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Accès à l’information et protection des renseignements personnels à CIC

Foire aux questions

1. Qui peut présenter une demande d’accès à l’information?
2. Qui peut présenter une demande de communication de renseignements personnels?
3. Quels sont les frais qui s’appliquent à une demande de communication de renseignements personnels?
4. Quels sont les frais qui s’appliquent à une demande d’accès à l’information?
5. De combien de temps le Ministère dispose-t-il pour répondre?
6. Un demandeur peut-il obtenir des renseignements personnels sur des personnes autres que lui-même?
7. Un demandeur peut-il obtenir des renseignements personnels sur une personne décédée?
8. Un demandeur peut-il obtenir davantage de renseignements personnels par une demande de renseignements personnels ou une demande d’accès à l’information?
9. Comment et où un demandeur soumet-il une demande de communication de renseignements personnels?
10. Comment et où un demandeur soumet-il une demande d’accès à l’information?
11. Comment un demandeur peut-il obtenir des renseignements sur une personne arrivée au Canada avant 1936?
12. Quels renseignements faut-il fournir pour obtenir le dossier de naturalisation d’une personne?
13. Des non-résidents du Canada qui mènent des recherches généalogiques peuvent-ils avoir accès à des registres de famille que possèdent des institutions fédérales canadiennes?
14. J’ai parrainé un membre de ma famille résidant hors du Canada; il/elle a présenté une demande de résidence permanente, dans un bureau des visas à l’étranger. Puis-je obtenir des renseignements sur ce dossier?

Q.1 : Qui peut présenter une demande d’accès à l’information?

R : Toute personne qui se trouve au Canada peut présenter une demande d’accès à l’information. Les citoyens canadiens et les résidents permanents du Canada qui se trouvent à l’étranger peuvent également présenter une demande d’accès à l’information. Toute personne hors du Canada qui n’a ni la citoyenneté canadienne ni la résidence permanente ne peut présenter une demande d’accès à l’information.

Q.2 : Qui peut présenter une demande de communication de renseignements personnels?

R : Toute personne qui se trouve au Canada peut présenter une demande de communication de renseignements personnels. Les citoyens canadiens et les résidents permanents du Canada qui se trouvent à l’étranger peuvent également présenter une demande de communication de renseignements personnels. Toute personne hors du Canada qui n’a ni la citoyenneté canadienne ni la résidence permanente ne peut présenter une demande de communication de renseignements personnels. Elle peut toutefois demander à un représentant qui est citoyen canadien ou résident permanent de présenter une demande de communication de ses renseignements personnels en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, mais elle devra lui fournir à cette fin une autorisation écrite.

Q.3 : Quels sont les frais qui s’appliquent à une demande de communication de renseignements personnels?

R : Aucuns frais ne s’appliquent aux demandes de communication de renseignements personnels.

Q.4 : Quels sont les frais qui s’appliquent à une demande d’accès à l’information?

R : Chaque demande faite en vertu de la Loi sur l’accès à l’information coûte 5 $ (mandat ou chèque à l’ordre du Receveur général du Canada). Des frais supplémentaires peuvent être exigés pour les copies, le traitement informatique ou le temps supplémentaire consacré aux recherches et à la préparation. (Les cinq premières heures de recherche et de préparation sont gratuites.)

Q.5 : De combien de temps le Ministère dispose-t-il pour répondre?

R : Pour les demandes d’accès à l’information présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, le Ministère dispose de 30 jours pour répondre lorsqu’il s’agit d’une demande officielle. Toutefois, cette période peut être prolongée de façon raisonnable si la requête porte sur un grand nombre de dossiers ou nécessite une recherche dans un grand nombre de dossiers et que le délai initial risque de perturber indûment les opérations de l’institution gouvernementale.

Une prolongation de délai peut également être accordée s’il faut tenir des consultations qui ne peuvent pas être menées dans le délai initial. Si la prolongation de délai dépasse 30 jours, le responsable de l’institution est tenu, en vertu du paragraphe 9(2) de la Loi, d’en informer le commissaire à l’information. Le demandeur recevra également un avis l’informant de la prolongation de délai, ainsi que de sa durée, dans les 30 jours suivant la réception de la requête. L’avis précisera que l’intéressé est en droit de présenter une plainte au commissaire à l’information au sujet de la prolongation.

Dans le cas de requêtes officielles présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Ministère dispose également de 30 jours pour répondre. Cette période peut être prolongée d’un maximum de 30 jours si le délai initial risque de perturber indûment les opérations de l’institution gouvernementale ou s’il faut tenir des consultations qui ne peuvent pas être menées dans le délai initial. Cette période peut également être prolongée de façon raisonnable s’il y a besoin de temps supplémentaire pour la traduction ou pour la conversion des renseignements personnels dans un autre format. Le demandeur sera informé de la prolongation de délai, ainsi que de sa durée, dans les 30 jours suivant la réception de la requête. L’avis précisera que l’intéressé est en droit de présenter une plainte au commissaire à l’information au sujet de la prolongation.

Q.6 : Un demandeur peut-il obtenir des renseignements personnels sur des personnes autres que lui-même?

R : Pour obtenir des renseignements personnels sur toute autre personne âgée de 18 ans ou plus, vous devez présenter leur consentement écrit vous autorisant à obtenir leurs renseignements personnels. Il est possible de donner son consentement en remplissant le formulaire Autorisation de communiquer des renseignements personnels à une personne désignée ou au moyen d’une déclaration écrite indiquant le nom de la personne qui donne son consentement et le nom de celle à qui le consentement est donné. Le consentement doit être signé et daté par la personne qui donne son consentement. Aucune autorisation n’est requise pour obtenir des renseignements sur toute personne à charge âgée de moins de 18 ans.

Q.7 : Un demandeur peut-il obtenir des renseignements personnels sur une personne décédée?

R : Des renseignements personnels peuvent être divulgués si la personne est décédée depuis 20 ans ou plus. Une preuve raisonnable doit être fournie. Par preuve raisonnable on entend, par exemple, des notices nécrologiques, des certificats de décès, des photographies de pierres tombales et des statistiques provinciales de l’état civil. Si une personne est décédée depuis moins de 20 ans, l’exécuteur testamentaire ou, dans le cas d’une personne décédée sans testament (intestat), l’administrateur de la succession, peut demander les renseignements personnels de la personne décédée.

Q.8 : Un demandeur peut-il obtenir davantage de renseignements personnels par une demande de renseignements personnels ou une demande d’accès à l’information?

R : Les mêmes renseignements seront communiqués de l’une ou l’autre façon.

Q.9 : Comment et où un demandeur soumet-il une demande de communication de renseignements personnels?

R : Pour présenter une demande officielle en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, veuillez remplir le formulaire Demande d’accès à l’information et demande d’accès à des renseignements personnels de CIC ou la Formule de demande d’accès à des renseignements personnels du Conseil du Trésor. Vous pouvez également envoyer une lettre indiquant en détail l’information que vous souhaitez obtenir. Vous devez préciser dans votre lettre que vous présentez votre demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Envoyez votre formulaire dûment rempli ou votre lettre à la région appropriée ou au centre de traitement des demandes qui détient le dossier.

Q.10 : Comment et où un demandeur soumet-il une demande d’accès à l’information?

R : Pour présenter une demande officielle d’accès à l’information, veuillez remplir le formulaire Demande d’accès à l’information et demande d’accès à des renseignements personnels de CIC ou la Formule de demande d’accès à l’information du Conseil du Trésor. Vous pouvez également envoyer une lettre indiquant en détail l’information que vous souhaitez obtenir. Vous devez préciser dans votre lettre que vous présentez votre demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Envoyez votre formulaire dûment rempli ou votre lettre, accompagnés des frais de traitement de 5 $, au :

Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Édifice Narono
360, avenue Laurier Ouest, 10^e étage
Ottawa (Ontario)
K1A 1L1

Q.11 : Comment un demandeur peut-il obtenir des renseignements sur une personne arrivée au Canada avant 1936?

R : Les dossiers d’établissement et d’immigration des personnes arrivées au Canada avant 1936 (listes de passagers de la période 1865–1935 et listes d’entrée aux frontières de 1908–1935) sont conservés par les Archives nationales du Canada et peuvent être obtenus gratuitement. Les demandes de ces dossiers doivent être envoyées à l’adresse suivante :

Archives nationales du Canada
Division des services aux chercheurs
Section de généalogie
395, rue Wellington, 3^e étage
Ottawa (Ontario)
K1A 0N3
Télécopieur : (613) 995-6274

ou au site Web suivant : www.collectionscanada.ca/genealogie/index-f.html.

Q.12 : Quels renseignements faut-il fournir pour obtenir le dossier de naturalisation d’une personne?

R : Il faut fournir le plus de renseignements possible, dont ce qui suit :

• Nom complet
• Date de naissance
• Numéro du certificat (si disponible)
• Date d’entrée
• Point d’entrée
• Si accompagné, fournir les noms des compagnons (p. ex., le nom du conjoint)
• Si la personne est décédée, fournir la preuve du décès (certificat de décès, charge d’exécuteur testamentaire).

Avant d’envoyer une demande, assurez-vous qu’elle contient les renseignements suivants :

• Nom du sujet à l’entrée au Canada
• Date de naissance du sujet
• Date d’entrée au Canada et point d’entrée du sujet
• Pays de naissance du sujet
• Numéro de citoyenneté canadienne ou de naturalisation du sujet
• Le numéro et l’emplacement du dossier CIC du sujet
• Nom et date de naissance du répondant
• Le numéro et l’emplacement du dossier CIC du répondant

Q.13 : Des non-résidents du Canada qui mènent des recherches généalogiques peuvent-ils avoir accès à des registres de famille que possèdent des institutions fédérales canadiennes?

R : Seuls les citoyens canadiens, les résidents permanents et les personnes présentes au Canada peuvent se prévaloir de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cependant, vous pouvez demander qu’un citoyen canadien ou un résident permanent présente une demande d’accès à l’information ou une demande de communication de renseignements personnels pour votre compte. Il faut noter que les dossiers seront postés au demandeur au Canada. Il est également important de noter que nous exigeons le consentement écrit et une preuve d’exécution testamentaire ou des lettres d’administration lorsque des documents appartenant à des personnes décédées depuis moins de 20 ans sont demandés (le consentement doit être signé et daté).

Q.14 : J’ai parrainé un membre de ma famille résidant hors du Canada; il/elle a présenté une demande de résidence permanente, dans un bureau des visas à l’étranger. Puis-je obtenir des renseignements sur ce dossier?

R : Si vous souhaitez obtenir des renseignements personnels sur une tierce personne, notamment sur le dossier d’un membre de votre famille, votre demande relève de la Loi sur l’accès à l’information. Pour obtenir lesdits renseignements personnels, veuillez obtenir le consentement préalable de l’intéressé(e), ainsi que de toute personne ayant plus de 18 ans dont le nom figure au dossier. Par ailleurs, veuillez acquitter des frais de 5 $ à cet effet.

Toutefois, si vous souhaitez obtenir des renseignements contenus dans votre propre dossier de parrainage, votre demande relève de la Loi sur la protection des renseignements personnels et vous n’avez aucun frais à acquitter.