Comment remplir le Formulaire d'enregistrement d'un fichier de
renseignements personnels
INSTITUTION
Inscrivez l'appellation légale du ministère ou de l'organisme.
SECTION 1
Titre du Fichier de renseignements personnels
Utilisez un titre descriptif pour le fichier. Cette appellation
doit être simple mais en même temps assez descriptive pour permettre
d'avoir une idée du genre d'information que contient le fichier. Il
est également utile que le titre donne un indice du programme auquel
il est relié.
SECTION 2
Programme et activité auxquels ce fichier de renseignements
personnels est relié :
Programme : Indiquez le nom du programme auquel ce fichier
de renseignements personnels est relié.
Un programme est une unité organisationnelle qui est établie pour
poursuivre les objectifs du ministère tels qu'autorisés par le
Parlement. Un programme représente les principales responsabilités
que gère l'organisation pour réaliser ses objectifs.
Activité : Les activités correspondent aux principales tâches
accomplies par l'organisation pour réaliser chacun de ses
programmes. Plusieurs activités peuvent être associées au même
programme d'une institution.
Relatif au numéro de dossier(s) de programme : Inscrivez le
numéro de tout dossier de programme attribué par l'institution se
rapportant à l'activité à laquelle ce fichier est relié.
Les dossiers de programmes sont des éléments distincts de
renseignements enregistrés, peu importe leur support ou forme matérielle,
qui sont recueillis, créés ou reçus dans le cadre de l'instauration,
de la conduite ou de l'achèvement d'une activité ministérielle ou
individuelle du Ministère. Les dossiers de programmes sont constitués
de dossiers opérationnels ou administratifs.
Note sur les numéros de dossiers de programmes :
Des renseignements personnels ne peuvent être recueillis et
utilisés par une institution qu'à l'appui d'une activité pour
laquelle elle est mandatée. Les dossiers soutenant cette activité
mandatée sont identifiés, organisés et gérés dans un système
officiel de tenue de dossiers qui est à l'origine de ce numéro de référence.
Numéro de la Bibliothèque et Archives Canada (ANC) : Ce
numéro, maintenant connu sous le nom d'autorisation
de disposition de documents (ADD), est attribué par la Bibliothèque
et Archives Canada. Conformément aux dispositions de la Loi sur la
Bibliothèque et les Archives du Canada, une autorisation de
disposition de documents est un outil fourni par l'Archiviste national
pour aider les institutions fédérales à disposer des documents qui
n'ont plus d'utilité fonctionnelle.
Les ADD sont généralement disponibles auprès des agents de
gestion de l'information de chaque institution.
SECTION 3
Ce fichier contient-il des renseignements recueillis au moyen de la
recherche sur l'opinion publique ou de tout autre projet de collecte
de renseignements?
La politique sur les communications du gouvernement exige
que les institutions enregistrent leurs activités de recherche sur
les sondages d'opinion à la Direction de la recherche sur l'opinion
publique au Bureau d'information du Canada.
Nombre de personnes au sujet desquelles le fichier renferme des
renseignements :
Un nombre approximatif est acceptable. Ceci donne une indication
de l'importance numérique du fichier.
Ce fichier contient-il des renseignements personnels qui sont
utilisés pour le couplage des données?
Il est important d'identifier toutes les activités de couplage de
données auxquelles s'adonne l'institution. Il est également nécessaire
d'identifier les institutions et les sources avec lesquelles on fait
le couplage des données. Veuillez voir le manuel de la
Protection des renseignements personnels du Conseil du Trésor
pour les politiques sur le
couplage des données et le contrôle du numéro
d'assurance sociale (NAS).
Ce fichier est-il un fichier inconsultable?
Le gouverneur en conseil peut, par décret, classer parmi les
fichiers de renseignements non consultables ceux qui renferment des
renseignements tels que ceux visés aux articles 21 ou 22 de la Loi
sur la protection des renseignements personnels. Si le fichier
fait l'objet d'une exemption, il faut indiquer le numéro et la date
d'approbation.
SECTION 4
Processus de soumission et d'examen
Soumis par :
Après avoir signé le formulaire, le coordonnateur le fait
parvenir au SCT pour le processus d'enregistrement. Les
formulaires sont envoyés à Laura Simmermon à la :
Division des politiques de l'information, de la
protection des renseignements personnels et de la sécurité
Direction du Dirigeant principal de l'information
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
219, rue Laurier, 14e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0R5
Télécopieur : (613) 957-8020
Courriel: Simmermon.Laura@tbs-sct.gc.ca
Examen
Après examen des renseignements fournis sur le formulaire visant à
faire en sorte que le fichier respecte les dispositions de la Loi
sur la protection des renseignements personnels, une copie signée
et datée vous est renvoyée pour votre mise à jour d'Info Source.
SECTION 5
Numéro du fichier de renseignements personnels et enregistrement du
SCT
Numéro de fichier :
Il s'agit d'un numéro unique produit et attribué par l'institution
comme outil d'aide. Le numéro de fichier est constitué des trois éléments
suivants :
1) Acronyme de l'institution. Il doit s'agir de l'acronyme approuvé
par le PCIM, le cas échéant. Dans la négative, l'acronyme
utilisé par l'institution est acceptable.
2) Acronyme de trois lettres qui détermine le genre de FRP (voir
la description des genres de FRP dans le glossaire) :
- PPE – fichiers
particuliers
- POE – fichiers
ordinaires
d’employé
- POU – fichiers
ordinaires
publics
- PCU – fichiers publics
centraux
3) Numéro unique produit par l'institution afin de lier le FRP à
un dossier de programme particulier ou au secteur opérationnel de
l'institution, ou à d'autres fins semblables.
Enregistrement du SCT :
Numéro unique attribué par le SCT une fois qu'il a examiné et
approuvé le FRP.
SECTION 6
Contenu du fichier de renseignements personnels - tel qu'il apparaît
dans Info Source
Caractéristiques
Les fichiers de renseignements personnels contiennent un sommaire
du genre de renseignements que les ministères et organismes du
gouvernement fédéral détiennent sur les particuliers. En vertu de
la Loi sur la protection des renseignements personnels, ces
fichiers doivent inclure tous les renseignements d'ordre personnel
qui peuvent être organisés ou extraits soit en se servant du nom
d'une personne, d'un numéro d'identité ou de tout autre symbole
ou code désignant uniquement cette personne. Ces fichiers de
renseignements personnels doivent également inclure
l'information personnelle qui a été ou est présentement utilisée
à des fins administratives ou qui est disponible pour un tel
usage.
Contenu
Les exigences particulières quant au contenu d'un fichier de
renseignements personnels sont les suivantes:
Description : Fournir une description explicative de
l'information que contient le fichier.
La description doit indiquer les types de données que
renferme le fichier, c.-à-d., noms, adresses, numéros de téléphone, âge
des particuliers, sexe, état civil, pays d'origine, citoyenneté, numéros
d'assurance sociale, numéros d'employé, race, empreintes
digitales, groupes sanguins, etc.
Catégorie de personnes : Indiquez la catégorie de
personnes à laquelle les renseignements se rapportent. Par
exemple, les employés de l'institution, les prestataires du régime
de pensions du Canada, etc.
But : Indiquez la raison pour laquelle on a obtenu ou
compilé les renseignements. La raison donnée doit être reliée
directement à un programme ou à une activité du gouvernement.
Ce but peut être énoncé en fonction des décisions prises à partir
des renseignements ou d'après l'utilisation du fichier.
Usages compatibles : Par ce terme, on entend un but connexe
relié directement et d'une manière logique au but original pour
lequel les renseignements ont été recueillis. Énumérez tous les
usages compatibles pour ce fichier et les utilisations éventuelles ou
liées pour lesquelles les renseignements personnels peuvent être
utilisés ou divulgués.
Le couplage des données et la divulgation devraient être indiqués
à ce titre. Pour vous guider, veuillez vous référer à la
politique sur le couplage des données et le contrôle du numéro
d'assurance sociale (NAS).
S'il n'existe pas d'usages compatibles, veuillez le préciser.
Note sur la divulgation : Dans certaines circonstances, des
renseignements personnels peuvent être divulgués à des tiers. Si
des renseignements personnels sont ainsi divulgués, on doit indiquer
le nom du tiers.
Normes de conservation et de disposition : Ces normes établissent
l'échéancier pour la période de conservation des documents d'une
institution lorsque les documents ne répondent plus aux besoins opérationnels,
juridiques ou autres, et lorsque les autorisations de disposition de
documents (ADD) peuvent s'appliquer aux documents en vue d'une
disposition finale.
Il n'est pas nécessaire de préciser où les dossiers sont situés,
c. à d. au Centre fédéral de documents – la période de conservation
détermine la durée pendant laquelle les dossiers doivent être
conservés par l'institution qui en a le contrôle avant la dernière
mesure de disposition.
Il est nécessaire de préciser la dernière mesure de disposition
quand la fin de la période de conservation est atteinte, c. à d.,
destruction, transfert aux Bibliothèque et Archives Canada à titre
de dossiers historiques, aliénation de la garde et du contrôle du
gouvernement fédéral en raison d'un transfert à un organe
provincial ou à un autre organisme de service spécial.
- Normes de conservation et de destruction :
Indiquez les normes établies à cet
égard par l'institution avec l'approbation des Archives nationales. Aucun
fichier de renseignements personnels ne sera enregistré sans une attestation des normes
de conservation et de destruction officiellement approuvées.
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