1. Entrée en vigueur
Ce chapitre contient le texte complet de la politique révisée
le 1er juin 1996. Le chapitre 3-2 du volume «Fonction de
contrôleur» en date du 1er octobre 1994 est annulé et
remplacé par la présente politique et le chapitre 3-5, intitulé
Politique sur la gestion des créances (débiteurs).
Assurer la comptabilisation exacte et le contrôle adéquat de
toutes les rentrées de fonds, afin de prévenir ou de limiter le
plus possible les cas d'erreurs, de fraude ou d'omission.
Le gouvernement a pour politique de comptabiliser toutes les
rentrées de fonds dans les comptes ministériels et les comptes du
Canada.
Cette politique s'applique à tous les organismes considérés
comme des ministères au sens de l'article 2 de la Loi sur la
gestion des finances publiques.
5.1 Les ministères doivent établir des procédures qui leur
permettent de s'assurer :
- que toutes les rentrées de fonds sont classées correctement
et comptabilisées rapidement dans leurs registres et dans les
comptes du Canada; et
- que des contrôles internes appropriés sont exercés sur les
rentrées et la comptabilisation de fonds.
5.2 Les ministères doivent classer les fonds que reçoit l'État
en deux catégories : fonds publics et fonds non publics. Ces
catégories sont définies à l'appendice A.
5.3 Les ministères doivent comptabiliser les rentrées de fonds
suivantes dans les comptes d'un exercice qui vient de se terminer
:
- les rentrées de fonds déposées au crédit du receveur général
par la Banque du Canada ou toute autre institution financière
jusqu'au 31 mars inclusivement;
- les fonds qui appartiennent à l'exercice écoulé suite à la
démarcation faite conformément à la directive du receveur général
sur les procédures de fin d'exercice publiée à chaque année.
5.4 Les remboursements de recettes et de rentrées de fonds
sont imputés à l'exercice au cours duquel le remboursement est
effectué :
- si le remboursement est effectué dans l'année financière où
les fonds ont été reçus, le remboursement est enregistré dans le
compte qui a été affecté lors de la réception du revenu ou de la
recette;
- si le remboursement est effectué dans une année financière
subséquente à l'année financière où les fonds ont été reçus, le
remboursement est généralement imputé dans un compte de dépense
statutaire «Remboursement de montants portés aux recettes
d'exercices antérieurs.»
5.5 Les ministères doivent assurer une piste de vérification
complète :
5.6.1 Les documents, sur papier ou électroniques, utilisés
comme autorisation appropriée ou preuve objective, tels que les
bordereaux de livraison de stocks, les reçus officiels et les
reçus de caisse, servent à effectuer, à autoriser et à justifier
les écritures comptables. Ces documents doivent renfermer les
mêmes autorisations et les mêmes renseignements que ceux dont a
besoin le personnel opérationnel pour fournir des biens ou des
services.
5.6.2 Les ministères assureront le contrôle des numéros de
série des documents et des transactions de transfert électronique
de fonds (TEF), tant au moment de l'émission que périodiquement
par la suite.
5.6.3 La piste de vérification doit permettre, de suivre toute
l'opération du début jusqu'à la fin, et de retracer toute
inscription comptable à rebours jusqu'à la transaction
initiale.
6.1 Il incombe aux ministères de diviser les diverses tâches
qu'accomplissent les employés qui s'occupent des rentrées de
fonds. Selon la structure hiérarchique, la disponibilité du
personnel, l'importance des sommes en jeu, le type de contrôle
exercé et toute autre condition particulière, les ministères
doivent, à tout le moins, combiner judicieusement les fonctions
ayant trait à l'octroi de crédit, à la tenue des registres
comptables, à la tenue de caisse et au rapprochement des
comptes.
6.2 Aucun employé ne doit être entièrement responsable d'une
fonction donnée pendant une période prolongée. Le congé annuel
obligatoire et la rotation des postes de travail peuvent faire
ressortir les pratiques peu souhaitables.
6.3 Les ministères doivent créer des comptes de contrôle, dans
lesquels sont réunies et totalisées toutes les rentrées, afin
d'assurer l'intégrité et la fiabilité de chaque compte.
7.1 Les ministères doivent s'assurer du fonctionnement
efficace et efficient de leurs activités de comptabilisation des
rentrées de fonds.
7.2 Les ministères devraient effectuer des examens et des
vérifications périodiques de leurs activités de comptabilisation
des rentrées de fonds afin de s'assurer que ces dernières sont
établies et fonctionnent conformément à la présente
politique.
7.3 Le Secrétariat du Conseil du Trésor vérifiera l'efficacité
de la présente politique par l'examen des rapports ministériels
de surveillance de la vérification et de l'exécution.
Cette politique est établie en vertu de la Loi sur la
gestion des finances publiques.
Articles 2, 17, 17.1, 20, 39 et 159 de la Loi sur la
gestion des finances publiques (L.R.C. 1985, chapitre
F-11).
Règlement sur la réception et le dépôt des deniers publics,
C.R.C., c. 728, tel que modifié par DORS/80-449, 83-828 et
94-402.
Règlement sur le remboursement de recettes, C.R.C., c. 729,
tel que modifié par DORS/81-920 et DORS/93-258.
Règlement sur les comptes de recettes en fiducie, C.R.C., c.
730, tel que modifié par DORS/83-829, 93-258 et 94-402.
Politique sur les dépôts, chapitre 3-3, volume «Fonction de
contrôleur», Manuel du Conseil du Trésor.
Politique sur les comptes à fins déterminées, chapitre 5-7, du
volume «Fonction de contrôleur», Manuel du Conseil du
Trésor.
Volume Plan comptable, Manuel du Conseil du
Trésor, sections 8.2.2 et 8.3.2.
Directive du receveur général sur les procédures de fin
d'exercice.
Veuillez adresser les demandes de renseignements relatives à
cette politique à l'administration centrale de votre ministère.
Pour l'interprétation de la politique, les agents de
l'administration centrale des ministères doivent communiquer avec
:
Division de la politique de la gestion financière
Secteur de la gestion des finances et des marchés
Direction de la gestion des finances et de l'information
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5
Téléphone : (613) 957-7233
Télécopieur : (613) 952-9613
Appendice A
Définitions
L'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques
(LGFP) définit ces termes :
«fonds» : Sommes d'argent; y sont
assimilés les effets de commerce.
a) Les fonds publics sont définis dans
la LGFP comme les fonds appartenant au Canada, reçus par
le receveur général ou un autre fonctionnaire public agissant en
sa qualité officielle ou toute autre personne autorisée à en
prélever ou recevoir. Sont visés notamment :
- les recettes;
- les emprunts effectués ou les produits de l'émission ou de la
vente de titres;
- les fonds prélevés pour le compte du Canada ou en son
nom;
- les fonds reçus à une fin particulière.
b) Les fonds publics sont classés
selon la source principale (recettes fiscales et non fiscales,
par exemple).
On entend par fonds non publics les
fonds qui sont définis expressément comme n'étant pas publics
dans une loi telle que la Loi sur la Défense nationale, et
les sommes versées par erreur au gouvernement du Canada.
Remarque :
On trouvera dans le volume Plan comptable du Manuel
du Conseil du Trésor, des précisions sur la classification
des recettes et des rentrées de fonds.
|