a) L'écriture comptable de l'engagement dans le système
d'information comptable devrait se faire au moment de conclure un
marché ou de placer une commande de biens ou de services; elle
sert à indiquer le montant qui devra être prélevé sur le solde
disponible non grevé de l'affectation ou du crédit ou du poste
dans les prévisions des dépenses afin d'honorer l'engagement.
b) La délégation des responsabilités en matière de contrôle
des engagements peut varier d'un ministère à l'autre, selon les
circonstances, la nature des opérations du ministère, le niveau
de décentralisation, le type et l'importance de l'engagement et
le type de système de contrôle budgétaire et de rapports
financiers utilisé par le ministère.
a) Les engagements doivent être consignés selon la valeur des
dépenses susceptibles d'être engagées au cours de chaque
exercice, de la façon suivante :
- tous les engagements visant des dépenses en capital, de
fonctionnement et d'entretien devraient habituellement être
consignés séparément, et par exercice. Toutefois, le ministère
peut préciser dans quels cas il est peu pratique de les consigner
séparément (engagements de faible valeur, traitements et
salaires, par exemple) et indiquer dans ses procédures une autre
façon de les comptabiliser;
- les subventions et contributions présentées dans les
prévisions budgétaires par catégorie de bénéficiaires devraient
être consignées séparément, et par exercice.
- s'il s'agit d'une subvention ou d'une contribution
spécifique (c.-à-d. que le montant et le bénéficiaire sont
précisés dans le Budget des dépenses) nécessitant l'approbation
d'une affectation distincte par le Conseil du Trésor, il peut
alors suffire d'utiliser les registres de contrôle des
affectations, au lieu d'établir des registres distincts pour
consigner les engagements.
b) Des registres sur la valeur des engagements continus
devraient être maintenus séparément pour l'exercice en cours et
pour chacun des exercices suivants compris dans la période visée
par la dernière MJANR, ou pour les exercices subséquents.
a) Les renseignements sur les engagements devraient être
examinés périodiquement afin que puissent être confirmées la
validité et l'exactitude des engagements en cours et des sommes
susceptibles d'être imputées sur le crédit.
b) Les renseignements sur les engagements doivent être revus
périodiquement soit par les gestionnaires des centres de
responsabilité soit par les agents auxquels cette responsabilité
est déléguée. Ces revues seront plus fréquentes vers la fin de
l'exercice, et lorsqu'il y a un doute quant au moment où seront
effectués les paiements ou quant à la validité des montants
inscrits.
Les ministères devraient établir périodiquement des prévisions
de leurs besoins financiers jusqu'à la fin de l'exercice courant,
en se fondant sur les imputations nettes effectuées sur le
crédit depuis le début de l'exercice, de même que sur les
engagements en cours pour cet exercice et les dépenses prévues
jusqu'à la fin de l'exercice.
a) Les renseignements concernant les engagements devraient
être confrontés aux limites auxquelles les engagements sont
assujettis. Ils devraient être consignés à partir du plus bas
niveau de centre de responsabilité et accumulés successivement à
chaque niveau supérieur pour lequel on note des engagements.
b) Ne sont ni consignées ni déclarées comme engagements les
simples intentions de conclure des arrangements à une date
ultérieure.
a) Tous les engagements en cours devraient être consignés dans
le système de rapports financiers. La comptabilité d'engagement
peut être distincte de la comptabilité générale du ministère,
mais les données de fin de période sur les engagements devraient
être incorporées au système général aux fins du contrôle
financier. Les registres détaillés des engagements seront
accessibles aux gestionnaires sur demande.
b) Dans le cas des ministères qui font appel au système de
rapports ministériels de Travaux publics et Services
gouvernementaux, les sommes totales des engagements peuvent être
introduites dans ce système et annulées automatiquement le mois
suivant. L'information sur les engagements peut alors être
incluse dans les rapports ministériels ou en être exclue, selon
les indications données par chaque ministère.
c) Toute l'information que contiennent les registres des
engagements doit être complète, précise et fiable, selon les
normes applicables à tout système de comptabilité. Les procédures
de contrôle devraient être décrites dans le manuel financier du
ministère, tout comme les politiques sur le choix du moment et de
la méthode d'enregistrement des divers types d'engagements,
notamment les dépenses en capital, les engagements étalés sur
plusieurs années, les dépenses imputées à un compte d'avance
fixe, les avances, les subventions et les contributions.
d) Si les engagements sont inscrits par un service central,
ils devraient être acquittés par les unités organisationnelles
auxquelles a été délégué le pouvoir de payer prévu à l'article
33. S'ils sont inscrits par centre de responsabilité, le total
des engagements en cours à la fin du mois devrait être communiqué
aux agents qui exercent les pouvoirs conformément à l'article 33.
Des rapports plus fréquents peuvent être nécessaires vers la fin
de l'exercice si les soldes disponibles des crédits sont réduits
à un point tel qu'un contrôle quotidien s'impose.
a) Il ne faut prendre des engagements pour les exercices
futurs que s'ils sont jugés essentiels à la réalisation des
objectifs approuvés ou si le type d'opération visé ne permet pas,
pour des raisons économiques ou autres, de conclure l'arrangement
contractuel avant la fin de l'exercice en cours.
b) En outre, afin d'éviter que ces engagements ne
compromettent la réalisation des activités au cours des exercices
ultérieurs, les ministères peuvent imposer des limites
inférieures à celles mentionnées ci-dessus et les inclure dans
leur système de contrôle des engagements applicables aux
exercices futurs.
Appendice B
Comptabilité d'engagement
a) La comptabilité d'engagement s'effectue au moment où est
pris l'engagement d'effectuer des paiements à une date
ultérieure, et non au moment où les services sont rendus et les
factures reçues. Les obligations contractées dans le cadre de ces
engagements peuvent représenter des dettes contractuelles, comme
dans le cas d'une commande ou d'un contrat d'achat de biens ou de
servies, ou des dettes conditionnelles, comme dans le cas d'un
arrangement prévoyant le versement de fonds si les conditions
précisées sont remplies.
b) Il existe deux types d'engagements :
(i) les engagements continus sont ceux qui nécessitent
une série de versements ou de règlements au cours d'une période
indéterminée. Citons, par exemple, l'obligation d'effectuer des
paiements mensuels pour le service téléphonique.
(ii) les engagements particuliers sont ceux qui
nécessiteront un versement unique ou une série de versements
précis au cours d'une période déterminée. Citons, par exemple,
les marchés de biens et de services, ou tout arrangement
similaire.
Les limites suivantes s'appliquent au pouvoir d'engager des
fonds :
- pour l'exercice en cours, ces limites correspondent au
montant total de l'affectation pertinente approuvée par le
Conseil du Trésor à l'intérieur d'un crédit ou d'un poste des
prévisions de dépenses déposées au Parlement (compte tenu des
recettes à valoir sur le crédit), plus tout supplément provenant
de crédits contrôlés de façon centralisée, comme le crédit 5 du
Conseil du Trésor;
- pour chaque exercice suivant, ces limites correspondent aux
parties des niveaux de référence approuvés de la dernière mise à
jour annuelle des niveaux de référence (MJANR), déterminées par
les facteurs d'intrant relatifs aux éléments de planification
d'un programme. Ces niveaux de référence doivent être rajustés en
fonction de toutes les ressources additionnelles particulières
que le Conseil du Trésor approuve pour la période visée par la
MJANR ou toute période subséquente;
- dans le cas d'un fonds renouvelable, la limite applicable
correspond au pouvoir de prélèvement.
Le projet d'éliminer le Guide d'administration financière a
été approuvé. L'intention est de créer une source unique de
référence pour toutes les politiques du domaine de
l'administration financière.
Cette section du volume «Fonction de contrôleur» comporte
des extraits de l'ancien Guide d'administration financière. Au
cours des prochains mois, ces politiques seront réécrites en
suivant le nouveau format des politiques du Secrétariat du
Conseil du Trésor.
Appendice C
Rapports sur les écarts
a) Pour que le système de contrôle budgétaire soit efficace,
les gestionnaires devraient recevoir des rapports financiers
périodiques comparant, pour la période écoulée, leurs activités
et celles de leurs subordonnés à celles prévues au plan. Si les
activités se déroulent comme prévu, aucune intervention n'est
nécessaire; mais par contre, si des écarts se manifestaient, leur
importance devrait être analysée et expliquée, et il faudrait
proposer des mesures correctives.
b) La rédaction des rapports sur les écarts incombe au
gestionnaire de centre de responsabilité. Le personnel financier
peut aider ce dernier, mais il ne devrait pas tenter de tirer
seul les conclusions quant à l'importance des écarts ou quant aux
propositions concernant l'adoption de mesures correctives.
c) Les rapports sur les écarts devraient être considérés comme
des moyens positifs d'informer les niveaux supérieurs de la
gestion des changements de situation qui, si l'on n'en tenait pas
compte, pourraient compromettre gravement la réalisation et les
objectifs du programme et du centre de responsabilité.
d) L'Appendice D donne des exemples de formules et de
procédures pouvant servir à un système de rapports sur les
écarts.
e) Les écarts s'expliquent par trois facteurs principaux :
- des variations du volume de production;
- des variations de la quantité des facteurs de
production;
- des variations du coût des facteurs de production.
La comparaison du volume réel de production avec le rendement
prévu au plan fournit probablement aux gestionnaires les données
les plus significatives sur les écarts. Pour préciser et signaler
l'effet produit par des changements du volume de production, il
faut définir des unités de mesure, les identifier et en faire
rapport de façon exacte et uniforme pour chaque période de
rapport. Si la production prévue au plan n'est pas obtenue et si
la consommation de ressources financières ne varie pas dans une
mesure comparable, les gestionnaires constatent que les plans
qu'ils ont dressés en vue de répondre aux besoins du public ne se
réaliseront pas dans les limites de leurs budgets. Ils doivent
donc revoir leurs plans ou adopter d'autres lignes de
conduite.
Deux raisons peuvent faire varier la quantité des facteurs de
production nécessaires. La première a trait directement aux
variations du volume de production et ne devrait pas poser trop
de problèmes. La deuxième a trait aux variations résultant des
changements au chapitre de l'efficience, une plus ou moins grande
quantité de ressources devenant nécessaire pour un volume donné
de production. Dans ce cas, les gestionnaires doivent en
connaître les raisons. Il se peut que la qualité des ressources
(tant humaines que matérielles) ait varié, que les méthodes ne
soient plus aussi productives ou que la surveillance se soit
relâchée. Si ces écarts sont défavorables, des mesures
correctives doivent être prises. Il est plus facile de déterminer
la nature des mesures à prendre lorsque les normes ont été
établies grâce à des études sérieuses.
a) Des variations du coût total en dollars des facteurs de
production peuvent être attribuables à une augmentation ou à une
diminution soit de la production soit des facteurs de production
et à des variations des coûts unitaires des facteurs de
production.
b) Il n'est pas certain que les gestionnaires puissent prendre
des mesures rectificatrices dans ce domaine. Bon nombre de
fluctuations de prix échappent au contrôle personnel du
gestionnaire du centre de responsabilité. Néanmoins, en dressant
les plans initiaux, celui-ci peut avoir choisi un moindre coût
qui n'est plus valable; il peut être possible d'atteindre les
buts du programme avec une autre combinaison de ressources.
Lorsque la variation de coût est plus générale, il peut être
possible pour les gestionnaires chargés de l'acquisition des
ressources d'adopter d'autres lignes de conduite afin de réduire
le coût des ressources. Des augmentations de coûts devraient
souvent entraîner une modification des plans pour réduire le
volume ou la qualité de production, accroître l'efficacité ou
alléger les contraintes monétaires imposées par le budget
original.
Dans la plupart des cas, les écarts ne s'expliqueront pas par
une seule cause, mais par une combinaison de facteurs différents.
Cependant, l'analyse permet de déterminer les divers éléments en
jeu de façon à pouvoir prendre les mesures correctives
appropriées à chacun.
Appendice D
Exposé du système de rapports sur les écarts
Les systèmes de contrôle budgétaire par centre de
responsabilité devraient assurer :
- des budgets établis périodiquement;
- un rapport périodique du rendement réel compatible avec la
façon dont les budgets ont été établis;
- une prompte analyse des rapports sur les écarts en matière
de volume de production, de quantité et de coûts des facteurs de
production.
Ces systèmes peuvent avoir des formes très diverses, mais tous
doivent présenter les caractéristiques suivantes :
- indication des circonstances particulières exigeant
l'attention des gestionnaires;
- détermination des facteurs causant ces caractéristiques
exceptionnelles;
- moyen de communiquer les résultats de l'analyse à la
personne à qui incombe la décision.
Le système de rapport devrait être conçu de façon à faire
ressortir les écarts afin que l'attention d'un gestionnaire ne
soit attirée que sur les points pertinents. Ce système se
présente sous plusieurs formes :
- l'indication des projets à l'aide d'un code couleur; par
exemple le rouge indiquant une situation grave, le jaune une
situation douteuse et le vert une situation où tout va selon les
plans;
- des pourcentages peuvent remplacer les écarts exprimés en
dollars ou s'y ajouter;
- l'ordinateur peut être programmé de façon à n'imprimer que
les écarts excédant un pourcentage minimum par rapport au plan
pour la période ou un plan annuel, ou les écarts attribuables à
la non-réalisation de normes préétablies.
a) Normalement, l'analyse des écarts portera sur les trois
causes suivantes :
- variation du volume de production;
- variation de la quantité des facteurs de production;
- variation des coûts des facteurs de production.
b) On trouvera une formule illustrant ce genre d'analyse au
tableau A.
c) On devrait remarquer qu'une analyse valable est
virtuellement impossible sans un plan adéquat dressé
périodiquement. Si la quantité des facteurs de production et le
volume de production ne sont pas déterminés et évalués, l'analyse
devient nettement subjective et tend à expliquer ce qui est
survenu, non pourquoi le plan n'a pas été respecté. Sous quelque
forme qu'elle se présente, l'analyse devrait extrapoler
clairement les perspectives de fin d'année d'après les écarts
déjà connus et ceux qui sont prévus.
Les systèmes pour faire rapport sur l'analyse des écarts
peuvent prendre des formes multiples :
- le rapport peut résulter d'une demande spécifique ou peut
être exigé automatiquement en fonction de limites acceptables
d'écarts entre les résultats et les plans;
- le rapport peut se faire en fonction des articles de dépense
ou des éléments d'activité;
- les rapports provenant de centres de responsabilité situés à
un niveau inférieur peuvent être rassemblés par l'entremise des
niveaux de responsabilité établis ou être communiqués directement
à un groupe central d'analyse chargé de résumer les problèmes à
l'intention de tous les gestionnaires;
- les rapports devraient faire la distinction entre les
écarts, imputables à des conditions nouvelles ou modifiées, non
prévues au budget original, telles que l'application de
politiques gouvernementales ou ministérielles imprévues, et les
écarts causés par la non-réalisation des objectifs du plan, dont
les gestionnaires des centres de responsabilité sont plus
directement comptables.
Tableau A
Formule d'analyse des écarts
Centre de responsabilité ______________________ Arrêté au
__________________
Élément d'activité Jusqu'à présent Écarts (défavorables)
Budget Réalité Net Volume Efficacité Prix
Volume de production 1 000 500 50 %
Intrant - Ressources 2 3 (50 %)
par unité de production 5 $ 6 (20 %)
Coût unitaire de
production
Coût total 10 000 $ 9 000 $ 1 000 $ 5 000 $ (2 500 $) (1 500 $)
Coût unitaire de 10 $ 18 $ 8 $ (5 $) (3 $)
production
Nota :
D'après une simple analyse budgétaire, le gestionnaire a
épargné 1 000 $. Toutefois, il y a autre chose à considérer. La
production du gestionnaire était de 500 unités inférieure au
budget; le temps (ou autre intrant - ressource) a augmenté par
unité du production de 50 p. 100, et le coût par unité de temps a
augmenté de 20 p. 100. Il en résulte trois situations qui doivent
faire l'objet d'une enquête afin d'expliquer pour quelle raison
les coûts unitaires ont augmenté de 8 $, soit de 80 p. 100;
épargne quantitative de 5 000 $, perte de rendement (2 500 $) et
prix plus élevés (1 500 $), donnant un écart net de 1 000 $.
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