Rapport annuel au 31 mars 2006
SUIVI DES PLANS D'ACTION DE LA GESTION
préparé par
Direction Vérification, évaluation et examen
Mars 2006
SOMMAIRE DE LA MISE EN ŒUVRE
Le suivi de la mise en œuvre des plans d'action de la gestion boucle le processus de la vérification interne et de l'évaluation de programme en faisant état des mesures prises par les diverses entités responsables à la suite de nos constatations et de nos recommandations. Le processus de suivi en vigueur fait en sorte que les plans d'action de la gestion sont revus annuellement pour en évaluer le degré de mise en œuvre et en faire rapport au Comité de vérification et d'évaluation et ce, jusqu'à ce qu'ils soient complétés.
Ce rapport annuel présente, en date du 31 mars 2006, les résultats du suivi se rapportant à 12 projets de vérification et 2 projets d'évaluation dont les rapports et les plans d'action de la gestion ont été présentés et approuvés par le Comité de vérification et d'évaluation.
Nous sommes d'avis que ce rapport montre clairement que la gestion donne suite avec diligence aux recommandations formulées. Dans l'ensemble, nous sommes satisfaits de la mise en œuvre des éléments des plans d'action que les entités responsables se sont engagées à réaliser.
Nous aimerions toutefois rappeler l'importance de mettre en place des cadres de mesure de la performance des programmes, de doter l'Agence de systèmes financiers corporatifs répondants aux attentes des gestionnaires et de la haute direction et d'assurer la qualité de l'information financière.
Les pages suivantes décrivent de façon plus détaillée l'état d'avancement des plans d'action de chacun des projets de vérification et d'évaluation.
Projet de vérification: 00/01 01-04
GESTION DE L'INFORMATION
Objectif du projet de vérification
L'objectif poursuivi par la réalisation de ce projet de vérification était de fournir B la gestion l'assurance que la division, Gestion de l'information disposait d'un cadre de gestion adéquat lequel répond, notamment, aux exigences des agences centrales et que les contrôles financiers et opérationnels étaient appliqués avec suffisamment de rigueur.
Une saine gestion des documents est essentielle pour assurer entre autres, l'accessibilité à l'information contenue dans les documents et la protection des documents, incluant ceux ayant une valeur archivistique ou historique.
Nature des recommandations
Nous rapportions en novembre 2001 que la Gestion de l'information (GI) était composée d'une gestionnaire et d'employés compétents et professionnels qui possédaient les connaissances et l'expertise nécessaires pour faire face aux nombreux défis B relever dans le domaine de la GI. À notre avis, le cadre de gestion en place B la GI répondait très bien aux attentes mais nécessitait tout de même certaines améliorations. Lors de notre examen, nous avions noté que la gestion travaillait déjà à résoudre certains problèmes soulevés dans le rapport de vérification.
État de la mise en œuvre
Au cours de la dernière année, la gestion a complété de façon satisfaisante la mise en œuvre des deux actions qui étaient en suspens au 31 mars 2005.
En ce qui concerne l'un des éléments qui était en suspens, un cadre de gestion de l'information a été rédigé et doit être présenté à la dirigeante principale de l'information d'ici au 31 mars 2006. Ce cadre fourni des orientations au personnel afin que tous prennent conscience de l'importance de gérer les ressources informationnelles.
L'autre élément en suspens consistait en l'élaboration du répertoire des documents essentiels. À ce jour, beaucoup d'efforts ont été déployés afin de concrétiser l'élaboration du répertoire de documents essentiels. En effet, un manuel d'organisation et de procédures a été rédigé et des formulaires de description, de transfert et de planification de la reprise des activités essentielles ont été élaborés. Le projet en est maintenant à la phase d'identification des documents essentiels qui s'effectue par le biais d'entrevues avec les directeurs et les directeurs généraux.
Projet de vérification: 00/01 01-05
SÉCURITÉ ET INSTALLATIONS
Objectif du projet de vérification
Ce projet de vérification visait à évaluer dans quelle mesure la division, Sécurité et installations qui s'est vue confier les responsabilités de gérer l'opération et l'entretien des installations du Centre Spatial John H. Chapman et d'en assurer la sécurité physique disposait d'un cadre de gestion approprié et se conformait aux politiques, directives et instructions des agences centrales ainsi qu'à celles de l'Agence.
Nature des recommandations
Nous rapportions en décembre 2001 que la division, Sécurité et installations s'acquittait généralement bien de ses responsabilités et qu'elle mettait de l'avant des contrôles de gestion efficaces et économiques. Nous avions néanmoins apporté à l'attention de la gestion des commentaires, observations et recommandations visant à optimiser la prestation des responsabilités qui lui sont dévolues.
État de la mise en œuvre
Nous rapportions dans les rapports annuels précédents que la gestion s'était pleinement engagée dans le développement et la mise en œuvre d'un programme de sécurité ministérielle conforme à la Politique sur la sécurité du gouvernement. La rédaction des politiques et des procédures se poursuit suivant une démarche ordonnée et rigoureuse. Compte tenu de l'ampleur de la tâche, l'échéancier original a été révisé et l'on prévoit désormais que la dernière politique en matière de sécurité sera publiée en septembre 2007. Au cours de l'année 2005-2006, quatre politiques se sont ajoutées aux deux politiques déjà approuvées. Il est prévu que trois autres politiques seront rédigées et soumises pour approbation en 2006-2007 et les deux dernières en 2007-2008. La politique en matière de sécurité des technologies de l'information et la politique sur la continuité des opérations sont des priorités de 2006-2007. Au terme de la rédaction, l'Agence sera dotée de onze politiques en matière de sécurité.
En ce qui concerne la gestion des installations, la plupart des éléments en suspens visant à assurer la prestation des services de gestion immobilière ont été mis en place en 2005-2006. Il en est ainsi pour le contrat d'entretien des refroidisseurs, la rédaction des procédures d'entretien et la dotation des postes de journalier et de technologue d'entretien.
Compte tenu des activités déjà réalisées, celles en cours de même que celles planifiées, nous considérons la mise en œuvre du plan d'action de la gestion comme étant complétée.
Projet de vérification: 01/02 01-01
EXAMEN DE L'EXÉCUTION DES POUVOIRS FINANCIERS
Objectif du projet de vérification
Cette vérification visait à déterminer dans quelle mesure l'Agence s'acquittait de ses responsabilités en matière de gestion financière notamment en ce qui concerne les exigences de contrôle dictées par les articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et autres exigences prescrites par le Conseil du Trésor concernant la délégation des pouvoirs financiers, l'engagement des dépenses, la certification de l'exécution des marchés et la vérification des comptes aux fins de paiement.
Nature des recommandations
En novembre 2002 nous avions rapporté qu'en général, les pouvoirs financiers sont adéquatement exécutés. Les dépenses sont engagées et certifiées conformément aux articles 32 et 34 de la LGFP et la vérification des comptes pour fins de paiement est effectuée par des agents financiers indépendants en accord avec l'article 33.
Toutefois plusieurs recommandations ont été formulées afin de consolider le cadre de contrôle et d'améliorer l'efficacité et l'efficience des opérations.
État de la mise en œuvre
Les éléments du plan d'action qui étaient en cours à divers degrés d'achèvement au 31 mars 2005 le sont toujours pour la plupart.
La gestion n'a pas encore donné suite de façon satisfaisante à la recommandation visant à encadrer (expliquer et décrire) la nature et l'étendue des pouvoirs financiers délégués aux titulaires d'une délégation.
La mise en œuvre de la vérification par échantillonnage des modifications apportées aux fichiers de paye visant à se conformer à l'article 33 de la LGFP est toujours prévue mais demeure à être implantée.
On n'a pas encore donné suite à l'évaluation et au développement d'un nouveau bon de commande pour les achats de services bien que cela devait être pris en compte au moment de la migration à SAP 4.7.
L'automatisation du versement des intérêts à la date d'échéance lorsque l'Agence est en retard dans ses paiements aux fournisseurs n'a pas encore été mise en œuvre.
Projet de vérification: 01/02 01-04
SOLDES D'OUVERTURE
Objectif du projet de vérification
Dans le cadre de la mise en œuvre de la SIF, l'établissement des soldes d'ouverture au 1er avril 2001 constituait le point de départ à l'enregistrement et à la reddition de comptes selon les nouvelles normes comptables. La réalisation de ce projet visait à s'assurer que les soldes d'ouverture avaient été correctement établis et comptabilisés conformément aux nouvelles conventions comptables.
Nature des recommandations
Le rapport de vérification déposé en novembre 2002 soulignait que les soldes d'ouverture du 1er avril 2001 tels que revus et corrigés avec la participation du Receveur général et du Secrétariat du Conseil du Trésor étaient conformes aux exigences en la matière. Nous avions toutefois adressé à la direction, Gestion intégrée des recommandations visant à garantir l'exactitude des soldes de la balance de vérification tout au long de l'année par la validation du solde de certains comptes, en instaurant des procédures périodiques d'analyse de compte et en mettant à la disposition du personnel des politiques efficaces.
État de la mise en œuvre
La direction, Gestion intégrée a donné suite à la quasi-totalité des éléments de son plan d'action.
La détermination de la valeur des stocks possédés par l'Agence n'a cependant pas encore été effectuée. Conformément aux principes comptables, cet exercice doit être réalisé afin d'en apprécier l'importance relative et d'en présenter la valeur aux états financiers le cas échéant. La révision de la politique sur le Traitement comptable des immobilisations corporelles afin qu'elle comporte les directives appropriées concernant l'identification et l'accumulation des coûts capitalisables n'a pas encore été réalisée.
Dans le but de fournir une assurance quant à l'intégrité et la justesse des soldes aux registres comptables, la gestion a donné suite à nos recommandations en mettant de l'avant des pratiques qui s'appuient sur des procédures de confirmation auprès des agents financiers sectoriels. Nous tenons toutefois à souligner que malgré ces initiatives nous encourageons la gestion à poursuivre ses efforts afin d'améliorer les procédures périodiques d'analyse de compte en normalisant par exemple les formats d'analyse et en les étendant à tous les comptes du grand livre qui nécessitent un tel contrôle. La gestion doit aussi s'assurer que son personnel maîtrise le concept d'analyse de compte et qu'il réalise que ces procédures sont essentielles à la production d'états financiers vérifiés.
Projet de vérification: 01/02 01-05
GESTION DES FRAIS DE DÉPLACEMENT
Objectif du projet de vérification
Ce projet de vérification avait comme objectif d'évaluer dans quelle mesure le cadre de gestion associé aux frais de déplacement contribuait de manière efficace, efficiente et économique à la réalisation du programme et des objectifs de l'ASC, tout en se conformant aux politiques et lignes directrices du Conseil du Trésor.
Nature des recommandations
Les déplacements sont généralement réalisés de façon économique et raisonnable afin d'en réduire l'impact financier pour l'Agence. Nous avions également rapporté qu'il y avait suffisamment de manquements pour conclure à une méconnaissance des directives en matière de voyage d'affaires, tant chez les voyageurs que chez les gestionnaires qui approuvent les voyages et autorisent les demandes d'indemnité de déplacement. Plusieurs recommandations ont été formulées de manière à accroître le degré de sensibilisation du personnel à se conformer aux politiques et procédures et à adopter des pratiques efficaces et efficientes.
État de la mise en œuvre
La responsabilité du plan d'action a été assumée par la direction, Gestion intégrée même si une part importante des recommandations s'adressait à tout le personnel de l'Agence. Nous avions rapporté dans les rapports annuels précédents que plusieurs initiatives avaient été menées afin d'informer et de sensibiliser le personnel aux bonnes pratiques.
Les procédures de vérification des comptes par échantillonnage et les rapports de non-conformités qu'y s'en dégagent contribuent à identifier les faiblesses et apporter des mesures correctives appropriées afin de maintenir les taux d'erreurs à des niveaux acceptables.
La Directive sur les voyages émise en octobre 2002 et le nouveau service des voyages du gouvernement ont fait en sorte de rendre caduque les politiques et procédures de l'Agence en matière de voyage. Bien que la gestion s'est engagée à procéder à une révision (ou refonte) en profondeur de l'ensemble des politiques de l'Agence en matière de voyage, cet exercice n'a pas encore été accompli.
Projet de vérification: 01/02 01-06
L'INFORMATION EN MATIÈRE DE GESTION FINANCIÈRE
Objectif du projet de vérification
Ce projet de vérification consistait à évaluer dans quelle mesure le personnel dispose d'une information de qualité, suffisante et en temps opportun pour lui permettre d'assumer ses responsabilités en matière de gestion financière et que cette information est obtenue au moyen de procédés performants.
Nature des recommandations
Le rapport de vérification de décembre 2003 faisait état de recommandations destinées à accroître la capacité de gestion financière de l'Agence. Nous rapportions que la direction, Gestion intégrée devait intervenir de plusieurs manières afin de soutenir davantage les gestionnaires de tous les paliers de gestion à assumer leur responsabilité en matière de gestion financière.
État de la mise en œuvre
La direction, Gestion intégrée a donné suite à plusieurs éléments du plan d'action visant à exercer une gestion plus rigoureuse du plan comptable et à développer une structure de codage conforme aux exigences en la matière et adaptée aux opérations menées à l'Agence. Le plan comptable a été revu en profondeur de sorte qu'il permet désormais l'identification et le classement des opérations en fonction de leur relation aux résultats stratégiques et contribuera aussi à renforcer la gestion financière des projets. Il ne reste qu'à consigner le tout au moyen d'une révision de la Politique sur le codage financier et la Politique sur le traitement des immobilisations corporelles.
Des efforts importants ont été consacrés dès 2004-2005 à la révision des crédits parlementaires de manière à les aligner à la nature des opérations auxquelles ils se rapportent. Cette revue s'est achevée au cours de l'exercice 2005-2006. La gestion entend compléter les initiatives entreprises visant à améliorer la compréhension du personnel à l'égard des crédits parlementaires en traitant du sujet dans une politique.
La direction, Gestion intégrée a profité du développement de la nouvelle version (SAP 4.7) du système financier corporatif afin d'en faire la promotion et d'y apporter des correctifs visant à satisfaire aux exigences en matière de gestion financière et répondre aux besoins des gestionnaires.
Cependant, puisque la direction, Gestion intégrée n'a pas encore établi des normes en matière de rapports et de contenu, le système financier corporatif n'est pas en mesure de satisfaire entièrement aux besoins des gestionnaires et de la haute direction. Le fait qu'il n'intègre pas certaines données financières telles les prévisions, certains compensent toujours par des systèmes complémentaires, alors que d'autres sont tout simplement dépourvus d'outils de gestion financière adéquats.
Projet de vérification: 02/03 01-03
PROGRAMME DES CARTES D'ACHAT
Objectif du projet de vérification
L'objectif poursuivi par la réalisation de cette vérification était de s'assurer que l'Agence s'acquittait adéquatement et efficacement de ses responsabilités en matière de gestion des cartes d'achat. Cette vérification incluait entre autres, l'évaluation de la pertinence du cadre de gestion et la conformité aux exigences du SCT en la matière.
Nature des recommandations
Nous rapportions en janvier 2003 que la carte d'achat était un outil approprié, adapté aux pratiques modernes de gestion, et qui permettait effectivement d'alléger considérablement le volume de travail à la Division des marchés car annuellement, près de 5 500 transactions d'une valeur moyenne de 415$ sont effectuées par les détenteurs de carte. On mentionnait également que depuis l'instauration des cartes d'achat en 1999, les pratiques avaient évolué et basé sur l'expérience acquise, certaines pratiques devaient être revues afin de resserrer le cadre de gestion. De plus, nous considérions qu'une attention particulière devait être accordée à l'aspect administratif des transactions et qu'un rappel aux principaux intervenants (gestionnaires et détenteurs de carte) devait être fait de façon à les sensibiliser à leurs responsabilités respectives.
État de la mise en œuvre
La mise en œuvre du plan d'action n'a pas progressé depuis l'an dernier. L'état de la mise en œuvre est identique à celui présenté il y a un an. Les items en suspens sont les suivants :
- La politique sur les Cartes d'achat a été entièrement revue et est présentement au stade de la révision et de la traduction et ce, depuis plus d'un an. (Échéancier septembre 2003).
- L'étude de faisabilité visant à déterminer la rentabilité de l'utilisation de la carte d'achat comme outil de paiement a été effectuée il y a deux ans mais, dû à un manque de ressources, l'analyse des données de l'étude a été retardée (Échéancier Mars 2004).
- La recommandation de mettre en place des sessions de sensibilisation pour les usagers des cartes d'achat et de leurs gestionnaires a été à nouveau retardée sous prétexte que la venue éventuelle d'un module sur les cartes d'achat dans SAP 4.7 aura un impact majeur sur les procédures à suivre et sur les modalités administratives (Échéancier décembre 2003).
- Les procédures de contrôle d'inventaire afin de s'assurer que les achats de biens non consommables de plus de 1 000$ ou de biens attrayants portés sur la carte d'achat soient inscrits à l'inventaire n'ont pas encore été revues. Tout comme l'item précédent, la gestion attend la venue du module sur les cartes d'achat dans SAP 4.7 afin de mettre en place des contrôles à cet égard.
Il est à noter que la date d'entrée en fonction d'un module sur les cartes d'achat dans SAP 4.7 n'est pas encore connue puisqu'elle sera déterminée en fonction des priorités corporatives. Selon l'information obtenue, l'entrée en fonction du module pourrait aussi bien être faite en 2006-2007 qu'en 2007-2008 ou plus tard. Nous considérons que la gestion devrait mettre en œuvre des actions alternatives afin de régler les lacunes soulevées en janvier 2003 et qui sont toujours présentes.
Projet de vérification: 02/03 01-04
PROGRAMME DE SANTE ET SECURITE AU TRAVAIL
Objectif du projet de vérification
L'objectif de ce projet de vérification visait à déterminer le niveau de réalisation du plan d'action soumis en réponse aux recommandations de Santé Canada émises dans son rapport de mars 1999 sur le Programme de santé et sécurité au travail. Le rapport déposé par Santé Canada en mars 1999 présentait 36 recommandations.
Nature des recommandations
Nous rapportions en avril 2003 que beaucoup d'efforts ont été mis depuis que le plan d'action a été déposé au Comité exécutif en juillet 2001. Par ailleurs, certaines actions prévues au plan impliquaient le Comité d'orientation en santé et sécurité au travail (COSST) alors que celui-ci n'était pas encore actif à l'Agence au moment de la vérification.
De plus, certaines actions prévues au plan impliquaient la Direction des ressources humaines, le Comité local en santé et sécurité au travail (CLSST) et le COSSTalors que ceux-ci ne s'entendaient pas sur les actions identifiées ou la façon de les mettre en œuvre.
État de la mise en œuvre
Au cours de la dernière année, le COSST, le CLSST et la Direction des ressources humaines se sont mis d'accord sur les actions à entreprendre afin de compléter la mise en œuvre des actions en suspens au 31 mars 2005.
À ce jour, nous considérons que les trois actions en suspens l'an dernier ont été mises en œuvre de façon satisfaisante. Suite à des discussions, il a été décidé d'initier les actions suivantes :
- Laisser les descriptions de tâches telles qu'elles sont mais ajouter un paramètre lié à la SST aux évaluations de rendement des gestionnaires dans les secteurs à risques.
- Rédiger un court texte décrivant les énoncés d'évaluation de rendement reliés à la SST.
Quant à la troisième action répondant à la recommandation de Santé Canada qui mentionnait que la direction devrait communiquer au moins une fois par année avec les employés sur l'importance de la SST et sur l'engagement de l'ASC envers la SST, nous considérons cette action complétée étant donné que l'ASC a déjà mis en œuvre par le passé trois actions concrètes afin de répondre à cette recommandation. Les actions réalisées étaient les suivantes :
- Communiqué annuel durant la semaine de la SST en octobre.
- Sensibilisation des membres du CLSST et formation d'un groupe de travail en communication à l'intérieur du CLSST.
- Inclusion d'un item sur la SST à l'ordre du jour des réunions de gestion sectorielles.
Projet de vérification: 03/04 01-01
CADRE DE GESTION, DIRECTION GÉNÉRALE, TECHNOLOGIES SPATIALES
Objectif du projet de vérification
L'objectif de ce projet de vérification consistait à évaluer dans quelle mesure les éléments du cadre de gestion de la direction générale, Technologies spatiales portant sur la gouvernance, les opérations et les systèmes d'information lui permettent d'exécuter le mandat qui lui a été confié, de réaliser ses opérations selon des principes d'efficacité, d'efficience et d'économie tout en se conformant aux exigences prescrites par les lois, règlements et politiques, de protéger et de rendre compte de l'utilisation des ressources.
Nature des recommandations
Dans un contexte où l'accent est mis sur les résultats, des mesures importantes devraient être consacrées au renforcement du cadre de gestion de la direction générale, Technologies spatiales. Ces améliorations concernent des éléments qui sont à la base de son cadre de gestion. Certaines mesures doivent être apportées par la direction générale elle-même alors que d'autres sont du ressort de secteurs de services corporatifs pertinents.
État de la mise en œuvre
La gestion a donné suite aux observations et recommandations qui visaient à s'assurer que les attestations commandées par l'article 34 de la LGFP sont correctement délivrées. Aussi, les besoins en terme de crédits parlementaires ont été revus afin qu'ils s'alignent à la nature des opérations et dépenses envisagées. Le plan comptable a été ajusté aux activités et projets qui exigent un suivi financier. Les opérations interministérielles sont maintenant assujetties au traitement comptable approprié et l'emploi d'une entente en bonne et due forme encadrera désormais les rôles et responsabilités des parties.
La gestion prévoit poursuivre au cours de l'exercice 2006-2007 les éléments du plan d'action destinés à s'assurer que le personnel est familier avec la relation qui lie leurs programmes aux résultats stratégiques poursuivis par l'Agence, que tous leurs programmes comportent un cadre de mesure du rendement et que leur performance est périodiquement rapportée.
En matière de livraison de sa programmation, la gestion entend analyser le mode de prestation de ses programmes et consulter le SCT afin d'aligner les mécanismes administratifs à la nature des opérations. Le cas échéant, les ajustements prendront effet en 2007-2008.
Par ailleurs, la direction, Gestion intégrée devra consacrer des efforts au développement d'un système de gestion du temps corporatif afin de permettre de comptabiliser les coûts du personnel aux activités selon le temps réellement consacré.
Projet de vérification: 03/04 01-04
MISE EN ŒUVRE DU CADRE D'APPROBATION ET DE GESTION DE PROJET
Objectif du projet de vérification
Ce projet de vérification consistait à s'assurer que les politiques, procédures et pratiques (PPP) du Cadre d'approbation et de gestion de projet (CAGP) avaient été mises à jour suite aux observations et recommandations issues des vérifications réalisées en 2002 par la direction, Vérification, évaluation et examen et par le bureau de la Vérificatrice générale. Ce projet visait aussi à s'assurer que les PPP étaient opérationnelles et systématiquement appliquées à tous les projets menés à l'Agence.
Nature des recommandations
En mars 2004 nous rapportions que la révision du CAGP était en cours et encouragions le groupe Gestion de projet à poursuivre ses efforts en intégrant à son plan d'action de nouvelles mesures visant notamment à s'assurer que le champ d'application de la politique soit étendu à tous les projets menés à l'Agence. D'autres recommandations visaient à encadrer l'application du cadre de gestion de projet au moyen de procédures et de pratiques adaptées et normalisées.
État de la mise en œuvre
Afin d'assurer une gestion plus rigoureuse et uniforme des projets, des exigences minimales en terme de documentation ont été établies à l'égard de la planification, de l'exécution, du contrôle et de la fermeture des projets. De plus, divers instruments de travail ont été revus afin de les adapter à la réalité des projets menés à l'Agence alors que d'autres ont été développés de manière à fournir un support accru aux intervenants.
Une importante révision des PPP a été effectuée de manière à refléter les divers changements apportés aux éléments du CAGP. Un des plus important changement a consisté à différencier la politique corporative des procédures et des pratiques. Par ailleurs, afin de rendre compte de tous ces changements et de faciliter l'accès aux documents de support, une refonte en profondeur du site Intranet dédié à la gestion des projets et à la gestion du risque a été réalisée.
La révision de la politique et des pratiques a été complétée au cours de l'exercice 2005-2006 et a été approuvée par le Comité exécutif. Afin de finaliser le processus de révision du CAGP, une communication destinée au Secrétariat du Conseil du Trésor a été préparée visant à l'informer des changements apportés au cadre approuvé en 2000 et solliciter son approbation.
Compte tenu des activités déjà réalisées, celles en cours de même que celles planifiées, nous considérons la mise en œuvre du plan d'action de la gestion comme étant complétée.
Projet de vérification: 04/05 01-01
VÉRIFICATION - ACCORD DE COOPÉRATION CANADA/ESA
Objectif du projet de vérification
Ce projet de vérification consistait à obtenir l'assurance que les systèmes et les procédures en place dans tous les aspects de la gestion du programme étaient efficaces, efficients et économiques. Nous avons examiné les éléments du cadre de gestion de l'Accord de coopération Canada/ESA en vigueur au cours de l'exercice financier 2003-2004.
Nature des recommandations
Nous rapportions en novembre 2004 que la mise en œuvre des recommandations formulées dans le rapport de vérification permettrait au gestionnaire du programme de mieux s'acquitter de ses responsabilités notamment au niveau du respect des politiques et des conditions du programme, de la prise de décision et de la reddition de comptes. Nous recommandions entre autres :
- que des dossiers administratifs complets pour chacun des programmes facultatifs devaient être conservés,
- qu'un processus de consultation avec l'industrie devait être mis en place,
- qu'un suivi des crédits accumulés à l'ESA devait être effectué,
- qu'un mécanisme pour palier au risque de fluctuation du taux de change devait être mis en place, et
- que le cadre de vérification axé sur les risques (CVAR) et le cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR) devaient être mis en œuvre.
État de la mise en œuvre
La gestion a mis en œuvre plusieurs actions reliées aux pratiques administratives et financières telles la mise à jour des critères d'évaluation inclus dans le document d'approbation de programme (DAP), l'instauration d'un système de suivi financier relatif aux contributions accordées aux programmes facultatifs et un suivi plus serré des crédits accumulés à l'ESA.
Par ailleurs, les actions reliées à la mise en œuvre du CVAR (RBAF) et du CGRR (RMAF) n'ont pas été initiées alors que les échéanciers au plan d'action étaient respectivement avril et octobre 2005. En effet, jusqu'à présent, la gestion n'a pas mis en place de système de collecte de données afin de mesurer les résultats du programme. Pour ce qui est du risque de fluctuation du taux de change, la gestion prévoit inclure cet élément au cadre de gestion des risques de l'ASC.
D'autre part, il reste encore beaucoup à faire en ce qui a trait à la mise en place de dossiers administratifs complets pour chacun des programmes facultatifs. Le système de gestion électronique des documents Livelink sera mis à contribution dans l'accomplissement de cette action.
Projet de vérification: 04/05 01-03
CADRE DE GESTION, DIRECTION, LABORATOIRE DAVID FLORIDA
Objectif du projet de vérification
L'objectif de ce projet de vérification consistait à évaluer dans quelle mesure les éléments du cadre de gestion de la direction, Laboratoire David Florida portant sur la gouvernance, les opérations et les systèmes d'information lui permettent d'exécuter le mandat qui lui a été confié, de réaliser ses opérations selon des principes d'efficacité, d'efficience et d'économie tout en se conformant aux exigences prescrites par les lois, règlements et politiques, de protéger et de rendre compte de l'utilisation des ressources.
Nature des recommandations
Nous avons porté à l'attention de la gestion des observations et des recommandations qui visaient notamment à améliorer la qualité de l'information financière, à faire preuve de transparence et d'équité dans l'imposition des frais d'utilisation externes et à assurer une gestion plus rigoureuse des comptes à recevoir.
État de la mise en œuvre
La direction, Laboratoire David Florida et la direction, Gestion intégrée ont entrepris sans tarder la mise en œuvre du plan d'action qu'ils ont proposé. Par exemple, la plupart des comptes à recevoir en suspens ont été collectés, les besoins financiers en terme de crédits parlementaires ont été revus et alignés en fonction de la nature des opérations et les transactions interministérielles sont maintenant assujetties au traitement comptable prescrit.
Plusieurs éléments du plan d'action sont en cours à divers degrés d'avancement. Des démarches ont été entreprises notamment afin d'établir d'une part le coût de revient des services et d'autre part la valeur marchande des services comparables à ceux offerts par le LDF. Un examen des pratiques par rapport aux politiques et procédures devrait aboutir à une révision de celles-ci le cas échéant et à un rappel des rôles et responsabilités au personnel engagé dans les processus de facturation et de perception des comptes à recevoir. Soulignons aussi les analyses entamées visant à revoir les dépenses comptabilisées depuis le 1er avril 2001 afin de retracer les déboursés dont le codage est erroné et apporter les corrections appropriées aux comptes d'actifs.
La gestion n'a pas encore amorcé le développement du plan d'investissement des dépenses en capital qui par ailleurs a été identifié comme une priorité de 2006-2007 dans le cadre du CRG. La direction, Gestion intégrée devra aussi implanter des procédures périodiques d'analyse de compte visant à fournir une assurance sur l'exactitude de l'information financière apparaissant aux registres comptables notamment au niveau des revenus et des comptes à recevoir.
Projet d'évaluation: 02/03 02-01
GPÉ- PROGRAMME CANADIEN DE LA STATION SPATIALE (PCSS)
Objectif du projet d'évaluation
L'objectif poursuivi par la réalisation de ce projet était de fournir B la gestion une évaluation de l'atteinte des objectifs prévus et un constat des résultats obtenus par le Programme canadien de la station spatiale. Nous avons examiné le cadre de gestion afin de s'assurer qu'il était adéquat et répondait aux exigences des agences centrales et que les contrôles financiers et opérationnels étaient appliqués avec suffisamment de rigueur.
Nature des recommandations
Nous rapportions en avril 2003 que le PCSS avait atteint plusieurs des objectifs initialement établis. De plus, nous mentionnions qu'à notre avis, le cadre de gestion en place nécessitait des améliorations. Nous avons fait des recommandations sur la gestion de projets et des risques, gestion financière, planification stratégique et la répartition régionale des retombées industrielles.
État de la mise en œuvre
À ce jour, en tenant compte de ce qui suit, toutes les recommandations ont été mises en œuvre.
La mise à niveau du système financier corporatif SAP est complétée et devrait permettre aux gestionnaires d'avoir les outils nécessaires pour effectuer une gestion financière adéquate de leurs projets.
Nous considérons que la mise en œuvre de cette recommandation suit son cours et que même si des ajustements sont nécessaires au fur et à mesure de l'utilisation du module de gestion des projets, la gestion a pris les moyens pour répondre à cette recommandation.
Projet d'évaluation: 04/05 02-02
ÉVALUATION - ACCORD DE COOPÉRATION CANADA/ESA
Objectif du projet d'évaluation
L'objectif poursuivi par la réalisation de ce projet était de fournir B la gestion une évaluation de l'atteinte des objectifs prévus et un constat des résultats obtenus pour l'entente de coopération Canada/ESA. Nous avons examiné le cadre de gestion afin de s'assurer qu'il était adéquat et répondait aux exigences des agences centrales et que les contrôles financiers et opérationnels étaient appliqués avec suffisamment de rigueur.
Nature des recommandations
Nous rapportions en novembre 2004 que l'entente de coopération Canada/ESA avait atteint plusieurs des objectifs initialement établis. De plus, nous mentionnions qu'à notre avis, le cadre de gestion en place nécessitait des améliorations. Nous avons fait des recommandations concernant les aspects politiques de ce programme, la réalisation des objectifs, le cadre de gestion du programme et du risque, la promotion des informations et le processus de consultation.
État de la mise en œuvre
Nous ne sommes pas satisfaits de la mise en œuvre du plan d'action. Les échéanciers tels qu'établis et approuvés ne sont pas respectés.
La mesure de performance du programme posera problème encore en 2008-09 lorsque nous effectuerons l'évaluation sommative puisque les systèmes de mesure des résultats ne sont toujours pas en place deux ans après le développement du CGRR (RMAF).
Lors de l'approbation de ce programme, des fonds avaient été identifiés pour l'évaluation de programme. Une partie de ces fonds devraient être utilisés pour la mise en œuvre de la mesure de performance qui fait partie de l'évaluation.
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