L’aliénation des biens meubles en surplus de la Couronne
(Also published in English as Disposal of Surplus Moveable Crown Assets)
Table des matières
1.	Entrée en vigueur	1
2.	Avant-propos	1
3.	But de la politique	1
4.	Énoncé de politique	2
5.	Application	3
6.	Normes	4
7.	Surveillance	4
8.	Renseignements	5
Annexe – Lignes directrices	6

1.	Entrée en vigueur
1.1	Le document que voici énonce la politique adoptée le 10 février 2000, qui entre en vigueur immédiatement.
2.	Avant-propos
2.1	Par l’adoption de la présente politique, le gouvernement souhaite optimiser le processus par lequel on aliène les biens meubles en surplus de la Couronne, conformément aux objectifs plus généraux voulant qu’on modernise la fonction de contrôleur et qu’on recoure davantage aux services du secteur privé, quand la chose est réalisable et justifiable, sur le plan monétaire.
2.2	La Loi sur les biens de surplus de la Couronne (S.R., c. S-20, art. 1) a été modifiée en 1993 pour donner plus de latitude aux ministères qui aimeraient se défaire de biens meubles en surplus, sous réserve des conditions établies par le Conseil du Trésor du Canada. Parallèlement à la modification de la loi, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) a autorisé six projets pilotes visant à établir la faisabilité d’autres mécanismes d’aliénation. Le SCT a ensuite effectué des analyses poussées et a abondamment consulté les ministères aux paliers national et régional en vue de déterminer quelles conditions seraient appropriées. Par la suite, le Conseil du Trésor a donné son aval à la politique et aux lignes directrices ci‑dessous afin d’orienter et de guider les ministères et les organismes gouvernementaux sur l’aliénation des biens meubles en surplus de la Couronne.
3.	But de la politique
3.1	Permettre au gouvernement canadien de retirer le maximum des biens meubles en surplus dont il veut se départir, de sorte que :
3.1.1	la valeur nette la plus élevée soit réalisée à l’aliénation;
3.1.2	les Canadiens et les Canadiennes se voient offrir la possibilité de participer à l’aliénation des biens en surplus de la Couronne;
3.1.3	le processus soit caractérisé par la circonspection, la probité et l’intégrité;
3.1.4	la santé et la sécurité des personnes et la protection de l’environnement soient assurées;
3.1.5	les biens patrimoniaux soient traités comme il se doit.
4.	Énoncé de politique
4.1	Les biens en surplus de la Couronnesont vendus publiquement à leur valeur marchande. Dans les circonstances décrites dans la partie 5 de l’annexe A, le ministre qui rend des comptes sur la gestion d’un ministère au Parlement peut autoriser l’aliénation d’un bien en surplus de la Couronnepar un don, par la vente sur un marché restreint ou par la vente à un prix autre que la valeur marchande. Le ministère qui a la garde ou le contrôle d’un bien (le gardien) identifie et signale les biens dont il n’a plus besoin. Le gardien assume les frais relatifs à la propriété d’un bien durant la vie utile de ce dernier (planification, acquisition, exploitation et aliénation) et touche le bénéfice net ou absorbe la perte nette qui résulte de son aliénation.
4.2	Dans la mesure du possible et si la chose est rentable, les biens en surplus de la Couronne sont vendus à la population par un entrepreneur du secteur privé. La vente s’effectue dans le cadre des marchés et des offres permanentes de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) auxquels recourent tous les ministères. Quand la vente par un sous-traitant est irréalisable ou prohibitive, TPSGC doit se défaire des biens en se chargeant lui-même de leur vente. Les bénéfices et les frais résultants seront affectés directement au gardien correspondant dans la mesure où il est possible de le faire.
4.3	Des mécanismes, des filières et la description des travaux relatifs à l’aliénation des biens en surplus de la Couronne sont élaborés, en consultation avec les représentants des ministères utilisateurs, réunis en comités d’aliénation. (Les ministères utilisateurs sont ceux qui possèdent de tels biens ou des biens semblables.) Il incombe aux comités d’aliénation de répondre aux besoins des utilisateurs rapidement et avec efficacité. Le gardien qui désire implanter un mécanisme différent soumet sa proposition au comité d’aliénation pertinent pour qu’il l’examine. Si la proposition est retenue, TPSGC met en place le nouveau mécanisme afin que les ministères visés puissent y recourir. Si le comité d’aliénation n’accepte pas la proposition, le ministère qui en est l’origine peut demander au Conseil du Trésor de l’autoriser à recourir à un autre mécanisme. La présentation doit établir clairement que le mécanisme envisagé rapportera globalement plus à la Couronne que ceux instaurés par le comité d’aliénation. Elle doit aussi exposer le processus de vérification auquel aura recours le ministère pour s’assurer que les avantages se sont concrétisés.
4.4	Si l’aliénation d’un bien entraîne des coûts estimatifs (décrits dans la section 9 de l’annexe A) qui seront probablement supérieurs au produit de la vente, le gardien peut choisir de ne pas vendre le bien, mais de s’en départir comme suit :
4.4.1	en le cédant gratuitement à une société d’État ou à une autre administration publique;
4.4.2	en le donnant à une œuvre de bienfaisance ou à une organisation sans but lucratif reconnues;
4.4.3	si le bien ne se trouve pas au Canada, en le remettant gratuitement à une administration publique, à une œuvre de bienfaisance ou à une organisation sans but lucratif reconnues par le pays hôte, par une organisation dont le Canada fait partie en vertu d’un traité et/ou par l’Organisation des Nations Unies;
4.4.4	en le détruisant pourvu qu’ainsi on ne détériore pas l’environnement et que la population n’y trouve rien à redire.
4.5	Les biens en surplus sont vendus, donnés ou cédés « tels quels, là où ils se trouvent », sans garantie aucune quant à leur état et à la possibilité de les réparer ou de les utiliser. Le gouvernement n’assume aucune responsabilité pour les accidents, les traumatismes ou les pertes qui peuvent résulter de l’usage des biens en question après qu’il s’en est départi.
4.6	Le gardien s’assure que les restrictions relatives à l’aliénation du bien qui faisaient partie des conditions d’achat (p. ex. accords ou traités internationaux, exigences d’une licence, etc.) sont respectées et que les acheteurs subséquents éventuels sont tenus d’en faire autant. Il incombe au gardien de s’assurer qu’on peut compter sur l’acheteur pour respecter pareilles obligations. Quand les biens sont cédés à un musée ou sont destinés aux rebuts, le gardien fait en sorte qu’ils ne puissent plus jamais être utilisés, à la satisfaction des parties qui ont signé l’entente originale, à l’achat.
4.7	Le gardien doit tenir compte de la valeur patrimoniale des biens surnuméraires. Au besoin, des spécimens représentatifs d’équipement surnuméraire seront conservés et mis à la disposition d’organisations telles que les musées fédéraux, provinciaux, municipaux et sans but lucratif, les municipalités, les légions canadiennes et les associations d’anciens combattants. À l’exception d’articles destinés à des musées fédéraux et aux musées des Forces canadiennes, tous les équipements mortels (p. ex. les armes utilisées par les militaires ou la police et les systèmes de lancement d’engins) doivent être rendus inopérants de façon permanente.
5.	Application
5.1	La présente politique s’applique à tous les ministères définis à l’article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques et facultativement, aux organismes fédéraux définis à l’article 2 de la Loi sur les biens de surplus de la Couronne, à leur discrétion.
6.	Normes
6.1	Il y a lieu de créer des comités d’aliénation composés de représentants des principaux ministères utilisateurs et de TPSGC.
6.2	Si un ministère pilote a conclu avec le secteur privé un contrat de services d’aliénation qui est en vigueur au moment de l’entrée en vigueur de la présente politique, le ministère peut continuer de recourir à ce contrat pendant une période de cinq ans à compter de la date d’entrée en vigueur de la présente politique, à condition que ce recours soit conforme au protocole d’entente d’origine du projet pilote. 
6.3	Les mécanismes d’aliénation du secteur privé qui ont été jugés efficaces dans le cadre de projets pilotes doivent être utilisés dans toute la mesure du possible pour mettre en place des mécanismes permanents à l’intention de tous les ministères. Quand le comité pertinent le juge approprié et dans la mesure où les règlements relatifs aux contrats l’autorisent, les dispositions d’aliénation mises en place conformément aux projets pilotes peuvent être étendues afin d’accommoder les exigences d’aliénation d’autres ministères et servir de fondement aux activités ultérieures. Le cas échéant, le comité d’aliénation pertinent se charge de l’élargissement des dispositions d’aliénation avec la collaboration de TPSGC.
6.4	Le gardien prend les mesures voulues pour surveiller les ventes et en rapprocher le produit, pour tous les biens vendus par l’intermédiaire d’un entrepreneur de TPSGC.
6.5	Le gardien implante des méthodes comptables appropriées pour les revenus et les dépenses issues de l’aliénation des biens, de façon à satisfaire les exigences des politiques et des pratiques du Conseil du Trésor en la matière. (Voir l’article 14.1 de l’Annexe.)
7.	Surveillance
7.1	Aux fins d’évaluation de la politique, de l’information sera recueillie de diverses sources, dont les réunions des comités d’aliénation, l’examen des recettes et des frais résultant de la vente des biens en surplus, les données de contrôle fournies par le ministère responsable, les vérifications internes et l’évaluation des programmes.
7.2	La politique fera l’objet d’une évaluation interministérielle dirigée par le Secrétariat du Conseil du Trésor dans les trois ans qui suivent la date d’entrée en vigueur de la présente politique.
8.	Renseignements
8.1	Prière d’acheminer les demandes de renseignements sur l’application de la politique à l’adresse suivante :

Conseiller principal en matériel,
Division de la gestion du matériel et des projets,
Direction de la fonction de contrôleur,
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
Numéro de Téléphone :  (613) 957-0205
Numéro de Télécopieur : (613) 952-1381

Annexe – Lignes directrices
1.	Introduction
1.1	Les lignes directrices que voici aideront les ministères à gérer l’aliénation de leurs biens. En général, pareille activité suppose le recouvrement des fonds résiduels investis par le gouvernement dans les biens dont il n’a plus besoin. Il arrive néanmoins que l’intérêt du public prime sur la réalisation de la valeur maximale du bien dont on veut se défaire. Dans d’autres cas – quand ils n’ont plus de valeur résiduelle, par exemple –, on s’efforcera de se débarrasser des biens au coût le plus bas pour le gouvernement.
1.2	Les lignes directrices énoncées plus bas épousent les principes généraux que voici :
1.2.1	Les biens surnuméraires devraient normalement être vendus à leur juste valeur marchande, et leur aliénation devrait entraîner les meilleures recettes et les frais les plus bas pour le gouvernement. Dans la mesure du possible et lorsque c’est rentable de le faire, la vente doit être effectuée par un entrepreneur du secteur privé.
1.2.2	Dans des circonstances exceptionnelles, les biens surnuméraires qui gardent une certaine valeur peuvent être donnés ou cédés à un prix inférieur à leur juste valeur marchande si le ministre qui en est le gardien ou la personne désignée par lui estime que l’intérêt du public est mieux servi ainsi.
1.2.3	Les biens sans valeur ou ayant très peu de valeur peuvent être donnés ou détruits d’une manière acceptable sur le plan environnemental si le ministre qui en est le gardien ou la personne désignée par lui estime qu’il s’agit de la méthode la plus rentable de s’en départir et que la population n’y trouvera rien à redire.
1.2.4	Dans la mesure du possible, la population devrait pouvoir acheter les biens en surplus de la Couronne.
2.	Lois et règlements applicables
2.1	Le gardien devrait veiller à ce qu’on se départisse des biens conformément aux lois et aux règlements fédéraux, y compris mais sans s’y limiter le Code criminel du Canada, la Loi sur la gestion des finances publique, la Loi sur les biens en surplus de la Couronne, la Loi sur le contrôle de l’énergie atomique, la Loi sur les explosifs, la Lois sur les produits dangereux, la Loi sur les produits antiparasitaires, la Loi sur les langues officielles, la Loi sur les Archives nationales, le Code régissant les conflits d’intérêts et l’après-mandats’ appliquant à la fonction publique, les règlements sur les marchés du gouvernement, les autres politiques du Conseil du Trésor ainsi que les règlements et les lois applicables des autorités provinciales, municipales et locales. Les taxes applicables (la TPS, la TVP ou la TVH ainsi que toute taxe locale applicable au Canada et, pour les aliénations hors du Canada, toute taxe applicable dans le pays d’accueil) doivent être perçues et remises sur toute vente.
3.	Déontologie
3.1	L’aliénation des biens en surplus de la Couronne est une activité qui attire considérablement l’attention du secteur privé et de la population. Les fonctionnaires et les sous‑traitants qui s’en occupent devraient toujours faire preuve de circonspection, de probité et d’intégrité. On prendra soin de ne pas se retrouver dans une situation réelle ou apparente de conflit d’intérêts.
4.	Traitement des biens surnuméraires
4.1	Valeur des biens
4.1.1	Qu’il ait ou non une valeur marchande, garder un bien entraîne des frais. Si ce dernier n’a pas une grande valeur, les frais d’entreposage, de manutention et d’administration peuvent s’avérer rapidement prohibitifs. Par ailleurs, la valeur monétaire de biens onéreux ne peut être engagée dans d’autres dépenses. Pour ces raisons, il est impérieux d’identifier les biens en surplus et de s’en départir en temps opportun.
4.2	Cession à un autre ministère ou organisme
4.2.1	S’il est commode et rentable de le faire, le gardien qui estime ne plus avoir besoin d’un bien le propose à d’autres ministères avant de le déclarer surnuméraire. Si le bien en question peut servir ailleurs au gouvernement, on peut prendre des dispositions pour qu’il soit cédé directement d’un gardien à l’autre, les frais d’expédition, de manutention et les coûts administratifs entraînés par la cession étant à la charge du gardien qui doit disposer du bien.
4.3	Déclaration d’un bien surnuméraire
4.3.1	Les biens dont le gouvernement n’a plus l’utilité devraient être déclarés surnuméraires rapidement et on devrait prendre des dispositions pour s’en défaire. Les raisons habituelles d’une telle mesure comprennent les suivantes :
4.3.1.1	le bien n’est plus nécessaire à cause d’un changement apporté aux opérations;
4.3.1.2	le bien est technologiquement désuet ou n’est pas compatible avec d’autres biens;
4.3.1.3	le bien est parvenu au point où il est plus économique de s’en départir (âge, usage, kilométrage, etc.) si on veut réduire les coûts de son utilisation;
4.3.1.4	réparer le bien s’avérerait prohibitif;
4.3.1.5	il est impossible de justifier le coût du capital immobilisé, de l’entreposage, de la manutention et ainsi de suite face au coût d’autres solutions tels la location ou l’achat en temps opportun;
4.3.1.6	le bien déroge aux normes en matière de santé ou de sécurité publiques, renferme des substances dangereuses, etc.
4.4	Préparatifs en vue de l’aliénation
4.4.1	Il incombe au gardien d’inspecter soigneusement le bien avant d’en autoriser la cession ou la vente, en vue de trouver et d’en retirer ce qui suit :
4.4.1.1	les marques indiquant qu’il s’agit d’un bien appartenant au gouvernement ou à un ministère, les étiquettes d’inventaire, etc.;
4.4.1.2	les munitions, les artifices, les médicaments et les autres substances dangereuses ou réglementées;
4.4.1.3	les produits dangereux (voir la partie 10);
4.4.1.4	les renseignements confidentiels, protégés ou délicats sous forme imprimée ou stockés sur un support électronique, sur une microfiche ou d’une autre façon et qui, s’ils étaient divulgués, pourraient entraîner une infraction à la Loi sur les secrets officiels ou à la Loi sur la protection de la vie privée, ou mettre le gouvernement dans l’embarras (voir l’article 8.2.4 pour savoir comment effacer le contenu des disques rigides et des disquettes d’ordinateur);
4.4.1.5	l’équipement confidentiel, comme l’équipement de chiffrement Tempest ou autre et les coffres-forts de grande sécurité;
4.4.1.6	les articles de valeur (à savoir, espèces, valeurs mobilières, métaux précieux, outils, gabarits et appareils d’éclairage, etc.) dans les réceptacles tels un coffre-fort, une armoire, un classeur, une boîte à outils, etc. censés être vide au moment de la vente.
5.	Méthodes d’aliénation
5.1	Vente : On recourra à cette méthode pour les biens dont la vente rapportera plus qu’elle pourrait coûter (à savoir, frais de transport, de manutention et d’entreposage s’il y a lieu, publicité, préparatifs et vente proprement dite, enregistrement et répartition du produit de la vente, etc.) et pour lesquels le gardien désire obtenir le prix en vigueur sur le marché. On se départira de tels biens conformément aux procédés élaborés par le comité d’aliénation pertinent.
5.2	Échange :  On procédera ainsi lorsqu’il s’agit de biens offerts partiellement en paiement du prix des articles neufs. Les biens seront cédés dans le cadre du marché relatif à l’acquisition du nouvel article. (REMARQUE : Ne sont pas autorisés les échanges de voitures de tourisme, de voitures familiales et de camions légers, d’ordinateurs et d’équipements connexes énumérés à l’article 8.2, Programme des ordinateurs pour les écoles ci‑après).
5.3	Vente sur un marché restreint ou sous la valeur marchande :  Cette méthode s’applique aux biens que le gouvernement désire vendre à un groupe d’acheteurs particulier, éventuellement à un prix inférieur au cours du marché, en vue de respecter les exigences générales ou spécifiques d’un programme public (p. ex. artefacts vendus à un prix nominal aux musées véritables). Le ministre qui rend des comptes sur la gestion du ministère au Parlement doit approuver les conditions de la vente. Cette dernière serait habituellement effectuée par un agent de TPSGC. On ne devrait pas recourir à un entrepreneur dans des circonstances normales.
5.4	Don de biens de valeur :  Don de biens ayant une valeur marchande à un bénéficiaire qu’un ministre responsable désigne en vue de répondre aux buts généraux ou spécifiques d’un programme gouvernemental. Certains dons sont pré-autorisés en vertu d’un programme public permanent (p. ex. Programme des ordinateurs pour les écoles). Dans les autres cas, le don doit être sanctionné par le ministre qui rend des comptes sur la gestion du ministère au Parlement. Les dons sont habituellement effectués par un agent du ministère concerné. On évitera de recourir à un entrepreneur pour cela.
5.5	Aliénation en vue de réduire les coûts :  Cette méthode s’applique aux biens de peu de valeur quand le coût estimatif de la vente dépasse ce qu’on prévoit en retirer. En pareil cas, le gardien peut disposer des biens en les proposant à une société d’État, à un organisme fédéral, à une autre administration publique voire à une œuvre de bienfaisance ou à un organisme sans but lucratif. Sinon, le gardien prendra des dispositions pour que les biens soient recyclés ou éliminés sans qu’il y ait de risque de détérioration de l’environnement, et en s’assurant que la population n’y trouve rien à redire. C’est le ministère concerné qui s’en occupe habituellement. (REMARQUE : on n’oubliera pas de tenir compte des rebuts accumulés, c’est-à-dire de la ferraille, dont on peut tirer un certain prix et qui peuvent être aliénés conformément à l’article 5.1 Vente et la partie 6).
5.6	Artefacts militaires : Le ministre de la Défense nationale ou une personne qualifiée qui a été désignée par ce dernier peut autoriser l’aliénation des artefacts militaires par l’entremise d’un transfert à titre gratuit, d’une vente à un marché limité ou d’une ventre à une valeur autre que la valeur marchande. Cette autorisation vise l’aliénation des articles militaires aux fins patrimoniales, historiques, muséologiques ou d’exposition statique à des bénéficiaires comme des organisations communautaires (p.ex.,les Légions royales canadiennes), les musées, les autres paliers de gouvernement ou les organismes sans but lucratif. Toute aliénation devrait comporter une interdiction de transfert ou de vente ultérieurs sans avoir obtenu la permission expresse du ministre de la Défense nationale.
6.	Vente
6.1	Processus :
6.1.1	Les ministères et organismes gouvernementaux qui vendent les biens surnuméraires (article 5.1, ci-dessus) recourront aux processus instaurés par TPSGC. Les processus d’aliénation seront élaborés de concert avec les comités d’aliénation nationaux et régionaux, composés de représentants des ministères et organismes utilisateurs. Un représentant du SCT siégera aux comités nationaux et peut siéger aux comités régionaux. Les comités identifieront et établiront des filières et des mécanismes, et rédigeront des descriptions de travail à l’intention des entrepreneurs, appropriés pour les biens surnuméraires nationaux ou régionaux dont ils auront la responsabilité. Lorsque c’est réalisable et rentable, TPSGC retiendra les services d’entrepreneurs privés pour transporter, manutentionner, entreposer, mettre en marché et vendre les biens, puis recueillir et remettre le produit de leur vente.
6.2	Responsabilités du gardien
Le gardien qui déclare un bien en surplus et décide de s’en défaire en le vendant assume les responsabilités suivantes :
6.2.1	il communique avec l’agent approprié qui s’occupera de l’aliénation du bien (un entrepreneur ou TPSGC ainsi que l’a déterminé le comité d’aliénation) afin qu’il organise la vente;
6.2.2	il détermine les préparatifs nécessaires en vue de retirer la plus grosse somme possible de la vente en consultation avec l’agent désigné et établit qui effectuera le travail éventuel;
6.2.3	il fixe un prix minimum acceptable pour le bien – facultatif, à sa discrétion;
6.2.4	il renseigne l’agent désigné sur l’état dans lequel se trouve le bien et lui fournit la documentation qui l’aidera à le vendre;
6.2.5	il remet le bien à l’agent désigné au moment, à l’endroit et dans l’état convenus;
6.2.6	il suit les progrès de la vente, en touche le produit, effectue les rapprochements et règle les frais et les dépenses afférents;
6.2.7	il résout les litiges et répond aux demandes de renseignements ministérielles sur la vente de ses biens par l’entrepreneur;
6.2.8	il garde les registres comptables appropriés, conformément à la politique pertinente du Conseil du Trésor (lire la partie 14);
6.2.9	il signale à TPSGC et au comité d’aliénation les difficultés ou les problèmes rencontrés durant l’exercice et coopère avec TPSGC ce qui est de surveiller les activités de l’entrepreneur;
6.2.10	il participe aux travaux du comité d’aliénation pertinent à titre de membre ou lui procure son aide en tant qu’utilisateur;
6.2.11	il exige que les gestionnaires du matériel suivent la formation voulue en gestion du matériel et soient certifiés en conséquence.
6.3	Responsabilités de TPSGC relativement à la vente de biens
Dans le cadre de la vente de biens, TPSGC assume les responsabilités suivantes :
6.3.1	il met sur pied et préside des comités d’aliénation et offre son expertise sur les processus d’aliénation des biens et assure un soutien administratif à ces comités;
6.3.2	il collabore à la gestion du processus d’aliénation et des services connexes;
6.3.3	il dispense des conseils techniques, procéduraux et stratégiques sur l’aliénation des biens publics;
6.3.4	il passe des marchés de services et implante des offres permanentes pour l’aliénation des biens auxquels les ministères pourront recourir et il prend des dispositions pour que les ministères possèdent les autorisations voulues en ce qui concerne l’exécution des marchés, les  actes de vente et les documents pour la cession de la propriété;
6.3.5	il procure des services de vente directs, y compris la gestion des produits de la vente, quand le recours à un entrepreneur s’avère irréalisable ou prohibitif;
6.3.6	il surveille la performance des entrepreneurs afin de s’assurer que les clauses et les conditions des contrats ont été respectées, que les tâches requises ont été accomplies en temps voulu et que le processus de vente est transparent. Cette surveillance se fait à l’aide de rapports (électroniques si cela est possible et commode) provenant des utilisateurs et des entrepreneurs.
7.	Échange
7.1	Le gardien peut échanger des biens surnuméraires en paiement partiel des nouvelles acquisitions. Ce faisant, il devrait s’assurer que la somme créditée reflète la juste valeur marchande du bien et que le contrat d’achat stipule clairement les conditions de l’échange. Le gardien devrait faire en sorte qu’on garde les dossiers appropriés sur l’échange, aux fins de comptabilité et de vérification. Ne sont pas autorisés les échanges de voitures, de familiales ou de camions légers, ou d’équipement informatique énuméré dans l’article 8.1 Programme des ordinateurs pour les écoles.
8.	Vente sur un marché restreint ou don
8.1	Quand la valeur marchande d’un bien dépasse le coût estimatif de la vente, la décision de s’en défaire à un prix inférieur à sa valeur marchande ou de l’offrir gratuitement constitue un don du gouvernement au bénéficiaire. Renoncer à une recette éventuelle revient à dépenser des fonds. Pareille décision incombe au ministre qui doit rendre des comptes sur la gestion du ministère au Parlement. La personne qui approuve la vente ou le don devrait s’assurer qu’il n’y a pas de meilleure manière d’utiliser le bien et que la population n’y trouvera rien à redire.
8.2	Programme des ordinateurs pour les écoles
8.2.1	Le gouvernement fédéral s’est engagé à faire du Canada le pays le plus « branché » du monde. Le Programme des ordinateurs pour les écoles (POE) d’Industrie Canada joue un rôle déterminant dans la réalisation de cette promesse. L’objectif consiste à recueillir les ordinateurs portatifs et personnels en surplus, ainsi que les logiciels connexes, de les rénover et de les offrir en bon état de marche aux écoles primaires et secondaires et aux bibliothèques publiques. Une procédure rigoureuse a été instaurée afin de garantir une répartition équitable de ces biens au Canada.
8.2.2	Les micro-ordinateurs (MS-DOS/Windows et MacIntosh) et les moniteurs, les claviers, les souris, les imprimantes, les modems, les serveurs, les centres de commutation, les cartes réseau, les systèmes d’exploitation de disque et les périphériques qui les accompagnent et dont le gouvernement n’a plus besoin sont remis intacts à Industrie Canada dans le cadre du POE. Le gardien ne peut vendre, échanger, donner ni aliéner ces biens d’une autre manière avant de les avoir offerts à Industrie Canada. Il revient ensuite au gardien de se défaire du matériel refusé en vertu du POE.
8.2.3	Dans le cadre du POE, on examine et note soigneusement la configuration des nouveaux ordinateurs. Le gardien devrait s’assurer que les ordinateurs surnuméraires ne sont pas pillés ou rendus inutilisables avant leur cession. La pratique qui consiste à retirer le disque rigide, la mémoire vive (RAM) et d’autres composantes essentielles des ordinateurs avant leur envoi devrait se restreindre aux rares cas où les exigences de sécurité l’exigent.
8.2.4	Les données contenues sur les disques rigides reçus aux installations du Programme sont méticuleusement effacées, puis les disques sont remis en forme. Le gardien dont les ordinateurs renferment des données délicates peut demander au centre local du POE un logiciel approuvé par la GRC en vue d’effacer les données contenues sur les disques rigides avant l’envoi de l’ordinateur. Dans la région de la capitale nationale, le gardien peut demander qu’un technicien du POE se rende sur les lieux pour effectuer ce travail. Le POE offre aussi la possibilité d’effacer en vrac les disques magnétiques amovibles.. Le gardien qui envisage de retirer le disque rigide d’un ordinateur pour des raisons de sécurité devrait communiquer avec le POE afin d’explorer les solutions de rechange avant de prendre cette mesure.
8.2.5	La présente ligne directrice n’a pas pour but d’interdire le prêt d’un ordinateur aux employés pour qu’ils puissent travailler chez eux quand les opérations justifient une telle pratique. En outre, elle ne vise pas non plus les ordinateurs principaux.
8.2.6	Pour obtenir d’autres renseignements sur le Programme des ordinateurs pour les écoles, il suffit de composer le 1-800-268-6608.
9.	Aliénation en vue de réduire les coûts
9.1	Quand il estime que la valeur marchande d’un bien est inférieure à ce qu’il en coûterait pour le vendre (frais de manutention, de transport et d’entreposage directs, mise en marché, honoraires et commissions, coût du personnel, etc.), le gardien peut procéder comme suit :
9.1.1	Céder gratuitement le bien à une société d’État, à un organisme fédéral, à l’administration d’une province, aux Premières Nations, à une municipalité ou à une commission scolaire du Canada;
9.1.2	Céder gratuitement le bien à une œuvre de bienfaisance ou à une organisation sans but lucratif reconnues du Canada;
9.1.3	Céder gratuitement les biens qui ne se trouvent pas au Canada à un bénéficiaire semblable à ceux mentionnés aux articles 9.1.1 et 9.1.2, s’il est reconnu par le pays hôte, par l’organisation dont le Canada fait partie en vertu d’un traité et/ou par l’Organisation des Nations unies;
9.1.4	S’il n’y a pas d’autres options pratiques, envisager de se départir du bien tel un rebut, pourvu que ce faisant, il ne détériore pas l’environnement.
9.2	Les ministères gardiens qui cèdent gratuitement des biens de faible valeur aux termes des articles 9.1.1 à 9.1.3 ci-hauts, doivent prendre des mesures raisonnables pour s’assurer que les bénéficiaires sont sélectionnés d’une manière qui sera perçue par le public comme juste, équitable et transparente. Il faut tenir des dossiers appropriés pour ce type d’aliénations et les soumettre périodiquement à une vérification ou à un examen. Les ministères devraient créer d’autres contrôles internes pour éviter les abus réels ou perçus, selon le besoin. Ces mesures pourraient inclure ce qui suit, sans toutefois s’y limiter :
9.2.1	On pourrait demander que deux personnes approuvent les aliénations effectuées en vue de réduire les coûts.
9.2.2	Au moins deux personnes, différentes de celles ayant approuvé l’aliénation en vue de réduire les coûts pourraient se charger de sélectionner le bénéficiaire. On pourrait inviter des représentants du secteur privé, d’autres paliers gouvernementaux ou du public ne tirant aucun avantage du processus de sélection à participer à celui-ci.
9.2.3	On pourrait obtenir une signature d’approbation finale pour la cession gratuite des biens d’une personne autre que celles ayant approuvé l’aliénation en vue de réduire les coûts ou ayant sélectionné le bénéficiaire.
10.	Substances et produits dangereux
10.1	Parmi les produits dangereux se retrouvent ceux susceptibles de renfermer du gaz comprimé, des matières inflammables ou combustibles, des oxydants, des substances toxiques ou infectieuses, des agents corrosifs, des réactifs dangereux ou des liquides huileux, des graisses lourdes ou des cires contaminés. La manipulation de ces produits est décrite dans la Loi sur les produits dangereux, et le Système d’information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT) donne plus de détails au sujet des produits.
10.2	Les substances dangereuses comprennent les drogues visées par la Loi sur les aliments et drogues, le matériel radioactif couvert par la Loi sur le contrôle de l’énergie atomique, les explosifs mentionnés dans la Loi sur les explosifs et les pesticides cités dans la Loi sur les produits antiparasitaires.
10.3	Avant de se débarrasser du matériel dangereux, le gardien s’assure que les biens sont étiquetés conformément aux exigences du SIMDUT et qu’une fiche signalétique les accompagne. Il incombe au gardien de faire tester, avant de s’en départir, les biens surnuméraires afin d’y déceler des produits ou des liquides dangereux et de payer le coût de ces tests.
10.4	Les comités d’aliénation qui élaborent les procédures concernant l’aliénation des substances et des produits dangereux demandent conseil à la Direction générale des services immobiliers, Secteur des services d’architecture et de génie, Direction des services de l’environnement de TPSGC.
11.	Aliénation de biens uniques
11.1	L’aliénation de livres, de périodiques et d’autres document de ce genre est assujettie à la Loi sur la Bibliothèque nationale et à la Loi sur les Archives nationales du Canada.
11.2	L’aliénation d’objets d’art doit se faire en consultation avec la Banque d’œuvres d’art du Conseil des arts du Canada.
11.3	La propriété intellectuelle qui appartient à la Couronne est assujettie à la Loi sur les biens de surplus de la Couronne, et son aliénation peut se faire en conformité avec les directives énoncées dans ce texte.
11.4	Lorsqu’un coffre-fort est déclaré surnuméraire, il doit être inspecté par la Section des techniques de sécurité (STC) d’un détachement de la GRC, qui déterminera s’il peut être vendu dans le commerce ou doit demeurer sous contrôle gouvernemental. Les coffres-forts conformes aux spécifications gouvernementales qui sont utilisables doivent être conservés au ministère qui en a la garde ou transférés à un autre ministère ou organisme du gouvernement fédéral. Les coffres-forts conformes aux spécifications gouvernementales qui ne sont plus utilisables doivent être démontés par des employés d’une STS du GRC, qui conservera les parties du mécanisme considérées comme devant être gardées en lieu sûr. On peut ensuite se défaire du bloc du coffre-fort en recourant aux mécanismes d’aliénation décrits plus haut.
12.	Aliénation dans des endroits éloignés et hors du Canada
12.1	Lorsque c’est pratique, les gardiens qui ont des biens surnuméraires à des endroits éloignés et hors du Canada devraient les vendre. Dans les régions où TPSGC est présent, celui-ci devrait conclure avec des entrepreneurs canadiens ou étrangers des marchés à l’intention de ministères ou organismes.
12.2	Autrement, si cela est rentable, les organismes d’aliénation de gouvernements étrangers peuvent être utilisés par l’entremise de dispositions négociées par TPSGC.
12.3	Toutefois, là où TPSGC est absent, les ministères peuvent prendre des dispositions directement avec des entrepreneurs ou des organismes canadiens ou étrangers. Dans de tels cas, il serait préférable de consulter le comité d’aliénation pertinent.
12.4	Quand ni l’une ni l’autre des options de «vente» ne convient, les biens devraient être transportés dans la ville canadienne la plus proche pour y être vendus, seulement si l’on estime que le produit de la vente sera supérieur aux frais de déplacement et de mise en vente.
12.5	Lorsque la vente de biens surnuméraires n’est pas pratique et que leur transport n’est pas rentable, le ministère gardien devrait avoir recours aux options décrites dans l’article 9.1, selon le cas. Dans un pays étranger, le bénéficiaire éventuel pourrait être le gouvernement du pays d’accueil, un organisme humanitaire ou un groupe sans but lucratif, qui est reconnu par le pays d’accueil, par une organisation internationale dont est membre le Canada ou par les Nations Unies. Le ministère gardien peut adapter la procédure pour répondre aux coutumes et aux conditions locales, à condition que cette procédure respecte les normes d’éthique canadiennes et locales et la sécurité de l’environnement. Le ministère gardien doit s’assurer que l’autorisation nécessaire est accordée aux gestionnaires de centres de responsabilité sur place.
13.	Autorisation à dépenser le produit de la vente
13.1	Les sommes issues de la vente des biens en surplus de la Couronne sont remises au Receveur général du Canada et versées au Trésor. Les ministères ont l’autorisation de dépenser un montant équivalent au produit net de la vente (c.-à-d., le produit brut moins les frais et les dépenses directs de l’entrepreneur et de TPSGC). Les montants reçus peuvent servir uniquement à défrayer des coûts d’aliénation et d’exploitation et des dépenses en immobilisations et ne peuvent servir à financer des paiements de transfert. L’autorisation de dépenser n’est pas accordée lorsque le bien a été confisqué aux termes d’une loi promulguée par le Parlement.
14.	Recettes des ventes / Méthodes comptables
14.1	La Loi sur les biens de surplus de la Couronne prévoit le transfert d’une somme équivalente au produit de la vente des biens surnuméraires du Trésor au ministère concerné, sous réserve des conditions établies par le Conseil du Trésor. Il ne s’agit pas d’une autorisation de crédit net. Les revenus issus de la vente sont versés au Trésor, à titre de recette non fiscale du ministère. Les dépenses effectuées en vertu d’une telle autorisation seront défalquées du Trésor et le ministère les rapportera comme s’il les avait effectuées en vertu d’une autorisation législative des Comptes publics (lire les articles 3, 14 et 15 de la Loi sur les biens de surplus de la Couronne de 1992). La méthode comptable que voici s’applique :
14.1.1	Le Receveur général ouvrira deux comptes pour chaque ministère ou organisme dans les comptes nationaux. Le premier, Produit de l’aliénation des biens en surplus de la Couronne, indiquera les recettes non fiscales issues de l’aliénation des biens et la hausse annuelle de l’autorisation permise aux termes de la Loi sur les biens en surplus de la Couronne. Le numéro du compte sera signalé au ministère. Le second, Utilisation du produit de l’aliénation des biens en surplus de la Couronne, consistera en un compte de dépense établi par autorisation permanente législative et servira à noter l’usage des fonds octroyés durant l’année financière aux termes de la loi précitée.
14.1.2	Les ministères toucheront le produit de la vente directement de l’entrepreneur qui s’en est occupé, rapprocheront la somme remise des biens aliénés et inscriront le montant reçu au compte Produit de l’aliénation des biens en surplus de la Couronne.
14.1.3	Si le coût de l’aliénation dépasse les recettes perçues, le ministère vérifiera la facture de l’entrepreneur pour s’assurer que le contrat de service a bien été respecté, puis réglera la facture au moyen des fonds appropriés.
14.1.4	L’entrepreneur remettra à TPSGC une copie de tous les relevés d’opérations fournis au gardien, lesquels sont exigés par TPSGC afin de vérifier s’ils sont conformes aux contrats.
14.1.5	Les ministères prélèveront les sommes requises du compte Produit de l’aliénation des biens en surplus de la Couronne et les inscriront au compte Utilisation du produit de l’aliénation des biens en surplus de la Couronne.
14.1.6	Les ministères détermineront qui peut effectuer des dépenses en vertu de cette autorisation et implanteront les contrôles habituels applicables aux engagements et aux dépenses. Ils suivront la progression de l’autorisation, ainsi que les montants utilisés ou non durant l’année financière. Le cas échéant, les créditeurs à la fin de l’exercice (CAFE) peuvent être payés à partir de cette autorisation.
14.1.7	L’autorisation de dépenser une somme équivalente à celle déposée au compte Produit de l’aliénation des biens en surplus de la Couronne sera reconduite l’année financière suivante, sous réserve des conditions établies par le Conseil du Trésor.
14.2	En principe, le ministère ou l’organisme se sert de l’autorisation de dépenser accordée aux termes de la Loi sur les biens de surplus de la Couronne l’année où elle a été accordée. Si les fonds issus de l’aliénation des biens surnuméraires ne sont pas entièrement utilisés à la fin de l’année financière, l’autorisation sera reconduite mais uniquement pour un an.
14.3	Prière d’adresser les questions sur les méthodes comptables décrites plus haut comme suit :
Politique et gestion de la trésorerie :
Division de la gestion de la trésorerie, Bureau du Contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Comptes nationaux :
Direction de la comptabilité centrale et des rapports,
Receveur général du Canada