Le commerce électronique dans l'industrie de la comptabilité - Commencez hier!

Selon les prévisions du Boston Consulting Group, l'économie sur Internet devrait passer de 28 à 155 milliards de dollars d'ici 2003. Les comptables doivent se préparer en vue de la nouvelle économie pour servir leurs clients et améliorer leurs méthodes de travail. Robert Gold, comptable agréé au sein du cabinet Bennett Gold (http://www.BennettGold.ca), met en garde ses collègues : « La réalité, c'est que les comptables doivent se renseigner sur ce qui arrive. Un plus grand nombre d'entre eux devront moderniser leurs outils de travail grâce à la technologie. Un plus grand nombre devront adopter et utiliser Internet. Les comptables devront être prêts à recevoir les données par voie électronique, particulièrement celles des nouvelles entreprises. Ils doivent être prêts à utiliser le Web de façon ingénieuse et à apprendre la meilleure façon de se faire connaître. »

La présente page Web s'adresse expressément aux experts-comptables qui n'ont pas recours au commerce électronique ou qui n'utilisent guère cet outil. Elle a pour objet d'illustrer certains avantages que le commerce électronique procure aux experts-comptables. L'information présentée ci-après résume des conversations téléphoniques avec les représentants des trois grandes organisations nationales et associations provinciales de comptables professionnels ainsi qu'avec les comptables qu'elles nous ont recommandées comme étant des chefs de file dans leur domaine respectif. Les experts-comptables interviewés travaillent seuls à leur compte ou au sein de cabinets de toute taille.

Applications et avantages

Les comptables interviewés ont été unanimes à dire que le commerce électronique avait amélioré leurs activités professionnelles d'une manière quelconque. Ils ont donné plusieurs exemples.

Déclarations d'impôt :

Le dépôt électronique des déclarations d'impôt permet d'obtenir une augmentation de la productivité de l'ordre de 25 à plus de 200 p. 100.

Transfert d'information :

Les comptables ont recours au courriel pour les envois publicitaires et l'échange de renseignements généraux avec les clients, ce qui permet d'économiser temps et argent et de transmettre instantanément des renseignements urgents.

Transfert des dossiers de clients :

Les comptables utilisent un serveur de courriel protégé ou leur propre site Web pour obtenir de leur clients des balances de vérification, des chiffriers électroniques et d'autres documents de nature délicate. L'automatisation des systèmes-clients et la préparation des entrées par le client, qui transfère ensuite l'information au comptable par serveur de courriel protégé, se sont traduites par une augmentation de la productivité. «  À mesure que les clients se familiarisent avec la technologie, le comptable fait moins de travail routinier et davantage de tâches de niveau professionnel. Le personnel débutant est passé à un niveau de compétences supérieur et la productivité augmente plus rapidement^[1]. »

Maintien en fonction du personnel :

Il est possible de transférer des dossiers à des employés travaillant à distance ou à domicile. Ainsi, un comptable établi en milieu rural transfère des dossiers à des employés qui travaillent à domicile, dans certains cas à 200 km de son bureau. Selon lui,  « la meilleure manière d'accroître la productivité consiste à ne pas "perdre" les employés qui décident de rester à la maison pour s'occuper de leurs enfants ou de suivre leur conjoint à l'extérieur. Cette façon de procéder lui a permis non seulement de réduire les coûts liés à la formation des nouveaux employés, mais aussi de conserver son personnel dans une petite collectivité rurale où il est pratiquement impossible d'engager des employés. En outre, la production a augmenté et les employés maîtrisent beaucoup mieux la technologie, si bien qu'ils peuvent plus facilement aider les clients aux prises avec des problèmes en la matière^[2]. »

Déploiement du personnel :

« Dans un cabinet comptant plusieurs succursales, le personnel utilise Internet pour transmettre des dossiers protégés d'une succursale à l'autre. Si les employés d'une succursale sont débordés et que ceux d'une autre ont le temps de leur venir en aide, le dossier est transféré. On peut ainsi réaliser d'énormes économies^[3]. »

Efficacité de la vérification :

Accès à des conseils :

Les comptables qui font partie d'un groupe de discussion technique peuvent obtenir sans délai une réponse à un problème technique ou être dirigés plus rapidement vers la source appropriée pour faire la recherche.

Acquisition et transfert de connaissances; valeur ajoutée :

« Grâce aux applications intranet, les grands cabinets ont la possibilité d'acquérir des connaissances et de les transférer rapidement à leurs membres. Les comptables peuvent s'abonner à certains moteurs de recherche et transmettre aux clients les articles susceptibles de les intéresser. On évalue les sites Web et on les classe selon la qualité et l'efficacité, ce qui permet aux autres membres du cabinet de gagner du temps. Le cabinet peut mettre un logiciel de vérification exclusif à la disposition de ses employés, où qu'ils se trouvent dans le monde. L'intranet est également fort utile pour l'élaboration des propositions. Si vous avez des employés un peu partout dans le monde, vous aurez besoin de savoir qui vous pouvez mettre à contribution. Le cabinet peut créer une base de données sur les compétences des employés de tous ses bureaux et s'en servir pour établir les propositions^[5]. »

Recherche :

Les comptables se servent d'Internet pour explorer des sites Web, par exemple, celui de Revenu Canada ou ceux des associations de comptables professionnels pour y trouver, entre autres, les renseignements figurant dans les guides en vigueur, des articles de revues spécialisées ou une analyse des budgets fédéral et provinciaux. Dans tous les cas, ils peuvent obtenir sans délai les renseignements les plus récents. « Nous devons procéder ainsi pour demeurer à jour. Il faut en payer le prix si on ne l'est pas^[6]. »

Sites Web :

Tous les cabinets nationaux, ceux de taille moyenne ainsi que certains petits cabinets se sont dotés de leur propre site Web. Ils s'en servent pour garder leurs clients actuels et en attirer de nouveaux, en y diffusant de l'information qui fait ressortir leurs compétences professionnelles et leur permet de se démarquer de leurs concurrents. « Nous présentons séparément dans notre site Web les ressources qui s'adressent au public et celles qui sont destinées à nos clients. Nous sommes convaincus que cette façon de procéder nous procure un avantage concurrentiel^[7]. »

Fidélisation de la clientèle :

Certains cabinets s'abonnent à des moteurs de recherche ou à des services de collecte des données. Ceux-ci font régulièrement des recherches pour trouver l'information électronique se rapportant à des clients et ils la leur transmettent par la suite. Cette façon de procéder aide le cabinet à assurer sa présence efficacement en communiquant des renseignements de valeur.

Création de possibilités  : accroissement de la clientèle:

« Le magazine Electronic Commerce World a publié un article sur les économies qu'a réalisées l'industrie pétrolière grâce au commerce électronique interentreprises. Une importante société pétrolière a ramené ses coûts de traitement à un sixième des coûts habituels en réduisant la paperasserie, soit une économie de quatre millions de dollars par an. En définitive, les petites entreprises du secteur pétrolier sont contraintes à intégrer le commerce électronique à leurs activités pour faire affaire avec les grandes sociétés pétrolières. Ces dernières leur disent d'entrer dans la ronde si elles ne veulent pas être exclues. Pour servir nos clients, nous avons dû être très proactifs et collaborer avec les fabricants de logiciels afin d'établir des systèmes de commerce électronique interentreprises offrant un bon rapport coût-efficacité. C'est ce qui a marqué le début de nos activités à caractère technologique. Nos clients ont pris de l'expansion et notre clientèle a augmenté. » Kent Sabine, FCGA, Evancic Perrault Robertson, comptables généraux licenciés (http//epr.ca)

Applications  : associations de comptables professionnels

Les trois associations professionnelles actives dans le domaine de la comptabilité ont créé des groupes de travail pour étudier les questions stratégiques dans l'intérêt de leurs membres et hiérarchiser différentes initiatives. Chacune a créé un site Web où elle propose à ses membres des renseignements, des produits et des services par Internet.

Par exemple, CMA Canada (www.cma-canada.org) a mis sur pied un centre de formation virtuel, où elle offre six cours de perfectionnement professionnel par Internet. L'inscription, la prestation des cours, la facturation et le paiement (volontaire) se font en direct. De plus, en partenariat avec la Banque de Nouvelle-Écosse et Industrie Canada, CMA Canada a créé UVPME (Université virtuelle pour les petites et moyennes entreprises). Les membres de l'association pourront suivre dans Internet divers cours de gestion en français, en anglais ou en espagnol, notamment une formation sur la façon d'utiliser Internet pour améliorer l'efficacité et la rentabilité de leurs activités commerciales. En outre, dans le cadre du Programme de leadership stratégique CMA, c'est par Internet que les étudiants s'inscriront aux cours, transmettront leur paiement (volontaire), recevront le matériel et feront leurs travaux. Cette formule élimine les contraintes de temps pour la transmission et la réception des travaux.

L'Institut canadien des comptables agréés (ICCA) (www.cica.ca), en collaboration avec l'American Institute of Certified Public Accountants (www.aicpa.org), a créé Web Trust (www.cica.ca/WebTrust). Ce nouveau service a pour objet de rassurer les consommateurs qui souhaitent se lancer dans le commerce électronique. Pour obtenir le droit d'utiliser le sceau Web Trust dans son site Web, le cabinet doit respecter tous les principes de Web Trust et être soumis à une vérification par un comptable agréé titulaire d'une licence. Par ailleurs, l'ICCA a parrainé le premier congrès mondial sur la gestion du commerce électronique, qui s'est tenu à l'Université McMaster, et il parrainera en outre des séances de formation et des conférences supplémentaires. Le perfectionnement professionnel des comptables agréés est assuré en permanence dans le domaine du commerce électronique interentreprises et entreprise-consommateur. L'ICCA propose dans son catalogue de produits plusieurs publications sur le commerce électronique et il publie régulièrement des articles fort utiles dans sa revue mensuelle (www.CAmagazine.com).

CGA-Canada (CGA- Canada) (www.cga-canada.org) est devenue la première association de comptables professionnels du monde entier à proposer un programme d'études professionnelles combinant du matériel imprimé et Internet. Les étudiants peuvent non seulement remettre leurs travaux et recevoir les commentaires par Internet, mais aussi participer à des groupes de discussion dans Internet. CGA-Canada communique de l'information sur le commerce électronique dans sa publication CGA magazine, ses bulletins destinés aux membres, ses publications et son site Web. L'organisation s'est penchée sur le commerce électronique au cours de ses deux dernières conférences nationales et elle le fera de nouveau à celle de juillet prochain. CGA-Canada a récemment lancé un outil en direct pour aider ses membres à évaluer leurs besoins en matière de perfectionnement et elle inaugurera bientôt son premier séminaire en direct à l'intention des ses membres.

Les diverses organisations provinciales ont toutes un site Web. Certaines imposent des droits d'abonnement en proposant diverses modalités de paiement. Les membres peuvent s'inscrire à des cours et à des conférences de perfectionnement professionnel et s'abonner à des bulletins électroniques et à d'autres services.

Perspectives d'avenir

Déclarations d'impôt :

Le dépôt électronique des déclarations d'impôt des particuliers a monté en flèche. En 1998, quelque 5,4 millions de déclarations ont été transmises par voie électronique, dont la majorité avaient été établies par des professionnels. Les gens ont davantage de connaissances en informatique et ils ont gratuitement accès par Internet à des logiciels fiscaux, comme www.cooltax.com, et on ne connaît pas l'incidence qu'auront ces phénomènes sur la profession de comptable.

Nouveaux marchés :

Étant donné que l'économie sur Internet connaît un essor fulgurant et que les grandes sociétés mettent l'accent sur le commerce électronique et exigent que leurs fournisseurs traitent avec eux par voie électronique, nombre de petits cabinets adopteront également cette forme de commerce. Tant le commerce interentreprises que le commerce entreprise-consommateur iront en augmentant. Ce virage offrira toute une gamme de possibilités aux comptables prêts à les saisir.

Services-conseils :

« Le domaine des services-conseils recèle des possibilités considérables. Les comptables peuvent, d'une part, aider les clients à concevoir, à élaborer, à mettre en oeuvre et à contrôler les systèmes de commerce électronique et, d'autre part, leur proposer des moyens efficaces d'utiliser le commerce électronique pour atteindre les objectifs de leur entreprise. » (aicpa.org).

Certification :

L'adoption du commerce électronique laisse entrevoir de nouveaux marchés « pour la certification et d'autres services reliés au commerce électronique. Les participants exigeront d'avoir la certitude non seulement que leur propre système est protégé, mais aussi que leurs fournisseurs et leurs clients ont mis en place des mécanismes de contrôle appropriés pour réserver l'accès aux utilisateurs autorisés et protéger les renseignements confidentiels de l'organisation. En outre, la vaste utilisation du commerce électronique oblige à instaurer de nouveaux mécanismes de protection des renseignements personnels ». (aicpa.org).

Créneaux :

Dans le numéro de novembre 1999 d'Outlook (http://www.cga-bc.org/library/outlook), revue spécialisée de CGA-Colombie-Britannique, Brian Galloway, CGA, prévoit que la priorité passera de la vérification aux services consultatifs. M. Galloway exhorte les comptables à se tourner vers le marketing de créneau. « Il faut choisir un domaine d'activité et se tailler sa propre place sur le marché. Le commerce électronique prend son essor et, compte tenu de la nécessité de vérifier les sites Web et des autres questions de confiance, de sécurité et de contrôle interne, les comptables sont bien placés pour jouer un rôle dans le secteur d'Internet. Les services de certification liés au commerce électronique donnent lieu à d'énormes possibilités. »

Vérifications virtuelles :

Cisco Systems Inc., l'une des sociétés les plus importantes du monde d'après la capitalisation boursière, ferme ses livres en UNE seule journée en fin de mois et en fin d'exercice. L'opinion des vérificateurs concernant les états financiers en date du 31 juillet 1999 a été formulée le 9 août, soit huit jours après la fermeture des livres. Huit jours ont donc suffi pour exprimer une opinion sur une organisation qui génère des revenus consolidés se chiffrant à 12,2 milliards de dollars US. Cisco emploie l'expression « fermeture virtuelle » pour désigner la fermeture de ses comptes en une journée. L'entreprise a largement recours au commerce électronique et aucune estimation n'est révisée par la suite. Pour reprendre l'analogie, on peut dire que la vérification de Cisco est une « vérification virtuelle » et il ne fait aucun doute que ses dirigeants exercent des pressions sur les vérificateurs pour qu'ils expriment leur opinion plus rapidement encore. Au fur et à mesure que l'on continuera de percevoir la nécessité d'obtenir sans délai des renseignements financiers dont l'exactitude a été confirmée, les modèles comme celui de Cisco se répandront. À l'avenir, les experts-comptables peuvent s'attendre à ce que la concurrence les incite à accélérer la formulation de leur opinion et à montrer qu'ils peuvent vérifier un environnement entièrement électronique ^[8]. »

Tendances :

Dans le numéro de février 2000 de CGA Magazine(http://www.cga-canada.org/eng/magazine/current.htm), John Yu, M.Sc., CDP, FCGA (jwyu@ibm.net), examine les tendances dans le domaine de la technologie. Ainsi, selon l'une des grandes tendances observées, les modèles de logiciels de comptabilité reposant sur serveur et sur le Web sont en voie de supplanter les logiciels installés sur un disque dur local. Ces nouveaux modèles sont avantageux, car le logiciel est mis à jour instantanément et les utilisateurs, où qu'ils se trouvent, ont accès aux livres comptables. Comme c'est le site Web qui constitue l'interface, la courbe d'apprentissage est courte.

« La plupart des comptables établiront et utiliseront des réseaux privés virtuels ou des intranets au moyen de sites comme www.intranets.com. » ^[9]

Partenariats et technologie :

Dans le numéro de janvier 2000 de CA Magazine(www.CAmagazine.com/cica/camagazine.nsf/e2000-Jan/TOC), les dirigeants des grands cabinets se penchent sur les perspectives d'avenir. En ce qui concerne le commerce électronique, ils discutent du potentiel des services consultatifs en matière de vérification, de WebTrust et d'autres types de travaux orientés vers la certitude. Cisco Systems Inc., fabricant d'équipement pour Internet, a récemment investi un milliard de dollars US dans KPMG pour l'aider à offrir des services aux entreprises par Internet. Il s'agit là d'un exemple de la formation de partenariats Internet. KPMG Consulting a annoncé qu'elle utilisera ses nouvelles ressources pour engager 4 000 ingénieurs et autres professionnels et mettre sur pied six centres de technologies afin de fournir par Internet aux clients de Cisco des services de consultation en leur communiquant des données, des messages vocaux et des images.

Mais qu'adviendra-t-il des cabinets de petite taille ou d'envergure locale? Robert Gold, CA au sein du cabinet Bennett Gold, fait une mise en garde : « De plus en plus de comptables devront adopter et utiliser Internet. » S'il avait un conseil à donner aux petits cabinets qui ne sont pas déjà lancés à vive allure dans le commerce électronique, ce serait : « Commencez hier! »

^[1] Robert Gold, CA, Bennett Gold, comptables agréés, Toronto (Ontario) (www.BennettGold.ca)

^[2]Raymond Desjardins, CA, J. Raymond Desjardins, B. Comm., CA, St.Paul (Alberta) (www.jrd.ab.ca)

^[3]Kent Sabine, FCGA, Evancic Perrault Robertson, Drayton Valley (Alberta) (epr.ca)

^[4]Ross Harwood, FCA, Deloitte & Touche, Saskatoon (Saskatchewan) (www.deloitte.ca)

^[5]Brian Galloway, CGA., Galloway Botticelli & Company, comptables généraux licenciés Vancouver (Colombie-Britannique) (www.porterhetu.com)

^[6]Ross Harwood, FCA., Deloitte &Touche, Saskatoon (Saskatchewan) (www.deloitte.ca)

^[7]Brian Galloway, CGA., Galloway Botticelli & Company, comptables généraux licenciés Vancouver (Colombie-Britannique) (www.porterhetu.com)

^[8]Deryck Williams, FCA, PKF Hill, comptables agréés, Toronto (Ontario) (www.pkfhill.com)

^[9]Robert Gold, CA., Bennett Gold, comptables agréés, Toronto (Ontario) (www.BennettGold.ca)

Liens

www.BennettGold.ca
epr.ca
www.cma-canada.org
www.cica.ca
www.aicpa.org
www.cica.ca/WebTrust
www.CAmagazine.com
www.cga-canada.org
www.cooltax.com
www.cga-bc.org/library/outlook
www.intranets.com
www.CAmagazine.com/cica/camagazine.nsf/e2000-Jan/TOC