Politique
Politique sur les imputations interministérielles et les virements entre crédits
(Also published in English as Policy on Interdepartmental Charging and Transfers Between Appropriations)
Table des matières
1. Services aux autres ministères
1.1 Coûts compris dans les transferts
1.2 Cas où les transferts de coûts ne sont pas compris
1.3 Nécessité d'un accord officiel
1.4 Exigences en matière de comptabilité
2. Utilisation des comptes d'attente des autres ministères du gouvernement (AMG)
2.1 La fourniture de biens ou de services à un autre ministère
2.2 Achat de biens ou de services au nom d'un autre ministère
2.3 Administration du programme d'un autre ministère
3. Demandes de renseignements

Le projet d'éliminer le Guide d'administration financière (GAF) a été approuvé.  Nous avons l'intention de créer une source unique de référence pour toutes les politiques de gestion financière.
Ce chapitre du volume «Fonction de contrôleur» comporte des sections de l'ancien Guide d'administration financière.  Dès que l'occasion se présentera, ces politiques seront réécrites en suivant le nouveau format des politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).
Le 20 juin 1997, la Politique sur les imputations interministérielles et les virements entre crédits a été ajoutée de façon à inclure la section 1 des Services aux autres ministères.
1.	Services aux autres ministères
a)	La présente section concerne la politique du calcul, de la facturation et du recouvrement des dépenses engagées lors de transfert de biens ou de services d'un crédit budgétaire à un autre (au sein d'un même ministère ou entre ministères), politique qui vise à faciliter une répartition plus exacte des coûts entre les programmes et à favoriser l'utilisation efficiente des ressources disponibles au sein du gouvernement.
b)	La Politique sur les imputations ministérielles et les virements entre crédits a été élaborée parce que nous désirions mettre en place un mécanisme visant la fourniture de biens et de services entre les ministères où ces biens et services ne font pas partie intégrante des activités ou des opérations continues d'un ministère et ne contribuent pas à la réalisation de son mandat.  De plus, ces opérations ne doivent pas constituer un secteur d'activité normal et, dans ces cas‑là, l'imputation ministériellle est limitée aux menues dépenses du ministère, les rétablissant de fait à leur niveau initial.
1.1	Coûts compris dans les transferts
a)	On devrait percevoir des frais dans la plupart des transferts de biens ou de services d'un crédit budgétaire à un autre.  Toutefois, lorsque les frais administratifs qui doivent être engagés pour facturer et recouvrer les coûts d'un transfert sont excessifs par rapport à la valeur des biens ou des services transférés, les ministères peuvent fournir ces derniers sans frais.
b)	Par ailleurs, il important de noter que les transferts de coûts entre les crédits budgétaires sont limités aux coûts d'accroissement.  Il ne faudrait donc pas facturer ni recouvrer les frais imputés ou fixes, étant donné que ceux‑ci sont compris dans le crédit du programme fournisseur de biens et de services.  Ces coûts font partie de l'autorisation de dépense accordée par le Parlement pour réaliser les objectifs du programme.  S'il était permis de recouvrer et de porter au crédit de tels frais imputés ou fixes, on contournerait l'autorisation du Parlement, car les fonds disponibles au crédit dépasseraient le montant prévu dans le crédit parlementaire.
c)	Les coûts d'accroissement, ce sont les coûts accrus que doit assumer un fournisseur à même ses crédits par suite de la nouvelle obligation qu'on lui fait de fournir des biens ou des services supplémentaires.  Il peut notamment s'agir de dépenses encourues pour le matériel, la main‑d'œuvre, les stocks, les services consultatifs ou d'autres articles afférents à la fourniture de biens ou de services.  De nombreux articles de dépenses ne seront pas touchés par la fourniture de ces biens ou de ces services additionnels et ne sont donc pas compris dans les frais imputés sur le crédit du bénéficiaire.  Les frais qui sont déjà prévus dans un crédit alloué par le Parlement à un fournisseur ne peuvent pas être recouvrés par ce dernier.
d)	Dans la plupart des cas, les coûts d'accroissement se limitent aux coûts de fonctionnement.  Toutefois, les coûts d'immobilisation peuvent aussi constituer des coûts d'accroissement, pourvu que ces immobilisations aient été uniquement achetées afin de fournir des biens ou des services à un autre crédit.  On ne peut cependant pas considérer comme coûts d'accroissement la dépréciation ou l'amortissement des biens immobiliers qui ont été utilisés pour fournir lesdits biens ou services mais qui n'ont pas été acquis expressément à cette fin.
1.2	Cas où les transferts de coûts ne sont pas compris
La présente politique ne s'applique pas dans les cas où la fourniture de biens ou de services par un crédit budgétaire à un autre (au sein d'un même ministère ou entre ministères) relève d'un loi particulière ou d'une autre directive du Conseil du Trésor.  Ces cas sont notamment les suivants :
–	les crédits des ministères et organismes servent à financer des organisations dont le rôle principal consiste à fournir des biens ou des services à d'autres ministères gouvernementaux (c.‑à‑d., les organismes de services communs) ou à d'autres crédits au sein du ministère ou de l'organisme lui‑même;
–	une loi, un règlement ou un décret stipule qu'un tarif ou une redevance doit être facturé et où il est peu pratique, voire illégal, d'établir une redevance distincte pour des transactions internes du gouvernement;
–	l'écoulement des biens excédentaires qui sont assujettis aux dispositions de la Loi sur les biens de surplus de la Couronne;
–	les opérations financées à l'aide d'un fonds renouvelable et qui sont alors assujetties aux dispositions de la Politique sur l'autorisation de dépenser les recettes spéciales du chapitre 5‑6 du volume Fonction de contrôleur, du Manuel du Conseil du Trésor;
–	plusieurs ministères se partagent un service ou une installation et où, en vertu d'une directive du Conseil du Trésor, un ministère en assume les frais et se les fait ensuite rembourser en partie par le ou les autre(s) ministère(s) participants(s).  Les coûts totaux devraient alors être répartis proportionnellement entre les ministères suivant les dispositions d'une entente écrite de partage des coûts.)
1.3	Nécessité d'un accord officiel
a)	Un accord officiel doit être conclu par écrit entre le fournisseur et le bénéficiaire avant la fourniture des biens ou des services en cause.  (Si de l'avis de l'administrateur général ou de son représentant, il y a une situation d'urgence, on pourrait déroger à cette condition, mais une confirmation écrite devrait être échangée dès que possible.)  Cet accord stipulera le mode de facturation et le recouvrement des frais encourus pour le transfert des biens ou des services entre crédits.
b)	Cet accord financier devrait être négocié par les gestionnaires compétents des organisations en cause et devrait comprendre ce qui suit :
–	une délimitation nette des responsabilités respectives des parties intéressées;
–	la date ou les date(s) de fourniture des biens ou des services;
–	les coûts estimatifs prévus;
–	les conditions de recouvrement des frais;
–	toute autre condition jugée nécessaire.
1.4	Exigences en matière de comptabilité
a)	On doit établir un système ministériel de comptabilisation qui permette de déterminer les coûts d'accroissement relatifs aux biens ou aux services fournis, de les expliquer et de faciliter leur transfert comme déduction du crédit du bénéficiaire.  Cette comptabilisation doit fournir tous les détails nécessaires pour répondre aux exigences du chapitre 5‑1 du volume, Fonction de contrôleur, et du volume, Plan comptable, du Manuel du Conseil du Trésor, et doit être sous une forme tout au moins vérifiable.  (On pourrait satisfaire à cette exigence en tenant, au niveau du ministère, des comptes d'attente dans lesquels les détails des transactions seraient inscrits jusqu'à ce que les biens ou services soient imputés sur le crédit du bénéficiaire).
b)	Lorsque les biens transférés en vertu de la présente politique sont tirés de stocks qui ont été achetés au cours d'une année antérieure, le recouvrement sera ajouté au crédit du fournisseur pour l'année où a eu lieu le transfert afin de permettre le réapprovisionnement de ces stocks.  Dans tous les autres cas, les recouvrements seront ajoutés au crédit du fournisseur au cours de l'année financière pendant laquelle les coûts d'accroissement ont été assumés.
c)	Le fournisseur doit inscrire le recouvrement dans le même crédit budgétaire et le même article courant auxquels les frais originaux ont été consignés.  Pour affecter ces recouvrements au ministère fournisseur, on a établi l'article économique 3472 intitulé, Recouvrement des coûts d'accroissement d'autres crédits, et on l'a ajouté à l'article courant 15 de l'article courant brut 12 de la liste type des articles de dépense.  Cette procédure vise à ramener à leur montant original tant le crédit dans son ensemble que les articles de dépense courants, et en même temps à s'assurer que les articles économiques comprennent le total des achats à l'extérieur du gouvernement du Canada.
d)	Le bénéficiare de ces biens et de ces services continuera de les imputer à l'article courant 15.  Pour effectuer ces transactions, nous avons établi l'article économique 3471 intitulé, Recouvrement des coûts d'accroissement d'autres crédits, au sein de l'article courant brut 12.  Cet article devrait être utilisé dans le cas des transferts de biens et de services entre crédits budgétaires.
e)	Dans les cas où le Parlement a autorisé le calcul net, y compris les fonds renouvelables, les recouvrements devraient être encore portés au crédit de l'article de dépenses courant quoi est habituellement utilisé pour les recettes portées au crédit courant brut 13, à l'aide de l'article économique 16.
f)	Les bénéficiaires de biens et de services d'organisations qui ont été autorisées par le Parlement à utiliser le crédit net, y compris les fonds renouvelables, imputera ceux‑ci à l'article économique pertinent dans l'article courant 15, Biens et services de sources internes.  Pour effectuer ces transactions, les articles économiques, qui portent les numéros 3302 à 3413 inclusivement, ont été créés à l'intérieur des articles courants bruts 01 à 11 et devraient être utilisés pour enregistrer les achats de biens ou de services.
2.	Utilisation des comptes d'attente des autres ministères du gouvernement (AMG)
Par définition, un compte d'attente est un compte auquel s'inscrit provisoirement une opération jusqu'au moment de l'affectation définitive de la somme.  À ce titre, les comptes d'attente d'un autre ministère du gouvernement (AMG) ne constituent pas une autorisation parlementaire et ne peuvent donc pas être utilisés pour autoriser le paiement sur le Trésor.  Vous trouverez ci‑dessous la marche à suivre dans les cas suivants :
–	la fourniture de biens ou services à un autre ministère ou le partage de frais d'administration communs; 
–	l'achat de biens ou de services au nom d'un autre ministère; 
–	l'administration réelle du programme d'un autre ministère comme la gestion d'une entente de contribution, et le paiement d'une contribution au nom d'un autre ministère.
2.1	La fourniture de biens ou de services à un autre ministère
a)	Si les biens ou les services sont fournis à un autre ministère, le ministère qui fournit ces biens ou ces services ne devrait pas imputer les paiements au compte d'attente d'un AMG.  Comme nous l'expliquons ci-après, les comptes d'attente d'un autre ministère du gouvernement doivent être uniquement utilisés lorsqu'un premier ministère administre le programme d'un deuxième ministère.  Dans tous les autres cas, le ministère qui fournit des biens ou des services devrait imputer les dépenses à ses propres crédits et recouvrer les coûts d'accroissement auprès de l'autre ministère ou, dans le cas d'organismes de services communs désignés, conformément à la politique relative à ce service commun.
b)	Aux fins de comptabilité et de contrôle, ainsi que pour séparer ces opérations de celles qui constituent une utilisation ministérielle des ressources, un ministère qui offre des biens ou des services à d'autres ministères doit établir un compte auxiliaire distinct dans son crédit.  Toutefois, jusqu'à ce que le ministère soit remboursé, ces paiements constituent une utilisation du pouvoir de dépenser et doivent être cumulés avec les autres opérations de paiement afin que les dépenses du ministère ne dépassent pas la somme de ses crédits.
2.2	Achat de biens ou de services au nom d'un autre ministère
À part la fourniture réelle de biens et de services, il y a des situations où un ministère, avec des ressources restreintes, effectue des achats importants de biens ou de services au nom d'un autre ministère, par exemple, lorsque les commandes sont combinées afin d'obtenir une remise sur l'achat d'une quantité importante.  Dans les cas de ce genre, il y a trois façons possibles de financer la transaction :
–	structurer les marchés de telle sorte que la responsabilité d'effectuer les paiements appropriés incombe au deuxième ministère, même si le premier ministère est l'autorité qui est chargée du marché et de l'inspection.  Dans le cas des achats consolidés, le marché pourrait exiger que le fournisseur facture séparément chaque ministère ou le ministère chargé de l'inspection pourrait envoyer les factures approuvées au ministère qui est responsable du paiement;
–	le ministère au nom duquel les biens ou les services sont achetés peut conclure une entente et faire une avance au ministère qui effectue l'achat initial;
–	les paiements pourraient être imputés à un compte d'attente du crédit du ministère pour lequel le matériel est acheté.  Pour ce faire, il faudrait que le ministre de ce ministère délègue les pouvoirs de signer en vertu de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques à une personne du ministère qui effectue l'achat.
2.3	Administration du programme d'un autre ministère
a)	Lorsqu'un ministère administre effectivement le programme d'un autre ministère du gouvernement (par exemple, l'administration et les paiements dans le cadre d'un programme de subventions ou de contributions) ou engage des dépenses pour un autre ministère (comme l'achat de biens et de services pour un programme de l'autre ministère), dépenses qui ne relèvent pas du mandat du ministère administrateur et qui ne peuvent donc pas être imputées aux crédits de ce ministère étant donné que :
–	l'article 3 de chaque Loi de crédits exige que les montants autorisés qui doivent être versés ou imputés ne le soient qu'aux fins et conformément aux conditions auxquelles le crédit est assujetti;
–	l'alinéa 33(3)a) de la Loi sur la gestion des finances publiques interdit de demander un paiement qui ne peut pas être légalement imputé au crédit.
b)	Toutefois, comme il est mentionné ci-dessus, les ministères, les organismes et les sociétés d'État devraient prendre note que le ministère administrateur ne peut pas imputer des paiements au compte d'attente d'un autre ministère du gouvernement et les recouvrer ensuite.  Ainsi, lorsqu'un ministère agit au nom d'un autre ministère et que les paiements dépassent la portée et le but du crédit du ministère administrateur, ce dernier doit soit obtenir l'autorisation d'imputer directement les frais au crédit de l'autre ministère, soit, si on a recours à un compte d'attente de l'autre ministère, s'assurer que les fonds sont transférés par l'autre ministère avant d'effectuer les paiements.  Il ne faut en aucun cas que le compte d'attente de l'autre ministère ait un solde négatif (débiteur).  De même, lorsqu'un ministère effectue un paiement qui inclut la part que doit verser un gouvernement provincial, municipal ou étranger dans le cadre d'un programme conjoint, le ministère doit :
–	obtenir l'autorisation du Parlement afin de faire une avance qui puisse être recouvrée et qui soit égale à la part que doit verser le gouvernement provincial, municipal ou étranger;
–	obtenir du gouvernement provincial, municipal ou étranger une avance suffisante correspondant à la part du paiement de ce gouvernement et la déposer au Trésor.
3.	Demandes de renseignements
Pour tout renseignement sur la présente politique, veuillez vous adresser à l'administration centrale de votre ministère.  En ce qui concerne l'interprétation de cette politique, l'administration centrale devrait communiquer avec :
Secteur de la gestion des finances et des marchés
Direction du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
L'Esplanade Laurier
300, avenue Laurier ouest
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5

Téléphone : (613) 957‑7233
Télécopieur : (613) 952‑9613