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Questions et réponses fréquentes

Les réponses aux questions fréquentes qui suivent vous aideront à préparer et à remplir une demande de dérogation.

Q1 : Quels types de renseignements peuvent être considérés comme des RCC?
R1 : Selon les dispositions de la loi, on peut remplir une demande de dérogation seulement pour les types de renseignements particuliers suivants, qui devraient autrement être divulgués :

Un fournisseur au sens de la LPD peut demander une dérogation pour :

1. la dénomination chimique de n’importe quel ingrédient d’un produit contrôlé;
2. la concentration de n’importe quel ingrédient d’un produit contrôlé;
3. le nom d’une étude toxicologique qui mentionne un ingrédient d’un produit contrôlé.

Un employeur, au sens du CTC ou des lois provinciales et territoriales (SST) peut demander une dérogation pour :

1. les trois mêmes types de renseignements que le fournisseur;
2. l’appellation chimique, courante, générique, commerciale, ou le nom de la marque d’un produit contrôlé;
3. un renseignement qui pourrait servir à identifier un fournisseur d’un produit contrôlé.

Tous les autres renseignements obligatoires tels que les dangers, les mesures préventives, les premiers soins, etc. ne peuvent faire partie des RCC et doivent être divulgués.

Q2 : Comment préparer une demande de dérogation?
R2 : La série de mesures préalables au dépôt d’une demande a pour but :

1. de déterminer si vous êtes un fournisseur ou un employeur aux termes de la LPD, du CTC et des lois sur la SST;
2. de déterminer si vous possédez un ou plusieurs produits contrôlés au sens du Règlement sur les produits contrôlés (RPC);
3. de classer vos produits et de préparer les FS et les étiquettes;
4. de déterminer si les renseignements sur la ou les matières dangereuses sont considérés comme un secret commercial ou une propriété exclusive (dénomination chimique, concentration, fournisseur);
5. de fournir tous les renseignements obligatoires exigés en vertu de l’article 8 du Règlement modifiant le Règlement sur le contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses. Le Formulaire de demande de dérogation et le Guide sur la façon de remplir une demande de dérogation sont conçus de manière à faciliter la soumission de ces renseignements. Au besoin, veuillez communiquer avec nos bureaux au (613) 993-4331 et demandez un agent du Service à la clientèle.

Pour plus d’information sur l’administration et l’application des exigences du SIMDUT, communiquez avec le coordonnateur provincial du SIMDUT ou visitez le site Web du SIDMUT de Santé Canada au http://www.hc-sc.gc.ca/hecs-sesc/whmis.

Q3 : Faut-il indiquer la concentration des ingrédients visés par les RCC?
R3 : Si la concentration d’un ingrédient fait l’objet d’une demande de dérogation, la concentration doit alors être indiquée dans la Partie VII du Formulaire de demande de dérogation.

Q4 : La dénomination chimique générique apparaissant dans la Partie VII du Formulaire de demande de dérogation doit-elle correspondre à celle qui doit obligatoirement figurer sur la FS conformément à l’article 16 de la LPD?
R4 : Oui.

Q5 : À quel point l’information que je présente doit-elle être détaillée?
R5 : Lorsque le demandeur fournit les renseignements exigés en vertu des alinéas 8(1)h) à 8(1)k) du Règlement sur le contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses, on s’attend à ce que le demandeur fournisse autant de détails que possible puisque les renseignements présentés formeront en grande partie la base sur laquelle reposera la décision concernant la validité de la demande (consultez la Partie IV du Formulaire de demande de dérogation). En vertu du paragraphe 14(1) de la Loi sur le contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses, un agent de contrôle peut demander à un demandeur de déposer des renseignements supplémentaires s’il en a besoin. Les renseignements financiers économiques doivent être liés à chaque produit contrôlé. À cet égard, si trois demandes de dérogation sont présentées au sujet de trois produits contrôlé en une seule fois, la perte financière attribuable à la divulgation des soi-disant renseignements confidentiels (l’objet de la demande de dérogation) différeront habituellement de chacun de ces produits contrôlés. Dans de telles circonstances, ces renseignements individualisés détaillés seraient fournis sous forme d’annexe à la section pertinente de la Partie IV du Formulaire de demande de dérogation. Tous les renseignements fournis au Conseil sont traités confidentiellement.

Q6 : En fournissant des renseignements à l’appui de la demande, est-il permis d’inclure, par exemple, les données sur les ventes de produits contrôlés qui concernent surtout la société mère de l’entreprise à l’extérieur du Canada?
R6 : Les demandeurs sont tenus de fournir les renseignements économiques, tels que les données de vente, concernant strictement l’entité qui présente la demande. Toutefois, le demandeur est libre d’annexer des données supplémentaires concernant les ventes de produits contrôlés par la société mère ou les filiales dans d’autres parties du monde. Il faut établir clairement les liens entre le demandeur et ces entités affiliées. À titre d’exemple, bien que la divulgation des RCC puisse avoir des conséquences économiques négatives non seulement pour l’entreprise canadienne mais aussi pour la société mère étrangère, de telles assertions ne seront pas prises en compte à moins que la nature des RCC et les opérations commerciales relatives aux produits contrôlés à l’extérieur du Canada soient clairement indiquées dans la demande. Comme il s’agit de renseignements supplémentaires, l’agent de contrôle n’est pas obligé d’en tenir compte lorsqu’il prend une décision.

Q7 : Faut-il fournir une estimation de la perte financière que subirait le demandeur si les renseignements étaient divulgués et fournir une estimation du gain financier dont bénéficieraient les concurrents du demandeur si les renseignements étaient divulgués?
R7 : Non. L’alinéa 8(1)e) du Règlement sur le contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses permet de choisir d’estimer la perte financière du demandeur ou le gain financier d’un concurrent. Le mode de calcul de l’estimation doit nettement correspondre au choix que le demandeur a fait (p. ex., le chiffre d’affaires brut, le chiffre d’affaires net, le revenu marginal et ainsi de suite). Quand une déposition couvre plus d’un produit, on fournit ces renseignements sous forme d’annexe à la section pertinente de la Partie IV du Formulaire de demande de dérogation. Tous les renseignements contenant des estimations financières fournies au Conseil sont traités de manière confidentielle.

Q8 : Le demandeur doit-il inclure la FS et l’étiquette dans la demande?
R8 : Il faut toujours inclure la FS puisqu’elle doit normalement divulguer les RCC pertinents à la demande. Il faut inclure les étiquettes dans la demande seulement lorsque les employeurs soumettent une demande concernant le nom d’un produit contrôlé ou de son fournisseur.

Q9 : Combien coûtent les droits de dépôt d’une demande au Conseil?
R9 : Une nouvelle grille de droits pour les demandes de dérogation est entrée en vigueur le 13 juin 2002. Elle diffère les droits en fonction du nombre de demandes soumises en même temps et en fonction de la demande lorsque celle-ci est une « demande originale » ou une « demande représentée ». Les anciennes grilles de droits fondées sur le regroupement et sur les ingrédients ne sont plus en vigueur. Les droits suivants s’appliquent maintenant à chaque demande et sont fondés sur le nombre de demandes de chaque type présentées en même temps, qu’elles soient originales ou représentées.

Une réduction de 50 % pour une petite entreprise qui répond à certains critères est toujours offerte. Veuillez consulter le Règlement pour obtenir de plus amples renseignements.

Q10 : Quand et comment les numéros d’enregistrement sont-ils attribués?
R10 : Toutes les demandes sont d’abord examinées pour vérifier si elles sont complètes, si le calcul des droits est exact et si le groupement des demandes est pertinent. Les demandeurs reçoivent habituellement un numéro d’enregistrement et un document officiel environ sept (7) jours après le dépôt de la demande, à moins que les documents joints à la demande soient incomplets (p. ex., des FS manquantes, un formulaire incomplet ou un paiement de droits insuffisant).

Q11 : Quelle est la durée de la dérogation?
R11 : Lorsqu’un numéro d’enregistrement a été attribué à la demande, il peut servir immédiatement à des fins de vente, d’importation ou d’utilisation du produit contrôlé en question. Au moment opportun, la demande est examinée par un agent de contrôle chargé d’en établir la validité. La dérogation est ensuite prolongée pour une autre période de trois ans, à partir de la date à laquelle l’agent de contrôle a confirmé la validité de la demande.

Q12 : Qu’arrive-t-il si la décision de l’agent de contrôle fait l’objet d’un appel?
R12 : Si un appel est interjeté contre la décision de l’agent de contrôle, la période de dérogation de trois ans commence à la date à laquelle la décision est rendue par la commission d’appel. Pendant la procédure d’appel, le demandeur conserve son droit de vendre, d’importer ou d’utiliser le produit contrôlé.

Q13 : Si l’agent de contrôle trouve que la FS du produit contrôlé n’est pas conforme aux exigences du SIMDUT, est-ce que la dérogation prend fin?
R13 : Non. La décision relative à la validité de la demande n’est pas influencée par la conformité de la FS concernant un produit contrôlé mentionné dans cette demande.

Q14 : Faut-il payer les droits en monnaie canadienne?
R14 : Vous pouvez faire le paiement par chèque, par mandat postal ou par carte de crédit (Visa, MasterCard ou American Express). Les chèques et les mandats postaux doivent être payés à l’ordre du Receveur général du Canada. Les chèques ou mandats postaux envoyés au Conseil en devises autres qu’en monnaie canadienne peuvent retarder l’émission du numéro d’inscription et le traitement subséquent de votre demande.

Q15 : Un produit contrôlé qui est sur le point d’être vendu ou importé peut-il être ajouté à une demande simple ou multiple déjà présentée? Dans l’affirmative, quels droits s’y appliqueront?
R15 : La réponse est non. La grille de droits révisée ne requiert plus de regroupement des demandes pour déterminer les droits. Les droits sont maintenant déterminés en fonction de la demande lorsque celle-ci est une demande originale ou une demande représentée et en fonction du nombre de demandes soumises en même temps. Consultez la réponse à Q9 ci-dessus.

Q16 : Au moment de l’expédition d’une demande de dérogation au Conseil, comment s’assurer que les RCC seront transmis en toute sécurité?
R16 : Au moment d’envoyer une demande, il faut suivre quelques règles simples de manière à assurer la protection des RCC qui sont expédiés.

• L’article 9 du RCRMD exige précisément que les demandes soient expédiées par courrier recommandé ou livrées en personne. Le Conseil encourage l’utilisation des services de messagerie pour l’expédition des demandes.
• Les RCC et les données sur la composition d’un produit doivent toujours être placés dans des enveloppes scellées portant les indications appropriées.
• Le courrier postal régulier, le courrier électronique ou le télécopieur ne conviennent pas à l’expédition des RCC au Conseil.
• Si plusieurs demandes sont envoyées dans le même colis, s’assurer que les enveloppes scellées contenant les RCC et celles qui contiennent les Formulaires de demande de dérogation correspondants portent les indications pertinentes afin de faciliter l’assortiment des renseignements une fois qu’ils ont été reçus par le Conseil.

Q17 : Il faut fournir plusieurs documents à l’appui de la demande de dérogation. Quels sont-ils?
R17 : Utilisez la liste suivante pour vous assurer que la demande est complète.

FS :

• La FS pertinente doit accompagner chaque produit faisant l’objet d’une demande.
• Les identificateurs de produit contrôlé de la FS doivent correspondre aux identificateurs de produit énumérés à la Partie II et VII du Formulaire de demande de dérogation.

Classement des dangers :

• Les produits qui brûlent ou boursouflent la peau appartiennent à la catégorie E – matières corrosives et matières n’ayant pas un effet corrosif sur la peau au sens de la catégorie D2b. Seuls les produits qui ne sont pas corrosifs mais qui causent une irritation et une inflammation de la peau (oedème) doivent être classés dans la catégorie D2b.

RCC faisant l’objet d’une demande :

• L’enveloppe qui contient les RCC doit être scellée pour assurer la confidentialité.
• Les RCC apparaissant à la Partie VII de la demande doivent correspondre aux produits énumérés à la Partie II du Formulaire de demande de dérogation.
• Les numéros CAS ou les appellations chimiques des ingrédients RCC ne doivent PAS apparaître sur la FS jointe à la demande, mais être indiqués à la Partie VII du Formulaire de demande de dérogation.
• Les renseignements à l’appui d’une demande doivent être indiqués à la Partie IV et NON à la Partie VII du Formulaire de demande de dérogation. Les renseignements de la Partie IV peuvent cependant être placés dans une enveloppe scellée avec la Partie VII.
• Il faut inscrire la dénomination chimique générique des ingrédients RCC dans la colonne 3 de la Partie VII du Formulaire de demande de dérogation et sur la FS. Ces dénominations chimiques génériques doivent être les mêmes.

Composition du produit contrôlé :

• Il est avantageux de fournir les données sur la formule de composition totale du produit au moment du dépôt de la demande. En effet, l’agent de contrôle exigera la composition totale de toute manière si elle n’est pas fournie au départ. Cela comprend la dénomination chimique précise, le numéro de registre CAS et le pourcentage de la concentration de chaque ingrédient non dangereux présent dans le produit contrôlé à partir d’une concentration de 0,1 % ou plus, qui n’a pas été divulguée sur la FS annexée à la demande en question. Ces renseignements sont utilisés par l’agent de contrôle qui, en examinant la FS, doit vérifier si tous les ingrédients dangereux contenus dans le produit contrôlé ont été divulgués sur la FS. Au moment de fournir ces données, tout devrait être fait pour s’assurer que les pourcentages des concentrations des ingrédients dangereux additionnés à ceux des ingrédients non dangereux constituent la formule complète du produit. Les données sur la formule du produit doivent être placées dans la même enveloppe scellée que les RCC faisant l’objet de la demande.

Autres rappels :

• La mention « Secret du fabricant » n’est pas un moyen acceptable de se conformer à l’article 16 de la LPD – la dénomination chimique générique doit être mentionnée.
• Il faut indiquer chacun des ingrédients RCC sous son appellation chimique générique (autrement dit, un nom générique suivi de la mention « et additifs » n’est pas acceptable).