Diversification de l’économie de l’Ouest Canada
Rapport de vérification (le 4 juillet 2006)
Vérification de la gestion des documents physiques
Plan d’action de la direction (le 4 juillet 2006)

INTRODUCTION

DEO procédera sans tarder à la définition des responsabilités et de la reddition de comptes en matière de gestion des documents au Ministère. À partir de maintenant, le DG, Services intégrés, assumera la responsabilité fonctionnelle de la gestion des documents physiques ainsi que de l’élaboration et de la mise en œuvre d’un plan d’action visant à régler les problèmes et à combler les manques et les lacunes relevés au cours de la vérification. On appliquera les recommandations formulées dans le cadre de la vérification à court et à long terme, en tenant compte de la situation budgétaire de DEO.

CAPACITÉS MINISTÉRIELLES

Au cours de l’été et de l’automne qui viennent, on prendra les mesures suivantes :

Nous afficherons un avis d’affectation à l’intention des experts pouvant agir à titre de gestionnaire de projet, Gestion des documents, pendant une période de 18 à 24 mois.
En consultation avec les gestionnaires régionaux des finances et services ministériels, Tim Earle mettra sur pied un comité directeur pour la gestion des documents, chargé de superviser le projet.
En consultation avec les gestionnaires régionaux des finances et services ministériels et le gestionnaire de projet, nous rédigerons un questionnaire d’évaluation des capacités (portant sur la scolarité, l’expérience, le degré de sensibilisation, la connaissance du mode d’indexation, la sécurité et la sécurité physique) pour chacun des Bureaux des dossiers. En même temps, on demandera aux gestionnaires régionaux des Services financiers ministériels de repérer les systèmes de classement non officiels (les cas où les documents sont entreposés en dehors des Bureaux des dossiers, par exemple les RH conservent les « documents personnels » dans la section des RH de l’AC).

DIRECTION DE LA GESTION DE L’INFORMATION (GI)

Le directeur de la GIT fera partie du comité directeur de façon à créer des liens avec l’ensemble du programme de GI et l’architecture de l’information de DEO. Parmi les autres mesures, on compte :

La définition des principaux indicateurs d’engagement à l'intention des Services ministériels et du DG, en particulier.
La définition d’indicateurs à l’intention d’autres intervenants, y compris chacun des Bureaux des dossiers.
La gestion des documents constituera l’une des principales réalisations attendues du Plan d'activités des Services ministériels.

CONFORMITÉ ET QUALITÉ

On offrira une formation complète (l’École de la fonction publique du Canada offre un excellent programme de trois jours) à l’ensemble du personnel de chaque Bureau des dossiers. De plus, le questionnaire dont on a déjà parlé servira à cerner les problèmes et les menaces à l’égard de la sécurité physique. On prendra donc d’autres mesures pour renforcer la sécurité, notamment :

On modifiera les cartes d’identité du Ministère de façon qu’on puisse y voir la cote de sécurité attribuée à un employé, et ces cartes seront obligatoires pour accéder à tout document relevant des Bureaux des dossiers.
L’ASM passera en revue les cotes de sécurité de tous les employés des Bureaux des dossiers.
On demandera à l’agent principal de l’apprentissage d’intégrer la gestion des documents et la GIG à la formation offerte à tous les employés du Ministère dans le cadre de l’orientation, mais aussi à d’autres volets de la formation. La formation constitue une excellente façon de sensibiliser les gens et de modifier la culture en place. À long terme, des changements culturels importants sont nécessaires pour régler les problèmes de DEO au chapitre de la GI et de la gestion des documents.
La mise en œuvre du Plan de continuité des activités de DEO a été retardée, mais on terminera ce travail en septembre et on intégrera des plans de survie et de reprise des activités pour les Bureaux des dossiers.

CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS ET DE L’INFORMATION