La présente section doit être consultée de concert avec la NCCT 3.1
« Immobilisations », le chapitre SP 3150 du Manuel de CSP
et le chapitre 3060 du Manuel de l'ICCA.
1. La présente norme comptable est le prolongement de la Norme comptable du
Conseil du Trésor (NCCT) 3.1 sur les immobilisations et elle renferme des
précisions sur la comptabilisation des logiciels.
2. Un projet de technologie de l'information comprend trois étapes
fondamentales :
a) Étape préliminaire du projet.
Parmi les activités de cette étape, mentionnons la détermination du
besoin d'une technologie, la formulation conceptuelle des solutions de
rechange, et l'évaluation et la sélection des solutions de rechange. Tous
les frais internes et externes sont passés en charges.
b) Préparation et mise en oeuvre de l'application.
Parmi les activités de cette étape, mentionnons la conception de la
configuration du logiciel, le codage, l'installation sur le matériel
informatique et les essais correspondants, la formation se rapportant à la
mise en oeuvre, etc.
Les frais internes et externes directs sont capitalisés. Les frais directs
des matières et des services consommés pour acquérir ou mettre au point des
logiciels informatiques à utilisation interne englobent les frais versés à
des tiers pour services fournis afin d'élaborer le logiciel à l'étape
d'élaboration de l'application; les frais engagés pour acquérir le logiciel
de tiers; et les frais de déplacement engagés par des particuliers dans le
cadre de leurs fonctions directement liées à l'élaboration des logiciels.
Les salaires et frais connexes (par exemple, le coût des avantages sociaux)
des employés qui participent directement au projet sont capitalisés en
fonction du temps consacré directement au projet. Les frais généraux qui se
rapportent directement à l'élaboration sont également capitalisés. Un
exemple de ce genre de frais sont des frais supplémentaires de location
requis pour servir le personnel désigné à un projet et ses dépenses
reliées.
c) Étape postérieure à la mise en oeuvre/activités.
Les activités associées à cette étape englobent la formation interne
(p. ex. la formation des utilisateurs) et les frais permanents de soutien
et d'entretien. Tous les frais internes et externes sont passés en charges.
3. Les ministères doivent avoir un procédé précis pour identifier les
coûts à être capitalisés qui peut survivre une vérification (ex :
fiche de temps, révision et approbation des coûts chargés par le gestionnaire
du projet, etc.)
4. Lorsque le logiciel est compris dans le prix d'achat du matériel
(p. ex. logiciel d'exploitation de système) et que le coût du logiciel ne
peut être établi avec certitude, le logiciel doit être capitalisé et amorti
comme s'il faisait partie du matériel informatique. Se reporter à la
NCCT 3.1 pour plus de détails sur la comptabilité des systèmes
informatiques (ex: matériel informatique et logiciel) comme une immobilisation
globale ou une immobilisation par composante.
5. Si le ministère verse un montant unique pour des droits de licence, il
peut être réputé avoir acquis les avantages économiques futurs se rapportant
à ce logiciel, de sorte que le coût rattaché à la licence puisse être
capitalisé comme faisant partie du logiciel. Les droits de licence qui ne sont
payés périodiquement (p. ex. un droit annuel qui porte habituellement sur
l'entretien et les mises à niveau offertes automatiquement par le fournisseur)
indiquent que les avantages économiques futurs acquis se terminent
habituellement à la date du paiement suivant et doivent donc être passés en
charges.
6. Les données représentent l'information introduite dans le matériel
informatique et le logiciel, qui est ensuite manipulée, par ailleurs traitée
et produite par le matériel informatique et le logiciel. Les données ne sont
pas considérées comme une immobilisation. Les coûts rattachés à la
conversion des données doivent être passés en charges.
7. Par définition, les mises à niveau et les améliorations sont des
modifications qui permettent au logiciel d'effectuer des tâches qu'il était
auparavant incapable d'exécuter (c'est-à-dire de nouvelles fonctions). Les
mises à niveau et améliorations exigent habituellement de nouvelles normes
logicielles et peuvent nécessiter la modification, en tout ou en partie, des
normes logicielles existantes. Ces coûts sont des améliorations et sont
capitalisés s'ils élargissent les fonctions ou le potentiel de service du
logiciel. Par exemple, mentionnons les modifications qui permettent d'accroître
la capacité de service déjà déterminée, d'abaisser les frais d'exploitation
connexes, de prolonger la durée de vie utile ou de produire un résultat de
meilleure qualité.
8. Les coûts engagés pour maintenir le potentiel de service d'une
immobilisation constituent une réparation et ils sont passés en charges. À
titre d'exemple, mentionnons la modification requise des codes pour mettre à
jour le logiciel afin de satisfaire aux besoins des utilisateurs (notamment pour
tenir compte de l'évolution des exigences législatives), ou les modifications
nécessaires pour assurer la compatibilité des systèmes. Le ministère doit
faire preuve de jugement professionnel pour déterminer si une mise à niveau ou
une amélioration doit être capitalisée ou passée en charges. S'il n'est pas
facile d'établir une distinction entre une réparation et une amélioration, le
coût est passé en charges pour tenir compte du principe de prudence.
9. Les nouvelles versions de logiciel peuvent être passées en charges ou
capitalisées, selon la nature de la version. Le coût de mise en oeuvre et(ou)
d'installation des nouvelles versions de logiciels qui renferment principalement
des « résolutions de bogue » (qui n'offrent pas de nouvelles
fonctions, et qui se limitent à corriger des erreurs dans des fonctions
promises) est passé en charges.
10. La nature des nouvelles versions de logiciels doit être examinée pour
déterminer le traitement comptable pertinent. Si une nouvelle version remplace
les fonctions d'une ancienne version, cette dernière doit être passée en
charges et la nouvelle version doit être amortie sur sa durée de vie utile
prévue. Si la nouvelle version n'a pour seul but que d'ajouter aux fonctions de
l'ancienne version (p. ex. ajouter de nouveaux modules), l'ancienne et la
nouvelle versions sont amorties sur la durée de vie initiale ou sur la durée
de vie révisée, si elles diffèrent sensiblement l'une de l'autre
11. Lorsqu'un ministère engage des frais dans des logiciels, mais qu'il est
peu probable qu'il en tirera des avantages économiques futurs à la date de
préparation des états financiers, il ne doit pas être constaté comme un
élément d'actif dans les états financiers. Dans le cas des logiciels en
préparation, si les travaux de mise au point cessent et qu'un produit n'est pas
anticipé, les frais capitalisés à ce moment doivent immédiatement être
passés en charges.
12. Les actifs doivent être passés en charges s'ils ne présentent pas
vraisemblablement un potentiel de service futur. Les coûts liés aux logiciels
qui, après utilisation ou essai, ne débouchent pas sur les avantages
économiques futurs doivent être passés en charges. Ceci est plus commun avec
les logiciels mis au point a l'interne plutôt que les logiciels achetés parce
que la convenance du dernier serait évaluée avant l'acquisition.
13. Les ministères doivent cesser de capitaliser les frais et commencer à
les amortir lorsque le projet de logiciel est en grande partie achevé et que
les logiciels sont mis en service.
14. Les logiciels doivent être amortis sur une base linéaire à moins que
l'on prouve qu'une autre méthode convient mieux. Le tableau 1 renferme des
indications sur la durée de vie utile de divers types de logiciels dont les
ministères pourraient envisager l'amortissement.
15. L'amortissement doit être comptabilisé mensuellement, à compter du
premier jour du mois qui suit la mise en service des logiciels.
Tableau 1 : Indication de la vie utile,
selon le type de logiciel
Indication de la vie utile, selon le type de logiciel
Type
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Définition
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Durée de vie
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Prêt à l'emploi
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Remplacé par une nouvelle version, non modifiable. L'utilisateur ne
peut demander des modifications.
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1 à 3 ans
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Infrastructure (système d'exploitation, logiciels standard
personnalisés)
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Le fournisseur offre des mises à niveau, habituellement une fois l'an.
Transparence pour les utilisateurs.
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3 à 7 ans
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Progiciels
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Ne peuvent être modifiés que par le fournisseur, mises à
niveau/rustines fournies une fois l'an, améliorations fournies par
l'entremise de groupes d'utilisateurs.
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3 à 7 ans
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Personnalisés
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Mis au point pour un seul client; axés sur les exigences explicites du
client.
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5 à 10 ans
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Internes
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Élaborés à l'interne. Probabilité de maintien et d'amélioration
continus.
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5 à 10 ans
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16. L'application prospective de la présente politique serait annoncée dans
la note relative aux principales conventions comptables qui accompagne les
états financiers. Voici un exemple de note à cet effet :
« Les coûts liés aux logiciels ont été capitalisés sur une base
prospective au 1er avril 2001. Les frais engagés avant
cette date ont été passés en charges. »
17. La présente Norme comptable du Conseil du Trésor doit être appliquée
sur une base prospective au 1er avril 2001. Les ministères
et organismes ne doivent pas intégrer de solde d'ouverture se rapportant aux
logiciels dans leurs balances de vérification du SCGRF de 2001-2002. Dans le
cas des logiciels en voie de préparation au 1er avril 2001,
seuls les frais engagés après le 31 mars 2001 doivent être
capitalisés.
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