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Modalités de fonctionnement du PCPC

Chaque année, à la Conférence fédérale/provinciale/territoriale des cadres supérieurs de la protection civile, on révisera les priorités nationales en matière de protection civile et on présentera des recommandations au sous-ministre adjoint principal de SPPCC responsable de la Gestion des mesures d’urgence et de la Sécurité nationale (SMAP). Ce dernier tiendra compte de ces recommandations ainsi que de celles du Comité du PCPC de SPPCC et il publiera les priorités nationales approuvées dans la mise à jour annuelle. On se servira également de cette mise à jour annuelle pour apporter des modifications au présent manuel et, normalement, les changements annoncés entrent en vigueur un an après leur publication.

Les provinces/territoires devraient établir un Comité provincial/territorial du PCPC dont pourrait faire partie le directeur régional de SPPCC ou une personne déléguée, à titre de conseiller ou de membre d'office. Chaque province/territoire peut également avoir recours aux experts d'autres organismes pour l'évaluation des projets proposés dans son secteur, selon les critères et les lignes directrices indiqués au chapitre 3. Il incombera au Comité provincial/territorial du PCPC d'évaluer toutes les propositions de projets et d'en établir la liste par ordre de priorité. On tracera ensuite une ligne limite sur la liste, à l'endroit où le total des fonds demandés dans les projets placés en haut de cette liste atteint la limite maximale des fonds accordés respectivement à chaque province/territoire, selon la formule de financement. Cette limite séparera les projets qui seront financés à même les fonds réservés à la province ou au territoire, de ceux qui seront évalués à l'échelle nationale pour l'obtention d'un financement tiré des fonds généraux administrés par SPPCC.

On doit ensuite transmettre la liste des propositions ainsi que les documents justificatifs au bureau régional de SPPCC. Le directeur régional de SPPCC, après avoir vérifié l'admissibilité et la priorité de chaque proposition, recommande que la liste des propositions soit soumise au Comité du PCPC de SPPCC au plus tard le 1er février.

Le Comité du PCPC de SPPCC recommande au SMAP l'acceptation d'un projet, son rejet ou son acceptation sous réserve de modifications et ce, pour tous les projets qu'on se propose de financer à même les fonds réservés aux provinces et aux territoires. Ce comité examine ensuite les propositions destinées à être financées à même les fonds généraux en tenant compte des priorités nationales et il en établit la liste par ordre de priorité. Le Comité recommande ensuite au SMAP d'approuver ces projets selon la disponibilité des fonds. De plus, le Comité tiendra une liste de propositions jugées prioritaires mais qui ne peuvent être financées faute de fonds. On peut recommander l'acceptation de ces propositions au fur et à mesure que des fonds deviennent disponibles au cours de l'année.

Le SMAP informe les provinces/territoires de sa décision, par l'intermédiaire des bureaux régionaux de SPPCC, avant le 1er avril. S’il reste des fonds à ce moment là, ils seront remis dans les fonds généraux.

Lorsqu'un projet est approuvé, on s'attend à ce qu'il soit mis en oeuvre selon les conditions indiquées dans la proposition présentée. Il incombe aux provinces/territoires de suivre l'évolution de tous leurs projets et de transmettre un compte rendu annuel au bureau régional de SPPCC avant le 1er octobre. Lorsque la province/le territoire juge que la mise en oeuvre d'un certain projet ne nécessitera pas tout le montant alloué ou même ne requerra aucun déboursé, elle peut demander que les fonds non dépensés servent au financement d'un ou de plusieurs des autres projets qui figuraient sur la liste de projets soumis à SPPCC, mais dont le financement n'avait pas été accepté.

Lorsqu'un projet a été mené à terme ou que l'on a atteint l'une des étapes repères de sa mise en oeuvre, on doit présenter au bureau régional de SPPCC une réclamation de paiement partiel ou entier. Le directeur régional de SPPCC en recommande le paiement s'il juge que la réclamation et les pièces justificatives sont admissibles. Les réclamations transmises à l'égard de projets dont la contribution du gouvernement du Canada est de 50 000 $ ou plus, doivent aussi porter la signature d'un vérificateur agréé. Lorsque cette contribution est inférieure à 50 000 $, on doit joindre à la réclamation un certificat émis par un fonctionnaire provincial/territorial investi de pouvoirs de signature en matière financière, selon les lois et règlements de gestion des finances de la province ou du territoire en question.

Les réclamations sont ensuite examinées par des fonctionnaires du bureau central de SPPCC et s'ils concluent qu'elles satisfont à toutes les conditions, ils recommandent au SMAP d'en autoriser le paiement. Ce dernier autorise le paiement de la réclamation et un chèque est émis au nom de la province ou du territoire en question.

La date limite à respecter pour la transmission des réclamations au bureau régional de SPPCC est le 10 avril de l'exercice financier qui suit celui au cours duquel le projet a été réalisé. On doit signaler au bureau régional de SPPCC avant le 10 avril, les réclamations qu'il est impossible de présenter en raison de retards d'ordre administratif. Ces réclamations figureront dans les comptes créditeurs à la fin de l'exercice. La date limite de présentation de ces réclamations est le 15 juin de la même année.

Le rôle des bureaux régionaux de SPPCC est essentiel dans tout ce processus : élaboration des propositions, évaluation, approbation, réallocation des fonds inutilisés, vérification, réclamation et paiement. Il va de soi qu'il importe de consulter un représentant du bureau régional à chacune des étapes du processus afin de garantir que tout problème éventuel sera réglé rapidement et à la satisfaction de tous les intervenants. Le type de consultation que la province/le territoire entretient avec le bureau régional de SPPCC peut varier d'une province/d’un territoire à l'autre.