CONTRATS QUI EXIGENT L'ACCÈS À DES DOCUMENTS RELATIFS À DES RENSEIGNEMENTS OU BIENS PROTÉGÉS / CLASSIFIÉS
700. GÉNÉRALITÉS
- Les contrats ou ententes officielles devront comprendre des clauses de sécurité lorsqu'il faut accéder à des biens PROTÉGÉS ou CLASSIFIÉS, ce qui peut comprendre les demandes de renseignements et les négociations pré-contractuels.
Dans certains cas, il est possible que le contrat ou l'entent officielle (le document) porte la mention PROTÉGÉ ou CLASSIFIÉ, bien qu'il ne n/cessite pas d'accéder à des renseignements ou à des biens PROTÉGÉS ou CLASSIFIÉS.
- Les exigences relatives à la sécurité associées à un contrat sont indiquées à l'entrepreneur dans une fournie avec les documents d'appel d'offres et le contrat subséquent, et reprises dans une ou plusieurs clauses de sécurité ajoutées au document contractuel lui-même. La clause dite « Sécurité et protection des travaux » prévue dans les conditions générales et dans toutes les remarques et clauses de sécurité reprises dans le contrat font toutes partie intégrante de ce dernier et lient juridiquement les parties. Les organisations sont priées de s'assurer que les dispositions et les conséquences des exigences contractuelles de sécurité (y compris les coûts associés à la fourniture des arrangements de sécurité nécessaires) sont bien comprises AVANT la signature du contrat. Il incombe à l'entrepreneur de déterminer, en se renseignant auprès du bureau de gestion du programme ou de l'autorité technique compétente, les détails particuliers nécessaires à l'application des clauses contractuelles prévues dans la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité.
- L'organisation doit s'assurer qu'une copie du contrat, incluant la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité, est remise à l'agent de sécurité de l'entrepreneur, qui doit voir à ce que toutes les exigences de la liste soient respectées (voir du présent manuel).
- Les renseignements ou biens de nature PROTÉGÉS/CLASSIFIÉS, fournis par le gouvernement Canadien aux fournisseurs, ne doivent être remis qu'au personnel du fournisseur ayant des droits sélectifs d'accès pour l'exécution du contrat, et possédant une cote de sécurité à un niveau adapté à la classification des renseignements ou des biens, approuvée par la DSICI de TPSGC.
701. RESPONSABILITÉ RELATIVE AUX CONTRATS
- Selon la les dispositions relatives à la protection des renseignements PROTÉGÉS/CLASSIFIÉS s'appliquent autant au processus contractuel qu'aux opérations internes de l'État. La politique prévoit également que l'autorité contractante est chargée de voir à ce que les contrats qui impliquent l'accès à des renseignements ou à des biens PROTÉGÉS/CLASSIFIÉS sont conformes aux exigences qu'elle contient, et de s'assurer également que la documentation contractuelle comprend les clauses nécessaires.
- Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) doit :
- veiller au respect de la Politique du gouvernement du Canada sur la sécurité dans les contrats, qui débordent le cadre des responsabilités délégués aux ministères dans la passation des contrats et donner accès aux biens PROTÉGÉS ou CLASSIFIÉS et aux biens critiques du gouvernement;
- veiller à appliquer, sur demande, la politique sur la sécurité dans les contrats qui s'inscrivent dans le cadre des responsabilités déléguées aux ministères dans la passation des contrats et donner accès aux biens PROTÉGÉS ou CLASSIFIÉS et aux biens critiques du gouvernement;
- enquêter sur les employés du secteur privé, inspecter les installations de l'organisation et coordonner l'inspection ou l'essai de ses installations de technologie de l'information.
- L'accès régulier ou irrégulier aux installations par des inspecteurs de sécurité de l'État est une condition normale d'un contrat qui exige l'accès à des documents relatifs à des renseignements ou biens PROTÉGÉS / CLASSIFIÉS.
702. INSTRUCTIONS CONCERNANT LA SÉCURITÉ DES CONTRATS
- Les exigences de sécurité applicables à un contrat seront précisées dans les documents d'invitation à soumissionner ou dans tout contrat subséquent. Elles seront en outre fournies en détail dans un tout ou partie de ce qui suit : Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité et/ou instructions qui l'accompagnent, clause ou série de clauses sur les exigences de sécurité figurant dans les documents de soumission, et/ou contrat lui-même.
- Lorsque, après examen, un ministère ou un organisme, c'est-à-dire le bureau de première responsabilité (BPR) (soit le client), détermine, à l'égard d'un contrat, qu'un changement doit être apporté aux exigences de sécurité :
- il en avisera l'entrepreneur en lui transmettant une Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité révisée ou des clauses de sécurité révisées, lesquelles feront partie d'une demande de proposition modifiée ou d'une modification contractuelle;
- le client signalera les modifications à apporter aux exigences de sécurité à la DSICI, qui fournira des instructions écrites particulières à l'entrepreneur;
- l'agent de sécurité d'entreprise de l'entrepreneur s'assurera alors que les nouvelles exigences de sécurité sont respectées.
703. SOUS-TRAITANCE
- Les entrepreneurs n'accorderont de contrats de sous-traitance qu'à des sociétés détenant une attestation valide de sécurité d'installation du type et du niveau correspondant aux travaux à exécuter dans le cadre du contrat de sous-traitance. L'attestation de sécurité d'installation doit être valide pour les lieux précis où les travaux seront exécutés (voir du présent manuel).
- Le sous-traitant doit être approuvé par la DSICI AVANT d'obtenir le contrat. La DSICI doit vérifier la cote d'organisation désignée ou l'attestation de sécurité d'installation du ou des sous-traitants proposés AVANT de diffuser les documents d'invitation à soumissionner. Sur réception d'une demande écrite de parrainage et de la LVERS remplie et transmise par l'entrepreneur principal, la DSICI prendra les mesures nécessaires pour que le ou les sous-traitants éventuels obtiennent la cote d'organisation désignée ou une attestation de sécurité d'installation. La façon de remplir la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité est indiquée à l' du présent chapitre.
- Les entrepreneurs assureront la sécurité des travaux qu'ils confient à des sous-traitants et délivreront, dans le cadre du contrat de sous-traitance, soit une copie de la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité et de toutes indications supplémentaires en matière de sécurité qui feraient partie intégrante du contrat principal, soit une nouvelle Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité et toutes indications supplémentaires en matière de sécurité se rapportant aux travaux visés par le contrat de sous-traitance. Une copie du contrat de sous-traitance contenant la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité et toutes indications supplémentaires en matière de sécurité formant partie intégrante d'un contrat de sous-traitance, et comprenant également le numéro de dossier du contrat principal attribué par TPSGC, devront être envoyées à la DSICI. On trouvera à la section 5.F («Sécurité industrielle») du guide des à utiliser avec le ou les sous-traitants.
704. SOUS-TRAITANCE À L'ÉTRANGER
- Les entrepreneurs ne doivent pas attribuer de contrats de sous-traitance à des organisations établies à l'extérieur du Canada sans l'approbation PRÉALABLE écrite de la DSICI et de l'autorité contractante de TPSGC. On doit vérifier de nouveau la situation en matière de sécurité des organisations étrangères par l'entremise de la DSICI avant de conclure le moindre engagement commercial. En outre, on doit obtenir de la DSICI l'autorisation pertinente avant de transférer des renseignements PROTÉGÉS/CLASSIFIÉS à un gouvernement étranger.
- Lorsque des travaux de défense PROTÉGÉS/CLASSIFIÉS sont exécutés aux États-Unis, un des services des Forces armées des États-Unis (par exemple l'armée, la marine ou l'aviation) doit assumer la responsabilité relative à la sécurité de l'organisation américaine choisie. Il se peut que la transmission de renseignements de nature délicate entre l'entrepreneur canadien et le sous-traitant proposé ou réel américain soit nécessaire (voir du présent manuel). Par conséquent, il est essentiel que la DSICI soit consultée AVANT l'attribution de contrats de sous-traitance, afin que l'on s'assure que les dispositions de l'accord canado-américain en matière de sécurité industrielle sont respectées. Dans le cas de tous les contrats de sous-traitance attribués à des organisations américaines et comportant des renseignements PROTÉGÉS / CLASSIFIÉS, l'entrepreneur principal fournira à la DSICI trois (3) copies du contrat de sous-traitance pertinent avec la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité et avec toutes indications supplémentaires concernant le ou les articles visés par ce contrat de sous-traitance particulier.
- Lorsqu'il est proposé d'attribuer des contrats de sous-traitance PROTÉGÉS/CLASSIFIÉS aux États-Unis (et qu'il ne s'agit pas de production de défense) ou à d'autres pays membres de l'OTAN, ou encore à d'autres gouvernements étrangers, l'autorité contractante et la DSICI devront être consultées pour qu'elles donnent leur avis et leur approbation AVANT l'attribution proposée. La marche à suivre exposée à l' de ce manuel s'appliquera dans ce cas.
705. OFFRES À COMMANDES
- Une offre à commandes n'est pas un contrat. C'est une entente grâce à laquelle des ministères et des organismes peuvent traiter directement avec des fournisseurs au fur et à mesure des besoins, moyennant un prix et des conditions préalablement établis. Les exigences de sécurité, comme par exemple les enquêtes de sécurité, peuvent former partie intégrante des conditions fixées dans l'entente.
- Une commande subséquente à une offre à commandes constitue un contrat. Les entrepreneurs qui fournissent des biens et des services dans le cadre d'une commande subséquente à une offre à commandes doivent observer les mêmes mesures de sécurité que celles qui s'appliquent à tout autre contrat ayant la même classification de sécurité. Si un entrepreneur reçoit une commande dont le niveau de sécurité est plus élevé que celui qu'elle détient, il doit décliner l'offre. En outre, les exigences de sécurité énoncées dans les conditions de l'offre à commandes constituent les exigences minimales applicables à toutes les commandes passées aux termes de l'offre à commandes particulière.
706. PUBLICITÉ
- Les critères de sécurité suivants s'appliquent à tous les contrats, qu'ils soient canadiens ou étrangers, relevant de la compétence de TPSGC :
- l'entrepreneur ne rendra public, par quelque moyen que ce soit, des renseignements PROTÉGÉS/CLASSIFIÉS se rapportant à un contrat avec l'État; ces renseignements comprennent, le cas échéant, le fait même de l'existence d'un contrat;
- les demandes de publicité doivent être examinées par la DSICI qui verra au respect de la Politique concernant la sécurité du gouvernement et des accords internationaux en matière de sécurité. Les demandes de divulgation de tels renseignements seront présentées à la DSICI au moins 20 jours ouvrables à l'avance, et comprendront les détails suivants :
- la nomenclature du materiel;
- le numéro du contrat, le cas échéant;
- le ou les pays où la divulgation est proposée;
- le but de la divulgation;
- les éléments à divulguer (les copies de brochures ou d'autres données documentaires seront présentées en double);
- l'approbation de la date.
- si la classification fait l'objet d'un doute, les documents devront porter la mention « CLASSIFICATION EN ATTENTE » et être transmis comme s'ils étaient du niveau correspondant au plus haut niveau applicable;
- à la fin de l'examen de la divulgation, la DSICI avisera l'entrepreneur en conséquence.
- Lorsqu'un entrepreneur a recourt aux services d'une agence de publicité extérieure pour préparer du matériel publicitaire, il doit, si le matériel se rapporte à des questions concernant les renseignements PROTÉGÉS/CLASSIFIÉS, traiter l'agence extérieure comme un sous-traitant (voir l' de ce chapitre).
707. DIFFUSION À L'ÉTRANGER ET VENTES À L'EXPORTATION
- Approbation requise
La diffusion de renseignements ou la fourniture de matériel PROTÉGÉS ou CLASSIFIÉS dans des pays étrangers doivent être conformes aux lois et règlements canadiens en matière de contrôle des exportations et doivent être approuvées par la DSICI.
- Marche à suivre
Les demandes doivent être examinées par la DSICI qui verra à ce qu'elles respectent la Politique concernant la sécurité du gouvernement et les accords internationaux en matière de sécurité. Si des renseignements concernant des « tiers pays » sont en cause, comme cela est fréquemment le cas, la DSICI devra obtenir leur accord. Les demandes de diffusion devront être présentée à la DSICI au moins 20 jours ouvrables à l'avance, et comprendront les détails suivants :
- la nomenclature du matériel;
- le numéro du contrat, le cas échéant;
- le ou les pays où la divulgation est proposée;
- le but de la divulgation;
- les éléments à divulguer (les copies de brochures ou d'autres données documentaires seront présentées en double);
- l'approbation de la date.
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