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Procédures administratives générales

1. Lorsqu'une catastrophe se produit, il suffit habituellement de quelques jours pour savoir si elle est suffisamment importante pour justifier une aide fédérale. Si la catastrophe semble assez grave, c'est la province touchée qui doit faire une demande d'aide financière fédérale, si elle en a le désir. Cette demande consiste habituellement en une lettre ou un télex envoyé par le ministre provincial responsable des mesures d'urgence au ministre fédéral responsable de la protection civile. On devrait encourager les provinces à présenter les demandes d'aide dans les plus brefs délais après la catastrophe. Si le seuil n'est pas subséquemment franchi, ce qui est déjà arrivé, cela ne nuira en rien. L'intervention fédérale précoce permet d'évaluer les dommages avant que la restauration ne commence et de déterminer dès le début, dans l'intérêt mutuel des deux parties, les dépenses provinciales admissibles à l'aide fédérale.
2. Le directeur régional de Protection civile Canada est le fonctionnaire fédéral initialement responsable des communications avec les fonctionnaires provinciaux pour prendre les mesures nécessaires face aux effets immédiats d'une catastrophe. Le directeur régional coordonne par la suite la participation fédérale à l'évaluation des dommages et à l'examen des demandes d'aide provinciales. Ces démarches sont habituellement faites au moyen d'un mécanisme de coordination établi par le directeur régional conjointement avec les organismes d'urgence provinciaux. On peut demander aux ministères fédéraux de conseiller et d'aider le directeur régional à déterminer les coûts raisonnables de rétablissement et de remise en état.
3. Les gouvernements fédéral et provinciaux doivent créer conjointement des équipes d'évaluation pour examiner et évaluer les dommages subis dans le secteur public. Jusqu'ici, la pratique voulait que les fonctionnaires fédéraux et provinciaux inspectent ensemble les zones sinistrées pour évaluer le coût de restauration des ouvrages publics, des terres et immeubles, des digues, rivières et ruisseaux. En ce qui concerne les réclamations du secteur privé, des évaluateurs d'assurance sont chargés, au besoin, d'évaluer les dommages. Ces évaluations concernant les secteurs public et privé constituent la base de l'évaluation globale des dégâts. Dans le secteur public, ces évaluations revêtent une importance particulière, car il faut qu'on puisse concilier les coûts réels de la réparation des ouvrages publics et ces premières estimations des dommages.
4. Dans le secteur public, il faut utiliser des méthodes comptables qui permettent de distinguer le travail nécessaire à la réparation des installations publiques, des travaux courants d'entretien et des autres travaux ordinaires. Il faut établir pour chaque projet des comptes indiquant les frais qui s'ajoutent à ceux qui sont normalement engagés.
5. Ces rapports d'évaluation concernant les secteurs privé et public constitueront finalement une base permettant de décider si les dommages sont assez graves pour justifier une demande d'aide financière fédérale. Ils doivent être préparés le plus tôt possible après la catastrophe.
6. L'expérience démontre que les estimations de coût faites immédiatement après la catastrophe sont généralement exagérées. Les évaluations et les estimations détaillées préparées par les experts fédéraux et provinciaux indiquent si l'aide financière en cas de catastrophes peut être applicable, mais les dépenses réelles constituent la base de l'aide financière fédérale fournie. Si la province en fait la demande, on peut verser une avance prise à même la portion de la contribution fédérale dès que les estimations et évaluations des coûts sont faites. Une vérification anticipée ou au moins un examen provisoire fait avant le versement d'une avance de la portion fédérale permettra d'éviter les paiements excessifs. Il est toujours possible de demander d'autres avances lorsque la situation le justifie.
7. Le directeur régional de Protection civile Canada doit conserver des liens étroits avec les administrateurs provinciaux chargés des réclamations, afin d'indiquer les frais admissibles en vertu des accords, d'interpréter les lignes directrices et d'acquérir des connaissances qui aideront les vérificateurs fédéraux chargés de la vérification finale de l'aide provinciale.
8. Les vérifications seront effectuées par le Bureau des services de vérification d'Approvisionnements et Services Canada.
9. Le terme « population provinciale » s'entend de la population estimative déterminée par Statistique Canada au mois de juin de l'année civile au cours de laquelle la catastrophe se produit.
10. Les provinces et les municipalités doivent tenter de repérer et de fournir la documentation qui permettra de déterminer l'état des lieux avant le désastre. On reconnaît toutefois que dans le cas des rivières et des ruisseaux, il peut être difficile de déterminer l'état antérieur à la catastrophe, ce qui fait qu'on doit juger chaque cas individuellement.
11. Afin d'aider à déterminer, conformément aux lignes directrices, les frais admissibles pour les ouvrages publics, les provinces devraient être encouragées à tenir les documents suivants :

1) Travaux provinciaux
En ce qui concerne les travaux entrepris dans la période qui suit immédiatement la catastrophe et pour lesquels, faute de temps, on n'a pas obtenu d'estimations, la documentation doit fournir les renseignements suivants :

• une description des dommages causés et des travaux qu'il faut entreprendre afin de remettre l'installation dans l'état où elle se trouvait avant la catastrophe
• une évaluation, par un fonctionnaire fédéral compétent, de la rationalité des coûts des matériaux, de la main-d'oeuvre et de l'équipement
• un relevé des coûts réels par projet ou emplacement, qui indique les frais au titre des matériaux, de la main-d'oeuvre et de l'équipement
• l'établissement de taux appropriés pour la main-d'oeuvre, les matériaux et l'équipement.

En ce qui concerne les travaux entrepris plus tard, pour lesquels des estimations ont été préparées par des experts provinciaux ou des entrepreneurs, la documentation doit fournir les renseignements suivants :

• une description des dommages causés et des travaux qu'il faut entreprendre pour remettre l'installation dans l'état où elle se trouvait avant la catastrophe
• une estimation provinciale des coûts, y compris les frais de main-d'oeuvre, de matériaux et d'équipement
• l'établissement de taux appropriés pour la main-d'oeuvre, les matériaux et l'équipement
• une évaluation, par un fonctionnaire fédéral compétent, de la rationalité des coûts estimatifs
• les coûts réels une fois les travaux terminés

2) Travaux municipaux
La documentation doit fournir les renseignements suivants :

• une estimation des dommages préparée par l'ingénieur local ou un autre fonctionnaire compétent, pour chaque emplacement, projet ou sous-projet
• une vérification provinciale des coûts à prévoir pour rétablir les lieux dans l'état où ils se trouvaient avant la catastrophe, étant entendu qu'il faut exclure les frais d'entretien et d'amélioration
• l'établissement de taux appropriés pour la main-d'oeuvre, les matériaux et l'équipement
• un relevé des versements de la province
• dans le cas où le directeur régional de Protection civile Canada le juge nécessaire, une évaluation de la rationalité des coûts estimatifs
12. Les fonctionnaires provinciaux doivent informer les fonctionnaires fédéraux compétents avant d'entreprendre et après avoir terminé chaque projet ou sous-projet principal.