1.1 Le document que voici énonce la politique
adoptée le 10 février 2000, qui entre en vigueur
immédiatement.
2.1 Par l'adoption de la présente politique, le
gouvernement souhaite optimiser le processus par lequel on
aliène les biens meubles en surplus de la Couronne,
conformément aux objectifs plus généraux
voulant qu'on modernise la fonction de contrôleur et qu'on
recoure davantage aux services du secteur privé, quand la
chose est réalisable et justifiable, sur le plan
monétaire.
2.2 La Loi sur les biens de surplus de la Couronne
(S.R., c. S-20, art. 1) a été modifiée en
1993 pour donner plus de latitude aux ministères qui
aimeraient se défaire de biens meubles en surplus, sous
réserve des conditions établies par le Conseil du
Trésor du Canada. Parallèlement à la
modification de la loi, le Secrétariat du Conseil du
Trésor du Canada (SCT) a autorisé six projets
pilotes visant à établir la faisabilité
d'autres mécanismes d'aliénation. Le SCT a ensuite
effectué des analyses poussées et a abondamment
consulté les ministères aux paliers national et
régional en vue de déterminer quelles conditions
seraient appropriées. Par la suite, le Conseil du
Trésor a donné son aval à la politique et
aux lignes directrices ci-dessous afin d'orienter et de guider
les ministères et les organismes gouvernementaux sur
l'aliénation des biens meubles en surplus de la
Couronne.
3.1 Permettre au gouvernement canadien de retirer le maximum
des biens meubles en surplus dont il veut se départir, de
sorte que :
3.1.1 la valeur nette la plus élevée soit
réalisée à l'aliénation;
3.1.2 les Canadiens et les Canadiennes se voient offrir la
possibilité de participer à l'aliénation des
biens en surplus de la Couronne;
3.1.3 le processus soit caractérisé par la
circonspection, la probité et
l'intégrité;
3.1.4 la santé et la sécurité des
personnes et la protection de l'environnement soient
assurées;
3.1.5 les biens patrimoniaux soient traités comme il se
doit.
4.1 Les biens en surplus de la Couronnesont vendus
publiquement à leur valeur marchande. Dans les
circonstances décrites dans la partie 5 de l'annexe A, le
ministre qui rend des comptes sur la gestion d'un
ministère au Parlement peut autoriser l'aliénation
d'un bien en surplus de la Couronnepar un don, par la vente sur
un marché restreint ou par la vente à un prix autre
que la valeur marchande. Le ministère qui a la garde ou le
contrôle d'un bien (le gardien) identifie et signale les
biens dont il n'a plus besoin. Le gardien assume les frais
relatifs à la propriété d'un bien durant la
vie utile de ce dernier (planification, acquisition, exploitation
et aliénation) et touche le bénéfice net ou
absorbe la perte nette qui résulte de son
aliénation.
4.2 Dans la mesure du possible et si la chose est rentable,
les biens en surplus de la Couronne sont vendus à la
population par un entrepreneur du secteur privé. La vente
s'effectue dans le cadre des marchés et des offres
permanentes de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
(TPSGC) auxquels recourent tous les ministères. Quand la
vente par un sous-traitant est irréalisable ou
prohibitive, TPSGC doit se défaire des biens en se
chargeant lui-même de leur vente. Les
bénéfices et les frais résultants seront
affectés directement au gardien correspondant dans la
mesure où il est possible de le faire.
4.3 Des mécanismes, des filières et la
description des travaux relatifs à l'aliénation des
biens en surplus de la Couronne sont élaborés, en
consultation avec les représentants des ministères
utilisateurs, réunis en comités
d'aliénation. (Les ministères utilisateurs sont
ceux qui possèdent de tels biens ou des biens semblables.)
Il incombe aux comités d'aliénation de
répondre aux besoins des utilisateurs rapidement et avec
efficacité. Le gardien qui désire implanter un
mécanisme différent soumet sa proposition au
comité d'aliénation pertinent pour qu'il l'examine.
Si la proposition est retenue, TPSGC met en place le nouveau
mécanisme afin que les ministères visés
puissent y recourir. Si le comité d'aliénation
n'accepte pas la proposition, le ministère qui en est
l'origine peut demander au Conseil du Trésor de
l'autoriser à recourir à un autre mécanisme.
La présentation doit établir clairement que le
mécanisme envisagé rapportera globalement plus
à la Couronne que ceux instaurés par le
comité d'aliénation. Elle doit aussi exposer le
processus de vérification auquel aura recours le
ministère pour s'assurer que les avantages se sont
concrétisés.
4.4 Si l'aliénation d'un bien entraîne des
coûts estimatifs (décrits dans la section 9 de
l'annexe A) qui seront probablement supérieurs au produit
de la vente, le gardien peut choisir de ne pas vendre le bien,
mais de s'en départir comme suit :
4.4.1 en le cédant gratuitement à une
société d'État ou à une autre
administration publique;
4.4.2 en le donnant à une oeuvre de bienfaisance ou
à une organisation sans but lucratif reconnues;
4.4.3 si le bien ne se trouve pas au Canada, en le remettant
gratuitement à une administration publique, à une
oeuvre de bienfaisance ou à une organisation sans but
lucratif reconnues par le pays hôte, par une organisation
dont le Canada fait partie en vertu d'un traité et/ou par
l'Organisation des Nations Unies;
4.4.4 en le détruisant pourvu qu'ainsi on ne
détériore pas l'environnement et que la population
n'y trouve rien à redire.
4.5 Les biens en surplus sont vendus, donnés ou
cédés « tels quels, là où ils
se trouvent », sans garantie aucune quant à leur
état et à la possibilité de les
réparer ou de les utiliser. Le gouvernement n'assume
aucune responsabilité pour les accidents, les traumatismes
ou les pertes qui peuvent résulter de l'usage des biens en
question après qu'il s'en est départi.
4.6 Le gardien s'assure que les restrictions relatives
à l'aliénation du bien qui faisaient partie des
conditions d'achat (p. ex. accords ou traités
internationaux, exigences d'une licence, etc.) sont
respectées et que les acheteurs subséquents
éventuels sont tenus d'en faire autant. Il incombe au
gardien de s'assurer qu'on peut compter sur l'acheteur pour
respecter pareilles obligations. Quand les biens sont
cédés à un musée ou sont
destinés aux rebuts, le gardien fait en sorte qu'ils ne
puissent plus jamais être utilisés, à la
satisfaction des parties qui ont signé l'entente
originale, à l'achat.
4.7 Le gardien doit tenir compte de la valeur patrimoniale des
biens surnuméraires. Au besoin, des spécimens
représentatifs d'équipement surnuméraire
seront conservés et mis à la disposition
d'organisations telles que les musées
fédéraux, provinciaux, municipaux et sans but
lucratif, les municipalités, les légions
canadiennes et les associations d'anciens combattants. À
l'exception d'articles destinés à des musées
fédéraux et aux musées des Forces
canadiennes, tous les équipements mortels (p. ex. les
armes utilisées par les militaires ou la police et les
systèmes de lancement d'engins) doivent être rendus
inopérants de façon permanente.
5.1 La présente politique s'applique à tous les
ministères définis à l'article 2 de la
Loi sur la gestion des finances publiques et
facultativement, aux organismes fédéraux
définis à l'article 2 de la Loi sur les biens de
surplus de la Couronne, à leur
discrétion.
6.1 Il y a lieu de créer des comités
d'aliénation composés de représentants des
principaux ministères utilisateurs et de TPSGC.
6.2 Si un ministère pilote a conclu avec le secteur
privé un contrat de services d'aliénation qui est
en vigueur au moment de l'entrée en vigueur de la
présente politique, le ministère peut continuer de
recourir à ce contrat pendant une période de cinq
ans à compter de la date d'entrée en vigueur de la
présente politique, à condition que ce recours soit
conforme au protocole d'entente d'origine du projet pilote.
6.3 Les mécanismes d'aliénation du secteur
privé qui ont été jugés efficaces
dans le cadre de projets pilotes doivent être
utilisés dans toute la mesure du possible pour mettre en
place des mécanismes permanents à l'intention de
tous les ministères. Quand le comité pertinent le
juge approprié et dans la mesure où les
règlements relatifs aux contrats l'autorisent, les
dispositions d'aliénation mises en place
conformément aux projets pilotes peuvent être
étendues afin d'accommoder les exigences
d'aliénation d'autres ministères et servir de
fondement aux activités ultérieures. Le cas
échéant, le comité d'aliénation
pertinent se charge de l'élargissement des dispositions
d'aliénation avec la collaboration de TPSGC.
6.4 Le gardien prend les mesures voulues pour surveiller les
ventes et en rapprocher le produit, pour tous les biens vendus
par l'intermédiaire d'un entrepreneur de TPSGC.
6.5 Le gardien implante des méthodes comptables
appropriées pour les revenus et les dépenses issues
de l'aliénation des biens, de façon à
satisfaire les exigences des politiques et des pratiques du
Conseil du Trésor en la matière. (Voir l'article
14.1 de l'Annexe.)
7.1 Aux fins d'évaluation de la politique, de
l'information sera recueillie de diverses sources, dont les
réunions des comités d'aliénation, l'examen
des recettes et des frais résultant de la vente des biens
en surplus, les données de contrôle fournies par le
ministère responsable, les vérifications internes
et l'évaluation des programmes.
7.2 La politique fera l'objet d'une évaluation
interministérielle dirigée par le
Secrétariat du Conseil du Trésor dans les trois ans
qui suivent la date d'entrée en vigueur de la
présente politique.
8.1 Prière d'acheminer les demandes de renseignements
sur l'application de la politique à l'adresse
suivante :
Conseiller principal en matériel,
Division de la gestion du matériel et des projets,
Direction de la fonction de contrôleur,
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
Numéro de Téléphone : (613) 957-0205
Numéro de Télécopieur : (613) 952-1381
1. Introduction
1.1 Les lignes directrices que voici aideront les
ministères à gérer l'aliénation de
leurs biens. En général, pareille activité
suppose le recouvrement des fonds résiduels investis par
le gouvernement dans les biens dont il n'a plus besoin. Il arrive
néanmoins que l'intérêt du public prime sur
la réalisation de la valeur maximale du bien dont on veut
se défaire. Dans d'autres cas - quand ils n'ont plus de
valeur résiduelle, par exemple -, on s'efforcera de se
débarrasser des biens au coût le plus bas pour le
gouvernement.
1.2 Les lignes directrices énoncées plus bas
épousent les principes généraux que
voici :
1.2.1 Les biens surnuméraires devraient normalement
être vendus à leur juste valeur marchande, et leur
aliénation devrait entraîner les meilleures recettes
et les frais les plus bas pour le gouvernement. Dans la mesure du
possible et lorsque c'est rentable de le faire, la vente doit
être effectuée par un entrepreneur du secteur
privé.
1.2.2 Dans des circonstances exceptionnelles, les biens
surnuméraires qui gardent une certaine valeur peuvent
être donnés ou cédés à un prix
inférieur à leur juste valeur marchande si le
ministre qui en est le gardien ou la personne
désignée par lui estime que l'intérêt
du public est mieux servi ainsi.
1.2.3 Les biens sans valeur ou ayant très peu de valeur
peuvent être donnés ou détruits d'une
manière acceptable sur le plan environnemental si le
ministre qui en est le gardien ou la personne
désignée par lui estime qu'il s'agit de la
méthode la plus rentable de s'en départir et que la
population n'y trouvera rien à redire.
1.2.4 Dans la mesure du possible, la population devrait
pouvoir acheter les biens en surplus de la Couronne.
2. Lois et règlements
applicables
2.1 Le gardien devrait veiller à ce qu'on se
départisse des biens conformément aux lois et aux
règlements fédéraux, y compris mais sans s'y
limiter le Code criminel du Canada, la Loi sur la
gestion des finances publique, la Loi sur les biens en
surplus de la Couronne, la Loi sur le contrôle de
l'énergie atomique, la Loi sur les explosifs,
la Lois sur les produits dangereux, la Loi sur les
produits antiparasitaires, la Loi sur les langues
officielles, la Loi sur les Archives nationales, le Code
régissant les conflits d'intérêts et
l'après-mandats' appliquant à la fonction
publique, les règlements sur les marchés du
gouvernement, les autres politiques du Conseil du Trésor
ainsi que les règlements et les lois applicables des
autorités provinciales, municipales et locales. Les taxes
applicables (la TPS, la TVP ou la TVH ainsi que toute taxe locale
applicable au Canada et, pour les aliénations hors du
Canada, toute taxe applicable dans le pays d'accueil) doivent
être perçues et remises sur toute vente.
3.
Déontologie
3.1 L'aliénation des biens en surplus de la Couronne
est une activité qui attire considérablement
l'attention du secteur privé et de la population. Les
fonctionnaires et les sous-traitants qui s'en occupent devraient
toujours faire preuve de circonspection, de probité et
d'intégrité. On prendra soin de ne pas se retrouver
dans une situation réelle ou apparente de conflit
d'intérêts.
4. Traitement des biens
surnuméraires
4.1 Valeur des biens
4.1.1 Qu'il ait ou non une valeur marchande, garder un bien
entraîne des frais. Si ce dernier n'a pas une grande
valeur, les frais d'entreposage, de manutention et
d'administration peuvent s'avérer rapidement prohibitifs.
Par ailleurs, la valeur monétaire de biens onéreux
ne peut être engagée dans d'autres dépenses.
Pour ces raisons, il est impérieux d'identifier les biens
en surplus et de s'en départir en temps opportun.
4.2 Cession à un autre ministère ou
organisme
4.2.1 S'il est commode et rentable de le faire, le gardien qui
estime ne plus avoir besoin d'un bien le propose à
d'autres ministères avant de le déclarer
surnuméraire. Si le bien en question peut servir ailleurs
au gouvernement, on peut prendre des dispositions pour qu'il soit
cédé directement d'un gardien à l'autre, les
frais d'expédition, de manutention et les coûts
administratifs entraînés par la cession étant
à la charge du gardien qui doit disposer du bien.
4.3 Déclaration d'un bien surnuméraire
4.3.1 Les biens dont le gouvernement n'a plus l'utilité
devraient être déclarés surnuméraires
rapidement et on devrait prendre des dispositions pour s'en
défaire. Les raisons habituelles d'une telle mesure
comprennent les suivantes :
4.3.1.1 le bien n'est plus nécessaire à cause
d'un changement apporté aux opérations;
4.3.1.2 le bien est technologiquement désuet ou n'est
pas compatible avec d'autres biens;
4.3.1.3 le bien est parvenu au point où il est plus
économique de s'en départir (âge, usage,
kilométrage, etc.) si on veut réduire les
coûts de son utilisation;
4.3.1.4 réparer le bien s'avérerait
prohibitif;
4.3.1.5 il est impossible de justifier le coût du
capital immobilisé, de l'entreposage, de la manutention et
ainsi de suite face au coût d'autres solutions tels la
location ou l'achat en temps opportun;
4.3.1.6 le bien déroge aux normes en matière de
santé ou de sécurité publiques, renferme des
substances dangereuses, etc.
4.4 Préparatifs en vue de l'aliénation
4.4.1 Il incombe au gardien d'inspecter soigneusement le bien
avant d'en autoriser la cession ou la vente, en vue de trouver et
d'en retirer ce qui suit :
4.4.1.1 les marques indiquant qu'il s'agit d'un bien
appartenant au gouvernement ou à un ministère, les
étiquettes d'inventaire, etc.;
4.4.1.2 les munitions, les artifices, les médicaments
et les autres substances dangereuses ou
réglementées;
4.4.1.3 les produits dangereux (voir la partie 10);
4.4.1.4 les renseignements confidentiels,
protégés ou délicats sous forme
imprimée ou stockés sur un support
électronique, sur une microfiche ou d'une autre
façon et qui, s'ils étaient divulgués,
pourraient entraîner une infraction à la Loi sur
les secrets officiels ou à la Loi sur la protection
de la vie privée, ou mettre le gouvernement dans
l'embarras (voir l'article 8.2.4 pour savoir comment effacer le
contenu des disques rigides et des disquettes d'ordinateur);
4.4.1.5 l'équipement confidentiel, comme
l'équipement de chiffrement Tempest ou autre et les
coffres-forts de grande sécurité;
4.4.1.6 les articles de valeur (à savoir,
espèces, valeurs mobilières, métaux
précieux, outils, gabarits et appareils
d'éclairage, etc.) dans les réceptacles tels un
coffre-fort, une armoire, un classeur, une boîte à
outils, etc. censés être vide au moment de la
vente.
5. Méthodes
d'aliénation
On en compte cinq, en général :
5.1 Vente : On recourra à cette méthode
pour les biens dont la vente rapportera plus qu'elle pourrait
coûter (à savoir, frais de transport, de manutention
et d'entreposage s'il y a lieu, publicité,
préparatifs et vente proprement dite, enregistrement et
répartition du produit de la vente, etc.) et pour lesquels
le gardien désire obtenir le prix en vigueur sur le
marché. On se départira de tels biens
conformément aux procédés
élaborés par le comité d'aliénation
pertinent.
5.2 Échange : On procédera ainsi
lorsqu'il s'agit de biens offerts partiellement en paiement du
prix des articles neufs. Les biens seront cédés
dans le cadre du marché relatif à l'acquisition du
nouvel article. (REMARQUE : Ne sont pas autorisés les
échanges de voitures de tourisme, de voitures familiales
et de camions légers, d'ordinateurs et
d'équipements connexes énumérés
à l'article 8.2, Programme des ordinateurs pour les
écoles ci-après).
5.3 Vente sur un marché restreint ou sous la valeur
marchande : Cette méthode s'applique aux biens que le
gouvernement désire vendre à un groupe d'acheteurs
particulier, éventuellement à un prix
inférieur au cours du marché, en vue de respecter
les exigences générales ou spécifiques d'un
programme public (p. ex. artefacts vendus à un prix
nominal aux musées véritables). Le ministre qui
rend des comptes sur la gestion du ministère au Parlement
doit approuver les conditions de la vente. Cette dernière
serait habituellement effectuée par un agent de TPSGC. On
ne devrait pas recourir à un entrepreneur dans des
circonstances normales.
5.4 Don de biens de valeur : Don de biens ayant une
valeur marchande à un bénéficiaire qu'un
ministre responsable désigne en vue de répondre aux
buts généraux ou spécifiques d'un programme
gouvernemental. Certains dons sont pré-autorisés en
vertu d'un programme public permanent (p. ex. Programme des
ordinateurs pour les écoles). Dans les autres cas, le don
doit être sanctionné par le ministre qui rend des
comptes sur la gestion du ministère au Parlement. Les dons
sont habituellement effectués par un agent du
ministère concerné. On évitera de recourir
à un entrepreneur pour cela.
5.5 Aliénation en vue de réduire les
coûts : Cette méthode s'applique aux biens de
peu de valeur quand le coût estimatif de la vente
dépasse ce qu'on prévoit en retirer. En pareil cas,
le gardien peut disposer des biens en les proposant à une
société d'État, à un organisme
fédéral, à une autre administration publique
voire à une oeuvre de bienfaisance ou à un
organisme sans but lucratif. Sinon, le gardien prendra des
dispositions pour que les biens soient recyclés ou
éliminés sans qu'il y ait de risque de
détérioration de l'environnement, et en s'assurant
que la population n'y trouve rien à redire. C'est le
ministère concerné qui s'en occupe habituellement.
(REMARQUE : on n'oubliera pas de tenir compte des rebuts
accumulés, c'est-à-dire de la ferraille, dont on
peut tirer un certain prix et qui peuvent être
aliénés conformément à l'article 5.1
Vente et la partie 6).
5.6 Artefacts militaires : Le ministre de la
Défense nationale ou une personne qualifiée qui a
été désignée par ce dernier peut
autoriser l'aliénation des artefacts militaires par
l'entremise d'un transfert à titre gratuit, d'une vente
à un marché limité ou d'une ventre à
une valeur autre que la valeur marchande. Cette autorisation vise
l'aliénation des articles militaires aux fins
patrimoniales, historiques, muséologiques ou d'exposition
statique à des bénéficiaires comme des
organisations communautaires (p.ex.,les Légions royales
canadiennes), les musées, les autres paliers de
gouvernement ou les organismes sans but lucratif. Toute
aliénation devrait comporter une interdiction de transfert
ou de vente ultérieurs sans avoir obtenu la permission
expresse du ministre de la Défense nationale.
6. Vente
6.1 Processus :
6.1.1 Les ministères et organismes gouvernementaux qui
vendent les biens surnuméraires (article 5.1, ci-dessus)
recourront aux processus instaurés par TPSGC. Les
processus d'aliénation seront élaborés de
concert avec les comités d'aliénation nationaux et
régionaux, composés de représentants des
ministères et organismes utilisateurs. Un
représentant du SCT siégera aux comités
nationaux et peut siéger aux comités
régionaux. Les comités identifieront et
établiront des filières et des mécanismes,
et rédigeront des descriptions de travail à
l'intention des entrepreneurs, appropriés pour les biens
surnuméraires nationaux ou régionaux dont ils
auront la responsabilité. Lorsque c'est réalisable
et rentable, TPSGC retiendra les services d'entrepreneurs
privés pour transporter, manutentionner, entreposer,
mettre en marché et vendre les biens, puis recueillir et
remettre le produit de leur vente.
6.2 Responsabilités du gardien
Le gardien qui déclare un bien en surplus et
décide de s'en défaire en le vendant assume les
responsabilités suivantes :
6.2.1 il communique avec l'agent approprié qui
s'occupera de l'aliénation du bien (un entrepreneur ou
TPSGC ainsi que l'a déterminé le comité
d'aliénation) afin qu'il organise la vente;
6.2.2 il détermine les préparatifs
nécessaires en vue de retirer la plus grosse somme
possible de la vente en consultation avec l'agent
désigné et établit qui effectuera le travail
éventuel;
6.2.3 il fixe un prix minimum acceptable pour le bien -
facultatif, à sa discrétion;
6.2.4 il renseigne l'agent désigné sur
l'état dans lequel se trouve le bien et lui fournit la
documentation qui l'aidera à le vendre;
6.2.5 il remet le bien à l'agent désigné
au moment, à l'endroit et dans l'état convenus;
6.2.6 il suit les progrès de la vente, en touche le
produit, effectue les rapprochements et règle les frais et
les dépenses afférents;
6.2.7 il résout les litiges et répond aux
demandes de renseignements ministérielles sur la vente de
ses biens par l'entrepreneur;
6.2.8 il garde les registres comptables appropriés,
conformément à la politique pertinente du Conseil
du Trésor (lire la partie 14);
6.2.9 il signale à TPSGC et au comité
d'aliénation les difficultés ou les
problèmes rencontrés durant l'exercice et
coopère avec TPSGC ce qui est de surveiller les
activités de l'entrepreneur;
6.2.10 il participe aux travaux du comité
d'aliénation pertinent à titre de membre ou lui
procure son aide en tant qu'utilisateur;
6.2.11 il exige que les gestionnaires du matériel
suivent la formation voulue en gestion du matériel et
soient certifiés en conséquence.
6.3 Responsabilités de TPSGC relativement à la
vente de biens
Dans le cadre de la vente de biens, TPSGC assume les
responsabilités suivantes :
6.3.1 il met sur pied et préside des comités
d'aliénation et offre son expertise sur les processus
d'aliénation des biens et assure un soutien administratif
à ces comités;
6.3.2 il collabore à la gestion du processus
d'aliénation et des services connexes;
6.3.3 il dispense des conseils techniques, procéduraux
et stratégiques sur l'aliénation des biens
publics;
6.3.4 il passe des marchés de services et implante des
offres permanentes pour l'aliénation des biens auxquels
les ministères pourront recourir et il prend des
dispositions pour que les ministères possèdent les
autorisations voulues en ce qui concerne l'exécution des
marchés, les actes de vente et les documents pour la
cession de la propriété;
6.3.5 il procure des services de vente directs, y compris la
gestion des produits de la vente, quand le recours à un
entrepreneur s'avère irréalisable ou
prohibitif;
6.3.6 il surveille la performance des entrepreneurs afin de
s'assurer que les clauses et les conditions des contrats ont
été respectées, que les tâches
requises ont été accomplies en temps voulu et que
le processus de vente est transparent. Cette surveillance se fait
à l'aide de rapports (électroniques si cela est
possible et commode) provenant des utilisateurs et des
entrepreneurs.
7.
Échange
7.1 Le gardien peut échanger des biens
surnuméraires en paiement partiel des nouvelles
acquisitions. Ce faisant, il devrait s'assurer que la somme
créditée reflète la juste valeur marchande
du bien et que le contrat d'achat stipule clairement les
conditions de l'échange. Le gardien devrait faire en sorte
qu'on garde les dossiers appropriés sur l'échange,
aux fins de comptabilité et de vérification. Ne
sont pas autorisés les échanges de voitures, de
familiales ou de camions légers, ou d'équipement
informatique énuméré dans l'article 8.1
Programme des ordinateurs pour les écoles.
8. Vente sur un marché
restreint ou don
8.1 Quand la valeur marchande d'un bien dépasse le
coût estimatif de la vente, la décision de s'en
défaire à un prix inférieur à sa
valeur marchande ou de l'offrir gratuitement constitue un don du
gouvernement au bénéficiaire. Renoncer à une
recette éventuelle revient à dépenser des
fonds. Pareille décision incombe au ministre qui doit
rendre des comptes sur la gestion du ministère au
Parlement. La personne qui approuve la vente ou le don devrait
s'assurer qu'il n'y a pas de meilleure manière d'utiliser
le bien et que la population n'y trouvera rien à
redire.
8.2 Programme des ordinateurs pour les écoles
8.2.1 Le gouvernement fédéral s'est
engagé à faire du Canada le pays le plus
« branché » du monde. Le Programme des
ordinateurs pour les écoles (POE) d'Industrie
Canada joue un rôle déterminant dans la
réalisation de cette promesse. L'objectif consiste
à recueillir les ordinateurs portatifs et personnels en
surplus, ainsi que les logiciels connexes, de les rénover
et de les offrir en bon état de marche aux écoles
primaires et secondaires et aux bibliothèques publiques.
Une procédure rigoureuse a été
instaurée afin de garantir une répartition
équitable de ces biens au Canada.
8.2.2 Les micro-ordinateurs (MS-DOS/Windows et MacIntosh) et
les moniteurs, les claviers, les souris, les imprimantes, les
modems, les serveurs, les centres de commutation, les cartes
réseau, les systèmes d'exploitation de disque et
les périphériques qui les accompagnent et dont le
gouvernement n'a plus besoin sont remis intacts à
Industrie Canada dans le cadre du POE. Le gardien ne peut vendre,
échanger, donner ni aliéner ces biens d'une autre
manière avant de les avoir offerts à Industrie
Canada. Il revient ensuite au gardien de se défaire du
matériel refusé en vertu du POE.
8.2.3 Dans le cadre du POE, on examine et note soigneusement
la configuration des nouveaux ordinateurs. Le gardien devrait
s'assurer que les ordinateurs surnuméraires ne sont pas
pillés ou rendus inutilisables avant leur cession. La
pratique qui consiste à retirer le disque rigide, la
mémoire vive (RAM) et d'autres composantes essentielles
des ordinateurs avant leur envoi devrait se restreindre aux rares
cas où les exigences de sécurité
l'exigent.
8.2.4 Les données contenues sur les disques rigides
reçus aux installations du Programme sont
méticuleusement effacées, puis les disques sont
remis en forme. Le gardien dont les ordinateurs renferment des
données délicates peut demander au centre local du
POE un logiciel approuvé par la GRC en vue d'effacer les
données contenues sur les disques rigides avant l'envoi de
l'ordinateur. Dans la région de la capitale nationale, le
gardien peut demander qu'un technicien du POE se rende sur les
lieux pour effectuer ce travail. Le POE offre aussi la
possibilité d'effacer en vrac les disques
magnétiques amovibles.. Le gardien qui envisage de retirer
le disque rigide d'un ordinateur pour des raisons de
sécurité devrait communiquer avec le POE afin d'explorer les solutions de rechange avant de prendre
cette mesure.
8.2.5 La présente ligne directrice n'a pas pour but
d'interdire le prêt d'un ordinateur aux employés
pour qu'ils puissent travailler chez eux quand les
opérations justifient une telle pratique. En outre, elle
ne vise pas non plus les ordinateurs principaux.
8.2.6 Pour obtenir d'autres renseignements sur le Programme
des ordinateurs pour les écoles, il suffit de composer le
1-800-268-6608.
9. Aliénation en vue de
réduire les coûts
9.1 Quand il estime que la valeur marchande d'un bien est
inférieure à ce qu'il en coûterait pour le
vendre (frais de manutention, de transport et d'entreposage
directs, mise en marché, honoraires et commissions,
coût du personnel, etc.), le gardien peut procéder
comme suit :
9.1.1 Céder gratuitement le bien à une
société d'État, à un organisme
fédéral, à l'administration d'une province,
aux Premières Nations, à une municipalité ou
à une commission scolaire du Canada;
9.1.2 Céder gratuitement le bien à une oeuvre de
bienfaisance ou à une organisation sans but lucratif
reconnues du Canada;
9.1.3 Céder gratuitement les biens qui ne se trouvent
pas au Canada à un bénéficiaire semblable
à ceux mentionnés aux articles 9.1.1 et 9.1.2, s'il
est reconnu par le pays hôte, par l'organisation dont le
Canada fait partie en vertu d'un traité et/ou par
l'Organisation des Nations unies;
9.1.4 S'il n'y a pas d'autres options pratiques, envisager de
se départir du bien tel un rebut, pourvu que ce faisant,
il ne détériore pas l'environnement.
9.2 Les ministères gardiens qui cèdent
gratuitement des biens de faible valeur aux termes des articles
9.1.1 à 9.1.3 ci-hauts, doivent prendre des mesures
raisonnables pour s'assurer que les bénéficiaires
sont sélectionnés d'une manière qui sera
perçue par le public comme juste, équitable et
transparente. Il faut tenir des dossiers appropriés pour
ce type d'aliénations et les soumettre
périodiquement à une vérification ou
à un examen. Les ministères devraient créer
d'autres contrôles internes pour éviter les abus
réels ou perçus, selon le besoin. Ces mesures
pourraient inclure ce qui suit, sans toutefois s'y limiter :
9.2.1 On pourrait demander que deux personnes approuvent les
aliénations effectuées en vue de réduire les
coûts.
9.2.2 Au moins deux personnes, différentes de celles
ayant approuvé l'aliénation en vue de
réduire les coûts pourraient se charger de
sélectionner le bénéficiaire. On pourrait
inviter des représentants du secteur privé,
d'autres paliers gouvernementaux ou du public ne tirant aucun
avantage du processus de sélection à participer
à celui-ci.
9.2.3 On pourrait obtenir une signature d'approbation finale
pour la cession gratuite des biens d'une personne autre que
celles ayant approuvé l'aliénation en vue de
réduire les coûts ou ayant sélectionné
le bénéficiaire.
10. Substances et produits
dangereux
10.1 Parmi les produits dangereux se retrouvent ceux
susceptibles de renfermer du gaz comprimé, des
matières inflammables ou combustibles, des oxydants, des
substances toxiques ou infectieuses, des agents corrosifs, des
réactifs dangereux ou des liquides huileux, des graisses
lourdes ou des cires contaminés. La manipulation de ces
produits est décrite dans la Loi sur les produits
dangereux, et le Système d'information sur les
matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT)
donne plus de détails au sujet des produits.
10.2 Les substances dangereuses comprennent les drogues
visées par la Loi sur les aliments et drogues, le
matériel radioactif couvert par la Loi sur le
contrôle de l'énergie atomique, les explosifs
mentionnés dans la Loi sur les explosifs et les
pesticides cités dans la Loi sur les produits
antiparasitaires.
10.3 Avant de se débarrasser du matériel
dangereux, le gardien s'assure que les biens sont
étiquetés conformément aux exigences du
SIMDUT et qu'une fiche signalétique les accompagne. Il
incombe au gardien de faire tester, avant de s'en
départir, les biens surnuméraires afin d'y
déceler des produits ou des liquides dangereux et de payer
le coût de ces tests.
10.4 Les comités d'aliénation qui
élaborent les procédures concernant
l'aliénation des substances et des produits dangereux
demandent conseil à la Direction générale
des services immobiliers, Secteur des services d'architecture et
de génie, Direction des services de l'environnement de
TPSGC.
11. Aliénation de biens
uniques
11.1 L'aliénation de livres, de périodiques et
d'autres document de ce genre est assujettie à la Loi
sur la Bibliothèque nationale et à la Loi
sur les Archives nationales du Canada.
11.2 L'aliénation d'objets d'art doit se faire en
consultation avec la Banque d'oeuvres d'art du Conseil des arts
du Canada.
11.3 La propriété intellectuelle qui appartient
à la Couronne est assujettie à la Loi sur les
biens de surplus de la Couronne, et son
aliénation peut se faire en conformité avec les
directives énoncées dans ce texte.
11.4 Lorsqu'un coffre-fort est déclaré
surnuméraire, il doit être inspecté par la
Section des techniques de sécurité (STC) d'un
détachement de la GRC, qui déterminera s'il peut
être vendu dans le commerce ou doit demeurer sous
contrôle gouvernemental. Les coffres-forts conformes aux
spécifications gouvernementales qui sont utilisables
doivent être conservés au ministère qui en a
la garde ou transférés à un autre
ministère ou organisme du gouvernement
fédéral. Les coffres-forts conformes aux
spécifications gouvernementales qui ne sont plus
utilisables doivent être démontés par des
employés d'une STS du GRC, qui conservera les parties du
mécanisme considérées comme devant
être gardées en lieu sûr. On peut ensuite se
défaire du bloc du coffre-fort en recourant aux
mécanismes d'aliénation décrits plus
haut.
12. Aliénation dans des
endroits éloignés et hors du Canada
12.1 Lorsque c'est pratique, les gardiens qui ont des biens
surnuméraires à des endroits éloignés
et hors du Canada devraient les vendre. Dans les régions
où TPSGC est présent, celui-ci devrait conclure
avec des entrepreneurs canadiens ou étrangers des
marchés à l'intention de ministères ou
organismes.
12.2 Autrement, si cela est rentable, les organismes
d'aliénation de gouvernements étrangers peuvent
être utilisés par l'entremise de dispositions
négociées par TPSGC.
12.3 Toutefois, là où TPSGC est absent, les
ministères peuvent prendre des dispositions directement
avec des entrepreneurs ou des organismes canadiens ou
étrangers. Dans de tels cas, il serait
préférable de consulter le comité
d'aliénation pertinent.
12.4 Quand ni l'une ni l'autre des options de
«vente» ne convient, les biens devraient être
transportés dans la ville canadienne la plus proche pour y
être vendus, seulement si l'on estime que le produit de la
vente sera supérieur aux frais de déplacement et de
mise en vente.
12.5 Lorsque la vente de biens surnuméraires n'est pas
pratique et que leur transport n'est pas rentable, le
ministère gardien devrait avoir recours aux options
décrites dans l'article 9.1, selon le cas. Dans un pays
étranger, le bénéficiaire éventuel
pourrait être le gouvernement du pays d'accueil, un
organisme humanitaire ou un groupe sans but lucratif, qui est
reconnu par le pays d'accueil, par une organisation
internationale dont est membre le Canada ou par les Nations
Unies. Le ministère gardien peut adapter la
procédure pour répondre aux coutumes et aux
conditions locales, à condition que cette procédure
respecte les normes d'éthique canadiennes et locales et la
sécurité de l'environnement. Le ministère
gardien doit s'assurer que l'autorisation nécessaire est
accordée aux gestionnaires de centres de
responsabilité sur place.
13. Autorisation à
dépenser le produit de la vente
13.1 Les sommes issues de la vente des biens en surplus de la
Couronne sont remises au Receveur général du Canada
et versées au Trésor. Les ministères ont
l'autorisation de dépenser un montant équivalent au
produit net de la vente (c.-à-d., le produit brut moins
les frais et les dépenses directs de l'entrepreneur et de
TPSGC). Les montants reçus peuvent servir uniquement
à défrayer des coûts d'aliénation et
d'exploitation et des dépenses en immobilisations et ne
peuvent servir à financer des paiements de transfert.
L'autorisation de dépenser n'est pas accordée
lorsque le bien a été confisqué aux termes
d'une loi promulguée par le Parlement.
14. Recettes des ventes /
Méthodes comptables
14.1 La Loi sur les biens de surplus de la Couronne
prévoit le transfert d'une somme équivalente au
produit de la vente des biens surnuméraires du
Trésor au ministère concerné, sous
réserve des conditions établies par le Conseil du
Trésor. Il ne s'agit pas d'une autorisation de
crédit net. Les revenus issus de la vente sont
versés au Trésor, à titre de recette non
fiscale du ministère. Les dépenses
effectuées en vertu d'une telle autorisation seront
défalquées du Trésor et le ministère
les rapportera comme s'il les avait effectuées en vertu
d'une autorisation législative des Comptes publics (lire
les articles 3, 14 et 15 de la Loi sur les biens de surplus de
la Couronne de 1992). La méthode comptable que voici
s'applique :
14.1.1 Le Receveur général ouvrira deux comptes
pour chaque ministère ou organisme dans les comptes
nationaux. Le premier, Produit de l'aliénation des biens
en surplus de la Couronne, indiquera les recettes non fiscales
issues de l'aliénation des biens et la hausse annuelle de
l'autorisation permise aux termes de la Loi sur les biens en
surplus de la Couronne. Le numéro du compte sera
signalé au ministère. Le second, Utilisation du
produit de l'aliénation des biens en surplus de la
Couronne, consistera en un compte de dépense établi
par autorisation permanente législative et servira
à noter l'usage des fonds octroyés durant
l'année financière aux termes de la loi
précitée.
14.1.2 Les ministères toucheront le produit de la vente
directement de l'entrepreneur qui s'en est occupé,
rapprocheront la somme remise des biens aliénés et
inscriront le montant reçu au compte Produit de
l'aliénation des biens en surplus de la Couronne.
14.1.3 Si le coût de l'aliénation dépasse
les recettes perçues, le ministère vérifiera
la facture de l'entrepreneur pour s'assurer que le contrat de
service a bien été respecté, puis
réglera la facture au moyen des fonds
appropriés.
14.1.4 L'entrepreneur remettra à TPSGC une copie de
tous les relevés d'opérations fournis au gardien,
lesquels sont exigés par TPSGC afin de vérifier
s'ils sont conformes aux contrats.
14.1.5 Les ministères prélèveront les
sommes requises du compte Produit de l'aliénation des
biens en surplus de la Couronne et les inscriront au compte
Utilisation du produit de l'aliénation des biens en
surplus de la Couronne.
14.1.6 Les ministères détermineront qui peut
effectuer des dépenses en vertu de cette autorisation et
implanteront les contrôles habituels applicables aux
engagements et aux dépenses. Ils suivront la progression
de l'autorisation, ainsi que les montants utilisés ou non
durant l'année financière. Le cas
échéant, les créditeurs à la fin de
l'exercice (CAFE) peuvent être payés à partir
de cette autorisation.
14.1.7 L'autorisation de dépenser une somme
équivalente à celle déposée au compte
Produit de l'aliénation des biens en surplus de la
Couronne sera reconduite l'année financière
suivante, sous réserve des conditions établies par
le Conseil du Trésor.
14.2 En principe, le ministère ou l'organisme se sert
de l'autorisation de dépenser accordée aux termes
de la Loi sur les biens de surplus de la Couronne
l'année où elle a été
accordée. Si les fonds issus de l'aliénation des
biens surnuméraires ne sont pas entièrement
utilisés à la fin de l'année
financière, l'autorisation sera reconduite mais uniquement
pour un an.
14.3 Prière d'adresser les questions sur les
méthodes comptables décrites plus haut comme
suit :
Politique et gestion de la trésorerie :
Division de la gestion de la trésorerie, Bureau du
Contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Comptes nationaux :
Direction de la comptabilité centrale et des rapports,
Receveur général du Canada
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