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Les provinces/territoires doivent se servir du formulaire de réclamation de SPPCC pour présenter au bureau régional de SPPCC leurs réclamations relatives à un projet ou à un plan pluriannuel. Ce formulaire, illustré à l'annexe C, est disponible auprès des bureaux régionaux de SPPCC La réclamation doit être signée par le ministre provincial/territorial responsable de la protection civile (ou son délégué); elle doit aussi être signée par un vérificateur agréé, s'il s'agit d'un projet dont la contribution du gouvernement du Canada dépasse 50 000 $, ou être attestée par un fonctionnaire provincial/territorial investi de pouvoirs en matières financières selon les lois de gestion des finances de la province/du territoire, s'il s'agit d'un projet dont la contribution du gouvernement du Canada est inférieure à 50 000 $. Le requérant doit également s'assurer que les crédits (remboursement) applicables à un projet donné soient promptement remis au gouvernement du Canada. La réclamation doit aussi porter la signature du directeur régional de SPPCC. Lorsque la réclamation est approuvée et signée par le sous-ministre adjoint principal responsable de la Gestion des mesures d’urgence et de la Sécurité nationale (SMAP), un chèque est émis au nom de la province/du territoire. Le formulaire de réclamation est un document qui doit justifier les dépenses prévues dans la demande de projet approuvé et permettre une vérification par des fonctionnaires du gouvernement du Canada. Les réclamations doivent comporter un état détaillé des dépenses, qui corresponde aux dépenses estimatives et aux détails mentionnés dans la demande originale et les amendements autorisés. Voici quelques exemples de renseignements à fournir : a. | Salaires et indemnités
Indiquer le taux horaire de l'employé, décrire ses tâches, ses déplacements, ses frais de logement et de repas. | | | b. | Honoraires des experts-conseils
Indiquer les taux horaires, les services fournis, les frais de déplacement, de repas et de logement. | | | c. | Formation
Indiquer le coût des installations, du matériel et des fournitures, le nombre de personnes formées, l'objet des cours offerts, les frais de déplacement, de repas et de logement. | | | d. | Matériel
Indiquer le coût de chaque article facturé ainsi que les frais de transport et d'installation. | | | e. | Coût d'impression
Indiquer les coûts d'impression de documents et des fournitures qui s'y rapportent. | | | f. | Administration
Indiquer le coût des fournitures, les frais de poste, de messagerie, des appels téléphoniques et les frais de télécopie. | | | g. | Taxes
La TPS s'applique à la plupart des biens et des services. Elle doit donc être exigée et payée chaque fois qu'elle s'applique. On doit indiquer sur la réclamation le montant de la TPS, après avoir déduit le montant de la remise consentie aux municipalités. La taxe provinciale/territoriale doit également être réclamée selon la loi de la province/du territoire. | | | h. | Preuve de paiement
On doit joindre à la réclamation une photocopie des preuves de paiement (factures faisant état de sommes payées, reçus officiels, chèques encaissés) ou un état détaillé certifié des dépenses. Il incombera au directeur régional de SPPCC de chaque province et territoire de décider quels sont les détails à fournir dans la réclamation. |
On peut présenter une réclamation provisoire ou définitive, mais il faut indiquer au haut du formulaire de quel type de réclamation il s'agit. En plus de fournir les renseignements et les documents déjà mentionnés, on doit joindre au formulaire de réclamation une description des dispositions prises en ce qui a trait à la reconnaissance de la contribution du gouvernement du Canada au projet. À cette fin, on peut fournir des photographies, des coupures de journaux, etc. Les fonds fédéraux du PCPC sont alloués pour chaque exercice financier (du 1er avril au 31 mars) et les sommes non dépensées ne peuvent être reportées à la fin de l'année. Il importe donc de présenter les réclamations dès la fin d'un projet ou avant le 10 avril de l'exercice financier qui suit celui pour lequel le projet a été approuvé. Normalement, on ne peut pas présenter une réclamation visant les fonds d'un exercice financier après la fin de l'exercice, sauf dans le cas des projets terminés avant la fin de l'exercice financier, mais pour lesquels il manque les pièces justificatives nécessaires pour pouvoir présenter la réclamation dans les délais requis. Dans un tel cas, la province/le territoire doit avertir le bureau régional de SPPCC avant le 10 avril afin qu'on puisse protéger les fonds en tant que comptes créditeurs à la fin de l'exercice. Les réclamations visées par cette prolongation de délai doivent être présentées au plus tard le 15 juin. Le total des montants réclamés ne peut pas être supérieur à la contribution maximale du gouvernement du Canada approuvée pour le projet. Il doit également être conforme au rapport de financement (pourcentage du partage des coûts) autorisé au moment de l'acceptation du projet. Autrement dit, on calculera le montant de la réclamation selon le pourcentage de la contribution du gouvernement du Canada approuvée, ou le taux de partage des dépenses admissibles encourues jusqu'à concurrence du montant de la contribution maximale du Gouvernement du Canada indiquée dans la proposition de projet.
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