Fonction de suivi des projets et de paiement (SPP) et Processus d'examen de l'assurance de la qualité
- Recommandations et plans d'action (23 juillet 2004)

Activité

Basée sur les recommandations suivantes

Plan d'action

Responsable de l'action

Évaluation du risque : exigences en matière de vérification et de suivi.

Mettre en oeuvre des politiques et des procédures officielles de vérification des accords de contribution, conformément aux CVR.

Définir, pour chaque programme et sous-programme, des normes spécifiques concernant l'ampleur et la nature du suivi, de la vérification et de l'examen des demandes.

- Les normes devraient être fondées sur le profil de risque du Ministère et les CVR associés aux programmes, tels que définis par V&E, ainsi que sur la nécessité d'atteindre l'efficience.

- Réexaminer le formulaire d'évaluation des risques de chaque programme afin de s'assurer qu'il est utile et nécessaire de l'utiliser pour chaque demande, et que les éléments de risque et leur évaluation permettent de prévoir adéquatement le niveau de risque associé à chaque projet.

Finaliser et communiquer la politique de vérification actualisée.

Définir les exigences du système.

Normes d'échantillonnage.

Mettre à jour la liste de vérification pour l'évaluation du risque.

Programmes et Opérations

V&E

Politique recommandée dans le rapport de KPMG – doit être approuvée par la haute direction

Date d'achèvement prévue : Novembre 2004

Examen et amélioration des formulaires et des processus de SPP.

Définir des normes pour les activités de suivi et de vérification des demandes pour les programmes de base de DEO.

Préciser l'intention d'associer la fonction de SPP à l'examen de la version préliminaire des ententes de contribution, ainsi que le processus qui s'ensuivra.

Élaborer des normes d'exploitation et des mesures de rendement associées à la fonction de SPP.

Donner suite aux recommandations de la vérification du Programme de développement des collectivités (Grant Thornton, 2003) et envisager de les appliquer à tous les types de partenaires qui fournissent des services.

Examiner les processus actuels afin de s'assurer qu'ils sont efficients et qu'ils servent les intérêts du Ministère en ce qui concerne les services à la clientèle, le soutien aux autres ministères et la gestion du risque.

- Examiner la nécessité et la pertinence de tous les formulaires utilisés dans le cadre de la fonction de SPP.

- Modifier et normaliser ces formulaires s'il y a lieu.

- Les activités de suivi devraient être dictées par un plan de suivi préparé au début de chaque projet et fondé sur la nature et le risque du projet.

- Les activités de suivi doivent être documentées afin de pouvoir disposer d'un dossier en cas de désaccord avec les clients ou de roulement de personnel, ainsi que pour évaluer leur efficacité de façon officielle.

Examiner les pratiques régionales actuelles qui permettent à la fonction de SPP de contribuer à l'examen des ententes de contribution (p. ex., jumelage, comités d'examen des projets.)

Intégrer officiellement le processus d'examen aux procédures devant être suivies par les agents de projets et ceux qui assument la fonction de SPP.

Les éléments suivants devraient être pris en considération :

- La mesure dans laquelle il est possible de se fier à des vérificateurs externes pour fournir l'assurance que les partenaires de la prestation de services respectent les conditions requises.

- La normalisation des rapports sur le rendement des partenaires de la prestation de services et la vérification de l'exactitude et du caractère raisonnable des informations soumises.

Déterminer les pratiques exemplaires des régions et cerner les faiblesses potentielles des processus.

Élaborer des paramètres, des normes et des mesures afin de gérer le rendement de la fonction de SPP.

Programmes et SPP

Date d'achèvement prévue : Décembre 2004

Procédures documentées – élaborées à mesure que l'examen avance. Formulaires et procédures disponibles sur le site intranet.

Élaborer et tenir à jour des politiques et des procédures relatives aux normes de la fonction de SPP dans toutes les régions.

Distribuer les politiques et procédures accompagnées des formulaires et outils pertinents à l'aide d'un site intranet central, afin d'en assurer l'uniformité et l'exactitude dans toutes les régions.

Les politiques et procédures doivent refléter les règlements et les lignes directrices de l'organisme central.

Programmes et GIT

Date d'achèvement prévue : Mars 2005

Rôle de l'Administration centrale

Examiner la structure de la fonction de SPP, ses niveaux de dotation et sa diversité, et déterminer et combler les besoins en formation sur la fonction de SPP.

Définir et mettre en oeuvre le rôle de coordination centrale de la fonction de SPP.

Mettre en oeuvre un processus d'examen de l'assurance de la qualité et effectuer des vérifications internes périodiques de la fonction de SPP.

Assigner un employé de l'Administration centrale à la fonction de SPP.

- À tout le moins, le rôle central devrait être le suivant :

- Examiner et remanier, s'il y a lieu, les processus relatifs à la fonction de SPP;

- Élaborer des politiques, des procédures, des formulaires et des pratiques uniformes, utilisés dans toutes les régions;

- Contribuer à la définition des compétences requises des employés qui assument la fonction de SPP;

Déterminer et combler les besoins en formation sur la fonction de SPP :

- Examiner la structure organisationnelle de la fonction de SPP, les niveaux de dotation requis et la composition de son effectif après avoir élaboré un mandat et un cadre stratégique appropriés pour le Ministère, et remanié et normalisé les processus de la fonction de SPP;

- Déterminer les besoins en formation sur la fonction de SPP après entente avec les Régions quant aux pratiques exemplaires et offrir une formation centralisée lorsque nécessaire;

Concevoir et mettre en oeuvre un processus d'examen officiel de l'assurance de la qualité afin d'assurer une application uniforme des politiques et procédures dans toutes les régions;

Demander des vérifications internes périodiques de la fonction de SPP, afin de vérifier la conformité de cette fonction avec les règlements et politiques, ainsi que l'efficacité des contrôles.

Programmes

Date d'achèvement prévue : Terminé

Programmes et SPP dans les régions

Date d'achèvement prévue : Décembre 2004