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Énoncé de politique

1. Le Conseil permettra aux demandeurs de décider s’ils désirent que les documents qu’ils ont soumis et qui sont maintenant contenus dans des dossiers de demande clos soient détruits ou qu’ils leur soient rendus. Cette offre « unique » s’appliquera à chacun des dossiers du demandeur.
2. Le Conseil conservera la PARTIE VII du FORMULAIRE 1 du dossier clos ainsi que les fiches signalétiques courantes relatives aux produits contrôlés de façon à être en mesure de répondre aux demandes de renseignements soumises en vertu des paragraphes 46 (2) et (3) de la LCRMD par les inspecteurs de la SST et les médecins/infirmières.
3. Lorsqu’une demande aura été retirée, le dossier sera immédiatement désigné pour fin de retour ou de destruction. Lorsqu’une demande expirée n’aura pas été renouvelée, il y aura une période d’attente de six mois avant que le Conseil ne désigne le dossier pour fin de retour ou de destruction.
4. Lorsqu’un demandeur aura choisi de reprendre possession des documents contenus dans le dossier, le Conseil les expédiera normalement par courrier recommandé à moins que le client demande qu’ils lui soient envoyés par messager à ses propres frais.
5. Lorsqu’il sera indiqué de détruire un dossier, le Conseil conservera les documents dont il est question à l’article 2 et il prendra les dispositions nécessaires pour que les autres soient détruits par les Archives nationales du Canada. La manipulation et le transport de ces documents seront supervisés par le Conseil et ils s’accompagneront de mesures de sécurité pertinentes.