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Rapport de vérification de l’Entente entre la Première nation Saint Mary’s, le Nouveau - Brunswick, le Canada et la Ville de Fredericton, au nom du Service de police de Fredericton

Le 28 février 2005
310-2154-01

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• Introduction
• Objectifs de la vérification
• Étendue de la vérification
• Stratégie de vérification
• Conclusion
• Rapport des vérificateurs
• Annexe 1 Sommaire des montants comptabilisés et admissibles
• Annexe 2 Détails des redressements après vérification
• Annexe 3 Renseignements supplémentaires
  
  1. A. Commentaires
  2. B. Cas de non-conformité - Rôles et responsabilité de la Ville de Fredericton
  3. C. Cas de non-conformité - Rôles et responsabilités de la Première nation Saint Mary’s

Introduction

Le 7 juin 2000, le ministère du Solliciteur général du Canada (le « Ministère »), la province du Nouveau-Brunswick (la « province »), la Ville de Fredericton (la « Ville ») et la Première nation Saint Mary’s (la « Première nation »), à Fredericton, ont conclu une entente quadripartite en vue de la prestation de services de police et de protection, assurés par le Service de police de Fredericton, dans la partie du territoire de la Première nation située dans les limites de la Ville. La période visée par l’Entente s’étend du 1 er avril 2000 au 31 mars 2005.

Une vérification de l’Entente a été effectuée pour le compte du Ministère. La période visée par la vérification s’étend du 1 er janvier au 31 décembre 2003. La vérification a eu lieu en octobre 2004.

La contribution à verser aux termes de l’Entente était d’au plus 211 538 $ par exercice. La contribution du Ministère était fixée à 52 %, soit 110 000 $, et celle de la province, à 48 %, soit 101 538 $.

Le 12 décembre 2003, le premier ministre du Canada a annoncé une restructuration au sein de la fonction publique fédérale; le ministère du Solliciteur général devrait désormais faire partie du nouveau portefeuille de la Sécurité publique et de la Protection civile.

Objectifs de la vérification

2.1 Les objectifs généraux de la vérification étaient les suivants :

2.1.1 veiller à ce que les dépenses comptabilisées aient bien été engagées par la Ville et qu’elles soient conformes à l’Entente ainsi qu’aux lignes directrices du Ministère et de l’organisme central;

2.1.2 vérifier les dépenses engagées par la Ville, en faire rapport et indiquer si elles concordent avec les constats des vérificateurs;

2.1.3 porter à l'attention du Ministère toute question jugée importante ou nécessitant une intervention de la direction.

2.2 Les objectifs spécifiques étaient notamment les suivants :

2.2.1 déterminer si la Ville a respecté les modalités financières et non financières de l’entente de financement;

2.2.2 déterminer, en ce qui a trait à l’Entente :

• si les opérations financières ont été effectuées correctement,
• si les états financiers présentés sont fidèles,
• si les rapports financiers contenaient des données exactes et fiables;

2.2.3 déterminer si la Ville disposait d'un système de contrôle interne convenable pour rendre compte du financement reçu en vertu de l’Entente et pour le gérer.

Étendue de la vérification

3.1 Notre tâche s'est limitée à une vérification des registres financiers de la Ville et des pièces justificatives des montants comptabilisés du 1 er janvier au 31 décembre 2003, et comportait notamment :

• un examen et une évaluation de la qualité, de l'intégrité et de l'exactitude des registres financiers, des méthodes comptables et des contrôles internes de la Ville en ce qui a trait aux dépenses engagées en vertu des modalités de l’Entente;
• une évaluation du caractère raisonnable et de l’admissibilité des dépenses engagées ou imputées, conformément aux principes comptables généralement reconnus et aux modalités de l’Entente.

3.2 La vérification a été effectuée selon les normes de vérification généralement reconnues au Canada et conformément au Guide de vérification des contributions fédérales du Bureau du contrôleur général.

Stratégie de vérification

Notre stratégie était axée sur le respect des modalités de l'Entente. Nous nous sommes assurés que les dépenses comptabilisées avaient été engagées et que la Ville avait respecté les modalités financières et non financières de l'Entente.

La vérification s'est déroulée en trois étapes, que nous décrivons ci-dessous.

• La planification comportait la familiarisation avec le mandat, l'obtention de renseignements et de documents auprès du Ministère, l'élaboration d'un programme de vérification détaillé et la prise de dispositions en vue d'une visite sur place.

• L'étape de la vérification sur place et de l'analyse consistait principalement à utiliser le programme de vérification pour recueillir des éléments probants en vue d'étayer l'opinion, les constatations et les conclusions des vérificateurs. Au nombre des principales activités de vérification figuraient des entrevues avec les représentants de la Ville, un examen et une évaluation du système comptable et des contrôles internes, une analyse des résultats des sondages de vérification visant les registres et les pièces justificatives se rapportant à la contribution, et la communication des résultats de la vérification à la Ville.

• La production du rapport comportait l'analyse des constatations et la formulation d'une opinion fondée sur l'information recueillie en vue de la rédaction du rapport de vérification. Nous avons également obtenu la réaction de la Ville à nos constatations.

Conclusion

Notre vérification a révélé que la Ville de Fredericton a fourni, par l’intermédiaire de son service de police municipal, des services de police et de protection dans la partie du territoire de la Première nation Saint Mary’s située dans les limites de la Ville. La Ville a obtenu un permis d’entrer sur le territoire de la Première nation aux fins de la prestation des services de police nécessaires. Elle a utilisé son équipement et mis ses services à contribution pour fournir les services de police requis. Dans le cadre de notre examen et des entrevues avec les représentants de la Ville et de la Première nation, aucun renseignement porté à notre attention n’a laissé entendre que les normes et les niveaux de service fournis à la Première nation étaient différents de ceux dont bénéficiaient les autres résidents de la Ville de Fredericton. Rien ne permet de conclure, dans tous les aspects de la relation entre l’employeur et ses employés, que la Ville s’est dégagée de la responsabilité qui lui revient.

La Ville a créé un ensemble de comptes permettant de rendre compte des activités liées à la prestation des services de police nécessaires. La Ville dresse annuellement des états financiers vérifiés. La déclaration à l’annexe 2, Détails de certaines dépenses sur le fonds d’administration générale, comporte des postes indiquant les dépenses engagées dans le cadre de la prestation de services de police et les contributions reçues des gouvernements fédéral et provincial.

Notre examen nous a permis de conclure que la Ville a respecté les modalités non financières de l’Entente, à l’exception des points signalés à l’annexe 3. Les dépenses admissibles, si on tient compte des réserves énoncées à l’annexe 3, s’élèvent à 261 713 $.

Les détails des constatations découlant de la vérification sont présentés dans le rapport des vérificateurs et les annexes 1 à 3.

Rapport des vérificateurs

Directeur général
Direction générale de la police des Autochtones
Ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile du Canada
(Ministère du Solliciteur général du Canada)

Entente, datée du 7 juin 2000, conclue entre la Première nation Saint Mary’s, à Fredericton, le Nouveau-Brunswick, le Canada et la Ville de Fredericton, au nom du Service de police de Fredericton, relativement à la prestation de services de police à la Réserve indienne Saint Mary’s no 24 et la Réserve indienne Devon
no 30, au sens de la Loi sur les Indiens

Période vérifiée : du 1 er janvier au 31 décembre 2003

Nous avons vérifié les comptes et les registres de la Ville de Fredericton (le bénéficiaire) en ce qui a trait aux montants comptabilisés dans le cadre de l'entente citée en rubrique. La préparation de l'information financière et le respect des modalités de l'Entente incombent à la direction de la Ville de Fredericton. Notre responsabilité consiste à exprimer une opinion sur les montants comptabilisés et le respect des modalités de l'Entente en nous fondant sur notre vérification et les dispositions de l'Entente.

Nous avons effectué notre vérification conformément aux normes de vérification généralement reconnues au Canada. Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et exécutée de manière à fournir une assurance raisonnable que les montants comptabilisés ne comportent pas d'inexactitudes importantes et que le bénéficiaire a respecté les modalités financières de l'Entente. Une vérification comprend l'examen, par sondage, des éléments probants à l'appui des montants comptabilisés et du respect des modalités financières de l'Entente. Elle comporte également l'évaluation des principes comptables appliqués et du caractère raisonnable des évaluations importantes faites, le cas échéant, par le bénéficiaire.

À notre avis :

1. le montant admissible de 261 713 $ présente fidèlement, à tous égards importants, les coûts engagés par le bénéficiaire, conformément aux principes comptables généralement reconnus; le montant maximum prévu en vertu de l’Entente est de 211 538 $;

2. le bénéficiaire s’est conformé, à tous égards importants, aux modalités non financières de l’Entente, à l’exception des points signalés à l’annexe 3.

Des données justificatives et des observations connexes sont présentées aux annexes 1, 2 et 3.

Le bénéficiaire s’est dit en accord avec le bilan financier dressé dans le cadre de notre vérification. Une lettre comportant des commentaires supplémentaires, transmise ultérieurement par le bénéficiaire, a été acheminée au Ministère.

Conseils et Vérification Canada

Halifax (Nouvelle--Écosse)

Annexe 1 - Sommaire des montants comptabilisés et admissibles

Annexe 2 - Détails des redressements après vérification

Annexe 3 - Renseignements supplémentaires

A. Commentaires

1. Période vérifiée

La Direction générale de la police des Autochtones (DGPA) avait déterminé que la période à vérifier s’étendrait du 1 er avril 2003 au 31 mars 2004. Par suite de discussions entre la DGPA et la Ville, il a été décidé que la période à vérifier devrait coïncider avec l’exercice du bénéficiaire, qui se termine le 31 décembre.

2. Comptes et registres de la Ville

La Ville a créé des codes de compte distincts pour consigner les coûts liés à la prestation de services de police à la Première nation. Elle porte périodiquement aux registres, pendant l’exercice, les coûts réels des salaires et des avantages sociaux des deux agents de police assignés au détachement de police de la Première nation. Les coûts pour les salaires et les avantages sociaux liés aux activités de maintien de la paix ainsi que les autres coûts sont imputés au compte des services de police par voie de transfert d’écriture de journal à la fin de l’exercice. Le montant des écritures de journal a été calculé à l’aide des données statistiques du Service de police de Fredericton, des taux d’intervention historiques ou des taux de rémunération annuels courants.

3. Prestation de services de police

En 2003, le Service de police de Fredericton avait assigné deux agents de police communautaire à temps plein au détachement de police de la Première nation. Un de ces agents était un Autochtone, l’autre ne l’était pas. L’agent autochtone fait partie du Service de police de Fredericton depuis 19 ans. La Ville a fourni des données précisant que l’équivalent d’au moins une demi-année supplémentaire de services de police a été fourni à la Première nation sous forme d’activités de maintien de la paix, en plus des heures consacrées par les deux agents de police communautaire à temps plein.

4. Formation des agents de police

Conformément à l’article 7.10 de l’Entente, la Ville est tenue de veiller à ce que les agents de police assurant des services à la Première nation reçoivent la formation qui leur permettra de répondre aux besoins de la collectivité. La Ville a communiqué à Conseils et Vérification Canada une déclaration précisant que, durant 2003, les agents de police communautaire assignés au détachement de police de la Première nation avaient reçu de la formation dans les domaines suivants :

• Formation sur la Loi sur le système de justice pour les adolescents
• Formation sur le module relatif aux ordonnances de protection de la sécurité
• Formation appliquée en techniques d'intervention en cas de suicide
• Gestion du stress à la suite d'un incident critique

5. Calcul des coûts comptabilisés

Le Service de police de Fredericton garde des statistiques sur le nombre de plaintes, d’incidents, de mesures de suivi, de contraventions et d’accidents d’automobile. La Ville de Fredericton a utilisé ces renseignements pour calculer les montants comptabilisés à l’annexe 1, Activités de maintien de l’ordre, Salaire du personnel d’administration et Autres coûts (à l’égard des catégories Division des enquêtes criminelles et Ressources communautaires).

a) Activités de maintien de l’ordre

La Ville a calculé, à l’aide des feuilles de temps informatisées, la moyenne de temps réel nécessaire pour envoyer une équipe lors d’une urgence et effectuer l’enquête sur la plainte. La Ville a déterminé le temps moyen nécessaire pour effectuer les tâches liées aux incidents, au suivi, aux contraventions et aux accidents d’automobiles. Ces valeurs moyennes ont été déterminées en fonction d’un sondage auprès des agents de police. La Ville a multiplié les valeurs réelles ou moyennes par le nombre d’incidents pour en arriver au nombre d’heures consacrées à ces activités par le Service de police. Elle a ensuite calculé un taux horaire de salaire moyen qui comprenait les salaires et les avantages sociaux, puis a multiplié la valeur ainsi obtenue par le nombre d’heures; cette dernière valeur constitue les coûts comptabilisés.

La Ville a utilisé les données recueillies au cours de 2002 pour calculer les coûts comptabilisés de 2003, qui est la période de vérification visée par le présent rapport. Les montants admissibles indiqués à l’annexe 1 sont conformes aux coûts de la Ville, fondés sur les données de 2003.

b) Salaires du personnel de l’administration et Autres coûts

La ville a utilisé un taux de 3 %, fondé sur les données recueillies en 1997, pour calculer les montants comptabilisés pour le salaire du personnel d’administration et les autres coûts (pour les catégories Division des enquêtes criminelles et Ressources communautaires). Les montants admissibles indiqués à l’annexe 1 sont conformes aux coûts de la Ville, fondés sur le taux de 2003, qui est de 2,3 %.

B. Cas de non-conformité — Rôles et responsabilités de la Ville de Fredericton

1. Présentation de factures trimestrielles

L’article 7.5 de l’Entente prévoit que la Ville doit faire parvenir au gouvernement du Canada et à la province les factures trimestrielles des coûts admissibles. Elle est également tenue de faire parvenir une copie de toutes les factures à la Première nation.

La Ville et le chef de la Première nation ont confirmé, au cours de la visite faite dans le cadre de notre vérification, que la Première nation n’a pas reçu de copies des factures trimestrielles qui ont été transmises au gouvernement du Canada et à la province.

Nous recommandons que le Ministère rappelle à la Ville son obligation de fournir une copie des factures trimestrielles à la Première nation, comme le prévoit l’Entente, et qu’il effectue un suivi afin de vérifier que la Ville s’est conformée à cette obligation.

2. Rapports trimestriels

L’alinéa 7.9d) de l’Entente prévoit que la Ville, par l’intermédiaire de son service de police, doit faire en sorte de fournir régulièrement au conseil de bande et au groupe consultatif communautaire des rapports trimestriels détaillés sur les services de police fournis à la Première nation .

Un représentant du Service de police de Fredericton et le chef de la Première nation ont confirmé, au cours de la visite faite dans le cadre de notre vérification, que les rapports trimestriels exigés n’ont été ni dressés, ni transmis au conseil de bande .

Nous recommandons que le Ministère rappelle à la Ville son obligation de fournir à la Première nation des rapports trimestriels, comme le prévoit l’Entente, et qu’il effectue un suivi afin de vérifier que la Ville s’est conformée à cette obligation.

C. Cas de non-conformité — Rôles et responsabilités de la Première nation Saint Mary’s

Groupe consultatif communautaire

L’article 8.1 de l’Entente prévoit que le conseil de bande de la Première nation Saint Mary’s est tenu de créer un groupe consultatif communautaire et d’en arrêter le mandat.

Nous avons constaté que le groupe consultatif communautaire n’a pas été mis sur pied et que son mandat n’a pas été établi. Les membres de la bande n’ont donc pas eu l’occasion, au cours de la période d’application de l’Entente, de participer activement à la détermination des questions et des préoccupations relatives aux services de police, ni d’en informer le chef du Service de police de Fredericton.

Le conseil de bande ayant omis de créer le groupe consultatif communautaire, les membres de la Première nation n’ont pu avoir recours à ce mécanisme pour faire connaître leurs questions et leurs préoccupations sur les services de police. Cette omission a eu une incidence sur l’atteinte des objectifs prévus par la Politique sur la police des Premières nations. Parce que ces questions et préoccupations n’ont pas été cernées officiellement, le Service de police de Fredericton n’a pas nécessairement été en mesure de fournir des services de police réellement adaptés aux besoins de la Première nation Saint Mary’s. L’occasion d’établir une structure qui aurait permis à la Première nation de répondre davantage à ses propres besoins ne s’est pas concrétisée pendant la période d’application de l’Entente. Cette situation a nuit à la promotion d’un partenariat fondé sur la confiance, le respect mutuel et la participation au processus décisionnel entre les membres de la Première nation, le Service de police de Fredericton et la collectivité de Fredericton en général.

Nous recommandons que le Ministère mette en place un processus de suivi à l’égard de l’Entente et d’autres ententes en matière de services de police qui exige l’établissement d’un groupe consultatif communautaire. Le Ministère devrait, à titre de suivi, présenter par écrit, au chef de la Première nation, une demande d’information sur la création d’un groupe consultatif communautaire et ses activités au plus six mois après l’entrée en vigueur de toute nouvelle entente de prestation de services de police.