Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDÉ #283

Une banque exige des frais pour traiter les demandes de renseignements personnels

(Principe 4.9.4)

Plainte

Une personne se plaint qu'une banque exige des frais pour traiter les demandes de renseignements personnels qui lui sont adressées.

Résumé de l’enquête

À la suite de la demande d'accès à des renseignements personnels, une banque a exigé de la personne des frais de 25 $ pour traiter la demande. La banque a justifié sa politique en indiquant que des dépenses matérielles et de personnels sont associées aux traitements de telles demandes. L'institution est également d'avis que les frais de 25 $ contribuent à réduire les abus de certains clients qui font une demande d'accès à leurs renseignements personnels pour éviter de payer d'autres frais qu'ils devraient par ailleurs acquitter pour obtenir certains documents. À la suite de la conclusion de l'enquête, la banque nous a informés de son changement de politique : les frais pour une demande d'accès ont été réduits à 5 $.

Conclusions

Rendues le 21 octobre 2004

Application  : Le principe 4.9.4 stipule qu'une organisation qui reçoit une demande de communication de renseignements doit répondre dans un délai raisonnable et ne peut exiger, pour ce faire, que des droits minimes.

La commissaire adjointe a considéré que la pratique de la banque d'exiger des frais fixes pour une demande d'accès, avant même de déterminer de quel genre de demandes il s'agit est contraire à l'esprit de la Loi. Selon elle, une personne a le droit de demander à obtenir ses renseignements personnels et les frais ne peuvent avoir un effet dissuasif pour décourager une telle demande. La commissaire adjointe est d'avis qu'une organisation devrait seulement considérer d'exiger des frais pour traiter une demande que lorsqu'elle s'est assurée que la demande constitue un cas exceptionnel, et seulement à un coût minime. L'organisation devrait alors informer la personne de ce coût et procéder seulement avec l'accord de l'individu.

La commissaire adjointe a conclu que la plainte était fondée.

Autres considérations

La commissaire adjointe a apprécié le fait qu'à la suite de la demande, aucun frais n'ait été exigé à l'individu ayant porté plainte.

La commissaire adjointe a recommandé à la Banque de cesser d'imposer des frais fixes de 5$ au moment d'une demande d'accès et lui a également recommandé de modifier sa politique de protection des renseignements personnels ainsi que son formulaire de demande d'accès en conséquence.