250. GÉNÉRALITÉS
La sur la sécurité prescrit des cotes de sécurité (*) dans le cas des employés qui peuvent avoir accès à des renseignements ou à des biens CLASSIFIÉS ou à des établissements de travail dont l'accès est réglementé.
- Renseignements
- La Division du filtrage de la sécurité du personnel (DFSP) doit s'assurer que tous les employés qui y sont tenus ou qui sont sélectionnés comme cadres supérieurs clés (CSC) d'entreprises canadiennes pour lesquelles la Division de la sécurité industrielle canadienne et internationale (DSICI) a lancé le processus de traitement ou délivré une attestation de sécurité d'installations (ASI) sont titulaires d'une cote de sécurité valable au niveau voulu.
- La du présent chapitre précise la marche à suivre pour obtenir une cote de fiabilité, qui est exigée avant qu'on puisse avoir accès aux renseignements, aux biens ou aux établissements PROTÉGÉS. La Partie II précise la marche à suivre pour l'enquête de sécurité à affecter afin de donner aux employés des droits d'accès à des renseignements ou à des biens CLASSIFIÉS ou à des établissements dont l'accès est réglementé.
- Portée
La établit les normes pour les enquêtes de sécurité effectuées auprès du personnel pour s'assurer que seules les personnes dont la fiabilité a été établie et auxquelles on peut faire confiance peuvent avoir accès aux renseignements, aux biens ou aux établissements PROTÉGÉS. Cette politique garantit en outre que seules les personnes dont la fiabilité et la loyauté envers le Canada ont été établies peuvent avoir accès aux renseignements, aux biens ou aux établissements CLASSIFIÉS. En outre, ces normes définissent, pour les évaluations relatives aux enquêtes de sécurité, un cadre et un processus qui permettent de respecter les droits de la personne qui a consenti à se soumettre à une enquête de sécurité à quelque niveau que ce soit.
- Application
- Les cotes de sécurité sont délivrées selon le plus haut niveau de renseignements et de biens auxquels l'employé aura accès dans l'exercice normal des fonctions qui lui sont confiées ou dans le déroulement normal des contrats qui lui sont attribués ; pour attribuer ces cotes, il faut procéder à une évaluation de la fiabilité et de la loyauté de l'employé et s'assurer qu'il est digne de confiance.
- Le tableau ci-après fait état des différents niveaux des cotes de sécurité:
TYPES DE COTES DE SÉCURITÉ
| CONFIDENTIEL |
CONFIDENTIEL |
| SECRET |
SECRET |
| TRÈS SECRET |
TRÈS SECRET |
- Voici la relation entre les trois niveaux de cotes de sécurité ci-dessus et le plan de classification de la sécurité:
Confidentiel : cas dans lesquels l'accès aux renseignements ou aux biens sans autorisation pourrait normalement porter préjudice à l'intérêt national.
Secret : cas dans lesquels l'accès aux renseignements ou aux biens pourrait normalement porter un préjudice grave à l'intérêt national.
Top Secret : cas dans lesquels l'accès aux renseignements ou aux biens pourrait normalement porter un préjudice exceptionnellement grave à l'intérêt national.
NOTA :
le gouvernement du Canada n'utilise plus la classification « DIFFUSION RESTREINTE ». On peut toutefois la retrouver sous la forme « NATO DIFFUSION RESTREINTE », de même que pour des renseignements ou des biens RESTREINTS de pays étrangers ou alliés.
- Il importe de signaler que nul ne peut, du fait de son rang ou de son poste, avoir accès à des renseignements et à des biens CLASSIFIÉS, en prendre connaissance ou en assurer la garde. L'employé doit justifier d'une cote de sécurité au niveau voulu et le «besoin de connaître». (On entend également par « accès » la possibilité de prendre connaissance de renseignements par des moyens visuels ou sonores.)
251. RESPONSABILITÉS DE L'ENTREPRISE EN CE QUI CONCERNE LES COTES DE SÉCURITÉ
- La cote de sécurité ne donne pas en soi le droit d'avoir accès à des renseignements ou à des biens CLASSIFIÉS ou à des établissements dont l'accès est réglementé ; toutefois, elle autorise l'entreprise à donner à l'employé accès à des renseignements ou à des biens CLASSIFIÉS ou à des établissements dont l'accès est réglementé, jusqu'au niveau de classification indiqué dans l'autorisation de sécurité délivrée par la DFSP, selon le «besoin de connaître» et sous réserve des restrictions qui pourraient être imposées dans les documents contractuels ou précontractuels. L'accès aux renseignements ou aux biens CLASSIFIÉS ou aux établissements dont l'accès est réglementé N'EST PAS autorisé tant que la cote de sécurité nécessaire n'a pas été délivrée.
- Seul l'agent de sécurité d'entreprise (ASE) ou un agent de sécurité d'entreprise suppléant (ASES) peut présenter à la DFSP la documentation relative à l'enquête de sécurité.
- Le citoyen d'un pays étranger auquel on a attribué une cote de sécurité comportant des « restrictions » peut avoir accès à des renseignements et à des biens CLASSIFIÉS provenant du pays dont il est citoyen, de même qu'à certains renseignements et biens au Canada. Cet employé doit avoir l'approbation de la DSICI pour avoir accès aux renseignements et aux biens d'un pays tiers. Il ne doit pas avoir accès à des renseignements et à des biens CLASSIFIÉS portant la mention « Réservé aux Canadiens ». Toutes les questions se rapportant aux privilèges d'accès doivent être adressées à la DSICI.
- Normalement, une entreprise ne peut pas demander pour un employé une cote de sécurité à un niveau supérieur à l'attestation de sécurité d'installations (ASI). Certaines exceptions sont autorisées pour les cotes de l'OTAN. Il faut consulter l'agent local de la sécurité industrielle (ALSI) pour des lignes directrices précises à ce sujet.
- L'embauche et la cessation d'emploi des employés sont du seul ressort des entreprises, qui doivent également déterminer et justifier les cas dans lesquels l'employé doit avoir accès à des renseignements ou à des biens CLASSIFIÉS ou à des établissements dont l'accès est réglementé.
- L'entreprise ne peut présenter de documents relatifs à des enquêtes de sécurité que pour des personnes qui sont entrées à son service ou qui sont liées par un contrat pour commencer à travailler dans le délai de 60 jours.
- Il est important de noter que la cote COSMIC TRÈS SECRET et la cote TRÈS SECRET au Canada sont valables pour une durée de cinq ans seulement. Les cotes NATO SECRET, NATO CONFIDENTIEL et les cotes SECRET et CONFIDENTIEL au Canada sont valables pour une durée de dix ans à partir de la date à laquelle elles sont délivrées, sauf si elles sont annulées compromission valable, et arrivent à expiration lorsque :
- leur titulaire cesse de travailler au service de l'entreprise pour laquelle la cote de sécurité a été délivrée;
- leur titulaire est muté dans un autre poste qui n'oblige pas à avoir accès à des renseignements ou à des biens CLASSIFIÉS ou à des établissements dont l'accès est réglementé;
- l'attestation de sécurité d'installations de l'entreprise est périmée ou annulée.
- L'ASE/ASES doit lancer le renouvellement et la résiliation des cotes de sécurité.
NOTA :
- La personne visée doit avoir l'âge de la majorité pour que sa demande de cote de sécurité soit traitée; sinon, il faut obtenir la signature d'un parent ou d'un tuteur. (L'âge de la majorité peut varier selon la province.) Veuillez consulter les « Instructions » annexées au .
- L'article 748 (3) du Code criminel précise que nulle personne déclarée coupable d'un délit en vertu des articles 121 (fraude à l'égard du gouvernement), 124 (achat ou vente d'une fonction) ou 418 (vente des approvisionnements défectueux à Sa Majesté) n'a de qualité, après cette déclaration de culpabilité, pour passer un contrat avec Sa Majesté, pour recevoir un avantage en vertu d'un contrat entre Sa Majesté et toute autre personne ou pour occuper une fonction relevant de Sa Majesté, à moins qu'un pardon lui ait été accordé. (Cet article interdit en fait l'attribution d'une cote de sécurité à cette personne.)
252. EXIGENCES PRÉALABLES À L'ENQUÊTE
- Lorsqu'on envisage de confier à quelqu'un un poste dans lequel il devra avoir accès à des renseignements ou à des biens CLASSIFIÉS ou à des établissements dont l'accès est réglementé, l'ASE/ASES doit d'abord établir la fiabilité de cette personne et savoir si on doit lui faire confiance. Le lecteur trouvera ci-après des instructions détaillées à ce sujet.
- En outre, l'ASE/ASES doit s'assurer que cette personne peut fournir suffisamment des renseignements pour permettre aux administrations gouvernementales de procéder à une enquête sur ses antécédents au cours des dix dernières années. Les enquêtes ne peuvent se dérouler que dans les pays qui ont conclu des accords de réciprocité avec les administrations canadiennes d'enquête.
- Si on ne peut pas faire enquête sur les antécédents des dix dernières années ou que la personne visée n'est pas citoyen canadien, ou encore si elle a résidé hors du Canada pendant plus d'un an au cours des dix années précédentes, il faut demander à la DFSP des lignes directrices avant de présenter la demande d'enquête. Ces modalités s'appliquent en particulier aux ressortissants des pays auprès desquels on ne peut pas obtenir de renseignements fiables sur les antécédents.
- Lorsque les conclusions sont favorables, on peut présenter à la DFSP une demande de cote de sécurité.
-
L'ASE/ASES doit lui-même vérifier l'identité du postulant à l'aide d'au moins deux des documents officiels énumérés ci-après. Il doit faire lui-même la vérification ou s'assurer qu'un employé agréé de l'entreprise a procédé à cette vérification et a obtenu des copies des documents pour confirmer les antécédents et l'identité du postulant :
- un passeport en cours de validité;
- un certificat de naissance;
- Baptismal certificate;
- un certificat de baptême;
- un certificat de citoyenneté, ou un visa d'immigrant et une fiche d'établissement;
- un permis de travail ou un visa canadien;
- un permis de conduire en cours de validité délivré au Canada et comprenant une photographie plastifiée;
- une carte d'assurance-maladie provinciale comprenant une photographie plastifiée.
- Lorsque l'ASE/ASES présente une demande d'enquête de sécurité pour son propre compte, il faut présenter à la DFSP au moins deux des documents officiels énumérés ci-dessus, pour confirmer son identité, en les joignant à la demande de cote de sécurité.
- Lignes directrices et instructions
La personne qui fait l'objet d'une enquête de sécurité doit être identifiée correctement au moyen d'une vérification préliminaire portant sur les éléments d'information suivants :
- nom de famille (nom de jeune fille à la naissance) et
prénom(s);
- date de naissance : on peut vérifier la date de naissance du postulant en utilisant un ou plusieurs des documents précisés ci-dessus dans la section de ce chapitre;
- adresses : il faut obtenir les adresses du postulant pour les dix dernières années. Seule l'adresse actuelle doit être indiquée dans le . L'adresse indiquée dans le formulaire doit comprendre le numéro de l'appartement et de la rue, le nom de la rue (ou le numéro municipal, s'il y a lieu), la ville, la province et/ou l'État, le code postal, le pays et les dates de début et de fin. Il faut faire état des adresses détaillées pour les dix dernières années complètes;
- Études et compétences professionnelles : on peut les vérifier à l'aide de relevés de notes officiels, de diplômes, de certificats d'établissement d'enseignement général ou professionnel et/ou d'originaux d'attestation professionnel d'organismes, d'associations ou d'établissements municipaux, provinciaux ou fédéraux responsables de la délivrance des permis;
- Antécédents professionnels : on peut vérifier ces antécédents en se mettant en rapport avec d'anciens employeurs pour connaître les dates d'emploi, le rendement et les raisons pour lesquelles la personne visée a quitté son emploi;
- Références morales et professionnelles personnelles - on peut les vérifier en se mettant en rapport avec les personnes dont les noms ont été fournis par le postulant.
NOTA :
ce n'est qu'après une vérification préalable rigoureuse, décrite et conservée par l'ASE/ASES (sous réserve d'une vérification faite par le personnel de la DSICI) que l'on peut déposer auprès de la DFSP une demande de vérification de la fiabilité.
253. PROCÉDURES POUR DEMANDER UNE COTE DE SÉCURITÉ
- Il faut remplir et traiter les formulaires suivants avant d'attribuer une cote de sécurité. Afin de faciliter le traitement, on doit remplir tous les formulaires, à l'exception du et les déposer électroniquement. Si le système n'est pas disponible, on doit toutefois remplir tous les formulaires à la machine à écrire ou en caractères majuscules et à l'encre noire lorsqu'on les dépose manuellement. Les formulaires illisibles sont retournés à l'expéditeur.
- Pour les entreprises qui appliquent un processus électronique, la documentation imprimée du postulant, portant les signatures originales, doit être transmise à la DFSP le jour même où elle est déposée électroniquement.
Voici les formulaires à remplir et à déposer :
;
;
;
(au besoin ou sur demande).
NOTA :
Les instructions reproduites dans cette partie du Manuel complètent les instructions génériques jointes à chacun des formulaires.
- Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d'autorisation du personnel, SCT/TBS 330-23F (Rev. 2006/02)
Renseignements sur la façon de remplir le formulaire :
Le comprend cinq sections (de A à E).
À L'USAGE DU BUREAU SEULEMENT
- Numéro de référence : à l'intention de la DFSP;
- Numéro de ministère/de l'organisme et No de dossier. Si vous le connaissez, inscrivez le numéro de votre organisme et le numéro de dossier du postulant attribué par le DSICI
- RENSEIGNEMENTS ADMINISTRATIFS
L'ASE/ASES doit remplir les zones suivantes. Remplissez toutes les cases, sauf les cases suivantes :
- Relèvement : NE REMPLISSEZ PAS cette case lorsque le postulant qui a déjà une cote de fiabilité a besoin d'une cote de sécurité. Inscrivez un "X" dans la case Nouvelle.
- Autre : cette case ne doit être remplie que lorsqu'il faut délivrer une cote de l'OTAN ou une cote d'avertissement SIGINT. (Pour ces cotes, il faut également préciser le niveau de la cote de sécurité dans la case correspondante.)
- Période indéterminée, Période déterminée, Contrat, Autre : ces cases ne s'appliquent pas aux demandes déposées par les entreprises du secteur privé. Inscrivez un "X" dans la case Secteur privé seulement.
- Numéro de poste/concours/contrat : tapez le numéro du contrat du gouvernement auquel le postulant sera affecté.
- Titre : tapez le nom ou le titre du contrat.
- Groupe/Niveau : laissez cette zone libre. Elle ne s'applique pas aux entreprises du secteur privé.
- Nom et adresse du ministère / organisme / agence : tapez les détails de l'organisme qui dépose la demande de vérification de la fiabilité.
- Nom de l'agent : tapez le nom de l'agent de l'organisme pour lequel le postulant travaillera. Le nom de l'ASE/ASES ne DOIT PAS figurer dans cette case, sauf si le requérant travaillera pour lui.
- RENSEIGNEMENTS BIOGRAPHIQUES
Le postulant doit indiquer les renseignements suivants :
- son nom de famille;
- tous ses prénoms (sans initiales), en soulignant ou en encerclant le prénom usuel;
- le nom de famille à la naissance (s'il est distinct du nom de famille courant);
- tous les autres noms utilisés (par exemple les surnoms);
- le sexe, la date de naissance et le pays de naissance;
- la date d'arrivée au Canada, si le postulant est né à l'extérieur du Canada;
NOTA :
veuillez consulter les « Instructions » jointes au pour des renseignements sur les autres documents à remplir si le postulant est né à l'extérieur du Canada.
- le numéro de téléphone à utiliser le jour et l'adresse de courriel;
- l'adresse domiciliaire no 1 : remplissez toutes les cases d'information dans le no 1.
NOTA :
Numéros municipaux (le cas échéant) : les postulants qui habitent dans une zone rurale doivent préciser un numéro municipal ou un numéro de lot, de concession et de canton.
- Adresses domiciliaires nos 2, 3, 4, et ainsi de suite : adresse courante complète SEULEMENT. Toutes les autres adresses des dix années précédentes doivent être indiquées dans le ;
NOTA :
il ne doit pas y avoir de rupture entre les mois ou les années pour chacune des adresses. Veuillez joindre des feuilles supplémentaires au document imprimé, le cas échéant.
- Avez-vous déjà rempli un formulaire d'enquête de sécurité du gouvernement du Canada? Si oui, il faut fournir les renseignements suivants :
- le nom de l'entreprise du secteur privé ou le nom du ministère ou de l'organisme d'État qui a lancé la demande;
- le niveau d'enquête demandé;
- l'année au cours de laquelle la demande a été lancée.
- Condamnations criminelles au Canada et à l’étranger
NOTA :
veuillez consulter les Instructions jointes au pour de plus amples renseignements.
- Le postulant qui a à son dossier une condamnation criminelle ou plusieurs condamnations pour lesquelles le pardon ne lui a pas été accordé doit remplir toutes les cases de cette section. Il faut joindre des feuilles supplémentaires pour faire état de toutes les condemnations.
- Si le postulant ne déclare pas intégralement toutes les condamnations criminelles, cela retarde le processus de vérification de la fiabilité et peut entraîner le refus de l'enquête demandée. Il faut notamment faire état des condamnations imposées au postulant à titre de jeune contrevenant.
- Les postulants qui font état de condamnations criminelles doivent déposer la Formule d'empreintes digitales (RCMP/GRC C-216C) remplie en bonne et due forme. Les photocopies d'empreintes digitales ou de cette formule ne seront pas acceptées.
- On peut se procurer ce formulaire à l'adresse suivante:
Section de la logistique de la GRC
C.P. 8885
Ottawa (Ontario)
K1G 3M8
- Si le postulant qui fait état d'une condamnation criminelle a résidé à l'extérieur du Canada, l'ASE/ASES devrait contacter la DFSP pour lui demander des instructions sur les autres documents qui pourraient se révéler nécessaires.
- Seul un ASE/ASES, une administration policière ou un organisme accrédité peuvent prendre des empreintes digitales.
- Les empreintes digitales doivent être déposées en noir. (Si on utilise le nouveau tampon sans encre, il faut s'assurer d'exécuter tout le processus avant de soumettre les empreintes.) Les empreintes digitales doivent être apposées dans les zones prédésignées seulement, et non au verso du formulaire.
- Si le postulant a déjà été soumis à une vérification de la fiabilité ou à une enquête de sécurité, l'ASE/ASES devrait contacter la DFSP pour s'assurer que la Formule d'empreintes digitales déjà déposée est disponible ou pour lui demander si le postulant doit déposer un nouveau formulaire.
NOTA :
le pardon doit être demandé et accordé par écrit par la Commission nationale des libérations conditionnelles. Le pardon n'est pas accordé sans demande écrite.
- CONSENTEMENT ET VÉRIFICATION
L'ASE/ASES, le postulant et les agents organisationnels et ministériels autorisés doivent tous remplir certaines parties de cette section.
NOTA :
veuillez consulter les Instructions jointes au pour des renseignements sur le Consentement et l'âge de la majorité.
- Ligne 1 : date de naissance, adresses, études et compétences professionnelles, antécédents professionnels, références morales.
Veuillez remplir cette ligne comme suit :
- L'ASE/ASES doit inscrire un "X" dans la case suivant directement le no 1.;
- Le postulant doit initialer la case initiales de la personne.
- L'agent autorisé de l'organisme, qui peut ne pas être l'ASE/ASES, mais qui effectue cette vérification des antécédents (cf. les articles de ce chapitre), doit reproduire son nom, ses initiales et son numéro de téléphone dans les trois cases correspondantes de la ligne 1. L'organisme doit se procurer des copies des pièces justificatives du postulant et les conserver, sous réserve d'une vérification faite par le personnel de la DSICI .
NOTA :
ces demandes de renseignements sont du ressort de l'organisme qui embauche le postulant.
- Ligne 2 : Vérification de l'existence d'un dossier judiciaire. Veuillez remplir cette ligne comme suit :
- L'ASE/ASES doit inscrire un "X" dans la case suivant directement le no 2.
- Le postulant doit apposer ses initiales dans la case initiales de la personne.
NOTA :
l'ASE/ASES doit expliquer au postulant que la DFSP vérifie l'existence d'un casier judiciaire pour tous les postulants. Si le postulant admet avoir été reconnu coupable d'un crime et qu'il indique qu'il n'a pas demandé ni reçu par écrit un pardon ou que la vérification de son nom révèle qu'il doit fournir des pièces d'identité plus précises, ou qu'il demande une cote TRÈS SECRET ou COSMIC TRÈS SECRET, ou encore que le postulant a résidé à l'extérieur du Canada pendant un certain temps au cours des dix dernières années, il doit déposer des formulaires d'empreintes digitales pour chaque pays dans lequel il a résidé, y compris le Canada.
- Ligne 3 : Vérification du dossier de crédit (évaluation financière, y compris la solvabilité). Sauf si autorisé par l’individu, la section 3C doit être rempli seulement si la DFSP détermine qu’une vérification du dossier de crédit est nécessaire pour continuer le processus d’une cote de fiabilité. Si la vérification est jugée nécessaire, veuillez remplir cette ligne comme suit :
- L'ASE/ASES doit inscrire un “X” dans la case suivant directement le no 3.
- Le postulant doit initialer la case initiales de la personne.
NOTA :
On avisera le candidat que la Division du filtrage de la sécurité du personnel (DFSP) effectue des vérifications du crédit pour les raisons ci-dessous.
- on a confirmé l'existence d'un casier judiciaire;
- le contrat ou l'organisme client détermine cette exigence;
- on a demandé une cote de sécurité TRÈS SECRET ou COSMIC TRÈS SECRET;
- on a des motifs valables de le faire.
- Ligne 4 - Loyauté - veuillez noter que :
- l'ASE/ASES doit inscrire un "X" dans la case suivant directement le no 4;
- le postulant doit initialer la case initiales de la personne.
- Ligne 5 - Autre (à préciser; veuillez consulter les instructions.) Veuillez noter que :
- l'ASE/ASES doit inscrire un "X" dans la case suivant directement le no 5;
- le postulant doit initialer la case initiales de la personne et signer le verso de la photographie. Veuillez consulter les instructions annexées au .
Section E (Approbation) - Photographies : Des photographies doivent être déposées pour les nouvelles cotes de sécurité et les cotes de sécurité relevées de niveau III (TRÈS SECRET/COSMIC TRÈS SECRET) et à la demande la DFSP; en outre :
- Le candidat, de même que l'agent de sécurité d'entreprise, son remplaçant ou un autre représentant autorisé de l'industrie, devra signer à l'endos de la photographie et y écrire son nom en lettres moulées. Le candidat doit également lire, signer et dater la déclaration relative à la Loi sur la protection des renseignements personnels au bas de la section C et envoyer le document à l'agent de sécurité d'entreprise ou à son remplaçant.
NOTA :
si le postulant refuse d'initialer les cases Initiales de la personne des lignes 1, 2 et 3 et/ou de signer l'Énoncé de consentement de divulgation des renseignements, le formulaire d'autorisation de sécurité ne doit PAS être présenté à la DFSP.
- EXAMEN
L'ASE/ASES doit remplir et initialer cette section uniquement après :
- avoir reconfirmé que les sections A, B et C et les zones des initiales et de la signature du postulant ont été remplies en bonne et due forme et que les renseignements reproduits dans le formulaire sont exacts, à la connaissance de l'agent;
- que lui-même ou un agent autorisé de l'organisme ait fait les demandes de renseignements voulues pour la vérification des antécédents conformément à la ligne 1 de la section C. Toutes les pièces justificatives nécessaires doivent avoir été délivrées et des copies doivent être jointes au dossier du postulant auprès de l'organisme. La DFSP peut demander n'importe quand ces pièces justificatives, qui peuvent également faire l'objet d'une vérification par les agents de la DSICI.
- APPROBATION
Cette section du formulaire est réservée aux agents de la DFSP.
NOTA :
veuillez consulter les Instructions jointes à ce formulaire. Veuillez noter ce qui suit :
- Agent de sécurité autorisé du ministère/de l'organisme/de l'organisation. « Les entreprises du secteur privé ne sont pas habilitées à approuver une cote de sécurité à quelque niveau que ce soit. »
- Photographies : veuillez consulter les Instructions annexées au et la Note de la ligne 5 ci-dessus.
- Formulaire d'autorisation de sécurité, SCT/TBS 330-60F (Rev. 2002/07)
Veuillez noter ce qui suit:
- avant d'autoriser le postulant à commencer à remplir le , l'ASE/ASES doit faire savoir au requérant que s'il n'indique pas tous les renseignements voulus ou qu'il ne remplit pas le formulaire exactement ou lisiblement, les documents seront retournés, ce qui retardera le processus de délivrance de la cote;
- avant que le postulant remplisse le formulaire, l'ASE/ASES doit lui expliquer ce qui se produira s'il tente de dissimuler des renseignements qui pourraient réduire la confiance que le gouvernement pourrait lui accorder;
- l'ASE/ASES doit fournir au postulant, pour consultation ultérieure, une copie du Formulaire d'autorisation de sécurité rempli en bonne et due forme.
Renseignements sur la façon de remplir le formulaire :
Veuillez noter ce qui suit :
- ce formulaire comprend 17 sections;
- il faut remplir les 12 sections suivantes (de A à J inclusivement et P) pour les demandes de cote portant la mention CONFIDENTIEL et SECRET, y compris les cotes de l'OTAN;
- pour les demandes portant sur les cotes TRÈS SECRET ou COSMIC TRÈS SECRET, il faut remplir toutes les sections.
NOUVELLES DEMANDES DE COTES DE SÉCURITÉ
RÉSERVÉ À L'ADMINISTRATION
- RENSEIGNEMENTS ADMINISTRATIFS
L'ASE/ASES doit remplir toutes les cases, sauf les cases suivantes :
- Nº de référence et Numéro du ministère : ces cases sont réservées à la DSICI;
- Nº de dossier : si vous le connaissez, inscrivez le numéro de dossier du postulant attribué par DSICI;
- Relèvement. NE REMPLISSEZ PAS cette case lorsque le postulant qui a déjà une cote de fiabilité a besoin d'une cote de sécurité. Inscrivez un "X" dans la case Nouveau.
- Autre. Cette case ne doit être remplie que lorsqu'il faut délivrer une cote de l'OTAN ou une cote d'avertissement SIGINT. Pour ces cotes, il faut également préciser le niveau de la cote de sécurité dans la case correspondante.
- Ministère/Organisme/Organisation et Numéro de l'organisation. Il faut inscrire, dans les cases correspondantes, le nom de l'entreprise du secteur privé et, si on le connaît, le numéro d'organisme attribué par la DSICI.
- Numéro d'identification de l'employé/CIDP/Rang et Grade et numéro de matricule (le cas échéant) Cette case ne s'applique pas aux demandes présentées par les entreprises du secteur privé;
- RENSEIGNEMENTS BIOGRAPHIQUES
Le postulant doit remplir les cases suivantes et noter ce qui suit :
- Cases 1 à 6 : on doit y indiquer des renseignements identiques à ceux du
- Ligne 7 : les postulants nés à l'extérieur du Canada doivent remplir la section G et des copies des pièces justificatives;
- Lignes 8 et 9 : fournir les renseignements nécessaires, le cas échéant. Sinon, inscrire « S/O » dans la première case de la ligne 8.
- VÉRIFICATION DE SÉCURITÉ
Le postulant doit remplir cette zone.
- SITUATION MATRIMONIALE/UNION DE FAIT
Le postulant doit remplir cette zone. Veuillez consulter les Instructions jointes à ce formulaire.
- PROCHES PARENTS (y compris ceux vivant à l'extérieur du Canada) (voir les instructions)
Le postulant doit remplir cette zone.
NOTA :
veuillez consulter les Instructions jointes à ce formulaire pour de plus amples renseignements.
- Condamnations criminelles à l'intérieur et à l'extérieur du Canada :
- Le postulant qui a à son dossier une condamnation criminelle ou plusieurs condamnations pour lesquelles le pardon ne lui a pas été accordé doit remplir toutes les cases de cette section. Il faut joindre des feuilles supplémentaires pour faire état de toutes les condemnations.
- Si le postulant ne déclare pas intégralement toutes les condamnations criminelles, cela retarde le processus de vérification de la fiabilité et peut entraîner le refus de l'autorisation demandée. Il faut notamment faire état des condamnations imposées au postulant à titre de jeune contrevenant.
- Les postulants qui font état de condamnations criminelles doivent déposer la Formule d'empreintes digitales (RCMP/GRC C-216C) remplie en bonne et due forme. Les photocopies d'empreintes digitales ou de cette formule ne seront pas acceptées;
- On peut se procurer ce formulaire à l'adresse suivante :
Section de la logistique de la GRC
C.P. 8885
Ottawa (Ontario) K1G 3M8
- Si le postulant qui fait état d'une condamnation criminelle a résidé à l'extérieur du Canada, l'ASE/ASES doit contacter la DFSP pour lui demander des instructions sur les autres documents qui pourraient se révéler nécessaires;
- Seul un ASE/ASES, une administration policière ou un organisme accrédité peut prendre des empreintes digitales;
- Les empreintes digitales doivent être déposées en noir. (Si on utilise le nouveau tampon sans encre, il faut s'assurer d'exécuter tout le processus avant de soumettre les empreintes.) Les empreintes digitales doivent être apposées dans les zones prédésignées seulement, et non au verso du formulaire.
- Si le postulant a déjà été soumis à une vérification de la fiabilité ou à une enquête de sécurité, l'ASE/ASES doit contacter la DFSP pour s'assurer que la Formule d'empreintes digitales déjà déposée est disponible ou pour lui demander si le postulant doit déposer un nouveau formulaire.
NOTA :
le pardon doit être demandé et accordé par écrit par la Commission nationale des libérations conditionnelles. Le pardon n'est pas accordé sans demande écrite.
- À REMPLIR PAR LES POSTULANTS NÉS HORS DU CANADA OU AU CANADA ET POSSÉDANT UNE DOUBLE CITOYENNETÉ. Veuillez consulter les instructions.
NOTA :
The applicant shall complete, if applicable, and provide legible photocopies of required documentation. Refer to Instructions attached to this form.
- RÉSIDENCE (il ne doit pas y avoir de données manquantes dans les délais.)
Le postulant doit remplir cette zone. Il doit fournir des renseignements pour les dix dernières années de résidence. Veuillez consulter les Instructions jointes à ce formulaire.
- EMPLOI (dix dernières années) (Voir les instructions pour les travailleurs autonomes et les consultants.)
NOTA :
le postulant doit remplir cette zone. L'adresse de l'établissement de travail est l'adresse à laquelle le postulant a effectué les travaux; cette adresse peut être distincte de l'adresse de l'employeur du postulant ou de l'adresse personnelle de ce dernier, s'il est travailleur autonome.
- EMPLOI À L'ÉTRANGER
Le postulant doit remplir cette zone. Cette question n'est pas limitée aux dix dernières années.
NOTA :
LES SECTIONS K À O DOIVENT ÊTRE REMPLIES POUR LES COTES TRÈS SECRET et COSMIC TRÈS SECRET. Sinon, les postulants doivent passer à la section P.
- DÉPLACEMENTS
Le postulant doit remplir cette zone.
NOTA :
l'information sur les déplacements porte sur les séjours de moins de six mois; si un séjour dépasse cette durée, il faut noter les renseignements dans la section H (Résidence). Veuillez consulter les Instructions jointes à ce formulaire.
- BIENS À L'ÉTRANGER
Le postulant doit remplir cette zone. Cette question ne se limite pas aux dix dernières années.
- RÉFÉRENCES AU CANADA À VOTRE SUJET
Le postulant doit remplir cette zone. S'il est arrivé au Canada uniquement au cours des cinq dernières années, l'ASE/ASES devrait contacter la DFSP pour savoir comment le postulant doit répondre à cette question. Veuillez consulter les Instructions jointes à ce formulaire.
- ÉTUDES
Le postulant doit remplir cette zone.
- SERVICE MILITAIRE
Le postulant doit remplir cette zone. Veuillez consulter les instructions jointes à ce formulaire. Veuillez fournir les renseignements demandés, le cas échéant. Sinon, veuillez inscrire la mention « S/O » dans la case 1.
- CERTIFICATION
TOUS les postulants doivent remplir cette zone.
RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES EXIGÉS
Veuillez consulter les Instructions jointes à ce formulaire.
Changement de situation matrimoniale:
Lorsqu'une demande de cote de sécurité a été traitée et que la situation du postulant change (par exemple s'il se marie, se remarie ou entreprend une union de fait), il faut obligatoirement remplir les sections correspondantes de ce formulaire.
NOTA :
les postulants qui se marient ou qui entreprennent une union de fait avec un ressortissant non canadien ou un immigrant reçu qui n'est pas encore arrivé au Canada doivent remplir les autres sections de ce formulaire.
EXIGENCES DE MISES À JOUR CYCLIQUES
Veuillez consulter les Instructions jointes à ce formulaire.
Veuillez noter ce qui suit :
- Les demandes de cote au niveau CONFIDENTIEL et SECRET (y compris les demandes de cote de l'OTAN) doivent être remplies tous les dix ans, sauf s'il faut le faire à intervalles plus fréquents, pour des motifs valables.
- Les demandes de cote au niveau TRÈS SECRET ou COSMIC TRÈS SECRET doivent être remplies tous les cinq ans, sauf s'il faut le faire à intervalles plus fréquents pour des motifs valuables.
- Il faut remplir le et le joindre au , qui comprend des renseignements supplémentaires.
254. CAS PARTICULIERS
- Dans certains cas, il faut réunir des renseignements particuliers, qui ne figurent pas dans le ni dans les instructions qui y sont jointes. Dans ces cas, la DFSP demande les renseignements nécessaires par la poste ou par courriel. Ces cas peuvent se produire lorsque des ressortissants de pays utilisant d'autres alphabets, par exemple les alphabets arabe, hébreu, japonais et coréen, doivent fournir des renseignements supplémentaires ou remplir des formulaires spéciaux.
Les postulants d'origine chinoise doivent utiliser, directement dans le formulaire, les caractères chinois correspondant à leur origine. Lorsqu'ils ne peuvent transcrire ces caractères, ils doivent joindre une lettre d'explication au formulaire.
- COTES DE SÉCURITÉ DE L'OTAN
Veuillez noter que :
- pour les ressortissants canadiens pour lesquels on demande une cote de l'OTAN, on attribue parallèlement une cote nationale du Canada sans qu'il soit nécessaire de déposer une autre demande;
- dans le cas des citoyens étrangers, la cote de l'OTAN ne donne PAS le droit d'avoir accès à des renseignements et à des biens CLASSIFIÉS au Canada; ce droit doit faire l'objet d'une demande distincte. L'ASE/ASES doit indiquer les cas dans lesquels ces deux cotes sont nécessaires, le cas échéant, dans le ;
- une cote de sécurité de l'OTAN ne peut être attribuée à un ressortissant d'un autre pays membre de l'OTAN que par ce pays, sans égard à la durée de résidence de cette personne au Canada. Lorsqu'elle est utilisée pour justifier une Demande de permis de visite (DPV) dans un pays membre distinct du Canada et du pays d'origine de la personne visée, l'attribution de cette cote dépend des pouvoirs discrétionnaires de divulgation du pays membre à visiter;
- sont membres de l'OTAN à l'heure actuelle les pays suivants:
Allemagne
Belgique
Bulgarie
Canada
Danemark
Espagne
Estonie
États-Unis
France
Grèce
Hongrie
Islande
Italie |
Latvi
Lituanie
Luxembourg
Norvège
Pays-Bas
Pologne
Portugal
Roumanie
Royaume-Uni
Slovaquie
Slovénie
Republique Tchèque
Turquie |
255. CERTIFICAT D'ENQUÊTE DE SÉCURITÉ ET PROFIL DE SÉCURITÉ, TBS/SCT 330-47 (REV. 2006/02)
Le est requis d'être compléter et de soumettre à la DFSP pour accomplir deux différents fins :
- À DES FINS D'INFORMATION et D'ACCEPTATION
Lorsque la DFSP a attribué une cote de sécurité, l'ASE/ASES doit présenter à l'employé une séance d'information complète au sujet de ses responsabilités en matière de sécurité et demander par écrit à l'employé l'ACCUSÉ DE RÉCEPTION pour respecter les exigences imposées.
Renseignements sur la façon de remplir le formulaire :
Le formulaire comprend quatre parties (de A à D).
RÉSERVÉ À L'ADMINISTRATION
- le Numéro de référence : à l'intention de la DFSP;
- le Numéro du ministère ou de l'organisation et le No de dossier : si vous le connaissez, inscrivez le numéro de l'organisme et le numéro de dossier du postulant attribué par la DSICI.
- À REMPLIR PAR LE BUREAU DE SÉCURITÉ
L'ASE/ASES doit fournir les renseignements suivants :
- Remplissez les cases d'information des trois premières lignes de la partie A, à l'exception des zones suivantes:
- Sous-section/Direction : les entreprises du secteur privé n'ont pas à remplir cette zone;
- Cessation : veuillez consulter les instructions de l'alinéa 2.A.b.ii. de la section 255 de ce chapitre.
- NIVEAU AUTORISÉ DE LA PERSONNE
Sous cette rubrique, veuillez ne rien inscrire dans toutes les zones d'information pour les trois lignes suivantes.
NOTA :
cette partie du formulaire est réservée à l'usage de la DFSP. Seul un agent de la sécurité du gouvernement peut autoriser une cote de sécurité et l'attribuer à quelqu'un.
- SOMMAIRE DE LA SÉANCE D'INFORMATION
Le postulant doit lire ce sommaire. L'ASE/ASES doit répondre à toutes les questions qui peuvent être posées par l'employé et se mettre en rapport avec la DFSP pour obtenir les autres réponses aux questions dont il ne connaît pas la réponse.
- ACCEPTATION
L'employé doit signer et dater le formulaire en présence de l'ASE/ASES.
NOTA :
parce qu'il est difficile, dans de nombreux cas, de prendre des dispositions pour que l'employé signe la cessation de la cote de sécurité, l'ASE/ASES doit faire savoir à tous les nouveaux employés et à tous les employés qui ont été soumis au processus de mise à jour que la cote de sécurité sera annulée au moment où les employés quitteront l'organisme ou lorsque ces employés n'auront plus besoin de cette cote pour exercer leurs fonctions.
- REPRÉSENTANT QUI A DONNÉ LA SÉANCE
L'ASE/ASES doit signer et dater le formulaire. Il faut transmettre à la DFSP le formulaire portant les signatures originales. Une deuxième copie de ce formulaire doit être versée au dossier de sécurité de l'employé; il faut en remettre une troisième copie à l'employé.
- À DES FINS DE CESSATION D'EMPLOI:
Si le postulant quitte son emploi avant de recevoir une cote de fiabilité ou que l'employé auquel on a attribué une cote de fiabilité cesse de travailler auprès de l'organisme, l'ASE/ASES doit remplir et présenter ce formulaire.
Renseignements sur la façon de remplir le formulaire :
Ce formulaire comprend quatre parties (de A à D).
RÉSERVÉ À L'ADMINISTRATION
- Numéro de référence : à l'intention de la DFSP;
- Numéro du ministère ou de l'organisation et No de dossier : inscrivez, si vous le connaissez, le numéro de l'organisme et le numéro de dossier du postulant ou de l'employé attribué par la DSICI.
- À REMPLIR PAR LE BUREAU DE SÉCURITÉ
L'ASE/ASES doit remplir les zones suivantes :
- Remplissez les cases d'information des trois premières lignes de la partie A, à l'exception des cases suivantes :
- Sous-section/Direction : les entreprises du secteur privé n'ont pas à remplir cette case;
- Première attribution ou Réactivation et Changement des exigences de sécurité : ni l'une ni l'autre de ces cases ne s'applique lorsqu'on présente un avis de cessation. Inscrivez un "X" dans la case « Cessation ».
- NIVEAU AUTORISÉ DE LA PERSONNE
Veuillez remplir cette section comme suit :
- Sous cette rubrique, encerclez le niveau de la cote de fiabilité uniquement si cette cote a déjà été attribuée à l'employé.
- Si le processus de vérification de la fiabilité était incomplet, n'indiquez rien dans toutes les cases d'information de cette section (c'est-à-dire dans les trois lignes).
- SOMMAIRE DE LA SÉANCE D'INFORMATION
L'employé doit relire les conditions de sécurité qui restent en vigueur même après la cessation de sa cote de sécurité; il faut également lui rappeler ces conditions.
- ACCEPTATION
On ne doit négliger aucun effort pour contacter l'employé et pour lui demander de relire, de signer et dater l'ACCUSÉ DE RÉCEPTION de la cessation de la cote.
NOTA:
lorsqu'il se révèle impossible de contacter l'employé par courrier recommandé ou autrement ou que ces efforts sont vains, l'ASE/ASES doit remplir le formulaire dans toute la mesure du possible, le signer et le transmettre à la DFSP avec une lettre ou une note explicative. Toutefois, on ne doit négliger aucun effort pour faire signer le formulaire par l'employé.
- REPRÉSENTANT QUI A DONNÉ LA SÉANCE
L'ASE/ASES doit signer et dater le formulaire. Une copie du formulaire doit être remise à l'employé. On doit transmettre à la DFSP le formulaire portant les signatures originales. Il faut verser un exemplaire final de ce formulaire au dossier de sécurité de l'employé pour fermer les registres.
256. TRANSFERT DE LA COTE DE SÉCURITÉ ENTRE DEUX ORGANISMES
La cote de sécurité d'une personne peut être transférée entre deux organismes, à la condition de respecter les critères suivants :
- la cote de sécurité n'a pas été résiliée il y a plus de deux ans;
- elle n'a pas à être mise à jour incessamment;
- l'employé affirme qu'il n'y a pas eu de changement dans son dossier personnel en ce qui concerne les condamnations criminelles, la situation familiale ou la cohabitation.
Voici les formulaires à remplir :
(au besoin ou sur demande).
On doit remplir le formulaire conformément à une nouvelle demande (cf. la section de ce chapitre), en tenant compte des différences suivantes :
- Section A. Inscrivez un "X" dans la case Mutation;
- Section B. Assurez-vous de fournir tous les renseignements nécessaires dans la ligne « Avez-vous déjà rempli auparavant un formulaire de vérification de sécurité du gouvernement du Canada? »;
- Section C. N'indiquez rien dans toutes les cases des lignes 1 à 5. L'employé doit cependant signer et dater le formulaire pour confirmer la validité des renseignements personnels reproduits dans la section B ci-dessus.
NOTA :
lorsqu'il faut transférer une cote de sécurité du ministère de la Défense nationale à TPSGC pour donner suite à la demande d'une entreprise et que le niveau de la cote oblige à prendre des empreintes digitales (par exemple les cotes COSMIC (NATO) TRÈS SECRET ou TRÈS SECRET), il faut soumettre un nouvel ensemble d'empreintes digitales à la DFSP au moment où on lui présente la demande de transfert; en effet, le MDN ne transfère pas les relevés d'empreintes digitales.
257. INCAPACITÉ D'ATTRIBUER UNE COTE DE SÉCURITÉ OU DÉNÉGATION DE CETTE COTE
S'il n'est pas possible d'obtenir des renseignements généraux pour les dix dernières années ou qu'on prend connaissance de renseignements défavorables importants pendant le processus d'autorisation de la cote de sécurité, on le fait savoir en personne au postulant (sauf si on ne peut divulguer ces renseignements en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels), et on lui donne l'occasion d'expliquer les circonstances. Si la sous-ministre de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) décide, après avoir examiné l'évaluation de la sécurité, de refuser d'attribuer la cote de sécurité, la DFSP fait connaître par écrit au requérant ses droits de recours à des mécanismes de révision et de redressement, en plus de lui donner de l'information sur son droit d'appel. La DFSP fait également connaître la décision de la sous-ministre au président ou au président-directeur général de l'entreprise du postulant.
258. DOCUMENTS PORTANT SUR LA COTE DE SÉCURITÉ DU PERSONNEL
- Conservation en lieu sûr et élimination
- En raison de leur caractère confidentiel, les documents d'enquête de sécurité renfermant des renseignements personnels ne doivent pas être conservés dans les dossiers du personnel de l'organisme; il faut plutôt les verser dans un dossier de sécurité distinct et les garder en lieu sûr.
- L'ASE/ASES doit tenir à jour, pour les besoins du suivi et de la vérification, la liste de tous les employés auxquels on a attribué une cote de sécurité.
- Conformément aux lignes directrices sur l'accès à l'information diffusées par le Secrétariat du Conseil du Trésor, les autorisations de sécurité délivrées en vertu de la PSE 921 de la Banque d'accès à l'information doivent être détruites deux ans après le départ de l'employé pour lequel la cote de sécurité a été délivrée.
- Présentation des Formulaires de vérification de sécurité, de consentement et d'autorisation du personnel
Voici la marche à suivre :
- Il faut un exemplaire du pour lancer le processus de délivrance des cotes de sécurité ou pour faire connaître un « changement dans la situation familiale ». (Veuillez consulter la partie des Renseignements supplémentaires dans la section 253.4. de ce chapitre).
- Il faut un exemplaire du pour les demandes de cote sécurité Classifiés (CONFIDENTIEL, SECRET, TRÈS SECRET, ou COSMIC TRÈS SECRET).
- Il faut l'original de la (à présenter au besoin et sur demande seulement.) Pour les demandes de cote au niveau TRÈS SECRET ou COSMIC TRÈS SECRET, il faut la formule d'empreintes digitales.
- Il faut un exemplaire du à la fois lorsqu'une cote de sécurité est délivrée par la DFSP et par la suite, au moment de la résiliation.
NOTA :
à l'exception de la Formule d'empreintes digitales, on peut utiliser, au besoin, des photocopies des formulaires précisés ci-dessus avec les signatures originales. Les télécopies claires et lisibles sont acceptables.
- Sauf indication contraire de l'agent de sécurité de la DSICI, ces formulaires doivent être transmis dans une enveloppe cachetée, adressée à la:
Direction de la sécurité industrielle canadienne et internationale (DSICI)
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Division de filtrage de la sécurité du personnel
a/s Salle de courrier principale
Place du Portage, Phase III, 0B3
11 rue Laurier, Gatineau QC
2745 rue Iris, 2e étage
Ottawa ON K1A 0S5
Le courrier par messagerie ainsi que le courrier régulier ne sont pas acceptés au 2745 rue Iris. Faire parvenir toute correspondance à l'adresse ci-haut.
259. RAPPORTS
Rapport sur un changement de situation :
L'employeur ou l'employé qui constate ou qui a des motifs raisonnables et vraisemblables de croire que la situation qui existait lorsqu'on a attribué une cote de sécurité à une personne a changé et que la nouvelle situation pourrait nuire à la fiabilité du postulant ou que, pour une raison ou une autre, on peut douter de la fiabilité de quelqu'un :
- doit faire parvenir un rapport complet sur le changement de situation, par l'entremise de son gestionnaire, à l'ASE/ASES, qui doit le faire suivre à la DFSP;
- peut refuser à cette personne l'accès aux renseignements et aux biens confidentiels jusqu'à ce que la situation soit éclaircie.
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