Vérification du cadre de gestion de l'Accord de coopération Canada/ESA
N^o PROJET : 04/05 01-01

préparé par
la Direction - Vérification, évaluation et examen

Novembre 2004

	Sommaire exécutif
	1.0 Introduction   1.1 Justification du projet de vérification   1.2 L'objectif et la portée de la vérification   1.3 Le contexte   1.4 La méthodologie
	2.0 Dossiers administratifs   2.1 Piste de vérification
	3.0 Processus de sélection et d'approbation des programmes facultatifs   3.1 Document d'approbation de programme (DAP)   3.2 Processus de consultation
	4.0 Comptabilisation de la contribution   4.1 Engagement des fonds   4.2 Paiements de transfert payés d'avance   4.3 Taux de change   4.4 Contrôle financier des contributions aux programmes facultatifs
	5.0 Cadre de vérification axé sur les risques (CVAR/ RBAF)   5.1 Mise en oeuvre du CVAR   5.2 Plan de gestion des risques du programme
	6.0 Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR / RMAF)   6.1 Mise en oeuvre du CGRR   6.2 Contenu du CGRR
	Annexe A - Objectifs et critères de vérification
	Annexe B - Plan d'action de la gestion

SOMMAIRE EXÉCUTIF

L'objectif de ce projet de vérification consistait à évaluer dans quelle mesure les systèmes et les procédures en place dans tous les aspects de la gestion de l'Accord de coopération Canada/ESA étaient efficaces, efficients et économiques.

Le présent Accord de coopération Canada/ESA signé le 28 mars 2000 est en vigueur jusqu'en 2008-2009, sujet à l'acceptation du renouvellement des conditions au 1er avril 2005. Des contributions atteignant jusqu'à 30 millions de dollars par année fiscale seront versées à l'ESA durant la période couverte par l'Accord.

La mise en oeuvre des recommandations formulées dans ce rapport de vérification permettra au gestionnaire du programme de coopération Canada/ESA de mieux s'acquitter de ses responsabilités notamment au niveau du respect des politiques et des conditions du programme, de la prise de décision et de la reddition de compte.

Plus spécifiquement, voici ce que l'on devrait retenir de cette vérification :

• Des dossiers administratifs complets pour chacun des programmes facultatifs devraient être conservés afin d'assurer une piste de vérification adéquate et supporter la prise de décision.
• Les documents d'approbation de programme (DAP) soumis au PRAB pour l'approbation des programmes facultatifs devraient contenir toute l'information requise telle qu'énoncé dans les conditions du programme approuvées par le CT.
• Un processus de consultation avec l'industrie devrait être mis en place en vue de supporter les décisions quant aux programmes facultatifs sélectionnés par le Canada.
• Le bien-fondé de considérer la contribution au budget général en tant que dépense générique reliée à diverses activités selon la nouvelle Architecture d'activités de programme (AAP / PAA) devrait être revu en fonction de la contribution effective aux programmes facultatifs et ainsi obtenir une information financière plus juste.
• Un suivi des crédits accumulés à l'ESA devrait être effectué au début de l'année 2005 afin de s'assurer qu'ils seront effectivement utilisés lors du prochain appel de paiement.
• Un mécanisme pour palier au risque de fluctuation du taux de change devrait être mis en place et ce, en consultation avec le SCT.
• Un suivi des dépenses reliées aux programmes facultatifs devrait être effectué afin de s'assurer que les paiements cumulatifs correspondent bien aux montants pour lesquels l'ASC s'était engagée en devise étrangère et ainsi permettre de déceler des dépassements de coûts.
• Le cadre de vérification axé sur les risques (CVAR) et le cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR) devraient être mis en oeuvre.

Cette vérification interne a été effectuée conformément à la Politique de vérification interne du Conseil du Trésor et aux Normes pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l'Institut de vérification interne (IVI). Selon notre jugement professionnel, les procédures de vérification suivies et les éléments de preuve recueillis sont appropriés et suffisants pour appuyer l'exactitude des conclusions énoncées dans ce rapport. Les conclusions se fondent sur un examen des situations recensées à la lumière des critères de vérification établis. Les conclusions ne s'appliquent qu'à l'entité examinée.

1.0 INTRODUCTION

1.1 JUSTIFICATION DU PROJET DE VÉRIFICATION

La vérification de l'Accord de coopération Canada/ESA s'inscrit dans le cadre du plan de vérification approuvé de 2004-2005. L'inclusion de cette vérification au plan annuel fait suite à l'article 4.2 du Cadre de vérification axé sur les risques (CVAR / RBAF) du programme qui mentionne qu'une vérification de l'Accord de coopération Canada/ESA sera effectuée en 2004-2005. De plus, cette revue fera partie du rapport d'évaluation requis par le Conseil du Trésor (CT) en vue de renouveler les conditions du programme et ce, en vertu de la Politique sur les paiements de transfert.

Ce projet de vérification a été exécuté durant la période de juillet à octobre 2004

1.2 L'OBJECTIF ET LA PORTÉE DE LA VÉRIFICATION

L'objectif de ce projet de vérification consiste à obtenir l'assurance que les systèmes et les procédures en place dans tous les aspects de la gestion du programme sont efficaces, efficients et économiques.

Cette vérification a porté sur les éléments du cadre de gestion de l'Accord de coopération Canada/ESA en vigueur au cours de l'exercice financier 2003-2004.

1.3 LE CONTEXTE

Le présent Accord de coopération Canada/ESA a été signé le 28 mars 2000 et est en vigueur depuis le 1er janvier 2000. Il demeurera en vigueur pour une période de 10 ans sujet à l'acceptation du renouvellement des conditions.

En vertu de cet accord, le Canada contribue annuellement aux dépenses de l'ESA inscrites au budget général, sauf aux coûts associés au programme scientifique et aux programmes de recherche technologique. Le Canada contribue au budget général à raison de 50% du taux basé sur le PNB qui sert normalement de base pour le calcul de la contribution des États membres. Le budget général vise toutes les dépenses liées à la gestion globale de l'ESA. La contribution au budget général est obligatoire et donne certains droits et privilèges, dont le plus important est celui de participer aux programmes facultatifs. Ces programmes visent toutes les initiatives de développement de technologies et de matériels spatiaux accessibles aux États membres qui peuvent décider de participer ou non à un programme. Cet accord prévoit également une obligation claire d'assurer des retombées industrielles équitables au Canada et garantit à celui-ci les mêmes droits qu'aux États membres de l'ESA participant à des programmes facultatifs.

Des contributions atteignant jusqu'à 30 millions de dollars par année fiscale seront versées à l'ESA durant la période couverte par l'Accord de coopération soit de 1999-2000 à 2008-2009.

1.4 LA MÉTHODOLOGIE

Cette mission de vérification a été effectuée conformément aux normes de vérification prescrites à la Politique de vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) qui exige notamment de fixer des objectifs de vérification appuyés par des critères de vérification. L'annexe A présente les objectifs et critères de vérification utilisés.

Les normes de vérification commandent également que la mission de vérification soit réalisée de façon structurée selon un cheminement prévoyant:

• une phase de planification et de revue préliminaire
• une phase d'exécution
• une phase de rapport et de divulgation des résultats

Divers procédés de vérification notamment des entrevues avec le personnel, des examens et des analyses de documents, de registres et de rapports ont été utilisés.

La vérificatrice a fourni des comptes rendus verbaux périodiques afin de renseigner l'entité vérifiée sur l'évolution du projet de vérification.

RÉSULTATS DE LA VÉRIFICATION

2.0 DOSSIERS ADMINISTRATIFS

2.1 PISTE DE VÉRIFICATION

Conformément à la Politique sur les paiements de transfert du SCT, les ministères doivent élaborer des politiques et des procédures afin de veiller à la tenue appropriée des dossiers sur les programmes et la comptabilité ainsi que d'autres documents pertinents afin de pouvoir présenter des preuves documentaires des décisions rendues et des résultats obtenus, et de permettre la divulgation des sommes versées aux bénéficiaires.

Dans le cadre de l'Accord de coopération Canada/ESA, des contributions sont faites à l'ESA au titre du budget général et de programmes facultatifs auxquels le Canada a choisi de participer suite à une analyse de chacun des programmes facultatifs particuliers. Le processus de sélection et d'approbation des programmes facultatifs est l'un des éléments dont traite Les conditions régissant les contributions aux termes de l'Accord de coopération entre le Canada et l'ESA (Annexe 1 de la décision du CT). Les documents suivants émergent généralement de ce processus de sélection et d'approbation des programmes facultatifs :

• Document d'approbation de programme (DAP);
• Arrangement;
• Déclaration;
• Résultats des consultations; et,
• Correspondance.

De façon à bien suivre tout le processus de sélection et d'approbation des programmes facultatifs, d'assurer une piste de vérification adéquate et de permettre de rendre compte des décisions prises dans le cadre de ces programmes, il est essentiel de conserver des dossiers administratifs complets.

Notre examen de la situation a révélé que les dossiers relatifs aux programmes facultatifs n'étaient pas à jour et ne contenaient pas tous les documents requis pour assurer une piste de vérification complète.

Pour les fins de notre vérification, nous avons dû consulter plusieurs sources afin d'obtenir les documents requis :

• Les copies des Arrangements signés ont été obtenues des Services juridiques de l'ASC,
• Les copies des déclarations non signées ont été obtenues du système de gestion électronique des documents de l'ESA (DODIS),
• Les copies des soumissions au PRAB (tenant lieu de DAP) ont été obtenues de l'analyste financier sectoriel.

Système de gestion électronique des documents de l'ESA (DODIS)

D'autre part, le gestionnaire du programme de coopération Canada/ESA nous a mentionné qu'il s'appuyait, dans une large mesure, sur DODIS pour obtenir, en temps opportun (lorsque subvient un besoin d'information), soit des copies d'arrangements, de déclarations ou tout autre document pertinent à la prise de décision.

Or, le système DODIS est le système d'archivage électronique de l'ESA et non de l'ASC. Si, à un moment donné, pour une raison hors du contrôle de l'ASC, ce système n'était plus disponible pour l'usage de l'ASC, il serait très difficile de retracer certains documents assurant une piste de vérification adéquate tel que mentionné ci-haut. D'où, l'importance pour l'ASC de conserver des dossiers administratifs complets pour l'ensemble des programmes facultatifs auxquels l'ASC contribue.

RECOMMANDATION

S'assurer de conserver des dossiers administratifs complets pour chacun des programmes facultatifs afin d'assurer une piste de vérification adéquate et supporter la prise de décision.

3.0 PROCESSUS DE SÉLECTION ET D'APPROBATION DES PROGRAMMES FACULTATIFS

3.1 DOCUMENT D'APPROBATION DE PROGRAMME (DAP)

L'article 3.1 - Processus de sélection de l'Annexe 1 de la décision du CT stipule qu'un DAP doit être établi pour chaque programme facultatif envisagé en vue de sa soumission au Comité consultatif sur l'examen des programmes (PRAB/CCEP). Cet article décrit également les items devant se retrouver dans le DAP, soit :

• Le contenu et les objectifs;
• Les avantages escomptés en matière d'orientation, de programme et de développement industriel;
• Les résultats des consultations avec les partenaires concernés du gouvernement fédéral et de l'industrie;
• La position de l'ESA quant à la participation du Canada au programme;
• Les coûts admissibles;
• Les frais d'adhésion proposés;
• Les contributions éventuelles et budgets requis par année financière; et,
• Les indicateurs de mesure du rendement.

Notre examen a permis de constater que la soumission au PRAB pour un programme facultatif particulier tenait lieu de DAP. Par contre, le format de la soumission au PRAB est préétabli et ne renferme pas toute l'information exigée dans le DAP tel que précisé au tableau 1 ci-dessous :

TABLEAU 1 - INFORMATION REQUISE DANS LE DAP

RECOMMANDATIONS

1. Revoir la pertinence d'inclure un item relatif à "La position de l'ESA quant à la participation du Canada dans un programme facultatif" dans la soumission au CT pour le renouvellement des conditions du programme.
2. S'assurer d'inclure toute l'information au DAP tel que requis selon les conditions du programme approuvées par le CT.

3.2 PROCESSUS DE CONSULTATION

La décision du CT relative à l'Accord de coopération Canada/ESA stipule, à l'article 4, que l'ASC consultera le MAECI, le MDN et les autres ministères et agences concernés avant de signer tout Arrangement sur un programme facultatif de l'ESA. L'annexe 1 quant à elle mentionne que le résultat des consultations avec les partenaires concernés du gouvernement fédéral et de l'industrie doit faire partie du contenu d'un DAP.

Or, très peu de documentation justifiant les consultations faites n'est disponible.

Nous avons obtenu une liste des événements principaux qui ont servi à faire la promotion du programme ESA ou de l'une de ses composantes et/ou servi de mécanisme de consultation sur la pertinence de maintenir le programme ESA. Les événements figurant sur cette liste étaient les suivants :

TABLEAU 2 - ÉVÉNEMENTS PROMOTIONNELS ET DE CONSULTATION

Parmi cette liste d'événements, le seul ayant résulté en un processus de consultation comme tel est la conférence de consultation tenue à l'ASC le 10 septembre 2001.

Suite à cette rencontre, les intervenants présents ont été sollicités pour compléter un sondage afin de mieux connaître leurs besoins. En tout, 41 réponses ont été recueillies. Celles-ci ont été examinées par le gestionnaire du programme ESA, toutefois, celui-ci nous a mentionné que ce sondage n'avait pas permis d'en connaître davantage sur les besoins de l'industrie.

Le gestionnaire du programme ESA nous a également fait part de faiblesses au niveau de ce processus. En fait, il n'y a pas vraiment eu de consultation. Des commentaires, opinions ou besoins ont été exprimés à sens unique, sans avoir de rétroaction directe de la part des responsables de programmes de l'ESA ou de l'ASC.

Selon lui, il serait opportun, à ce moment-ci, de mettre en place un processus de consultation en vue de la préparation à la rencontre ministérielle de l'ESA prévue pour décembre 2005 et ayant pour objet de faire connaître la position du Canada quant aux programmes facultatifs vers lesquels l'ASC désirera s'engager pour les prochaines années.

Étant donné que ces consultations ont lieu seulement à tous les quatre ans environ, il serait important de considérer dès maintenant une nouvelle façon d'effectuer les consultations avec l'industrie de façon à bien connaître leurs besoins.

Nous avons également noté qu'au cours de la rencontre de consultation du 10 septembre 2001, une dizaine de compagnies canadiennes ont eu l'opportunité de rencontrer un représentant de l'ESA. Ces rencontres bipartites ont permis aux compagnies canadiennes de créer des liens avec l'ESA. Par ailleurs, l'ASC n'était pas présente aux réunions et n'a donc pas été en mesure d'en retirer un avantage en ce qui a trait à la connaissance des besoins de l'industrie canadienne.

Pour ce qui est des consultations auprès des ministères tels MAECI et MDN, ceux-ci sont généralement consultés au besoin et on y fait mention dans les soumissions au PRAB lorsque requis.

RECOMMANDATION

Mettre en place un processus structuré et transparent de consultation avec l'industrie en vue de supporter les décisions quant aux programmes facultatifs sélectionnés par le Canada.

4.0 COMPTABILISATION DE LA CONTRIBUTION

4.1 ENGAGEMENT DES FONDS

En vertu de l'Accord de coopération Canada/ESA, le Canada contribue annuellement aux dépenses inscrites au budget général ainsi qu'aux programmes facultatifs.

Les fonds relatifs au budget général et aux programmes facultatifs sont engagés par ligne de service de la façon suivante :

• Programmes facultatifs - OT
• Programmes facultatifs - Télécommunication
• GSTP 3 (General Support Technology Program) - Technologie spatiale
• Aurora - Exploration spatiale (comptabilisé sous OT)
• Budget général - OT
• Budget général - Télécommunication
• Budget général - Technologie spatiale

Selon l'information recueillie auprès de l'analyste financier sectoriel, le budget général est réparti selon trois lignes de service de l'Agence, soit : OT, télécommunication et technologie spatiale. Toujours selon l'analyste financier, cette répartition avait été faite il y a plusieurs années au prorata des programmes facultatifs à ce moment là. Par ailleurs, cette répartition n'a pas été révisée depuis. Celle-ci ne reflète donc plus la réalité en terme de pourcentage des programmes facultatifs. Conséquemment, le budget général n'est pas réparti de façon représentative par rapport aux programmes facultatifs auxquels l'ASC contribue ce qui a une incidence sur les résultats financiers de l'ASC par ligne de service. Le tableau 3 ci-après montre l'ampleur de cette incidence.

Par exemple, si on prend le montant alloué au budget général de l'ESA de 5 451 172$ en 2003-2004 et qu'on le répartit au prorata des programmes facultatifs, les résultats financiers de l'ASC auraient varié de la façon suivante :

TABLEAU 3 - RÉPARTITION DU BUDGET GÉNÉRAL 2003-2004

L'utilisation d'une méthode de répartition du budget général au prorata des programmes facultatifs aurait permis de fournir une information financière plus juste et reflétant la réalité.

D'un autre côté, avec la nouvelle Architecture d'activités de programme (AAP / PAA - Program Activity Architecture), les activités de programmes seront réparties différemment à compter du 1er avril 2005. Selon l'information obtenue auprès du gestionnaire adjoint planification et analyse financière, les dépenses génériques engagées dans le cadre de certains programmes incluant le budget général seraient réparties selon un pourcentage prédéterminé par la haute gestion selon les objectifs et vision à long terme de l'ASC dans le cadre de chacune de ces activités.

Toujours selon le gestionnaire adjoint planification et analyse financière, les pourcentages suivants devraient être utilisés pour la répartition des dépenses du budget général de l'ESA à compter du 1er avril 2005 :

• Observation de la Terre (OT / EO) : 46,39%
• Exploration et sciences spatiales (SSE) : 41,24%
• Télécommunications par satellite (SC) : 12,37%

Puisqu'il est essentiel de participer au budget général pour être en mesure de contribuer aux programmes facultatifs, il serait raisonnable de considérer répartir le budget général de l'ESA en fonction des programmes facultatifs auxquels l'ASC contribue. À l'image de la méthode de répartition actuelle, l'approche proposée au 1er avril 2005 ne permettra pas de répartir la contribution au budget général en fonction de l'importance relative des programmes facultatifs auxquels l'ASC contribue.

Afin d'illustrer les conséquences de l'emploi d'une méthode plutôt qu'une autre, nous avons répartit la contribution du budget général de 2004-2005 de 7 144 000$ entre les trois secteurs d'intervention selon les taux préétablis en vigueur pour 2005-2006 et d'autre part au prorata de la contribution prévue aux programmes facultatifs de 2004-2005. L'importance des variations au tableau 4 ci-après démontre clairement les conséquences sur l'information financière.

TABLEAU 4 - RÉPARTITION DU BUDGET GÉNÉRAL 2004-2005

RECOMMANDATION

Revoir le bien-fondé de considérer la contribution au budget général en tant que dépense générique reliée à diverses activités et considérer plutôt une méthode de répartition de ces dépenses en fonction de la contribution effective aux programmes facultatifs et ainsi obtenir une information financière plus juste.

4.2 PAIEMENTS DE TRANSFERT PAYÉS D'AVANCE

La Politique sur les paiements de transfert du SCT mentionne que tous les fonds excédentaires que possèdent les bénéficiaires en fin d'exercice ou à la fin du programme doivent être comptabilisés et remboursés au besoin.

Notre examen des sommes versées à l'ESA dans le cadre de l'Accord de coopération Canada/ESA a révélé que les versements faits à l'ESA conformément à l'Accord de coopération soit 40% du montant total annuel au titre du budget général et des programmes facultatifs en janvier et en juin et le solde de 20% en octobre ne sont pas utilisés en totalité au cours de l'année pendant laquelle ils ont été versés. En effet, dû à des mouvements de trésorerie qui ne respectent pas toujours les budgets établis initialement dans le cadre des programmes facultatifs des surplus sont réalisés annuellement. Ces surplus ou une partie de ceux-ci sont utilisés au cours de l'année subséquente. D'où l'obligation de l'ASC de comptabiliser aux états financiers ces crédits accumulés dans un compte de "Paiements de transfert payés d'avance".

L'item "Paiements de transfert payés d'avance" inscrit aux états financiers de l'ASC au 31 mars provient de deux sources :

• Montant des crédits accumulés à l'ESA en date du 31 décembre
• Portion du dernier paiement non utilisé (au prorata des mois restant de la période couverte par le paiement)

Le tableau 5 ci-après révèle l'ampleur des montants inscrits à titre de paiements de transfert payés d'avance aux états financiers de l'ASC depuis 2002 ainsi que le peu de variation d'une année à l'autre.

TABLEAU 5 - ÉTAT DU COMPTE «PAIEMENTS DE TRANSFERT PAYÉS D'AVANCE»

La pratique actuelle d'utiliser le montant des crédits accumulés au 31 décembre tel que communiqué par l'ESA a pour effet de surévaluer le solde du compte "Paiements de transfert payés d'avance". On devrait donc tenir compte des crédits accumulés au 31 mars afin de refléter la situation réelle mais ce n'est pas la politique de l'ESA de présenter cette information à une autre date que le 31 décembre.

D'un autre côté, l'analyste financier sectoriel responsable du programme ESA nous a également mentionné que le système comptable de l'ESA serait modifié à partir du 1er janvier 2005. Le nouveau système comptable devrait permettre à l'ESA de faire des appels de paiements qui se rapprocheront très près des dépenses réelles à être encourues par les programmes facultatifs au cours de la période couverte par l'appel de paiement. De plus, toujours selon ses dires, les crédits accumulés au 31 décembre 2004 devraient être utilisés en totalité lors du premier appel de paiement de janvier 2005.

À partir de janvier 2005, le montant des paiements de transfert à comptabiliser en tant que payés d'avance serait la portion du dernier appel de paiement non encore utilisée, au prorata des mois restants au cours de cette période. Le montant inscrit aux états financiers de l'ASC devrait donc être davantage représentatif de la réalité.

RECOMMANDATIONS

Faire le suivi des crédits accumulés à l'ESA afin de s'assurer que la totalité accumulée jusqu'à présent sera effectivement utilisée lors du prochain appel de paiement dans le but de ramener le montant des crédits cumulatifs à zéro, tel que prévu.

4.3 TAUX DE CHANGE

La Politique sur les paiements de transfert du SCT, stipule qu'afin de tenir compte des fluctuations possibles des taux de change, les ministères doivent consulter le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada lorsqu'ils proposent un paiement reposant sur une évaluation effectuée par un organisme international dans le cas d'une contribution du Canada à cet organisme ou à ses projets.

L'article cité ci-haut fait partie de la section de la politique concernant les présentations au Conseil du Trésor dans le cas d'une approbation des conditions d'un programme. Puisque l'ASC est présentement en préparation d'une soumission au CT dans le cadre du renouvellement des conditions de l'Accord de coopération Canada/ESA, il serait opportun, à ce moment-ci, de consulter le SCT afin d'obtenir leur opinion quant à la façon dont l'aspect "taux de change" devrait être abordé dans la soumission et traité ultérieurement dans la gestion au jour le jour du programme.

De plus, une des recommandations du rapport d'évaluation de Hickling de mai 1997 traitait de l'aspect "taux de change" de la contribution à l'ESA. Le rapport mentionnait ce qui suit :

"A contingency fund should be provided in the CSA budget for ESA to allow for exchange rate fluctuations which affect the cost of Canadian participation in ESA programs. The size of this fund should be assessed in light of the adoption of the new financial system based on the ECU."

Nos discussions avec le gestionnaire du programme de coopération Canada/ESA a révélé qu'aucun mécanisme n'avait été mis en place jusqu'à présent afin de protéger l'ASC contre les fluctuations du taux de change.

La recommandation du rapport Hickling de mai 1997 est toujours actuelle et d'autant plus pressante à mettre en oeuvre puisque les taux de change ne cessent d'augmenter depuis plusieurs années, tel que le démontre le tableau suivant :

Il y a environ 3 ans, le gestionnaire du programme, dans ses prévisions budgétaires, utilisait un taux de change estimé d'environ 1.60 alors que le taux réel était d'environ 1.40, ce qui laissait une marge de manoeuvre raisonnable permettant d'assumer les risques de taux de change, d'inflation et de dépassement de coûts éventuels de certains programmes. Aujourd'hui, les prévisions budgétaires sont calculées en utilisant un taux de change de 1.65 alors que le taux de change réel fluctue présentement entre environ 1.60 et 1.65. La situation actuelle laisse donc peu ou pas de place pour assumer les risques mentionnés précédemment, d'où le besoin encore plus urgent de mettre en place un mécanisme permettant d'assumer les fluctuations du taux de change et de protéger l'ASC contre les dépassements de coûts de ce programme.

Il existe plusieurs mécanismes pouvant être utilisés afin de se protéger des variations du taux de change, par exemple, l'utilisation de contrats de change ou encore l'ajout de l'Accord de coopération Canada/ESA dans le cadre de gestion des risques de l'ASC. Par ailleurs, avant de mettre un mécanisme de gestion du risque de fluctuation du taux de change en place, il serait essentiel de contacter le SCT, tel que le mentionne la Politique sur les paiements de transfert du SCT afin d'obtenir le plus d'information possible et permettre de prendre une décision éclairée.

RECOMMANDATION

Mettre en place un mécanisme pour palier au risque de fluctuation du taux de change en consultation avec le SCT.

4.4 CONTRÔLE FINANCIER DES CONTRIBUTIONS AUX PROGRAMMES FACULTATIFS

La Politique sur les paiements de transfert du SCT mentionne que les ministères doivent élaborer des politiques et des procédures afin de veiller à ce qu'un contrôle efficace des programmes et des finances soit conçu et assuré dans le cadre des programmes de paiements de transfert ministériels.

L'Annexe 1 de la décision du CT, quant à elle, stipule que la contribution financière du Canada à un programme facultatif peut être augmentée jusqu'à un maximum de 120% de l'enveloppe approuvée à l'origine. On y mentionne également que le Canada peut décider de se retirer d'un programme facultatif une fois que le budget approuvé dépasse 120% de l'enveloppe originale.

Nos discussions avec le gestionnaire du programme de coopération Canada/ESA et avec l'analyste financier sectoriel a révélé qu'il n'y avait pas de moyen en place permettant de s'assurer du respect des articles ci-haut.

En effet, lorsqu'un Arrangement est signé pour un programme facultatif particulier, le Canada connaît le montant pour lequel il s'est engagé en Euro (ou l'AU et l'ECU pour les programmes les plus anciens). Le montant de la contribution du Canada est identifié dans la déclaration du programme facultatif. Par la suite, les appels de paiements sont faits en Euro et convertis en dollar canadien pour fins d'enregistrement comptable. De plus, les contributions auxquelles le Canada s'engage s'étalent généralement sur une longue période, soit jusqu'en 2008-2009 pour la plupart.

Actuellement, l'analyste financier du secteur fait un suivi à chaque paiement et annuellement des montants payés par programme facultatif en dollar canadien. Aucun rapprochement avec le montant total appelé en Euro et pour lequel le Canada s'est engagé n'est fait. Il n'est donc pas possible de déterminer si des dépassements de coûts sont survenus au niveau des programmes facultatifs.

Afin d'être en mesure de s'assurer du respect de la clause qui mentionne que la contribution financière du Canada à un programme facultatif peut être augmentée jusqu'à un maximum de 120% de l'enveloppe approuvée à l'origine et qu'en cas de dépassement, le Canada peut se retirer, il est de la responsabilité du gestionnaire du programme de faire le suivi des sommes versées dans le cadre de chacun des programmes facultatifs. Le gestionnaire peut par contre faire appel à l'analyste financier sectoriel afin que celui-ci lui soumette les rapports nécessaires en vue d'effectuer ce suivi.

Nos discussions avec l'analyste financier sectoriel a révélé que son prédécesseur avait déjà compilé une information de la sorte mais que les rapports n'étaient pas tout à fait à jour et que l'information n'avait pas été transmise au gestionnaire du programme. D'un autre côté, l'analyste financier nous a mentionné qu'il avait récemment obtenu de la part de la direction des finances de l'ESA deux documents permettant de comparer les dépenses réelles en Euro avec les montants engagés en Euro. Il s'agit d'un rapport où sont compilées les dépenses totales ayant été faites en Euro par programme facultatif et par État membre depuis le tout début des programmes facultatifs en cours et d'un rapport où sont compilées les dépenses actuelles ainsi que les prévisions jusqu'à la fin des programmes facultatifs, et ce, toujours par État membre. Cette information permettra au gestionnaire du programme ESA de surveiller l'évolution des programmes facultatifs et suivre les dépassements de coûts éventuels.

RECOMMANDATION

Faire un suivi des dépenses reliées aux programmes facultatifs afin de s'assurer que les paiements effectués correspondent bien aux montants pour lesquels l'ASC s'est engagée en devise étrangère dans le cadre des Arrangements reliés aux divers programmes facultatifs et permettre de déceler des dépassements de coûts.

5.0 CADRE DE VÉRIFICATION AXÉ SUR LES RISQUES (CVAR / RBAF)

5.1 MISE EN OEUVRE DU CVAR

La Politique sur les paiements de transfert du SCT stipule que :

• les présentations au CT dans le cas de l'approbation des conditions d'un programme s'appliquant [...] aux contributions doivent renfermer un cadre fondé sur les risques servant entre autres à la vérification des bénéficiaires des contributions;
• les ministères doivent élaborer un cadre de vérification fondé sur les risques pour la vérification des contributions; et,
• la politique du gouvernement consiste à gérer les paiements de transfert en tenant compte des risques, de leur complexité, de l'obligation d'obtenir des résultats et d'utiliser judicieusement les ressources.

Selon le Guide du CVAR du SCT, ces exigences sont atteintes par le développement d'un CVAR.

En avril 2003, un cadre de vérification axé sur les risques (CVAR) a été rédigé pour l'Accord de coopération Canada/ESA. Celui-ci n'a par ailleurs pas été soumis au CT à ce moment-là. Le gestionnaire du programme de coopération Canada/ESA prévoyait présenter le CVAR au CT au moment du renouvellement des conditions du programme prévu pour avril 2005.

Le CVAR rédigé traitait principalement de deux éléments : le plan de gestion des risques et le cadre de vérification. Les actions à mettre en oeuvre en relation avec le cadre de vérification ont été réalisées via la présente vérification du programme. Cette activité de vérification était également prévue à l'Annexe 1 de la décision du CT - les conditions du programme, à la section 8 - "Évaluation et vérification". Par contre, le plan de gestion des risques n'a pas été mis en oeuvre. Aucune action n'a été prise afin de mitiger les risques identifiés.

Le gestionnaire du programme nous a mentionné qu'étant donné que le CVAR n'avait pas encore été présenté au CT et approuvé par celui-ci, il n'avait pas été mis en oeuvre. Une fois approuvé par le CT, le CVAR fera partie intégrante des conditions du programme et devra être mis en oeuvre.

Puisque le CVAR est un outil de gestion qui permet d'aider le gestionnaire dans l'accomplissement de ses fonctions et de ses responsabilités de rendre des comptes, il n'est pas nécessaire d'attendre que celui-ci soit approuvé par le CT pour le mettre en oeuvre.

RECOMMANDATIONS

1. Mettre en oeuvre le CVAR.
2. S'assurer de faire un suivi régulier du plan de gestion des risques afin de surveiller l'évolution des risques identifiés et mettre en oeuvre les actions identifiées afin de gérer ces risques.

5.2 PLAN DE GESTION DES RISQUES DU PROGRAMME

Lors de notre vérification, nous avons passé en revue le plan de gestion des risques inclus dans le CVAR. Pour chacun des risques identifiés, nous avons examiné :

• La probabilité identifiée;
• Les conséquences advenant qu'un risque se matérialise;
• Les mesures identifiées afin d'atténuer les risques; et,
• Les actions concrètes à être mise en oeuvre afin de réduire les risques à un niveau acceptable pour l'ASC.

Notre examen a fait ressortir les constatations suivantes :

• Les mesures à mettre en oeuvre ainsi que les actions concrètes en ce qui a trait au risque de fluctuation du taux de change devraient :
  • être revues étant donné que celles-ci faisaient référence à un programme du CT pour lequel nous n'avons pas été en mesure d'obtenir de l'information;
  • être révisées en considérant la recommandation à la section 4.3 du présent rapport de vérification.
• Une des mesures identifiée pour palier au risque de rotation du personnel est de conserver des dossiers administratifs appropriés, d'où l'importance accrue de la recommandation à la section 2.1 du présent rapport de vérification.
  • Les actions identifiées concernant la gestion des dossiers devraient être révisées dans le CVAR.
• À la section "Program Governance", le premier risque identifié fait référence au niveau de participation du Canada dans un programme facultatif sous la masse critique requise pour atteindre des retours industriels et des bénéfices socio-économiques durables.
  • Afin d'être en mesure de justifier le niveau de probabilité identifié dans le CVAR, la masse critique devrait être définie sinon l'évaluation qui est faite du risque est arbitraire.
  • L'action identifiée afin de palier à ce risque, soit de développer une méthodologie d'évaluation et des procédures n'a pas été mise en oeuvre.
• L'action pour atténuer le risque d'augmentation des coûts des programmes fait référence à la signature de contrats à prix ferme par l'ESA, or, l'ASC n'a aucune influence sur l'octroi de ces contrats.
  • Cet item devrait plutôt faire référence à l'option qu'a l'ASC de se retirer de tout programme facultatif dont les dépassements de coûts excèdent 20%.
• La section "Information and Management Systems" fait référence à un projet pilote à mettre en oeuvre en 2003 afin d'aider à évaluer si les indicateurs de mesure de la performance identifiés dans le Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR / RMAF) sont adéquats.
  • Notre vérification a révélé qu'aucun projet pilote n'a été réalisé et qu'aucun système de collecte de données n'a été mis en place.
• Suite à la vérification, nous sommes d'avis que la probabilité du risque relatif au système de gestion des dossiers papier et électronique devrait passer de faible à moyen (voir section 2.1 du présent rapport de vérification).

Nous avons remis au gestionnaire du programme une version commentée et annotée du plan de gestion des risques incluse dans le CVAR.

RECOMMANDATION

Réviser le plan de gestion des risques faisant partie du CVAR en tenant compte des commentaires ci-dessus.

6.0 CADRE DE GESTION ET DE RESPONSABILISATION AXÉ SUR LES RÉSULTATS (CGRR / RMAF)

6.1 MISE EN OEUVRE DU CGRR

La Politique sur les paiements de transfert du SCT stipule que les présentations au CT dans le cas de l'approbation des conditions d'un programme s'appliquant [...] aux contributions doivent renfermer un cadre de responsabilisation fondé sur les résultats, y compris les indicateurs de rendement, les résultats et conséquences prévus, les méthodes servant à établir un rapport sur le rendement et les critères d'évaluation servant à l'évaluation de l'efficacité des paiements de transfert. De plus, la Politique d'évaluation du SCT mentionne que les gestionnaires ont la responsabilité de surveiller le rendement des politiques, des programmes et des initiatives - de prendre des décisions éclairées et de rendre des comptes.

En mars 2003, un cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR / RMAF) a été rédigé pour l'Accord de coopération Canada/ESA. Tout comme dans le cas du CVAR, le CGRR n'a pas été soumis au CT à ce moment-là. Le gestionnaire du programme de coopération Canada/ESA prévoyait également présenter le CGRR au CT au moment du renouvellement des conditions du programme prévu pour avril 2005.

Tel que requis dans le CGRR et à l'Annexe 1 de la décision du CT, une évaluation du programme a été réalisée et ce, au même moment que la présente vérification.

Le gestionnaire du programme nous a mentionné que puisque le CGRR n'avait pas encore été présenté au CT et approuvé par celui-ci, il n'avait pas été mis en oeuvre. Par conséquent, aucun système de collecte de données n'a été mis en place jusqu'à présent. Un tel système est requis afin d'être en mesure de mesurer les résultats attendus du programme par le biais des indicateurs de mesure de la performance identifiés dans le CGRR.

Tout comme pour le CVAR, le CGRR est un outil de gestion qui permet d'aider le gestionnaire dans l'accomplissement de ses fonctions et de ses responsabilités de rendre des comptes, il n'est pas nécessaire d'attendre que celui-ci soit approuvé par le CT pour le mettre en oeuvre. D'autant plus que dans le CVAR, il avait été prévu de faire un projet pilote en 2003 afin de d'aider à évaluer si les indicateurs de mesure de la performance identifiés dans le CGRR étaient adéquats.

RECOMMANDATIONS

1. Mettre en oeuvre le CGRR.
2. Mettre en place un système de collecte de données afin de mesurer les résultats attendus du programme par le biais des indicateurs de mesure de la performance identifiés dans le CGRR.

6.2 CONTENU DU CGRR

Une évaluation formative de l'Accord de coopération Canada/ESA a eu lieu au même moment que la présente vérification.

Étant donné que l'ASC est en voie de présenter une soumission au CT dans le cadre du renouvellement des conditions de l'Accord de coopération Canada/ESA, le CGRR devrait être révisé et modifié, le cas échéant, en considérant les résultats de l'évaluation formative dont le rapport sera déposé au même moment que celui-ci.

RECOMMANDATION

Réviser le CGRR en considérant les résultats de l'évaluation formative de l'Accord de coopération Canada/ESA.

ANNEXE A – OBJECTIFS ET CRITÈRES DE VÉRIFICATION

ANNEXE B – PLAN D'ACTION DE LA GESTION