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| Rapport annuel au Parlement sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels |
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2005-2006
Introduction
La Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels sont entrées en vigueur le 1er juillet 1983.
La Loi sur l'accès à l'information donne aux Canadiens, aux résidents permanents et à toute personne présente au Canada, un droit général d'accès à l'information contenue dans les dossiers du gouvernement, sous réserve de certaines exceptions.
La Loi sur la protection des renseignements personnels permet aux individus d'avoir accès aux renseignements qui les concernent et qui sont détenus par le gouvernement, également sous réserve de certaines exceptions. De plus, cette Loi protège la vie privée des individus en empêchant des tiers d'avoir accès à ces renseignements personnels et permet aux individus d'exercer un contrôle sévère sur la collecte, l'utilisation et la transmission de tels renseignements.
L'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information et l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipulent qu'à la fin de chaque exercice financier, chacun des responsables d'une institution fédérale établit, pour présentation au Parlement, un rapport annuel sur l'application de ces lois au sein de son institution.
Le présent rapport rend compte des activités de l'Agence spatiale canadienne associées à l'application de ces lois au cours de la période visée par ce rapport.
Faits saillants
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L'Agence spatiale canadienne a reçu, au cours de la période couverte par ce rapport, trente-deux demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Il n'y avait pas de demande en suspens depuis la période antérieure. Nous avons dû reporter le traitement de deux demandes à l'année suivante. |
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Des trente demandes reçues, 7% provenaient des médias, 10% du secteur universitaire, 73 % provenaient du public, 3% d'un organisme et 7 % du secteur commercial. |
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Les documents ont été entièrement divulgués dans 37 % des réponses aux demandes reçues et complétées durant cette période. |
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Les documents ont été partiellement divulgués dans 33 % des cas. |
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Il y a huit demandes qu'il nous a été impossible de traiter parce qu'il n'existe aucune trace des documents demandés. |
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On a dû proroger les délais dans trois cas pour consulter d'autres institutions fédérales et cinq cas pour consulter des tiers. |
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Les consultations de la part d'autres institutions fédérales ont été au nombre de vingt-sept.
Deux plaintes ont été logées durant l'année 2005-2006. Le traitement de ces plaintes par le Commissariat à l'information est toujours en cours. |
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Durant la période couverte par ce rapport, la coordonnatrice de l'AIPRP, de concert avec le Comité sur la sécurité de l'information, a dispensé des sessions de sensibilisation sur le traitement des documents délicats à l'ASC. Des sessions d'information sur le traitement de demandes d'accès à l'information et à la vie privée sont aussi offertes régulièrement. La coordonnatrice participe au sous-comité sur la sécurité, groupe de travail Organisation et administration, qui vise entre autres la révision des politiques en matière de sécurité de l'information. |
Renseignements généraux - Partie I
Agence spatiale canadienne - Organigramme
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Cet organigramme situe les principaux éléments de l'Agence spatiale canadienne pour l'année 2005-2006. Le bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels est situé au siège social de l'Agence spatiale canadienne, soit à Longueuil au Québec.
L'Agence spatiale canadienne
Afin de permettre une meilleure compréhension du contexte dans lequel les lois sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels sont administrées, cette section présente une vue d'ensemble de l'Agence spatiale canadienne.
L'Agence spatiale canadienne se rapporte au ministre de l'Industrie.
La mission de l'Agence spatiale canadienne se lit comme suit :
« L'Agence spatiale canadienne se veut à l'avant-garde du développement et de l'application des connaissances spatiales pour le mieux-être des Canadiens et de l'humanité. »
À cette fin, l'Agence spatiale canadienne favorisera un environnement où tous les secteurs de l'organisation voudront :
- viser l'excellence en tant que collectivité;
- préconiser une attitude tournée vers la clientèle;
- appuyer la valorisation des employés et l'ouverture des communications;
- favoriser la délégation des pouvoirs et la responsabilisation;
- s'engager à coopérer et à travailler avec des partenaires à l'avantage de tous et chacun.
L'Agence regroupe les principaux programmes spatiaux du gouvernement fédéral. Elle coordonne tous les éléments du Programme spatial canadien et administre les principales activités canadiennes liées au domaine de l'espace. L'Agence a les compétences voulues pour demeurer à la fine pointe des connaissances dans les domaines spécialisés où le Canada excelle, tout en parrainant, en appuyant et en encourageant les sociétés et les institutions canadiennes prometteuses et aptes à voir leurs réalisations se concrétiser dans l'espace. Si vous désirez obtenir plus d'information sur les activités de l'Agence spatiale canadienne, veuillez consulter son site Internet à l'adresse suivante : www.espace.gc.ca.
Organisation de la mise en œuvre des activités d'accès à l'information et des renseignements personnels (AIPRP)
Le responsable de l'institution aux termes de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels est le ministre de l'Industrie. Ce dernier a délégué certaines de ses attributions en vertu des deux lois au Vice-président principal de même qu'à certains cadres et employés de l'Agence spatiale canadienne.
La responsabilité opérationnelle de mise en oeuvre des lois à l'Agence spatiale canadienne a été déléguée à la coordonnatrice de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels qui rend compte au directeur de l'administration.
Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est dirigé par la coordonnatrice. La coordonnatrice travaille en relation étroite avec les membres du Comité exécutif concernant l'application et le respect des deux lois.
Lorsqu'elle reçoit une demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la coordonnatrice consulte les gestionnaires concernés, la Direction des services juridiques et, selon le cas, le Bureau du Conseil privé, les groupes du Conseil du Trésor ou d'autres institutions. Lorsqu'un document est sujet à une exception en vertu de l'une des deux lois, la coordonnatrice fait des recommandations en ce sens au Vice-président principal.
Lorsqu'un document est considéré comme devant être exclu en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, la coordonnatrice consulte le Bureau du Conseil privé pour s'assurer qu'il s'agit bien d'un document exclu.
Les demandes officielles en vertu des deux lois sont accompagnées de toute la documentation requise aux fins d'établissement de rapports et de références futures.
La dernière version d'Info Source ainsi que les manuels et les publications de l'Agence, requis aux termes de l'article 71 de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 71 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, sont mis à la disposition du public dans la salle de consultation du siège social à Longueuil. La dernière version du manuel Info Source peut être consultée également sur le site Internet suivant : www.tbs-sct.gc.ca/infosource.
Rapport - Loi sur l'accès à l'information - Partie II
Demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
- RAPPORT STATISTIQUE
Le rapport statistique pour la période allant du 1er avril 2005 au 31 mars 2006 est inclus à la fin du présent chapitre.
- INTERPRÉTATION / EXPLICATION DES STATISTIQUES
- Demande reçue
Trente demandes ont été traitées durant l'année 2005-2006. De plus, deux demandes ont été reportées pour être traitées dans la prochaine année.
- Origine des demandes reçues
La répartition des demandes en fonction de leur origine est la suivante :
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Quantité |
Pourcentage |
| Medias |
2 |
7 |
| Secteur universitaire |
3 |
10 |
| Secteur commercial |
2 |
7 |
| Organisme |
1 |
3 |
| Public |
22 |
73 |
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30 |
100 |
La répartition des demandes par province est la suivante :
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Quantité |
Pourcentage |
| Ontario |
11 |
37 |
| Québec |
19 |
63 |
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30 |
100 |
- TRAITEMENT DES DEMANDES DE COMMUNICATION
- Transmission
Durant cette période, aucune demande n'a été transmise à une autre institution fédérale reconnue comme étant davantage concernée.
- Abandon
Aucune demande n'a fait l'objet d'un abandon par le requérant.
- Incapacité à traiter
Nous avons été dans l'incapacité de traiter huit demandes parce qu'il n'existe aucune trace des documents demandés.
- Durée de traitement
La durée de traitement peut se résumer comme suit :
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Quantité |
Pourcentage |
| 30 jours ou moins |
22 |
74 |
| de 31 à 60 jours |
4 |
13 |
| de 61 à 120 jours |
4 |
13 |
| 121 jours ou plus |
0 |
0 |
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30 |
100 |
- Prorogation des délais
On a dû proroger les délais dans trois cas pour consulter d'autres institutions fédérales et dans cinq cas pour consulter des tiers.
- Divulgation et méthode de communication
L'accès aux documents a été autorisé dans vingt-deux cas en fournissant des copies aux requérants.
- DISPENSE DE DROITS
La coordonnatrice de l'accès à l'information détermine, cas par cas, les droits à percevoir pour les demandes longues ou complexes.
Au cours de la période couverte par le présent rapport, il n'y a pas eu d'occasion pour que le Bureau de l'AIPRP recommande au Vice-président principal de dispenser de la nécessité de payer les frais autres que les frais d'application.
- DEMANDE OFFICIELLE / OFFICIEUSE
Au cours de la période couverte, une demande a été traitée officieusement.
Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels considère comme officieuse toute demande concernant des documents déjà communiqués dans le cadre de demandes précédentes ou des documents déjà rendus disponibles au grand public.
- CONSULTATION PAR D'AUTRES INSTITUTIONS FÉDÉRALES
Vingt et une demandes de consultation émanant d'autres institutions fédérales ont été reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information au cours de la période visée. Ces demandes sont toujours traitées avec la priorité nécessaire au respect des échéanciers s'appliquant à chacune d'elles.
- EXCEPTION ET EXCLUSION
Au cours de la période couverte par le présent rapport, il n'a pas été nécessaire d'exclure des renseignements en vertu de l'article 69 de la Loi.
- COÛT
Le coût d'administration de la Loi sur l'accès à l'information est évalué à 64 392 $ pour la période visée. Il représente une partie du salaire de la coordonnatrice de l'AIPRP de l'ASC ainsi que les frais de gestion. Ce montant couvre également les fournitures de bureau. Cette estimation couvre le traitement direct des demandes et la correspondance connexe avec les différents paliers du gouvernement et avec l'industrie.
Cette estimation ne couvre pas le temps des membres du Comité exécutif, des directeurs, des gestionnaires de même que celui des avocats qui sont consultés au sujet des demandes. Certaines demandes nécessitent une consultation avec divers agents sur la façon d'extraire les renseignements demandés, ainsi qu'avec le demandeur pour déterminer avec exactitude quels renseignements il désire obtenir. Elle ne comprend pas le coût pour le temps consacré pour la recherche des documents.
- PLAINTE / ENQUÊTE
Au cours de l'année 2005-2006, deux plaintes ont été déposées auprès du commissaire à l'information. Ces plaintes, portant sur l'inexistence de documents, ont été considérées comme non fondées par ce dernier. Le traitement par le bureau du Commissaire à l'information de trois plaintes reçues dans des périodes antérieures est terminé. Deux plaintes sont considérées comme résolues et une a été abandonnée.
- SESSION DE SENSIBILISATION
En plus de la gestion des demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels, la coordonnatrice de l'AIPRP fournit des conseils et des avis aux employés de l'Agence spatiale sur l'observation des deux lois et leur offre des séances d'information sur le traitement des demandes d'AIPRP et de sensibilisation sur le traitement de documents délicats à l'ASC.
- POLITIQUES ET PROCÉDURES
Les politiques et procédures de l'ASC pour l'application de la Loi sur l'accès à l'information, incluant l'article 67.1, sont publiées sur l'intranet de l'ASC.
Rapport statistique - Loi sur l'accès à l'information
Du 1er avril 2005 au 31 mars 2006
Rapport (document PDF)
Rapport - Loi sur la protection des renseignements personnels - Partie III
Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
- RAPPORT STATISTIQUE
Le rapport statistique pour la période allant du 1er avril 2005 au 31 mars 2006 est donné à la fin du présent chapitre.
- DEMANDE REÇUE
Le bureau de l'AIPRP a reçu et traité deux demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période visée par le présent rapport.
- USAGE ET COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS
La politique de l'Agence spatiale canadienne concernant l'usage de renseignements personnels est de s'assurer que ces renseignements ne sont utilisés que dans le but pour lequel ils ont été recueillis ou pour des usages compatibles.
- FICHIER EXEMPTÉ
L'Agence spatiale canadienne ne possède pas de fichier exempté aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
- POLITIQUES ET PROCÉDURES
Les politiques et procédures de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont accessibles sur l'intranet de l'ASC.
Rapport statistique - Loi sur la protection des renseignements personnels
Du 1er avril 2005 au 31 mars 2006
Rapport (document PDF)
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