200. GÉNÉRALITÉS
- La sur la sécurité prescrit une cote de fiabilité pour les personnes qui doivent avoir accès aux renseignements ou aux biens PROTÉGÉ.
NOTA :
A. La vérification de la fiabilité est le processus qui doit être réalisé avant qu'on puisse attribuer à l'employé sa cote de fiabilité. La cote de fiabilité est le résultat du processus de la vérification de la fiabilité.
B. L'information sur la vérification de la fiabilité provient du . Les instructions présentées dans le présent chapitre complètent les instructions génériques jointes au formulaire et l'emportent sur ces instructions.
201. COTE DE FIABILITÉ
- La cote de fiabilité est obligatoire lorsque à cause des fonctions de son poste ou en raison d'un marché, l'employé doit avoir accès à des renseignements et à des biens protégés, sans égard à la durée de son affectation.
Les employés qui sont titulaires d'une attestation de sécurité (AS) valable n'ont pas à se soumettre à une autre vérification de la fiabilité. (Le lecteur trouvera des instructions détaillées dans la du présent chapitre.)
- La vérification de la fiabilité doit porter sur tous les éléments suivants :
- nom de famille (nom de jeune fille) et prénoms;
- vérification de la date de naissance;
- vérification de l'adresse au cours des cinq dernières années;
- vérification des études et des compétences professionnelles ou de l'attestation ou de l'accréditation des compétences;
- vérification des antécédents professionnels;
- évaluation de la fiabilité du rendement en consultant les employeurs précédents et les personnes dont le nom est donné en référence;
- déclaration écrite au sujet de toute condamnation pour une infraction criminelle pour laquelle le pardon n'a pas été accordé;
- vérification de l'existence d'un casier judiciaire et/ou vérification des empreintes digitales, s'il y a lieu;
- vérification de la solvabilité personnelle (le cas échéant);
- autres vérifications déterminées par le gestionnaire de la Section de filtrage de la sécurité du personnel (SFSP), selon les exigences particulières du contrat;
- entrevue préventive (s'il y a lieu) pour motif valable.
NOTA :
l'ASE/ASES est responsable des parties a. à f. (ci-dessus) et doit s'assurer que tous les renseignements déposés sont à la fois exacts et complets.
- La documentation relative à la vérification de la fiabilité ne doit être présentée à la DFSP que par l'agent de sécurité d'entreprise (ASE), l'agent de sécurité d'entreprise suppléant (ASES).
- Seules les entreprises possèdent la compétence et assument la responsabilité dans l'embauche des employés et la cessation de leur emploi. Elles doivent également déterminer et justifier les cas dans lesquels les employés doivent avoir accès à des renseignements ou à des biens protégés ou à des établissements dont l'accès est réglementé.
- Une entreprise ne peut présenter de la documentation relative à la vérification de la fiabilité que pour des personnes qui ont commencé à travailler à son service ou qui ont un contrat avec elle pour commencer à travailler dans un délai de 60 jours.
- Une cote de fiabilité est valable pour une durée de dix ans à partir de la date à laquelle elle est délivrée, sauf si elle est annulée compromission valable; cette cote cesse d'être valable lorsque :
- l'employé quitte l'entreprise pour laquelle la cote de fiabilité a été délivrée;
- il n'est plus nécessaire d'avoir accès à des renseignements ou à des biens PROTÉGÉS ou à des établissements de travail dont l'accès est réglementé;
- la participation de l'entreprise au Programme de la sécurité industrielle canadienne et internationale prend fin ou est annulée.
- L'ASE/ASES est chargé de remplir le, soit après avoir informé le postulant auquel la DFSP a attribué une cote de fiabilité, soit lorsqu'on termine une Demande d'enquête de sécurité ou qu'on met fin à une cote de fiabilité existante délivrée pour un postulant ou un employé.
NOTA :
- On peut reconnaître les Renseignements PROTÉGÉS à la mention " PROTÉGÉ ", qui doit figurer sur tous les documents renfermant ces renseignements.
La personne visée doit avoir l'âge de la majorité pour que sa demande de cote de fiabilité soit traitée; sinon, il faut obtenir la signature d'un parent ou d'un tuteur. (L'âge de la majorité peut varier selon la province.) Veuillez consulter les " Instructions " annexées au pour connaître exactement l'âge de la majorité selon la province visée..
- L'article 748 (3) du Code criminel précise que nulle personne déclarée coupable d'un délit en vertu des articles 121 (fraude à l'égard du gouvernement), 124 (achat ou vente d'une fonction) ou 418 (vente des approvisionnements défectueux à Sa Majesté) n'a de qualité, après cette déclaration de culpabilité, pour passer un contrat avec Sa Majesté, pour recevoir un avantage en vertu d'un contrat entre Sa Majesté et tout autre personne ou pour occuper une fonction relevant de Sa Majesté, à moins qu'un pardon lui ait été accordé. (Cet article interdit l'attribution d'une cote de fiabilité à cette personne.)
202. ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS ET AUX BIENS PROTÉGÉS OU AUX ÉTABLISSEMENTS DONT L'ACCÈS EST RÉGLEMENTÉ
Une cote de fiabilité ne donne pas, en soi, le droit d'avoir accès à des renseignements ou à des biens protégés ou à des établissements dont l'accès est réglementé. Elle habilite toutefois l'entreprise à autoriser les personnes qui détiennent cette cote à avoir accès à des renseignements et à des biens PROTÉGÉS ou à des établissements dont l'accès est réglementé, selon le «besoin de connaître»et sous réserve de toutes les restrictions qui pourraient être imposées dans la documentation contractuelle et précontractuelle. Tant que la cote de fiabilité nécessaire n'est pas délivrée, on ne peut pas avoir accès à des renseignements ou à des biens protégés ou à des établissements dont l'accès est réglementé. Les personnes auxquelles on a attribué une attestation de sécurité peuvent avoir accès aux renseignements ou aux biens PROTÉGÉS ou aux établissements dont l'accès est réglementé selon des "besoin de connaître".
203. EXIGENCES PRÉALABLES À L'ENQUÊTE
- Vérification des antécédents :
- L'ASE/ASES s'assure que le postulant peut fournir suffisamment d'information pour permettre aux administrations gouvernementales de vérifier ses antécédents pour les cinq dernières années. Si l'on ne peut pas respecter cette exigence ou que le postulant a résidé à l'extérieur du Canada au cours des cinq dernières années, il faut consulter la DFSF pour lui demander de nouvelles instructions avant de déposer les formulaires.
- L'ASE/ASES est directement responsable de la vérification de l'identité du postulant à l'aide d'au moins deux des documents officiels suivants. L'ASE/ASES doit soit faire la vérification lui-même, soit veiller à s'assurer qu'un employé agréé de l'entreprise a fait cette vérification et s'est procuré des copies des documents suivants pour confirmer les antécédents et l'identité du postulant :
- un passeport en cours de validité;
- un certificat de naissance;
- un certificat de baptême;
- un certificat de citoyenneté, ou un visa d'immigrant et une fiche d'établissement;
- un permis de travail ou un visa canadien;
- un permis de conduire en cours de validité délivré au Canada et comprenant une photographie plastifiée;
- une carte d'assurance-maladie provinciale.
- Lorsque l'ASE/ASES dépose une demande de vérification de la fiabilité pour son propre compte, il doit présenter à la DFSP des copies d'au moins deux des documents officiels énumérés ci-dessus pour confirmer son identité, en les joignant à la demande de cote de fiabilité.
- Lignes directrices et instructions:
La personne qui fait l'objet d'une vérification de la fiabilité doit être identifiée correctement au moyen d'une vérification préliminaire portant sur les éléments d'information suivants :
- Date de naissance : on peut vérifier la date de naissance du postulant en utilisant un ou plusieurs des documents ci-dessus.
- Adresses : il faut obtenir les adresses de résidence du postulant pour les cinq dernières années. Ces adresses doivent comprendre le numéro de l'appartement et de la rue, le nom de la rue (ou le numéro municipal, s'il y a lieu), la ville, la province et/ou l'État, le code postal, le pays et les dates de début et de fin. Veuillez consulter les Instructions jointes au pour des lignes directrices à ce sujet;
- Études et compétences professionnelles : on peut les vérifier à l'aide de relevés de notes officiels, de diplômes, de certificats d'établissement d'enseignement général ou professionnel et/ou d'originaux d'attestation professionnelle d'organismes, d'associations ou d'établissements municipaux, provinciaux ou fédéraux responsables de la délivrance des permis;
- Antécédents professionnels : on peut vérifier ces antécédents en se mettant en rapport avec d'anciens employeurs pour connaître les dates d'emploi, le rendement et les raisons pour lesquelles la personne visée a quitté son emploi.
- Références morales et professionnelles personnelles : on peut les vérifier en se mettant en rapport avec les personnes dont les noms ont été fournis par le postulant.
NOTA :
ce n'est qu'après une vérification préalable rigoureuse, décrite et conservée par l'ASE/ASES (sous réserve d'une vérification faite par le personnel de la DSICI) que l'on peut déposer auprès de la DFSP une demande de vérification de la fiabilité.
204. PROCÉDURES POUR DEMANDER UNE COTE DE FIABILITÉ
- Il faut remplir et traiter les formulaires suivants avant d'attribuer une cote de fiabilité. Afin de faciliter le traitement, on doit remplir tous les formulaires, à l'exception du formulaire C-216C de la GRC (Formule d'empreintes digitales) et les déposer électroniquement. Si le système n'est pas disponible, on doit toutefois remplir tous les formulaires à la machine à écrire ou en caractères majuscules et à l'encre noire lorsqu'on les dépose manuellement. Les formulaires illisibles sont retournés à l'expéditeur.
- Pour les entreprises qui appliquent un processus électronique, la documentation imprimée du postulant, portant les signatures originales, doit être transmise à la DFSP le jour même où elle est déposée électroniquement. Les télécopies lisibles sont acceptables.
Voici les formulaires à remplir et à deposer :
;
; et
(au besoin ou sur demande).
NOTA :
les instructions reproduites dans cette partie du Manuel complètent les instructions génériques jointes à chacun des formulaires.
- Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d'autorisation du personnel, TBS 330-23E (2002/07)
Renseignements sur la façon de remplir le formulaire : comprend cinq sections (de A à E).
À L'USAGE DU BUREAU SEULEMENT
- Numéro de référence : à l'intention de la DFSP;
- Numéro de ministère/ de l'organisme et No de dossier. Si vous le connaissez, inscrivez le numéro de votre organisme et le numéro de dossier du postulant attribué par le DSICI.
- RENSEIGNEMENTS ADMINISTRATIFS
Remplissez toutes les cases, sauf les cases suivantes:
- Relèvement : cette case ne s'applique pas aux demandes de vérification de la fiabilité;
- Autre : cette case ne s'applique pas aux demandes de vérification de la fiabilité;
- Période indéterminée, Période déterminée, Contrat, autre : es cases ne s'appliquent pas aux demandes déposées par les entreprises du secteur privé. Inscrivez un X dans la case Industrie seulement;
- Numéro de poste/concours/contrat : tapez le numéro du contrat du gouvernement auquel le postulant sera affecté;
- Titre : tapez le nom ou le titre du contrat;
- Groupe/Niveau : laissez cette zone libre. Elle ne s'applique pas aux entreprises du secteur privé;
- Nom et adresse du ministère/organisme/agence : tapez les détails de l'organisme qui dépose la demande de vérification de la fiabilité;
- Nom de l'agent : tapez le nom de l'agent de sécurité de l'organisme responsable d’émettre le formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d'autorisation du personnel.
- RENSEIGNEMENTS BIOGRAPHIQUES
Le postulant doit indiquer les renseignements suivants :
- son nom de famille);
- tous ses prénoms (sans initiales), en soulignant ou en encerclant le prénom usuel;
- le nom de famille à la naissance (s'il est distinct du nom de famille courant);
- tous les autres noms utilisés (par exemple les surnoms);
- le sexe, la date de naissance et le pays de naissance;
- a date d'arrivée au Canada, si le postulant est né à l'extérieur du Canada;
NOTA :
Veuillez consulter les «Instructions » jointes au pour des renseignements sur les autres documents à remplir si le postulant est né à l'extérieur du Canada.
- le numéro de téléphone à utiliser le jour et l'adresse de courriel;
- l'adresse domiciliaire no 1 : remplissez toutes les cases d'information dans le no 1;
NOTA :
Numéros municipaux (le cas échéant): les postulants qui habitent dans une zone rurale doivent préciser un numéro municipal ou un numéro de lot, de concession et de canton.
- Les adresses domiciliaires nos 2, 3, 4, et ainsi de suite : à préciser au besoin pour indiquer les adresses précédentes au cours des cinq dernières années;
NOTA :
il ne doit pas y avoir de rupture entre les mois ou les années pour chacune des adresses. Veuillez joindre des feuilles supplémentaires au document imprimé, le cas échéant.
- avez-vous déjà rempli un formulaire d'enquête de sécurité du gouvernement du Canada? Si oui, il faut fournir les renseignements suivants:
- le nom de l'entreprise du secteur privé ou le nom du ministère ou de l'organisme d'État qui a lancé la demande;
- le niveau d'enquête demandé;
- l'année au cours de laquelle la demande a été lancée.
- Condamnations criminelles au Canada et à l’étranger.
L'ASE/ASES doit s'assurer que le postulant prend connaissance de ce qui suit :
NOTA :
Veuillez consulter les «Instructions » jointes au pour de plus amples renseignements.
- Le postulant qui a à son dossier une condamnation criminelle ou plusieurs condamnations pour lesquelles le pardon ne lui a pas été accordé doit remplir toutes les cases de cette section. Il faut joindre des feuilles supplémentaires pour faire état de toutes les condemnations;
- Si le postulant ne déclare pas intégralement toutes les condamnations criminelles, cela retarde le processus de vérification de la fiabilité et peut entraîner le refus de l'enquête demandée. Il faut notamment faire état des condamnations imposées au postulant à titre de jeune contrevenant;
- Les postulants qui font état de condamnations criminelles doivent déposer la Formule d'empreintes digitales (RCMP/GRC C-216C) remplie en bonne et due forme. Les photocopies d'empreintes digitales ou de cette formule ne seront pas acceptées;
- On peut se procurer ce formulaire à l'adresse suivante :
Section de la logistique de la GRC
C.P. 8885
Ottawa (Ontario)
K1G 3M8
- Si le postulant qui fait état d'une condamnation criminelle a résidé à l'extérieur du Canada, l'ASE/ASES devrait contacter la DFSP pour lui demander des instructions sur les autres documents qui pourraient se révéler nécessaires;
- Seul un ASE/ASES, une administration policière ou un organisme accrédité peut prendre des empreintes digitales.
- Les empreintes digitales doivent être déposées en noir. (Si on utilise le nouveau tampon sans encre, il faut s'assurer d'exécuter tout le processus avant de soumettre les empreintes.) Les empreintes digitales doivent être apposées dans les zones prédésignées seulement, et non au verso du formulaire.
- Si le postulant a déjà été soumis à une vérification de la fiabilité, l'ASE/ASES devrait contacter la DFSP pour s'assurer que la Formule d'empreintes digitales déjà déposée est disponible ou pour lui demander si le postulant doit déposer un nouveau formulaire.
NOTA :
le pardon doit être demandé et accordé par écrit par la Commission nationale des libérations conditionnelles. Le pardon n'est pas accordé sans demande écrite.
- CONSENTEMENT ET VÉRIFICATION
L'ASE/ASES, le postulant et les agents organisationnels et ministériels autorisés doivent tous remplir certaines parties de cette section.
NOTA :
veuillez consulter les « Instructions » jointes au pour des renseignements sur le consentement et l'âge de la majorité.
- Ligne 1: date de naissance, adresses, études et compétences professionnelles, antécédents professionnels, références morales.
Veuillez remplir cette ligne comme suit:
- L'ASE/ASES doit inscrire un "X" dans la case suivant directement le no 1;
- Le postulant doit initialer la case Initiales de la personne;
- L'agent autorisé de l'organisme, qui peut ne pas être l'ASE/ASES, mais qui effectue cette vérification des antécédents (cf. les de ce chapitre), doit reproduire son nom, ses initiales et son numéro de téléphone dans les trois cases correspondantes de la ligne 1. L'organisme doit se procurer des copies des pièces justificatives du postulant et les conserver, sous réserve d'une vérification faite par le personnel de la DSICI.
NOTA :
Ces demandes de renseignements sont du ressort de l'organisme qui embauche le postulant.
- Ligne 2 : Vérification de l'existence d'un dossier judiciaire.
Veuillez remplir cette ligne comme suit :
- L'ASE/ASES doit inscrire un "X" dans la case suivant directement le no 2;
- Le postulant doit apposer ses initiales dans la case Initiales de la personne.
NOTA :
l'ASE/ASES doit expliquer au postulant que la DFSP vérifie l'existence d'un casier judiciaire pour tous les postulants. Si le postulant admet avoir été reconnu coupable d'un crime et qu'il indique qu'il n'a pas demandé ni reçu par écrit un pardon ou que la vérification de son nom révèle qu'il doit fournir des pièces d'identité plus précises, ou encore que le postulant a résidé à l'extérieur du Canada pendant un certain temps au cours des cinq dernières années, il doit déposer des formulaires d'empreintes digitales pour chaque pays dans lequel il a résidé, y compris le Canada.
- Ligne 3: Vérification du dossier de crédit (évaluation financière, y compris la solvabilité). Sauf si autorisé par l’individu, la section 3C doit être rempli seulement si la DFSP détermine qu’une vérification du dossier de crédit est nécessaire pour continuer le processus d’une cote de fiabilité. Si la vérification est jugée nécessaire, veuillez remplir cette ligne comme suit :
- L'ASE/ASES doit inscrire un “X” dans la case suivant directement le no 3;
- Le postulant doit initialer la case Initiales de la personne.
NOTA :
On avisera le candidat que la Division du filtrage de la sécurité du personnel (DFSP) effectue des vérifications du crédit pour les raisons ci-dessous.
- on a confirmé l'existence d'un casier judiciaire;
- le contrat ou l'organisme client détermine cette exigence;
- on a un motif valable de le faire.
- Lignes 4 et 5 : Loyauté et Autre.
Veuillez noter que:
- l'ASE/ASES ne doit pas remplir les cases de ces deux lignes;
- le postulant ne doit pas initialer ces deux lignes, puisqu'elles ne sont pas nécessaires pour le processus de vérification de la fiabilité.
- Énoncé sur la Loi sur la protection des renseignements personnels (et signature pour confirmer l'accord avec la divulgation). Le postulant doit lire, signer et dater le document dans la partie supérieure de la section C, en présence de l'ASE/ASES.
NOTA :
si le postulant refuse d'initialer les cases Initiales de la personne des lignes 1, 2 et 3 et/ou de signer l'énoncé confirmant qu'il est d'accord avec la divulgation, la Demande de vérification de la fiabilité ne doit PAS être présentée à la DFSP.
- EXAMEN
L'ASE/ASES doit remplir et initialer cette section uniquement après :
- avoir reconfirmé que les sections A, B et C et les zones des initiales et de la signature du postulant ont été remplies en bonne et due forme et que les renseignements reproduits dans le formulaire sont exacts, à la connaissance (de l'agent);
- que lui-même ou un agent autorisé de l'organisme a fait les demandes de renseignements voulues pour la vérification des antécédents conformément à la ligne 1 de la section C. Toutes les pièces justificatives nécessaires doivent avoir été délivrées et des copies doivent être jointes au dossier du postulant auprès de l'organisme. La DFSP peut demander n'importe quand ces pièces justificatives, qui peuvent également faire l'objet d'une vérification par les agents de la DSICI.
- APPROBATION
NOTA :
veuillez consulter les Instructions jointes à ce formulaire. Veuillez noter ce qui suit.
- Agent de sécurité autorisé du ministère/de l'organisme/de l'autorisation.
« Les entreprises du secteur privé ne sont pas habilitées à approuver une cote de sécurité à quelque niveau que ce soit. »
- Photographies : ces instructions ne s'appliquent pas au processus de vérification de la fiabilité.
205. CERTIFICAT D'ENQUÊTE DE SÉCURITÉ ET PROFIL DE SÉCURITÉ, TBS 330-47 (REV. 2006/02)
Le doit être rempli et transmis à la DFSP pour deux raisons différentes.
- À DES FINS D'INFORMATION et D'ACCEPTATION :
Lorsque la DFSP a attribué une cote de fiabilité, l'ASE/ASES doit présenter à l'employé une séance d'information complète au sujet de ses responsabilités en matière de sécurité et demander par écrit à l'employé l'ACCUSÉ DE RÉCEPTION pour respecter les exigences imposées.
Renseignements sur la façon de remplir le formulaire :
Le formulaire comprend quatre parties (de A à D).
RÉSERVÉ À L'ADMINISTRATION
- le numéro de référence : à l'intention de la DFSP
- le numéro du ministère ou de l'organisme et le No du dossier - si vous le connaissez, inscrivez le numéro de l'organisme et le numéro de dossier du postulant attribué par la DSICI.
- À REMPLIR PAR LE BUREAU DE SÉCURITÉ
L'ASE/ASES doit fournir les renseignements suivants :
- Remplissez les cases d'information des trois premières lignes de la partie A. Inscrivez un "X" dans la case portant la mention Première attribution ou Réactivation, à l'exception des zones suivantes:
- Sous-section/Direction : les entreprises du secteur privé n'ont pas à remplir cette zone
- Cessation : veuillez consulter les instructions de l' de ce chapitre.
- NIVEAU AUTORISÉ DE LA PERSONNE
Sous cette rubrique, veuillez ne rien inscrire dans toutes les zones d'information pour les trois lignes suivantes.
NOTA :
cette partie du formulaire est réservée à l'usage de la DFSP. Seul un agent de la sécurité du gouvernement peut autoriser et attribuer une cote de fiabilité à quelqu'un.
- SOMMAIRE DE LA SÉANCE D'INFORMATION
Le postulant doit lire ce sommaire. L'ASE/ASES doit répondre à toutes les questions qui peuvent être posées par l'employé et se mettre en rapport avec la DFSP pour obtenir les autres réponses aux questions dont il ne connaît pas la réponse.
- ACCEPTATION
L'employé doit signer et dater le formulaire en présence de l'ASE/ASES.
NOTA :
parce qu'il est difficile, dans de nombreux cas, de prendre des dispositions pour que l'employé signe la cessation de la cote de fiabilité, l'ASE/ASES doit faire savoir à tous les nouveaux employés et à tous les employés qui ont été soumis au processus de mise à jour que la cote de fiabilité sera annulée au moment où les employés quitteront l'organisme pour lequel la cote de vérification de la fiabilité a été attribuée ou lorsque ces employés n'ont plus besoin de cette cote pour exercer leurs fonctions. Toutefois, on ne doit négliger aucun effort pour faire signer le formulaire par l'employé.
- REPRÉSENTANT QUI A DONNÉ LA SÉANCE
L'ASE/ASES doit signer et dater le formulaire. Il faut transmettre à la DFSP le formulaire portant les signatures originales. Une deuxième copie de ce formulaire doit être versée au dossier de sécurité de l'employé; il faut en remettre une troisième copie à l'employé.
- À DES FINS DE CESSATION D'EMPLOI :
Si le postulant quitte son emploi avant de recevoir une cote de fiabilité ou que l'employé auquel on a attribué une cote de fiabilité cesse de travailler auprès de l'organisme, l'ASE/ASES doit remplir et présenter ce formulaire.
Renseignements sur la façon de remplir le formulaire :
Ce formulaire comprend quatre parties (de A à D).
RÉSERVÉ À L'ADMINISTRATION
- Numéro de référence : à l'intention de la DFSP;
- Numéro du ministère ou de l'organisme et No de dossier : inscrivez, si vous le connaissez, le numéro de l'organisme et le numéro de dossier du postulant ou de l'employé attribué par la DSICI.
- À REMPLIR PAR LE BUREAU DE SÉCURITÉ
L'ASE/ASES doit remplir les zones suivantes:
- Remplissez les cases d'information des trois premières lignes de la partie A, à l'exception des cases suivantes:
- Sous-section/Direction : les entreprises du secteur privé n'ont pas à remplir cette case;
- Première attribution ou Réactivation et Changement des exigences de sécurité : ni l'une ni l'autre de ces cases ne s'applique lorsqu'on présente un avis de cessation. Inscrivez un "X" dans la case «Cessation».
- NIVEAU AUTORISÉ DE LA PERSONNE
- Sous cette rubrique, encerclez Cote de fiabilité uniquement si cette cote a déjà été attribuée à l'employé,
- Si le processus de vérification de la fiabilité était incomplet, n'indiquez rien dans toutes les cases d'information de cette section (c'est-à-dire dans les trois lignes)
- SOMMAIRE DE LA SÉANCE D'INFORMATION
L'employé doit relire les conditions de sécurité qui restent en vigueur même après la cessation de sa cote de fiabilité; il faut également lui rappeler ces conditions.
- ACCEPTATION
On ne doit négliger aucun effort pour contacter l'employé et pour lui demander de relire, de signer et dater l'ACCUSÉ DE RÉCEPTION de la cessation de la cote.
NOTA :
lorsqu'il se révèle impossible de contacter l'employé par courrier recommandé ou autrement ou que ces efforts sont vains, l'ASE/ASES doit remplir le formulaire dans toute la mesure du possible, le signer et le transmettre à la DFSP avec une lettre ou une note explicative. Toutefois, on ne doit négliger aucun effort pour faire signer le formulaire par l'employé.
- REPRÉSENTANT QUI A DONNÉ LA SÉANCE
L'ASE/ASES doit signer et dater le formulaire. Une copie du formulaire doit être remise à l'employé. On doit transmettre à la DFSP le formulaire portant les signatures originales. Il faut verser un exemplaire final de ce formulaire au dossier de sécurité de l'employé pour fermer les registres.
206. TRANSFERT DE LA COTE DE FIABILITÉ ENTRE DEUX ORGANISMES
- La cote de fiabilité d'une personne peut être transférée entre deux organismes, à la condition de respecter les critères suivants :
- la cote de fiabilité n'a pas été résiliée il y a plus de deux ans;
- elle n'a pas à être mise à jour incessamment;
- l'employé affirme qu'il n'y a pas eu de changement dans son dossier personnel en ce qui concerne les condamnations criminelles.
- On doit remplir le formulaire conformément à une nouvelle demande (cf. la section de ce chapitre), en tenant compte des différences suivantes :
- Section A. Inscrivez un "X" dans la case Transfert.
- Section B. Assurez-vous de fournir tous les renseignements nécessaires dans la ligne «Avez-vous déjà rempli un formulaire d'enquête de sécurité du gouvernement du Canada? ».
- Section C. N'indiquez rien dans toutes les cases des lignes 1 à 5. L'employé doit cependant signer et dater le formulaire pour confirmer la validité des renseignements personnels reproduits dans la section B ci-dessus.
207. INCAPACITÉ D'ATTRIBUER UNE COTE DE FIABILITÉ OU DÉNÉGATION DE CETTE COTE
S'il n'est pas possible d'obtenir des renseignements généraux pour les cinq dernières années ou qu'on prend connaissance de renseignements défavorables importants pendant la vérification de la fiabilité, on le fait savoir en personne au postulant (sauf si on ne peut divulguer ces renseignements en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels), et on lui donne l'occasion d'expliquer les circonstances. Si le directeur de la Direction de la sécurité industrielle canadienne et internationale (DSICI) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) décide, après avoir examiné tous les renseignements pertinents et les recommandations négatives, que le postulant ne répond pas aux exigences d'une cote de fiabilité, on lui fait connaître par écrit ses droits de recours à des mécanismes de révision et de redressement.
208. DOCUMENTS PORTANT SUR LA COTE DE FIABILITÉ DU PERSONNEL
- Conservation en lieu sûr et élimination :
- En raison de leur caractère confidentiel, les documents de vérification de la fiabilité renfermant des renseignements personnels ne doivent pas être conservés dans les dossiers du personnel de l'organisme; il faut plutôt les verser dans un dossier de sécurité distinct et les garder en lieu sûr.
- L'ASE/ASES doit tenir à jour, pour les besoins du suivi et de la vérification, la liste de tous les employés auxquels on a attribué une cote de fiabilité.
- Conformément aux lignes directrices sur l'accès à l'information diffusées par le Secrétariat du Conseil du Trésor, les documents portant sur la cote de fiabilité du personnel doivent, conformément à la PSE 921 de la Banque d'accès à l'information, être détruits deux ans après le départ de l'employé pour lequel la vérification de la fiabilité a été effectuée.
- Présentation des formulaires de vérification de la fiabilité :
Voici les documents nécessaires à l'exécution de ce processus :
- On a besoin d'une copie du pour lancer le processus de vérification de la fiabilité. On peut se servir de photocopies de ce formulaire portant les signatures originales. Les télécopies claires et lisibles sont acceptables;
NOTA :
le formulaire doit être rempli exactement et porter tous les renseignements nécessaires, faute de quoi il sera retourné à son expéditeur.
- Il faut également avoir en dossier un original de la (À soumettre au besoin, sur demande seulement.)
- Il faut également une copie du à la fois lorsqu'une cote de fiabilité fut attribuée par la DFSP et par la suite, à la date de la résiliation. On peut se servir de photocopies du formulaire portant les signatures originales.
- Sauf indication contraire de l'agent de sécurité de la DSICI, ces formulaires doivent être transmis dans une enveloppe cachetée, adressée à la :
Direction de la sécurité industrielle canadienne et internationale (DSICI)
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Division de filtrage de la sécurité du personnel
a/s Salle de courrier principale
Place du Portage, Phase III, 0B3
11 rue Laurier, Gatineau QC
2745 rue Iris, 2e étage
Ottawa ON K1A 0S5
Le courrier par messagerie ainsi que le courrier régulier ne sont pas acceptés au 2745 rue Iris. Faire parvenir toute correspondance à l'adresse ci-haut.
209. RAPPORTS
Rapport sur un changement de situation
L'employeur ou l'employé qui constate ou qui a des motifs raisonnables et vraisemblables de croire que la situation qui existait lorsqu'on a attribué une cote de fiabilité au postulant a changé et que la nouvelle situation pourrait nuire à la fiabilité du postulant ou que, pour une raison ou une autre, on peut douter de la fiabilité de quelqu'un :
- doit faire parvenir un rapport complet sur le changement de situation, par l'entremise de son gestionnaire, à l'ASE/ASES, qui doit le faire suivre à la DFSP;
- peut refuser à cette personne l'accès aux renseignements et aux biens PROTÉGÉS jusqu'à ce que la situation soit éclaircie.
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