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Le recrutement des participants aux ateliers est un aspect important d'une bonne planification. Votre programme portera sur des groupes particuliers:
1) les époux, les enfants adultes, les autres parents ou amis qui fournissent des soins à des personnes âgées, et
2) les personnes âgées elles-mêmes qui peuvent jouer le rôle de dispensateurs de soins auprès de l' époux ou d'un autre membre de la famille. Ces personnes peuvent être identifiées en collaboration avec des groupes professionnels comme les bureaux d'Anciens Combattants Canada ou par vos efforts de communication locaux.
Le langage que vous utilisez dans vos matériels publicitaires est très important. De nombreux membres de famille, notamment les époux, ne se considèrent pas eux-mêmes comme des « dispensateurs de soins ». Il est important de clarifier votre message et de le tester avec certaines des personnes que vous savez pouvoir être des participants éventuels. Au fil des ans, certains organisateurs ont eu des difficultés à recruter des participants, malgré le fait qu'il y avait un grand besoin d'ateliers de soutien dans la région et un bon nombre en ont conclu que c'était parce que le langage qu'ils avaient utilisé dans la publicité n'avait pas atteint le groupe cible.
Souvent, les dispensateurs de soins que vous désirez recruter peuvent subir un certain degré d'épuisement. Ils devront tous certainement faire face à des exigences énormes de temps et de ressources. La participation à ces ateliers n'allègera pas leur fardeau, mais elle peut les aider à améliorer ou à acquérir des compétences pour faire face à ces exigences. Le contact personnel d'un organisateur d'atelier est peut-être la forme de recrutement la plus efficace. Une des stratégies que les organisateurs pourraient envisager est la possibilité d'options de relève - les séances pourraient avoir lieu durant les périodes où la relève est la plus probablement disponible.
La taille du groupe doit être limitée. Le nombre de participants recommandé est de 12 à 15. L'organisme promoteur indiquera un nombre de réponses sur les documents publicitaires. Si un répondeur est utilisé pour recevoir les appels, il est recommandé qu'une personne retourne les appels pour confirmer avec les participants intéressés. La réponse par courrier peut également être une option. Alors que les participants sont identifiés, tenez une liste des noms, adresses et numéros de téléphone.
Avant l'atelier...
Un mois avant la date de début des ateliers, téléphonez aux personnes inscrites sur la liste pour vous assurer qu'elles sont encore disponibles et intéressées. Informez-les de la date, de l'heure et du lieu des ateliers. Cet appel doit être suivi d'une lettre (voir l'annexe 2), contenant ces renseignements ainsi que des instructions pour se rendre au local et pour stationner. Assurez-vous que vos instructions soient complètes, explicites et claires. Une semaine avant la date de début, faites un rappel au téléphone.
Inclure avec la lettre un Formulaire d'inscription (annexe 4) expliquant que l'information obtenue aide au processus de planification du programme. Assurez-vous d'inclure une enveloppe de retour pré-adressée et timbrée.
Il faut accorder de l'attention aux dispensateurs de soins qui en ont le plus besoin. Dans votre conversation (ou celle d'un collègue) avec le participant potentiel, vous pouvez avoir affaire à « certaines personnes qui sont presqu'au bout du rouleau, des personnes dont la colère pourrait mettre le bénéficiaire de soins en danger, et des personnes dont les conflits avec des membres de la famille se sont aggravés » (Manuel de soins aux fournisseurs de soins, 1992, p.2). La priorité de placement dans la série d'ateliers doit être donnée à ces personnes, même si cela veut dire que d'autres doivent être placées sur une liste d'attente.
Parfois, les gens ont besoin d'encouragement pour participer. Ils peuvent ne pas se sentir à l'aise pour exprimer leurs difficultés personnelles ou ils préfèrent peut-être garder les questions familiales privées. Dans tous les cas, la personne-ressource doit se rappeler que les ateliers ne doivent pas constituer un stress ou un fardeau supplémentaire pour les dispensateurs de soins. L'objectif est de leur offrir quelque chose, une chance de se pencher sur leurs besoins dans un milieu qui leur offre de la formation et du soutien.
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