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Examen du processus d’enregistrement

Janvier – Mars 2002

Évaluation des facteurs influant sur la mise en oeuvre

Table des matières

1. Sommaire

Le présent examen du processus d’enregistrement des engrais de l’ACIA a été mené entre les mois de janvier et de mars 2002 à la suite de plaintes déposées par plusieurs établissements du secteur concernant la lenteur du traitement des demandes et la faible capacité d’intervention de la Section des engrais de l’Agence canadienne d’inspection des aliments (ACIA).

Les principales conclusions de l’examen sont les suivantes.

• Au niveau de dotation actuel, la Section des engrais vient à bout du nombre de demandes reçues d’une année à l’autre; cependant, les ressources disponibles ne lui offrent pas la marge de manoeuvre nécessaire pour qu’elle puisse faire face aux variations de la charge de travail, aux arriérés, aux contraintes liées au roulement du personnel, aux besoins de formation et aux initiatives dont devrait s’occuper son personnel (circulaires à la profession, travail d’élaboration des politiques, projets de l’ACIA, initiatives interministérielles, etc.).

• Un important retard dans le travail s’est accumulé récemment en raison d’un manque d’effectifs découlant d’un roulement élevé du personnel et d’une incapacité de doter les postes vacants assez rapidement. Le problème de roulement du personnel est amplifié par la perception voulant qu’il y ait moins de classifications pour des postes de niveau équivalent dans la Section des engrais que dans d’autres sections de l’ACIA.

• Les demandes reçues sont incomplètes dans une large proportion, et le personnel passe beaucoup de temps à tenter d’obtenir l’information additionnelle nécessaire. Le personnel doit aussi s’occuper de répondre aux demandes de renseignements, dont les demandes à caractère général sans lien avec les demandes d’enregistrement en cours.

• Les enregistrements d’engrais expirent après une période de deux ans à une date d’expiration fixe. Ainsi, selon la date à laquelle prend fin l’évaluation, les nouveaux enregistrements peuvent durer aussi peu que 13 mois.

• Comme le système informatique dont se sert le personnel de la Section des engrais pour faire le suivi des dossiers et produire des rapports est d’une capacité très limitée, il est peu utile en ce qui a trait à l’amélioration du rendement.

Les recommandations de l’examen sont les suivantes.

Politiques et procédures

• Faire passer la durée de la période d’enregistrement de deux à trois ans.

• Mener une évaluation préliminaire – pendant ou après la vérification des registres, mais avant l’attribution des dossiers – en vue de déterminer si les dossiers sont complets, de les catégoriser et de séparer du lot les dossiers faciles à traiter. Acheminer les dossiers faciles à traiter vers un agent d’évaluation de premier échelon, un stagiaire ou un participant au programme d’enseignement coopératif.

• Demander aux agents d’évaluation de se partager les dossiers sur les oligo-éléments et les engrais/pesticides, de manière à accroître la souplesse d’affectation des ressources.

• Instaurer un processus de notification des modifications mineures apportées aux enregistrements.

• Faire traiter en parallèle les dossiers qui doivent être examinés par plusieurs agents d’évaluation.

Qualité des demandes

• Mette à jour et en langage clair et simple (en autant que possible) l’information s’adressant aux requérants éventuels.

• Afficher toute l’information sur la page Web de la Section.

• Organiser un ou plusieurs ateliers sur l’enregistrement à l’intention de requérants éventuels. Utiliser les résultats de ces ateliers pour améliorer l’information destinée à tous les demandeurs de renseignements.

• Exiger que les requérants annexent une liste de vérification remplie à leur demande. Retourner aux requérants les demandes jugées très incomplètes et retenir les droits versés initialement.

• Exiger que les requérants répondent aux demandes de renseignements dans un délai strict et fermer un dossier si ce délai n’est pas respecté (à moins qu’une prolongation n’ait été demandée pour une raison valide). Ne permettre l’exécution que d’une seule réévaluation, à moins qu’une raison valable existe.

• Mettre sur pied une initiative de prestation des services en ligne.

Droits

• Modifier la structure de perception progressive des droits en lui ajoutant des droits de dépôt et de traitement initial.

• Imposer des droits pour la vérification des étiquettes.

Normes de service

• Publier des normes de services pour les différentes catégories de demande.

• Veiller à ce que les recommandations relatives aux normes de service soient respectées pour 90 % des dossiers traités :
  - réponse initiale : deux semaines ;
  - évaluations régulières : trois mois ;
  - évaluations de l’innocuité et/ou de l’efficacité : trois mois additionnels.

• Ne faire commencer la période de traitement des dossiers qu’au moment de la réception d’une demande complète et exclure de cette période le temps d’attente d’une réponse du requérant.

Traçage/Systèmes

• Améliorer le système de traçage (Système d’enregistrement des produits) de la Section des engrais (affectation de trois agents par dossier, achèvement des évaluations, durée de traitement, mise en place d’un système de rapports spéciaux et de demandes spéciales de renseignements).

• Améliorer le système du Programme canadien de vérification de la qualité des engrais (PCVQE) et trouver des moyens d’éviter la saisie manuelle des données.

Ressources d’évaluation

• Évaluer la classification des postes de la Section des engrais en la comparant avec celle d’autres sections de l’ACIA. Corriger les écarts. Dans la mesure du possible, fournir des possibilités d’avancement professionnel et de planification de la relève au sein de la Section des engrais.

• Ajouter deux postes au personnel d’évaluation – un poste de surveillant-exécutant et un poste de premier échelon.

• Désigner les biotechnologues et les toxicologues en tant que ressources de l’ACIA et les affecter à des postes communs à plusieurs sections.

• Atténuer l’impasse dans laquelle se trouvent les agents principaux d’évaluation en offrant à un ou à plusieurs d’agents d’évaluation une formation en matière d’analyse des données.

Demandes de renseignements

• Demander au personnel de soutien, et non aux agents d’évaluation, de répondre aux demandes de renseignements généraux.

• Demander aux requérants de ne pas communiquer directement avec les agents d’évaluation, à moins que ces derniers ne les y autorisent.

Personnel de soutien

• Ajouter un poste de personnel de soutien PM (spécialiste du service à la clientèle) chargé de répondre aux demandes de renseignements généraux, de surveiller le rendement de la Section et d’en faire rapport et, enfin, de coordonner le traitement des dossiers au besoin.