No. 1983-03
Date : 01-09-83
Sujet : Principes sous-jacents au suivi de la vérification interne
Pour toute question concernant cette notice, prière de s'adresser à la :
Politiques et projets spéciaux
Centre d'excellence en vérification interne
Direction générale de la fonction de contrôleur, SCT
(613) 957-2270
Objet et portée
La présente "Notice d'interprétation de la politique" (NIP) vise
à proposer un ensemble de principes pour les activités de suivi qui viennent
compléter la Norme de vérification interne no 23. Ces principes sont exposés
en détail dans le document de principe ci-joint. Les ministères peuvent s'y
référer directement pour orienter leurs activités de suivi en ce qui a trait
à la vérification interne ou s'en inspirer pour élaborer une politique et des
lignes directrices qui leur soient propres.
Questions a l'étude
les principales questions qui se rattachent aux activités de suivi, notons
leur étendue, leur à-propos, leur fréquence, leur profondeur, enfin, leur
rôle et leur objet.
La plupart des ministères et organismes comprennent et acceptent maintenant
assez bien le rôle de la vérification interne en tant que fonction de
contrôle, qui est d'examiner, de vérifier et d'évaluer d'autres contrôles
organisationnels. Toutefois, tous les ministères n'acceptent pas facile- ment
que ce rôle se poursuive au-delà de la présentation du rapport de
vérification. Cela est dû en partie aux divergences d'opinion quant à la
nature et à la portée des activités de suivi et quant à la méthode
particulière utilisée pour leur mise en application, ceci n'a rien de
surprenant, étant donné que la nature et la portée des activités de suivi
nécessaires sont en grande partie fonction de chaque situation particulière.
Principes sous-jacents a la notice d'interprétation
Les principes proposés pour orienter les activités de suivi au sein des
ministères et organismes sont les suivants:
- Les responsables de la vérification interne devraient prévoir et
effectuer un suivi pour toutes les observations et recomman-
dations connexes figurant dans les rapports de vérification
interne.
- L'élaboration et la mise en oeuvre du plan d'action incombent à
la direction et l'application des mesures de suivi devrait
coïncider avec les points de contrôle habituels instaurés par la
direction.
- Le suivi de toute vérification devrait normalement prendre fin
avec le début du cycle de planification suivant. Le comité de
vérification pourra toutefois modifier cette disposition s'il le
juge approprié. Ce principe général n'exclut pas la possi-
bilité de reprendre la vérification d'une même entité.
- Il est essentiel d'entretenir des relations permanentes avec
l'entité vérifiée.
Le document de principe suggère que les ministères et organismes qui ne
l'ont pas déjà fait introduisent dans leur politique et leurs procédures de
vérification interne une disposition rendant obligatoires l'élaboration et
la mise en oeuvre d'un plan d'action pour donner suite à un rapport de
vérification. En effet, il s'agit là d'activités essentielles à
l'efficacité de la vérification interne.
Mesures
Les vérificateurs internes sont invités à soumettre à la DESEVI leurs
commentaires sur le document de principe ci-joint. On propose que les
groupes de vérification interne comparent leurs pratiques actuelles de suivi
avec celles recommandées dans le document de principe et qu'ils fassent
rapport des cas où, selon eux, les suggestions présentées ne donneront pas
les résultats souhaités.
La position finale adoptée à l'égard du suivi de la vérification interne
sera finalement incorporée dans les Normes de vérification interne ou dans
le Manuel de vérification interne du CCIVI, selon le cas. Le contrôle des
pratiques des ministères en matière de suivi sera effectué dans le cadre du
programme d'examen du maintien de la performance de la DESEVI et sera fondé
sur la position finale adoptée à l'égard de la documentation des missions de
vérification.
Introduction
La plupart des ministères et organismes comprennent et acceptent
maintenant assez bien le rôle de la vérification qui consiste à évaluer les
contrôles de gestion. Malheureusement, les gestionnaires ont souvent
tendance à ne voir dans cette fonction que la présentation d'un rapport de
vérification interne et oublient d'autres produits d'égale importance comme
le suivi. Par conséquent, tous les ministères n'acceptent pas si facilement
que ce rôle se poursuive au-delà de la présentation du rapport de
vérification. Cela est dû en partie aux divergences d'opinion quant à la
nature et à la portée des activités de suivi et quant à la méthode
particulière utilisée pour leur mise en application. Ceci n'a rien de
surprenant étant donné que la nature et la portée des activités de suivi
nécessaires sont en grande partie fonction de chaque situation particulière.
Objet et portée
présent document vise à proposer un ensemble de principes
pour les activités de suivi afin d'aider les ministères à prendre des
décisions en ce qui concerne l'étendue, l'à-propos, la fréquence et la
profondeur du suivi de la vérification interne, ainsi que le rôle et l'objet
de ces activités.
Approche
Comme nous l'avons indiqué, il est difficile d'adopter des
règles à la fois précises et générales pour les activités de suivi, étant
donné qu'elles varient selon chaque cas particulier. Néanmoins, on suppose
que l'utilité d'une telle activité et la nécessité de la structurer sont
généralement admises. On suppose encore, qu'il est possible de s'entendre
sur des principes généraux qui pourraient orienter leur mise en application.
Les paragraphes suivants présentent un ensemble de principes
proposés à cet égard et expliquent leur but et leur raison d'être. Notre
intention est d'arriver, au moyen d'une suite d'entretiens, d'essais et de
retours d'information, à établir un ensemble de principes qui régiront
l'application d'une méthode de suivi au sein des ministères et organismes,
sans égard pour les particularités de chaque cas.
Principes proposés
Prinicpe 1
Les responsables de la vérification interne devraient prévoir et
effectuer un suivi pour toutes les observations et recommandations
connexes figurant dans les rapports de vérification interne.
Échange
Le processus de suivi va de pair avec l'étape finale de toute
mission de vérification: la rédaction du rapport.
Pour simplifier les choses, on suppose que l'obtention de la
réponse de la direction (réaction à l'égard des constatations, des
conclusions ou des recommandations) est essentielle à l'étape de la
rédaction du rapport. L'élaboration d'un plan d'action par la direction
deviendrait donc la première étape du processus de suivi, que ce plan soit
incorporé ou non dans le rapport de vérification interne. Bien que le
vérificateur puisse être appelé à clarifier le contenu du rapport au cours
de l'élaboration du plan d'action, la première activité officielle de
vérification interne dans le processus de suivi sera la revue du plan
d'action.
La nature, l'à-propos et la fréquence des mesures de suivi
dépendront de l'importance des conclusions et des recommandations connexes
présentées dans le rapport de vérification, de l'étape du processus, des
jalons établis dans le plan d'action et du degré de sophistication du
processus de gestion du ministère.
Une partie essentielle de la première étape consiste à faire
confirmer par la direction son intention de prendre des mesures correctives.
Cela peut nécessiter de nombreuses rencontres et négociations avec des
représentants de tous les paliers de la direction, y compris le comité de
vérification et, dans des cas extrêmes, l'administrateur général. Parmi les
autres composantes possibles du processus de suivi, notons:
- La simple revue des rapports périodiques sur l'état
d'avancement: La fréquence minimale est établie par la
politique du ministère; les cas individuels peuvent être
déterminés par la direction du ministère ou par le comité de
vérification; cette revue doit s'effectuer au moins deux fois
par année, et même plus souvent au début, car les défauts seront
de plus en plus difficiles à corriger avec le temps. Il s'agit
là de la mesure de suivi minimale recommandée.
- La revue périodique sur place du progrès des plans d'action: La
fréquence sera déterminée en fonction de chaque cas. L'on
s'attend à ce que combiner la simple revue avec la revue sur
place donne d'excellents résultats.
- La revue sur place: (Vérification de suivi) de la mise en
oeuvre du plan d'action afin de déterminer si les améliorations
prévues ont été apportées.
- Le sondage parmi les gestionnaires: Pour déterminer si la mise
en oeuvre du plan d'action a donné lieu aux améliorations
prévues.
- Vérification régulière: Dans le cadre de la prochaine
vérification régulière du domaine ou du secteur en question.
Tous ces éléments peuvent favoriser la mise en oeuvre du plan
d'action et représenter des mécanismes de revue qui permettent au chef de la
vérification interne de conseiller l'administateur général. Toutefois, les
deux revues orientées vers les résultats (alinéas c et d, ci-dessus) et la
reprise de la vérification (alinéas) pourraient être utilisées pour évaluer
aussi l'efficacité de la vérification interne. En fait, on pourrait même
affirmer que les revues sur place constituent le moyen par excellence de
déterminer l'efficacité de la vérification interne, toutes les autres revues
jouant ici un rôle secondaire. Le principal défaut de cette affirmation
serait le problème de la responsabilité partagée, qui rend difficile la
distinction entre la contribution des gestionnaires et celle des
vérificateurs.
Les éléments susmentionés ne sauraient tous s'appliquer dans
tous les cas. Ainsi, ceux qui demandent une revue sur place entraînent
évidemment plus de frais et ne seraient appliqués qu'après avoir examiné les
avantages qui pourraient en découler. De toute façon, la décision
concernant la portée du suivi et l'utilisation des résultats revient à
l'administrateur général, sur l'avis du comité de vérification et avec la
collaboration du chef de la vérification interne.
Chaque ministère devrait élaborer une politique de vérification
interne et des procédures connexes établissant la nécessité du suivi, les
fonctions et rôles respectifs de tous les agents en cause et la fréquence
minimale.
Principe 2
L'élaboration et la mise en oeuvre du plan d'action incombent à la
direction et l'application des mesures de suivi devrait coïncider
avec les points de contrôle habituels instaurés par la direction.
Principe 3
Le suivi de toute vérification devrait normalement prendre fin avec
le début du cycle de planification suivant. Le comité de
vérification pourra modifier cette disposition s'il le juge
approprié. Ce principe général n'exclut pas la possibilité de
reprendre la vérification d'une même entité.
Échange
Le chef de la vérification interne fait fonction de conseiller
auprès de la direction, plus particulièrement auprès de la haute direction.
Les activités de suivi l'aident à remplir ce rôle. Il incombe à la
direction de préparer un plan d'action, de le mettre en oeuvre et d'en
contrôler l'application. C'est pourquoi les rapports sur l'état d'avance-
ment reçus par les vérificateurs internes devraient être des "copies" des
rapports originaux destinés aux niveaux supérieurs de la direction, plutôt
que des rapports "spéciaux" établis spécifiquement pour eux.
Les relations
normales entre supérieurs et subalternes devraient prévaloir; la
présentation d'une copie des rapports au groupe de la vérification interne
aurait surtout pour fin d'aider le chef de la vérification interne à jouer
ce rôle de conseiller qui lui est attribué. Les revues sur place devraient
être synchronisées avec celles de la direction, si possible.
Dans les cas où l'on peut retracer facilement la mise en oeuvre
du plan d'action de l'entité vérifiée dans un domaine ou secteur
particulier, tous les éléments dudit plan non finalisés au moment de
l'établissement du plan suivant doivent automatiquement être incorporés dans
cet autre plan et, par conséquent, ne nécessitent plus de suivi de la part
des responsables de la vérification interne. Il s'agit là, bien sûr, d'une
situation idéale. En pratique, plusieurs raisons peuvent justifier le
maintien du suivi. Cette décision doit toutefois être prise en tenant
compte du ressentiment que produit toute interférence injustifiée avec les
processus gestionnels courants (ingérence réelle ou perçue comme telle).
Quoi qu'il en soit, il est bien connu que les répercussions des conclusions
et des recommandations contenues dans un rapport de vérification
s'amoindrissent avec le temps.
Principe 4
Il est essentiel d'entretenir des relations permanentes avec l'entité
vérifiée.
Échange
Si la valeur des relations constantes est indéniable, celles-ci
peuvent toutefois revêtir plusieurs formes. Si un suivi est toujours
nécessaire, il est plus efficace de le combiner à la liaison. S'il n'est
pas justifié, la liaison seule peut se poursuivre sans que soit exercé le
contrôle, avec ce qu'il signifie de négatif.
Conclusions
Nous conclurons en mentionnant que, bien que l'élaboration et la
mise en oeuvre du plan d'action, résultat des recommandations formulées à la
suite de la vérification interne, soient confiées à l'entité vérifiée
(c.-à-d. la direction), le vérificateur interne est en outre chargé de
conseiller habituellement l'administrateur général ou le comité de
vérification quant à la pertinence des processus utilisés.
Afin d'établir ou de raffermir le processus de suivi, on suggère
aux ministères et organismes d'introduire, dans leur politique et leurs
procédures de vérification interne, une disposition rendant obligatoires
l'élaboration d'un plan d'action et le suivi de sa mise en oeuvre, et
précisant à cet effet les rôles et fonctions de la direction et des
responsables de la vérification interne.
|