Document d'orientation : divulgation proactive des contrats de plus de 10 000 $1. ContexteLe gouvernement a annoncé, dans le budget de 2004 déposé le 23 mars, que les institutions fédérales devront « divulguer au public tous leurs contrats s'élevant à plus de 10 000 $, sauf en de très rares exceptions ayant trait à la sécurité nationale. Ces nouvelles exigences seront instaurées graduellement et s'appliqueront en premier lieu aux achats de biens et de services. » Le présent document a pour but de conseiller les institutions pour faire en sorte que l'information sur les contrats soit recueillie et présentée de manière uniforme dans toute l'administration publique et de façon à promouvoir la transparence et à améliorer l'accès du public à cette information. 2. Date d'entrée en vigueur et portéeLes nouvelles exigences sont entrées en vigueur le 1er avril 2004 et s'appliquent à tous les ministères et organismes énumérés aux annexes I, I.1 et II de la Loi sur la gestion des finances publiques. Les institutions doivent publier leurs propres données sur leur site Web, même lorsque Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a octroyé le contrat en leur nom. L'obligation de divulguer l'information sur les contrats entrera en vigueur par étape, de manière à ce que les institutions puissent apporter les adaptations nécessaires à leurs méthodes. Pour l'instant, seuls les contrats de biens et services sont visés. Les contrats pour services juridiques et les transactions immobilières[1] sont soustraits à cette exigence, tout comme le sont les subventions et contributions, les accords sur les niveaux de services conclus entre institutions fédérales et les protocoles d'entente signés avec d'autres paliers de gouvernement et des gouvernements étrangers. Pour le moment, les institutions ne sont pas tenues de soumettre des rapports sur les modifications. Bien que les modifications soient souvent nécessaires et dans l'intérêt du gouvernement, les institutions doivent tout de même exercer une surveillance pour s'assurer qu'on ne commence pas à profiter des modifications pour se soustraire aux obligations de divulgation. Les commandes faites en vertu d'offres à commandes, les assignations de tâche et les contrats conclus en vertu d'arrangements en matière d'approvisionnement doivent être divulgués dans le trimestre au cours duquel chaque contrat a été conclu[2]. Les rapports doivent être produits tous les trimestres et correspondre aux trimestres de l'exercice financier du gouvernement. L'information sur les contrats doit être affichée sur les sites Web dans les 30 jours suivant la fin de chaque période de rapport :
Notes générales
3. Données à divulguerLe tableau suivant résume les éléments de données à produire :
Voici des indications précises sur chacun des éléments : 3.1. Champ d'information : nom du fournisseurRaison sociale de l'entreprise figurant dans le contrat. 3.2. Champ d'information : numéro de référenceNuméro utilisé dans le système financier de l'institution pour consigner l'opération, par exemple, numéro de commande, numéro d'engagement ou numéro de contrat. 3.3. Champ d'information : date du contratDate ferme de l'engagement (la date de l'engagement financier est consignée dans le système financier de l'institution). Correspond normalement à la date où le gouvernement a signé le contrat. Notes
2004-05-10 3.4. Champ d'information : devis descriptifLe code d'article économique et sa description. L'article économique est une composante du système gouvernemental de classification des opérations financières aux fins des Comptes publics du Canada. Dans le cas des dépenses budgétaires, l'article économique classe les dépenses selon le type des ressources (biens et services) acquises. On trouvera sur le site Web de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada une liste d'articles économiques assortis de descriptions : http://www.tpsgc.gc.ca/recgen/gw-coa/0304/text/objA-7-3-f.html. Notes
3.5. Champ d'information : Durée du contrat/date de livraisonLorsqu'il s'agit de biens, la date de livraison. Si le contrat porte sur des articles divers, il faut employer la date de la dernière livraison. Lorsqu'il s'agit de contrats, il faut indiquer le période pendant laquelle les services doivent être assurés, par exemple du 1er avril au 31 août 2004. 3.6. Champ d'information : valeur du contratLe montant de l'engagement ferme est consigné dans le système financier de l'institution au moment de la signature du contrat. Il devrait représenter l'obligation totale de l'État au moment de la signature. À signaler que les options ne sont pas considérées comme un passif avant que le gouvernement ne s'en prévale. Notes
3.7. Champ d'information : observations (facultatif)Champ facultatif que les institutions peuvent remplir si elles estiment que la description du contexte peut éclairer davantage les données produites. Par exemple, si un contrat de recherche est accordé par Ressources naturelles Canada, mais financé conjointement avec Environnement Canada, on pourrait indiquer dans le champ réservé aux observations que le contrat en cause porte sur un projet de recherche conjoint de Ressources naturelles Canada et d'Environnement Canada. Notes
4. Contrats de nature délicate
5. Affichage de l'information sur les sites Web des institutionsL'information sur les contrats doit être affichée sur les sites Web des institutions conformément à la Normalisation des sites Internet imposée par le Conseil du Trésor. Pour faciliter la navigation et assurer l'uniformité, le Secrétariat du Conseil du Trésor a conçu un nouveau site intranet de divulgation proactive qui expliquera comment afficher l'information sur les contrats. Il comprendra aussi une foire aux questions et il sera mis à jour périodiquement au fur et à mesure que la situation évoluera. En voici l'adresse : http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/pd-cp/index_f.asp. Dans l'immédiat, les sites Web des institutions doivent être structurés de la façon suivante : Page d'information sur les contratsLa page d'accueil de chaque institution devrait inclure un bouton qui amène les utilisateurs à une page ou se trouvent des liens concernant les renseignements sur les contrats, classés par période de rapport et date du contrat. Cette page doit fournir de l'information sur le contexte et des avis importants, ainsi que les hyperliens voulus, de la façon suivante : « Le 23 mars 2004, le gouvernement a annoncé une nouvelle politique sur la publication obligatoire des contrats de plus de 10 000 $. Le présent site Web offre des renseignements sur les contrats conclus par ou au nom de cette institution. Tous les trois mois, nous produirons un rapport sur les contrats accordés par le ministère au cours du trimestre précédent. À compter du 31 octobre 2004 et tous les trois mois par la suite, le site Web sera mis à jour pour fournir de l'information sur les nouveaux contrats accordés. Les règles et principes qui régissent les contrats de l'État sont décrits dans la Politique des contrats du Conseil du Trésor, à l'adresse http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/Contracting/contractingpol_f.asp. L'objectif des contrats de l'État est d'acquérir des biens et services, y compris des services de construction, d'une manière qui améliore l'accès, renforce la concurrence et garantit la meilleure valeur au Canada. Prière de prendre note que l'information qui doit être exemptée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels ne figure pas sur le site Web. » Notes
6. ContrôleIl incombe aux institutions de veiller à ce que l'information sur les contrats soit exacte et à jour et à ce qu'elle soit affichée conformément aux présentes lignes directrices. 7. RéférencesLoi sur l'accès à l'information Loi sur la gestion des finances publiques Normalisation des sites Internet Politique du Conseil du Trésor sur les contrats Politique du Conseil du Trésor sur la classification et codage des opérations financières 8. Personnes à contacter pour obtenir de plus amples renseignementsPour toute question sur les systèmes financiers, les systèmes d'approvisionnement ou l'accès à l'information, relativement au présent document, il faut s'adresser à l'autorité fonctionnelle compétente de l'institution. Les questions portant sur les articles économiques doivent être adressées à Anik Lapointe, à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, à anik.lapointe@pwgsc.gc.ca ou au (819) 956-1879. Pour de plus amples renseignements sur la nouvelle politique relative à la divulgation obligatoire des contrats, communiquer avec Susanna Riggs, de la Direction de la politique sur les acquisitions et la gestion des projets, au SCT, à riggs.susanna@tbs-sct.gc.ca ou au (613) 957-2513. [1] Opérations portant sur l'acquisition ou la cession de biens immobiliers en vertu de la Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux. [2] Pour l'instant, l'information sur l'offre à commandes initiale, le contrat sur l'assignation de tâches, l'arrangement en matière d'approvisionnement n'a pas à être divulguée. |
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