Rapport de vérification
SUIVI DES PLANS D'ACTION DE LA GESTION
Rapport annuel en date du 31 mars 2004
préparé par
la Direction de la vérification, de l'évaluation et
de l'examen
Mars 2004
SOMMAIRE DE LA MISE EN OEUVRE
Le suivi de la mise en oeuvre des plans d'action de la gestion boucle le processus de la vérification interne en faisant état des mesures prises par les diverses entités responsables à la suite de nos constatations et de nos recommandations. Le processus de suivi en vigueur fait en sorte que les plans d'action de la gestion sont revus annuellement pour en évaluer le degré de mise en
oeuvre et en faire rapport au Comité de vérification, et ce, jusqu'à ce qu'ils soient complétés.
Ce premier rapport annuel présente, en date du 31 mars 2004, les résultats du suivi se rapportant à neuf projets de vérification dont les rapports et les plans d'action de la gestion ont été présentés et approuvés par le Comité de vérification.
Nous sommes d'avis que ce rapport montre clairement que la gestion donne suite avec diligence aux recommandations formulées. Dans l'ensemble, nous sommes satisfaits de la mise en
oeuvre des éléments des plans d'action que les entités responsables se sont engagées à réaliser.
Les pages suivantes décrivent de façon plus détaillée l'état d'avancement des plans d'action de chacun des projets de vérification.
Projet de vérification
: 00/01 01-03
TECHNOLOGIE DE L'INFORMATION
Objectif du projet de vérification
L'objectif poursuivi par la réalisation de ce projet de vérification était de fournir
à la gestion l'assurance que la Division de la technologie de l'information disposait d'un cadre de gestion adéquat,
lequel répond notamment, aux exigences des organismes
centraux et que les contrôles de gestion
financière et opérationnelle étaient appliqués avec suffisamment de rigueur.
Nature des recommandations
Nous rapportions en septembre 2001 que la Division de la
technologie de l'information était composée de gestionnaires compétents et professionnels qui pouvaient faire face aux nombreux défis
à relever dans le domaine des technologies de l'information, lequel est en perpétuel changement. De plus, nous mentionnions qu'à notre avis, le cadre de gestion en place à la
Division de la technologie de l'information répondait très bien aux attentes, mais nécessitait tout de même certaines améliorations. Lors de notre examen, nous avions noté que la gestion travaillait déjà
à résoudre certains problèmes soulevés dans le rapport de vérification.
État de la mise en oeuvre
À ce jour, toutes les recommandations ont été mises en
oeuvre,
en tout ou en partie.
Les actions prévues au plan relativement au cadre de gestion ont pratiquement toutes été réalisées. L'implantation d'un système de gestion de projet prévue pour juin 2004 viendra compléter la mise en
oeuvre de cette partie du plan d'action. Pour ce qui est de la gestion des inventaires, la gestion du parc informatique et des logiciels s'est
vue grandement améliorée grâce à l'utilisation de nouveaux logiciels à cette
fin.
Deux des éléments du plan d'action qui sont présentement en cours seront complétés sous peu, il s'agit de l'élaboration d'une politique en matière de développement de systèmes et la mise à jour des procédures de sauvegarde
à la suite du dépôt en avril 2004 de l'étude des menaces et
des risques et des recommandations quant aux mesures de
reprise des activités. Le déploiement progressif, jusqu'en avril 2005, du nouveau modèle organisationnel récemment approuvé viendra compléter la mise en
oeuvre de tous les éléments du plan d'action.
Projet de vérification
: 00/01 01-04
GESTION DE L'INFORMATION
Objectif du projet de vérification
L'objectif poursuivi par la réalisation de ce projet de vérification était de fournir
à la gestion l'assurance que la Division de la gestion de l'information disposait d'un cadre de gestion adéquat,
lequel répond notamment, aux exigences des organismes
centraux et que les contrôles
de gestion financière et opérationnelle étaient appliqués avec suffisamment de rigueur.
Une saine gestion des documents est essentielle pour assurer entre autres, l'accessibilité à l'information contenue dans les documents et la protection des documents, incluant ceux ayant une valeur archivistique ou historique.
Nature des recommandations
Nous rapportions en novembre 2001 que la Division de la gestion de l'information
était composée d'une gestionnaire et d'employés compétents et professionnels qui possédaient les connaissances et l'expertise nécessaires pour faire face aux nombreux défis
à relever dans le domaine de la gestion de l'information. À notre avis, le cadre de gestion en place
à la Division de la gestion de l'information répondait très bien aux attentes, mais nécessitait tout de même certaines améliorations. Lors de notre examen, nous avions noté que la gestion travaillait déjà à résoudre certains problèmes soulevés dans le rapport de vérification.
État de la mise en oeuvre
Plusieurs actions du plan d'action sont tributaires de la décision d'implanter un
système de gestion électronique des documents (SGED) à l'Agence (appelé le projet VICTOIRE). Deux actions dont la mise en
oeuvre est, à ce jour, en deçà de
50 % ont un lien direct avec l'implantation complète du SGED prévue pour mars 2006. L'approbation du projet VICTOIRE par le Comité exécutif en juillet 2003 permettra également de mieux articuler la rédaction du cadre de gestion qui devrait être complétée pour juin 2004. Plusieurs initiatives et projets
du Conseil du Trésor (CT) de même que le projet VICTOIRE de l'Agence ont retardé légèrement la rédaction de ce document.
Par ailleurs, la Division de la gestion de l'information a mis sur pied un groupe de travail qui s'est penché sur les mandats,
les rôles et les responsabilité des bibliothèques de configuration et
sur l'implication de la division relativement à la gestion de
celles-ci. Les zones grises existantes ont ainsi été clarifiées et la mise en
oeuvre des recommandations issues de ce groupe de travail sera complétée d'ici mars 2004.
Par ailleurs, un élément important du plan d'action dont
la mise en oeuvre demeure à être effectuée consiste en l'élaboration du répertoire de documents essentiels.
Son échéance a été fixée pour décembre 2004.
Projet de vérification
:
00/01 01-05
SÉCURITÉ ET INSTALLATIONS
Objectif du projet de vérification
Ce projet de vérification visait à évaluer dans quelle mesure la
Division de la sécurité et des installations, qui s'est
vu confier les responsabilités de gérer l'opération et l'entretien des installations du Centre
spatial John H. Chapman et d'en assurer la sécurité physique, disposait d'un cadre de gestion approprié et se conformait aux politiques,
aux directives et aux instructions des organismes centraux
ainsi qu'à celles de l'Agence.
Nature des recommandations
Nous rapportions en décembre 2001 que la Division
de la sécurité et des installations s'acquittait généralement bien de ses responsabilités et qu'elle mettait de l'avant des contrôles de gestion efficaces et économiques. Nous avions néanmoins apporté à l'attention de la gestion des commentaires,
des observations et des recommandations visant à optimiser la prestation des responsabilités qui lui sont dévolues.
État de la mise en oeuvre
Une part importante du plan d'action est consacrée à l'amélioration du programme de sécurité ministérielle de l'Agence. Nous avons constaté que la gestion est pleinement engagée dans le développement d'un programme efficace et efficient et conforme à la Politique
du gouvernement sur la sécurité (PGS). Selon une démarche ordonnée, plusieurs activités ont été réalisées ou sont en
cours : création de comités de travail, évaluation de la
menace et des risques, consultations auprès d'autres ministères, revue des systèmes et des pratiques, réaménagements physiques, etc.
Plusieurs des éléments du plan d'action qui sont en cours se rapportent à la rédaction des politiques et
des procédures qui devrait être complétée d'ici la fin de l'exercice 2004-2005. Lorsque complétées,
ces politiques et ces procédures appuieront la mise en oeuvre des autres éléments du plan d'action tels le développement d'un programme de sensibilisation, la révision du plan de reprise des opérations ou encore la révision du niveau de sécurité des postes. Cette démarche ordonnée et l'ampleur des travaux en cours expliquent en bonne partie pourquoi certains éléments du plan d'action n'ont pas encore reçu l'attention de la gestion ou viennent à peine de débuter.
Par ailleurs, nous sommes satisfaits de la mise en oeuvre des éléments du plan d'action qui se rapportent à la gestion des installations
(gestion immobilière, gestion des baux et gestion des locaux
à bureau ). La gestion est en voie de compléter le renouvellement des baux et la mise en place des principaux éléments (procédures d'entretien, contrats de service) du nouveau mode de prestation des services immobiliers.
Projet de vérification
: 01/02 01-01
EXAMEN DE L'EXÉCUTION DES POUVOIRS FINANCIERS
Objectif du projet de vérification
Cette vérification visait à déterminer dans quelle mesure l'Agence s'acquittait de ses responsabilités en matière de gestion financière notamment en ce qui concerne les exigences de contrôle dictées par les articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et
les autres exigences prescrites par le Conseil du Trésor concernant la délégation des
pouvoirs financiers, l'engagement des dépenses, la certification de l'exécution des marchés et la vérification des comptes aux fins de
paiement.
Nature des recommandations
En novembre 2002 nous avions rapporté qu'en général, les pouvoirs financiers sont adéquatement exercés. Les dépenses sont engagées et certifiées conformément aux articles 32 et 34 de la LGFP et la vérification des comptes
aux fins de paiement est effectuée par des agents financiers indépendants en accord avec l'article 33.
Toutefois, plusieurs recommandations ont été formulées afin de consolider le cadre de contrôle et d'améliorer l'efficacité et l'efficience des opérations.
État de la mise en oeuvre
Nous sommes généralement satisfaits de la mise en
oeuvre du plan d'action de la gestion. La plupart des éléments du plan d'action qui contribuent à améliorer l'efficacité et l'efficience des opérations et
à accroître le contrôle interne ont été implantés avec diligence. Ainsi, les délégations financières et les instruments de délégation ont été révisés et corrigés, de nouvelles procédures opérationnelles plus performantes ont été élaborées notamment
concernant la certification et la vérification des comptes. D'autres éléments moins prioritaires du plan d'action sont en cours à divers degrés d'achèvement. La révision des politiques et
des procédures et l'informatisation de certaines pratiques devraient être complétées au cours de 2004-2005.
Par ailleurs, la révision de la Charte des pouvoirs financiers délégués ne pourra être effective que lorsqu'elle sera soumise au moment opportun au nouveau ministre alors que le développement et l'utilisation d'un nouveau bon de commande sont assujettis aux travaux de la migration à
la version 4.7 de SAP.
Projet de vérification
: 01/02 01-02
SUBVENTIONS ET CONTRIBUTIONS
Objectif du projet de vérification
Les objectifs poursuivis par la réalisation de cette vérification étaient de prendre connaissance du plan d'action élaboré par les différentes directions
à la suite des recommandations formulées dans les rapports de vérification des programmes de subventions et
de contributions datés de novembre 1998 et d'avril 2000 et de confirmer la mise en
oeuvre effective et l'étendue des mesures correctives.
Nature des recommandations
Nous rapportions en mars 2002 que les différentes directions qui gèrent les programmes de subventions et
de contributions à l'Agence s'acquittaient généralement bien de leurs responsabilités. Néanmoins, nous portions à l'attention de la gestion des commentaires,
des observations et des recommandations qui visaient à optimiser les contrôles de gestion en place tout en répondant aux exigences du
CT en matière de paiements de transfert.
Le suivi de vérification effectué en 2001-2002 a révélé que malgré les actions prises et les mesures correctives mises en place dans chacune des directions, certaines améliorations au cadre de gestion devaient être prises en considération par la gestion.
État de la mise en oeuvre
La mise en oeuvre du plan d'action est très avancée. Les actions prises ont permis d'améliorer grandement la gestion administrative et financière des différents programmes de subventions et
de contributions. Les dossiers administratifs sont maintenant davantages étoffés et assurent une piste de vérification adéquate. Les documents d'évaluation des projets ou
les dossiers de
candidatures sont systématiquement conservés dans des dossiers administratifs prévus à cette fin. De plus, avant la signature de toutes ententes, la disponibilité des fonds est vérifiée et les fonds sont engagés conformément à la LGFP.
Le format de plusieurs ententes de subventions et de contributions a été revu afin d'y inclure
toutes les clauses pertinentes et requises selon la Politique sur les paiements de transfert du
Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). D'autre part, deux ententes ont été conclues dans le cadre du Programme de démonstration en vol d'une charge utile multimédia afin de palier
les lacunes observées.
Par ailleurs, nous ne sommes pas satisfaits des actions prises jusqu'à présent
à la suite de nos recommandations quant à la gestion de la contribution octroyée à GEOIDE dans le cadre du
programme de recherche conjoint de l'ASC avec les Réseaux des centres
d'excellence. En effet, outre une nouvelle entente conforme à nos recommandations, la gestion du programme n'a pas changé et par conséquent, ne répond toujours pas aux termes et
aux conditions du programme (absence de rapport d'activité et financier).
Projet de vérification
: 01/02
01-03
ACCÈS À L'INFORMATION
Objectif du projet de vérification
L'objectif poursuivi par la réalisation de cette vérification était de fournir
à la gestion l'assurance que le Bureau de coordination de
l'accès
à l'information et de protection des renseignements
personnels (AIPRP) disposait d'un cadre de gestion adéquat,
lequel répondait notamment, aux exigences des
organismes centraux et que les contrôles opérationnels étaient appliqués avec suffisamment de rigueur. Cette vérification incluait entre autres, l'identification du volume et du genre de demandes d'accès
à l'information traitées au cours d'une année et l'analyse du cheminement critique d'une demande, incluant les niveaux d'approbation et le nombre de jours nécessaire au traitement des demandes.
Nature des recommandations
Nous rapportions en novembre 2001 que les lois sur l'accès
à l'information et sur la protection des renseignements personnels remontaient
à 1983 et que l'Agence, malgré son jeune âge, devait quand même traiter les demandes d'accès avec la même expertise que les autres institutions fédérales plus aguerries. Entre autres,
nous mentionnions que l'Agence devait envisager la révision de son modèle
de gestion de la
fonction de coordination d'AIPRP afin d'y apporter des ajustements quant aux rôles et responsabilités des différents intervenants.
État de la mise en oeuvre
La politique sur l'AIPRP qui a été complétée, approuvée et mise en application en février 2003 a permis de répondre à plusieurs recommandations entre autres, en ce qui a trait au besoin d'une revue de la qualité ainsi qu'au besoin de préciser le rôle des programmes dans le traitement des demandes d'accès. La politique révisée est disponible sur
l'intranet et, sur demande des secteurs, la coordonnatrice de l'AIPRP donne des sessions de formation où on y explique l'application des lois d'AIPRP et les obligations des employés envers ces lois.
Il est à noter que les délégations
d'attributions en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels ont été revues et signées par le ministre en mars 2002.
La seule recommandation dont la mise en oeuvre n'est pas complète concerne le besoin d'une formation plus approfondie d'une personne en cas d'absence prolongée de la responsable de l'AIPRP. Par contre, pour les absences de courte durée, une personne a été formée et est disponible pour des remplacements.
Projet de vérification
: 01/02 01-04
SOLDES D'OUVERTURE
Objectif du projet de vérification
Dans le cadre de la mise en oeuvre de la Stratégie
d'information financière (SIF), l'établissement des soldes d'ouverture au
1er avril 2001 constituait le point de départ à l'enregistrement et à la reddition de comptes selon les nouvelles normes comptables. La réalisation de ce projet visait à s'assurer que les soldes d'ouverture avaient été correctement établis et comptabilisés conformément aux nouvelles conventions comptables.
Nature des recommandations
Le rapport de vérification déposé en novembre 2002 soulignait que les soldes d'ouverture du
1er avril 2001 tels que revus et corrigés avec la participation du
receveur général et du Secrétariat du Conseil du Trésor étaient conformes aux exigences en la matière. Nous avions toutefois adressé à la
Direction de la gestion intégrée des recommandations visant à garantir l'exactitude des soldes de la balance de vérification tout au long de l'année par la validation du solde de certains comptes, en instaurant des procédures périodiques d'analyse de compte et en mettant à la disposition du personnel des politiques efficaces.
État de la mise en oeuvre
La Direction de la gestion intégrée a donné suite à toutes les recommandations formulées. Cependant, la plupart des éléments du plan d'action ne sont pas complétés. La révision des politiques est assujettie aux travaux du comité sur le codage et à ceux réalisés dans le
cadre de la migration à la version 4.7 de SAP qui devraient être complétés d'ici avril 2005. La validation du solde du compte
« Retenues d'entrepreneurs » apparaît plus complexe que prévue alors que les travaux réalisés en vue de déterminer la pertinence de comptabiliser des stocks aux états financiers n'ont pas mené à une conclusion satisfaisante et exige donc que l'on poursuive les efforts en ce sens.
Par ailleurs, nous sommes d'avis que les pratiques de gestion visant à corroborer en tout temps l'exactitude des soldes de certains comptes ne répondent pas entièrement aux recommandations formulées. Les nouvelles pratiques s'appuient sur des procédures de confirmation auprès des agents financiers sectoriels, mais ne prévoient pas de leur part la réalisation systématique d'analyses de compte. Nous croyons que les nouvelles pratiques devraient être révisées afin de s'assurer que les soldes de comptes sont documentés adéquatement.
Projet de vérification
: 01/02 01-05
GESTION DES FRAIS DE DÉPLACEMENT
Objectif du projet de vérification
Ce projet de vérification avait comme objectif d'évaluer dans quelle mesure le cadre de gestion associé aux frais de déplacement contribuait de manière efficace, efficiente et économique à la réalisation du programme et des objectifs de l'ASC, tout en se conformant aux politiques et lignes directrices du Conseil du Trésor.
Nature des recommandations
Les déplacements sont généralement réalisés de façon économique et raisonnable afin d'en réduire
l'impact financier pour
l'Agence. Nous avions également rapporté qu'il y avait suffisamment de manquements pour conclure à une méconnaissance des directives en matière de voyage d'affaires, tant chez les voyageurs que chez les gestionnaires qui approuvent les voyages et autorisent les demandes d'indemnité de déplacement. Plusieurs recommandations ont été formulées de manière à accroître le degré de sensibilisation du personnel à se conformer aux politiques et procédures et à adopter des pratiques efficaces et efficientes.
État de la mise en oeuvre
La responsabilité du plan d'action a été assumée par la
Direction de la gestion intégrée même si une part importante des recommandations s'adressaient à tout le personnel de l'Agence. Plusieurs initiatives ont été menées afin d'informer et de sensibiliser le
personnel : des présentations ont été dispensées, la section de
l'intranet sur les voyages a été révisée en profondeur, un bulletin d'information a été publié, un coordonnateur ministériel a été nommé pour répondre aux questions du personnel, etc. En plus de faciliter l'accès à l'information, d'autres mesures davantage axées sur des procédures de
suivi et de contrôle contribuent à améliorer les
pratiques : procédures de vérification des comptes et rapport des non-conformités, standardisation des pratiques facilitée par la création d'un comité d'usagers (commis financiers), etc.
Parmi les quelques éléments en cours, nous retrouvons une activité très importante qui consiste à revoir en profondeur l'ensemble des politiques et
des procédures de l'Agence en matière de voyage. La nécessité d'une telle révision (ou refonte) émane d'une part de la nouvelle directive sur les voyages émise en octobre 2002 et d'autre part du déploiement du nouveau service des voyages du gouvernement.
Projet de vérification
: 02/03 01-03
PROGRAMME DES CARTES D'ACHAT
Objectif du projet de vérification
L'objectif poursuivi par la réalisation de cette vérification était de s'assurer que l'Agence s'acquittait adéquatement et efficacement de ses responsabilités en matière de gestion des cartes d'achat. Cette vérification incluait entre autres, l'évaluation de la pertinence du cadre de gestion et la conformité aux exigences du SCT en la matière.
Nature des recommandations
Nous rapportions en janvier 2003 que la carte d'achat était un outil approprié, adapté aux pratiques modernes de gestion qui permettait effectivement d'alléger considérablement le volume de travail à la Division des marchés
puisque, annuellement, près de 5 500 transactions d'une valeur moyenne de
415 $ sont effectuées par les détenteurs de carte. On mentionnait également que depuis l'instauration des cartes d'achat en 1999, les pratiques avaient évolué et
que certaines pratiques devaient être revues afin de resserrer le cadre de
gestion. De plus, nous considérions qu'une attention particulière devait être accordée à l'aspect administratif des transactions et qu'un rappel aux principaux intervenants (gestionnaires et détenteurs de carte) devait être fait de façon à les sensibiliser à leurs responsabilités respectives
État de la mise en oeuvre
La mise en oeuvre du plan d'action est très avancée et celle-ci devrait être complétée à l'automne 2004. La politique sur les cartes d'achat a été entièrement revue et reformulée selon un format plus convivial pour les utilisateurs. L'approbation de la nouvelle politique prévue pour septembre 2004 viendra compléter la mise en
oeuvre de cette recommandation.
À la suite de l'approbation de la politique révisée, des sessions de sensibilisation obligatoires pour les détenteurs et leurs gestionnaires seront données.
En ce qui concerne la gestion financière, la plupart des actions ont été complétées
entre autres, en ce qui concerne les procédures relatives à l'engagement des fonds, à l'engagement des dépenses et aux
spécimens de signature.
Par ailleurs, pour les pratiques administratives, du travail demeure à faire entre autres,
en ce qui concerne la mise en place de procédures de contrôle d'inventaire afin de s'assurer que les achats de biens non consommables de plus de 1 000 $ ou de biens attrayants portés sur la carte d'achat soient inscrits à l'inventaire. De plus, l'étude de faisabilité visant à déterminer la rentabilité de l'utilisation de la carte d'achat comme outil de paiement est en voie d'être complétée.
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