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Il y a plusieurs considérations à prendre en compte quand vous planifiez le local (Manuel de soins aux fournisseurs de soins, 1992, p.19) :
- lieu pratique et sûr
- salle plaisante et confortable
- personnel de soutien pouvant aménager la salle
- disponibilité de soutien audiovisuel, comme un tableau de papier, un rétroprojecteur, un magnétoscope
- stationnement suffisant et pratique
De plus, vous aurez besoin d'une table (3 x 5 ) pour présenter les documents des organismes communautaires et le nécessaire pour fournir de légers rafraîchissements à la pause.
Prenez le temps de vous occuper des détails comme la disposition des chaises et les préparatifs pour la pause. Par exemple, si vous utilisez un percolateur pour le café, préparez tout avant la séance pour que le café soit prêt à temps. Il est recommandé que les tables et les chaises soient disposées en U ou en cercle pour faciliter l'interaction. L'attention que vous accordez au détail de l'environnement et du confort montre aux participants que vous accordez de la valeur au temps et à l'énergie qu'ils consacrent. Pour bon nombre d'entre eux, il est difficile de s'organiser pour venir à l'atelier.
Identifiez une personne-ressource au local où les ateliers auront lieu et vérifiez régulièrement les dispositions auprès de cette personne. Les dispositions que vous prenez doivent être confirmées par lettre (voir l'annexe 3). Une entente écrite avec le coordonnateur du local est également recommandée. Il faudrait faire un appel téléphonique à votre personne-ressource le jour précédant chaque atelier pour confirmer que toutes les dispositions sont prises (aménagement, matériel audiovisuel, pause). Parfois, des changements imprévus peuvent survenir!
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