B.1

Discuter avec les autres régions ou avec l'administration centrale de la meilleure façon de consigner les CAFE pour éviter les écarts dans le système à l'avenir. Pour le programme d'infrastructure, comme l'utilisation de deux systèmes distincts est inévitable à ce point, s'assurer que les utilisateurs connaissent les différences possibles entre les deux systèmes.

Le Ministère va s'assurer que les régions vont indiquer les différences entre l'information au dossier et l'information dans le système. Cette documentation sera enregistrée autant dans le système financier que dans le dossier. Un message sera envoyé à toutes les régions.

31 juillet 2006

B.2

À court terme : S'assurer que ces feuilles de calcul sont disponibles à tous les membres de l'organisme sur des lecteurs partagés sur le réseau. Elles peuvent être protégées pour s'assurer qu'il n'y a pas de manipulations non autorisées. À long terme : Améliorer les rapports du système pour fournir l'information demandée directement à partir de celui-ci.

Le Ministère va entreprendre un examen des procédures pour s'assurer que, si nécessaire, un accès partagé aux dossiers est offert au personnel. Le Ministère va entreprendre un exemen des rapports existants pour s'assurer que, si nécessaire, on élaborera des rapports pour assurer l'uniformité.

Automne 2006

B.3

Élaborer une liste unique des bénéficiaires gérée centralement. Élaborer et mettre sur pied un système de codification des bénéficiaires normalisé à l'échelle du Ministère.

Le Ministère va examiner les procédures actuelles et envisager de centraliser la création de nouveaux fournisseurs à l'intérieur du système financier.

31 juillet 2006

B.4

À court terme : S'assurer que ces feuilles de calcul sont disponibles à tous les membres de l'organisme sur des lecteurs partagés sur le réseau. Elles peuvent être protégées pour s'assurer qu'il n'y a pas de manipulations non autorisées. À long terme : Améliorer les rapports du système pour fournir l'information demandée directement à partir de celui-ci.

Le Ministère va entreprendre un examen des procédures pour s'assurer que, si nécessaire, un accès partagé aux dossiers est offert au personnel. Le Ministère va entreprendre un examen des rapports existants pour s'assurer que, si nécessaire, on élaborera des rapports pour assurer l'uniformité.

Automne 2006

B.5

À court terme : S'assurer que ces feuilles de calcul sont disponibles à tous les membres de l'organisme sur des lecteurs partagés sur le réseau. Elles peuvent être protégées pour s'assurer qu'il n'y a pas de manipulations non autorisées. À long terme : Améliorer les rapports du système pour fournir l'information demandée directement à partir de celui-ci.

Le Ministère va entreprendre un examen des procédures pour s'assurer que, si nécessaire, un accès partagé aux dossiers est offert au personnel. Le Ministère va entreprendre un examen des rapports existants pour s'assurer que, si nécessaire, on élaborera des rapports pour assurer l'uniformité.

Automne 2006

C.1

Dans le cadre du processus de diligence raisonnable, les propositions de projet devraient être examinées et recommandées par un comité de gestionnaires. Le comité élargi des subventions et contributions, dont la présidence est assurée par le SMA, pourrait alors examiner les projets seulement après que les rapports de diligence raisonnable, incluant les évaluations financières et de risques, seront terminés et que tous les faits seront connus.

Examiner les procédures d'approbation et de diligence raisonnable du Ministère avec les DG.

Automne 2006

C.2

S'assurer que le processus de diligence raisonnable inclut quelques évaluations de la viabilité du bénéficiaire et signale les problèmes constatés lors de rapports d'évaluation précédents.

Renforcement par la formation des agents et des gestionnaires de projet. Renforcement par un processus de contestation direction régionale/administration centrale.

Complet

D.1

Le Ministère devrait élaborer des clauses types pour tous les cas. On devrait envisager l'élaboration d'une norme distincte et plus simple pour l'appui aux conférences ou des projets similaires.

Renforcement par la formation des agents et des gestionnaires de projet. Renforcement par un processus d'examen de la direction régionale et des vérifications de suivi. Envisager d'utiliser des subventions s'il y a lieu.

Automne 2006

D.2

S'assurer qu'il est entendu qu'aucun bien ou service ne peut être reçu par le gouvernement fédéral à la suite d'une subvention ou d'une contribution. Offrir une formation sur la politique sur les paiements de transfert.

Renforcement par la formation des agents et des gestionnaires de projet. Renforcement par un processus de contestation direction régionale/administration centrale.

H.1

Réviser les délégations et préparer immédiatement un nouveau document qui sera signé par le nouveau ministre.

Élaborer un processus d'examen formel des délégations et préparer un nouveau document que le nouveau ministre pourra signer.

Complet

H.2

Si le document de délégation officiel vise un niveau trop élevé, un document de délégation révisé signé par le Ministre, comme le précise la Loi sur la gestion des finances publiques, peut légalement déléguer les pouvoirs aux niveaux appropriés. Un document de délégation additionnel, comme celui de 1998, si considéré nécessaire à des fins administratives, peut être plus restrictif que le document de délégation officiel ci-dessus, mais il ne peut être plus permissif. L'avantage perçu serait également l'amélioration de la gouvernance et de la gestion des projets et programmes.

Le Ministère va revoir les matrices de délégation existants et les autorisations de signature pour les opérations.

Automne 2006

H.3

Une fois le document de délégation officiel révisé tel que recommandé ci-dessus, offrir une formation à tous les employés, qu'ils aient ou non reçu des pouvoirs délégués.

Renforcement par la formation des agents financiers/agents de projet/gestionnaires.

Hiver 2006-2007

H.4

Une fois le document de délégation officiel révisé tel que recommandé ci-dessus, offrir une formation à tous les employés, qu'ils aient ou non reçu des pouvoirs délégués.

Cette recommandation devrait peut-être être supprimée. Il s'agit d'une réponse à H4 qui fait partie de H3 et qui devrait être consolidée.

H.5

S'assurer que l'expression « domaine de compétence » figurant sur le document de délégation révisé reflète le domaine de compétence exact.

Le Ministère mettra à jour la matrice pour clarifier les domaines de compétence.

H.7

Chaque bureau des finances devrait régulièrement procéder à un examen pour satisfaire aux exigences de l'article 33.

I.2

Communiquer la limite à tous ceux qui s'occupent des subventions et contributions. S'assurer que le système peut fournir l'historique du bénéficiaire au moment de l'examen des propositions. Vérifier le statut des bénéficiaires pour s'assurer qu'ils n'ont pas dépassé la limite ou qu'ils ne sont pas près de le faire.

L'élaboration d'un système de rapport trimestriel qui va confirmer les dépenses et avertir la direction au sujet des bénéficiaires qui sont près de la limite de 35 millions de dollars.

Automne 2006

L.1

Les avances devraient constituer des exceptions et non pas la règle. La connotation négative concernant des ressources non utilisées doit être supprimée. On recommande un contrôle serré des avances, en particulier en fin d'exercice, et que les cadres supérieurs soient tenus d'approuver ces avances par écrit. La conformité avec la politique sur les paiements de transfert.

Le Ministère va renforcer sa politique ministérielle selon laquelle les avances constituent l'exception à la règle. On offrira des cours de formation et on fera des communications à propos de l'utilisation et du traitement des avances.

Complet

L.2

L'utilisation accrue de retenues de garantie. Fournir des avances seulement lorsqu'il est clair que c'est absolument nécessaire afin que le projet se poursuive, comme le précise la politique sur les paiements de transfert.

Le Ministère va renforcer sa politique ministérielle sur le traitement des avances.

Complet

N.1

Élaborer une politique et établir des lignes directrices sur l'utilisation des retenues.

Élaborer une politique et établir des lignes de conduite quant à l'utilisation des retenues.

Automne 2006

O.2

Les régions devraient échanger les pratiques exemplaires sur le rapprochement des CAFE. Pour les CAFE qui demeurent impayés pendant plus d'un an, on doit envoyer aux bénéficiaires des lettres indiquant les échéances des rapports. Si l'on n'a toujours pas reçu de rapports, on doit radier le créditeur. Faire diligemment un suivi de ces CAFE pendant moins d'un an. Examiner de plus près les CAFE qui pourraient être établis pour 2005-2006.

Le Ministère va élaborer et mettre sur pied une approche plus systémique et proactive pour s'assurer que la documentation des dossiers comprend les CAFE impayés et que ceux-ci sont rapprochés en temps voulu.

P.2

S'assurer que les bénéficiaires comprennent les conditions d'entente et signalent plutôt tôt que tard les changements qui exigeront des modifications. Décider d'une date d'expiration claire dans les ententes. Toutes les dates mentionnées dans les ententes constituent des conditions contractuelles à caractère obligatoire et les deux parties doivent en être pleinement conscientes.

Renforcement par la formation des agents et des gestionnaires de projet. Renforcement par un processus d'examen de la direction régionale. Évaluer s'il faut utiliser une date d'expiration dans les ententes.

Automne 2006

Q.2

Programmer le système afin qu'il envoie des avis ou des rapports indiquant les prochaines dates de remise des rapports.

Le Ministère va examiner la capacité de production de rapports automatiques du G/X pour contrôler les dates de remise des rapports financiers.

Automne 2006

R.3

Déterminer comment les autres régions codifient leurs recouvrements. Cesser d'imputer au crédit le recouvrement des dépenses de l'année précédente..

Le Ministère va confirmer les pratiques régionales et informer les régions par écrit.

S.2

Élaborer une procédure d'examen des états financiers et offrir une formation à ceux qui doivent les analyser. On doit déterminer s'il s'agit d'une pratique généralisée.

Élaborer et offrir une formation sur l'analyse financière en tenant compte des commentaires du personnel.

Printemps 2007

U.1

Une clause dans les conditions de l'entente selon laquelle les vérifications et les demandes de remboursement peuvent être communiquées à d'autres organismes de financement, en particulier à d'autres ministères.

Insérer une clause dans l'entente selon laquelle les vérifications et les demandes de remboursement devraient être communiquées à d'autres organismes de financement, en particulier à d'autres ministères.

Automne 2006