DOSSIER NO : 3800-000-005
DATE : le 15 août, 1997
À : Tous les chefs fonctionnels, Administration/Finances de
tous les ministères et organismes
OBJET : Stratégie d'approvisionnement auprès des
entreprises autochtones pour les acheteurs/fonctionnaires du gouvernement
SOMMAIRE
LE DOCUMENT DE RÉFÉRENCE CI-JOINT DONNE AUX AUTORITÉS
CONTRACTANTES DES LIGNES DIRECTRICES SUR LES MARCHÉS CONCLUS EN VERTU DE LA
STRATÉGIE D'APPROVISIONNEMENT AUPRÈS DES ENTREPRISES AUTOCHTONES
RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX
1. Le gouvernement fédéral est déterminé à accroître ses marchés avec
les entreprises autochtones. Le 29 mars 1996, le ministre des Affaires indiennes
et du Nord canadien a annoncé le lancement de la Stratégie d'approvisionnement
auprès des entreprises autochtones (SAEA). Les Avis sur la politique des
marchés 1996-2, 1996-6, et 1986-10 donnent d'autres détails sur les exigences
relatives aux marchés conclus en vertu de la SAEA.
2. Le document ci-joint vise à servir de guide aux autorités contractantes
qui doivent acheter des biens dans le cadre de la SAEA. Il sera ultérieurement
inclus dans une consolidation future de la version électronique de la Politique
des marchés du Conseil du Trésor.
POLITIQUE DES MARCHÉS
3. Accès en ligne : Toutes les publications du SCT sont
maintenant disponibles en passant par la page d'accueil du SCT sur GENet, le
réseau interne du gouvernement fédéral. Pour accéder à ce site, taper ce
qui suit dans la section adresse de votre explorateur World Wide Web :
http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/
4. Les Services gouvernementaux de télécommunications et d'informatique
(SGTI) gèrent le GENet. Pour obtenir de l'aide afin d'y accéder, prière de
communiquer avec votre division de l'informatique ou votre bibliothèque
ministérielle.
5. Les mêmes publications sont aussi disponibles en passant par la page
d'accueil du SCT sur l'Internet. L'adresse est :
http://www.tbs-sct.gc.ca
6. Vous pourrez avoir accès au présent document sur la page d'accueil en
passant soit par «Quoi de neuf sur ce site» soit par «Politiques et
publications principales».
7. Copie imprimée : Cette politique ne sera plus publiée
sous forme imprimée. Tous les détenteurs de la version imprimée du volume
intitulé «Marchés» du Manuel du Conseil du Trésor seront priés de
consulter la version électroniques.
RENSEIGNEMENTS
8. Pour de plus amples informations, prière de communiquer avec le Groupe de
gestion des marchés, Direction du sous-contrôleur général, Secrétariat du
Conseil du Trésor, au (613) 957-2526, par télécopieur au (613) 952-1381 ou
par courrier électronique à :
DCG-SCG@tbs-sct.gc.ca.
X400 address: X400:c=ca;a=govmt.canada;p=gc+tbs.sct;s=DCG-SCG
Le secrétaire adjoint et contrôleur général adjoint,
Secteur de la gestion des finances, des marchés et des actifs
R. J. Neville
Diffusion : TB06, TB07, TB010, T004, T009, T010, T022, T023, T024, T025,
T036, T038, T041, T161.
Pièce jointes
Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones : lignes
directrices pour les acheteurs et les fonctionnaires du gouvernement - août
1997
Table des matières
1. INTRODUCTION
2. CHAMP D'APPLICATION
3. AUTRES MESURES D'ENCOURAGEMENT DES FOURNISSEURS
AUTOCHTONES
4. PROÉDURES DE DEMANDES DE SOUMISSIONS OU D'APPEL D'OFFRES
5. ÉTABLISSEMENT D'OBJECTIFS ET PRÉSENTATION DE RAPPORTS
SUR LES MARCHÉS PASSÉS AVEC DES ENTREPRISES AUTOCHTONES
6. LA SAEA ET LES ENTENTES SUR LES REVENDICATIONS
TERRITORIALES GLOBALES (ERTG)
7. MÉCANISME DE RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS
8. LIGNES DIRECTRICES ET PROCÉDURES
9. CLAUSES CONTRACTUELLES
10. SAEA - DIAGRAMME DE PROCESSUS
11. LISTE DE CONTRÔLE
1. INTRODUCTION
1.1.1 Beaucoup d'entreprises, en particulier les petites entreprises,
considèrent les marchés fédéraux comme l'un des principaux moyens par
lesquels accroître leur viabilité économique et leur rentabilité. Le nombre
d'entreprises autochtones a augmenté depuis quelques années grâce notamment
à la cession de terres et au transfert de la gestion des ressources aux peuples
autochtones dans le cadre du règlement de leurs revendications territoriales
globales; aux actions en justice intentées contre l'État et portant sur les
revendications des autochtones; à la révision de traités historiques; au
transfert d'un nombre accru de programmes sociaux des autres paliers de
gouvernement aux administrations autochtones autonomes; et à la présence d'un
plus grand nombre de diplômés d'université et de collège autochtones dans la
population active. Le Canada compte aujourd'hui plus de 18 000 entreprises
autochtones, composées surtout de petites entreprises et réparties dans les
divers secteurs de l'économie. Les entreprises autochtones sont en mesure
d'occuper une place beaucoup plus grande dans les marchés fédéraux.
1.1.2 Le gouvernement fédéral s'est engagé à augmenter ses marchés avec
les entreprises autochtones. Le 29 mars 1996, le ministre des Affaires indiennes
et du Nord canadien a annoncé le lancement de la Stratégie d'approvisionnement
auprès des entreprises autochtones (SAEA). L'Avis 1996-2 de la politique sur
les marchés du Conseil du Trésor, ci joint.
1.2 Objet
1.2.1 Le présent document est destiné à guider les personnes qui doivent,
ou souhaitent, prendre des mesures d'approvisionnement en conformité avec la
SAEA. Vous trouverez plus de précisions dans les avis 1996-2, 1996-6 et 1996-10
de la politique sur les marchés qui seront incorporées dans la future
révision de la politique sur les marchés du Conseil du Trésor.
1.2.2 Le présent document comporte quatre grandes sections :
Champ d'application : |
Cette section explique comment établir si un
marché est assujetti aux dispositions de la SAEA visant les marchés
réservés obligatoires ou facultatifs. |
Encouragement des fournisseurs autochtones : |
Cette section décrit en termes généraux
d'autres moyens de favoriser l'approvisionnement auprès des entreprises
autochtones, y compris les coentreprises, les alliances stratégiques et
la sous-traitance. |
Procédure de demandes de soumissions : |
Cette section décrit la marche à suivre pour
lancer un appel d'offres dans le cadre de la présente politique. |
Établissement d'objectifs et présentation de
rapports sur les marchés passés avec des entreprises autochtones : |
Cette section traite en termes généraux de
l'établissement d'objectifs de rendement et de la présentation de
rapports sur les achats faits auprès de fournisseurs autochtones. |
2. CHAMP D'APPLICATION
2.1 Portée du programme
2.1.1 La Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones
(SAEA) s'applique à tous les ministères et organismes fédéraux désignés
comme ministères aux fins de la Loi sur la gestion des finances publiques
et figurant aux annexes I, I.I et II de la partie I de la Loi, chapitre
F-11, S.R.C. F-10, art. 1, modifié.
2.1.2 Les ministères et les organismes devraient utiliser les méthodes
d'approvisionnement et les autorisations actuelles, y compris le lancement
d'appels d'offres en régime de concurrence ou en exclusivité par voie
électronique, les méthodes classiques d'appel d'offres et les listes de
fournisseurs, sous réserve des pouvoirs de signature des contrats qui leur sont
délégués. Les ministères sont tenus d'appliquer les procédures
d'approvisionnement actuelles qui sont prévues dans les ententes sur les
revendications territoriales globales et les ententes sur la cogestion de parcs
nationaux, ainsi que le processus d'examen des acquisitions, le processus de
gestion des grands projets de l'État et les nouvelles procédures adoptées
dans le cadre de la SAEA.
2.2 Énoncé de politique
2.2.1 Lorsque des fournisseurs autochtones sont en mesure de répondre au
besoin et que l'achat peut se faire au moyen de bonnes pratiques d'attribution
de marchés, l'appel d'offres est lancé auprès de fournisseurs autochtones
qualifiés en conformité avec l'objet de la SAEA, tel qu'il est formulé aux
paragraphes 4 à 9 de l'Avis 1996-2 de la politique sur les marchés.
2.3 Objectif
2.3.1 La politique sur laquelle repose la SAEA vise à favoriser le
développement des entreprises autochtones en augmentant leur part des marchés
des ministères et des organismes fédéraux. La SAEA est destinée à faire
appel aux systèmes d'achat du gouvernement fédéral pour aider les entreprises
autochtones à prendre de l'expansion.
2.3.2 Cet objectif sera réalisé notamment par l'adoption d'un programme de
marchés réservés obligatoires et facultatifs.
2.4 Définitions
2.4.1 Les définitions suivantes s'appliquent au présent document :
« approvisionnement » ou « achats »
|
L'achat de biens et de services, y compris de
travaux de construction, par l'attribution de marchés. |
« bureau requérant » |
L'entité qui demande un achat ou des services
d'attribution de marché à une autorité contractante déléguée. On
appelle souvent le bureau requérant " ministère client " ou «
utilisateur du produit ou du service demandé ». |
« autorité contractante » |
Le ministre compétent, tel qu'il est défini
à l'alinéa a) ou b) de la définition de « ministre
compétent » dans l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances
publiques, pour les achats de biens, de services ou de travaux de
construction, faits au moyen de pratiques d'approvisionnement admises par
le gouvernement fédéral et dans les limites des pouvoirs délégués,
pour le compte du « client ». |
« signataire autorisé des contrats
» |
La personne (le titulaire du poste) à laquelle
le ministre a délégué le pouvoir de signer en son nom des contrats, des
modifications à des contrats ou des offres à commandes après avoir
établi que le pouvoir d'approbation a été dûment accordé, et s'être
assuré que les conditions écrites contenues dans les documents sont les
mêmes que celles qui ont été approuvées par le responsable de
l'approbation des contrats. |
« Préavis d'adjudication de contrat » |
Avis, publié par voie électronique, de
l'intention d'attribuer un marché en exclusivité à une seule
entreprise. Si l'attribution du marché n'est pas contestée dans les
quinze jours suivant la publication du préavis, le marché est réputé
avoir été attribué en régime de concurrence. |
2.4.2 D'autres définitions pertinentes sont présentées dans l'Avis 1996-2
de la politique des marchés (entre autres, « entreprise autochtone
», « teneur autochtone exigée » et « autochtone ») et à
l'annexe B de l'Avis 1996-6 de la politique des marchés.
2.5 Processus d'approvisionnement
2.5.1 Le processus d'attribution des marchés publics vise l'achat de biens
et de services ainsi que l'exécution de travaux de construction par des moyens
qui élargissent l'accès à ces débouchés, sont équitables, favorisent la
concurrence et offrent à l'État et à la population canadienne le meilleur
rapport qualité-prix ou, tout compte fait, le plus d'avantages généraux. La
SAEA cadre avec la politique actuelle sur les marchés du Conseil du Trésor,
puisque la mise en adjudication et l'attribution des grands marchés restent
notamment assujetties au critère de la sélection de l'offre la plus
avantageuse par rapport à d'autres objectifs nationaux. Le Règlement sur
les marchés de l'État soumet la passation de tout contrat au processus
d'appel d'offres (sous réserve de certaines exceptions), de sorte que tous les
soumissionnaires éventuels bénéficient d'un accès égal aux marchés
publics. Dans le cadre de la SAEA, les soumissionnaires éventuels sont dans
certains cas les soumissionnaires autochtones.
2.5.2 Il n'est pas essentiel que les soumissionnaires des marchés réservés
dans le cadre de la SAEA soient situés dans un territoire qui est visé par une
entente sur une revendication territoriale globale ou dans une réserve pour se
qualifier. En fait, il se peut que certains approvisionnements soient
principalement destinés aux populations autochtones de grandes villes
canadiennes.
2.6 Marchés réservés obligatoires
2.6.1 Dans le cadre de la SAEA, lorsque la valeur d'un marché dépasse 5 000
$ et que les biens ou services sont principalement destinés à une population
autochtone telle que définie dans l'Avis 1996-2 de la politique sur les
marchés, toutes les autorités contractantes devront inviter à soumissionner
uniquement des fournisseurs autochtones qualifiés, dans la mesure où cette
façon de procéder répond aux exigences opérationnelles et aux critères
relatifs au rapport qualité-prix, à la prudence, à la probité et à la saine
gestion des marchés.
2.6.2 Étant donné l'importance des marchés réservés obligatoires dans la
mise en oeuvre de la SAEA, il est conseillé aux ministères et aux organismes
qui envisagent l'achat de biens ou de services qui sont principalement destinés
à une population autochtone de commencer par réserver la commande afin
d'établir définitivement s'il existe des fournisseurs autochtones qualifiés.
À cette fin, le ministère ou l'organisme en question peut faire passer une
annonce soit dans la publication Marchés publics ou sur le babillard
électronique, selon les besoins. Il ne devrait ouvrir le projet de marché à
un bassin plus large de fournisseurs que si cette première démarche ne lui a
pas permis de repérer des fournisseurs autochtones qualifiés.
2.7 Marchés réservés facultatifs
2.7.1 Les marchés d'une valeur inférieure à 5 000 $ peuvent également
être réservés aux fournisseurs autochtones s'il est pratique d'agir ainsi.
2.7.2 Tous les ministères et les organismes sont autorisés et incités à
réserver volontairement des commandes dans le cadre de ce programme si cette
façon de procéder répond aux exigences opérationnelles et aux critères
relatifs au rapport qualité-prix, à la prudence, à la probité et à la saine
gestion des marchés. La décision de réserver une commande volontairement
devrait reposer sur les connaissances et les compétences des entreprises
autochtones, la réalisation des objectifs ministériels, les meilleures
pratiques commerciales et la nature du besoin.
2.8 Dispositions d'application générale dans le cadre
de la SAEE
2.8.1 La valeur des marchés réservés n'est soumise à aucun seuil maximum.
Les marchés d'une valeur de deux millions de dollars ou plus sont assujettis
aux mécanismes d'examen des marchés. Les commandes réservées aux entreprises
autochtones ne sont pas assujetties aux accords commerciaux internationaux
(ALÉNA, AMP-OMC). L'Accord sur le commerce intérieur (ACI) ne s'applique pas
aux mesures qui ont été adoptées ou qui sont en vigueur à l'égard des
peuples autochtones.
3. AUTRES MESURES D'ENCOURAGEMENT DES FOURNISSEURS
AUTOCHTONES
3.1.1 D'autres mécanismes d'attribution des marchés permettent également
de favoriser le développement socio-économique des entreprises autochtones.
Les transferts de technologie aux entreprises autochtones dans le cadre de
marchés publics leur permettent d'améliorer leur position concurrentielle dans
l'ensemble de l'économie canadienne.
3.2 Coentreprises
3.2.1 Bien que beaucoup d'entreprises autochtones ne soient peut-être pas en
mesure de soumissionner de très grands projets, elles peuvent améliorer leur
position concurrentielle en nouant et développant des partenariats et des
alliances stratégiques avec d'autres fournisseurs. Les coentreprises qui sont
composées de plusieurs entreprises autochtones ou d'entreprises autochtones et
non autochtones peuvent se qualifier comme fournisseurs autochtones dans le
cadre de la SAEA à condition que l'entreprise autochtone ou les entreprises
autochtones en détienne(nt) le contrôle et au moins 51 pour 100 des actions.
3.3 Plans de sous-traitance à des entreprises
autochtones
3.3.1 La sous-traitance dans le cadre de marchés fédéraux constitue un
autre moyen d'aider les entreprises autochtones. Tous les ministères et
organismes qui attribuent des marchés sont incités à demander aux
soumissionnaires de présenter un plan de sous-traitance à des entreprises
autochtones. La présentation d'un tel plan pourrait être obligatoire ou
constituer un critère d'évaluation numérique. Il faudra toutefois élaborer
d'autres consignes sur la façon d'incorporer ces éléments dans le processus
d'approvisionnement afin d'en assurer la cohérence, l'équité et
l'efficacité. Ces consignes feront l'objet d'un addenda aux présentes lignes
directrices. On ne peut recourir à ni l'un ni l'autre de ces moyens si le
marché est assujetti à l'ALÉNA ou à l'AMP-OMC.
3.4 Ministères d'intervention
3.4.1 Les organismes régionaux, de même que le ministère des Affaires
indiennes et du Nord canadien, jouent un rôle important dans la mise en oeuvre
de la Politique des retombées industrielles et régionales. L'Agence de
promotion économique du Canada atlantique, le Bureau fédéral de
développement régional (Québec), FEDNOR et le ministère de la
Diversification de l'économie de l'Ouest sont chargés de la mise en oeuvre de
stratégies de développement économique dans certaines régions du Canada. Ils
favorisent le développement économique, l'emploi durable et la création de
richesses dans la région relevant de leur compétence et ce, en favorisant la
croissance et augmentant la compétitivité des entreprises, en particulier des
petites et moyennes entreprises, et en développant l'entrepreneurship. Ils
appuient les mesures que prennent les industries traditionnelles du secteur
primaire pour se moderniser et accroître leur productivité et leur
compétitivité. De plus, ils jouent un rôle important dans la promotion de
nouveaux programmes gouvernementaux comme la SAEA. Il est bien possible que la
mise en adjudication de grands projets de l'État et de marchés soumis au
Comité d'examen des acquisitions prévoie la présentation de plans de
sous-traitance à des entreprises autochtones, et que les organismes
d'intervention recourent à de telles mesures pour favoriser la réalisation de
leurs objectifs régionaux.
4. PROCÉDURES DE DEMANDES DE SOUMISSIONS OU D'APPEL
D'OFFRES
4.1.1 Les méthodes habituelles d'appel d'offres de l'administration
fédérale s'appliquent également aux marchés réservés dans le cadre de la
SAEA, à savoir : les appels d'offres par voie électronique; la publication
d'annonces dans les médias; les demandes directes de soumissions par la poste
ou par téléphone; le recours à une liste de fournisseurs; et l'attribution de
marchés en exclusivité dans les situations où cette méthode est permise.
4.2 Dépôt de soumissions par voie électronique -
Annonces publiques
4.2.1 La plupart des projets de marché d'un valeur élevée font l'objet
d'un appel d'offres par voie électronique. Ils sont annoncés dans la
publication Marchés publics et sur le babillard électronique. Ces
deux supports d'information sont reconnus comme moyens de porter à la
connaissance du public les projets de marché visés par la SAEA ainsi que les
autres projets de marché. Lorsque le projet de marché est affiché au
babillard électronique, les fournisseurs décident si le projet les intéresse
et, dans l'affirmative, commandent un exemplaire des documents de soumission
auprès du fournisseur du babillard électronique.
4.2.2 S'il agit d'un projet de marché réservé dans le cadre de la SAEA,
seuls les fournisseurs autochtones sont autorisés à soumissionner.
L'admissibilité repose sur deux grands critères. D'abord, le fournisseur doit
se qualifier comme entreprise autochtone en présentant l'attestation contenue
dans le document Exigences relatives au Programme de marchés réservés aux
entreprises autochtones, qui fait partie des documents de soumission. Toute
soumission qui n'est pas accompagnée d'une telle attestation est jugée
irrecevable. Deuxièmement, le fournisseur autochtone doit être en mesure de
satisfaire aux exigences du contrat.
4.2.3 L'autorité contractante devrait préciser clairement au début de
l'Avis de projet de marché (APM) et des documents de soumission que le marché
en question est réservé aux fournisseurs autochtones. Cette précision, dont
un modèle de libellé est présenté à la section 8.1.5 du présent document,
devrait aussi figurer aux Préavis d'adjudication de contrat (PAC). En somme, il
s'agit d'un énoncé à mettre en évidence si le marché envisagé est
réservé, quelle que soit la procédure d'approvisionnement utilisée.
4.2.4 Pour informer les entreprises autochtones des projets de marchés
réservés, on peut lancer l'appel d'offres par voie électronique. Si aucune
entreprise autochtone ne répond à l'appel d'offres, l'appel peut être étendu
à l'ensemble des fournisseurs canadiens éventuels et obliger les
soumissionnaires à inclure dans leur offre un plan de sous-traitance à des
entreprises autochtones. Si l'appel d'offres est relancé et ouvert à
l'ensemble des fournisseurs éventuels, le projet de marché n'est plus exempté
de l'application des accords commerciaux (ALÉNA, AMP-OMC ET ACI) en vertu de la
SAEA.
4.3 Annonces publiques
4.3.1 Il convient de faire passer des annonces dans la presse lorsque c'est
pratique courante dans le corps de métier visé ou lorsque le ministère ou
l'organisme contractant juge que c'est le meilleur moyen d'obtenir un nombre
suffisant de soumissions concurrentielles.
4.4 Demandes directes de soumissions
4.4.1 Les demandes directes de soumissions constituent une autre méthode
d'attribution des marchés fédéraux dans le cadre de la SAEA. Elles peuvent
notamment prendre la forme de lettres d'information expédiées aux fournisseurs
éventuels figurant sur une liste particulière, d'annonces dans des
publications spécialisées ou de demandes téléphoniques de soumissions.
4.5 Demandes de soumissions à partir de listes de
fournisseurs
4.5.1 Les fournisseurs éventuels soit choisis à partir de listes de
fournisseurs préqualifiés. Sur chaque liste figurent les fournisseurs
éventuels d'un produit ou d'un service particulier. La plupart des achats de
faible valeur peuvent être effectués au moyen de listes de fournisseurs. Une
liste permanente de fournisseurs peut être utilisée dans le cadre de la SAEA
lorsque le bassin de fournisseurs autochtones est connu. Les ministères et les
organismes sont incités à tenir des listes de fournisseurs autochtones
qualifiés et admissibles pour leurs achats de faible valeur et les autres
besoins d'une valeur inférieure au seuil établi pour le lancement d'appels
d'offres par voie électronique. Il est toutefois recommandé de mettre
régulièrement ces listes à jour de sorte que les nouveaux fournisseurs
éventuels aient l'occasion de soumissionner. Les listes de fournisseurs
devraient être mises à jour au moins à tous les deux ans, mais en règle
générale, elles devraient être révisées à intervalles beaucoup plus
courts.
4.5.2 Lorsqu'un marché réservé est attribué à partir d'une liste de
fournisseurs, l'Avis de projet de marché devrait préciser clairement qu'il
s'agit d'un marché réservé exclusivement aux fournisseurs autochtones. Et
cette précision devrait être bien en évidence.
4.5.3 Les entreprises autochtones inscrites sur une liste de fournisseurs
doivent néanmoins joindre à leur soumission l'attestation contenue dans le
document Exigences relatives au Programme de marchés réservés aux
entreprises autochtones qui fait partie des documents de soumission.
4.5.4 Il peut arriver que l'autorité contractante conclue à l'absence de
fournisseurs autochtones qualifiés, alors que le ministère client a désigné
l'achat comme marché réservé. Le cas échéant, l'autorité contractante ne
peut passe dégager de l'obligation d'attribuer le marché à une entreprise
autochtone en joignant simplement une note au dossier précisant qu'il n'y a pas
de fournisseur autochtone connu. Elle doit consigner clairement au dossier tous
les efforts qu'elle a déployés pour trouver des entreprises autochtones
capables de répondre au besoin, par exemple : avoir demandé au ministère
client de lui communiquer une liste de fournisseurs autochtones éventuels, et
avoir communiqué avec la Direction de l'accès aux marchés fédéraux pour
obtenir une liste de fournisseurs autochtones éventuels. On peut consulter le
répertoire des fournisseurs autochtones sur Internet en passant par la page
d'accueil du MAINC à l'adresse suivante : http://www.inac.gc.ca
4.6 Attribution de marchés à fournisseur exclusif -
Situation non concurrentielle
4. 6.1 Toutes les méthodes d'attribution de marchés en exclusivité peuvent
être utilisées pour passer des commandes réservées aux entreprises
autochtones. On peut recourir à un fournisseur exclusif pour diverses raisons,
dont les suivantes : un achat de faible valeur; les prix des produits ou
services recherchés sont dirigés; la façon de procéder la plus avantageuse
pour l'État; ou pour des raisons de sécurité nationale. Lorsqu'un marché est
attribué en exclusivité, un seul fournisseur est invité à soumissionner.
Toutefois, pour des raisons de transparence et d'équité, un Préavis
d'adjudication de contrat (PAC) est diffusé par voie électronique et dans la
publication Marchés publics lorsque le marché en question est soumis
aux obligations internationales du Canada et aux exigences régissant les appels
d'offres par voie électronique. Le public est informé (avant l'attribution du
contrat) de l'intention de l'État de négocier avec une seule entreprise.
D'autres fournisseurs éventuels peuvent contester l'attribution du marché en
exclusivité, même s'il s'agit d'un marché réservé. Cependant, seuls les
fournisseurs autorisés à soumissionner des marchés réservés peuvent
contester. Par conséquent, les PAC devraient préciser clairement que le
marché est réservé aux fournisseurs autochtones.
4.7 Lettres d'intérêt
4.7.1 Dans certains cas, la méthode des lettres d'intérêt peut être
utilisée pour repérer des fournisseurs éventuels. Dans le cas de projets de
marchés de services, il s'agit d'une invitation aux fournisseurs éventuels à
présenter une lettre d'intérêt en vue de dresser une liste de fournisseurs.
Si le marché envisagé est réservé dans le cadre de la SAEA, l'appel de
lettres d'intérêt devrait le préciser clairement.
4.8 Demandes de renseignements
4.8.1 Dans certains cas, une description générale ou provisoire d'un
problème ou d'un besoin est communiquée à des fournisseurs qui sont priés de
fournir des renseignements ou des conseils sur les moyens à prendre pour mieux
définir le problème ou le besoin, ou de proposer des solutions de rechange.
Ces demandes de renseignements peuvent servir à préparer un appel d'offres.
5. ÉTABLISSEMENT D'OBJECTIFS ET PRÉSENTATION DE
RAPPORTS SUR LES MARCHÉS PASSÉS AVEC DES ENTREPRISES AUTOCHTONES
5.1.1 Au sujet de l'établissement d'objectifs ministériels de rendement,
l'Avis 1996-6 de la politique sur les marchés précise :
« Tous les ministères et organismes dont le budget pour les marchés
excède 1 million $ doivent se fixer des objectifs de rendement pluriannuels
en matière d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones et mettre
au point des mécanismes de rapports à cet égard. »
5.1.2 Il y a deux types d'achats effectués auprès de fournisseurs
autochtones, dont les ministères doivent faire état dans leurs rapports en
regard de leurs objectifs de rendement, à savoir :
- les marchés réservés obligatoires et facultatifs;
- les achats accessoires effectués auprès de fournisseurs autochtones.
5.1.3 Dans leurs rapports, les ministères et les organismes doivent indiquer
tout achat faisant l'objet d'un marché réservé obligatoire ou facultatif.
5.1.4 Les commandes passées à des fournisseurs autochtones ne sont pas
toutes des commandes réservées. Seuls les marchés restreints aux
soumissionnaires autochtones sont des marchés réservés. Dans leurs rapports,
les ministères et les organismes peuvent faire état des marchés attribués à
des fournisseurs autochtones à l'issue d'appels d'offres ouverts ordinaires, à
la condition que le fournisseur retenu présente librement une Déclaration
d'admissibilité d'un fournisseur autochtone.
6. LA SAEA ET LES ENTENTES SUR LES REVENDICATIONS
TERRITORIALES GLOBALES (ERTG)
6.1.1 L'Avis 1996-2 de la politique sur les marchés traite de la question
des marchés fédéraux dans les régions visées par les ERTG. Toutefois, la
politique des marchés réservés aux entreprises autochtones peut être
appliquée pour combler des besoins exclus du champ d'application des ERTG ou
des ententes de cogestion de parcs nationaux, à la condition que les
dispositions applicables de toute entente de ce genre soient respectées. Si
l'ERTG ou l'entente de cogestion de parcs nationaux ratifiée applicable
prévoit des procédures de passation des marchés, ces procédures ont
préséance sur la SAEA.
6.1.2 Dans le cas de projets de marché annoncés par voie électronique et
dans la publication Marchés publics, la politique concernant les ERTG
prévoit la transmission de l'Avis de projet de marché (APM) au(x)
groupe(s) autochtone(s) visé(s), le jour même de sa diffusion par voie
électronique. S'il s'agit un marché réservé, l'autorité contractante doit
le préciser dans l'APM.
6.1.3 Certains groupes autochtones qui habitent une région visée par une
ERTG tiennent des listes de fournisseurs désignés aux fins de l'entente et
peuvent fournir sur demande une liste de fournisseurs éventuels. Il est
cependant à noter que les critères d'admissibilité des fournisseurs
désignés aux fins d'une ERTG ne correspondent pas nécessairement aux
critères d'admissibilité qui ont été établis dans le cadre de la SAEA.
7. MÉCANISME DE RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS
7.1.1 Le Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE) est chargé du
règlement des différends portant sur l'attribution des marchés, en
application de l'Accord sur le commerce intérieur (ACI) et des accords
commerciaux internationaux dont le Canada est signataire. Plusieurs ERTG
prévoient la constitution de commissions d'arbitrage comme mécanisme de
règlement des différends.
7.1.2 Divers types de mécanismes sont actuellement à l'étude en vue de
permettre aux soumissionnaires de contester la mise en adjudication et
l'attribution de marchés réservés. Jusqu'à ce qu'un mécanisme soit adopté,
les ministères et les organismes devraient prendre des dispositions dans le
cadre de leurs procédures établies pour répondre eux-mêmes aux questions
soulevées.
8. LIGNES DIRECTRICES ET PROCÉDURES
8.1.1 Il incombe au bureau requérant de décider si un projet de marché
doit être réservé dans le cadre de la SAEA, et notamment d'établir
initialement s'il s'agit d'un marché réservé obligatoire.
8.1.2 Si la valeur du marché envisagé dépasse le pouvoir de signature de
contrats délégué au ministère, le besoin est communiqué à un organisme de
services communs, comme TPSGC, qui se charge de l'attribution du marché. Dans
de telles situations, il incombe au bureau requérant de préciser clairement
sur sa demande que le marché doit être réservé aux fournisseurs autochtones.
8.1.3 Bien qu'il appartienne au bureau requérant de décider de réserver un
marché aux entreprises autochtones, l'autorité contractante doit consigner
clairement cette décision à son dossier. La demande du ministère client
devrait préciser que le marché est réservé aux entreprises autochtones.
8.1.4 Quand le bureau requérant décide de réserver un marché aux
entreprises autochtones, la Direction de l'accès aux marchés fédéraux, du
ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien (MAINC), doit en être
informée avant que le marché ne soit attribué et ce, à des fins de
vérification éventuelle. Il incombe à l'autorité contractante d'informer le
MAINC, et ce avant que les documents de soumission ne soient publiés. Le MAINC
a confié la vérification des marchés réservés aux entreprises autochtones
à Conseils et Vérification Canada (CVC) qui recevra ses instructions du MAINC.
CVC communiquera avec l'autorité contractante pour obtenir des renseignements
complémentaires si une vérification s'impose. Les marchés de deux millions de
dollars ou plus doivent obligatoirement faire l'objet d'une vérification avant
d'être attribués. Les marchés de moins de deux millions de dollars peuvent
toutefois faire l'objet d'une telle vérification lorsque le bureau requérant,
l'autorité contractante ou le MAINC en constatent le besoin.
Les avis doivent être adressés à :
La directrice
Accès aux marchés fédéraux
Ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien
Télécopieur : (819) 994-0445
et doivent contenir les informations suivantes :
- la valeur estimative du marché en dollars;
- une description des biens, services ou travaux de construction recherchés;
- le numéro de l'appel d'offres;
- la date de clôture pour la remise des soumissions;
- le nom de l'agent des marchés, son numéro de téléphone et son numéro de
télécopieur;
- le nom du fournisseur lorsqu'il s'agit d'un PAC (fournisseur exclusif, appel
d'offres restreint, etc.).
8.1.5 À l'étape de l'appel d'offres et dans toute publicité, l'autorité
contractante doit préciser clairement au début de l'Avis de projet de marché
que le marché est réservé aux entreprises autochtones. L'APM devrait contenir
l'énoncé suivant :
« Le marché est réservé aux fournisseurs autochtones dans le cadre
de la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones. »
« Le soumissionnaire doit attester dans sa soumission qu'il est bien
une entreprise autochtone ou une coentreprise admissible conforme à la
définition de la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises
autochtones »
NOTA : LE LIBELLÉ PRÉCÉDENT EST PRÉSENTÉ SOUS RÉSERVE DE
MODIFICATIONS APPORTÉES PAR TPSGC.
Cet énoncé devrait aussi figurer dans toutes les demandes de soumissions et
les lettres d'invitation (c.-à-d., les documents qui ne sont pas publiés par
voie électronique et dans les Marchés publics), lorsque seuls des
fournisseurs autochtones sont invités à soumissionner.
8.1.6 Conformément aux modalités de la SAEA, l'autorité contractante doit
veiller à ce que tous les documents de soumission expédiés aux
soumissionnaires éventuels d'un marché réservé contiennent le document Exigences
relatives au Programme de marchés réservés aux entreprises autochtones.
Les soumissions doivent contenir le formulaire d'attestation, dûment rempli, au
moment de la clôture de l'appel d'offres, sinon elles seront jugées
irrecevables. Ce formulaire d'attestation est annexé à l'Avis 1996-2 de la
politique des marchés, qui est joint aux présentes lignes directrices.
8.1.7 La vérification de l'admissibilité des soumissionnaires incombe au
MAINC et à ses agents, CVC, qui procéderont par échantillonnage.
8.1.8 Le bureau requérant et l'autorité contractante peuvent demander au
MAINC de vérifier l'admissibilité des soumissionnaires lorsqu'ils le jugent
utile.
8.2. Vérifications antérieures
8.2.1 Après avoir été avisé qu'un marché est réservé aux entreprises
autochtones, le MAINC informera l'autorité contractante (si possible, avant la
date de clôture pour la remise des soumissions) si l'admissibilité des
soumissionnaires doit être vérifiée ou non avant l'attribution du contrat. La
vérification ne peut commencer qu'après la réception et l'évaluation de
toutes les soumissions par l'autorité contractante qui informera le MAINC de
l'identité des soumissionnaires classés premier et deuxième, sans lui
dévoiler les prix offerts. CVC exécutera la vérification et communiquera les
résultats au MAINC qui, à son tour, les transmettra à l'autorité
contractante en priorité afin que le contrat puisse être attribué dans un
délai opportun.
8.2.2 Si la vérification révèle que le soumissionnaire classé premier n'a
pas respecté les Exigences relatives au Programme de marchés réservés
aux entreprises autochtones, l'autorité contractante jugera irrecevable la
soumission. Le marché sera attribué au soumissionnaire classé deuxième, si
sa soumission est conforme aux exigences.
8.3 Vérifications postérieures
8.3.1 Le MAINC devrait être informé immédiatement de l'attribution de tout
marché réservé.
Les avis doivent être adressés à :
La directrice
Accès aux marchés fédéraux
Ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien
Télécopieur : (819) 994-0445
et doivent contenir les informations suivantes :
- la valeur du marché en dollars;
- le numéro de l'appel d'offres;
- le nom de l'agent des marchés, son numéro de téléphone et son numéro de
télécopieur;
- le nom du fournisseur, son numéro de téléphone, son numéro de
télécopieur et son adresse;
- la date de la signature du contrat.
8.3.2 Les soumissionnaires, qui obtiennent des marchés réservés, peuvent
faire l'objet d'une vérification postérieure de leur admissibilité et de leur
conformité à d'autres exigences. CVC procédera à de telles vérifications
par échantillonnage. De plus, l'autorité contractante peut demander au MAINC
de vérifier l'admissibilité de tout soumissionnaire ou entrepreneur auquel un
marché réservé a été attribué, si elle le juge utile. Il se peut qu'après
l'attribution du marché, l'autorité contractante reçoive des renseignements
justifiant l'exécution d'une vérification.
9. CLAUSES CONTRACTUELLES
L'autorité contractante devrait veiller à ce que les contrats visant des
marchés réservés contiennent les clauses requises pour que les Exigences
relatives au Programme de marchés réservés aux entreprises autochtones
soient respectées.
10. SAEA - DIAGRAMME DE PROCESSUS
![SAEA - Diagramme de processus](/web/20060223074032im_/http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/ContPolNotices/97-6_tm_f.gif)
11. LISTE DE CONTRÔLE
|
|
Oui
|
Non
|
1. |
Il incombe au bureau requérant d'établir si
un projet de marché doit obligatoirement être réservé aux fournisseurs
autochtones dans le cadre de la SAEA, quelle que soit la valeur du marché
envisagé. S'il ne s'agit pas d'un marché réservé obligatoire, y a-t-il
néanmoins lieu de le réserver aux fournisseurs autochtones dans la cadre
de la SAEA? Le bureau requérant a-t-il décidé de réserver le marché? |
|
|
2. |
L'autorité contractante doit consigner
clairement au dossier que le bureau requérant a décidé de réserver le
marché aux entreprises autochtones. Est-ce fait? |
|
|
3. |
A-t-on, aux fins de vérification, informé le
MAINC de la décision de réserver le marché aux entreprises autochtones?
Les avis doivent être adressés à :
La directrice
Accès aux marchés fédéraux
Ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien
Télécopieur : (819) 994-0445
et doivent contenir les informations suivantes :
- le nom du bureau requérant;
- la valeur estimative du marché en dollars;
- une description des biens, services ou travaux de construction
recherchés;
- le numéro de l'appel d'offres;
- la date de clôture;
- le nom de l'agent des marchés, son numéro de téléphone et son
numéro de télécopieur.
|
|
|
4. |
Dans le cas de tout marché réservé,
l'autorité contractante a-t-elle précisé clairement dans les documents
de soumission qu'il s'agit d'un marché réservé aux entreprises
autochtones? |
|
|
5. |
Dans le cas de projets de marché qui seront
annoncés par voie électronique et/ou dans la publication Marchés
publics, l'autorité contractante a-t-elle précisé clairement dans
l'Avis de projet de marché qu'il s'agissait d'un marché réservé aux
entreprises autochtones? |
|
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6. |
Le document Exigences relatives au
Programme de marchés réservés aux entreprises autochtones est-il
joint à tous les documents de soumission expédiés aux fournisseurs
éventuels? |
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7. |
Le MAINC a-t-il informé l'agent des marchés,
avant la date de clôture pour la remise des soumissions, de sa décision
de soumettre le projet de marché à une vérification antérieure? La
vérification antérieure ne peut commencer qu'après que l'autorité
contractante aura évalué toutes les soumissions. |
|
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8. |
Si le MAINC a informé l'autorité contractante
qu'une vérification antérieure s'imposait, celle-ci a-t-elle communiqué
au MAINC l'identité des deux soumissionnaires classés premier et
deuxième, sans cependant dévoiler les prix offerts? |
|
|
9. |
Le MAINC a-t-il transmis les résultats de la
vérification antérieure à l'autorité contractante de sorte que le
marché puisse être attribué dans un délai opportun? |
|
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10. |
Si la vérification préalable a révélé que
le soumissionnaire classé premier n'a pas respecté les Exigences
relatives au Programme de marchés réservés aux entreprises autochtones,
l'autorité contractante a-t-elle jugé la soumission irrecevable et
passé aux résultats de la vérification portant sur le soumissionnaire
classé deuxième? |
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11. |
Le MAINC a-t-il été informé de l'attribution
du marché aux fins de vérification? Les avis doivent être adressés à
:
La directrice
Accès aux marchés fédéraux
Ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien
Télécopieur : (819) 994-0445
et doivent contenir les informations suivantes :
- la valeur du marché en dollars;
- le numéro du contrat;
- le nom de l'agent des marchés, son numéro de téléphone et son
numéro de télécopieur;
- le nom du fournisseur, son numéro de téléphone, son numéro de
télécopieur et son adresse;
- la date de la signature du contrat.
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12. |
L'autorité contractante s'est-elle assurée
que le contrat contenait les clauses prévues dans le cadre de la SAEA? |
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