Examen du rôle de titulaire de licence 2004-2005

Sommaire et plan d'action de gestion

Sommaire

Contexte

Aux termes de la Loi sur les grains du Canada, la Commission canadienne des grains (CCG) est tenue de régir la manutention des grains au pays. Afin de respecter ses engagements, la CCG met au point un processus de délivrance de licences par lequel elle établit certaines exigences que les manutentionnaires de grains canadiens sont tenus de satisfaire et elle veille à ce que ceux ci s'y soumettent. L'agrément oblige les compagnies céréalières à être financièrement responsables envers les producteurs et permet de s'assurer que ces derniers soient promptement dédommagés lorsque les compagnies céréalières ne s'acquittent pas de leurs obligations.

Objectifs de l'examen et méthodes d'évaluation

Les objectifs de l'examen étaient les suivants :

• Cerner les questions relatives à l'utilisation des données et la méthode de calcul des garanties requises pour couvrir les obligations des titulaires de licence;

• Évaluer la pertinence des mesures de contrôle des normes de sécurité et des activités de surveillance;

• Suggérer des moyens d'améliorer la suffisance continue des garanties et des activitées de surveillance.

L'examen repose sur les données recueillies dans le cadre de trois activités de base :

• Examen de la documentation concernant les protocoles et les processus actuels des fonctions liées aux titulaires de licence;

• Entrevues en personne avec les gestionnaires de la CCG appuyant les fonctions liées aux titulaires de licence;

• Entrevues téléphoniques auprès de titulaires choisis, y compris des négociants en grains et des exploitants de silos primaires et de silos de transbordement (Questionnaire à l'intention des titulaires de licence).

Point de vue des titulaires de licence sur l'agrément

Selon les répondants du Questionnaire à l'intention des titulaires de licence, le principal avantage de l'agrément réside dans le sentiment de sécurité qu'éprouvent les producteurs lorsqu'ils font affaire avec une entreprise agréée. Les titulaires de licence ont déclaré que bon nombre de producteurs à l'extérieur de leur zone de chalandise affichent un grand intérêt envers l'agrément de l'entreprise avec laquelle ils commercent. La licence délivrée par la CCG ajoute à la crédibilité de son détenteur.

Quant aux inconvénients de l'agréement, ils s'articulent autour de trois enjeux : les coûts liés aux garanties, le temps nécessaire à la préparation des rapports mensuels et au processus annuel de renouvellement de la licence, et la création d'inégalités pouvant compromettre la position concurrentielle des titulaires de licence face aux entreprises non agréées. Les titulaires de licence sont d'avis que la Loi sur les grains du Canada devrait accorder à la CCG un plus grand pouvoir d'application des dispositions en ce qui a trait à l'agrément.

Dans le cadre du questionnaire, les répondants ont évalué la clarté des directives de la CCG concernant la préparation des formulaires ainsi que la clarté et la présentation en temps opportun des réponses de l'organisme à la correspondance et aux communications verbales. Dans l'ensemble, ils estiment que la CCG fait du bon travail quant aux directives sur la façon de remplir les formulaires de demande et les rapports, mais ne répond pas en temps utile à la correspondance et aux communications verbales.

Établissement de rapport

La plupart des répondants n'ont pas offert de suggestions concernant l'allégement de la charge de travail associée à la production de rapport. Au cours des entrevues, les gestionnaires de la CCG ont suggéré des modifications aux fonctions d'établissement de rapports et de surveillance.

1. Système d'établissement de rapports en direct :

   La CCG dispose actuellement d'un système d'établissement de rapport en direct pour les statistiques sur le grain et les pesées de contrôle. Les silos agréés ne peuvent cependant pas soumettre leur rapport mensuel en direct.

2. Mise à niveau de la base de données interne :

   La mise à niveau de la base de données existante permettrait de produire divers rapports, comme des regitres de titulaires de licence dont les rapports sont en retard et de titulaires de licence dont la garantie est inférieure à leurs obligations envers les producteurs. De plus, elle favoriserait la rationalisation interne du système.

3. Capacité de vérification :

   Afin que la CCG continue d'évaluer, de maintenir et de vérifier la précision des rapports des titulaires de licence, on doit songer à améliorer la capacité de vérification actuelle, que ce soit par une réorganisation, l'embauche ou la sous traitance.

Garanties

Les entrevues menées auprès des titulaires de licence révèlent clairement que la fonction liées aux garanties constitue leur principale préoccupation. Ils ont proposé des modifications à la fonction actuelle. Ils souhaitent améliorer l'efficacité du système, raccourcir le processus et réduire les coûts pour la CCG et eux mêmes. Ils ont présenté les quatre suggestions suivantes :

1. Agrément progressif :

   La CCG a déjà eu recours à un système d'agrément progressif selon lequel le montant de la garantie offerte par le titulaire de licence était calculé en fonction d'un ratio de garantie. Plusieurs répondants prônent un retour à ce système et sont d'avis que le nombre de faillites parmi les titulaires de licence au cours des dernières années ne justifie pas le fait que la CCG exige des garanties couvrant 100 % de leurs obligations envers les producteurs.

2. Agence de notation :

   L'évaluation de la cote de crédit de chacun des titulaires de licence par une agence de notation afin de diminuer les exigences relatives au dépôt de garantie constituerait une approche plus économique. Les sommes offertes à titre de garantie par les entreprises en bonne santé financière jouissant d'une excellente cote de crédit seraient inférieures à celles offertes par les entreprises dont la situation est plus précaire. Ces dernières seraient tenues de verser une garantie couvrant jusqu'à 100 % de leurs obligations envers les producteurs. Les titulaires de licence qui choisissent de ne pas faire affaire avec l'agence de notation continueraient de garantir l'ensemble de leurs obligations.

3. Assurance par une tierce partie :

   Les titulaires de licence estiment que les coûts liés aux garanties déposées auprès d'un assureur indépendant seraient initialement plus faibles et continueraient de diminuer. Ils estiment également que cette approche serait plus efficace pour eux et la CCG en raison de la déclaration quotidienne en directe. Les titulaires de licence sont toutefois conscients qu'ils devront continuer de fournir des garanties (assurance) couvrant la totalité de leurs obligations envers les producteurs.

4. Police d'assurance tous dommages confondus :

   Les titulaires de licence sont d'avis que les garanties actuellement fournies par l'industrie, soit environ 300 millions de dollars, sont inutilement élevées. Depuis 1998, seulement six entreprises agréées ont été mises sous séquestre, leurs obligations totalisant 5,6 millions de dollars. On a suggéré de contracter une police d'assurance tous dommages confondus selon laquelle les 110 entreprises agréées serait protégées au titre d'une assurance complémentaire.

Le coût des primes d'assurance pourrait être supporté soit par la CCG pour un montant inférieur à celui des frais administratifs qu'elle doit actuellement débourser, soit par les titulaires de licence, au pro rata.

Principales conclusions de l'examen

• Il semble que l'agrément présente peu d'avantages pour les titulaires de licence;

• Les titulaires de licence considèrent que les avantages mentionnés dans le matériel promotionnel de la CCG, y compris sur le site Web de l'organisme, n'offrent aucun bénéfice appréciable pour leur entreprise;

• Ils insistent pour dire que l'agrément présente de nombreux désavantages, notamment le temps nécessaire à la production des rapports exigés par la CCG et les coûts liés aux garanties;

• Les titulaires de licence sont d'avis qu'à échelle de l'industrie, les garanties versées sont trop élevées et ils souhaitent alléger le fardeau financier de tous;

• Ils désirent que la CCG rationalise le système d'établissement de rapports et, plus précisément, ils demandent la réduction du fardeau admisnitratif et l'élaboration d'un système de soumission de rapports en direct;

• La CCG doit favoriser le dialogue avec les titulaires de licence. Ces derniers souhaitent que la CCG leur fournisse l'occasion d'offrir leurs commentaires au sujet des politiques de l'organisme;

• Les titulaires de licence ont remarqué que la légitimité de la CCG repose sur sa capacité à faire respecter la Loi sur les grains du Canada et à s'assurer que les entreprises céréalières sont agréées;

• La prémisse selon laquelle les titulaires de licence sont tenus de fournir des garanties pour leurs obligations envers les producteurs comporte des lacunes fondamentales;

• Il est frustrant pour les titulaires de licence de constater que la CCG détient un pouvoir unilatéral d'établir les exigences en matière de garanties et de modifier les licences aux termes de la Loi sur les grains du Canada.

Principales recommandations/principaux éléments de réflexion

La partie suivante présente un aperçu des principales recommandations de l'examen :

• Étudier les options concernant la fonction liée aux garanties actuelle présentées dans le rapport d'examen

  . Les titulaires de licence ont indiqué clairement que les garanties représentent leur dépense la plus coûteuse. Ils sont d'avis qu'à échelle de l'industrie, les garanties versées sont trop élevées. De plus, les solutions de rechange proposées pourraient servir à alléger le fardeau financier de la CCG en ce qui a trait à la gestion des garanties.

• Favoriser l'application de la disposition relative à l'octroi de licence en vertu de la Loi sur les grains du Canada.

  Les titulaires de licence placent cette question au second rang des préoccupations des entreprises agréées de l'Ouest canadien, derrière les coûts liés aux garanties. Certains d'entre eux sont même allés jusqu'à dire que la légitimité de la CCG repose sur sa capacité à faire respecter la Loi. Afin de créer un marché équitable, l'organisme doit convaincre les entreprises céréalières que l'agrément est un atout des plus avantageux.

• Donner davantage l'occasion aux titulaires de licence de présenter leur commentaires concernant la politique relative à l'octroi de licence de la CCG.

  Les titulaires de licence estiment qu'ils ne disposent pas des outils nécessaires pour influencer la politique de la CCG. Un comité de représentants auquel participent des titulaires de licence, des consultations avec les collectivités et les titulaires de licence ainsi que des groupes de discussion composés de titulaires comptent parmi les solutions proposées. Ces moyens de communication pourraient agir à titre d'instrument de rapport des titulaires de licence sur les questions de politiques les préoccupant et, à long terme, de forums de résolution.

Questions organisationnelles

• Examen des normes actuelles de la CCG en matière de correspondance et de communications verbales

  . Selon les titulaires de licence, la CCG ne répond pas toujours à leur correspondance ou communications verbales de manière opportune. Il faut en outre s'assurer qu'un accusé de réception soit envoyé dans les plus brefs délais.

• Évaluation de la base de données existante afin d'améliorer les processus de surveillance des titulaires de licence.

  La mise à niveau de la base de données existante permettrait de produire divers rapports qu'il est impossible d'obtenir en ce moment. Des registres sur les titulaires de licence dont les rapports sont en retard et sur les titulaires de licence dont les sommes offertes en garantie sont inférieures à leurs obligations envers les producteurs favoriseraient l'efficacité des fonctions d'établissement de rapports et de vérification.

• La déclaration en ligne des obligations envers les producteurs : une priorité du Comité de gestion de la direction.

  La CCG dispose actuellement d'un système d'établissement de rapports en direct pour les statistiques sur le grain et les pesées de contrôle. Les silos agréés ne peuvent cependant pas soumettre leur rapport mensuel en direct.

• Amélioration de la capacité de vérification de la CCG par l'entremise d'une réorganisation de l'Unité de vérification existante, de l'embauche de personnel à plein temps ou de la sous traitance.

  Afin que la CCG continue d'évaluer, de maintenir et de vérifier l'exactitude des rapports des titulaires de licence, on doit songer à améliorer la capacité de vérification actuelle, que ce soit par une réorganisation, l'embauche ou la sous traitance.

Plan d'action de gestion

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• Plan d’action de gestion (PDF)

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