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Page 6 - 7, Maple Leaf, 19 February 2003, Vol. 6 No. 6

page 6 - 7, La feuille d'érable, Le 19 février 2003, vol. 6 n^o. 6

Are you aware of government security policy?

Personnel and personal security part of a good program

By Capt Mark Giles

Security is a military police concern, right? Yes, but it is also your concern—because a lack of it affects us all.

“Everyone needs to be concerned with security,” said Lieutenant-Commander Andy Gale, deputy provost marshal and departmental security officer. “The military police are here to assist and provide advice, but all employees and levels of command need to do their part.”

“Security Awareness Week,” February 17 to 21, is a chance to focus on government security policies (GSP) that guide physical, information and personnel security for all federal departments.

Security has always been a priority for the CF/DND—since “9/11” it is more important than ever. The key contact person is the unit security supervisor (USS), who is responsible for GSP, security awareness and the following programs at the unit level.

Reliability screening—good hiring practice

New CF recruits or DND employees must complete the reliability screening process. This is the responsibility of the hiring unit and is intended to assess the reliability, trustworthiness and honesty of the individual. It must be done prior to starting work and involves reference inquiries, verification of qualifications and often, criminal record and credit checks.

The process should be viewed as “good hiring practice,” said Kim Ryan, personnel security officer for DND. The hiring unit verifies references and employment, and security clearance staff assist with the criminal record and credit checks.

The security clearance unit can usually complete criminal and credit checks within two business days. The rest of the process is a unit responsibility.

For those requiring international checks, the process will take longer. If an applicant has been in Canada less than five years, it can take several months or more.

Security clearance process

After reliability screening, the security clearance process can begin. The objective is to grant clearances to allow access to classified information required for a specific position. Requests are processed on a first-come, first-serve basis and only those related to operational deployments or out-of-country postings are treated as urgent.

The security clearance process includes, depending on the level required: a subject interview, a field investigation, character references and confirmation of citizenship status. Level two and three applicants must be Canadian citizens, whereas the level one applicant must have landed immigrant status and apply for citizenship within three years of residency.

CF recruits do not usually need immediate access to classified information, and the process can therefore be done concurrently during their first few months of training. For civilian staff, however, there is often a need to access information as part of their initial duties. Their start date must, therefore, begin after receipt of the appropriate security clearance or they must be assigned other duties pending its arrival.

Upon receipt of a completed clearance, the individual must be briefed on responsibilities for handling and safeguarding DND/CF classified information and assets. The USS conducts this briefing and must continue to monitor an individual’s employment suitability. A re-assessment must occur should adverse information come to light subsequent to hiring.

Information classification and designation

Information held within government departments, including DND, is classified or designated based on the “injury test”. The key question is: If this information were released to an unauthorized source, what damage would occur to either the interests of the department (national interest) or those of an individual? If the potential injury is to national interest, then the information is “classified”. If the potential injury is to an individual, then the information is “designated”.

The originator of departmental information is responsible for assessing content and classifying or designating information at the appropriate level. Proper assessment is vital as over-classification/designation causes administrative delays and under-classification/ designation can fail to provide the adequate protection required. If in doubt, consult your USS.

It is important to note, however, that responsibility to classify or designate does not constitute authority to release information.

Common sense

GSP protects personal and depart- mental information and assets, but policy aside some things just make good common sense.

Do you discuss classified or designated information by cell phone or in inappropriate locations?

Do you properly secure laptop computers and classified/designated information when not at your work location?

Do you leave other valuables such as your wallet, purse or money on your desk or in unlocked drawers?

Do you politely challenge unknown persons walking through your work area? A simple “Can I help you?” is a reasonable, yet obvious deterrent to unauthorized visitors. For assistance with implementation of GSP at your unit or work location, contact your USS.

Capt Giles is PAO for the CFPM/CF NIS.

Information classification and designation / Classification et mention des renseignements

Information must be classified according to potential “injury level”. Access to classified information requires the appropriate level of security clearance and a “need to know”. Les renseignements doivent être classifiés selon le « niveau de préjudice » éventuel. Les renseignements classifiés ne pourront être communiqués qu’aux personnes ayant obtenu l’autorisation de sécurité appropriée et ayant besoin de les connaître.

Personal information must be designated according to “injury level”. Access to designated information requires completion of a reliability screening and a “need to know”. Les renseignements personnels doivent être désignés selon le « niveau de préjudice ». Les renseignements désignés ne pourront être communiqués qu’aux personnes ayant fait l’objet d’une enquête de sûreté et ayant besoin de les connaître.

Connaissez-vous la politique du gouvernement sur la sécurité?

La sécurité du personnel et la sécurité personnelle : deux éléments d’un bon programme

par le Capt Mark Giles

La sécurité n’est-elle pas l’affaire de la police militaire? Bien sûr, mais elle est aussi la vôtre – car le moindre manquement peut avoir des répercussions sur tous et chacun.

« On doit tous se préoccuper de la sécurité », a affirmé le Capitaine de corvette Andy Gale, Grand prévôt adjoint et officier de sécurité du Ministère. « La police militaire aide et conseille, mais tous les employés et tous les niveaux de commandement doivent faire leur part. »

La « Semaine de sensibilisation à la sécurité » qui aura lieu du 17 au 21 février est l’occasion de faire le point sur la Politique gouvernementale en matière de sécurité (PGS), laquelle régit la sécurité matérielle, la sécurité de l’information et la sécurité du personnel pour tous les ministères fédéraux.

La sécurité a toujours été une priorité des FC et du MDN et elle l’est encore plus depuis les événements survenus le 11 septembre. La personne-ressource de la sécurité est le surveillant de la sécurité de l’unité (SSU). Au niveau de l’unité c’est lui le responsable de la PGS, de la sensibilisation à la sécurité et des programmes décrits ci-après.

La vérification de la fiabilité – une bonne pratique d’embauche

Les nouvelles recrues des FC ou les nouveaux employés du MDN sont soumis à un processus de vérification de leur fiabilité. Cette tâche incombe à l’unité d’embauche. Cela vise à s’assurer que les personnes embauchées sont fiables, honnêtes et dignes de confiance. Elle doit avoir lieu avant l’entrée en fonction et elle comprend la vérification des références, des qualifications et, souvent, de la solvabilité et de l’absence de dossier criminel.

Selon Kim Ryan, officier de la sécurité du personnel du MDN, ce processus doit être vu comme « une bonne pratique d’embauche ». L’unité d’embauche vérifie les références et les antécédents de travail tandis que le personnel responsable des habilitations de sécurité vérifie la solvabilité et s’il y a dossier criminel.

D’ordinaire, la vérification de la solvabilité et de l’absence de dossier criminel peut s’effectuer en deux jours ouvrables ou moins. Le reste du processus incombe à l’unité d’embauche.

Les cas nécessitant une vérification à l’étranger exigeront plus de temps. Dans le cas d’un candidat résidant au Canada depuis moins de cinq ans, cela peut prendre plusieurs mois et même davantage.

Processus d’habilitation de sécurité

Le processus d’habilitation de sécurité peut commencer après la vérification de la fiabilité. Il sert à accorder une habilitation de sécurité permettant l’accès à l’information classifiée nécessaire à un poste précis. Les demandes sont traitées selon le principe premier arrivé, premier servi, et seuls les cas liés à des déploiements opérationnels ou à des affectations à l’étranger sont traités d’urgence.

Selon le niveau de sécurité nécessaire, le processus d’habilitation de sécurité comporte les éléments suivants : une entrevue de la personne visée, une enquête sur le terrain, une évaluation des traits de caractère et la confirmation du statut de citoyen. Pour les habilitations de sécurité des niveaux II et III, les candidats doivent être des citoyens canadiens tandis que, dans le cas d’une habilitation de sécurité de niveau I, le candidat doit avoir le statut d’immigrant ayant obtenu le droit d’établissement et fait une demande de citoyenneté dans les trois ans après l’obtention du statut de résident.

D’ordinaire, les recrues des FC n’ont pas besoin immédiatement d’un accès à de l’information classifiée. Par conséquent, le processus peut se dérouler pendant les quelques premiers mois d’entraînement. Toutefois, le travail d’un employé civil n’exige souvent qu’un accès à l’information dès le début. Par conséquent, la date de début de cet emploi doit être postérieure à la réception de l’habilitation de sécurité nécessaire ou, dans l’intervalle, l’employé peut être affecté à d’autres tâches.

Après avoir obtenu une habilitation de sécurité, le titulaire doit être informé de ses responsabilités en ce qui a trait au traitement et à la protection de l’information et du matériel classifiés du MDN et des FC. C’est au SSU qu’incombe la tâche de lui faire un exposé sur ce sujet et de vérifier l’aptitude à l’emploi de l’employé. Son employabilité doit être réévaluée si des faits nouveaux sont portés à la connaissance du SSU après l’embauche.

Classification et mention de l’information

L’information que possèdent les ministères, y compris le MDN, est classifiée ou protégée sur la base du « critère subjectif ». La question essentielle qu’il faut se poser est celle-ci : La divulgation non autorisée de l’information porterait-elle atteinte aux intérêts du Ministère (ou du pays), ou plutôt à ceux d’une personne? Si ce sont les intérêts nationaux qui sont en jeu, l’information est « classifiée ». S’il s’agit plutôt des intérêts d’une personne, l’information est « protégée ».

C’est à l’auteur de l’information au sein du Ministère qu’incombe la responsabilité d’évaluer le contenu de l’information et de lui attribuer une cote de classification ou de protection du niveau pertinent. Une bonne évaluation est cruciale car une cote inutilement élevée engendre des délais administratifs tandis qu’une cote trop faible peut compromettre la sécurité de l’information. En cas de doute, consultez votre SSU.

Toutefois, il est important de rappeler que la responsabilité de classifier ou de protéger l’information n’autorise pas sa divulgation.

Faire preuve de bon sens

La PGS protège les renseignements personnels ainsi que les ressources et l’information gouvernementales. Mais il faut aussi faire preuve de bon sens. Posez-vous les questions suivantes :

Discutez-vous d’information classifiée ou protégée au téléphone cellulaire ou à des endroits inappropriés?

Prenez-vous des mesures de sécurité adéquates pour protéger en votre absence votre ordinateur portable ou poste de travail et l’information classifiée et protégée qu’ils contiennent?

Laissez-vous sans surveillance d’autres objets de valeur comme votre portefeuille, votre sac à main ou de l’argent liquide sur votre bureau ou dans un tiroir déverrouillé?

Demandez-vous poliment aux inconnus circulant dans votre lieu de travail de s’identifier? Un simple « Puis-je vous aider? » est un moyen de dissuasion tout à fait correct mais combien efficace contre les visiteurs non autorisés.

Pour obtenir de l’aide en ce qui a trait à la mise en œuvre de la PGS au sein de votre unité ou dans votre lieu de travail, n’hésitez pas à communiquer avec votre SSU.

Le Capt Giles est OAP pour le Grand prévôt des FC, SNE FC.

Une autre première pour le CMR : un lieu de culte interreligieux

KINGSTON (Ontario) — Un nouvel espace sacré, créé pour répondre aux besoins de tous ceux qui adhèrent à d’autres religions que le christianisme au Collège militaire royal du Canada (CMR), se trouve désormais à l’intérieur de la chapelle St. Raphael.

Ce projet a été rendu possible par l’addition d’un rideau amovible à l’intérieur de la chapelle catholique romaine. En tirant ce rideau, vous créez ainsi un espace sacré pour ceux qui se réclament de d’autre foi religieuse. Le nouvel aménagement a demandé peu de ressources financières mais c’est d’abord, pour le CMR et les FC, une autre façon de répondre aux besoins spirituels de ses membres.

Tout au long de la réalisation de ce projet, les aumôniers du CMR ont pu compter sur la compréhension et le support enthousiaste de la chaîne de commandement du CMR. En fait, tous les efforts sont mis pour offrir des services de pastorale de qualité et qui reflètent la diversité culturelle et religieuse du Canada. Les aumôniers Gorniak et Ryan ont déclaré : « Il s’agit pour nous d’une expérience très positive et nous avons le profond sentiment qu’ici, au Collège, les besoins de chacun sont pris en compte ».

Il va sans dire que les services offerts aux chrétiens des différentes dénominations ne sont aucunement compromis par cette initiative.

Another RMC first in the CF

KINGSTON, Ont. — The newly created sacred space for non-Christian religious traditions represented at the Royal Military College of Canada (RMC) was created within the St. Raphael Chapel.

This initiative was made possible with the simple addition of a movable curtain creating a sacred space, common to many faiths, within an area formally used exclusively by the Roman Catholic community. The recent renovation was done at a minimal cost, is tasteful and an important part of the CF and RMC’s desire to respond to the pastoral and spiritual needs of all military members.

RMC chaplains were delighted, but not surprised, to see the extent to which the leadership at RMC fully embraced all measures to ensure the needs of all Cadets are taken into account, in the provision of pastoral services. The chain-of-command is proud of their provision of a physical space for those of faiths other than Christian. Padres Gorniak and Ryan maintain, “It was a delight to participate in this exercise which resulted in a simple, yet real indication that RMC takes the needs of all people under our care seriously.”

Services which have been offered for those of Christian faiths, have not been altered or compromised by this initiative.

À vou la parole

Le jour du Souvenir à Vimy

Il est dommage que le Caporal Dan Sicotte ait été déçu lors de son passage à Vimy le 11 novembre 2002. (Voir à ce sujet l’article intitulé « Un pays sans mémoire? » dans La Feuille d’érable, vol. 6, n^o 1 en page 7). C’est un site absolument impressionnant, tel que le témoignent les nombreux visiteurs, vétérans, militaires et officiels qui foulent ce site chargé de gloire, et je suis sûr que cette visite en valait la peine, surtout en uniforme, même sans cérémonie.

Comme attaché de défense canadien en France, j’ai l’honneur de m’y rendre régulièrement et chaque visite y est simplement mémorable. Mais ce qu’il faut savoir, c’est que les cérémonies du jour du Souvenir ne se déroulent pas le 11 novembre à Vimy depuis de nombreuses années. Les représentants du ministère des Anciens Combattants choisissent en effet une date différente pour éviter tout conflit avec les imposantes cérémonies nationales françaises qui sollicitent les mêmes dignitaires, contributeurs et participants. Ceci permet ainsi de conserver à ces cérémonies un caractère international tout à fait approprié à notre histoire et au respect dû au pays hôte qui a lui aussi beaucoup souffert.

En passant, les cérémonies se déroulent généralement le dimanche qui précède le 11 novembre, donc ce devrait être normalement le 9 novembre en 2003, le tout restant une décision relevant d’Anciens Combattants Canada. Une simple visite sur leur site permet de connaître les dates exactes.

Talk Back

Remembrance Day at Vimy

It is a pity that Corporal Dan Sicotte felt disappointed during his pilgrimage to Vimy on November 11, 2002 (The Maple Leaf, Vol. 6, no. 1, “A forgetful nation?”). The numerous visitors, soldiers and officials, who come to this site that are so charged with glory will tell you—Vimy is an absolutely impressive place. I am certain that this visit was worth it, especially in uniform, even if there was no ceremony to crown it.

As the Canadian Defence Attaché in France, I have the honour to regularly visit the site and each visit is nothing short of memorable. It is important to understand that Remembrance Day ceremonies have not been held on November 11 at Vimy for several years now. Each year, Veterans Affairs Canada officials in fact select a different day to avoid any conflict with the very extensive French national festivities that mobilize the same dignitaries, contributors and participants. This allows organizers to maintain an international character to these ceremonies, which is quite appropriate given our history and the respect owing to the host country, which also suffered a great deal.

As it happens, ceremonies at Vimy usually take place on the Sunday preceding November 11, which should be November 9 in 2003. It is up to VAC officials to decide and the exact dates can easily be checked on the VAC Web site.

Col Yvan Houle Attaché de défense / Defence Attaché Ambassade du Canada à Paris / Canadian Embassy in Paris