Rapport de l’examen des biens de la Commission canadienne des grains 2005-2006

1.0 Introduction

L’examen de l’inventaire des biens de la Commission canadienne des grains (CCG) a été entrepris conformément au plan de vérification axée sur les risques de 2005-2006 approuvé par le Comité de gestion de la direction de la CCG.

Toutes les activités liées aux biens au sein du siège de la CCG ainsi que des bureaux régionaux et des centres de services ont été incluses dans cet examen.

L’examen a eu lieu au cours de la période de février 2006 à mars 2006.

1.1 Contexte

La Commission canadienne des grains (CCG) est un ministère fédéral et exerce ses activités en vertu de la Loi sur les grains du Canada. En tant que ministère fédéral, elle se voit confier des biens divers pour s’acquitter de ses obligations réglementaires et de son mandat. Les biens confiés à la CCG sont situés au siège, à Winnipeg, dans quatre bureaux régionaux (Vancouver, Thunder Bay, Chatham et Montréal), et dans un certain nombre de centres de service et de bureaux d’élévateur à grains situés dans tout le Canada.

Les biens de la CCG sont classés en trois groupes :

• Les immobilisations – définies comme étant les biens dont le coût d’origine est supérieur ou égal à 10 000 $ et dont la vie utile est de plus d’un an (par exemple, un chromatographe)
• Les biens assurables – définis comme étant les biens dont le coût d’origine est de moins de 10 000 $ (par exemple, les ordinateurs de bureau).
• Les biens attrayants – définis comme étant ceux qui peuvent facilement être convertis à un usage personnel et qui seraient considérés comme des biens de valeur (par exemple, les ordinateurs portatifs sont des articles très faciles à transporter, précieux et faciles à voler). ¹

¹ http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/tb_h4/guimater02_f.asp

La CCG utilise deux registres informatisés des biens pour en faire le suivi :

• BassetPro – utilisé pour faire le suivi de tous les biens (immobilisations, assurables et attrayants).
• Le SunSystem Asset Register (SunSystem AR) – utilisé pour faire le suivi des immobilisations seulement.

1.2 Objectifs de l’examen

Le présent examen avait pour objectifs de :

• Déterminer si le ministère fait un suivi approprié et cohérent de ses biens conformément aux normes et aux politiques comptables prescrites de la CCG et du Conseil du Trésor.
• Vérifier que les dossiers sur les biens (BassetPro et SunSystem AR) sont complets en les comparant aux biens dont on dispose.

1.3 Portée de l’examen

La portée de cet examen s’étendait à toutes les activités liées aux biens au sein de la CCG, plus précisément :

• Les achats de biens
• Le contrôle et le suivi des biens
• L’aliénation des biens

Les périodes d’examen des données étaient les suivantes :

• Pour les achats et l’aliénation des biens et les accords de prêt personnel, les deux derniers exercices (2004-2005 et 2005-2006) ont été examinés.
• Pour la consignation des biens dans BassetPro et le SunSystem AR, la période du 1^er avril au 15 février 2006 a été examinée.

1.4 Approche et méthodologie

Cet examen était fondé sur des informations recueillies des sources et activités suivantes :

• Systèmes informatisés de registre de biens (BassetPro et RB Sun System).
• Examen visuel des biens au siège.
• Entrevues avec les personnes responsables de la gestion des biens au siège.
• Entrevues téléphoniques avec les personnes responsables de la gestion des biens dans les bureaux régionaux et les centres de services.

2.0 Rôles, politiques et mesures de contrôle

Les dossiers des biens à la CCG sont gérés centralement au siège à Winnipeg. Le directeur financier (DF) de la CCG est chargé de l’enregistrement, de la coordination et de la gestion des achats et de l’aliénation des biens, de la consignation des biens et de la mise en œuvre et de la surveillance des applications informatiques utilisées pour l’enregistrement et le suivi de tous les biens confiés à la CCG. Le DF a délégué cette responsabilité au gestionnaire des opérations comptables (dossiers financiers) et à l’agent des contrats (achat, aliénation et consignation des biens).

De plus, chaque gestionnaire est directement responsable de tous les biens qui lui sont confiés d’après l’interclassement ou les dossiers de son unité de travail.

La CCG se conforme aux politiques suivantes du Conseil du Trésor :

• Politique sur la gestion du matériel (15 juillet 1995)
• Norme comptable 3.1 du Conseil du Trésor – Immobilisations (21 septembre 1999)
• Norme comptable 3.1 du Conseil du Trésor – Logiciels (1^er avril 2001)
• L’aliénation des biens meubles en surplus de la Couronne (10 février 2000)

De même, la CCG a rédigé les lignes directrices internes suivantes :

• Lignes directrices sur la façon de consigner les biens
• Biens prêtés (y compris les meubles et l’équipement)
• Lignes directrices sur la façon de consigner les logiciels mis au point à l’interne
• Lignes directrices sur la façon de consigner les baux des immobilisations

3.0 Conclusions de l’examen et recommandations

3.1 Généralités

Notre examen a révélé que la CCG a élaboré, mis en œuvre et appliqué un cadre de contrôle des biens qui remédie à beaucoup des risques auxquels une organisation pourrait être confrontée dans la gestion de ses biens. Nous avons relevé que les mécanismes de contrôle en place comprenaient les suivants :

• Tous les achats de biens sont planifiés au calendrier du budget de fonctionnement ou du budget des immobilisations.
• Tous les achats de biens doivent faire l’objet d’une approbation valide conformément à l’article 34.
• Tous les achats d’immobilisations doivent être approuvés par le Comité de gestion de la direction.
• Tous les biens achetés et reçus doivent porter une marque d’inventaire au moment de leur réception.
• Tous les biens achetés et marqués sont enregistrés dans BassetPro.
• Toutes les immobilisations achetées et marquées sont enregistrées dans BassetPro et dans le SunSystem AR.
• Chaque employé à qui on confie des biens de la CCG doit signer un accord de prêt personnel.
• Un dénombrement complet a été effectué au cours des cinq dernières années.
• Toute aliénation d’un bien en surplus doit faire l’objet d’une approbation valide conformément à l’article 34.

Trois cent quarante-quatre biens consignés et trente opérations sur les biens ont été examinés. On a relevé que :

• tous les achats de bien avaient préalablement fait l’objet d’une approbation en vertu de l’article 34 et/ou d’une approbation du Comité de gestion de la direction. Tous les gestionnaires semblent être au courant de cette exigence;
• la majorité des biens sont concentrés au siège, à Winnipeg, et dans quatre bureaux régionaux. Certains des biens sont situés dans des centres de services et des bureaux situés à divers élévateurs à grains dans tout le Canada;
• la plus grande partie (86 %) des biens enregistrés dans le SunSystem AR sont totalement amortis.

Le personnel des finances a effectué un examen complet des politiques sur les immobilisations au cours de l’exercice 2004-2005 et a recommandé que le ministère transforme en immobilisations les biens dont le coût est supérieur ou égal à 10 000 $ et dont la vie utile est de plus d’un an. La modification approuvée de la politique est entrée en vigueur le 1^er avril 2005 et est conforme à la norme comptable 3.1 du Conseil du Trésor, paragraphe 4. Avant ce changement de politique, la politique sur les immobilisations imposait la transformation en immobilisations de tous les biens d’un coût supérieur ou égal à 5 000 $ et d’une vie utile de plus d’un an.

Les recommandations du présent rapport sont présentées au directeur financier qui est chargé de :

• mettre en œuvre et surveiller les politiques et les procédures de la CCG sur les biens, et
• d’élaborer le plan d’action de gestion faisant suite au présent rapport.

3.2 Cadre de gestion des biens fondé sur le principe du cycle de vie à la CCG

La CCG ne semble pas avoir de politique ni de processus officiel de gestion des biens fondée sur le cycle de vie.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor stipule dans la Politique sur la gestion du matériel (15 juillet 1995) que les ministères « acquièrent et gèrent le matériel en fonction de leurs besoins opérationnels et de leurs besoins liés aux programmes qu'ils exécutent; planifient, acquièrent, entreposent, transportent et aliènent le matériel en respectant les objectifs environnementaux du gouvernement ainsi que les lois et politiques fédérales et provinciales; et offrent aux employés le matériel dont ils ont besoin pour s'acquitter de leurs fonctions de manière efficiente, économique, productive et sécuritaire ». (Section 3)

La Politique sur la gestion du matériel (15 juillet 1995), section 5(a), exige que les ministères gèrent leurs ressources matérielles conformément au principe du cycle de vie qui comprend les phases suivantes :

• évaluation et planification des besoins matériels.
• acquisition de ressources matérielles.
• fonctionnement, utilisation et entretien du matériel.
• aliénation et remplacement du matériel.

La CCG ne semble pas avoir de politique ou de processus officiel de gestion des biens fondée sur le principe du cycle de vie. Cependant, certaines des phases ou des éléments du processus de gestion des biens fondée sur le principe du cycle de vie énumérés dans la Politique sur la gestion du matériel existent et sont utilisés par la direction de la CCG. Nommément, la CCG a élaboré et communiqué les lignes directrices suivantes :

• Lignes directrices sur la façon de consigner les biens. ²
• Biens prêtés (y compris les meubles et l’équipement). ²
• Lignes directrices sur la façon de consigner les logiciels mis au point à l’interne. ²
• Lignes directrices sur la façon de consigner les baux des immobilisations. ²

² PersonNet – site Web interne de la CCG

De plus, la CCG établit un budget pour ses achats d’immobilisations et d’autres biens et se conforme étroitement aux politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor sur l’approvisionnement et l’aliénation des biens.

L’absence de politiques, de procédures et de processus détaillés pour la gestion des biens selon le principe du cycle de vie à la CCG représente un risque qui est partiellement atténué par l’adhésion de la CCG aux politiques du SCT et aux lignes directrices internes. Cependant, ce risque pourrait être éliminé ou réduit à un niveau acceptable en élaborant et en mettant en œuvre une politique de gestion des biens fondée sur le principe du cycle de vie destinée à être utilisée à la CCG.

Recommandation 1 - On recommande que la CCG adopte un cadre stratégique de gestion du matériel fondé sur l'étude du cycle de vie tel que présenté dans la Politique sur la gestion du matériel – Appendice A du Secrétariat du Conseil du Trésor et passe en revue et incorpore dans ce cadre toutes les politiques, lignes directrices et procédures existantes.

3.3 Suivi des biens hautement mobiles

Les biens de la CCG comprennent des groupes de biens qui sont hautement mobiles et pourraient représenter un fardeau financier important pour la CCG s’ils étaient perdus ou détruits.

Les groupes de biens hautement mobiles comprennent des biens tels que les ordinateurs, les balances et l’équipement de mise à l’essai des grains (par exemple, les analyseurs de grain).

Les analyseurs à grain sont réparés et calibrés au siège, à Winnipeg, et on les fait circuler dans tout le pays. Il y a environ soixante analyseurs à grain en usage à la CCG. Le coût de remplacement estimé d’un analyseur à grain est de 30 000 $. La valeur totale des analyseurs de grain est estimée à 1 800 000 $. Les balances sont un autre exemple de bien hautement mobile. La CCG possède et exploite entre cent et cent vingt balances dont la valeur de remplacement estimée va de 2 000 $ à 5 000 $. La valeur totale des balances est estimée à 360 000 $.

Neuf analyseurs à grain et neuf balances ont été sélectionnés dans le cadre du programme d’échantillonnage.

• Trois des neuf analyseurs (33 %) ne pouvaient être localisés.
• Quatre des neuf balances (44 %) ne pouvaient être localisées.

Recommandation 2 - On recommande que la CCG élabore des procédures pour le suivi des biens hautement mobiles comme les balances, les analyseurs à grain et les ordinateurs. La procédure devrait comprendre un seuil d’importance relative fixé proportionnellement au risque de perte que chaque groupe de biens mobiles représente. (Les biens à faible coût et à faible risque ne devraient pas faire l’objet d’un suivi parce que cela ne serait pas une utilisation rentable ou efficace des ressources.)

3.4 Dénombrement des biens

La Politique sur la gestion du matériel (15 juillet 1995), section 9.1(g), exige que les ministères « effectuent un dénombrement périodique du matériel en inventaire et du matériel utilisé… aux cinq ans (les ministères pourraient effectuer un dénombrement par étape) ».

La CCG a effectué un dénombrement complet des biens en 1995 quand elle a acquis des biens d’Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC). Un dénombrement des biens a également été effectué au cours de l’exercice 2000 2001. Au cours de l’exercice 2005­2006, on a entrepris de procéder à un dénombrement complet des biens; cependant, ce dénombrement était incomplet au moment du présent examen.

Un échantillon statistiquement significatif des biens tiré de la population de 3 360 immobilisations dans le SunSystem AR a fait l’objet d’une extrapolation aléatoire. L’erreur d’échantillonnage a été estimée à 2 % pour un taux d’erreur prévu (vrai) de 5 % et un intervalle de confiance de 90 %. La taille de l’échantillon sélectionné était de 295.

On a vérifié l’existence de tous les biens sélectionnés. Selon leur emplacement, les biens ont été inspectés en personne (au siège de la CCG) ou en interviewant les gestionnaires et/ou le personnel administratif responsable de ces biens.

Les tests ont révélé qu’environ 130 biens (44 %) dans un échantillon de 295 ne pouvaient être localisés. Si les résultats sont extrapolés à toute la population des biens du SunSystem AR, on peut conclure que 1 478 biens consignés dans le registre n’existent pas. Ceci est un nombre considérable; cependant, un examen plus approfondi a révélé que la majorité des biens manquants sont des ordinateurs dont le gestionnaire, Opérations et Infrastructure technique a révélé lors de discussions qu’ils avaient été aliénés au cours des années antérieures.

Recommandation 3 - On recommande que la CCG effectue un dénombrement complet des biens dès que possible pour vérifier l’existence et la garde de tous les biens possédés par la CCG. De plus, la direction de la CCG devrait élaborer une procédure contenant les méthodes et le calendrier des dénombrements des biens à la CCG.

3.5 Contrôle et suivi des biens

La Politique sur la gestion du matériel (15 juillet 1995), section 5(c) stipule que : Les ministères doivent utiliser les systèmes automatisés d'information et la technologie d'appoint pour gérer les ressources matérielles.

Le système d’information automatisé doit contenir des données valides, à jour et pertinentes pour être utile dans les processus de prise de décisions de gestion.

Tous les biens suivis par la CCG sont classés en trois groupes : immobilisations, biens assurables et biens attrayants. Chaque groupe de biens comporte une marque d’inventaire unique. Les marques des immobilisations commencent par un « 5 », celles des biens assurables par un « I » et celles des biens attrayants par un « A ».

Deux systèmes informatisés de registre des biens sont utilisés par la CCG :

1. Le SunSystem AR fait partie de l’application financière SunSystem. La CCG utilise le SunSystem AR pour faire le suivi des immobilisations (voir la définition en 1.1). La valeur comptable nette des immobilisations est consignée dans les états financiers de la CCG. Tous les autres biens achetés par la CCG sont imputés au cours de l’année de leur acquisition.
2. Le BassetPro est utilisé comme registre des biens pour le suivi des immobilisations, des biens assurables et des biens attrayants de la CCG. Le registre contient à l’heure actuelle plus de 12 000 biens.

Dans notre examen des deux systèmes, on a relevé que les liens entre les entrées de BassetPro et du SunSystem AR n’était pas cohérents. Le SunSystem AR fait le suivi des biens en fonction du champ « Code d’inventaire » tandis que BassetPro fait le suivi des biens en fonction de la « marque d’inventaire » au dossier. Environ la moitié (50 %) des biens trouvés dans le SunSystem AR n’avaient pas de « marque d’inventaire » correspondante dans BassetPro. Les immobilisations enregistrées dans les deux systèmes à partir de 2001 semblent avoir une numérotation cohérente qui permet des conciliations entre BassetPro et le SunSystem AR. Les immobilisations enregistrées avant 2001 ne semblent pas avoir de numérotation cohérente; par conséquent, les conciliations détaillées ne sont pas possibles.

Trois tests ont été effectués sur des échantillons pour vérifier que les dossiers étaient complets dans les deux systèmes.

• Dans le test numéro un, nous avons sélectionné au hasard 17 achats d’immobilisation. Tous les biens achetés ont été consignés dans BassetPro et dans le SunSystem AR.
• Dans le test numéro deux, nous avons sélectionné au hasard 27 biens existants (au siège de la CCG) et avons vérifié l’existence de leurs entrées dans BassetPro et dans le SunSystem AR. Les données de l’échantillon indiquent que huit biens (30 %) n’étaient pas consignés dans BassetPro ou dans le SunSystem AR. Aussi, deux des 27 biens sélectionnés pour ce test n’avaient pas de marque d’inventaire.
• Dans le test numéro trois, nous avons sélectionné trois ensembles d’aliénations de biens et avons vérifié l’existence de leur consignation dans BassetPro et dans le SunSystem AR. Nous avons relevé ce qui suit :
  • 31 % des biens aliénés étaient encore présents dans BassetPro
  • L’un des biens aliénés ne correspondait pas à sa description dans BassetPro
  • Tous les biens paraissaient avoir été aliénés en temps opportun

Le manque d’informations cohérentes et à jour sur les biens pourrait présenter un risque pour la CCG. En cas de perte totale ou partielle de biens, la CCG pourrait ne pas pouvoir déterminer quels biens ont été perdus pour acquérir des biens de remplacement et reprendre ses activités avec diligence.

Recommandation 4 - On recommande d’examiner les données de BassetPro et du SunSystem AR aux fins suivantes :

• Les données sur les biens qui n’existent pas devraient être supprimées des deux systèmes de registre de biens.
• Les données sur les biens devraient être conciliées et accordées entre les systèmes de registre de biens au moins une fois par année.
• Tous les biens existants d’un coût d’origine de moins de 10 000 $ et d’une valeur comptable nette de zéro devraient être supprimés dans le SunSystem AR.
• Tous les biens existants d’un coût d’origine de moins de 10 000 $ et d’une valeur comptable nette de zéro devraient être reclassés dans le système BassetPro (de la série 5K à la série « I » ou « A » selon le bien).

3.6 Classification des biens

La CCG n’a pas de lignes directrices claires sur la façon de classer les biens qui ne sont pas des immobilisations par nature. À l’heure actuelle, la CCG utilise une classification en trois groupes de biens : immobilisations, biens assurables et biens attrayants. Chaque groupe de biens comporte une marque d’inventaire unique. Les marques d’inventaire des immobilisations commencent par un « 5 », celles des biens assurables par un « I » et celles des biens attrayants par un « A ».

Tandis que le groupe des immobilisations est bien défini et documenté, les deux autres groupes (assurables et attrayants) n’ont pas de définitions écrites.

Recommandation 5 - On recommande que la CCG élabore une ligne directrice sur la façon de classer les biens consignés dans BassetPro qui ne sont pas par nature des immobilisations.

3.7 Examen et vérification des accords de prêt personnel (APP)

La CCG met de l’équipement informatique à la disposition des employés qui doivent voyager dans le cadre de leurs responsabilités de travail. De plus, certains équipements sont mis à la disposition du personnel qui a des ententes de télétravail avec la CCG. La CCG attribue la responsabilité à l’égard des biens prêtés à l’aide d’un contrat d’APP imposé par la Loi sur la gestion des finances publiques. Les APP précisent les modalités et conditions du prêt, énumèrent le ou les biens prêtés et doivent être signés par une personne autorisée par la CCG et par l’employé. Les APP sont valides pour une période de deux ans à compter de la date de signature et doivent être renouvelés à leur expiration. Les APP sont classés en deux groupes : cadres et autres.

L’échantillon des APP examinées indique qu’en moyenne la moitié des APP disponibles n’étaient pas à jour au moment du présent examen. De même, environ 40 % des APP de l’échantillon ne contenaient pas de numéro de référence de marque d’inventaire.

Les ententes de prêt à des fins personnelles sont exigées pour tous les employés à qui on confie la garde de biens de la CCG. Sur la majorité (60 %) des APP examinés, il n’y avait pas de signature autorisée de la CCG.

Ceci représente un risque pour la CCG étant donné que sans la signature de l’une des parties le contrat n’est pas valide. Il ne semble y avoir de plus aucun mécanisme pour faire le suivi des APP annulés ou qui sont arrivées à échéance; par conséquent, on n’a pu confirmer l’assertion relative à l'intégralité pour les APP.

Recommandation 6 - On recommande :

• que tous les biens de la CCG prêtés au personnel soient attestés par des APP.
• que la CCG élabore des procédures d’APP.
• que les biens énumérés dans les APP aient des numéros d’identification uniques figurant dans le document.

4.0 Sommaire des recommandations

Recommandation 1

On recommande que la CCG adopte un cadre stratégique de gestion du matériel fondé sur l'étude du cycle de vie tel que présenté dans la Politique sur la gestion du matériel – Appendice A du Secrétariat du Conseil du Trésor et passe en revue et incorpore toutes les politiques, lignes directrices et procédures existantes dans ce cadre.

Recommandation 2

On recommande que la CCG élabore des procédures pour le suivi des biens hautement mobiles comme les balances, les analyseurs à grain et les ordinateurs. La procédure devrait comprendre un seuil d’importance relative fixé proportionnellement au risque de perte que chaque groupe de biens mobiles représente. (Les biens à faible coût et à faible risque ne devraient pas faire l’objet d’un suivi parce que cela ne serait pas une utilisation rentable ou efficace des ressources.)

Recommandation 3

On recommande que la CCG effectue un dénombrement complet des biens dès que possible pour vérifier l’existence et la garde de tous les biens possédés par la CCG. De plus, la direction de la CCG devrait élaborer une procédure contenant les méthodes et le calendrier des dénombrements des biens à la CCG.

Recommandation 4

On recommande d’examiner les données de BassetPro et du SunSystem AR aux fins suivantes :

• Les données sur les biens qui n’existent pas devraient être supprimées des deux systèmes de registre de biens.
• Les données sur les biens devraient être conciliées et accordées entre les systèmes de registre de biens au moins une fois par année.
• Tous les biens existants d’un coût d’origine de moins de 10 000 $ et d’une valeur comptable nette de zéro devraient être supprimés dans le SunSystem AR.
• Tous les biens existants d’un coût d’origine de moins de 10 000 $ et d’une valeur comptable nette de zéro devraient être reclassés dans le système BassetPro (de la série 5K à la série « I » ou « A » selon le bien).

Recommandation 5

On recommande que la CCG élabore une ligne directrice sur la façon de classer les biens consignés dans BassetPro qui ne sont pas par nature des immobilisations.

Recommandation 6

On recommande :

• que tous les biens de la CCG prêtés au personnel soient attestés par des APP.
• que la CCG élabore des procédures d’APP.
• que les biens énumérés dans les APP aient des numéros d’identification uniques figurant dans le document.

Plan d'action de gestion

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• Examen des biens. Plan d'action de gestion (PDF)

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