No. 1984-02
Date : 01-07-84
Sujet : Traitement des demandes d'acces aux documents portant sur la
vérification
Pour toute question concernant cette notice, prière de s'adresser à la :
Politiques et projets spéciaux
Centre d'excellence en vérification interne
Direction générale de la fonction de contrôleur, SCT
(613) 957-2270
Objet et portée
La présente notice d'interprétation de la politique (NIP) a pour but
d'éclairer les vérificateurs internes relativement au traitement des demandes
d'accès à l'information. On s'attend à ce que les coordonnateurs de l'accès
à l'information demandent conseil aux chefs de la vérification interne au
sujet de la communication de documents dont la nature relève de leurs
fonctions. S'inspirant des principes fondamentaux de la Loi, la présente notice
décrit un procédé décisionnel qui devrait permettre aux vérificateurs
principaux de fournir des conseils judicieux, conformément à l'esprit et à la
lettre de la Loi, aux coordonnateurs de l'accès à l'information.
Les indications contenues dans cette notice viennent compléter les
directives officielles des Lignes directrices provisoires : Loi sur l'accès à
l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels publiées
par le SCT (circulaire no 1983-35). Il n'est pas question de proposer ici une
autre méthode pour traiter les demandes d'accès aux documents que celle qui
est prescrite dans les directives officielles du SCT : la politique officielle
du SCT fait autorité en la matière et on est tenu de la respecter, quelle que
soit la situation.
Il a été jugé nécessaire de fournir de plus amples indications dans une
notice d'interprétation de la politique en raison de l'incidence de la Loi sur
l'accès à l'information sur les Normes de vérification interne, en
particulier les normes 17, 20 et 22. De fait, les normes relatives à la preuve
en matière de vérification, aux rapports sur les tâches de vérification et
aux consultations postérieures à la vérification seront touchées par la
communication de documents. Il y a donc lieu de procéder à une interprétation
plus approfondie de la politique de vérification interne.
Questions a l'étude
Selon le Comité consultatif interministériel sur la vérification interne,
il y aurait avantage à adopter, à l'échelle du gouvernement, un mode
général de traitement des demandes d'accès aux documents traitant de
vérification lorsque les vérificateurs auront à fournir des avis à leurs
sous-chefs :
- concernant la communication de renseignements portant sur la
vérification, en tenant compte de l'esprit et de la lettre de la Loi;
- permettant de satisfaire, de façon pratique, aux besoins de ceux qui
désirent avoir accès aux documents;
- offrant une méthode logique de traiter leurs demandes;
- donnant lieu à un traitement efficace des requêtes;
- assurant l'intégrité de la fonction de vérification interne.
La façon de procéder présentée dans cette notice s'inspire de ces
objectifs. Sa précision, sur le plan technique, a été vérifiée grâce à
des entretiens avec des conseillers juridiques du ministère de la Justice et
avec le Groupe de travail d'accès à l'information et la protection des
renseignements personnels du Conseil du Trésor. Elle est fondée sur la
volonté des vérificateurs internes de respecter le droit du grand public à
l'accès aux documents traitant de vérification et d'être sensible à ses
besoins. Cette notice explique également les rares cas où le vérificateur
peut être appelé à protéger certaines catégories de renseignements dont la
communication causerait un préjudice ou irait à l'encontre de la Loi.
Principes sous-jacents a la notice d'interprétation
Principes
Dans le choix d'un mode de traitement des demandes d'accès aux documents
concernant la vérification, un certain nombre de principes ont été formulés.
Ils se rapportent surtout à l'interprétation que donnent les vérificateurs
internes des exigences de la Loi sur l'accès à l'information, compte tenu du
caractère unique des étapes de la vérification interne. Ils devraient servir
de fondement logique au choix d'un mode approprié de traiter les demandes. Bien
qu'ils aient fait l'objet de recherches approfondies et que leur justesse ait
été discutée avec bon nombre de fonctionnaires, dont des conseillers
juridiques, ils ne peuvent pas constituer la base définitive d'une méthode
avant que les tribunaux aient interprété certaines dispositions de la Loi.
Les principes qui sous-tendent le mode proposé sont les suivant :
- une fonction de vérification interne inefficace nuira au mécanisme
décisionnel interne d'une institution fédérale. A cet égard, il y a
surtout risque de préjudice lorsque les renseignements sur la vérification
sont communiqués avant que le vérificateur ait fait connaître ses
conclusions suite à une mûre réflexion. La communication pourra alors
nuire au sujet soumis à la vérification si elle comporte involontairement
des renseignements qui ne reflètent pas la nature et l'état des
opérations vérifiées. Elle risque aussi de gêner les échanges entre les
vérificateurs et ceux sur qui porte la vérification. Cependant, une fois
celle-ci achevée, le risque est sensiblement réduit;
- la réflexion du vérificateur qui lui permet d'en arriver à une
évaluation globale des méthodes et des systèmes du sujet de la
vérification n'est terminée que lorsque ce dernier a eu l'occasion de
s'exprimer sur l'exactitude, l'intégralité et la justesse des faits et des
conclusions que le vérificateur a présentés dans un rapport provisoire.
L'Annexe A définit le mécanisme de vérification comme étant un
mécanisme décisionnel et indique la nature de la réflexion du
vérificateur;
- vu le nombre parfois considérable de documents se rapportant à un sujet
donné, les vérificateurs peuvent chercher à savoir, grâce à des
entretiens informels avec la personne qui veut être renseignée, pourquoi
elle s'intéresse aux renseignements qui ont trait à la vérification. Ce
faisant, ils seront plus en mesure de trouver les renseignements demandés,
et pourront ainsi éliminer l'examen inutile de plusieurs documents et
réduire les frais reliés à la révision et à la demande. Toutefois, ces
entretiens informels ne pourront avoir lieu qu'avec l'approbation du
coordonnateur de l'accès à l'information;
- toute demande de consultation de documents de vérification préparée par
le sujet de la vérification ou pour son compte (les sources) lui sera
renvoyée. C'est lui qui déterminera s'il y a lieu d'en autoriser l'accès.
En vertu du principe dont s'inspire le paragraphe 8(1) de la Loi,
l'institution d'où proviennent les données de base est la première
concernée, alors que l'intérêt du vérificateur passe en second.
Toutefois, le paragraphe 8(1) ne s'appliquerait officiellement que dans le
cas où le sujet de la vérification et le vérificateur relèveraient
d'institutions fédérales différentes.
L'expression «feuilles de travail» utilisée dans la présente notice est
conforme aux descriptions données dans la Notice d'interprétation de la
politique no 1983-02, "Feuilles de travail de vérification". Dans le
document joint à cette notice, les rapports de vérification provisoires
étaient considérés comme faisant partie intégrante des feuilles de travail.
Dans son examen des données qui suivent, le lecteur a tout intérêt à
comprendre le sens de l'expression "feuilles de travail".
Traitement des demandes d'accès aux documents
Ce document comprend trois manières d'aborder le traitement des demandes
d'accès aux documents traitant de vérification interne. Ces cheminements sont
fonction de la nature des documents de vérification demandés et de la
progression de la vérification au moment où l'on reçoit une demande. Le
tableau 1 fait état des observations suivantes sous la forme d'un graphique de
cheminements décisionnels.
Cheminement décisionnel 1
Dans le cadre de ce scénario, la demande est reçue lorsque la vérification
est terminée et vise clairement à l'obtention d'un rapport de vérification
final. Dans ce cas, on propose qu'en règle générale, l'envoi de la version
intégrale du rapport de vérification soit recommandé à l'administrateur
général. Les recommandations, les réactions de la direction et les plans
d'action seraient également communiqués lorsqu'ils font partie du rapport.
Toutefois, les vérificateurs peuvent parfois reconnaître que les conclusions
et les recommandations contenues dans le rapport final contiennent des
renseignements délicats dont la divulgation risque de causer un préjudice
certain au processus décisionnel interne des institutions fédérales. Dans de
tels cas, il y aurait lieu d'invoquer l'alinéa 21(1)a). Par exemple, s'il
apparaît probable que la faculté décisionnelle d'une institution puisse être
affectée par la communication des conclusions et recommandations contenues dans
le rapport de vérification, on devrait alors protéger ces renseignements
jusqu'à ce qu'il n'y ait plus de risque de préjudice ou de tort. On entend par
«préjudice ou tort» tout ce qui porterait atteinte aux intérêts
particuliers ou au processus décisionnel, en vertu de l'alinéa 21(1)a). Bien
que la communication des conclusions et recommandations des rapports de
vérification puisse être la cause de changements administratifs ou d'embarras
à des fonctionnaires, les vérificateurs doivent prendre note que de tels
effets ne sont pas suffisants en soi pour dénoter un préjudice au processus
décisionnel et, qu'en conséquence, ils ne constituent pas des raisons
suffisantes de recours à l'alinéa 21(1)a).
On considère que la règle générale de divulgation entière du rapport
comporte certains avantages. En premier lieu, la version intégrale du rapport
final donne au demandeur une idée plus globale et plus juste des opérations à
l'étude, ce qui réduit le risque d'une interprétation erronée. La
communication des commentaires émis par le sujet de la vérification, suite aux
recommandations des vérificateurs, favorise la crédibilité des faits
signalés dans le rapport. La communication des plans d'action suite aux
recommandations des vérificateurs prouve que le mécanisme de vérification
permet le traitement efficace des demandes. Les coûts liés à une révision du
contenu (par exemple, l'omission, conformément à l'article 25) aux fins de
communication au grand public se limiteraient à trouver et à extraire les
renseignements dits protégés, comme il est indiqué ci-dessus.
On ne peut pas s'attendre à ce que les vérificateurs principaux connaissent
toutes les retombées possibles de la communication de renseignements contenus
dans les rapports de vérification. Par conséquent, avant de recommander la
communication d'un rapport, ils devraient consulter le sujet de la vérification
afin de déterminer si, à son avis, il y a lieu légalement d'exclure certains
renseignements.
Pour que la communication de la version intégrale des rapports de
vérification finals constitue une méthode pratique de donner suite aux
demandes d'accès à l'information, le vérificateur doit veiller à ce que soit
maintenue la limpidité qui les caractérise actuellement. Il va de soi que, si
la haute direction du ministère et le comité de vérification favorisent des
rapports de vérification exhaustifs et instructifs, l'utilizé des méthodes
employées sera, dans une grande mesure, assurée. Toutefois, les vérificateurs
ont aussi un rôle à jouer : ils doivent faire en sorte, tout en sachant que le
contenu de leurs rapports est susceptible d'être communiqué au grand public,
que leur exactitude n'en soit pas modifiée.
Cheminement décisionnel 2
Dans le cadre de ce scénario, on suppose qu'une demande est reçue lorsque
la vérification est terminée, mais qu'elle vise à l'obtention de
renseignements qui ne figurent pas dans le rapport final.
Au début, le vérificateur peut juger utile de tenter tout simplement de
connaître la nature des renseignements qui intéressent celui qui les sollicite
en discutant avec lui. A même les descriptions générales fournies dans le
Registre de consultation, le vérificateur peut l'aider à trouver les
renseignements dont il a besoin. Le volume des renseignements à examiner et à
préparer s'en trouverait réduit, et le demandeur pourrait s'éviter des
dépenses excessives. Les entretiens informels ne doivent toutefois pas être
perçus comme un moyen de contourner le mécanisme officiel prévu dans la Loi,
et les vérificateurs principaux ont tout intérêt à consulter le
coordonnateur de l'accès à l'information de leur ministère avant de passer à
ce type d'entretiens.
Lorsqu'il est dans l'intérêt du demandeur d'avoir accès aux sources, le
vérificateur devrait voir d'abord à ce que le sujet de la vérification puisse
fournir les renseignements demandés. Il incombe à ce dernier d'aviser le
sous-chef, par l'intermédiaire du coordonnateur de l'accès à l'information,
s'il y a lieu ou non de communiquer lesdits renseignements. Lorsque le
vérificateur et le sujet de la vérification relèvent d'institutions
fédérales différentes, le vérificateur peut recommander au coordonnateur de
l'accès à l'information d'invoquer le paragraphe 8(1) de la Loi.
Lorsque le Bureau des services de vérification d'Approvisionnements et
Services Canada effectue des vérifications pour des groupes clients, il incombe
au ministère client de décider s'il y a lieu de communiquer les renseignements
demandés. Le Bureau des services de vérification renvoie au ministère client
les demandes qu'il a reçues, conformément au paragraphe 8(1) de la Loi. Ce
paragraphe ne s'applique pas dans le cas où les demandes de renseignement sur
la vérification sont reçues directement par le ministère client; toutefois,
ce dernier doit prendre les mesures nécessaires pour se procurer tout document
qui est entreposé dans les locaux du Bureau des services de vérification.
Lorsque le demandeur veut consulter les feuilles de travail et que les
sources ne l'intéressent pas comme telles, le vérificateur doit examiner les
documents demandés, à la lumière de la Loi, afin de déterminer s'ils font
exception, en vertu tout particulièrement des articles 16, 19, 21 et 22 de la
Loi. Ces cas d'exception et leur application sont décrits en détail dans les
Lignes directrices provisoires du SCT et devraient être étudiées
attentivement par tous les vérificateurs. Bien que ces articles soient plus
susceptibles de s'appliquer au contenu des feuilles de travail, il y a toutefois
lieu d'étudier à fond tous les autres cas d'exception contenus dans la Loi.
En principe, l'alinéa 21(1)a) peut s'appliquer à certaines parties des
rapports provisoires contenues dans les feuilles de travail. En outre, l'alinéa
21(1)b) peut s'appliquer à la documentation relative aux feuilles de travail
telle que les notes d'entrevues et les comptes rendus de réunions entre les
hauts fonctionnaires. Toutefois, comme il est indiqué dans le cheminement
décisionnel 1, le paragraphe 21(1) constitue une exception discrétionnaire
fondée sur un critère objectif, et le vérificateur doit prendre note qu'il
est préférable de déterminer s'il y a préjudice à l'endroit du processus
décisionnel avant d'appliquer cette disposition. Dans ce scénario, les
échanges de vues entourant la vérification sont terminés et il est moins
probable que l'on puisse prouver que cela nuise au mécanisme de prise de
décisions interne. Par conséquent, en règle générale, les alinéas 21(1)a)
et b) ne s'appliqueraient pas dans ces cas-là.
Cheminement décisionnel 3
Dans ce scénario, le plus difficile des trois, la demande d'accès aux
documents traitant de vérification est reçue avant que soit terminée la
vérification. La communication prématurée de renseignements comportant des
remarques qui ne sont pas définitives risque d'entraîner involontairement une
vision erronée de la nature et de l'état d'avancement des opérations à
l'étude. Elle risque en outre de nuire aux échanges de vues entre le
vérificateur et le sujet de la vérification et, finalement, à l'efficacité
du processus de prise de décisions du vérificateur, laquelle dépend dans une
large mesure de l'honnêteté des échanges. Il est tout aussi important
d'imaginer le tort considérable, voire irréparable, qui pourrait être causé
au sujet de la vérification. La communication inopportune de renseignements
risque tout particulièrement de nuire à ses activités et à ses décisions
tant qu'il n'a pas eu l'occasion de s'exprimer sur la justesse, l'intégralité
et l'exactitude des données et des conclusions du vérificateur consignées
dans le rapport provisoire.
Dans ce scénario, le cheminement adopté est fonction du moment où la
demande d'accès aux documents est présentée, soit : avant la rédaction du
rapport provisoire, pendant que le vérificateur le rédige ou que le sujet dont
on vérifie les opérations l'examine à fond ou après que le rapport a été
revu par lui. Pour tous les cheminements de rechange prévus dans ce scénario,
on suppose que le vérificateur tentera dès le début de connaître plus
précisément quels renseignements intéressent le demandeur en discutant avec
ce dernier (voir le cheminement décisionnel 2).
Demandes reçues avant la rédaction du rapport provisoire
Les demandes d'accès aux rapports reçues à ce stade de la vérification
peuvent être officiellement refusées, conformément au paragraphe 10(1) de la
Loi, puisque le document n'existe pas. Toutefois, de façon non officielle, le
vérificateur principal peut décider de donner suite à la demande sans tenir
compte des exigences de la Loi. Il peut indiquer au demandeur que le rapport
qu'il sollicite lui sera transmis dans un délai raisonnable après que la
vérification sera terminée. Il est à signaler encore une fois que ces
entretiens informels doivent se faire par l'intermédiaire des coordonnateurs de
l'accès à l'information des ministères.
En offrant de communiquer de façon non officielle le rapport de
vérification terminé, le vérificateur vise à s'assurer que toutes les
demandes de communication de renseignements sont traitées équitablement. A
cette fin, il doit voir à ce qu'on le termine et qu'on le mette à la
disposition du public dans un délai acceptable. Pour ce faire, les
vérificateurs estiment qu'en appliquant les lignes de conduite suivantes, il
est possible d'y parvenir :
- les observations du sujet de la vérification relatives au rapport
provisoire doivent normalement être obtenues dans les deux mois suivant la
date d'achèvement du rapport provisoire et être incorporées dans un
rapport révisé, s'il y a lieu;
- le rapport de vérification révisé doit être mis à la disposition du
demandeur au cours de ces deux mois.
Par l'examen du maintien de la performance relativement aux rapports de
vérification, le BCG continuera d'évaluer le caractère raisonnable du délai
entre la fin de la vérification comme telle et celle d'un premier rapport
provisoire.
Peu importe le caractère raisonnable du délai de deux mois jugé
nécessaire pour fournir un rapport de vérification de qualité, les
vérificateurs principaux peuvent être tenus, dans certains cas, de fournir le
rapport au demandeur dans un délai plus court. Il se peut que celui-ci
n'accepte pas l'offre informelle du vérificateur de lui fournir le rapport
provisoire dans le délai susmentionné. Il choisira peut-être à la place de
présenter une seconde demande formelle à un moment ultérieur, c'est-à-dire
lorsque le rapport sera en voie d'être rédigé par le vérificateur ou
examiné par celui qui a été l'objet de la vérification. Dans ce cas, dont il
sera question ci-après, le vérificateur sera tenu de communiquer le rapport,
tel qu'il est, au demandeur en deçà de 30 jours.
Lorsqu'une demande est reçue avant la préparation du rapport provisoire et
que le demandeur cherche surtout à consulter les feuilles de travail, le
vérificateur devrait l'examiner à la lumière de la Loi, et voir si les
articles 16, 19, 21 et 22 en particulier ne s'appliquent pas. Cette méthode,
bien que semblable à celle utilisée dans le cheminement décisionnel 2,
diffère de ce dernier en ce qu'elle risque davantage de nuire au mécanisme
décisionnel interne et à l'organisme qui est l'objet de vérification vu le
moment où la demande est reçue, d'autant plus que l'examen attentif et la
réflexion du vérificateur ne sont pas terminés. Bien que le recours à des
exceptions du vérificateur ne soit pas automatique dans ce cas, le
vérificateur peut avoir des motifs plus fondés d'invoquer certaines
dispositions en vue de protéger le mécanisme décisionnel (consultations et
délibérations) en matière de vérification. Il y a lieu, en particulier,
d'invoquer l'alinéa 21(1)b) pour certaines notes d'entrevues, comptes rendus de
réunions ou autres comptes rendus de consultations et de délibérations
lorsque la communication de ces renseignements risque d'entraver la qualité des
échanges entre fonctionnaires et de retarder ainsi la fin de la vérification.
Demandes reçues pendant que le vérificateur prépare le rapport provisoire
ou que celui dont on vérifie les opérations l'examine
Lorsqu'une demande de rapport est reçue pendant que le vérificateur
prépare son rapport provisoire, celui-ci est tenu par la Loi de communiquer le
document au demandeur en deçà de 30 jours. Étant donné que ce rapport est un
élément important de la réflexion qui amène le vérificateur à établir ses
conclusions, il faut veiller, tout particulièrement à ce stade de la
vérification, à ce que la communication de renseignements ne nuise pas au
mécanisme décisionnel en cours. La Loi indique de façon implicite qu'il est
facile de gêner ce mécanisme en particulier lorsque des demandes sont reçues
à ce stade-ci de la vérification. Des parties du rapport provisoire peuvent
faire exception dans certains cas mentionnés ci-après, mais cela n'élimine
pas entièrement le risque qu'il y a de nuire au déroulement de la
vérification.
Les exceptions suivantes peuvent s'avérer importantes si on reçoit une
demande d'accès à un rapport avant que le sujet de la vérification l'ait
examiné et accepté. Il peut y avoir lieu d'invoquer l'alinéa 21(1)a) pour
empêcher la divulgation des avis et des recommandations contenus dans le
rapport provisoire si le vérificateur détermine que la communication de ces
renseignements nuira aux opérations internes auxquelles ils se rapportent.
L'alinéa 21(1)b) peut être invoqué pour protéger les comptes rendus de
consultations ou de discussions relatives au contenu d'un rapport provisoire si
la communication de ces renseignements risque de nuire, mais le contenu du
rapport comme tel ne peut, semble-t-il, être protégé en vertu de cette
exception. Enfin, si le vérificateur croit fermement que le délai de 30 jours
pour communiquer un rapport de vérification provisoire n'est nettement pas
suffisant, le paragraphe 9(1) de la Loi prévoit une prorogation de ce délai si
des consultations s'avèrent nécessaires. Toutefois, on considère pour le
moment qu'il n'est pas très sûr d'invoquer cette disposition et, en règle
générale, elle n'est pas recommandée étant donné l'interprétation très
restrictive que lui donne le SCT dans ses Lignes directrices provisoires.
Pour les groupes affectés à la vérification qui confient cette tâche à
des experts-conseils du secteur privé, le recours aux exceptions
susmentionnées est limité. Selon l'alinéa 21(2)(b), le paragraphe 21(1) ne
s'applique pas à un document qui renferme un rapport préparé par un
expert-conseil qui, au moment de la préparation du rapport, n'était pas un
cadre ou un employé d'une institution fédérale ou un membre du personnel d'un
ministre du gouvernement canadien. Le terme «rapport» utilisé dans la Loi ne
sera probablement pas appliqué littéralement, mais son sens sera élargi afin
de comprendre tous les documents relevant d'une institution fédérale et
préparés par un expert-conseil. Toutefois, comme l'indique le présent
document, le recours restreint au paragraphe 21(1) par les vérificateurs
internes ne sera pas susceptible de créer une distinction importante dans la
communication du contenu des documents préparés par des experts-conseils d'une
part, et celle, d'autre part, des documents préparés par des vérificateurs
fédéraux. Néanmoins, si une demande de communication de renseignements
préparés par des experts-conseils est reçue avant la fin de la vérification,
il faudra peut-être que ces experts-conseils en vérifient l'exactitude dans le
délai de 30 jours prévu pour répondre aux demandes présentées en vertu de
la Loi.
Lorsqu'un rapport de vérification provisoire inachevé ou dont l'exactitude
n'a pas été établie doit être communiqué, le vérificateur peut tenir à
faire connaître ses réserves au demandeur ou à lui indiquer sur quoi est
fondé le contenu du rapport à ce stade-ci de la vérification. Le
vérificateur peut aussi tenir à indiquer dans le rapport provisoire ses
réserves relativement à la précision des observations fournies. Toutefois, la
meilleure façon de protéger les échanges de vue qui entourent la
vérification est de s'assurer que les vérificateurs déterminent et confirment
avec soin, avant la préparation des rapports provisoires, la précision de
leurs observations par un dialogue suivi avec celui qui est l'objet de la
vérification. La norme 22 des Normes de vérification interne dans le
Gouvernement du Canada qui a trait aux échanges de vues portant sur les
conclusions et les recommandations de la vérification avec les fonctionnaires
responsables, prend de l'importance à mesure que s'accroît le nombre de
lecteurs de documents portant sur la vérification.
Demandes reçues après examen et confirmation du rapport provisoire par le
sujet de la vérification
La réception d'une demande de communication à ce stade-ci ne cause
normalement pas de problèmes aux vérificateurs. Les échanges de vues sont, à
toutes fins utiles, terminées et le risque de nuire en communiquant des
renseignements est sensiblement réduit. Ainsi, le vérificateur devrait traiter
ces demandes comme dans le cheminement décisionnel 1.
Enfin, il y a lieu de se rappeler que tout entretien avec une personne qui
sollicite un document doit être soigneusement noté. Il y a non seulement
avantage à tenir compte, à des fins administratives, de la nature des demandes
et du moment où elles sont reçues, mais ces renseignements peuvent servir à
une révision ultérieure du document ou même de la Loi et de la politique du
Conseil du Trésor qui s'y rapporte. Ils pourront aussi être utiles également
en cas d'intervention du Commissaire à l'information ou de procédures
juridiciaires.
Mesures
Les vérificateurs sont invités à faire part de leurs observations sur la
présente notice aux responsables de la DÉSEVI. Cette dernière effectuera,
dans le cadre de son programme d'examen du maintien de la performance, un suivi
des expériences relatives à l'application de la Loi ainsi qu'un examen de la
méthode adoptée pour traiter les demandes de communication de renseignements
sur la vérification.
Ouvages de référence
Publications officielles du gouvernement canadien :
- Circulaire no 1983-35, Lignes directrices provisoires : Loi sur l'accès
à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels,
Secrétariat du Conseil du Trésor, le 1er juin 1983.
- Projet de loi C-43, tel qu'adopté à la Chambre des communes le 28 juin
1982.
- Normes de vérification interne dans le Gouvernement du Canada, Bureau du
contrôleur général, Direction de l'élaboration des politiques, Conseil
du Trésor, 1982.
Ouvrage de référence des sections de vérification interne des ministères
:
- Bureau du contrôleur général, Direction de l'élaboration des
politiques, Division des études spéciales et de la vérification interne,
Notice d'interprétation de la politique no 83-02 : «Feuilles de travail de
vérification».
Le dossier des feuilles de travail en tant que registre du mécanisme
décisionnel
Le dossier des feuilles de travail contient tous les documents se rapportant
à la phase pratique de la tâche de vérification interne. Le tableau I
ci-après illustre le mécanisme décisionnel de la vérification et indique la
nature de la réflexion du vérificateur.
On a voulu établir un parallèle entre la vérification et la prise de
décisions pour deux raisons. Premièrement, on voulait démontrer que la
méthode employée pour la vérification, type particulier de mécanisme
décisionnel, comportait les mêmes aspects de consultation et de réflexion que
tout mécanisme décisionnel, et que, par conséquent, il pouvait, sur le plan
technique tout au moins, faire l'objet d'une exception en vertu de l'alinéa
21(1)(b) étant donné que le préjudice éventuellement causé par la
communication de tels renseignements pouvait être prouvé. Deuxièmement, on
voulait fournir un cadre pour déterminer quel cheminement adopter pour traiter
les demandes d'accès aux documents (voir l'exposé de chacun des cheminements
décisionnels 1, 2 et 3).
Tableau I : Le mécanisme décisionnel
Étape du processus |
Prise des décisions |
Éléments du processus Travail pratique |
Feuilles de travail |
Définition du problème |
Définition des problèmes, occasions, contraintes,
valeurs, critères de pertinence |
Planification des missions : définition de
l'étendue du travail, des faiblesses prévues, de l'orientation de
l'enquête, des objectifs
|
Plan de la mission |
Précision du problème |
Précision du problème, c'est-à-dire de sa nature, de
sa structure, de ses variables, de ses paramètres et des objectifs ou
critères de réussite |
Phase de la revue : description du contexte du sujet de
la vérification; élaboration du modèle de contrôle établi
(critères de réussite); test préliminaire pour situer le problème,
les domaines qui présentent des possibilités et des contraintes et
nécessitant la corroboration
|
Description détaillée, graphiques de cheminement des
données; modèle de contrôle déterminé à l'avance; liste des
faiblesses possibles |
Élaboration des solutions possibles |
Énumération et élaboration des solutions possibles
(un genre de contrôle des hypothèses); choix de la meilleure
solution
|
Phase de l'évaluation : confirmation des problèmes;
analyse des causes et des effets; regroupement des conclusions |
Justification des analyses, constatations, tests,
conclusions |
Choix |
Énumération et élaboration des solutions possibles
(un genre de contrôle des hypothèses); choix de la meilleure
solution
|
Phase de l'évaluation : confirmation des problèmes;
analyse des causes et des effets; regroupement des conclusions |
Justification des analyses, constatations, tests,
conclusions |
Rapport |
Confirmation et justification à l'aide de preuves des
résultats de la décision
|
Élaboration des conclusions et des opinions
générales |
Rapport provisoire et rapport final |
En termes simples, la communication du contenu d'un document traitant
de vérification interne pendant le processus décisionnel est plus susceptible
de nuire au sujet de la vérification et à la fonction de vérification comme
telle que si la communication se fait une fois le processus décisionnel
terminé. A l'avenir, il y aurait peut-être lieu d'avoir recours à la
"lettre de déclaration", utilisée par les firmes de comptables
privées, pour déterminer de façon précise à quel moment le processus
décisionnel (consultation et réflexion) prend fin.
|