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![]() Date d'entrée en vigueur : 15 octobre 1999 PROTOCOLE RELATIF AUX QUESTIONS CONCERNANT LA CONDUITE DES COMMISSAIRESMISSIONLa Commission de l'immigration et du statut de réfugié est un tribunal indépendant établi par le Parlement du Canada. Notre mission consiste à rendre, avec efficacité et équité, et au nom de tous les Canadiens, des décisions éclairées sur des questions touchant les immigrants et les réfugiés, conformément à la Loi. VISIONNous viserons l'excellence dans toutes nos activités et traiterons chacun simplement, rapidement et équitablement. En faisant preuve d'innovation, nous formerons ainsi un tribunal administratif d'avant-garde et contribuerons, avec nos partenaires, à tracer l'avenir du système d'immigration du Canada. VALEURS
CONTEXTELe présent protocole relatif aux questions concernant la conduite des commissaires (le « Protocole ») se fonde sur le principe suivant lequel un processus accessible, rapide et efficace de traitement des plaintes du public contribue à renforcer une institution publique comme la Commission de l'immigration et du statut de réfugié (la « CISR »). Un tel processus est nécessaire pour conserver la confiance du public dans la CISR, mais il doit aussi assurer le traitement équitable des commissaires qui peuvent avoir besoin d'être protégés dans le cas de plaintes non fondées. Le processus doit respecter leurs droits personnels et leur dignité, et faire en sorte qu'on s'occupe adéquatement des plaintes frivoles ou vexatoires. La CISR est consciente des normes de conduite sévères applicables aux agents de l'État qui, comme les commissaires de la CISR, se sont vu confier la responsabilité de prendre des décisions quasi judiciaires qui influent énormément sur la vie de personnes. La CISR a adopté le Code de déontologie des commissaires en janvier 1993, dans le cadre de ses efforts constants pour établir et maintenir le degré élevé de professionnalisme attendu des commissaires. Le Code s'applique conjointement avec la Politique sur le harcèlement en milieu de travail. La CISR a adopté en janvier 1995 un processus de traitement des plaintes du public portant sur la conduite des commissaires, ce qui a permis de régler efficacement les plaintes reçues. Conformément à la volonté de la CISR d'améliorer sans cesse ses politiques, ses pratiques et ses procédures, le Protocole met à profit l'expérience acquise dans le cadre du processus de traitement des plaintes du public et remplace celui-ci par un processus amélioré, plus simple et plus efficace qui reflète l'importance que la CISR accorde à l'équité. On s'est efforcé d'énoncer en termes simples les dispositions du Protocole et de simplifier les exigences procédurales. Deux étapes sont prévues dans le Protocole : le règlement informel des problèmes soulevés et l'enquête sur la plainte. Le principe général d'équité s'applique aux deux étapes. On s'attend notamment à ce que l'avocat ou tout autre conseiller compétent qui mène l'enquête à l'étape de la plainte soit minutieux et équitable envers le plaignant et le commissaire en donnant à ce dernier toutes les possibilités de répondre. Pourvu que le principe d'équité soit respecté, l'enquête peut être menée avec beaucoup de latitude et de souplesse. D'autres principes de droit, outre celui de l'équité, s'appliquent également aux enquêtes. Par exemple, pour conclure à l'inconduite, la norme de preuve est celle de la prépondérance des probabilités, déterminée à partir d'une preuve claire et convaincante. Nécessité d'un protocoleLa plupart des problèmes soulevés au sujet de la conduite des commissaires de la CISR ne sont pas assez graves pour justifier l'imposition de sanctions officielles à l'endroit des commissaires, en particulier l'ultime sanction qu'est la révocation. Les articles 63.1 et 63.2 de la Loi sur l'immigration établissent le fondement législatif des mesures liées à la conduite des commissaires, mais ces dispositions sont rarement invoquées. Le présent protocole établit les étapes du processus à suivre par la CISR pour régler les problèmes soulevés au sujet de la conduite d'un commissaire qui ne sont pas assez sérieux pour justifier l'application de l'article 63 de la Loi sur l'immigration. Toutefois, il faut avoir un processus pour déterminer les cas graves qui se présentent et régler les cas qui le sont moins, et qui sont plus fréquents. Deux questions se posent alors : Quand faut-il recommander la tenue d'une enquête judiciaire? Et quelles dispositions faut-il prendre lorsque la conduite est répréhensible, mais pas suffisamment grave pour justifier la tenue d'une enquête judiciaire? Le présent protocole répond à ces deux questions. Il importe de régler dès que possible les problèmes soulevés et les plaintes déposées, mais sans négliger l'équité et la rigueur. Les plaignants et les commissaires seront informés des progrès accomplis à toutes les étapes du processus. Des délais seront établis pour chaque étape du processus, de même que des directives visant à aviser rapidement les plaignants et les commissaires. Pour assurer la souplesse du processus, des délais et des directives seront établis sur le plan administratif. Application du ProtocoleLe Protocole s'applique aux commissaires de la Section d'appel de l'immigration et de la Section du statut de réfugié de la CISR. Lorsque prend fin le mandat d'un commissaire, il n'est plus du ressort de la Commission de régler des questions qui concernent celui-ci, et le Protocole ne s'applique plus à cet ancien commissaire.1 Le Protocole ne s'applique pas aux plaintes formulées contre des fonctionnaires. Comme ceux-ci sont assujettis à d'autres règles, les plaintes contre eux relèvent de la compétence du directeur exécutif. Le Protocole s'applique seulement aux problèmes concernant la conduite d'un commissaire donné. Il ne vise pas les décisions que rendent ceux-ci ni l'exercice de leurs pouvoirs discrétionnaires dans le cadre de leurs fonctions. L'erreur alléguée d'un décideur quasi judiciaire ne peut que faire l'objet d'un contrôle judiciaire, à moins qu'il ne s'agisse pas d'une simple erreur et qu'elle soit liée à l'un des motifs énumérés au paragraphe 63.2(2) de la Loi sur l'immigration. Le Protocole ne s'applique pas aux questions concernant les politiques ou les pratiques de gestion ou d'administration de la Commission. Ces questions n'ont pas trait à la conduite, même si leur légalité peut, dans certains cas, être contestée. Il est préférable de soulever des problèmes de cette nature dans le cadre de consultations et de discussions tenues avec les gestionnaires des commissaires dans la région visée. Si un problème est soulevé au sujet de la conduite d'un vice-président adjoint (« VPA »), il doit d'abord être examiné par le vice-président (« VP »). Le VPA visé par le problème soulevé est alors traité comme un commissaire conformément au Protocole. Si un problème est soulevé au sujet de la conduite d'un VP, il est soumis au président, qui s'en occupe directement. Plaintes formulées au cours d'une audienceUn problème au sujet de la conduite d'un commissaire peut être soulevé au cours d'une audience tenue par ce commissaire. Si le problème concerne la partialité, il conviendrait qu'il soit formulé à l'audience, et qu'une requête soit présentée pour que le commissaire se récuse. Si une telle requête n'a pas été présentée ou si elle a été présentée puis rejetée, le fait qu'un problème soit soulevé aux termes du Protocole ne doit pas obliger le commissaire à se retirer de l'audience. Il ne faut pas qu'on puisse utiliser le Protocole pour forcer un commissaire à se retirer. En pareils cas, le VPA doit normalement attendre que l'audience soit terminée et qu'une décision soit rendue avant d'examiner le problème soulevé. En l'absence de requête en récusation, il peut être plus prudent que le participant qui a soumis le problème au VPA soulève de nouveau le problème à l'audience pour qu'il soit aussi noté dans la transcription. Quoi qu'il en soit, le VPA doit normalement informer le commissaire qu'un problème a été soulevé et qu'il sera examiné ultérieurement.2 Cette approche peut être nécessaire pour permettre au commissaire de se souvenir des événements pendant qu'ils sont encore frais à sa mémoire. De plus, si la conduite était répréhensible et se poursuit (p. ex. le manque d'empressement à amorcer la reprise de l'audience dans un cas prolongé), l'envoi d'un avis au commissaire peut inciter celui-ci à améliorer sa conduite. Dans des circonstances exceptionnelles, il peut être nécessaire de s'attaquer immédiatement au problème de conduite, même si l'audience tenue par le commissaire n'est pas terminée. Règlement informel des problèmesLe Protocole vise à régler de manière informelle, quand c'est possible, les problèmes soulevés au sujet de la conduite des commissaires. Le règlement informel est souvent plus rapide, moins coûteux et plus satisfaisant pour les parties. Les problèmes soulevés par des non-commissaires au sujet de la conduite de commissaires doivent d'abord être examinés par le VPA approprié. Le VPA peut alors rencontrer l'auteur de la plainte et le commissaire, tenir d'autres enquêtes informelles et essayer de régler le problème de façon non officielle. Il peut aussi régler le problème unilatéralement en concluant qu'il n'est pas fondé ou qu'il n'est pas suffisamment grave pour justifier un examen complémentaire. Les problèmes soulevés qui concernent seulement le bien-fondé d'une décision d'un commissaire, par exemple, peuvent être jugés non fondés puisque le Protocole ne s'applique pas à ceux-ci. Si un problème est jugé irrecevable pour cette raison, l'intéressé peut demander au VP d'examiner la décision du VPA. Il convient de noter en particulier que si un commissaire voit un problème dans la conduite d'un autre commissaire, le Code de déontologie des commissaires l'oblige à le signaler à l'autre commissaire. Le Code l'oblige également à faire part de ce problème au VPA. Suivant le Protocole, si les problèmes soulevés concernant la conduite ne sont pas réglés directement entre les commissaires, le VPA approprié doit d'abord les examiner dans le cadre du processus informel. Enquête sur la plainteSi le VPA n'a pas jugé le problème irrecevable ou ne l'a pas réglé de façon informelle d'une manière jugée acceptable par celui qui a signalé le problème et le commissaire, celui qui a signalé le problème peut soumettre une plainte par écrit au VP. À cette étape, l'intéressé devient un plaignant, et le processus devient une enquête officielle sur la plainte. Selon les dispositions, ce genre d'enquête sera menée par un avocat ou un conseiller, souvent quelqu'un du siège de la CISR. Un avocat ou un conseiller de l'extérieur peut également être nommé, au gré du VP. Le VP peut demander à un avocat ou à un conseiller de tenir une enquête complémentaire et de lui présenter ensuite un rapport écrit. Le VP présentera alors au président une recommandation officielle quant au règlement définitif de la plainte. Le président communiquera ensuite par écrit avec le plaignant et le commissaire pour les informer de sa décision, y compris de toutes les mesures correctives jugées nécessaires. Le Protocole entre en vigueur le 15 octobre 1999. Il s'applique à la totalité des problèmes soulevés et des plaintes déposées à compter de cette date. Il s'applique aussi à toutes les plaintes reçues avant cette date pour lesquelles la CISR n'a pas envoyé un accusé de réception. Le processus de traitement des plaintes du public continue de s'appliquer aux plaintes reçues avant le 15 octobre 1999 dont l'examen est déjà en cours. DISPOSITIONSRèglement informel des problèmes1. a) Tout problème soulevé concernant la conduite d'un commissaire doit être présenté le plus tôt possible au VPA de qui relève le commissaire.3 b) Si une personne dont l'identité est connue a soulevé le problème et que le VPA décide qu'un examen complémentaire s'impose, le VPA en informera le commissaire le plus tôt possible. c) L'alinéa a) ne s'applique pas aux problèmes réglés par les commissaires et/ou les commissaires coordonnateurs lors d'un entretien informel entre eux, sous réserve des obligations des commissaires prévues dans le Code de déontologie des commissaires. 2. a) Si le VPA décide qu'un examen complémentaire s'impose, il peut recueillir, ou faire recueillir, de l'information; il peut tenir une enquête informelle, et il peut rencontrer l'intéressé et le commissaire, individuellement et/ou ensemble. b) Le VPA doit remettre à l'intéressé une copie du Protocole. 3. a) Le VPA peut juger un problème irrecevable en communiquant par écrit avec l'intéressé pour lui expliquer pourquoi le problème n'est pas fondé ni suffisamment grave pour justifier un examen complémentaire. b) Si le problème est jugé irrecevable aux termes de l'alinéa a), l'intéressé peut communiquer par écrit avec le VP pour lui demander de réexaminer la décision du VPA. Le VP peut confirmer la décision de juger le problème irrecevable ou demander que le VPA procède à un examen complémentaire et lui donner des indications. 4. Si l'intéressé et le commissaire sont satisfaits d'un règlement informel du problème, le VPA doit le mettre par écrit et il peut communiquer par écrit avec eux pour confirmer le règlement informel. 5. Si le VPA décide, n'importe quand, que le problème ne peut être réglé de façon informelle, il doit en informer par écrit l'intéressé et le commissaire. Enquête sur la plainte6. a) Si le VPA décide qu'aucun examen complémentaire n'est requis, ou si un problème n'a pas été jugé irrecevable ni réglé de façon informelle, l'intéressé peut déposer par écrit une plainte devant le VP concerné et préciser les détails de la plainte. b) L'intéressé peut aussi déposer une plainte au cours de toute tentative de règlement informel ou même s'il n'y a pas de tentative du genre si le VPA juge que le dépôt d'une plainte est dans l'intérêt public. c) Si l'intéressé refuse de déposer une plainte, le VPA peut, dans des circonstances exceptionnelles, résumer le problème par écrit et le présenter au VP en tant que plainte. d) Le VP doit dès que possible envoyer une copie de chaque plainte au commissaire et au VPA dont relève le commissaire pour toute réponse écrite que ceux-ci pourraient vouloir donner au VP. Le VP doit, le cas échéant, communiquer la réponse écrite au plaignant. 7. a) Dès qu'il reçoit la réponse écrite
du commissaire, le VP
peut : i) clore le dossier de la plainte en communiquant par écrit avec le plaignant, et expliquer pourquoi celle-ci n'est pas fondée ni suffisamment grave pour justifier un examen complémentaire; ii) clore le dossier de la plainte en communiquant par écrit avec le plaignant pour l'informer que le commissaire a reconnu avoir eu une conduite répréhensible et exprime ses regrets, et expliquer pourquoi un examen complémentaire de la plainte n'est pas justifié; iii) nommer un avocat ou un conseiller pour tenir une enquête complémentaire sur la plainte et en informer par écrit le plaignant, le commissaire et le VPA; iv) présenter un rapport directement au président, conformément au paragraphe 8, s'il n'est pas nécessaire de tenir une enquête complémentaire b) L'avocat ou le conseiller qui mène l'enquête complémentaire doit présenter au commissaire l'essentiel de toutes les allégations et des preuves contre lui, et la réponse du commissaire doit être incluse dans le rapport de l'avocat ou du conseiller au VP. c) L'avocat ou le conseiller qui mène l'enquête complémentaire doit présenter par écrit au VP ses conclusions et ses recommandations dès que l'enquête est terminée. d) Dès qu'il reçoit le rapport de l'avocat ou du conseiller, le VP peut ordonner la tenue d'une autre enquête complémentaire et donner des indications à cet égard. 8. Après avoir examiné le rapport de l'avocat ou du conseiller, le VP doit en rendre compte par écrit au président et recommander la suite à donner à la plainte, y compris toutes mesures correctives appropriées. 9. a) Dès qu'il reçoit le rapport et la recommandation du VP, le président peut : i) déterminer que la plainte n'est pas fondée et clore le dossier de la plainte; ii) déterminer que la plainte est fondée et indiquer la mesure dans laquelle elle l'est et les mesures correctives jugées nécessaires; iii) déterminer que la plainte est fondée et recommander au ministre la tenue d'une enquête judiciaire aux termes du paragraphe 63.2(2) de la Loi sur l'immigration. b) Le président doit expliquer par écrit au plaignant, au commissaire et au VPA toute décision rendue aux termes de l'alinéa a). c) La décision du président est finale et ne peut faire l'objet d'un examen ni d'un appel à la CISR. 10. La doit mettre à la disposition du public, chaque année, un compte rendu de la façon dont les plaintes ont été réglées au cours de l'année précédente. ![]()
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