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Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport annuel au Parlement
1 avril 2002 au 31 mars 2003

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Table des matières

Introduction

La Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels sont entrées en vigueur le 1 er juillet 1983.

La Loi sur l'accès à l'information confère aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne ou société présente au Canada un droit d'accès aux renseignements contenus dans les documents de l'administration fédérale, sous réserve de certaines exceptions particulières et limitées. La Loi sur la protection des renseignements personnels confère, pour sa part, aux particuliers le droit d'avoir accès à l'information les concernant et détenue par l'administration fédérale, sous réserve de certaines exceptions particulières et limitées. Elle protège aussi la vie privée des particuliers en empêchant les autres personnes d'avoir accès à leurs renseignements personnels; elle permet enfin aux particuliers d'exercer un important contrôle sur la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels les concernant.

L'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information et l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipulent que le responsable de chaque institution fédérale doit préparer pour présentation au Parlement un rapport annuel sur l'application de ces lois durant chaque année financière.

Le présent rapport annuel a pour objet de décrire comment Diversification de l'économie de l'Ouest Canada (DEO) a assumé ses responsabilités aux termes de ces deux lois au cours de l'exercice 2002-2003.

Renseignements généraux sur le ministère

Le mandat de DEO est défini dans la Loi sur la diversification de l'économie de l'Ouest canadien de 1988. La Loi permet au ministère de jouer un rôle innovateur et attentif au nom du gouvernement du Canada pour ce qui est de fournir aux Canadiens de l'Ouest des politiques, programmes et services visant à promouvoir les possibilités économiques.

Conformément à la Loi, DEO a pour mandat de faire ce qui suit :

  • favoriser le développement et la diversification de l'économie de l'Ouest canadien;
  • coordonner les activités économiques fédérales dans l'Ouest;
  • faire valoir les intérêts des Canadiens de l'Ouest dans les forums décisionnels nationaux.

DEO a pour rôle fondamental de mettre en oeuvre son mandat régional d'une manière qui soit conforme aux directives nationales fournies dans le discours du Trône et la réponse du Premier ministre au discours du Trône, ainsi qu'aux objectifs du portefeuille de l'Industrie. Il continue de mettre en oeuvre le Programme : emploi et croissance, et ce, tout en mettant l'accent sur les priorités particulières du gouvernement visant à améliorer la qualité de vie par l'accélération de la transition vers l'économie du savoir. Conformément à la direction imprimée par le discours du Trône, il s'emploie activement à bâtir une économie dynamique, à assurer la qualité de notre environnement, à renforcer les collectivités, à créer des possibilités économiques pour tous les Canadiens de l'Ouest et à mettre en oeuvre le programme « Un Canada branché ». Certains des objectifs du ministère sont atteints au moyen de programmes et de services qui sont axés sur la communauté des petites entreprises. D'autres objectifs, comme ceux visant à améliorer le climat d'innovation dans l'Ouest, à démontrer le leadership fédéral en ce qui concerne les questions touchant l'Ouest et à effectuer des recherches (politiques) sur l'économie de l'Ouest, sont atteints au moyen des programmes de base.

L'administration centrale du ministère est située à Edmonton, en Alberta, où elle partage des locaux avec le Bureau régional pour l'Alberta. DEO a aussi un bureau régional dans chacune des autres provinces de l'Ouest, à Winnipeg, à Saskatoon et à Vancouver, et un bureau de liaison à Ottawa. Des bureaux satellites régionaux ont également été ouverts à Calgary et à Regina. Le sous-ministre de DEO se trouve à Edmonton, et les sous-ministres adjoints sont en Colombie-Britannique, en Alberta, en Saskatchewan, au Manitoba et à Ottawa. Chaque sous-ministre adjoint oeuvrant dans l'Ouest est directement chargé de gérer un des secteurs d'activité du ministère à l'échelle de l'Ouest, en plus d'assumer la responsabilité de la mise en oeuvre de tous les programmes ministériels dans sa région. Le sous-ministre adjoint basé à Ottawa joue quant à lui le principal rôle en ce qui concerne les activités de défense des intérêts de l'Ouest.

Activités relatives à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels

Le coordonnateur ministériel de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels est responsable de l'élaboration, de la coordination et de la mise en oeuvre de politiques, lignes directrices, systèmes et procédures efficaces visant à faire en sorte que le Ministre puisse assumer ses responsabilités aux termes de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et à permettre la divulgation et le traitement appropriés de l'information. Il est aussi chargé des politiques, systèmes et procédures connexes découlant de ces lois.

Voici les activités du Bureau d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels :

  • traiter les demandes en application des deux lois;
  • au nom de DEO, traiter avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, les commissaires à l'information et à la protection de la vie privée et les autres ministères et organismes fédéraux concernant l'application des deux lois au sein du ministère;
  • répondre aux consultations soumises par d'autres institutions fédérales en ce qui concerne les documents de DEO susceptibles d'être publiés;
  • préparer les rapports annuels destinés au Parlement et les autres rapports prévus par les lois, ainsi que les autres documents que peuvent demander les organismes centraux;
  • élaborer et mettre en oeuvre les politiques, procédures et lignes directrices visant à faire en sorte que les deux lois soient respectées par DEO;
  • bien faire connaître les deux lois afin que le ministère respecte les obligations imposées au gouvernement;
  • s'assurer que le ministère respecte les deux lois, les règlements d'application ainsi que les procédures et politiques pertinentes.

Rapport sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information

L'annexe A comporte un résumé statistique des demandes d'accès à l'information reçues ou finalisées en 2002-2003.

Demandes reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Reçues durant la période de rapport : 45
Demandes pendantes (période précédente) : 5
Total : 50

Sources des demandes reçues

La majorité des demandes provenaient des médias (23), suivies par celles des entreprises (12), d'organisations (7) et du grand public (3).

Traitement des demandes

DEO a finalisé comme suit les 48 demandes exposées dans l'annexe A :

  • Vingt-trois (23) demandes ont donné lieu à la divulgation de tous les renseignements demandés.
  • Dix-neuf (19) demandes ont donné lieu à des divulgations partielles. Les paragraphes 19(1) et 20(1) ont été les dispositions le plus souvent invoqué pour refuser l'accès aux renseignements personnels et aux renseignements commerciaux.
  • Cinq (5) demandes n'ont pas pu être traitées, car l'information n'existait pas.
  • Une (1) demande a été abandonnée par le demandeur.

Exceptions invoquées

Comme il est indiqué dans l'annexe A, DEO a invoqué les exceptions prévues aux articles 13, 16, 19, 20, 21 et 23 de la Loi. L'annexe A vise à montrer le nombre de demandes où des types précis d'exceptions ont été invoquées pour refuser l'accès. Par exemple, si pour traiter une demande, cinq exceptions différentes sont appliquées par DEO, le rapport fera état d'une exception sous chaque article pertinent pour un total de cinq. Par contre, si la même exception est invoquée plusieurs fois pour traiter une demande, l'annexe A n'en fera état qu'une fois.

Exclusions citées

La Loi ne s'applique pas aux documents publiés aux termes de l'article 68 ni aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine comme le stipule l'article 69. L'article 68 a été invoqué une seule fois et l'article 69 a été invoqué en cinq (5) occasions durant la période couverte par le présent rapport.

Prorogation des délais

L'article 9 prévoit la prorogation du délai prévu par la Loi si des consultations sont nécessaires, si la demande porte sur un important volume de documents ou si le traitement de la demande dans le délai prévu entraverait de manière déraisonnable le fonctionnement du ministère. Durant la période de rapport, trois (3) demandes ont été prorogées pour 30 jours ou moins, et huit (8) demandes ont nécessité une prorogation de plus de 30 jours.

Durée du traitement

Sur les quarante-neuf (48) demandes auxquelles on a mis la dernière main durant la période de rapport, seize (16) ont été traitées en 30 jours ou moins, dix-sept (17), dans une période de 31 à 60 jours, treize (13), dans une période de 61 à 120 jours, et deux (2), en plus de 121 jours.

Méthode d'accès

L'accès aux documents pertinents a été accordé, en totalité ou en partie, pour quarante-deux (42) demandes. Sur ce nombre, on a fourni des copies des documents divulgués en quarante et une (41) occasions. En ce qui concerne la dernière occasion, le demandeur a choisi de venir et d'examiner les documents avant de prendre des copies.

Frais

Les frais recueillis durant la période de rapport ont totalisé 225 $. Conformément à la politique du gouvernement, le ministère a pour pratique de renoncer aux frais lorsque le montant total demandé pour une demande est inférieur à 25 $. Les frais auxquels a renoncé DEO en 2002-2003 se sont chiffrés à 220,40 $.

Coûts

Les coûts salariaux totaux associés à l'application de la Loi sur l'accès à l'information sont estimés à 32 900 $ pour 2002-2003. Les autres coûts se sont chiffrés à 36 800 $ pour un total de 69 700 $. Vu qu'il est difficile de comptabiliser les coûts assumés à ce titre par les centres de responsabilité, les chiffres précités sont sous-estimés. Les ressources humaines nécessaires pour appliquer la Loi en 2002-2003 se sont chiffrées à 0,90 ETP.

Examen judiciaire

TFA Foundation Inc. et the Asper Foundation c. le Ministre de la Diversification de l'économie de l'Ouest, le Secrétaire d'État (Diversification de l'économie de l'Ouest), et le ministère de la Diversification de l'économie de l'Ouest (numéro de greffe 7-530-03)

Il s'agit d'un recours de révision en vertu de l'article 44 de la Loi demandé par TFA Foundation Inc. et la Fondation Asper. Ces parties contestent la décision du Ministère de vouloir divulguer des renseignements portant sur la construction du Musée canadien des droits de la personnes. Les parties allèguent que les documents en question sont des renseignements confidentiels de tiers. Les résultats de ce recours seront rapportés dans le prochain rapport annuel.

Rapport sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L'annexe B comporte un résumé statistique des demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels reçues ou finalisées en 2002-2003.

Durant la période couverte par le présent rapport annuel, DEO a reçu une demande d'accès aux renseignements personnels. Il a répondu à la demande dans le délai initial de 30 jours prévu par la Loi. Aucun renseignement n'a été identifié en rapport avec la demande.