La protection des renseignements personnels au travail

Les employeurs et les employés sont souvent assujettis à des lois sur la protection des renseignements personnels. La Loi sur la protection des renseignements personnels, par exemple, s'applique aux renseignements que détiennent les institutions fédérales sur leurs employés, tandis que la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques s'applique aux renseignements relatifs aux employés détenus par toute installation, tout ouvrage, toute entreprise ou tout secteur d'activité fédéral. Veuillez consulter à cet égard notre fiche d'information intitulée Application de la LPRPDÉ aux dossiers du personnel. Plusieurs provinces ont des dispositions législatives sur la protection des renseignements personnels qui s'appliquent aux renseignements relatifs aux employés. De plus, les employeurs s'engagent souvent dans les conventions collectives à respecter des pratiques relatives à la confidentialité des renseignements personnels.

Cependant, que les renseignements personnels soient ou non protégés par des lois ou par un contrat, le respect des renseignements personnels au travail est tout simplement une saine gestion des affaires.

On s'attend à une certaine protection de ses renseignements personnels au travail, même si on est sur les lieux de travail de l'employeur et qu'on utilise le matériel de celui-ci. En même temps, il est normal que le fait de travailler pour quelqu'un suppose qu'on renonce à un peu de son droit à la protection de la vie privée. Les employeurs ont en effet besoin d'informations de base au sujet de leurs employés pour des éléments comme la paye et les avantages sociaux, et ils doivent être en mesure de s'assurer que le travail est effectué efficacement et dans le respect des normes de sécurité.

Toutefois, les risques éventuels d'atteinte à la vie privée sont plus nombreux que jamais. Les tests psychologiques, les enregistrements de navigation sur Internet, la surveillance vidéo, la surveillance de la frappe, le dépistage génétique : il n'y a pas de limites à l'information qu'un employeur peut recueillir sur ses employés.

Les employeurs peuvent pondérer entre leur « droit de savoir » et les droits à la protection des renseignements personnels de leurs employés, s'ils s'assurent qu'ils ne recueillent, utilisent et communiquent aux fins autorisées que les renseignements personnels relatifs à leurs employés.

Le respect des renseignements personnels des employés

Les besoins d'information d'un employeur devraient être compatibles au droit des employés à la protection de leurs renseignements personnels. Pour la presque totalité des renseignements personnels — y compris les dossiers relatifs à la paye et aux avantages sociaux, les dossiers personnels officiels et officieux, les cassettes vidéo ou audio et les enregistrements de navigation sur Internet, le courrier électronique et la surveillance de la frappe — les règles fondamentales suivantes contribuent à trouver et maintenir cet équilibre :

• L'employeur devrait indiquer quels renseignements personnels il recueille de ses employés, les raisons pour lesquelles il les recueille et l'utilisation qu'il en fait.
• La collecte, l'utilisation ou la communication des renseignements personnels ne devrait normalement être effectuée qu'avec le consentement et au su des employés.
• L'employeur ne devrait recueillir que les renseignements personnels requis pour les fins indiquées et recourir pour ce faire à des méthodes justes et légales.
• L'employeur devrait normalement utiliser ou communiquer les renseignements personnels qu'aux seules fins pour lesquelles ceux-ci ont été réunis et ne conserver ces derniers que pour le temps dont il en a besoin à ces fins, sauf s'il a le consentement de l'employé de les utiliser à d'autres fins ou s'il doit en vertu de dispositions juridiques utiliser ou communiquer les renseignements à d'autres fins.
• Les renseignements personnels des employés doivent être exacts, complets et à jour.
• Les employés devraient pouvoir consulter leurs renseignements personnels et en contester s'il y a lieu l'exactitude et la complétude.

Les droits à la protection des renseignements personnels des employés sont-ils en conflit avec le droit de l'employeur à gérer ses affaires?

Les employeurs ont une obligation légitime de recueillir les renseignements personnels relatifs à leurs employés. Ils doivent savoir qui ils engagent. Ils doivent pouvoir aborder les problèmes de rendement et assurer la sécurité matérielle du lieu de travail. Et ils peuvent considérer la surveillance électronique et autre comme des mesures essentielles pour assurer la productivité, mettre fin aux fuites de renseignements confidentiels et prévenir le harcèlement en milieu de travail

Donc, les employeurs doivent parfois fouiller dans les affaires privées, mais ils peuvent minimiser ces situations, et réduire leurs incidences sur la vie privée. La possibilité qu'un employé pose des gestes répréhensibles ne justifie pas qu'on traite tous les employés comme des suspects. L'avantage douteux de savoir tout ce que font les employés pendant les heures de travail et avec le matériel de l'employeur doit être compatible aux coûts — y compris le prix à payer en termes de moral et de confiance des employés. La prévention du harcèlement en milieu de travail représente certes un objectif important, mais la meilleure façon d'atteindre celui-ci reste la formation et la sensibilisation des employés et l'instauration de politiques explicites contre le harcèlement et des mesures de redressement appropriées lorsque des problèmes de harcèlement sont déclarés ou qu'on a des motifs raisonnables de soupçonner le harcèlement, plutôt que le déni à tous les employés de leurs droits en matière de protection de leurs renseignements personnels.

Des politiques claires et des attentes claires

À tout le moins, les employeurs devraient faire savoir à leurs employés quels renseignements personnels seront recueillis, utilisés et communiqués. Ils devraient faire connaître à ceux-ci leurs politiques sur l'utilisation d'Internet, du courriel et du téléphone, par exemple. Si les employés sont assujettis à une surveillance occasionnelle ou continue, ils doivent en être avertis.

Les employeurs devraient également veiller à ce que les renseignements qu'ils recueillent à une fin déterminée ne servent pas à une fin qui n'est pas liée à la première sans le consentement de l'employé.

Même si la loi ne les y oblige pas, les employeurs devraient laisser les employés consulter les renseignements qu'ils détiennent à leur sujet et en contester l'exactitude et la complétude.

Qu'en est-il des employés qui renoncent à leurs droits en matière de protection des renseignements personnels?

Des employeurs pourraient être tentés d'aviser des employés en poste ou potentiels qu'ils ne devraient pas s'attendre à ce que leurs renseignements personnels soient respectés au travail — qu'une telle perte est une condition d'emploi. On pourrait argumenter que quiconque accepte de travailler dans de telles conditions, a consenti à la collecte, l'utilisation et la communication illimitée de ses renseignements personnels.

On peut douter qu'il s'agisse ici réellement d'un consentement — clair, éclairé, volontaire. De plus, cette approche occulte complètement le principe général voulant qu'on ne recueille que les renseignements personnels qui sont requis pour des fins appropriées. Une meilleure solution de rechange consisterait à demander expressément aux employés de consentir à des collectes, des utilisations et des communications de leurs renseignements personnels qui sont explicites, limitées et justifiées.

Une « culture de protection de la vie privée »

Dans bien des lieux de travail, les pratiques comme celles que l'on vient de décrire sont prescrites par la loi, et les employés ont des moyens juridiques de faire respecter leurs droits. Les employés peuvent aussi avoir des droits exécutoires relatifs à la protection de leurs renseignements personnels dans leurs conventions collectives.

Toutefois, de bonnes pratiques en matière de protection des renseignements personnels ne se limitent pas à éviter les plaintes, les griefs ou les poursuites judiciaires. Que les droits à la protection des renseignements personnels soient protégés par des dispositions législatives ou par contrat, le fait de favoriser en milieu de travail une culture où la protection de la vie privée est jugée importante et respectée contribue au maintien du moral et de la confiance mutuelle et représente une bonne affaire.