Principales Conclusions

La présente section porte sur une évaluation globale de la fonction de SPP. Nous analysons ensuite les thèmes clés présentés dans le rapport d'étape de l'étape 1.

Les conclusions spécifiques pour chacun des risques sont présentées à l'annexe A. Cette annexe contient des commentaires sur chaque risque, une liste des principaux contrôles visant à atténuer les risques, ainsi que les problèmes de contrôle.

Évaluation globale

DEO compte sur la fonction de SPP

DEO compte beaucoup sur la fonction de SPP pour s'assurer qu'il respecte les règlements gouvernementaux, particulièrement la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor et la Loi sur la gestion des finances publiques (articles 32-34). Les cadres supérieurs interrogés n'ont mentionné aucun problème de conformité majeur en ce qui concerne la fonction de SPP.

Confiance accordée à l'expérience plutôt qu'aux contrôles documentés

Le niveau de contrôle que fournit la fonction de SPP dépend grandement de l'expérience considérable du personnel. Nombre des employés qui assument la fonction de SPP travaillaient pour DEO avant même la modification de l'orientation de ce dernier en 1995. Ils bénéficiaient des politiques et procédures actuelles (1993), documentées et normalisées. Depuis, les politiques et procédures régissant la fonction de SPP n'ont pas été mises à jour. En raison du roulement récent du personnel de direction et des retraites prévues, il devient urgent de normaliser les contrôles.

Par défaut, on met l'accent sur la vérification des demandes

La fonction de SPP et présentement assumée en l'absence de tout mandat. Elle souffre de l'absence d'une orientation associée :

à un cadre de gestion des risques global et à un cadre de gestion du rendement;
aux politiques et procédures actuelles (notamment en ce qui concerne la tolérance à l'égard des risques acceptables et des activités de suivi prévues;
à un leadership central.

En l'absence d'une telle orientation, les employés qui assument la fonction de SPP continuent d'exercer leurs activité d'une façon qui a toujours « fonctionné » à ce jour - ils semblent appliquer un processus de vérification rigoureux à toutes les demandes. Cependant, l'accent qu'ils mettent sur la vérification des demandes n'est pas nécessairement conforme au concept de tolérance à l'égard des risques de DEO, des risques réels associés aux projets ni à l'accent qu'aimerait mettre DEO sur le SPP (p. ex. DEO pourrait préférer mettre l'accent sur des activités de suivi proactives ou sur l'évaluation des projets).

Manque d'uniformité et absence de normes

En l'absence d'un rôle de coordination central associé à la fonction de SPP, la fonction de chaque région évolue de façon différente. Les structures organisationnelles, les politiques, les procédures, les formulaires et les outils diffèrent quelque peu d'une région à l'autre. À cause de certaines de ces différences, il est difficile pour DEO de mettre en oeuvre des normes et contrôles dans l'ensemble de DEO.

En outre, les différences entre les fonctions régionales de SPP ne reflètent pas d'importantes différences entre les environnements fonctionnels; il n'y a donc pas de raison pour qu'il y ait de telles différences entre les régions.

La responsabilité de la mesure du rendement n'est pas officielle

La responsabilité de la mesure et du suivi des résultats des projets n'a pas été officiellement attribuée au sein de DEO. Par conséquent, la fonction de SPP ne peut comprendre l'atténuation des risques associés aux activités de mesure du rendement des projets.

Si DEO décide d'affecter la responsabilité de la mesure du rendement des projets à la fonction de SPP, il doit reconnaître les répercussions d'une telle décision sur la charge de travail, ainsi que les compétences requises.

Ordre logique des changements

DEO a l'occasion d'aborder les changements de la fonction de SPP d'une façon logique et séquentielle. Il pourrait définir sa tolérance à l'égard des risques (à la suite de l'élaboration d'un cadre de gestion des risques ministériels et des CVR des programmes) et attribuer la responsabilité de la mesure du rendement des projets. Puis, il pourrait examiner les politiques et procédures relatives à la fonction de SPP, ainsi que les questions organisationnelles et celles liées à la dotation.

Une telle approche logique et descendante permettrait à DEO de s'assurer que la fonction de SPP correspond aux objectifs ministériels. Cependant, des changements rapides pourraient être effectués immédiatement. Par exemple, DEO pourrait immédiatement examiner le rôle que joue la fonction de SPP dans l'examen des nouveaux projets sans menacer les mesures à long terme visant à améliorer cette fonction.

Réexamen des thèmes de l'étape 1

Dans le rapport de l'étape 1, on présentait quatre principaux thèmes, et on soulignait qu'ils seraient davantage précisés et détaillés à l'étape 2. Voici une brève analyse de chaque thème fondée sur les informations supplémentaires recueillies durant l'étape 2.

1. Nombreux risques considérés comme élevés

Le rapport sur l'étape 1 a peut-être trop mis l'accent sur l'ampleur des risques résiduels associés à la fonction de SPP. Même si le comité directeur a évalué nombre des risques déterminés à l'étape 1 comme « élevés » ou « critiques », ce résultat doit être examiné à la lumière de ce qui suit :

Nombre des risques considérés comme « élevés » et « critiques » ne faisaient pas partie du champ de l'enquête sur la fonction de SPP et ont été inclus dans l'examen afin que l'on puisse obtenir un portrait complet des activités directement ou indirectement liées à la fonction de SPP.
L'examen met l'accent sur les risques résiduels (c.-à-d. les risques qui persistent après l'examen des effets des mesures d'atténuation). À cette fin, la liste initiale des risques était grandement fondée sur les réponses des personnes interrogées, à qui l'on avait demandé de préciser les « trois principaux risques » et les « risques les plus dommageables/critiques » associés à DEO et à la fonction de SPP. Cette liste était censée contenir les risques résiduels importants, et les risques que les personnes interrogées considéraient comme adéquatement contrôlés n'y figuraient pas.
Les risques résiduels les plus directement reliés aux activités actuelles de la fonction de SPP n'étaient, en moyenne, considérés que comme « modérés »."

Ce thème demeure d'une grande importance puisqu'il met en lumière, de façon absolue, le nombre de risques que la direction considère comme élevés. Cependant, il ne permet pas d'affirmer qu'un nombre disproportionné des risques associés à la fonction de SPP ne sont pas atténués de façon adéquate.

2. Le mandat de la fonction de SPP n'a pas été modifié malgré les changements survenus à DEO

Ce thème demeure valide. Cependant, on doit reconnaître que les objectifs fondamentaux de la fonction de SPP demeurent les mêmes malgré les changements apportés au mandat de DEO. Ces objectifs permettent de s'assurer que :

les coûts dont on demande le remboursement sont admissibles vu qu'ils ont été engagés et assumés;
le projet a été exécuté conformément aux conditions.

Tous les changements apportés aux activités de SPP, y compris la modification de l'importance accordée aux activités de suivi et d'évaluation, ne doivent pas compromettre la réalisation de ces objectifs.

Ce thème met en lumière l'impression générale qu'il est temps de réexaminer la façon dont la fonction de SPP réalise ses objectifs et de déterminer les objectifs supplémentaires qui devraient être inclus dans le mandat de la fonction de SPP.

3. Nécessité d'une coordination de la fonction de SPP dans l'ensemble de DEO

La nécessité d'une plus grande coordination est renforcée par les conclusions de l'étape 2 et est analysée à la recommandation H : Coordination centrale de la fonction de SPP. Cependant, deux des exemples spécifiques présentés ne sont plus considérés comme entièrement fiables. Ces exemples sont les suivants :

Le manque de précision concernant le rôle des activités associées à l'élaboration et à l'évaluation, à la fonction de SPP et aux finances. À part quelques exceptions, les conclusions de l'étape 2 révèlent que les personnes qui travaillent dans chacune de ces trois unités connaissent bien leur rôle respectif. La recommandation F porte sur un secteur où le rôle pourrait être davantage précisé.
L'absence d'une approche coordonnée à l'égard de l'élaboration et de la mise en oeuvre des CVR et des CGRR. La section du SPP est chargée de mettre à jour ses politiques et procédures, afin qu'elles soient conformes aux nouveaux CVR et CGRR; cependant, la responsabilité qui consiste à élaborer et à mettre en oeuvre les CVR et CGRR incombe à la gestion des programmes. La recommandation C concerne l'élaboration et la mise en oeuvre des CVR et des CGRR.

4. La composition du personnel et les besoins en dotation associés à la fonction de SPP pourraient changer

Ce thème demeure critique et est analysé à la recommandation N.

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