Chapitre 12 : Les systèmes informatiques pour la vente au détail

Vous apprendrez
Le choix du bon système
Les fournisseurs canadiens de systèmes informatiques pour la vente au détail
Combien cela coûtera-t-il?
Vérifiez toujours les références vous-même, de propriétaire à propriétaire.
La location-bail
Résumé
Étude de cas : systèmes informatiques pour la vente au détail
Chapitre 12 - Conseil

Vous apprendrez

• De quels modules et de quelles fonctions doit être doté le système informatique que vous achetez pour votre entreprise.
• Les noms, les numéros de téléphone et les sites Web de certains des meilleurs distributeurs canadiens de logiciels de commerce.
• Combien vous pouvez vous attendre à payer pour un système informatique de pointe pour la vente au détail.
• Comment effectuer des vérifications pour évaluer le système que vous voulez acheter.
• Pourquoi il est sensé de louer du matériel et des logiciels informatiques.
• Comment calculer le rendement des investissements lorsque vous envisagez une mise à niveau de votre système.

Lorsqu'il s'agit de traiter le nombre de transactions et les énormes quantités d'information qui composent un commerce de détail, l'ordinateur est un outil incomparable. Par exemple, la planification des marchandises requiert la collecte d'une vaste somme de données dont le traitement exigerait des centaines d'heure personne, un travail qu'un programme informatique bien conçu est en mesure d'effectuer en quelques secondes.

Vu le climat concurrentiel auquel il doit faire face, le dirigeant d'entreprise ne saura prendre de bonnes décisions d'affaires s'il ne dispose pas de données solides. Étant donné la concurrence accrue venant de toutes parts et l'augmentation constante des dépenses d'exploitation, les marges brutes diminuent de plus en plus. Ceci, ajouté à l'avènement de l'Internet, fait que l'analyse de rentabilisation pour la technologie n'a jamais été si solide.

Les systèmes informatiques ne sont plus seulement l'apanage des grands magasins et des grandes chaînes. Vous ne devez pas penser à ouvrir un magasin spécialisé sans posséder un bon système informatique pour la vente au détail.

Le choix du bon système

Choisir le bon système informatique est une tâche complexe qui requiert beaucoup de temps. Il existe au moins 60 progiciels pour les détaillants spécialisés au Canada. Chacun de ces logiciels a ses forces et ses faiblesses. Les forces peuvent améliorer considérablement votre entreprise, tandis que les faiblesses peuvent la pousser à la faillite. Plus vous avez d'informations, plus vous pouvez prendre une bonne décision.

Les systèmes informatiques pour la vente au détail sont composés d'un ensemble de « modules ». Chaque module effectue une tâche ou une fonction particulière. La plupart des systèmes sont intégrés, c'est-à-dire que chaque module peut partager des données communes et travailler à l'unisson avec d'autres modules, dans un plus grand système. Selon votre type d'opération de détail, certains modules peuvent être plus importants que d'autres pour votre magasin.

Voici des exemples de modules et de fonction plus standards que l'on retrouve dans certains systèmes informatiques pour la vente au détail. Avant de commencer à magasiner, dressez une liste de ceux que vous trouvez importants pour votre entreprise.

Installation et configuration du système

Il s'agit habituellement d'un ensemble de réglages qui permet aux entreprises de logiciels de personnaliser le système pour qu'il vous convienne. Au cours de cette étape, ces entreprises préparent le passage de vos rayons, catégories, saisons, collections et tailles, des éléments qui sont tous essentiels pour produire un bon rapport. Le module d'installation intègre aussi les règles administratives pour la communication commerciale, la collecte et la recherche de données sur les clients, les taux de taxes et de change, le réseautage et les niveaux de sécurité.

Point de vente

Le module point de vente gère ce que l'industrie appelle le « jeu de transactions ». Il s'agit de l'ensemble des transactions de base que vous effectuez quotidiennement (vente, retours, annulations, mises de côté, remboursements et rapports de fin de journée). La plupart des systèmes gèrent relativement bien ces activités normales. Cependant, on peut noter certaines différences en ce qui concerne la facilité avec laquelle ils gèrent ces activités de base et leur capacité d'exécuter des fonctions plus sophistiquées (recherche de clients, rabais spéciaux, certificats-cadeaux, devises étrangères, transferts, recherche de produits, écran tactile, suspension d'une vente et reçus pour cadeau).

Module de bons de commande

Vous devez porter une attention particulière à ce module, car il gère les fonctions propres à votre type de magasin. Vérifiez si les caractéristiques suivantes s'appliquent à votre exploitation :

• Taille et couleur de la matrice
• Calcul des coûts en magasin
• Liste des commandes en souffrance
• Dates d'expédition échelonnées
• Possibilités de pré-distribution
• Fixation des prix

De plus, vérifiez si votre système éventuel est convivial en entrant un bon de commande et une réception de marchandises.

Gestion du marchandisage et des stocks

La gestion du marchandisage et des stocks s'effectue à l'aide de rapports imprimés ou à l'écran qui vous permettent de prendre des décisions en temps opportun. La plupart des systèmes sont vendus avec une foule de rapports « prêts-à-utiliser ».

Le défi consiste à trouver des rapports « sommaires » qui fournissent des informations de gestion de haut niveau, en soulignant les problèmes et les possibilités. La progression descendante vous permet de générer des rapports détaillés supplémentaires sur le domaine sélectionné et d'obtenir les informations nécessaires pour agir.

Par exemple, un rapport de haut niveau sur les ventes du magasin et les marges brutes par rayon fera naître des questions comme « Pourquoi la marge de ce magasin est-elle si faible? Quels sont nos stocks des meilleurs vendeurs? Quels stocks sont trop nombreux et devraient être démarqués? ». La progression descendante vous fournira les informations requises pour répondre à ces questions.

Gestion informatique des emplacements multiples

Concevoir un logiciel qui permet de gérer plusieurs emplacements requiert beaucoup de compétences de la part d'un développeur de logiciel. La capacité d'un système d'effectuer le suivi des ventes et des stocks, à plus d'un emplacement, dépend de l'intégrité de la communication et des données.

Selon l'approche traditionnelle, le système PDV du magasin stocke les transactions quotidiennes et transmet ces données par lignes téléphoniques, pendant une procédure d'invitation à émettre de nuit. Une fois reçues au bureau central, les données sont « fractionnées » et stockées dans des fichiers principaux prêts à être utilisés par la direction pour générer des rapports sur les différents magasins ou sous forme d'états consolidés.

Seul un développeur possédant plusieurs années d'expérience est en mesure de maîtriser cette capacité. Informez-vous donc auprès des utilisateurs au sujet de l'efficacité et de la fiabilité du logiciel.

Gestion des relations avec la clientèle

Les bases de données sur les clients constituent une source de renseignements très précieuse. La capacité de recueillir des données sur le client au point de vente et de joindre un achat à ce fichier permet au personnel des services de marchandisage et de marketing de se concentrer sur la combinaison des produits et la communication avec les clients. Pour obtenir de plus amples renseignements concernant la gestion des relations avec la clientèle et les programmes de fidélisation, reportez-vous au chapitre 4.

Autres fonctions et modules utiles

• Capacités de vente en gros : Cette fonction vous permet d'enregistrer les ventes à crédit, l'endroit où les marchandises sont expédiées ou ramassées et payées à une date ultérieure.



• Registre de contrôle des achats : Au niveau de base, ces modules établissent un lien avec la fonction bons de commande et débitent les budgets pré-déterminés afin de vous aider à atteindre le niveau de stocks prévu.



• Productivité des employés : Ces modules vous aident à consigner des statistiques sur les ventes de chaque employé (par exemple, les ventes en fonction du budget, les ventes par heure, le nombre d'articles par vente, le montant de vente moyen).



• Réapprovisionnement automatique : Il existe un grand nombre de niveaux de perfectionnement dans les modules de réapprovisionnement automatique. Dans leur forme la plus simple, le système surveille les niveaux de stocks des produits clé et suggère d'en commander de nouveau ou de se réapprovisionner à l'entrepôt central.



• Paie : Ce module peut s'avérer très utile si vous avez un système de commissions et de primes régulier. Cependant, si vous avez un programme de commission inhabituel, il sera peut-être difficile de trouver un module qui les calcule correctement.



• Prévention des pertes : La plupart de ces modules sont conçus pour combattre le vol interne au PDV, à l'aide d'un ensemble de rapports qui consigne les annulations, les remboursements et les non-ventes sur une longue période de temps.



• Chèques-cadeaux électroniques : Il s'agit d'un chèque-cadeau électronique sous la forme d'une carte de crédit qui est activée lorsqu'elle est présentée au PDV.



• Liste de cadeaux : Ce module peut être très avantageux pour les magasins de porcelaine et de literie où les couples fiancés peuvent s'inscrire afin que les invités à leurs noces achètent les articles pré-sélectionnés par les futurs mariés.



• Ordres de travail : Ce module s'applique aux détaillants qui peuvent exécuter des travaux d'entretien et de réparation, dans le cadre de leurs activités commerciales. Les magasins de matériel électronique en sont l'exemple le plus courant.



• Débit et crédit intégré : Il s'agit d'un module du logiciel d'un tiers qui est relié au PDV pour autoriser les achats par cartes de crédit et de débit. Les reçus des transactions sont émis au PDV et le clavier d'identification personnelle est branché dans un port du PDV. Cela permet de libérer l'espace sur le comptoir et d'éliminer les erreurs de cartes de crédit.



• Module consignation : Ce module est populaire dans les gros magasins d'antiquités où les petits marchands exposent leurs produits et sont payés par le propriétaire du magasin après la vente de l'article.



• Recherche du numéro de série : De nouveau, il s'agit d'un module particulier s'adressant aux détaillants de produits qui ont besoin de connaître le numéro de série du fabricant pour l'application de la garantie. Cette fonction présente un avantage notamment pour les détaillants de téléphones cellulaires et de matériel électronique.



• Interface de commerce électronique : Pour les détaillants qui possèdent un site Web, la capacité de téléchargement sur le Web peut faciliter grandement le listage des produits à vendre et la mise à jour des fichiers principaux de produits. Lorsque vous entrez les stocks dans le système informatique, le module de téléchargement sur le Web envoie les mêmes données à votre site Web, ce qui élimine une deuxième entrée des données. · Interface de comptabilité : Plutôt que d'offrir un progiciel de comptabilité complet, la plupart des systèmes informatiques pour la vente au détail sont dotés de la capacité d'interfacer avec le logiciel d'une société indépendante comme Quick Books et Simply Accounting.

Les fournisseurs canadiens de systemes informatiques pour la vente au detail

Après avoir déterminé les modules et les fonctions qui sont importants pour vous, vous devez communiquer avec les fournisseurs de logiciels. L'une des meilleures méthodes pour trouver ces fournisseurs consiste à parler avec les détaillants réputés qui évoluent dans le même domaine que vous. Demandez-leur quel système ils utilisent et s'ils sont satisfaits du matériel et des services offerts par le fournisseur.

À la page suivante figure une liste partielle des fournisseurs canadiens de systèmes informatiques pour la vente au détail qui offrent des services plus particulièrement aux petits magasins indépendants et aux petites chaînes de détaillants. Un grand nombre de ces fournisseurs peuvent vous faire des démonstrations par Internet s'ils n'ont pas de bureaux ni de dépositaires dans votre région. La capacité de former et d'offrir un soutien technique aux détaillants par téléphone et par Internet permet aux développeurs de logiciels de vendre leurs produits et services partout dans le monde.

Fournisseurs canadiens de systèmes informatiques pour la vente au détail offrant leurs services particulièrement aux petites chaînes et aux magasins indépendants

Combien cela coûtera-t-il?

Voilà une question à laquelle il est difficile à répondre sans une étude approfondie de votre commerce. Possédez-vous le matériel? Si vous utilisez des machines de points de service, quel en est le genre? Le volume des ventes, le nombre de succursales, etc. auront un effet sur le prix.En règle générale, les détaillants qui ne disposent d'aucun système informatique peuvent s'attendre à débourser de 0,5 % à 1 % de leur chiffre d'affaires s'ils veulent acquérir un système de pointe. Si le chiffre d'affaires est d'environ 500 000 $, on peut s'attendre à une dépense annuelle de 2 500 $ (200 $ par mois) en vue d'un système valant 10 000 $ capitalisé sur une période de 5 ans. Si le chiffre d'affaires est de 5 millions $ et qu'il n'existe aucun matériel, on devra alors allouer 25 000 $ par année. Cette somme appuiera un système de 100 000 $, capitalisé sur une période de 5 ans.

Vérifications des références

Après avoir dressé la liste de vos vendeurs et vu leurs démonstrations, l'étape suivante consiste à vérifier leurs références. Demandez au vendeur de logiciel de vous fournir une liste d'utilisateurs semblables à vous. Vérifiez s'ils ont utilisé le logiciel depuis un certain temps (au moins six mois), car les nouveaux utilisateurs peuvent en être encore au stade de la lune de miel.

Essayez d'obtenir des références de la part d'entreprises qui sont de la même taille que la vôtre, qui vendent des produits semblables et qui utilisent la même version du logiciel que vous pensez acheter. C'est aussi un avantage s'ils sont situés dans la même région que vous, au cas où vous devriez les visiter pour voir leur système à l'oeuvre.

Utilisez le formulaire de la page suivante pour vous aider à vérifier les références. À titre d'acheteur potentiel, vous y trouverez les questions que vous poseriez habituellement à un utilisateur de système informatique pour la vente au détail. Vous pouvez adapter ce formulaire à vos besoins particuliers en matière d'entreprise et de technologie.

Il ne faut pas oublier que la vérification des références est une partie importante de l'évaluation de votre fournisseur.

Nom du détaillant
No de téléphone                                Nombre de magasins
Type de magasin                               Nombre d'employés

Gestion spécialisée en SI?      Oui      Non

Depuis combien de temps avez-vous ce progiciel?

Avez-vous le progiciel au complet ou seulement un ou deux modules?

De quelle version s'agit-il?

Qu'est-ce que vous aimez le plus au sujet du produit? Comment cela aide-t-il à mieux exploiter votre entreprise?

Quel est le plus grand problème, le cas échéant, que vous avez actuellement avec le logiciel?

Quel matériel informatique utilisez-vous pour faire fonctionner le logiciel?

Quelles modifications ont été apportées et dans quelle mesure a-t-on réussi la personnalisation ? L'a-t-on effectuée à l'intérieur du délai promis au départ?

Comment qualifieriez-vous le soutien à l'installation et l'utilisation continue?

Achèteriez-vous ce logiciel de nouveau?

Autre commentaire?

Nota : Ce formulaire de vérification des références a été conçu avec le consentement d'Industrie Canada et du Conseil canadien du commerce de détail.

La location-bail

Tout comme dans le cas de l'automobile, louer un système informatique présente beaucoup d'avantages. Habituellement, nous avons avantage à avoir recours au crédit-bail pour tout ce qui perd de la valeur rapidement. De nos jours, les entreprises de location-bail vont prendre en charge le risque pour la plupart des choses, y compris le matériel informatique, les logiciels et les services. Demandez des conseils à votre comptable avant de signer tout document.

Voici quelques-uns des avantages de la location-bail :

• Protection des flux de trésorerie : Pour épargner un fonds de roulement qui peut être grandement utile ailleurs.



• Paiements mensuels peu élevés : Structures de paiements qui vous permettent de mieux contrôler les dépenses d'exploitation mensuelles.



• Protection des lignes de crédit bancaires : Les entreprises de location-bail sont considérées comme des institutions financières non bancaires et sont, en fait, distinctes de celles-ci. Par conséquent, votre ligne de crédit bancaire peut ne jamais être affectée.



• Source supplémentaire de crédit : Cette source supplémentaire de financement renforce votre profil de crédit et, en retour, vous permet d'accroître au maximum vos possibilités de financement.



• Économies d'impôts possibles : En général, les paiements de location-bail qui sont classées comme dépenses d'exploitation peuvent être déductibles à 100 % d'impôts. Vos paiements peuvent, en fait, être inférieurs à ceux d'un prêt classique.



• Valeur refuge : Vous n'avez plus à vous inquiéter au sujet de l'augmentation des coûts des nouveaux produits et des nouvelles technologies. Avec la location-bail, vous effectuez des paiements fixes pendant la durée du bail.



• Financement à 100 % de l'équipement : La possibilité de financer à 100 % les coûts totaux de l'équipement constitue un autre avantage considérable. Vous pouvez obtenir le matériel dont vous avez besoin maintenant, sans avoir à verser un acompte.

Rendement des investissements (RI)

Pour cet achat, comme pour tout autre investissement commercial, vous avez une chance raisonnable de récupérer vos frais, mais aussi d'accroître vos profits à la suite de cette dépense. La rentabilité accrue que vous obtiendrez grâce à l'acquisition d'un système PDV est appelée « Rendement des investissements » (RI). Afin d'évaluer ce qu'on appelle la période de rentabilisation, on calcule le temps qu'il faudra pour rentabiliser vos frais avant d'obtenir un rendement des investissements.

À la page suivante, vous trouverez une feuille de calcul du RI qui est partiellement rempli pour un magasin fictif achetant son premier système. Cet exemple vous aidera à comprendre comment calculer le RI lorsque vous envisagez d'effectuer un achat important. Les directives pour remplir la feuille de calcul figurent à sa suite.

Rendement des investissements - Feuille de calcul

Ventes annuelles $        800 000 $
Marge brute : %    41,00 %
Rotation des stocks :            2,5
Charge salariale        14,50 %
Freinte

Voici des domaines où les détaillants ont augmenté leur rendement en installant un nouveau système informatique :

		Profits moyens	Rendement annuel
A : Ventes/recettes
	1 Gestion des relations avec la clientèle/programme de fidélisation		$
	* Perte de clients réduite		$
	* Ventes moyennes accrues		$
	* Visites accrues		$
	2 Chèques-cadeaux électroniques - Ventes et bris accrus		$
	3 Planification de la marchandise et transfert SMART (bonne marchandise, à la bonne place, au bon moment)		$
	4 Rapport de productivité des employés - fixation des buts, ventes par heure, articles par vente, taux de conversion, etc.		$
	Augmentation moyenne des ventes		$
B : Marges brutes
	1 Rapports sur les ventes : par rayon, par catégorie, par style, annuel, mensuel, hebdomadaire, quotidien, etc.		$
	2 Rapport sur les démarques suggérées		$
	3 Rapport sur les transferts SMART		$
	4 Prévention des pertes, contrôle de la freinte, rapport d'anomalies, vol par les fournisseurs		$
	Augmentation moyenne des marges	1,50 %	12 000,00 $
		Augmentation de la rotation des stocks
C : Rotation des stocks/BBSIS
	1 Modules de planification de la marchandise et du registre de contrôle des achats		$
	2 Modules de transfert SMART		$
	3 Module de réapprovisionnement automatique		$
	Augmentation moyenne de la rotation des stocks		$
		Économies hebdomadaires
D : Rendement de la main-d'oeuvre
	1 Vérification et tenue de livres	100,00 $	5 200,00 $
	2 Entrée des données		$
	3 Distribution		$
	4 Paie		$
	5 Communication		$
	6 Décompte des stocks		$
	7 Planification des marchandises		$
	Économies totales en matière de main-d'oeuvre		$
Économies/profits annuels totaux			17 200,00 $

E : Rendement des investissements : nombre de mois pour rentabiliser les frais
	Investissement total pour le système $	30 000 $
	Rendement mensuel moyen $	1 433 $
	RI - nombre de mois pour rentabiliser l'investissement	21

Pour remplir la feuille de calcul du RI

Il n'existe aucune règle stricte ni de bonnes ou de mauvaises réponses pour évaluer les gains possibles découlant de l'informatisation. Il s'agit simplement de refléter vos buts et vos attentes.

Le côté gauche de la page dresse la liste des cinq domaines où vous pouvez vous attendre à faire des économies si vous êtes prêt à comprendre le système. La colonne du milieu est une zone de travail et la colonne à droite sert à calculer les économies annuelles pour chaque section.

Suivez ces étapes :

1. Entrez vos statistiques
   
   Dans le coin supérieur droit, entrez vos statistiques réelles pour toute l'année précédente. Comme vous pouvez le voir dans notre exemple, les ventes s'élevaient à 800 000 $, la marge à 41 % et la freinte était inconnue.



2. Évaluez les ventes et les profits.
   
   Notre magasin fictif n'a pas réalisé de profits dans ce domaine, mais d'autres détaillants ont vu leurs ventes augmenter après avoir lancé un programme de fidélisation (voir chapitre 4, Marketing), opté pour les chèques-cadeaux électroniques, maîtrisé les modules de planification et mis en œuvre des systèmes de responsabilisation des employés (voir chapitre 8, Gestion des ventes).



3. Évaluez l'augmentation des marges brutes
   
   S'il s'agit de votre premier système, il ne serait pas étonnant de constater une augmentation des marges brutes de 2 % ou plus. En ayant en main des marges quotidiennes précises, vous pourrez beaucoup mieux les contrôler. Un module de transfert SMART pour les chaînes et un rapport d'anomalies produit par le module de prévention des pertes peuvent contribuer considérablement à accroître les marges.



4. Évaluez l'augmentation de la rotation des stocks/du BBSIS
   
   Il est plus difficile d'effectuer une analyse de rentabilisation dans ce domaine, mais les économies d'intérêts et les profits sur les flux de trésorerie seront analysés pour chaque fraction de la rotation des stocks qui augmente. Les modules de planification, de transfert SMART et de réapprovisionnement automatique aideront également.



5. Évaluez l'augmentation du rendement de la main-d'oeuvre
   
   Lorsque vous achetez votre premier système, certaines dépenses en matière de main-d'œuvre vont assurément augmenter, comme la réception et l'étiquetage. Cependant, si votre nouveau système est doté des modules pour la vérification, la paie, le courriel, les scanneurs de stocks portables et la planification des marchandises, vous devrez être en mesure de générer des profits



6. Calculez le RI
   
   Notre magasin fictif espère obtenir une augmentation de 1,5 % de la marge brute et des rendements de main-d'œuvre de 5 200 $ par année (100 $ par semaine), pour des profits annuels totaux de 17 200 $. À la dernière ligne, nous verrons que le système proposé coûtera 30 000 $. Par conséquent, si nous convertissons les économies annuelles en économies mensuelles (17 200/12 = 1 433 $) et divisons le coût du système par ces économies mensuelles, nous constatons qu'il faudra 21 mois pour obtenir un rendement des investissements.

Resume

Nous ne devons plus nous demander si nous avons besoin de la technologie pour être concurrentiels dans le monde de la vente au détail actuel. La seule question qui demeure importante dans ce domaine est la suivante : quel système me permettra d'obtenir le meilleur rendement de mon investissent?

N'oubliez pas de suivre ces suggestions clés :

1. Faites vos devoirs avant de commencer à chercher. Effectuez une analyse de vos besoins afin de déterminer les fonctions et les modules que vous requérez.



2. Économisez du temps en assistant à une démonstration sur Internet du système que pensez acheter.



3. Vérifiez toujours les références vous-même, de propriétaire à propriétaire.



4. La location-bail peut vous permettre d'acheter un meilleur système et d'obtenir ainsi un meilleur rendement de votre investissement.

Étude de cas : systèmes informatiques pour la vente au détail

Retournons maintenant au défis posés par le Magasin à rayons Jackson. Cette section portera sur l'achat de votre premier système informatique de vente au détail.

Chapitre 12 : systèmes informatiques pour la vente au détail

Susanne et l'équipe de gestion (y compris vous) ont accompli un excellent travail pour redresser la situation. En moins d'un an, vous avez réussi limiter les dommages et même à réaliser un petit profit… le premier depuis bien des années.

Compte tenu du redressement de l'entreprise et des perspectives optimistes pour l'avenir, vous avez senti que le moment était propice pour promouvoir l'informatisation. Voici un petit questionnaire que vous avez donné à Suzanne et son père afin qu'ils puissent se faire une meilleure idée des avantages des plus récents modèles de systèmes informatiques pour la vente au détail. Essayez d'évaluer votre exploitation à l'aide de ces questions :

Dans quelle mesure la technologie commerciale est-elle importante?

Évaluez votre exploitation à l'aide du questionnaire suivant :

1. Connaissez-vous la valeur réelle de vos stocks actuels (au prix coûtant et au prix de détail)?
                 Oui              Non



2. Connaissez-vous vos 20 meilleurs vendeurs et vos moins bons vendeurs?
                 Oui              Non



3. Connaissez-vous la freinte pour chaque article?
                 Oui              Non



4. Connaissez-vous vos marges brutes par fournisseurs, par magasin, par jour?
                 Oui              Non



5. Savez-vous si le prix de chaque article est correct?
                 Oui              Non



6. Savez-vous quels produits vous devez commander de nouveau et à quelle fréquence?
                 Oui              Non



7. Savez-vous qui sont vos meilleurs clients, quand ils achètent et ce qu'ils achètent?
                 Oui              Non



8. Ciblez-vous vos clients fidélisés?
                 Oui              Non



9. Offrez-vous des rabais, des cadeaux et des primes pour fidéliser les clients?
                 Oui              Non



10. Avez-vous des systèmes de contrôle de la caisse stricts?
                  Oui              Non



11. Avez-vous des procédures rigoureuses pour le retour de marchandise?
                  Oui              Non



12. Comparez-vous toutes les factures avec les bons de commande pour trouver les erreurs de prix ou de quantités?
                  Oui              Non



13. Avez-vous des procédures d'achat pour le personnel?
                  Oui              Non



14. Imprimez-vous les étiquettes de prix sur réception des stocks?
                  Oui              Non



15. Connaissez-vous le rendement en termes de ventes de chaque commis par heure, semaine, etc.?
                  Oui              Non



16. Effectuez-vous des rappels de vente suggestive au moment de l'achat?
                  Oui              Non



17. Connaissez-vous les ventes réelles réalisées par article pendant vos promotions à court terme?
                  Oui              Non



18. Connaissez-vous la valeur des démarques en dollars effectuées dans le cadre d'une promotion?
                  Oui              Non



19. Savez-vous quel est votre risque en matière de commandes futures en dollars?
                  Oui              Non



20. Commandez-vous des articles en vous basant sur un historique rigoureux?
                  Oui              Non



21. Savez-vous exactement quels articles sont vendus dans chaque magasin?
                  Oui              Non



22. Avez-vous un historique rigoureux par article, catégorie, rayon, fournisseur et magasin?
                  Oui              Non



23. Utilisez-vous des données historiques ou des vérifications visuelles pour gérer votre entreprise?
                  Oui              Non



24. En savez-vous assez au sujet de votre entreprise pour planifier son avenir?
                  Oui              Non

Résultats :

1. De 19 à 24 « Oui » : Vos systèmes informatiques sont au-dessus de la moyenne.
2. De 13 à 18 « Oui » : Vous pourriez effectuer une mise à niveau de votre logiciel.
3. De 8 à 12 « Oui » : Il vous manque des informations précieuses qui vous aideraient considérablement à gérer votre entreprise.
4. Moins que 8 « Oui » : C'est surprenant que vous soyez encore en affaires!

Vous avez compilé les résultats pour le magasin Jackson et il a obtenu un 10. La prochaine étape consistait à embaucher un consultant pour vous aider à retrouver votre chemin dans le labyrinthe de produits sur le marché dont les fournisseurs prétendent tous être les meilleurs.

Choisir le bon système informatique est une tâche complexe qui requiert beaucoup de temps. Il existe au moins 60 progiciels pour les détaillants spécialisés au Canada. Chacun de ces logiciels a ses forces et ses faiblesses. Les forces peuvent améliorer considérablement votre entreprise, tandis que les faiblesses peuvent la pousser à la faillite.

Vous avez élaboré une approche systématique que tout le monde a trouvée très sensée. Voici les étapes de cette approche :

Étape no 1 : Définir la portée du projet et son budget

Définissez les objectifs de croissance de l'entreprise à long terme (5 ans) ainsi que le budget prévu pour le projet. Les détaillants qui ne sont pas familiarisés aux ordinateurs dépensent de 0,5 % à 1 % de leurs ventes brutes par année pour entretenir des systèmes de pointe. Un grand nombre des détaillants d'aujourd'hui qui ont adopté la nouvelle technologie remplacent ou mettent à niveau leurs systèmes tous les quatre ou cinq ans. Selon une règle pratique, environ 50 % de votre budget sera dépensé pour le matériel informatique, 25 % pour le logiciel et 25 % pour la formation et le soutien technique.

Le crédit-bail ou la location est le meilleur moyen d'avoir toujours un système à la fine pointe de la technologie. Un matériel informatique, un logiciel et un soutien technique d'une valeur de 10 000 $ peuvent être financés sur 48 mois pour seulement 280 $/mois (70 $/semaine).

Prévisions budgétaires pour Jackson :

• Prévisions de ventes (5 ans) = 7 000 000 $
• Facteur maximum d'informatisation 1,0 % = 70 000 $
• Paiements de location-bail sur 48 mois = 1 458 $
• Budget pour le matériel informatique à 50 % du coût total = 35 000 $
• Budget pour les logiciels à 25 % du coût total = 17 500 $
• Budget pour la formation et le soutien technique à 25 % du coût total = 17 500 $

Budget pour l'informatisation d'un commerce de détail :

Étape no 2 : Effectuez une analyse des besoins

L'entreprise doit établir ses besoins prioritaires à partir des éléments suivants :

1. Rapports par compagnies multiples/division/région/magasin.
2. Exigences touchant le service/la catégorie/les styles/les couleurs/les tailles.
3. Vérification et gestion des bons de commandes.
4. Décompte des stocks
5. Réception et distribution
6. Étiquetage et marquage
7. Distribution des marchandises
8. Retrait des stocks et expédition
9. Rapports sur les ventes/unité/dollars
10. Transferts des stocks
11. Réapprovisionnement - entrepôt/magasin
12. Rapports - quotidiens/hebdomadaires/mensuels/saisonniers/annuels
13. Base de données sur les employés/système de responsabilité
14. Base de données sur les clients/marketing ciblé
15. Planification et prévisions
16. Rapports sur l'analyse des fournisseurs
17. Rapports cycles des marchandises
18. Interface avec la comptabilité
19. Technologie du PDV
20. Potentiel de croissance
21. Soutien/formation
22. Calendrier de l'installation
23. Financement
24. Gestion des questions particulières
• Transfert inter-magasins
• Plans d'expansion des propriétaires et des franchisés
• Interface bureau principal
• Etc., etc. etc.

Étape no 3: Remplissez une demande de proposition

En vous basant sur les résultats de l'analyse des besoins, vous devez remplir un formulaire afin de dresser la liste des éléments requis dans votre futur système. Ensuite, vous ferez parvenir ce formulaire à trois ou quatre fournisseurs pour savoir s'ils peuvent répondre à vos besoins.

Étape no 4 : Déterminez les finalistes et obtenez une démonstration

Après avoir déterminé les deux ou trois derniers finalistes, planifiez une démonstration qui sera effectuée devant la direction de Jackson par les divers fournisseurs. Vous choisirez le fournisseur qui répond à la plupart ou à tous les besoins de l'entreprise.

Étape no 5 : Finalisez un contrat avec le fournisseur sélectionné

Après avoir choisi le fournisseur le plus avantageux, vous aiderez Jackson à négocier et signer le contrat final.

Felicitations!!!

Vous y êtes arrivé. Au cours des 12 derniers mois, vous avez appris que les détaillants indépendants peuvent améliorer considérablement l'exploitation de leur entreprise. Cela requiert de la discipline et de la volonté, sans oublier les bonnes informations.

Lorsque vous entreprendrez votre prochain projet, gardez en tête tout ce que vous avez appris ici. Menez votre entreprise de vente au détail vers la réussite et devenez un modèle à suivre dans votre propre milieu!

Chapitre 12 - Conseil