Mandat

Le Comité de vérification interne est un organisme consultatif, sous l'égide du président de la Commission d'examen des plaintes concernant la police militaire. Il surveillera et agira comme facilitateur des principaux aspects des vérifications, ainsi que des systèmes internes et de contrôle de la qualité. Responsabilités précises du Comité:

Responsabilités précises du Comité:

• formuler des conseils afin d'aider le président de la CPPM à s'acquitter de ses responsabilités en ce qui touche la gestion du risque, la conception et l'opération des cadres de contrôle de la gestion, ainsi que la qualité de l'information financière et d'autres données d'information de rendement pour la prise de décisions et la présentation de rapports;
• évaluer les plans et les budgets annuels de vérification interne et en recommander l'approbation;
• examiner la portée, le degré d'effort et la date des vérifications internes proposées;
• surveiller la conclusion du travail dans les délais et ensuite étudier les recommandations et les résultats les plus pertinents, en plus de commenter la réponse de la direction aux recommandations et surveiller la mise en œuvre des mesures correctives;
• encourager l'efficacité de la vérification interne et souligner toute restriction ou limite injustifiée;
• au besoin, faciliter les échanges avec le Bureau du vérificateur général;
• au besoin, formuler des conseils au sujet de la reddition de comptes externe, qu'il s'agisse du Rapport annuel ou de divers rapports à des organismes centraux, p. ex. les comptes publics, le Rapport sur les plans et les priorités et le Rapport organisationnel sur le rendement.

Au moins une fois l'an, le chef des services financiers de la CPPM soulignera, à l'intention du Comité, tout changement apporté à la politique du SCT ou toute exception quant aux observations et aux écarts en pratique.

Composition

Aux termes de la Nouvelle ensemble des politiques sur la vérification interne du SCT - octobre 2005 - annexe C, le président de la CPPM déterminera, de temps à autres, la composition du Comité. Le Comité se compose des membres suivants:

Lien hiérarchique

Le Comité se rapporte au Comité exécutif. À toutes fins pratiques, les membres du Comité se réunissent occasionnellement lors des réunions mensuelles du Comité exécutif pour traiter de différents sujets. Le président de la CPPM préside les réunions, excluant ainsi la nécessité de présenter d'autres rapports. Le compte rendu de décisions fera partie du procès-verbal du Comité exécutif.

Fréquence des réunions

Le Comité se réunira au besoin à la demande du président, mais doit se réunir au moins deux fois par année: la première, en vue de recommander l'approbation du plan annuel de vérification interne, et la deuxième, en vue d'étudier les constatations et les recommandations du vérificateur après la conclusion des vérifications.

Communications

Tous les rapports de vérification internes, dans les deux langues officielles, seront présentés au Contrôleur général et diffusés sur le site Web de la CPPM.

Veuillez noter que le document suivant entrera en vigueur le 1er avril 2006. Entretemps, la Politique sur la vérification interne actuelle demeure en vigeur jusqu'au 31 mars 2006.

Table des matières

1. Date d'entrée en vigueur
2. Application
3. Contexte
4. Énoncé de la politique
5. Exigences de la politique
6. Conséquences
7. Références
8. Demandes de renseignements

Annexe - Responsabilités du contrôleur général relativement à la vérification interne

1. Date d'entrée en vigueur

1.1 La présente politique entre en vigueur le 1er avril 2006. Elle remplace la Politique sur la vérification interne de 2001.

1.2 La mise en œuvre de la présente politique sera faite graduellement, entre la date de son entrée en vigueur et le 1er avril 2009. Un examen de la mise en œuvre sera effectué six mois avant le 1er avril 2009 afin de déterminer si des changements à la politique sont requis.

2. Application

2.1 La présente politique s'applique aux ministères et organismes définis comme étant des ministères au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Dans cette politique, les expressions " à l'échelle du gouvernement " et " ensemble du gouvernement " désignent ces ministères.

2.2 Aux fins de la présente politique, le Conseil du Trésor a établi des critères visant à désigner les ministères comme des petits ministères et organismes (PMO). Ces critères se trouvent à la section 5.4.1 ci-dessous. Tous les autres ministères sont décrits comme de grands ministères et organismes (GMO).

3. Contexte

3.1 La présente politique est émise conformément à l'alinéa 7.(1) (a) de la Loi sur la gestion des finances publiques.

3.2 La présente politique vise à ce que, tant au niveau de chacun des ministères qu'à l'ensemble du gouvernement, la vérification interne et les comités de vérification fournissent aux administrateurs généraux et au contrôleur général, respectivement, une assurance additionnelle, indépendante des cadres hiérarchiques, concernant les processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance. (Les expressions " processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance " sont définies dans le Cadre de référence des pratiques professionnelles publié en janvier 2004 par l'Institut des vérificateurs internes.)

3.3 Même si les administrateurs généraux, dans le contexte du Cadre de responsabilisation de gestion du Secrétariat du Conseil du Trésor, sont responsables des systèmes de contrôle interne dans leurs ministères, la présente politique répartit de façon claire et intégrée les responsabilités en matière de vérification interne entre les administrateurs généraux et le contrôleur général, ce qui appuie une solide fonction de vérification interne à l'échelle du gouvernement.

4. Énoncé de la politique

4.1 La présente politique vise à renforcer la reddition de comptes, la gestion des risques, la gestion des ressources et la saine gouvernance dans le secteur public en restructurant et en renforçant la vérification interne à l'échelle du gouvernement.

4.2 Dans ce contexte, le Conseil du Trésor a décidé ce qui suit :

4.2.1 Le gouvernement du Canada soutient un régime de vérification interne vigoureux et crédible qui jouit de la confiance du gouvernement, qui contribue directement à la gestion efficace des risques, à la saine gestion des ressources et à une gouvernance efficace, et il repositionne la vérification interne comme fondement clé de la gouvernance au sein des ministères et des organismes et à l'échelle du gouvernement.

4.2.2 Le gouvernement garantit l'indépendance réelle et perçue de la vérification interne face aux gestionnaires, en prévoyant :

• des comités de vérification indépendants qui comprendront des membres compétents et expérimentés provenant de l'extérieur de la fonction publique;
• l'indépendance des dirigeants de la vérification au sein de l'organisation qui sont responsables des fonctions de vérification.

4.2.3 Tous les ministères et organismes, et le gouvernement dans son ensemble, sont appuyés par des services de vérification interne professionnels et complets, grâce à un nouveau modèle de prestation selon lequel :

• les administrateurs généraux assument l'entière responsabilité de la suffisance des services de vérification interne dans leurs ministères;
• le contrôleur général accepte la responsabilité des vérifications horizontales et sectorielles;
• dans le cadre de ce mandat, le contrôleur général procédera à des vérifications horizontales et sectorielles ciblées dans les PMO et favorisera l'accès à des ressources en matière de vérification interne professionnelle pour les PMO qui ont besoin de services supplémentaires en vérification interne.

4.2.4 Le contrôleur général est responsable d'un leadership fonctionnel ciblé et constant pour la vérification interne à l'échelle du gouvernement afin de développer et de renforcer la capacité, de garantir des niveaux suffisants de ressources professionnelles compétentes et d'assurer le respect de normes professionnelles et de méthodes rigoureuses de prestation de services en vérification interne.

4.2.5 En plus de présenter un rapport sur chaque projet de vérification axé sur les risques, les dirigeants de la vérification émettent chaque année des opinions globales à l'intention des administrateurs généraux et des comités de vérification au sujet de l'efficacité et de la pertinence des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance au sein de leurs ministères. De même, il a été convenu que le contrôleur général doit remettre au Conseil du Trésor un rapport annuel sur le statut des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance à l'échelle du gouvernement, et ce rapport doit porter sur les mécanismes de contrôle fondamentaux, y compris les mécanismes de contrôle de base applicables aux états financiers, les contrôles thématiques ou sectoriels, et les résultats des missions de vérification interne axées sur les risques au sein des ministères.

5. Exigences de la politique

5.1. L'expression " administrateur général " utilisée dans la présente politique a le sens que lui attribue l'article 11 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Elle englobe les sous-ministres, les dirigeants d'organismes, les chefs de la direction et les administrateurs généraux nommés en vertu d'une loi ou d'un règlement et les administrateurs généraux désignés.

5.2 La politique reconnaît que les ministères sont différents au point de vue de la taille et des risques. Les exigences indiquées ci-après établissent une distinction entre celles qui s'appliquent aux administrateurs généraux de grands ministères, aux administrateurs généraux de PMO, et à tous les administrateurs généraux.

5.3 Les administrateurs généraux des grands ministères, (tous les ministères à l'exception de ceux désignés comme étant des PMO), sont responsables:

5.3.1 D'établir une fonction de vérification interne dotée de ressources suffisantes et qui fonctionne conformément à la présente politique et aux normes professionnelles de vérification interne.

5.3.2 D'établir un comité ministériel de vérification indépendant qui inclue une majorité de membres externes qui ne font pas partie présentement de la fonction publique fédérale. (Les exigences relatives au rôle, aux responsabilités et à la composition du comité ministériel de vérification sont décrites dans la Directive sur les comités ministériels de vérification.)

5.3.3 De nommer un dirigeant de la vérification compétent au niveau de la haute direction, relevant de l'administrateur général, pour diriger et orienter la fonction de vérification interne. (La Directive sur les dirigeants de la vérification, plans de vérification interne et soutien au contrôleur général énonce des exigences supplémentaires se rapportant aux dirigeants de la vérification. Les lignes directrices sur les responsabilités des dirigeants de la vérification et les lignes directrices sur les compétences attendues des dirigeants de la vérification émises par le contrôleur général renferment des conseils sur les responsabilités et les compétences attendues des dirigeants de la vérification.)

5.3.4 D'approuver le plan ministériel de vérification interne portant sur tous les secteurs à plus haut risque et d'importance significative, incluant les vérifications déterminées par le contrôleur général dans le cadre des examens sectoriels ou à l'échelle du gouvernement. Le plan vise à appuyer une opinion annuelle du dirigeant de la vérification au sujet des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du ministère. (La Directive sur les dirigeants de la vérification, plans de vérification interne et soutien au contrôleur général énonce des exigences supplémentaires relativement aux plans de vérification interne des ministères.)

5.3.5 D'assurer une couverture adéquate des services de vérification interne dans le cas des organismes de services spéciaux et d'autres entités de leurs ministères et sous leur contrôle.

5.4 Petits ministères et organismes

5.4.1 Afin d'attribuer aux ministères la désignation de PMO pour l'application de la présente politique, on appliquera deux critères : moins de 500 équivalents temps plein, et des niveaux de référence s'élevant à moins de 300 millions de dollars par année, pour tous les ministères, à l'exception des agents du Parlement (Bureau du vérificateur général, Bureau du directeur général des élections, Commissariat aux langues officielles, Commissariat à l'information et Commissariat à la protection de la vie privée), qui sont considérés comme des GMO. Toute exemption à l'application de ces critères requiert l'approbation du Conseil du Trésor, à la condition que le PMO démontre la capacité de rencontrer entièrement et de façon continue les attentes décrites dans la politique des GMO, soit par lui-même, soit en démontrant cette capacité via le leadership exercé par le portefeuille des ministères ou organismes auxquels le PMO doit rendre des comptes. De même, tout ajout exceptionnel à la liste des PMO devra obtenir l'approbation du Conseil du Trésor et sera traité sur une base de cas par cas. Le contrôleur général fournira une évaluation indépendante pour les exclusions et les ajouts.

5.4.2 Le contrôleur général effectuera des évaluations horizontales annuelles axées sur les petits ministères et organismes et produira aux administrateurs généraux des copies de tous les rapports pertinents de vérification. Conscients que les PMO sont différents au point de vue de la taille et du risque, les administrateurs généraux peuvent souvent décider que les travaux exécutés par le contrôleur général satisfont en tous points les exigences de vérification interne. Toutefois, compte tenu du profil de risque et du contexte de contrôle de leurs ministères, les administrateurs généraux doivent déterminer si d'autres travaux de vérification interne sont nécessaires. Si de tels travaux sont requis, l'administrateur général doit approuver un plan de vérification interne.

5.4.3 Lorsque les administrateurs généraux des PMO décident que des travaux de vérification interne supplémentaires sont nécessaires, en plus de ceux effectués par le contrôleur général, mais que ces travaux ne sont pas suffisamment volumineux ou que les ressources ne sont pas suffisantes pour appuyer une fonction de vérification interne professionnelle et crédible, le contrôleur général facilitera l'accès à des ressources de vérification interne compétentes et indépendantes.

5.4.4 Lorsqu'un PMO effectue une vérification interne, l'administrateur général doit s'assurer que les travaux de vérification interne respectent les normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, tel que prescrit par le contrôleur général.

5.4.5 Lorsqu'un PMO mène une vérification interne, l'administrateur général doit s'assurer que les travaux de vérification interne sont assujettis à la supervision et à l'orientation d'un comité de vérification indépendant. L'administrateur général doit mettre sur pied un comité de vérification au sein du ministère, conformément à la Directive sur les comités ministériels de vérification, ou utiliser un comité conjoint de vérification indépendant composé de ministères faisant partie du même portefeuille, ou prendre des dispositions avec le contrôleur général pour avoir accès au comité de vérification des PMO.

5.5 Les administrateurs généraux de tous les ministères sont responsables de :

5.5.1 Mettre en place des procédures efficaces afin d'assurer l'examen systématique des processus de contrôle et de reddition de comptes dans leurs ministères.

5.5.2 Tenir compte des résultats des vérifications internes faites par le contrôleur général.

5.5.3 S'assurer que le comité de vérification obtient tous les renseignements et tous les documents nécessaires ou demandés pour s'acquitter de ses responsabilités, sous réserve de la législation en vigueur.

5.5.4 S'assurer que les gestionnaires préparent des plans d'action qui donnent suite de façon adéquate aux recommandations et aux constatations découlant des vérifications internes, et que ces plans d'actions sont appliqués efficacement.

5.5.5 S'assurer que les rapports de vérification interne terminés :

• sont diffusés sans tarder et mis à la disposition du public avec un minimum de formalité;
• sont affichés sans tarder et dans les deux langues officielles sur les sites Web des ministères. Ces rapports doivent respecter la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

5.5.6 S'assurer que le ministre compétent est informé régulièrement des points importants découlant des travaux de vérification interne et de ceux du comité de vérification. Il est prévu que le ministre s'entretiendra à huis clos à tous les ans avec le comité de vérification interne afin d'obtenir des assurances concernant la gestion du risque et les systèmes de contrôle et de vérification. Il est également prévu que le sous-ministre sera informé de façon régulière par le comité de vérification interne, pour ce qui est des constatations en matière d'assurance.

5.5.7 S'assurer que le Bureau du contrôleur général et ses agents, dans le cadre des responsabilités qui leur sont confiées, reçoivent :

• un libre accès aux documents, bases de données, lieux de travail et employés du ministère et ont le droit d'obtenir de l'information et des explications des employés et des entrepreneurs du ministère;
• les représentations de la gestion nécessaires à l'appui de la planification, de l'exécution et de l'établissement des rapports de vérification par le contrôleur général.

5.6 Responsabilités du contrôleur général

5.6.1 Le Conseil du Trésor a confié des responsabilités précises au contrôleur général en matière de leadership fonctionnel et de surveillance de la vérification interne à l'échelle du gouvernement, de vérification horizontale des GMO et PMO, et de soutien des vérifications de la technologie de l'information et des vérifications judiciaires. Ces responsabilités sont décrites à l'annexe.

5.6.2 Le Conseil du Trésor exige également que le contrôleur général lui remette un rapport annuel sur :

• les enjeux importants au plan des risques, des contrôles et de la gestion découlant de la vérification interne à l'échelle du gouvernement;
• les vérifications horizontales et les vérifications des PMO;
• la situation globale des processus de gestion des risques, des contrôles et de la gouvernance dans l'ensemble du gouvernement.

5.6.3 Le Conseil du Trésor a délégué au contrôleur général le pouvoir d'émettre les directives, normes et lignes directrices nécessaires pour appuyer la présente politique.

5.7 Suivi et rapports

5.7.1 Les administrateurs généraux sont chargés de surveiller le respect de la présente politique dans leurs ministères. Les ministères doivent disposer de moyens pour pouvoir déterminer, le cas échéant :

• l'indépendance, le professionnalisme et la performance de la fonction de vérification interne;
• la mesure dans laquelle les activités de vérification interne portent sur tous les secteurs à plus haut risque et d'importance significative;
• l'exécution en temps opportun du processus de vérification interne et la présentation de rapports présentés sur les missions de vérification interne;
• l'efficacité des mesures de suivi;
• l'indépendance, la compétence et le rendement du comité ministériel de vérification;
• la pertinence de l'appui offert au contrôleur général dans l'exécution des vérifications horizontales ou dirigées.

5.7.2 Les comités de vérification des ministères prépareront des rapports annuels à l'intention de leurs administrateurs généraux au sujet de leurs activités, incluant l'évaluation des fonctions de la vérification interne. Ces rapports seront mis à la disposition du contrôleur général.

5.7.3 Le contrôleur général est chargé d'assurer un leadership à l'échelle du gouvernement pour ce qui est de la vérification interne et de diriger des vérifications horizontales, y compris des vérifications horizontales ciblées et autres dans les PMO. Le contrôleur général doit, à tout le moins, mettre en place des mesures pour s'assurer :

• de la capacité suffisante et de la compétence de la collectivité de la vérification interne à l'échelle du gouvernement;
• de l'efficacité des méthodes de vérification interne;
• du rendement des fonctions de vérification interne des ministères et de celle du contrôleur général;
• de l'efficacité de la liaison avec les ministères en vue de déceler et résoudre les problèmes;
• du niveau de satisfaction des administrateurs généraux à l'égard des services de vérification interne assurés par le Bureau du contrôleur général.

5.7.4 Le contrôleur général remettra annuellement au Conseil du Trésor un rapport sur la mise en œuvre de la présente politique et sur l'efficacité de la fonction de vérification interne à l'échelle du gouvernement, d'après l'analyse des plans et rapports de vérification interne, de l'inspection des pratiques liées aux fonctions de vérification interne des ministères, des rapports des comités de vérification et des travaux effectués directement par le contrôleur général.

5.7.5 Le contrôleur général établira un cadre pour orienter l'évaluation de la politique; le Secrétariat du Conseil du Trésor s'assurera qu'une évaluation est faite d'ici cinq ans.

6. Conséquences

6.1 Si, à la suite de cette surveillance, il apparaît évident qu'un ministère ne s'est pas conformé à cette politique, les conséquences applicables à toutes les politiques du Conseil du Trésor, qui sont décrites dans la Loi sur la gestion des finances publiques, s'appliqueront.

7. Références

7.1 Autres lois pertinentes

Loi sur l'accès à l'information
Loi sur la protection des renseignements personnels
Loi sur l'emploi dans la fonction publique

7.2 Publications connexes

Le Cadre de référence des pratiques professionnelles, de l'Institut des vérificateurs internes (IVI), Manuel de l'Institut Canadien des Comptables Agréés (ICCA) Des résultats pour les Canadiens et les Canadiennes : Un cadre de gestion pour le gouvernement du Canada Cadre de responsabilisation de gestion du Secrétariat du Conseil du Trésor Cadre de gestion intégrée du risque du Secrétariat du Conseil du Trésor

8. Demandes de renseignements

Veuillez adresser toutes questions au sujet de la présente politique au :
Bureau de la contrôleure générale adjointe, Vérification interne
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
L'Esplanade Laurier
300, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5

Courriel : ias-svi@tbs-sct.gc.ca Télécopieur : (613) 952-3698

Annexe - Responsabilités du contrôleur général relativement à la vérification interne

Conformément aux exigences du Conseil du Trésor, le contrôleur général doit:

1. fournir un leadership fonctionnel efficace en matière de vérification interne à l'échelle du gouvernement;
2. élaborer et appuyer une stratégie efficace en matière de ressources humaines afin que le gouvernement dispose de ressources professionnelles suffisantes et bien formées en vérification interne;
3. déterminer les normes professionnelles à utiliser pour la vérification interne au gouvernement fédéral;
4. élaborer et appuyer la mise en œuvre de méthodes et de procédures normalisées de vérification interne aux fins d'application à l'échelle du gouvernement;
5. appuyer la mise en oeuvre de comités de vérification dûment qualifiés, et mettre au point et soutenir les pratiques devant être adoptées par ces comités à l'échelle du gouvernement;
6. mener des inspections et des évaluations continues des pratiques suivies dans les activités ministérielles de vérification interne telles que décrites dans la Politique sur la vérification interne. Ces inspections seront menées par des professionnels qualifiés et indépendants qui communiqueront les résultats aux administrateurs généraux, aux comités ministériels de vérification et aux dirigeants de la vérification concernés;
7. identifier et indiquer aux administrateurs généraux les vérifications qui doivent être incluses dans leurs plans ministériels de vérification interne pour assurer la couverture de la vérification interne à l'échelle du gouvernement;
8. effectuer des vérifications horizontales et d'autres vérifications internes portant sur les PMO, et en communiquer les résultats aux administrateurs généraux compétents et au comité de vérification des PMO;
9. créer un comité de vérification indépendant des PMO qui assurera la supervision et l'orientation des vérifications internes au sein des PMO (Les exigences relatives au rôle, aux responsabilités et à la composition du comité de vérification des PMO sont énoncées à laDirective sur le comité de vérification des petits ministères et organismes);
10. effectuer ou diriger des vérifications horizontales à l'échelle du gouvernement, sur des questions sectorielles ou thématiques conformément aux plans de vérification à l'échelle du gouvernement approuvés par le comité de vérification du Conseil du Trésor;
11. appuyer les ministères dans leurs vérifications internes des technologies de l'information et dans leurs vérifications judiciaires;
12. consulter et conseiller les administrateurs généraux, les comités de vérification, les dirigeants de la vérification interne et les vérificateurs internes au sujet de l'application de la Politique sur la vérification interne et des normes professionnelles de vérification interne;
13. maintenir des liens étroits avec les dirigeants de la vérification interne et avec les administrateurs généraux sur des questions importantes concernant les risques, les mécanismes de contrôle ou les pratiques de gestion dans les ministères et s'assurer que des mesures efficaces et opportunes sont prises lorsqu'il faut régler de graves problèmes;
14. maintenir des rapports efficaces avec les agents du Parlement et des organismes centraux au sujet de questions liées à la vérification.

Directive sur les comités ministériels de vérification

Veuillez noter que le document suivant entrera en vigueur le 1er avril 2006. Entretemps, la Politique sur la vérification interne actuelle demeure en vigeur jusqu'au 31 mars 2006.

1. But

1.1 Le présent document fournit une orientation aux administrateurs généraux concernant les responsabilités, la composition et le fonctionnement des comités ministériels de vérification.

2. Contexte

2.1 Le comité ministériel de vérification est une partie essentielle du régime de vérification établi par la Politique sur la vérification interne. Celle-ci exige que les administrateurs généraux de chaque ministère, à l'exception des petits ministères et organismes (PMO), établissent un comité ministériel de vérification indépendant comprenant des membres externes expérimentés et compétents. Les administrateurs généraux des PMO peuvent également décider de mettre sur pied un comité ministériel de vérification si leur ministère effectue des vérifications internes.

2.2 La présente directive est émise conformément à l'alinéa 7(1) (a) de Loi sur la gestion des finances publiques.

3. Date d'entrée en vigueur

3.1 La présente directive entre en vigueur le 1er avril 2006 (se reporter au point 1.1 de la politique).

4. Exigences

4.1 Rôle des comités ministériels de vérification

Le comité de vérification devra s'assurer que l'administrateur général obtient des conseils indépendants et objectifs et une assurance de la pertinence des mécanismes de contrôle et des processus de reddition de comptes du ministère. Afin d'assurer ce soutien à l'administrateur général, le comité de vérification doit exercer d'une manière intégrée et systématique une surveillance active des principaux secteurs de contrôle et de responsabilisation au sein du ministère.

4.2 Responsabilités des comités ministériels de vérification

Les principaux secteurs de responsabilité qui doivent être abordés par le comité ministériel de vérification sont les suivants :

4.2.1 Valeurs et éthique : Le comité de vérification doit examiner, au moins chaque année, les dispositions prises par la direction pour démontrer et promouvoir les valeurs de la fonction publique et assurer le respect des lois, règlements, politiques et normes de comportement éthique.

4.2.2 Gestion des risques :Le comité de vérification doit examiner, au moins chaque année, le profil de risque ministériel et la pertinence des dispositions du ministère en matière de gestion des risques.

4.2.3 Cadre de contrôle de la gestion :Le comité de vérification doit examiner, au moins chaque année, la pertinence des dispositions ministérielles en matière de contrôle interne, y compris la pertinence de la vérification demandée par la gestion.

4.2.4 Fonction de vérification interne

Le comité de vérification doit :

• recommander et revoir périodiquement une charte ministérielle pour la vérification interne ou la politique ministérielle de vérification interne aux fins de son approbation par l'administrateur général;
• examiner périodiquement la pertinence des ressources affectées à la fonction de vérification interne;
• examiner et recommander l'approbation de l'évaluation des risques et du plan de vérification interne préparé par le dirigeant de la vérification;
• examiner périodiquement le rendement de la fonction de vérification interne;
• informer l'administrateur général au sujet de la nomination et de l'évaluation de rendement du dirigeant de la vérification;
• obtenir et recommander aux fins d'approbation les rapports de vérification interne et les plans d'action de la gestion qui donnent suite aux recommandations;
• être au courant des missions ou des tâches en vérification qui n'entraînent pas la présentation d'un rapport au comité et être informé de toutes les questions importantes associées à ces travaux.

4.2.5 Bureau du vérificateur général et organismes centraux

Le comité de vérification doit :

1. veiller à ce que la direction prenne des dispositions adéquates pour aider le Bureau du vérificateur général (BVG) et les organismes centraux à exécuter le travail de vérification au sein du ministère;
2. être bien informé de tous les travaux de vérification relatifs au ministère qui doivent être entrepris par le BVG, d'autres agents du Parlement ou les organismes centraux;
3. examiner les rapports de vérification du BVG et des organismes centraux qui ont des répercussions sur le ministère ou à l'échelle du gouvernement et recommander l'approbation des réponses et des plans d'action du ministère;
4. rencontrer périodiquement des représentants du BVG et recueillir leurs commentaires et leurs conseils au sujet des questions relatives aux risques, aux contrôles et à la gouvernance au sein du ministère;
5. être informé des questions de vérification et des priorités se rapportant à la vérification qui ont été soulevées par des organismes centraux et informer l'administrateur général des mesures requises;
6. être informé des répercussions des initiatives à l'échelle du gouvernement visant à améliorer les pratiques de gestion et en informer l'administrateur général.

4.2.6 Suivi des plans d'action de la gestion

4.2.6.1 Le comité de vérification doit :

• veiller à ce que des dispositions efficaces soient prises pour effectuer le suivi des plans d'action de la gestion donnant suite aux recommandations des services de vérification interne, du BVG ou d'autres sources;
• obtenir périodiquement les rapports soumis par la direction au sujet des mesures prises.

4.2.6.2 Le dirigeant de la vérification doit remettre périodiquement au comité de vérification des rapports pour lui indiquer si les plans d'action de la gestion ont été mis en œuvre et si les mesures prises ont été efficaces. Son rapport doit cerner les secteurs à l'égard desquels, à son avis, les gestionnaires ont accepté un niveau de risque inacceptable pour le ministère ou le gouvernement.

4.2.7 États financiers et rapports des comptes publics

4.2.7.1 Le comité de vérification doit examiner les états financiers du ministère en collaboration avec la direction, ainsi que toutes les prévisions comptables et tous les jugements d'importance qu'ils renferment, et recommander leur acceptation à l'administrateur général.

4.2.7.2 Si les états financiers du ministère font l'objet d'une vérification, le comité de vérification doit examiner :

• les états financiers vérifiés en collaboration avec le vérificateur externe et la haute direction, discuter de toute modification importante devant être apportée aux états financiers par suite de la vérification et discuter de toute difficulté ou de tout différend avec la gestion qui se sont produits au cours de la vérification;
• les lettres de la gestion découlant de la vérification externe des états financiers du ministère ou des comptes publics;
• les constatations et les recommandations du vérificateur concernant les mécanismes de contrôle interne visant les rapports sur les états financiers;
• le rendement du vérificateur externe.

4.2.8 Rapport sur les risques et la reddition de comptes

Le comité de vérification doit examiner le profil de risque ministériel, le Rapport sur les plans et les priorités, le Rapport ministériel sur le rendement et d'autres rapports importants sur la reddition de comptes afin de s'assurer, au mieux de sa connaissance, qu'il n'y a aucune inexactitude ou omission importante.

4.3 Composition du comité ministériel de vérification

4.3.1 Les comités de vérification doivent inclure des membres indépendants de l'extérieur de la fonction publique fédérale. D'ici le 1er avril 2009, tous les comités de vérification doivent être composés en majorité de membres provenant de l'extérieur. Les membres de la fonction publique fédérale doivent se limiter aux administrateurs généraux, aux sous-ministres délégués et aux sous-ministres adjoints d'autres ministères. L'administrateur général serait le seul représentant interne au sein du comité de vérification, s'il est élu à titre de président du comité. Idéalement, le comité devrait être composé entièrement de membres externes, l'administrateur général agissant à titre de membre d'office.

4.3.2 Il incombe aux administrateurs généraux de mettre sur pied un comité ministériel de vérification indépendant composé en majorité de membres externes qui ne font pas partie de la fonction publique fédérale. L'administrateur général et le contrôleur général doivent choisir ensemble les membres du comité de vérification pour l'approbation par le Conseil du Trésor.

4.3.3 Le contrôleur général doit également établir des profils de compétences pour les membres des comités de vérification provenant de l'extérieur, ainsi que des normes au sujet des mandats et de leur durée, des conditions de renvoi, des conflits d'intérêts, de l'assurance-responsabilité, de la cote de sécurité, de la rémunération et des protocoles pour le règlement des différends.

4.3.4 Les membres du comité de vérification doivent être sélectionnés de sorte que leurs compétences, connaissances et expérience collectives permettent au comité de s'acquitter de ses fonctions avec compétence et efficience. Les membres du comité de vérification ne doivent avoir aucun conflit d'intérêts réel ou perçu.

4.3.5 Le comité de vérification doit compter de trois à cinq membres. Les membres de l'extérieur doivent être nommés par l'administrateur général pour un mandat de quatre ans.

4.3.6 Un membre ne peut siéger pendant plus de deux mandats. Afin d'assurer la continuité, les mandats peuvent être échelonnés et les nominations initiales, avoir une durée de moins de quatre années.

4.3.7 Tous les membres du comité de vérification doivent connaître la nature des rapports financiers du secteur privé ou public ou se familiariser avec ces rapports au cours de la première année suivant leur nomination. Au moins un membre doit être un expert financier qui possède :

• une compréhension des principes comptables généralement reconnus et des états financiers;
• l'expérience de la préparation, de la vérification, de l'analyse ou de l'évaluation des états financiers contenant des questions comptables dont l'envergure et le niveau de complexité sont généralement comparables à ce que l'on pourrait raisonnablement s'attendre à retrouver dans les états financiers du ministère ou l'expérience de la surveillance active d'une ou plusieurs personnes participant à de telles activités;
• une compréhension des mécanismes de contrôle interne et des procédures d'établissement des rapports financiers;
• une compréhension des fonctions du comité de vérification.

4.3.8 L'administrateur général ou un membre de l'extérieur préside le comité de vérification. Si la présidence est confiée à l'administrateur général, la vice-présidence relève d'un membre de l'extérieur. Dans le modèle privilégié, le président est un membre de l'extérieur.

4.3.9 Le quorum est établi par une majorité des membres. Il ne peut y avoir de remplaçants.

4.3.10 On s'attend à ce que l'administrateur général, l'agent financier supérieur et le dirigeant de la vérification assistent à toutes les réunions du comité de vérification. Le président peut demander la présence d'autres représentants ministériels.

4.3.11 Le président doit, au besoin, demander qu'un représentant principal du BVG assiste aux réunions du comité de vérification pour discuter des plans et constatations du BVG, et d'autres questions d'intérêt mutuel.

4.3.12 Le président peut, au besoin, demander à des fonctionnaires du Secrétariat du Conseil du Trésor d'assister aux réunions du comité de vérification.

4.3.13 Les membres du comité de vérification doivent recevoir une orientation et une formation formelles au sujet des responsabilités et des objectifs du comité et des activités du ministère.

4.4 Fonctionnement du comité ministériel de vérification

4.4.1 Le rôle, les responsabilités et les activités du comité de vérification doivent être étayés dans le mandat ou la charte du comité de vérification, approuvés par l'administrateur général. Le document doit être revu périodiquement par le comité de vérification et réaffirmé par l'administrateur général.

4.4.2 Le président du comité de vérification doit préparer un plan afin que les responsabilités annuelles et continues du comité soient prévues et exécutées intégralement. Le plan doit être soumis à l'approbation du comité.

4.4.3 Le comité de vérification doit se réunir au moins quatre fois l'an. Les comités de vérification sont encouragés à établir leur calendrier de réunions un an à l'avance de sorte que la direction du ministère et les vérificateurs puissent préparer l'information et les rapports requis pour appuyer les travaux du comité. La révision du calendrier des réunions devrait constituer une mesure exceptionnelle.

4.4.4 À chacune de ses réunions, le comité de vérification doit tenir une réunion à huis clos et individuelle avec chaque administrateur général (s'il n'est pas membre du comité), l'agent financier supérieur du ministère, le dirigeant de la vérification et le représentant du BVG, lorsqu'il est présent, et tout autre représentant si le comité en décide ainsi.

4.4.5 Le comité de vérification doit préparer à l'intention de l'administrateur général un rapport annuel qui :

• résume les activités du comité et les résultats de ses examens;
• présente son évaluation du système de contrôle interne du ministère;
• étaie toutes les préoccupations importantes que le comité peut avoir en ce qui a trait aux processus de gestion du risque, de contrôle et de reddition de comptes du ministère;
• présente son évaluation de la capacité et du rendement de la fonction de vérification interne;
• présente, si nécessaire, des recommandations en vue de l'amélioration des processus de gestion du risque, de contrôle et de reddition de comptes, y compris des recommandations en vue de l'amélioration de la fonction de vérification interne du ministère.

5. Demandes de renseignements

Veuillez adresser toutes questions au sujet de la présente directive au :
Bureau de la contrôleure générale adjointe, Vérification interne
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
L'Esplanade Laurier
300, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5

Courriel : ias-svi@tbs-sct.gc.ca
Télécopieur : (613) 952-3698