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Traitement d’une demande

Lorsqu’une demande de dérogation a été dûment présentée au Conseil de contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses, on l’attribue à un agent de contrôle. Un numéro d’enregistrement est alors attribué à la demande et un Avis de dépôt est par la suite publié dans la Gazette du Canada. Pour obtenir de plus amples renseignements, voir Présentation d’une demande.

Validité de la demande

Pour déterminer si la demande de dérogation est valide, l’agent de contrôle examine les documents à l’appui fournis par le demandeur en fonction des critères établis dans le Règlement sur le contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses, en tenant compte des représentations faites par les parties concernées.

Conformité de la fiche signalétique et de l’étiquette

L’agent de contrôle détermine si la fiche signalétique (FS) et, pour certaines demandes présentées par un employeur, l’étiquette (voir Présentation d’une demande), accompagnant la Formule 1 – Demande de dérogation, respectent les exigences applicables du Système d’information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT). Si le demandeur ne fait pas état de la formulation complète du produit contrôlé ou si la FS ne précise pas clairement cette formulation, on communiquera avec le demandeur pour obtenir la dénomination chimique ou la concentration de tout ingrédient présent à une concentration de 0,1 p. 100 ou plus. Lorsque le Conseil ne dispose pas du résumé d’un profil de toxicité pour un ingrédient de la formulation, il procède à un examen de la documentation pour recueillir tout renseignement sur les dangers qui pourraient être pertinents.

Une fois l’examen de la documentation terminé, le Conseil communique avec le demandeur pour vérifier s’il lui a bien fourni la plus récente version de la FS du produit. En outre, le demandeur a alors la possibilité de produire toute étude toxicologique ou tout autre renseignement ayant servi à établir la FS.

Les évaluateurs amorcent ensuite l’examen et l’évaluation des études toxicologiques, des renseignements à l’appui et des documents découverts au moment de l’examen de la documentation. Ils préparent alors un avis en matière de santé et de sécurité qui renferme de l’information s’adressant à l’agent de contrôle sur les dangers que présentent le produit ou ses ingrédients pour la santé et la sécurité ainsi que sur la mesure dans laquelle la FS et, s’il y a lieu, l’étiquette fournies par le demandeur respectent les exigences du SIMDUT.

L’agent de contrôle examine le document d’avis et il peut en arriver à la conclusion préliminaire que la FS ne semble pas conforme aux exigences susmentionnées. Le demandeur a alors la possibilité d’examiner le document d’avis et de faire part de ses commentaires à l’agent de contrôle.

Selon la réaction du demandeur au document d&#8217avis et les renseignements en matière de santé et de sécurité, l’agent de contrôle peut déterminer que des discussions plus approfondies sont nécessaires. En pareil cas, on organise une téléconférence regroupant le demandeur, le gestionnaire de la Division de la conformité des fiches signalétiques et l’agent de contrôle.

À cette étape, l’agent de contrôle doit également tenir compte de toutes les représentations relatives à la FS ou à l’étiquette faites par les parties visées par suite de la publication de l’Avis de dépôt dans la Gazette du Canada.

Avis des décisions et d’un ordre

L’agent de contrôle documente la décision définitive rendue quant à la conformité de la FS ou de l’étiquette et à la validité de la demande de dérogation en produisant un avis faisant état des décisions rendues et de l’ordre émis. Si une partie de la demande est jugée non valide, il ordonne au demandeur de divulguer les renseignements visés par la demande de dérogation sans quoi celui-ci ne pourra continuer à vendre au Canada le produit contrôlé en question.

Lorsque la FS ou l’étiquette ne respecte pas les exigences du SIMDUT, l’agent de contrôle ordonne que des mesures correctives précises soient apportées. Avant d’émettre l’avis faisant état des décisions rendues et de l’ordre émis, l’agent de contrôle communique avec le demandeur pour discuter brièvement du document final. Tous les avis renvoient à la publication d’un avis officiel dans la Gazette du Canada (voir ci-après) et précisent la période de temps dont dispose le demandeur pour apporter les changements nécessaires. En vertu de l’ordre, le demandeur est tenu de transmettre au Conseil une copie de la FS modifiée de manière à donner l’assurance que les changements ordonnés ont été apportés de façon satisfaisante.