantages lorsque les parties conviennent que
les objectifs nationaux peuvent être atteints sans augmentation significative
des coûts ou des risques du ministère exploitant);
- l'approbation, par le Conseil du Trésor, des stratégies d'acquisition,
avant l'envoi de la demande de soumissions, quand les coûts ou les risques sont
un enjeu, ou quand on propose d'attribuer des points aux avantages relatifs aux
objectifs nationaux;
- des activités de surveillance et de rapport.
Un schéma sommaire du processus est présenté en annexe de
l'appendice C.
Objectif de la
politique
L'objectif de la politique du gouvernement relative à l'examen des
acquisitions est de favoriser l'utilisation des acquisitions pour appuyer le
développement industriel et régional ainsi que d'autres objectifs nationaux
d'une manière qui soit entièrement conforme aux objectifs approuvés du
gouvernement en matière d'approvisionnement et aux engagements du Canada envers
le l'Accord général sur les tarifs douaniers et le commerce (GATT), l'Accord
de Libre-échange nord-américain (ALÉNA) ou d'autres droits et obligations
commerciaux. Les objectives approuvés du gouvernement en matière
d'approvisionnement sont, en ordre décroissant d'importance :
- accorder la prééminence aux besoins opérationnels, à la concurrence, à
l'équité et à l'accessibilité, les pierres angulaires du processus fédéral
d'approvisionnement;
- favoriser le développement industriel et régional à long terme; et
- poursuivre d'autres objectifs nationaux.
Énoncé de la
politique
Le gouvernement a confirmé que toutes les acquisitions de plus de
2 millions de dollars devront faire l'objet d'un examen afin d'en
déterminer les avantages éventuels sur le plan du développement industriel et
régional. Pour assurer l'exécution efficiente et rentable de cet examen, et
compte tenu des divers intérêts en cause, le Conseil du Trésor a établi un
processus interministériel d'examen des acquisitions qui s'applique à toutes
ces acquisitions.
Voici les principaux éléments du processus, qui est décrit à
l'appendice C :
- des plans ministériels d'approvisionnement comprenant tous les biens et
services dont le coût dépasse 2 millions de dollars;
- deux paliers de comités :
- le Comité de la stratégie des approvisionnements (CSP) : un
comité interministériel supérieur présidé par Travaux publics et services
gouvernementaux Canada (TPSGC) qui examine les plans ministériels, dresse la
liste des acquisitions individuelles ou globales devant faire l'objet d'un
examen individuel et oriente de façon générale les comités d'examen;
- des comités d'examen : chargés d'examiner et de recommander
les stratégies d'approvisionnement relatives aux acquisitions individuelles
ou aux groupes d'acquisitions, généralement celles dont le montant dépasse
$20 millions, suivant les directives générales du comité de la
stratégie;
Le mandat et la composition de ces comités sont précisés à
l'appendice B; et
- un cadre d'évaluation en fonction duquel doivent être évaluées les
propositions visant l'utilisation des acquisitions à l'appui des objectifs de
développement industriel et régional et, dans la mesure du possible, des
autres objectifs nationaux (appendice A).
La concurrence constitue la pierre angulaire du processus d'approvisionnement
du gouvernement et doit le demeurer. C'est là le moyen le plus efficace
d'atteindre à la fois les objectifs primaires et secondaires d'un projet
d'approvisionnement : elle incite chaque soumissionnaire à présenter sa
meilleure solution aux problèmes opérationnels, à un prix compétitif, ainsi
qu'à répondre plus efficacement aux exigences soutenant d'autres objectifs
nationaux. En outre, la concurrence donne à tous les fournisseurs compétents
la chance de conclure des marchés avec l'État.
Les initiatives en matière d'approvisionnement à l'appui du développement
industriel et régional doivent, dans la mesure du possible, viser à aider les
entreprises canadiennes à devenir concurrentielles sur le marché national et
sur les marchés mondiaux; elles ne doivent pas servir à établir ou à
soutenir des fournisseurs dépendant exclusivement de l'État.
Application
La présente politique s'applique à tous les ministères et organismes
énumérés aux annexes I et II de la Loi sur la gestion des finances
publiques et aux directions de la fonction publique désignées comme des
ministères aux fins de la Loi. Elle s'applique à toutes les acquisitions de
biens et de services auprès du secteur privé, qu'elles fassent partie ou non
d'un projet d'immobilisations, ou qu'elles soient financées ou non à partir
des budgets des immobilisations, de fonctionnement et d'entretien, à
l'exception :
- des acquisitions, appuyant de l'aide étrangère, effectuées par l'Agence
canadienne de développement international ou en son nom;
- des acquisition effectuées par la Corporation commerciale canadienne au
nom d'organismes non assujettis à cette politique;
- aux marchés liés à l'acquisition, à la modification et à l'entretien
courant de biens immobiliers.
Les examens obligatoires des acquisitions prévus dans la présente politique
ne visent pas les acquisitions pour lesquelles certaines mesures de sécurité
doivent être prises par les organismes suivants ou en leur nom :
- le Centre de la sécurité des télécommunications du ministère de la
Défense nationale;
- le Service canadien du renseignement de sécurité, dans la conduite des
enquêtes de sécurité;
- la Gendarmerie royale du Canada, dans la conduite des enquêtes au
criminel.
Malgré cette exemption, les organismes qui précèdent doivent appliquer les
principes de la politique lorsqu'ils sont pertinents et conformes aux exigences
en matière de sécurité pour leurs acquisitions.
En cas d'urgence, aux termes du volume « Marchés » du Manuel
du Conseil du Trésor, les ministères peuvent conclure des marchés sans
soumettre leur acquisition à l'examen prévu dans la présente politique. Ces
mesures devront figurer dans toute présentation ou tout rapport ultérieur au
Conseil du Trésor ou à son Secrétariat et devraient également être
signalées au Secrétariat de l'examen des acquisitions.
Exigences de la
politique
1. Toutes les acquisitions de l'État dont le coût dépasse 2 millions
de dollars doivent faire l'objet d'un examen afin de déterminer si elles
pourraient éventuellement appuyer le développement industriel et régional
ainsi que d'autres objectifs nationaux (ex : la protection de
l'environnement, l'équité en matière d'emploi), conformément au processus
décrit à l'appendice C. La première étape aux fins de cet examen est
l'inclusion dans le plan annuel qui est exigée au paragraphe 2.
2. Avant d'amorcer, avec les fournisseurs éventuels, des discussions qui
pourraient créer des attentes face à la stratégie d'approvisionnement du
gouvernement, les ministères d'exécution doivent :
- soumettre au Comité de la stratégie des approvisionnements leurs plans
d'approvisionnement à court terme (PACT), incluant toutes les acquisitions dont
le coût dépasse 2 millions de dollars, en réponse à la demande annuelle
formulée par le Comité;
- donner aussitôt que possible au Secrétariat de l'examen des acquisitions,
le détail des nouveaux besoins qui ne sont pas prévus dans leur PACT le plus
récent, ainsi que les changements touchant l'information indiquée dans le
plan; et
- créer un comité consultatif supérieur chargé des projets pour toutes
les acquisitions ministérielles de plus de 100 millions de dollars (y
compris les services) qui ne font pas partie d'un grand projet de l'État.
3. Toute proposition visant des projets d'approvisionnement particuliers
soutenant des objectifs nationaux doit comprendre un énoncé des avantages
recherchés, aux fins de l'évaluation et de la surveillance, ainsi qu'une
indication de la mesure dans laquelle on compte réaliser ces avantages. Les
facteurs exposés à la section 2 de l'appendice A peuvent servir de
cadre pour un tel exposé.
4. Toute proposition visant l'adoption d'une stratégie d'approvisionnement
soutenant des objectifs nationaux et qui comporte des coûts ou des risques
accrus pour le ministère d'exécution doit être étayée par une évaluation
des avantages, des coûts et des risques potentiels associés à la stratégie,
par opposition à ceux d'une stratégie d'approvisionnement liée plus
étroitement aux besoins opérationnels du ministère. La provenance du
financement des exigences relatives à cette évaluation figurent plus en
détail à l'appendice A.
5. Toute proposition décrite au paragraphe 4 visant un projet dont les
coûts excèdent les sommes que le ministère a le pouvoir d'approuver dans le
cadre de marchés ou de projets doit être approuvée par le Conseil du Trésor
avant l'envoi des demandes de propositions.
6. Lorsque l'on propose d'ajouter la valeur relative (cote ou pointage) d'un
ensemble d'avantages industriels et régionaux aux critères d'évaluation, il
faut en demander l'autorisation du Conseil du Trésor avant l'envoi des demandes
de propositions, quels que soient les niveaux de délégation.
7. Lorsque les stratégies d'approvisionnement proposées pour des projets
importants doivent être approuvées par le Cabinet, les ministères parrains
doivent consulter le Secrétariat du Conseil du Trésor lorsqu'ils préparent
leur présentation au Cabinet. Au cours de ces consultations, il faut analyser
toutes les initiatives socio-économiques, selon les exigences des
paragraphes 3 et 4 ci-dessus, et les vues du SCT doivent être précisées
dans la présentation au Cabinet.
8. Les présentations soumises au Conseil du Trésor ou au Cabinet afin de
faire approuver un projet doivent comprendre une section sur les aspects
socio-économiques, la recommandation du Comité d'examen des acquisitions ou du
Comité consultatif supérieur chargé du projet, selon le cas, ainsi qu'un
résumé de l'analyse exigée à l'appendice A.
9. Lorsqu'il est proposé de lancer un appel d'offres et que l'on désire
obtenir des avantages socio-économiques, les objectifs du projet et les
critères de sélection de l'adjudicataire doivent être énoncés clairement
dans la demande de propositions, et les entreprises du secteur privé doivent
être mises au courant de ces objectifs le plus tôt possible dans le processus.
Celles-ci sont ainsi en mesure de répondre plus efficacement aux objectifs
énoncés tout en contribuant à accroître la transparence du processus
d'approvisionnement du gouvernement. Les consultations doivent être menées de
manière à assurer le traitement équitable de tous les fournisseurs
éventuels. Toute décision visant à passer un marché avec un fournisseur en
particulier ou à limiter la concurrence doit être prise et communiquée le
plus tôt possible dans le processus afin d'éviter aux entreprises qui
pourraient par la suite être rejetées de déployer des efforts ou d'engager
des coûts inutilement. Le volume « Marchés » du Manuel du
Conseil du Trésor renferme de plus amples directives sur les demandes de
propositions.
Responsabilités
Conseil du Trésor
Le Conseil du Trésor est responsable de la politique d'approvisionnement
globale de l'État et du processus connexe, ainsi que de l'élaboration d'un
cadre de politique qui permette de gérer les acquisitions d'une manière qui
favorise la réalisation de tous les objectifs fixés. L'utilisation efficace
des fonds est une question d'importance primordiale pour les ministres du
Conseil du Trésor. Il incombe également au Conseil du Trésor d'approuver les
propositions visant l'amorce de projets d'immobilisations et la passation de
marchés dont les coûts sont supérieurs aux pouvoirs délégués aux
ministères.
Secrétariat du Conseil du
Trésor
Le Secrétariat du Conseil du Trésor est chargé d'examiner les stratégies
d'approvisionnement proposées nécessitant l'approbation du Cabinet ou du
Conseil du Trésor, afin de voir si elles sont conformes aux exigences des
politiques du CT, en particulier celle ayant trait à l'analyse des initiatives
socio-économiques proposées décrite à l'appendice A. Il incombe
également au SCT de suivre de près la Stratégie annuelle des
approvisionnements canadiens dans le contexte du mandat du Conseil du Trésor.
Industrie Canada
Industrie Canada est chargé de coordonner et de gérer la Stratégie
annuelle des approvisionnements canadiens (SAAC), laquelle stratégie énonce de
quelle façon le gouvernement aura recours aux acquisitions pour appuyer le
développement industriel et régional.
Travaux publics et services
gouvernementaux Canada
Travaux publics et services gouvernementaux Canada (TPSGC) est chargé
d'élaborer les stratégies d'acquisition qui seront examinées par le Comité
de la stratégie des approvisionnements et les comités d'examen, et de mettre
en oeuvre ces stratégies, dans le cadre des besoins du client, de son mandat
prévu par la loi et de la politique de l'État. TPSGC présidera le Comité de
la stratégie des approvisionnements décrit dans la présente politique. De
plus, il dirigera et soutiendra le Secrétariat de l'examen des acquisitions.
Industrie Canada,
ministères et organismes régionaux et ministères d'orientation
Industrie Canada, les ministères et les organismes régionaux et certains
ministères d'orientation sont tenus de repérer les approvisionnements qui
peuvent fournir des avantages à leurs programmes, d'énoncer ou de justifier
les avantages espérés lorsqu'ils demandent l'examen des acquisitions
individuelles ou d'une stratégie d'approvisionnement spécifique, et d'évaluer
les propositions des soumissionnaires en fonction des avantages qu'elles
comportent relativement à leur mandat.
Ministères d'exécution
Les ministères d'exécution sont chargés de réaliser les objectifs
approuvés des projets et des acquisitions et d'intégrer les décisions à
caractère socio-économique du gouvernement dans leurs activités
d'approvisionnement et de gestion des projets.
Surveillance
Le Secrétariat du Conseil du Trésor, en collaboration avec les ministères
intéressés, entend évaluer régulièrement la politique sur le plan de son
efficacité et de ses répercussions sur les activités et le rendement des
ministères. Pour ce faire, il utilisera les méthodes suivantes : examen
des documents sur les données résultant du contrôle continu des ministères,
vérifications internes, évaluations de programmes et autres rapports;
entrevues et groupes de discussion avec les principaux représentants des
ministères chargés de la mise en oeuvre de la politique et les spécialistes
dans le domaine; ainsi que d'autres stratégies d'évaluation, s'il y a lieu.
Le Comité de la stratégie des approvisionnements jouera un rôle de premier
plan dans l'évaluation de la politique. Tous les ministères et organismes qui
participent au processus sont encouragés à faire part de leurs observations,
tant positives que négatives, sur leurs expériences et de leurs
recommandations au comité de la stratégie ou au Secrétariat de l'examen des
acquisitions, afin qu'elles soient examinées et inclues dans les rapports à
l'intention des membres et du Conseil du Trésor. Les rapports devraient être
présentés au Conseil du Trésor une fois par an ou, au moins, une fois les
trois ans.
Industrie, Sciences et Technologie Canada est chargé d'évaluer, de concert
avec les ministères et organismes régionaux et d'autres intéressés,
l'efficacité des acquisitions venant appuyer le développement industriel et
régional. En ce qui a trait aux autres objectifs nationaux, l'évaluation de
l'efficacité des approvisionnements comme levier économique sera confiée au
ministère chargé de la politique visée. Les résultats de ces évaluations
devraient être soumis au Comité de la stratégie des approvisionnements et
figurer dans les rapports présentés au Conseil du Trésor.
Le surveillance de la réalisation des avantages recherchés dans une
stratégie d'acquisition particulière relève du ministère responsable du
programme que ces avantages appuieront.
Références
Autorisation
La présente politique est publiée en vertu de l'article 7 de la Loi
sur la gestion des finances publiques.
Publications du Conseil du
Trésor
Volume « Marchés » du Manuel du Conseil du Trésor
Politique sur les plans d'investissement à long terme, chapitre 1-1 du
présent volume
Politique sur l'approbation des projets, chapitre 2-1 du présent volume
Politique sur la gestion des projets, chapitre 2-2 du présent volume
Politique sur la gestion des grands projets de l'État, chapitre 2-3 du
présent volume
Annulation
Le présente politique remplace le chapitre 305 du Manuel de la
politique administrative.
Demandes de
renseignements
Les demandes de renseignements concernant l'interprétation de la présente
politique devraient être adressées à la directrice exécutive, Direction de
la politique sur les acquisitions et la gestion des projets, Direction
générale de la fonction de contrôleur, Secrétariat du Conseil du Trésor.
Appendice A -
Analyse des propositions de stratégies d'approvisionnement à l'appui
d'objectifs nationaux
1. Introduction
1.1 Compte tenu de la pénurie de ressources gouvernementales, il est
essentiel de cerner et de réaliser tous les avantages possibles de la fonction
d'approvisionnement. Il est également primordial d'exploiter le processus
d'approvisionnement de la façon la plus efficace possible et de veiller à ce
que tous les avantages escomptés, qu'ils soient sur le plan opérationnel ou
qu'ils appuient d'autres objectifs nationaux, soient réalisés à un coût et
à un niveau de risque justifiables. Lorsqu'il faut envisager des stratégies
d'approvisionnement autres que les stratégies habituelles, celles-ci doivent
être suffisamment bien étayées afin de permettre au gouvernement de prendre
des décisions éclairées.
1.2 Il arrive parfois que le recours à l'approvisionnement pour appuyer
d'autres objectifs nationaux entraîne des coûts supplémentaires, soit
directement, par une augmentation des coûts d'acquisition comme tels, soit
indirectement, par un accroissement des risques, des retards ou des coûts en
aval. On reconnaît que les avantages escomptés d'une stratégie
d'approvisionnement et les coûts qui s'y rattachent peuvent être très
difficiles à quantifier. Néanmoins, les propositions visant des mesures
d'approvisionnement particulières destinées à appuyer des objectifs
socio-économiques doivent être étayées d'une analyse des coûts et des
avantages éventuels, tel qu'il est expliqué ci-après.
1.3 Les critères énoncés dans la présente section ont été élaborés
principalement afin de permettre la détermination des stratégies
d'approvisionnement qui sont le plus susceptibles de créer des avantages sur le
plan du développement industriel et régional. Les propositions visant à
promouvoir d'autres objectifs nationaux devraient être étayées par la même
analyse et s'inspirer des principes de l'appendice A, dans la mesure du
possible. Le comité de la stratégie peut au besoin fournir des principes
directeurs spéciaux pour les autres secteurs.
1.4 Avant de recommander l'adoption d'une stratégie d'approvisionnement
autre que celle qui permettrait le mieux d'atteindre les objectifs liés aux
besoins opérationnels, à l'accessibilité et à l'équité, il faut
déterminer dans quelle mesure la proposition satisfait aux critères décrits
à la section 2 ci-dessous. En outre, il faut évaluer les coûts de la
proposition (section 3) lorsque le ministère d'exécution ou d'autres
ministères touchés peuvent montrer que la proposition entraînera des coûts
ou des risques considérables pour la réalisation de l'objectif opérationnel
ou pour l'exécution des programmes des ministères. Évidemment, les mesures
d'approvisionnement proposées n'obtiendront pas toutes une cote élevée pour
tous les critères. Les ministres, soit par l'entremise de la SAAC ou par un
autre moyen, peuvent fournir des directives sur la valeur relative à accorder
aux critères, valeur qui peut varier d'un cas ou d'un secteur à l'autre. Le
comité de la stratégie peut aussi fournir des conseils sur la pondération des
facteurs et l'étendue de l'analyse qui doit être menée pour des acquisitions
particulières ou des groupes d'acquisitions.
2. Critères à examiner
2.1 Conformité avec les objectifs nationaux approuvés de
l'État
a) Développement industriel et régional : La politique de
l'État en matière d'avantages industriels et régionaux met l'accent sur les
avantages économiques à long terme et l'appui à la compétitivité des
entreprises canadiennes. En règle générale, des objectifs plus précis
peuvent être déterminés au moyen de la SAAC et communiqués aux CEA et aux
comités consultatifs supérieurs chargés des projets par le comité de la
stratégie. Ils reflètent les priorités de l'État en ce qui concerne
l'utilisation du processus d'approvisionnement pour promouvoir le développement
industriel et régional. Il faut montrer comment les objectifs de développement
industriel et régional d'une stratégie d'approvisionnement proposée se
rattachent à ces priorités et à la politique en matière d'avantages
industriels approuvée.
b) Autres objectifs nationaux : La stratégie d'approvisionnement
proposée doit être conforme aux autres politiques et exigences en matière
d'approvisionnement, notamment les obligations commerciales internationales du
Canada, les considérations relatives à la politique étrangère, les
répercussions sur l'environnement, la stratégie de mise en valeur de la
main-d'oeuvre d'Emploi et Immigration, l'équité en matière d'emploi et les
lignes directrices sur les conflits d'intérêts. Pour de plus amples
renseignements sur les objectifs qui précèdent, consulter le volume
« Marchés » du Manuel du Conseil du Trésor.
2.2 Capacité industrielle et viabilité commerciale
a) La mesure dans laquelle la stratégie d'approvisionnement proposée
favorisera l'expansion ou le raffermissement d'un secteur industriel :
Le processus d'approvisionnement ne devrait pas servir à créer ou à appuyer,
dans un secteur donné, une capacité plus grande que ce qui peut
raisonnablement être absorbé sur le marché. Toutefois, lorsqu'il existe une
capacité excédentaire, il faut, dans la mesure du possible, laisser les forces
du marché faire l'élimination nécessaire.
b) L'accroissement de la capacité régionale : La mesure dans
laquelle l'acquisition proposée pourrait contribuer à améliorer la croissance
de la base du fournisseur dans une ou plusieurs régions visées par des
politiques gouvernementales spéciales ou les programmes de soutien au
développement régional.
c) Le développement économique des autochtones : La mesure dans
laquelle les acquisitions proposées contribueront à la mise en valeur des
entreprises et des collectivités autochtones, conformément aux objectifs de la
stratégie canadienne de développement économique des autochtones.
d) La mesure dans laquelle les projets d'approvisionnement proposés
contribueront à accroître les investissements dans l'industrie canadienne,
soit pour étendre ou protéger les secteurs déjà bien établis, soit pour
poursuivre de nouveaux débouchés.
e) La compétitivité sur les marchés mondiaux : Dans la mesure
du possible, les projets d'approvisionnement visant des objectifs
socio-économiques devraient favoriser la compétitivité de l'entreprise
jouissant d'un traitement privilégié. L'entreprise doit être en mesure de
montrer, d'après ses antécédents et ses plans d'entreprise et de marketing,
qu'elle a les compétences nécessaires ou qu'elle pourrait avoir les
compétences nécessaires, pour exploiter efficacement l'aide qui lui sera
offerte.
f) La mesure dans laquelle les avantages devant être tirés de la
stratégie d'approvisionnement proposée continueront de se faire sentir après
la durée de vie utile des acquisitions : On peut être tenté
d'adjuger un marché afin de résoudre un problème immédiat, comme des mises
en disponibilité ou une faillite imminentes, sans s'attaquer aux problèmes
fondamentaux qui affligent l'entreprise ou le secteur d'activité concerné.
Dans de tels cas, l'adjudication d'un marché ouvre la porte à une aide
ultérieure.
Lorsque l'État est le seul ou le principal consommateur d'un produit, il
faut tenir compte des coûts à long terme que peut entraîner une situation de
non-concurrence avant de décider d'établir ou de maintenir une entreprise
canadienne à titre de fournisseur unique. Une fois qu'un fournisseur s'est
établi dans un secteur et qu'il y acquiert des intérêts irréfutables, il est
extrêmement difficile pour le gouvernement de retirer son appui. Des
considérations stratégiques primordiales (ex. : relatives à la défense)
devraient motiver le recours à une seule entreprise qui demeurera
essentiellement dépendante des acquisitions de l'État, en particulier lorsque
celles-ci ne sont pas suffisamment importantes pour assurer les économies
d'échelle nécessaires pour permettre à l'entreprise de soutenir la
concurrence sur les marchés internationaux.
2.3 Infrastructure industrielle de défense
La mesure dans laquelle la stratégie d'approvisionnement proposée contribue
à l'expansion ou au maintien de l'infrastructure industrielle de défense, en
particulier en ce qui concerne la conception et la fabrication de matériel
stratégique bien défini.
2.4 Autres critères
a) Possibilité d'augmentation : Il devrait être possible de
déterminer si l'avantage éventuel pourrait être obtenu sans recourir au
processus d'approvisionnement de l'État. C'est le cas tout particulièrement
lorsqu'il est proposé d'adjuger un marché à une entreprise pour lui fournir
une marge d'autofinancement à une étape critique ou pour financer son
expansion. Certaines entreprises peuvent également proposer de recourir à la
sous-traitance, conformément aux objectifs du gouvernement (ex. : petites
entreprises ou entreprises régionales), pour tirer des avantages financiers de
mesures qu'elles auraient prises de toute façon.
b) Politique commerciale : L'évaluation doit comprendre une
analyse détaillée de l'incidence sur le commerce international.
c) Évaluation des risques : L'analyse doit viser à déterminer
dans quelle mesure il est possible d'atteindre les objectifs proposés en
matière de développement industriel et régional. À cette fin, il faudrait
tenir compte des divers facteurs qui influent sur les résultats et des
répercussions éventuelles sur l'entreprise ou le secteur visé.
3. Utilisation efficace des
fonds
3.1 Toute recommandation visant l'adoption d'une stratégie
d'approvisionnement qui, selon le ministère d'exécution, donnera lieu soit
directement, soit indirectement à une augmentation des coûts ou des risques
doit être étayée :
a) d'une estimation du coût supplémentaire par rapport à l'option qui
satisfasse aux objectifs primaires de l'acquisition, soit les exigences du
service, l'accessibilité et l'équité, de la manière la plus rentable
possible et dans le cadre de politiques gouvernementales approuvées. Outre les
coûts directement liés à l'acquisition, cette estimation doit comprendre les
coûts en aval qui peuvent en découler, notamment sur le plan de
l'exploitation, de la formation et des stocks de rechange;
b) d'une estimation des risques inhérents au projet, en particulier la
possibilité que le fournisseur soit incapable d'accomplir les travaux en
respectant le budget ou le calendrier établi, et des répercussions, le cas
échéant, sur le programme du ministère d'exécution et sur la viabilité à
long terme de l'entreprise. Les risques propres à la stratégie
d'approvisionnement doivent être indiqués séparément des autres risques.
Appendice B - Comité
de la stratégie et comités d'examen
1. Comité de la stratégie
Le comité de la stratégie, présidé par TPSGC, établira un lien entre la
politique de l'État en matière d'avantages industriels et régionaux,
l'orientation relative aux autres objectifs nationaux ainsi que la mise en
oeuvre de ceux-ci par des acquisitions individuelles. Le comité fondera
l'orientation générale qu'il donne aux comités d'examen sur la SAAC, d'autres
directives pertinentes du Cabinet ainsi que des ministères d'orientation.
1.1 Mandat
Le comité de la stratégie sera chargé :
a) de déterminer les acquisitions ou catégories d'acquisitions sur
lesquelles devra se pencher un comité d'examen. Pour ce faire, il se fondera en
grande partie sur l'analyse des plans d'acquisition des ministères, les
données sur les acquisitions reçues à l'extérieur du plan, et sur les
données relatives aux secteurs industriels fournies par Industrie Canada et les
ministères et organismes régionaux;
Nota :
En règle générale, les comités d'examen n'étudieront pas les
acquisitions de moins de 20 millions de dollars. Les acquisitions
assujetties aux accords internationaux tels que l'Accord général sur les
tarifs douaniers et le commerce ou l'Accord de libre-échange nord-américain,
ne seront pas étudiés individuellement.
b) d'étudier les moyens par lesquels on pourrait atteindre les
objectifs, dans le cadre du processus d'acquisition, ces moyens comprenant le
regroupement et le dégroupement des achats et les ententes pour le financement
des frais supplémentaires;
c) de conseiller les administrateurs généraux relativement aux
acquisitions qui exigent un examen spécial et aux objectifs socio-économiques
s'appliquant aux activités de leurs ministères;
d) de donner des conseils aux comités d'examen :
- sur les objectifs et les critères d'approvisionnement dont on devra
tenir compte dans la planification des acquisitions individuelles;
- sur l'utilisation des critères d'évaluation des avantages industriels
et régionaux;
Nota :
à cause des coûts et du temps en jeu, pour l'industrie comme pour le
gouvernement, on ne devrait utiliser les mécanismes de pondération des
propositions afférents aux avantages industriels et régionaux que pour les
acquisitions de plus de 50 millions de dollars, sauf dans des circonstances
spéciales.
- sur l'exécution des analyses prescrites à l'appendice A.
1.2 Exemptions
Le comité peut décider, sous réserve de toute condition jugée
appropriée, d'exempter des catégories particulières d'acquisitions (selon
leur type ou leur valeur monétaire) de l'exigence concernant l'examen ou la
mention dans le plan annuel.
1.3 Ministères participants
Affaires extérieures
Affaires Indiennes et du Nord
Agence de promotion économique du Canada Atlantique
Bureau de diversification de l'économie de l'Ouest
Bureau fédéral de développement régional (Québec)
Conseil national de recherches
Défense nationale
Environnement
Finances
Industrie, Sciences et Technologie Canada
Pêches et Océans
Perfectionnement des ressources humaines Canada
Secrétariat du Conseil du Trésor
Transports Canada
Travaux Publics et services gouvernementaux Canada (président)
2. Comités d'examen des
acquisitions
2.1 Mandat
Les comités d'examen des acquisitions sont chargés :
a) d'étudier les aspects socio-économiques de chaque acquisition ou groupe
d'acquisitions précisées par le comité de la stratégie des
approvisionnements le plus tôt possible à l'étape de la planification des
besoins;
b) de recommander aux ministères d'exécution et aux ministères
contractants des stratégies d'approvisionnement appropriées et d'autres
initiatives possibles à l'appui des objectifs du gouvernement en ce qui
concerne les diverses acquisitions;
c) de veiller à ce toutes les recommandations visant l'obtention d'avantages
à l'appui d'objectifs nationaux au moyen du processus d'acquisition soient
étayées d'une analyse de la proposition selon l'appendice A;
d) de proposer un mode de financement des coûts supplémentaires lorsque
ceux-ci sont importants;
e) dans les cas où les avantages industriels ou régionaux ou d'autres
objectifs nationaux sont compris dans l'évaluation des soumissions, de recevoir
les rapports sur les résultats de l'évaluation des soumissions lorsque le
comité juge approprié de le faire.
2.2 Ministères participants
L'autorité contractante présidera les comités d'examen des acquisitions.
Le président demandera, au besoin, que d'autres ministères soient
représentés, conformément à toute instruction reçue du comité de la
stratégie.
3. Comités consultatifs
supérieurs chargés des projets
3.1 Le rôle et les fonctions de ces comités dans la planification et la
mise en oeuvre des projets de plus de 100 millions de dollars sont
énoncés dans la politique du Conseil du Trésor sur les grands projets de
l'État. Les exigences énoncées dans le présent appendice doivent être
interprétées dans le contexte de cette politique.
3.2 Le Comité consultatif supérieur chargé d'un projet (CCSP) s'acquittera
des fonctions d'examen des acquisitions du CEA pour l'ensemble du projet, y
compris toutes les acquisitions connexes importantes dont s'occupe le bureau de
projet.
3.3 En formulant ses recommandations au gestionnaire du projet, le CCSP doit
tenir compte de toute directive particulière du Cabinet en ce qui concerne le
projet à l'étude en plus de l'orientation générale assurée par le comité
de la stratégie. Les recommandations du comité peuvent se présenter sous
forme d'un compte rendu de l'examen, ou l'information nécessaire
(article 3 de l'appendice C) peut être incluse dans le
procès-verbal des réunions du comité.
3.4 Ces recommandations doivent être incluses dans les présentations
subséquentes au Cabinet ou au CT afin d'être approuvées, conformément à
l'article 4.7 de la politique.
4. Comités d'examen
permanents
4.1 Un certain nombre de comités sont actuellement chargés de l'examen de
secteurs spécialisés d'acquisition, comme les réparations et la remise en
état et les munitions. Ces comités peuvent également, sous réserve des
conseils et de l'orientation fournis par le Comité de la stratégie des
approvisionnements, s'acquitter des fonctions d'un comité d'examen des
acquisitions, décrites à la section 2, ci-dessus.
5. Secrétariat de l'examen
des acquisitions
5.1 En collaboration avec d'autres autorités contractantes, TPSGC mettra sur
pied un secrétariat central pour appuyer le comité de la stratégie et aider
les présidents des CEA et d'autres comités d'examen à coordonner et à
diriger le processus décisionnel au sein des comités. Plus précisément, le
secrétariat sera chargé :
a) de coordonner l'analyse des plans d'acquisition ministériels pour aider
le comité de la stratégie à mener ses discussions;
b) d'établir un lien entre le comité de la stratégie et les autres
comités d'examen, comme les comités consultatifs supérieurs chargés des
projets ou le comité consultatif de la réparation et de la remise en état;
c) de coordonner la préparation des renseignements, des données
justificatives et de la documentation de base sur les cas qui seront examinés
par les comités d'examen des acquisitions;
d) de surveiller les résultats des conseils et des recommandations des
comités d'examen;
e) de tenir un registre des décisions et des précédents.
Appendice C -
Processus d'examen des acquisitions
1. Processus d'examen
1.1 La collaboration et la bonne volonté des intéressés sont
indispensables à la mise en oeuvre du processus décrit dans le présent
appendice. Ce processus devrait être établi de manière à permettre une
utilisation efficiente du temps et des ressources qui y sont consacrés; le
caractère formel du processus et le niveau de détail de la documentation à
l'appui devraient être fonction de la taille de la complexité de l'acquisition
envisagée. Il faut notamment veiller à ce que le processus se déroule dans
des délais raisonnables, afin d'éviter des retards inutiles et coûteux
nuisant à la réalisation des objectifs des ministères d'exploitation. De
même, les ministères d'exploitation doivent informer les ministères
d'orientation à l'avance et leur fournir les renseignements dont ils ont besoin
pour atteindre leurs propres objectifs.
Un schéma simplifié du processus d'examen des acquisitions est joint en
annexe à cet appendice.
1.2 En se fondant principalement sur l'analyse des plans d'acquisition des
ministères, le comité de la stratégie choisira les acquisitions qui devront
faire l'objet d'un examen cas par cas. Il avisera les ministères en
conséquence dans les six semaines suivant la date de réception du plan
ministériel, à condition d'avoir suffisamment de renseignements pour pouvoir
prendre une décision éclairée. Dans le cas d'acquisitions n'excédant pas
20 millions de dollars, la décision de soumettre l'acquisition à un CEA
doit être justifiée par une explication. Il n'est pas nécessaire de
constituer un CEA pour une acquisition prévue dans un plan ministériel si le
comité de la stratégie n'a pas demandé qu'un examen soit fait à son égard.
1.3 Lorsque les acquisitions n'ont pas été prévues dans un plan
ministériel, les ministères d'exécution en informeront le secrétariat de
l'examen des acquisitions dès qu'ils sont mis au courant de la nouvelle
acquisition. Un membre du comité de la stratégie peut demander qu'un CEA
étudie une acquisition qui ne figure pas dans le plan ou qui a déjà fait
l'objet d'un examen sans avoir été identifiée, mais à l'égard de laquelle
de nouvelles informations sont disponibles. Dans les deux cas, le comité de la
stratégie déterminera alors s'il convient de soumettre l'acquisition à un
examen du CEA et informera l'autorité contractante et le ministère
d'exécution de sa décision.
1.4 Sur réception d'une demande d'examen d'une acquisition, le Secrétariat
de l'examen des acquisitions désignera, pour le cas en question, un président
qui sera chargé de fixer une date pour la rencontre, de nommer les membres du
comité et de faire préparer des documents à l'appui du cas à l'étude.
1.5 Dans la mesure du possible, les documents de référence suivants doivent
être fournis :
(a) un ensemble de documents du ministère d'exécution comprenant, par
exemple, une description du produit et de son utilisation prévue, la quantité
requise, les délais d'approvisionnement, les impératifs opérationnels, la
valeur contractuelle prévue et la possibilité d'autres commandes;
(b) un énoncé d'Industrie Canada qui établit un rapprochement entre
l'acquisition et la politique sur les avantages industriels approuvée, ou une
autre directive des ministres, ainsi que des données de base sur le secteur
d'activité ou les fournisseurs concernés;
(c) des stratégies d'acquisition optionnel, préparées par TPSGC, qui
combleront les besoins opérationnels, les objectifs d'accessibilité et
d'équité ainsi que d'autres objectifs nationaux, le cas échéant;
(d) les données des ministères et des organismes d'orientation et
régionaux, le cas échéant, qui établissent un rapprochement entre
l'acquisition et leurs objectifs de programmes, y compris un énoncé des
avantages éventuels et un plan de surveillance des avantages espérés;
(e) les directives pertinentes du comité de la stratégie.
1.6 Dans leurs délibérations, les comités d'examen des acquisitions seront
guidés par :
(a) les objectifs en matière d'approvisionnement et l'orientation
stratégique assurée dans le cadre de la SAAC;
(b) les précédents pertinents et les directives particulières en matière
d'approvisionnement promulguées par le Cabinet, le Conseil du Trésor ou
d'autres compétences;
(c) les exigences énoncées à l'appendice A;
(d) les modalités de toute convention internationale actuelle ou future
influant sur les acquisitions de l'État, y compris l'Accord de production de
défense et le Programme de partage du développement de la défense.
2. Participation du secteur
privé
2.1 S'il y a lieu, les comités participant à l'examen peuvent inviter des
représentants du secteur privé à prendre part, en qualité de spécialistes,
au processus de consultation, afin qu'ils apportent leurs connaissances
techniques à l'étude des possibilités éventuelles d'avantages industriels.
Ces représentants peuvent provenir d'associations nationales, de sociétés
spécialisées dans un domaine particulier ou de firmes d'experts-conseils du
secteur privé. Il faut cependant veiller à ce que la participation du secteur
privé ne crée aucun conflit d'intérêts ni ne compromette la sécurité
nationale ou le secret des affaires. Pour éviter une telle éventualité, les
représentants du secteur privé ne participeront pas aux délibérations et
décisions finales du comité.
3. Compte rendu de l'examen
3.1 Les conclusions du comité seront communiquées sous forme d'instructions
générales qui seront rendues de la manière la plus précise possible, compte
tenu des renseignements alors disponibles. Les conseils figureront dans un
compte rendu qui sera éventuellement annexé à la présentation au Conseil du
Trésor visant l'approbation du programme ou du projet et sera transmis à
l'examen des ministres afin qu'ils approuvent en principe le mode
d'approvisionnement préconisé. Le compte rendu accompagnera tout document
interne ultérieur relatif aux acquisitions de l'État.
3.2 Le compte rendu de l'examen doit comprendre les avis et les
recommandations du comité, une description des avantages industriels et
régionaux recherchés ou des autres avantages, les considérations relatives
aux coûts supplémentaires et aux options de financement et toutes les
considérations internationales pertinentes. Il devrait renfermer de plus une
évaluation des risques inhérents à la réalisation des objectifs nationaux et
des répercussions que pourrait avoir la stratégie d'approvisionnement
recommandée sur la réalisation des objectifs liés au rendement, au délai
d'exécution et aux coûts du ministère d'exécution ainsi qu'un plan de
surveillance de la réalisation des avantages envisagés. Le compte rendu de
l'examen doit également faire état des avis particuliers des membres du
comité qui ne sont pas d'accord avec les conclusions et les recommandations du
comité.
4. Approbation et mise en
oeuvre
4.1 Lorsque le coût d'une acquisition est supérieur au montant que le
ministère client a le pouvoir délégué d'approuver, celui-ci doit, en
soumettant le projet à l'approbation du Conseil du Trésor, faire approuver en
principe la stratégie d'approvisionnement proposée. Autrement, les exigences
de la politiques (article 4.5) s'appliqueront. Les documents à l'appui de
la stratégie proposée comprendront une copie du compte rendu de l'examen, un
résumé de l'analyse prescrite à l'appendice A, s'il y a lieu, et l'avis
des ministères qui ne sont pas pleinement d'accord avec la stratégie, s'il en
est. Il faudrait indiquer dans la présentation si l'acquisition est exemptée
de l'examen en donnant les raisons de l'exemption.
4.2 L'autorité contractante traitera tous les documents relatifs à la
passation de marchés conformément aux politiques, aux lignes directrices et
aux modalités actuelles, tout en tenant compte des avis du comité d'examen des
acquisitions. Plus particulièrement, elle établira clairement dans l'appel
d'offres les considérations socio-économiques de manière à ce que les
soumissionnaires comprennent bien les critères d'évaluation. L'autorité
contractante obtiendra ensuite, au besoin, l'avis des membres intéressés du
CEA. Les résultats de l'adjudication du marché seront communiqués au
Secrétariat d'examen des acquisitions dans le cadre de ses activités de
rapports et de surveillance, et n'importe lequel des membres du Secrétariat
peut en faire la demande.
4.3 Les demandes d'autorisation de conclure un marché adressées au Conseil
du Trésor doivent comprendre une section traitant des considérations
socio-économiques, y compris des répercussions financières. Si la stratégie
d'approvisionnement n'a pas été approuvée par le Conseil du Trésor dans le
cadre d'une présentation relative à un programme ou à un projet, la demande
devrait comprendre les documents justificatifs décrits au paragraphe 4.1.
ci-dessus.
4.4 Lorsque la demande d'autorisation de conclure un marché va à l'encontre
des recommandations du CEA, l'autorité contractante fournira aux membres du
comité les détails de la décision prise relativement à la passation du
marché, avant de le conclure. Si l'approbation du Conseil du Trésor est
nécessaire pour le projet ou le marché en question, la présentation doit
faire état des raisons pour lesquelles les recommandations du CEA n'ont pas
été adoptées.
Annexe A : Examen des acquisitions
(Acquisitions d'au moins 2 M$)
![Annexe A : Examen des acquisitions (Acquisitions d'au moins 2 M$)](/web/20060223072745im_/http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TBM_122/pr1_f.gif)
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