PROTOCOLE DE LA DEMANDE DE PERMIS DE VISITE DE NIVEAU CLASSIFIÉ POUR LES ENTREPRISES CANADIENNES

600. GÉNÉRALITÉS

1. Il faut remplir une Demande de permis de visite (DPV) lorsqu'une personne titulaire d'une attestation de sécurité doit visiter une organisation gouvernementale ou commerciale au Canada ou à l'étranger autre que celle où elle travaille afin d'avoir accès à des renseignements CLASSIFIÉS, de vive voix ou par écrit, ou lorsque l'accès à certaines installations est limité pour protéger la sécurité nationale. L'organisation hôte doit refuser l'accès à des renseignements CLASSIFIÉS ou à des établissements contrôlés, sauf si le niveau de l'attestation de sécurité des visiteurs et leurs besoins de connaître ont été vérifiés au moyen du protocole officiel de visite. Il est essentiel de respecter les procédures précisées dans le présent chapitre pour éviter l'accès sans autorisation à des renseignements nationaux ou internationaux CLASSIFIÉS ou la divulgation de ces renseignements.
   
   
2. Au Canada, la Demande de permis de visite a pour effet de lancer une vérification faite par la Direction de la sécurité industrielle canadienne et internationale, pour s'assurer que :
   
   
   1. l'organisation qui demande la visite est titulaire d'une attestation de sécurité d'installation au niveau voulu;
      
      
   2. chacun des visiteurs proposés justifie d'une attestation de sécurité du personnel au niveau voulu;
      
      
   3. les limites restreignant la divulgation des renseignements à l'étranger (cf. le chapitre 11 du présent manuel) sont recensées et respectées rigoureusement, conformément aux accords internationaux.
      
      
3. Au Canada, la Demande de permis de visite est approuvée (et la visite est autorisée) lorsque la DSICI donne son approbation à l'organisation qui a fait la demande. (Seules font exception à cette règle, certaines visites organisées entre des organisations établies au Canada, conformément aux précisions de l'article 604.5 du présent chapitre.) Les visiteurs NE DOIVENT PAS faire de visites de niveau CLASSIFIÉ sans une autorisation préalable conférée par un permis de visite.
   
   
4. Il importe de signaler que la Demande de permis de visite approuvée autorise l'accès à des renseignements CLASSIFIÉS « de vive voix et par écrit seulement ». Elle n'autorise pas à enlever ni à transporter en mains propres du matériel CLASSIFIÉ. (Cf. le chapitre 5 du présent manuel pour des conseils sur l’enlèvement ou le transport en mains propres du matériel classifié.). Il faut respecter rigoureusement toutes les limites imposées dans l’autorisation relative au permis de visite en ce qui concerne l’accès aux renseignements ou la divulgation de l’information.

601. TYPES DE DEMANDES DE PERMIS DE VISITE

1. Visite unique
   
   On entend par « visite unique » une visite autorisée pour une durée continue et précise ne dépassant pas un an. La Demande de permis de visite unique n'est pas renouvelable.
   
   
2. Visite répétitive
   
   On entend par « visite répétitive » une série de visites qui se déroulent pendant une durée prolongée pouvant atteindre un an. La demande est renouvelable chaque année, à la condition qu'elle soit toujours nécessaire, par exemple dans le cadre des contrats pluriannuels ou des grands projets de l'État.
   
   NOTA :
   il peut y avoir d'autres types de demandes de permis de visite dans le cas des entreprises qui participent à des programmes, à des projets ou à des contrats internationaux de coopération de l'OTAN ou d'autres organismes. Dans les cas nécessaires et/ou sur demande, la DSICI donne des détails pour chaque cas particulier.

602. EXIGENCES PRÉALABLES OBLIGATOIRES

1. Toutes les organisations qui demandent un permis de visite donnant accès à des renseignements CLASSIFIÉS DOIVENT obligatoirement, au préalable, être titulaire d'une attestation de sécurité d'installation à un niveau égal ou supérieur au niveau de classification de la visite demandée. En outre, chaque personne participant à la visite DOIT justifier d'une attestation de sécurité du personnel à un niveau égal ou supérieur au niveau de classification de la visite demandée, avant qu'on donne suite à sa demande.
   
   
2. Les ressortissants étrangers qui résident au Canada et qui travaillent au service d'une organisation canadienne titulaire d'une attestation de sécurité doivent justifier d'une attestation canadienne de sécurité du personnel (comportant certaines limites) avant que la DSICI approuve leur visite dans les pays étrangers ou auprès d'autres organisations canadiennes, à titre de représentants ou d'experts-conseils d'une organisation canadienne.
   
   
3. Les ressortissants étrangers qui visitent une organisation canadienne dans le cadre d'une demande de permis de visite internationale approuvée ne peuvent pas être inscrits dans une demande canadienne de permis de visite pour une autre organisation canadienne. La DSICI consent des exceptions dans chaque cas particulier, si on dépose les justifications et les détails voulus. Ces visiteurs ne doivent en aucun cas être inscrits dans les demandes canadiennes de permis de visite pour d'autres pays.

603. CATÉGORIES DE DEMANDES DE PERMIS DE VISITE (DPV)

1. Catégorie I
   
   Visites de représentants d'organisations canadiennes auprès d'autres organisations, organismes ou ministères canadiens ou visites d'autres organismes ou ministères auprès d'organisations canadiennes. Cette catégorie comprend aussi les listes de projets et les listes de l'Agence des services techniques des Forces canadiennes (ASTFC).
   
   
2. Catégorie II
   
   Visites de représentants d'organisations canadiennes aux États-Unis.
   
   
3. Catégorie III
   
   Visites de représentants d'organisations canadiennes dans des pays étrangers distincts des États-Unis.
   
   
4. Catégorie IV
   
   Visites de représentants d'organisations, d'organismes ou de ministères américains auprès d'organisations canadiennes.
   
   
5. Catégorie V
   
   Visites de représentants d'organisations, d'organismes ou de ministères étrangers distincts de ceux des États-Unis auprès d'organisations canadiennes.
   
   
6. Catégorie VI
   
   Visites autorisées dans le cadre d'accords internationaux, par exemple les protocoles d'ententes relatifs à des programmes multinationaux, les accords portant sur des programmes de coopération multinationale à l'extérieur du cadre de l'OTAN et les accords sur les modalités de contrôle des visites internationales de l'OTAN.

604. INFORMATION NÉCESSAIRE POUR PRÉSENTER LES DEMANDES DE PERMIS DE VISITE (DANS CHAQUE CATÉGORIE)

1. Catégorie I
   
   Il existe deux (2) types de demande de permis de visite dans la catégorie I :
   
   
   1. Type 1 - visites d'organisations auprès d'autres organisations au Canada
      
      Les agents de sécurité d'entreprise d'organisations canadiennes sont habilités à transmettre les demandes directement à d'autres organisations canadiennes du secteur privé pour leurs employés qui sont citoyens canadiens et qui sont titulaires d'une attestation de sécurité du personnel au niveau voulu. Les demandes de permis de visite concernant les groupes suivants doivent être acheminées par la DSICI :
      
      
      1. les ressortissants étrangers, même s'ils sont titulaire d'une attestation de sécurité du personnel canadienne comportant des « limitations »;
         
         
      2. les visites auprès de ministères et d'organismes de l'État;
         
         
      3. les visites donnant accès à des renseignements CLASSIFIÉS nécessitant une autorisation spéciale d'accès ou à la divulgation de ces renseignements, par exemple dans le cadre des programmes CRYPTO et COMSEC, de même que les visites portant sur des renseignements extrêmement confidentiels ou les visites effectuées dans le cadre de programmes de l'OTAN ou d'autres programmes d'accès spécial ou limité.
         
         
   2. Type 2 - visites d' organisations auprès de gouvernements ou de gouvernements auprès d' organisations au Canada
      
      Il faut remplir et soumettre à la DSICI le formulaire « Demande de permis de visite ».
      
      
2. Voici les procédures à appliquer dans le traitement des demandes de permis de visite de la catégorie I :
   
   
   1. pour les demandes de visites d'organisations canadiennes auprès d'autres organisations canadiennes :
      
      
      1. les demandes doivent être déposées par écrit et comprendre tous les renseignements qui figurent dans le formulaire « Demande de permis de visite », de même que la confirmation de l'agent de sécurité de l'entreprise qui a fait la demande, pour faire savoir que son organisation est titulaire d'une cote de sécurité d'installation en bonne et due forme. On invite les agents de sécurité d'entreprise à se servir du formulaire «Demande de permis de visite» à cette fin. Chaque visite doit porter un numéro de désignation ou de série qui lui est propre;
         
         
      2. la demande peut être transmise par la poste, par télécopieur ou par messager;
         
         
      3. elle doit parvenir à l'organisation hôte au moins dix (10) jours avant la date prévue pour la visite. Dans les cas exceptionnels ou urgents, on peut prendre les dispositions nécessaires par téléphone, à la condition de confirmer tous les détails par écrit. Les employés ne peuvent jamais présenter en mains propres leur propre demande de visite à l'établissement à visiter;
         
         
      4. si l'agent de sécurité d'entreprise de l'organisation visiteuse ou hôte a des doutes à propos de l'attestation de sécurité d'installation de l'autre organisation, il doit demander à la DSICI de faire une vérification;
         
         
      5. il faut signaler immédiatement à l'agent de sécurité d'entreprise de l'autre organisation la perte ou le déclassement de l'attestation de sécurité d'installation de l'organisation visiteuse;
         
         
      6. l'agent de sécurité d'entreprise qui lance la demande doit faire connaître immédiatement à l'organisation hôte tous les changements de statut du visiteur, par exemple en cas de cessation d'emploi, de suspension, de congé sans solde ou de révocation ou de résiliation d'une attestation de sécurité; il faut alors révoquer l'autorisation de visite avant la date normale de cessation de cette autorisation;
         
         
      7. l'agent de sécurité d'entreprise de l'organisation hôte est autorisé à approuver les demandes, pourvu que toutes les conditions nécessaires soient respectées. On l'invite à confirmer l'approbation de la visite à l'agent de sécurité d'entreprise qui a fait la demande, de vive voix ou par écrit. Si la visite n'est pas approuvée (et qu'elle est refusée), l'agent de sécurité d'entreprise qui a pris la décision le fait savoir dans les plus brefs délais à son homologue qui a fait la demande.
         
         
   2. pour les visites d'organisations auprès de gouvernements ou de gouvernements auprès d'organisations au Canada, il faut déposer, par l'entremise de la DSICI, la Demande de permis de visite sur le formulaire « Demande de permis de visite ».
      
      
3. Catégories II et III
   
   Pour les catégories II et III, on doit déposer les demandes de permis de visite auprès de la DSICI sur le formulaire « Demande de permis de visite ». (Veuillez consulter les instructions accompagnant ce formulaire.)
   
   
4. Catégories IV et V
   
   Pour les visites internationales, tous les pays membres de l'OTAN ont adopté un formulaire normalisé pour l'autorisation des visites. (Cf. L'annexe 6-A du présent chapitre.) Les organisations canadiennes qui s'attendent d'accueillir des visiteurs étrangers doivent se familiariser avec ce formulaire et faire savoir à leurs visiteurs éventuels des organisations étrangères qu'ils doivent déposer les demandes de permis de visite auprès du Canada conformément au modèle approuvé, faute de quoi la DSICI rejettera la Demande de permis de visite.
   
   
5. Catégorie VI
   
   Les exigences applicables à cette catégorie de visites varient en fonction des accords particuliers. La DSICI fait connaître aux organisations canadiennes les procédures à appliquer, le cas échéant.
   
   
6. Représentants de la DSICI
   
   Sans égard aux procédures ci-dessus, des représentants de la sécurité industrielle de la DSICI justifiant de l'attestation de sécurité du personnel au niveau voulu peuvent visiter des organisations à titre officiel, sans faire connaître d'avance leur intention de visite. Les organisations visitées doivent permettre au personnel de la DSICI d'avoir accès à des renseignements CLASSIFIÉS sur présentation de références valables du gouvernement du Canada. En cas de doute sur l'identité de l'individu ou sur les droits d'accès autorisés, l'agent de sécurité d'entreprise doit vérifier les références et le niveau de l'attestation auprès de la DSICI.

605. DÉLAIS À RESPECTER

Dans la plupart des cas, les administrations qui délivrent les attestations imposent des délais rigoureux. On ne doit négliger aucun effort pour respecter ces délais (cf. l'annexe 6-B du présent chapitre), faute de quoi la Demande de permis de visite sera probablement rejetée.

606. PROCÉDURES POUR LES VISITES URGENTES SUR INVITATION

1. On a prévu des procédures spéciales pour le traitement des demandes de permis de visite selon les circuits officiels de la DSICI, sur invitation d'une organisation hôte. Il appartient à l'agent de sécurité d'entreprise de l'organisation qui fait la demande de justifier correctement l'urgence des besoins et de fournir tous les détails permettant d'accélérer le traitement de la Demande de permis de visite selon les circuits d'autorisation normaux, par exemple lorsque les représentants technico-commerciaux doivent intervenir d'urgence pour réparer de l'équipement dont la panne empêche de poursuivre des essais sur le terrain, ce qui nuit à l'avancement d'un programme ou d'un contrat en général.
   
   
2. Pour accélérer le traitement de la Demande de permis de visite selon les circuits de la DSICI, il faut réunir les renseignements supplémentaires suivants :
   
   
   1. le motif (la justification) de l'urgence, par écrit;
      
      
   2. le nom et le numéro de téléphone du responsable à contacter auprès de l'organisation hôte qui a demandé à certaines personnes de faire une visite dans les délais prévus ou qui les a invités à le faire;
      
      
   3. une déclaration selon laquelle le responsable à contacter pressentira, le cas échéant, les administrations chargées de délivrer les attestations pour leur pays afin de demander de renoncer aux délais établis.

607. MODIFICATIONS

1. En déposant les noms de visiteurs à ajouter ou à retrancher dans des demandes de visite approuvées, il est essentiel de rappeler le numéro signalétique de visite de la DSICI attribué à l'approbation délivrée à l'origine.
   
   
2. En principe, on ne peut pas modifier l'objet ou la durée d'une visite en déposant une modification; il se peut alors qu'on doive déposer une nouvelle Demande de permis de visite. On encourage l'agent de sécurité d'entreprise à contacter la Section des permis de visite de la DSICI avant de déposer ce genre de modifications.

608. OBLIGATION DE PRÉVENIR L'ORGANISATION HÔTE

1. L'approbation de la Demande de permis de visite constitue, selon le point de vue de la sécurité, l'autorisation d'une visite classifiée. Les deux organisations doivent s'entendre sur toutes les modalités administratives de la visite, dont la date et l'heure. Même si la Demande de permis de visite est autorisée en bonne et due forme, il est essentiel que les visiteurs se mettent en rapport avec l'organisation hôte avant leur départ, pour reconfirmer les modalités de la visite.
   
   
2. Visites dans des pays étrangers
   
   Il n'y a pas de préavis fixe à donner pour visiter des établissements d'organisations étrangères; toutefois, on peut fixer au bas mot à dix jours le préavis à donner, en fonction de la distance à parcourir et des coûts à engager.

609. RESPONSABILITÉS DE L'ORGANISATION HÔTE

1. Les organisations qui sont les hôtes de visites CLASSIFIÉES doivent s'assurer qu'on ne divulgue pas de renseignements sans autorisation pendant ces visites. On ne doit pas donner accès à des renseignements classifiés à un niveau supérieur au niveau de classification de la visite, sans égard au niveau de l'attestation de sécurité du personnel des visiteurs. Les agents de sécurité l'entreprise doivent s'assurer que l'on respecte les procédures précisées dans la présente section.
   
   
2. Identification et contrôle des visiteurs
   
   
   1. Les organisations à visiter doivent s'assurer qu'elles ont en leur possession la Demande de permis de visite, qui fait état de l'objectif précis de la visite et qui est délivrée par la DSICI ou approuvée par l'agent de sécurité de l'entreprise hôte dans le cas des visites d'organisations canadiennes auprès d'autres organisations canadiennes. Dans le cas de la visite d'une organisation auprès d'une autre organisation, l'agent de sécurité de l'entreprise hôte doit s'assurer que l'organisation qui a demandé la visite justifie d'une attestation de sécurité d'installation au niveau voulu. Il peut faire cette vérification dans le cadre d'une relation contractuelle existante, lorsque le contrat porte sur des renseignements CLASSIFIÉS au même niveau ou à un niveau supérieur, ou encore en faisant appel à la DSICI. Lorsqu'on a confirmé le statut de l'attestation de sécurité d'installation de l'organisation qui a fait la demande, on peut accepter l'attestation de l'agent de sécurité de cette organisation en ce qui concerne l'attestation de sécurité du personnel des visiteurs proposés.
      
      
   2. Il faut vérifier formellement l'identité du visiteur avant de divulguer des renseignements CLASSIFIÉS. S'il y a des doutes quant à la validité de la demande de visite ou de l'identité du visiteur, on doit demander une confirmation à la DSICI.
      
      
   3. Les organisations hôtes doivent s'assurer que les visiteurs n'ont accès qu'aux renseignements CLASSIFIÉS correspondant à l'objectif autorisé de la visite. On doit prendre des précautions particulières pour s'assurer que les visiteurs étrangers, qu'ils proviennent d'organisations étrangères ou canadiennes, n'ont pas accès aux renseignements, sauf dans les cas prévus dans les conditions d'autorisation de la visite. Les ressortissants étrangers doivent être accompagnés lorsqu'ils ont accès aux renseignements CLASSIFIÉS, conformément aux conditions de l'autorisation de leur visite et dans les zones dans lesquelles ils pourraient avoir accès à des renseignements CLASSIFIÉS. L'accompagnateur doit être un employé compétent et justifiant de l'attestation de sécurité voulue, auquel on a donné des instructions en ce qui concerne les limites imposées aux droits d'accès du visiteur ou les restrictions quant à ses déplacements.
      
      
   4. On ne doit pas remettre de documents CLASSIFIÉS aux visiteurs pour qu'ils puissent les emporter à l'extérieur de l'organisation hôte, sauf dans les cas prévus dans le présent manuel.
      
      
3. Registre des visiteurs
   
   
   1. Les organisations doivent tenir un registre de toutes les personnes qui visitent leur installation pour avoir accès à des renseignements CLASSIFIÉS. Ce registre doit être différent du registre des visites non classifiées et doit indiquer :
      
      
      1. le nom en toutes lettres du visiteur;
         
         
      2. le nom de l'organisation, de l'organisme ou du ministère qu'il représente;
         
         
      3. la ou les dates de son arrivée et de son départ;
         
         
      4. les numéros signalétiques d'approbation de la visite.
         
         
   2. Le registre des visiteurs ne doit pas nécessairement indiquer si le visiteur a effectivement eu accès ou non à des renseignements CLASSIFIÉS. L'organisation hôte doit conserver, pendant au moins deux (2) ans, les registres des demandes autorisées dans le cas des visites qui ont effectivement eu lieu; la DSICI pourra inspecter ces registres au hasard pendant cette durée.
      
      
   3. On doit conserver, pour les visites de l'OTAN, un ensemble distinct de registres de visiteurs. On entend par « visite de l'OTAN » :
      
      
      1. une visite effectuée par une personne représentant un pays membre de l'OTAN auprès d'une organisation titulaire d'un contrat dans le cadre des négociations préalables à la passation du contrat ou de l'exécution d'un contrat CLASSIFIÉ NATO;
         
         
      2. la visite d'une organisation canadienne jouant le rôle d'entrepreneur principal dans le cadre d'un contrat auprès d'une organisation sous-traitante chargée d'exécuter un CONTRAT CLASSIFIÉ NATO;
         
         
      3. les autres visites dans le cadre desquelles on a autorisé expressément l'accès à des renseignements CLASSIFIÉS NATO.
         
         
   4. Les représentants de la sécurité industrielle de la DSICI qui doivent avoir accès à des renseignements CLASSIFIÉS NATO uniquement pour procéder à des inspections de sécurité dans les installations de l'organisation, ne doivent pas être considérés comme des « visiteurs de l'OTAN » et n'ont pas non plus à inscrire leur nom dans les registres des visites de l'OTAN.

610. RESPONSABILITÉS DES ORGANISATIONS VISITEUSES

Les organisations visiteuses doivent s'assurer :

1. qu'on donne à l'organisation hôte un préavis suffisant et que cette organisation a approuvé la visite;
   
   
2. que l'organisation hôte est au courant de l'objet et du niveau de classification de la visite;
   
   
3. que les visiteurs ont reçu des instructions complètes sur les renseignements CLASSIFIÉS visés et le niveau de classification autorisé pour la divulgation des renseignements pendant la visite; ce principe est très important à l'occasion des visites d'organisations étrangères;
   
   
4. que les visiteurs ne divulguent les renseignements CLASSIFIÉS qu'aux organisations hôtes justifiant du niveau d'attestation applicable et le besoin de connaître;
   
   
5. que si des visiteurs transportent du matériel CLASSIFIÉ, on respecte intégralement les procédures précisées dans le chapitre 5 du présent manuel;
   
   
6. qu'on ne laisse pas de matériel CLASSIFIÉ chez l'organisation hôte, sauf dans les cas expressément autorisés conformément au chapitre 5 du présent manuel.

611. LISTES DE PROJETS

1. Lorsqu'un contrat ou un projet CLASSIFIÉ oblige à établir les listes permanentes des visiteurs, plutôt que des demandes de permis de visite individuelles, la DSICI se penche sur chaque cas particulier et fait connaître les dispositions à prendre et les autorisations délivrées à tous les intéressés. (Voici des exemples de ces cas : le personnel de l'entretien d'une compagnie de téléphone doit avoir accès à tous les établissements du MDN dans une zone en particulier; ou encore, le personnel d'une agence de services techniques des Forces canadiennes doit avoir accès aux installations de toutes les organisations d'un entrepreneur dans la zone géographique qui lui est confiée.)
   
   
2. Lorsque des établissements à visiter dans le cadre de listes de projets se trouvent dans les zones éloignées, ce qui oblige à prendre des dispositions particulières pour le transport et/ou l'hébergement, il faut veiller à ce que la visite ait été approuvée avant que le personnel se présente dans ces établissements.

612. VISITES NON CLASSIFIÉES

1. Pour les visites non classifiées dans les installations du Department of Defense des États-Unis, les organisations canadiennes peuvent exiger l'approbation de la visite selon le processus régissant les visites arrangées directement (VAD) dans le cadre du Programme mixte d'agrément Canada/États-Unis. (Cf. le chapitre 10 du présent manuel.)

 Chapitre 7