Rapport de vérification

EXAMEN DE L'EXÉCUTION DES POUVOIRS FINANCIERS
PROJET n^o 01/02 01-01

préparé par
la Direction de la vérification, de l'évaluation et de l'examen

Novembre 2002

	Sommaire exécutif
	1.0 Introduction   1.1 Contexte   1.2 Cadre de référence   1.3 Objectifs et portée
	2.0 Délégation des pouvoirs financiers   2.1 Constat général   2.2 Pouvoir de dépenser - initiation des dépenses   2.3 Pouvoirs en matière de rémunération   2.4 Politiques et procédures   2.5 Mise à jour des pouvoirs délégués
	3.0 Achats de biens et services   3.1 Constat général   3.2 Suivi des engagements   3.3 Certification en vertu de l'article 34 de la lgfp   3.4 Opérations portant sur les bons de commande
	4.0 Rémunération des employés   4.1 Constat général   4.2 Certification en vertu de l'article   4.3 Politiques et procédures
	5.0 Frais de déplacement   5.1 Constat général   5.2 Engagement des frais de déplacement
	6.0 Dépenses portées sur cartes d'achat   6.1 Engagement des dépenses   6.2 Certification des dépenses
	7.0 Paiements de transfert   7.1 Constat général   7.2 Procédures d'engagement
	8.0 Contrôles automatisés reliés aux articles 32 et 34 de la lgfp   8.1 Privilèges d'accès au sifm   8.2 Autres contrôles automatisés requis
	9.0 Certification des demandes de paiement en vertu de l'article   9.1 Constat général   9.2 Rémunération des employés   9.3 Privilèges d'accès au sifm   9.4 Procédure d'échantillonnage   9.5 Vérification des pièces de journal   9.6 Intérêts sur paiements en retard aux fournisseurs
	Annexe A : Plan d'action de la gestion

SOMMAIRE EXÉCUTIF

OBJECTIFS

Cette vérification visait à déterminer dans quelle mesure l'ASC s'acquitte de ses responsabilités en matière de gestion financière notamment en ce qui concerne les exigences de contrôle dictées par les articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et autres exigences prescrites par le Conseil du Trésor concernant la délégation des pouvoirs financiers, l'engagement des dépenses, la certification de l'exécution des marchés et la vérification des comptes aux fins de paiement. Les systèmes et procédures de même que les éléments de contrôle interne ont fait l'objet d'un examen afin d'en évaluer l'efficacité, l'efficience et l'économie.

CADRE DE RÉFÉRENCE

Les obligations et responsabilités des ministres, administrateurs généraux et gestionnaires en matière de contrôle à exercer sur les dépenses sont prescrits aux articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). L'autorisation législative est complétée par des politiques et lignes directrices émises par le Conseil du Trésor qui définissent le cadre de contrôle et qui, en outre, contiennent des modalités qui commandent aux ministères et agences d'en évaluer périodiquement l'application. La vérification de l'exécution des pouvoirs financiers à l'ASC est d'autant plus nécessaire lorsqu'on met en perspective le fait que le président a délégué son pouvoir de dépenser à plus de 200 postes qui ont utilisé 318 millions de dollars de fonds publics au cours de l'exercice 2000-2001 en émettant près de 18 900 chèques aux fournisseurs et employés.

CONSTAT GÉNÉRAL

En général, les pouvoirs financiers sont adéquatement exécutés. Les dépenses sont engagées et certifiées conformément aux articles 32 et 34 de la LGFP, et la vérification des comptes pour fins de paiement est effectuée par des agents financiers indépendants en accord avec l'article 33. Toutefois, des améliorations devront être apportées afin de consolider le cadre de contrôle et d'améliorer l'efficacité et l'efficience des opérations.

DÉLÉGATION DES POUVOIRS FINANCIERS ET INSTRUMENTS DE DÉLÉGATION

La délégation des pouvoirs financiers et les divers instruments de délégation constituent la pierre angulaire du cadre de contrôle puisqu'ils en définissent la nature et l'étendue. Le pouvoir de dépenser, notamment en ce qui a trait à l'initiation de la dépense, devrait être restreint dans le but d'assurer une répartition appropriée des responsabilités qui soient en ligne avec les responsabilités budgétaires du titulaire. Par ailleurs, afin de communiquer adéquatement la portée et l'étendue des pouvoirs financiers délégués et d'en favoriser la compréhension par les titulaires, l'ASC devrait se doter d'une politique en bonne et due forme, réviser la Charte des pouvoirs financiers délégués de façon à ce qu'elle comporte les pouvoirs en matière de rémunération et les références pertinentes aux documents complémentaires et mettre en place des procédures efficaces de mise à jour des spécimens de signature.

ACHATS DE BIENS ET SERVICES

Lorsque la décision est prise d'acquérir des biens et des services, les dépenses qui en découlent sont, en général, adéquatement engagées et certifiées conformément aux articles 32 et 34 de la LGFP. Toutefois, l'efficience et l'économie des opérations relatives au suivi des engagements et au contrôle budgétaire sont compromis par le maintien de procédés et d'outils parallèles au Système intégré des finances et du matériel (SIFM) et par le fait que les droits d'accès au SIFM ne sont pas étendus aux gestionnaires.

RÉMUNÉRATION DES EMPLOYÉS

Les transactions reliées à la rémunération des employés sont adéquatement contrôlées et sont engagées et certifiées conformément aux articles 32 et 34 de la LGFP. Cependant, la rigueur administrative pourrait être accrue en émettant une politique officielle en matière d'engagement et en adoptant de nouvelles pratiques à l'égard de la certification en vertu de l'article 34.

FRAIS DE DÉPLACEMENT

Bien que certifiés conformément à l'article 34, les frais de déplacement ne sont pas toujours engagés préalablement à la réalisation du voyage.

DÉPENSES PORTÉES SUR CARTES D'ACHAT

Des pratiques non conformes aux lignes directrices et politiques du Conseil du Trésor ont été notées en matière d'engagement et de certification de l'exécution des marchés. Par ailleurs, nous avons constaté à plusieurs égard des divergences par rapport à la politique de l'ASC qui nous portent à croire que l'utilisation de la carte d'achat comme outil de passation de marché a évoluée significativement depuis son instauration. Un projet de vérification portant spécifiquement sur les cartes d'achat et comportant des objectifs de vérification élargie est actuellement en cours.

PAIEMENT DE TRANSFERT

Nous avons noté qu'en plusieurs occasions, les accords de contribution étaient souvent signés par les bénéficiaires avant d'être engagés et que les déboursés suivaient parfois de très près l'engagement des fonds, ce qui ne respecte pas les exigences en matière d'engagement des dépenses.

ATTESTATION DES DEMANDES DE PAIEMENT

À l'exception de la rémunération, la vérification des comptes selon l'article 33 de la LGFP est effectuée adéquatement mais serait plus efficace si un processus d'échantillonnage statistique était mis en place. Les dépenses reliées à la rémunération des employés de l'ASC ne font pas l'objet d'une vérification indépendante des agents financiers autorisés, ce qui n'est pas conforme à l'article 33 de la LGFP. Les intérêts sur les paiements en retard aux fournisseurs ne font présentement pas l'objet d'un paiement automatique aux fournisseurs, contrairement aux directives du Conseil du Trésor.

1.0 INTRODUCTION

1.1 CONTEXTE

La vérification de l'examen de l'exécution des pouvoirs financiers à l'Agence spatiale canadienne (ASC) fait partie d'une série de trois projets de vérification distincts concernant la vérification de la Direction de la gestion intégrée, tel que prévu au plan de travail de la Direction de la vérification, de l'évaluation et de l'examen pour l'exercice 2001-2002.

La vérification de l'exécution des pouvoirs financiers prend toute son importance lorsque l'on considère que l'ASC a utilisé 318 millions $ de fonds publics au cours de l'exercice terminé le 31 mars 2001 et que le président de l'ASC a délégué, au 31 décembre 2001, son pouvoir de dépenser à plus de 200 postes de niveaux hiérarchiques variés.

1.2 CADRE DE RÉFÉRENCE

La Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) est l'autorisation législative qui régit la gestion financière au gouvernement fédéral. Les articles 32, 33 et 34 de la Loi sont particulièrement importants afin d'assurer un contrôle approprié des dépenses effectuées en vertu des crédits parlementaires puisqu'ils spécifient les obligations et responsabilités des ministres, administrateurs généraux et gestionnaires en la matière :

• L'article 32 exige que les engagements financiers imputables à chacun des crédits parlementaires soient contrôlés afin de s'assurer qu'un marché ne peut être passé que s'il existe un solde budgétaire disponible et suffisant pour s'acquitter de toutes les dettes contractées.
• L'article 34 traite de la nécessité de certifier l'exécution des marchés par un représentant autorisé en certifiant que les biens ou services facturés ont été reçus, que le prix facturé est conforme au marché conclu et que les conditions du contrat ont été respectées.
• L'article 33 commande des contrôles visant à s'assurer que les paiements ne sont effectués qu'à la demande d'une personne possédant la délégation appropriée et que les demandes de paiement sont rattachées à des commandes autorisées et légitimes ne dépassant pas le niveau des crédits.

L'autorisation législative est complétée par des politiques et lignes directrices du Conseil du Trésor. Les plus importantes sont :

• La Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel
• La Politique sur le contrôle des engagements
• La Politique sur la vérification des comptes
• La Politique sur les demandes de paiement et paiement à la date d'échéance

Conformément à ces politiques, les gestionnaires de l'ASC sont tenus de concevoir et de mettre en place des processus et des contrôles adaptés à leurs opérations particulières afin d'assurer la gestion appropriée des ressources financières de l'ASC.

1.3 OBJECTIFS ET PORTÉE

Les objectifs de cette vérification consistent à s'assurer que l'ASC s'acquitte adéquatement et efficacement de ses responsabilités en matière d'exécution des pouvoirs financiers, notamment en ce qui concerne l'application des articles 32, 33, et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).

Les objectifs spécifiques poursuivis au cours de cette vérification sont les suivants :

1. Évaluation du processus de délégation des pouvoirs financiers de dépenser et de payer afin d'assurer un contrôle adéquat des dépenses au moyen d'une répartition appropriée des responsabilités;
2. Examen du processus d'engagement des dépenses afin de s'assurer que les crédits parlementaires et les affectations du Conseil du Trésor ne sont pas dépassés au moment d'initier un marché;
3. Évaluation des processus reliés à la certification de l'exécution du contrat et à la vérification des comptes afin de s'assurer que le pouvoir de payer est exercé adéquatement;
4. Examen du processus d'émission des demandes de paiement afin d'assurer une séparation adéquate des tâches et le paiement des comptes à la date d'échéance prévue;
5. Évaluation des contrôles internes en place relatifs aux articles 32, 33 et 34 de la LGFP;
6. Examen de la conformité aux politiques et procédures en place à l'ASC ainsi qu'aux politiques et lignes directrices du Conseil du Trésor;
7. Détermination de l'efficacité, de l'efficience et de l'économie des processus en place concernant l'application des articles 32, 33 et 34 de la LGFP.

Par ailleurs, ce projet de vérification s'est étendu aux responsabilités dévolues à l'ensemble des niveaux de gestion à l'ASC de même qu'aux systèmes d'information, politiques et procédures en place à l'égard des dépenses effectuées au cours de l'exercice terminé le 31 mars 2001, lesquelles se présentent ainsi :

Le tableau suivant nous renseigne sur la nature des dépenses effectuées en fonction des principaux articles de rapport. Par ailleurs, au cours de l'exercice terminé le 31 mars 2001, l'Agence a émis près de 18 900 chèques à ses fournisseurs et employés. De ce nombre, 8 800 ont fait l'objet d'une réquisition et d'un bon de commande dans le Système intégré des finances et du matériel (SIFM). Le solde, soit près de 10 100 demandes de paiement, a été engagé manuellement grâce au module de gestion de fonds du SIFM et concerne certaines dépenses ne pouvant être engagées par réquisition, telles que les règlements interministériels, les subventions et contributions, les dépenses de télécommunications, les frais de déplacement, les dépenses portées sur cartes d'achat, les frais de courrier, etc.

Nous avons examiné l'application des articles 32, 33 et 34 de la LGFP à l'égard des dépenses imputées à chacun des crédits parlementaires à travers les processus opérationnels en usage :

2.0 DÉLÉGATION DES POUVOIRS FINANCIERS

Le gouvernement a comme politique de confier à ses ministres et administrateurs généraux la responsabilité de déléguer leur pouvoir décisionnel aux gestionnaires opérationnels et financiers. Au moment de déléguer ses pouvoirs, l'administrateur général doit s'assurer qu'il existe une répartition adéquate des pouvoirs financiers afin d'assurer un contrôle approprié. Les différents pouvoirs financiers à considérer sont les suivants :

• Le pouvoir de dépenser - qui inclut les éléments suivants :
  • L'engagement de la dépense (aussi appelé initiation de la dépense), qui est exercé lorsque des décisions sont prises visant à obtenir des biens ou des services qui entraîneront des dépenses au nom de l'ASC;
  • L'engagement des fonds en vertu de l'article 32 de la LGFP, qui consiste à contrôler l'existence d'un solde budgétaire disponible et à réserver aux registres financiers la dépense correspondante;
  • La passation des marchés, qui consiste à conclure des ententes et contrats au nom de l'ASC en tenant compte de la Loi sur le ministère des Approvisionnements et Services qui confère à TPSGC l'autorisation exclusive d'acheter les biens et services et de déléguer ce pouvoir;
  • La certification de l'exécution du contrat en vertu de l'article 34 de la LGFP qui stipule que les biens ou services facturés doivent être certifiés par un représentant autorisé comme ayant été reçus et conformes à l'entente conclue avec le fournisseur.

   

• Le pouvoir de payer

  Le pouvoir de payer, qui consiste à soumettre une demande de paiement au receveur général du Canada en vertu de l'article 33 de la LGFP après s'être assuré que la certification en vertu de l'article 34 a été correctement appliquée.

2.1 CONSTAT GÉNÉRAL

La revue des pouvoirs financiers délégués a révélé qu'en général, des contrôles appropriés étaient en place afin d'assurer un cadre de gestion adéquat et l'imputabilité du pouvoir décisionnel. Conformément aux politiques et lignes directrices du Conseil du Trésor, nous nous sommes assurés que :

• Les pouvoirs financiers sont formellement délégués et communiqués par écrit;
• Les pouvoirs financiers sont exercés uniquement par des personnes qui ont été désignées par un agent dont elles relèvent;
• Les pouvoirs financiers sont délégués aux postes désignés par leur titre.

Au moment de notre vérification, le président de l'ASC avait délégué ses pouvoirs financiers à 215 postes de niveaux hiérarchiques variés. Parmi ces 215 postes, 118 détenaient les pleins pouvoirs de dépenser, avec ou sans limites financières. À l'exception des détenteurs de cartes d'achat, la passation des marchés était limitée à la Division de l'approvisionnement et de l'administration des marchés et la certification des documents de paye était limitée à la Division de la rémunération et des avantages sociaux, ce qui assure une ségrégation des tâches adéquate conformément aux lignes directrices du Conseil du Trésor.

2.2 POUVOIR DE DÉPENSER - INITIATION DES DÉPENSES

Nous avons constaté que les pouvoirs financiers étaient, en général, adéquatement délégués à des gestionnaires de centres de responsabilité en fonction de leurs responsabilités budgétaires. Ceci est tout à fait conforme à la volonté de la haute direction de « favoriser la délégation des pouvoirs et la responsabilisation » comme en fait mention la mission de l'ASC. Toutefois, dans certains cas, le pouvoir d'initier des dépenses est délégué à des employés ne possédant pas de responsabilités budgétaires ou est délégué simultanément à plusieurs gestionnaires pour un même centre de responsabilité.

Les situations suivantes ont été notées :

1. Certains gestionnaires ont délégué leur pouvoir de dépenser, incluant le pouvoir d'initier des dépenses avec ou sans limites financières, à du personnel de soutien administratif ne possédant pas de responsabilités budgétaires, comme des secrétaires ou des agents administratifs. Dans plusieurs cas, ces employés détenaient aussi le pouvoir de passer des marchés par l'entremise de cartes d'achat. Au moment de notre vérification, nous avons identifié 17 postes avec de telles caractéristiques.
2. En plus du personnel administratif mentionné au paragraphe précédent, plusieurs détenteurs de cartes d'achat n'ayant pas de responsabilités budgétaires se sont vu attribuer un pouvoir d'initier des dépenses sans que ce pouvoir soit limité aux dépenses portées sur cartes d'achat. Cette situation fait en sorte que ces employés ont le pouvoir d'initier toute dépense dans le centre de responsabilité auquel ils sont rattachés. Toutefois, le pouvoir de certifier l'exécution des marchés selon l'article 34 de la LGFP ne leur a pas été délégué et, dans certains cas, les pouvoirs d'initiation et de passation des marchés par l'entremise de la carte d'achat comportaient des limites financières. Nous avons ainsi relevé 18 postes qui ne comportaient pas de limitations appropriées.
3. Certains directeurs généraux ont délégué les pouvoirs financiers d'initier et de certifier l'exécution des marchés (avec ou sans limites financières) simultanément à plusieurs gestionnaires subalternes, dont certains de même niveau hiérarchique, pour un même centre de responsabilité. Cette situation a pour effet que la décision de dépenser dans un même centre de responsabilité est partagée entre plusieurs gestionnaires et peut rendre difficile l'application des responsabilités budgétaires normalement dévolues à un seul gestionnaire opérationnel. Cette situation a été identifiée dans les directions suivantes et affectait le nombre de postes indiqués ci-bas qui partageaient simultanément les mêmes responsabilités pour un centre de responsabilité commun :

Ces situations n'assurent pas une délégation adéquate des pouvoirs financiers au moyen d'une répartition appropriée des responsabilités et accroissent les risques de dépassement budgétaire et d'utilisation inappropriée des fonds publics. De plus, elles sont contraires aux lignes directrices du Conseil du Trésor portant sur la délégation du pouvoir décisionnel qui spécifient ce qui suit :

• « Le pouvoir d'engager [initier] une dépense est exercé lorsque des décisions sont prises visant à obtenir des biens ou des services qui entraîneront en fin de compte des dépenses [...] L'objectif de ce pouvoir est de faire des gestionnaires opérationnels les principaux responsables de l'engagement des dépenses imputables à leurs budgets. »
• « Le pouvoir de dépenser doit être délégué aux gestionnaires des centres de responsabilité en fonction de leurs responsabilités budgétaires, de manière à ce qu'ils aient un pouvoir suffisant et la responsabilité entière de leurs décisions. »
• « Afin de faciliter les opérations, les gestionnaires de centres de responsabilité peuvent désigner des subordonnés pour exercer un pouvoir restreint de dépenser à leur place; ex. l'utilisation d'une carte d'achat. »

RECOMMANDATIONS

GESTION INTÉGRÉE

Nous recommandons aux gestionnaires responsables de la définition des pouvoirs financiers :

1. D'accorder une délégation des pouvoirs de dépenser seulement aux postes de gestion qui disposent de responsabilités budgétaires;
2. De restreindre les pouvoirs d'initiation de dépenser accordés aux détenteurs de cartes d'achat;
3. De réviser les pouvoirs financiers délégués pour éviter que des gestionnaires détiennent les mêmes pouvoirs de dépenser à l'égard d'un même centre de responsabilité;
4. De favoriser plutôt l'utilisation des délégations temporaires pour déléguer les pouvoirs financiers en cas d'absence du gestionnaire de centre de responsabilité.

2.3 POUVOIRS EN MATIÈRE DE RÉMUNÉRATION

La revue des pouvoirs financiers en ressources humaines et des procédures en matière de vérification de salaire a révélé ce qui suit :

Les pouvoirs financiers en ressources humaines délégués par le président sont adéquatement documentés et sont disponibles sur le site Intranet de l'ASC. Nous avons cependant noté, qu'à l'exception du temps supplémentaire, la charte des pouvoirs financiers délégués ne reflète pas les pouvoirs d'initier les dépenses reliées à la rémunération, telles la dotation de poste, la prime de bilinguisme, l'allocation de détachement, etc.

Comme la Direction des ressources humaines n'agit qu'à titre d'agent de dotation et n'est pas responsable de la gestion des budgets opérationnels, la responsabilité d'initier une dépense de rémunération demeure celle des gestionnaires de centres de responsabilité. Cette position est en accord avec la ligne directrice du Conseil du Trésor spécifiant que « lorsque le pouvoir financier est délégué à des agents par le ministre, tels les agents du personnel pour embaucher du personnel, ceux-ci l'exercent au nom des gestionnaires de centres de responsabilité qui formulent des demandes de service de soutien. »

La politique de l'ASC portant sur la vérification des salaires identifie à l'article 2.10 les gestionnaires de centres de responsabilité comme étant les titulaires du pouvoir d'approuver les dépenses de salaire en vertu de l'article 34 de la LGFP alors que dans les faits, conformément à la charte des pouvoirs financiers délégués, l'exercice de ce pouvoir est limité à certains postes de la Direction des ressources humaines. Les gestionnaires opérationnels ont comme seul pouvoir l'initiation des dépenses de rémunération à l'intérieur de leurs centres de responsabilité.

Ces situations n'assurent pas une compréhension et une délégation adéquates des pouvoirs financiers délégués.

RECOMMANDATIONS

GESTION INTÉGRÉE

Afin de préciser les pouvoirs de dépenser reliés à la rémunération, nous recommandons les modifications suivantes :

1. Le pouvoir d'initier les transactions reliées aux ressources humaines devrait être ajouté à la section « Initiation de la dépense » de la charte des pouvoirs financiers délégués;
2. Les responsabilités concernant l'initiation des dépenses de rémunération et leur attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP devraient être précisées et corrigées dans la politique de l'ASC portant sur la vérification des salaires pour être en conformité avec la charte des pouvoirs financiers délégués.

2.4 POLITIQUES ET PROCÉDURES

Nous avons été à même de constater que plusieurs instruments de délégation sont en usage, cependant l'ASC ne dispose pas de politiques et de procédures en matière de délégation et d'exécution des pouvoirs financiers. Cette situation fait en sorte que les détenteurs de pouvoirs financiers ne sont pas formellement informés quant à la nature et l'étendue des pouvoirs qui leurs ont été délégués et la manière de les assumer correctement. De telles politiques et procédures devraient tout au moins définir les pouvoirs financiers délégués et l'étendue des responsabilités et, d'autre part, intégrer les différents instruments de délégation actuellement en usage :

1. La charte des pouvoirs financiers délégués qui constitue le résumé des pouvoirs financiers par niveau de poste accordé à l'ASC par le ministre;
2. L'annexe A de la charte qui précise les limites financières;
3. L'annexe B de la charte qui désigne les postes équivalents;
4. Les spécimens de signature qui, en plus de documenter la signature manuscrite des titulaires de poste, définissent l'étendue des pouvoirs financiers qui leurs sont délégués.

D'autre part, bien que l'annexe B fasse partie intégrante de la charte des pouvoirs financiers délégués, aucune référence n'y est faite. La charte doit comporter toute l'information pertinente, dont les renvois aux documents complémentaires, afin que les chargés de pouvoir et le personnel responsable d'en assurer l'application soient en mesure de comprendre la nature et l'étendue des pouvoirs délégués.

La Direction de la gestion intégrée nous indique qu'une ébauche de politique portant sur les pouvoirs de signatures est actuellement en cours d'élaboration et, par ailleurs, que la charte des pouvoirs financiers délégués a été soumise au ministre pour fin d'autorisation.

RECOMMANDATIONS

GESTION INTÉGRÉE

Afin de fournir les directives appropriées en matière de délégation de pouvoirs financiers et d'en favoriser la compréhension, nous recommandons :

1. D'émettre une politique et des procédures formelles en matière de délégation et d'exécution des pouvoirs financiers;
2. D'apporter les modifications à la charte des pouvoirs financiers délégués afin qu'elle comporte les références appropriées à l'annexe B - tables des postes équivalents par secteur.

2.5 MISE À JOUR DES POUVOIRS DÉLÉGUÉS

La revue des spécimens de signature, qui documentent l'étendue des pouvoirs financiers délégués par poste et portant un spécimen de signature du titulaire a révélé les situations suivantes :

1. À l'exception de la Division des services corporatifs, ces formulaires n'avaient pas tous été mis à jour au cours des douze derniers mois pour l'ensemble de l'ASC.

   L'absence d'un processus de mise à jour des spécimens de signature est causée en partie par un manque de communication entre les secteurs opérationnels et financiers ainsi que par l'absence de procédures définissant les responsabilités des gestionnaires de l'ASC en matière de suivi des pouvoirs délégués. Cette situation a les conséquences suivantes :

   • Les pouvoirs financiers délégués ne sont pas toujours retirés lors du départ ou de la mutation du titulaire des pouvoirs.
   • Des employés transférés dans un autre centre de responsabilité continuent parfois à être titulaire de pouvoirs financiers dans leur division précédente, cumulant ainsi des responsabilités incompatibles avec leurs nouvelles fonctions.
   • Des spécimens de signature documentant des pouvoirs délégués à des employés actifs sont parfois autorisés par des gestionnaires qui ne sont plus à l'emploi de l'ASC.

   Cette situation fait en sorte que les agents financiers responsables de vérifier la certification de l'exécution des marchés en vertu des articles 33 et 34 de la LGFP ne disposent pas toujours des spécimens de signature appropriés pour leur permettre d'exercer convenablement leurs tâches. Conformément aux modalités d'application de la Politique du Conseil du Trésor sur la délégation du pouvoir décisionnel :

   • « Tous les pouvoirs délégués doivent être examinés et mis à jour au moins à chaque année »;
   • « Le document de délégation doit être annulé et retiré dès que le titulaire d'un poste démissionne, et être retiré et remplacé lorsque les informations qu'il contient sont modifiées à la suite d'une réorganisation ou d'un changement de politique. »

   La Direction de la gestion intégrée a indiqué qu'un projet (gestion des arrivées et départs) était en cours afin d'informer électroniquement les différents groupes intéressés (Rémunération et avantages sociaux, Sécurité, Finances et Comptabilité) dès qu'un employé quitte ses fonctions à l'ASC. Toutefois, ce projet ne couvre pas les mutations à l'interne.

2. Les spécimens de signature sont documentés à partir de formulaires sur papier afin d'obtenir les signatures manuscrites du titulaire des pouvoirs financiers délégués et de son supérieur autorisant la délégation des pouvoirs. Cette procédure est conforme aux politiques et directives du Conseil du Trésor.

   Toutefois, à cause du grand nombre de titulaires de pouvoirs financiers à l'ASC (215 au moment de la vérification) et de l'absence d'un processus de mise à jour des spécimens de signature, la documentation manuelle des pouvoirs financiers ne permet pas aux agents financiers d'effectuer une revue efficace des pouvoirs financiers lors de la vérification de l'attestation de l'exécution des marchés selon l'article 34 de LGFP et de la vérification des demandes de paiement selon l'article 33 de la LGFP.

3. Les tables des postes équivalents par secteur, correspondant à l'annexe B à la charte des pouvoirs financiers délégués, n'étaient pas toujours mises à jour afin d'être approuvées par les gestionnaires hiérarchiques autorisés et ne correspondaient pas toujours aux délégations en vigueur dans certains secteurs.

   Cette situation est causée par le fait que ces tables sont tenues à jour manuellement et que des changements organisationnels requérant des modifications à ces tables surviennent fréquemment.

RECOMMANDATIONS

GESTION INTÉGRÉE

Afin favoriser l'efficacité de la vérification de l'application des articles 33 et 34 de la LGFP, d'éviter que des pouvoirs financiers soient toujours attribués à des employés qui ne sont plus en poste et de faciliter la mise à jour des tables des postes équivalents par secteur, nous recommandons de :

1. S'assurer que les spécimens de signature sont révisés et mis à jour dès que des changements l'imposent;
2. Mettre en place un processus de communication formel visant à informer dans les plus brefs délais les agents financiers responsables de la vérification des articles 33 et 34 de tout mouvement du personnel détenteur de pouvoirs financiers;
3. Évaluer la possibilité d'informatiser les instruments de délégation, notamment les spécimens de signature et les tables des postes équivalents au moyen d'une base de données qui serait accessible aux agents financiers.

3.0 ACHATS DE BIENS ET SERVICES

3.1 CONSTAT GÉNÉRAL

La revue des processus d'acquisition des biens et services a révélé qu'en général, les pouvoirs de dépenser étaient exécutés adéquatement et en conformité avec les articles 32 et 34 de la LGFP. Nous avons constaté ce qui suit :

1. Les contrôles internes en place (tels que la séparation des tâches, l'émission de réquisitions et de bons de commande, la soumission de pièces justificatives, les contrôles automatisés, le blocage automatisé des dépenses supérieures aux engagements, la validation des demandes de paiement et le suivi des dépenses par le biais des rapports de gestion produits par le SIFM) assurent un cadre de gestion adéquat concernant l'exécution des pouvoirs financiers.
2. En général, les fonds sont adéquatement engagés lors de l'acquisition de biens et services. En effet, les politiques, procédures et systèmes en place permettent l'enregistrement et le contrôle appropriés des engagements afin de s'assurer que les crédits parlementaires et affectations du Conseil du Trésor ne sont pas dépassés, conformément à l'article 32 de la LGFP.
3. En général, les achats de biens et services sont adéquatement certifiés par les gestionnaires autorisés en conformité avec l'article 34 de la LGFP.

3.2 SUIVI DES ENGAGEMENTS

Bien que le suivi des engagements ait été jugé adéquat, l'efficacité des processus et des outils mis en place pour en assurer le suivi pourrait être améliorée significativement. Les observations suivantes ont été notées :

1. Les rapports fournis par le SIFM sont généralement utilisés par les agents financiers sectoriels pour le suivi des engagements. Toutefois, différents processus et outils de documentation sont maintenus sur des systèmes parallèles au SIFM, tels qu'Excel ou Access, principalement pour le suivi des contrats de services à paiement progressif et pour fournir de l'information financière adaptée aux besoins des gestionnaires de centres de responsabilité, les rapports standards fournis par le SIFM étant parfois jugés difficiles d'interprétation par les gestionnaires ou ne répondant pas à leurs besoins.

   Ces processus parallèles requièrent une double saisie de l'information financière ainsi qu'une conciliation périodique de cette information avec celle du SIFM, ce qui accroît inutilement la charge de travail des agents financiers sectoriels.

   De plus, dans la Direction générale des exploitations spatiales, l'ensemble des transactions financières est saisi parallèlement sur Excel afin de faciliter les recherches et la conciliation des registres financiers maintenus sur le SIFM, ce qui est jugé inefficace.

2. L'accès au SIFM en mode lecture n'est pas offert aux gestionnaires de centres de responsabilité et à leur personnel administratif afin de leur permettre de faire eux-mêmes le suivi des engagements de leur centre de responsabilité. Aucun profil d'utilisateur standard permettant l'accès en mode lecture n'a été développé par la Division des systèmes corporatifs pour les gestionnaires opérationnels. Présentement, seuls certains employés opérationnels de la Direction générale des sciences spatiales ont un accès spécifique aux données financières de leur secteur dans le SIFM.

   Cette limitation de l'accès à l'information financière oblige les agents financiers sectoriels à fournir sur demande l'information concernant les engagements aux gestionnaires opérationnels, ce qui accroît la charge de travail des agents financiers. L'accès à l'information financière en temps réel pour les gestionnaires de centres de responsabilité pourrait aussi faciliter et améliorer la prise de décision dans les secteurs.

CONSTAT

L'efficacité quant au maintien de processus et d'outils de documentation parallèles en matière d'information financière ainsi que l'accès au SIFM qui n'est pas accordé aux gestionnaires opérationnels feront l'objet d'une vérification spécifique, tel que prévu dans le plan de travail de la Direction de la vérification, de l'évaluation et de l'examen pour l'exercice 2001-2002.

3.3 CERTIFICATION EN VERTU DE L'ARTICLE 34 DE LA LGFP

Lors de la revue du processus de certification de l'exécution des marchés en vertu de l'article 34 de la LGFP, nous avons fait les constats suivants :

1. Attestation de la réception des biens

   Afin de certifier adéquatement l'exécution d'un marché, le titulaire d'un tel pouvoir financier doit obtenir l'assurance que les biens ou services ont effectivement été reçus. Lorsque les biens sont reçus par le service de réception et d'expédition, la procédure en usage fait en sorte que la réception est confirmée dans le SIFM. Au moment de la réception de la facturation des fournisseurs, les agents financiers sectoriels vérifient dans le SIFM la réception du bien facturé avant de présenter les factures au gestionnaire responsable de la certification de l'exécution du marché en vertu de l'article 34. Toutefois, nous avons constaté que, d'une direction à l'autre, l'information probante communiquée aux gestionnaires ne leur permet pas toujours de s'acquitter adéquatement de leurs responsabilités :

   1. Les commis financiers de la Division des services corporatifs documentent la vérification de la réception du bien facturé en signant l'espace prévu après avoir apposé l'estampille « marchandise reçue » afin d'indiquer aux gestionnaires des centres de responsabilité que la réception du bien a été confirmée au SIFM.
   2. Au Laboratoire David Florida, le commis financier sectoriel indique manuellement la mention « réception vérifiée dans le système SAP » sur la facture du fournisseur lorsque la réception du bien facturé a été confirmée dans le SIFM.
   3. La Direction générale des exploitations spatiales exige, dans tous les cas où un bien a été facturé, une attestation formelle de la réception du bien de la part d'un gestionnaire opérationnel, au moyen de l'estampille « marchandise reçue ».
   4. Même si une vérification de la réception du bien facturé est effectuée, les commis financiers des Systèmes spatiaux, des Technologies spatiales ainsi que du Bureau des astronautes ne consignent pas sur les factures les résultats de leur vérification. Toutefois, si la réception du bien n'a pu être validée par le commis financier dans le SIFM, on exigera du gestionnaire responsable une attestation écrite de la réception du bien au moyen de l'estampille « marchandise reçue ».
   5. Dans la Direction générale des sciences spatiales, aucune vérification de la réception des biens n'est effectuée par le commis financier sectoriel alléguant, d'une part, que la responsabilité de confirmer la réception des biens appartient aux gestionnaires et, d'autre part, que le SIFM bloque automatiquement la saisie de toute facture de fournisseur requérant l'attestation de la réception si cette réception n'a pas été préalablement consignée dans le SIFM.
      
2. Datation de la certification de l'exécution des marchés

   La certification de l'exécution des marchés selon l'article 34 n'est pas toujours datée par le gestionnaire ayant apposé sa signature. Cette situation est causée par le fait que l'estampille utilisée pour recueillir la signature du gestionnaire ne comporte aucun espace prévu pour y indiquer la date. Ceci ne permet pas aux agents financiers responsables de la vérification de la certification selon les articles 33 et 34 de valider les pouvoirs financiers délégués temporairement.

RECOMMANDATIONS

GESTION INTÉGRÉE

Afin de faciliter la certification de l'exécution des marchés en vertu de l'article 34 de la LGFP, nous recommandons que :

1. Les meilleures pratiques en matière de vérification et de documentation de la réception des biens soient identifiées et mises en oeuvre;
2. La date devienne une information obligatoire à fournir par le gestionnaire autorisé à certifier l'exécution des marchés.

3.4 OPÉRATIONS PORTANT SUR LES BONS DE COMMANDE

Lors de l'enregistrement d'un bon de commande dans le SIFM, certains champs tels les prix unitaires et la valeur totale du contrat sont obligatoires et les données inscrites sont utilisées notamment lors des procédures de paiement. Les exigences du SIFM peuvent occasionner certaines difficultés lorsque, par exemple, on traite un contrat de service à paiement progressif où il est impossible de connaître d'avance les quantités qui seront facturées. Afin de contourner ce problème, on a développé une procédure standard qui consiste à inscrire 1$ comme prix unitaire et à inscrire la valeur totale du contrat à titre de quantité. Selon la Division de l'approvisionnement et de l'administration des marchés, cette façon de faire ne convient pas lorsque le bon de commande devient, auprès de certains fournisseurs, le document officiel (par exemple lorsqu'il n'y a pas lieu de préparer un contrat en bonne et due forme en sus du bon de commande). Dans ces circonstances, on se doit d'inscrire de façon appropriée la valeur 1 comme quantité et la valeur totale du contrat comme prix unitaire.

Dans cette dernière situation, les factures progressives sont considérées comme des fractions de l'unité commandée et les quantités facturées doivent alors être exprimées en décimales. Puisque la précision du SIFM en ce qui concerne les quantités se limite à trois décimales, il est fréquent qu'en fin de contrat des sommes demeurent engagées, ce qui nécessite un ajustement par pièce de journal. Cette situation tout à fait inefficace accroît inutilement la charge de travail des agents financiers sectoriels.

Un projet sous la responsabilité de la Division des systèmes corporatifs regroupant la Division de l'approvisionnement et de l'administration des marchés et la Division des opérations financières des secteurs est présentement en cours pour apporter une solution à cette situation.

RECOMMANDATION

GESTION INTÉGRÉE
ADMINISTRATION

Afin d'améliorer l'efficacité de la Division des opérations financières des secteurs en ce qui concerne les opérations portant sur les bons de commande, nous recommandons de mettre en place les mesures appropriées, telles que définies dans le cadre du projet mené par la Division des systèmes corporatifs, pour corriger cette situation.

4.0 RÉMUNÉRATION DES EMPLOYÉS

4.1 CONSTAT GÉNÉRAL

La revue des processus concernant la rémunération des employés de l'ASC, incluant les modifications apportées aux fichiers de paye de l'ASC, a révélé qu'en général, les pouvoirs financiers de dépenser étaient exécutés adéquatement en conformité avec les articles 32 et 34 de la LGFP. Nous avons constaté ce qui suit :

1. Les contrôles internes en place (tels que la séparation des tâches, la production de pièces justificatives, les contrôles automatisés, la validation des transactions saisies au système de paye et le suivi des dépenses par le biais des rapports de gestion produits par le système SMS) procurent un cadre de gestion adéquat à l'exécution des pouvoirs financiers.
2. Bien que les dépenses de salaire ne soient pas engagées formellement dans le système financier SIFM, à cause de l'absence d'une interface appropriée entre les systèmes SIFM et SMS, le système SMS permet de documenter les engagements par employé ainsi que les prévisions salariales (dépenses prévues mais non attribuées à un employé spécifique). Cette situation assure un suivi adéquat des dépenses salariales engagées et répond aux exigences du Conseil du Trésor et de l'ASC en matière d'engagement des fonds.

4.2 CERTIFICATION EN VERTU DE L'ARTICLE 34

La certification des dépenses reliées à la rémunération, faites à partir des modifications apportées au fichier de la paye des employés de l'ASC, est adéquatement effectuée et documentée par les agents dûment autorisés de la Division de la rémunération et des avantages sociaux. Toutefois, les situations suivantes ont été notées :

1. Les agents de la Division de la rémunération et des avantages sociaux autorisés à saisir, valider et certifier en vertu de l'article 34 de la LGFP les dépenses salariales reliées au temps supplémentaire n'ont pas à leur disposition une copie des spécimens de signature, ce qui ne leur permet pas de vérifier si les gestionnaires qui autorisent les formulaire de temps supplémentaire ont la délégation à cet effet.
2. De plus, la vérification des signatures des chargés de pouvoirs en matière d'initiation du temps supplémentaire est rendue difficile à cause du grand nombre de transactions et aussi, compte tenu des délégations temporaires, par le grand nombre de gestionnaires qui détiennent un tel pouvoir. Cette situation accroît le risque que du temps supplémentaire soit rémunéré sans avoir été autorisé par une personne détenant les pouvoirs financiers appropriés.
3. Contrairement aux estampilles utilisées par les agents financiers qui spécifient que la certification de l'exécution des marchés est faite conformément à l'article 34 de LGFP, l'estampille utilisée par les agents de la Division de la rémunération et des avantages sociaux n'indique aucune référence à l'article 34. Cette situation ne permet pas d'avoir l'assurance qu'ils reconnaissent leur responsabilité en fonction des exigences de l'article 34 lors de la validation et du relâchement des modifications apportées au fichier de la paye.

RECOMMANDATIONS

GESTION INTÉGRÉE
RESSOURCES HUMAINES

Afin d'assurer la certification adéquate des dépenses salariales en vertu de l'article 34 de la LGFP, nous recommandons que :

1. Les agents de la Division de la rémunération et des avantages sociaux autorisés à certifier les dépenses salariales aient accès à une copie des spécimens de signature afin de leur permettre de procéder adéquatement à la vérification des autorisations de dépenses reliées au temps supplémentaire;
2. La Direction des ressources humaines considère d'automatiser le processus d'autorisation du temps supplémentaire en intégrant les contrôles informatisés de façon à s'assurer que le temps supplémentaire est approuvé par une personne détenant les pouvoirs financiers requis;
3. L'estampille utilisée pour certifier les modifications apportées au fichier de la paye mentionne spécifiquement que la transaction est certifiée conformément à l'article 34 de la LGFP, en accord avec la procédure de certification en place dans les autres secteurs.

4.3 POLITIQUES ET PROCÉDURES

Bien que l'engagement des dépenses reliées à la rémunération ait été jugé adéquat et conforme aux politiques du Conseil du Trésor, nous avons constaté qu'aucune politique ou procédure concernant l'engagement de ce type de dépense n'a été émise aux gestionnaires de centres de responsabilité et aux agents financiers sectoriels. Cette situation a pour conséquence qu'aucune information officielle n'est présentement disponible pour définir le processus d'engagement des dépenses reliées à la rémunération et pour informer les différents intervenants quant à leurs responsabilités en matière d'engagement pour ce type de dépense.

RECOMMANDATION

GESTION INTÉGRÉE
RESSOURCES HUMAINES

Afin d'assurer la compréhension du processus d'engagement des dépenses reliées à la rémunération ainsi que l'application et le contrôle uniforme de ce processus, nous recommandons de développer et d'émettre les politiques et procédures requises en matière d'engagement des dépenses reliées à la rémunération.

5.0 FRAIS DE DÉPLACEMENT

5.1 CONSTAT GÉNÉRAL

La revue des processus concernant les frais de déplacement a révélé qu'en général, les pouvoirs de dépenser étaient exécutés adéquatement en conformité avec les articles 32 et 34 de la LGFP. Nous avons constaté ce qui suit :

1. Les contrôles internes en place (tels que l'autorisation préalable de voyager, la séparation des tâches, la soumission de pièces justificatives, la vérification des demandes d'indemnité de déplacement, le blocage automatisé des dépenses supérieures aux engagements et le suivi des dépenses par le biais des rapports de gestion produits par le SIFM) assurent un cadre de gestion adéquat à l'exécution des pouvoirs financiers.
2. En général, les demandes d'indemnités de déplacement sont adéquatement certifiées par les gestionnaires autorisés en conformité avec l'article 34 de la LGFP à partir des demandes d'indemnités de déplacement et des états de compte rapportant les achats de billets d'avion et de train.

5.2 ENGAGEMENT DES FRAIS DE DÉPLACEMENT

En général, les frais de déplacement sont adéquatement engagés préalablement à la soumission de la demande d'indemnité de déplacement, c'est-à-dire lors de l'approbation de l'autorisation de voyager. Toutefois, lorsque les frais de déplacement se rapportent à des voyageurs détenant une autorisation annuelle de voyager et que le voyage ne nécessite pas de réservation d'avion ou de train, les groupes suivants n'engagent pas préalablement les frais de déplacement :

• Technologies spatiales
• Systèmes spatiaux
• Sciences spatiales
• Services corporatifs

Cette situation n'assure pas aux gestionnaires des centres de responsabilité un suivi adéquat des frais de déplacement et ne respecte pas les exigences du Conseil du Trésor en matière d'engagement.

RECOMMANDATION

GESTION INTÉGRÉE

Afin de se conformer aux exigences du Conseil du Trésor en matière d'engagement des fonds et d'uniformiser le processus d'engagement relatif aux frais de déplacement en fonction des meilleures pratiques en place à l'ASC, nous recommandons de considérer l'engagement en bloc des déplacements par automobile des titulaires d'une autorisation annuelle de voyager, basé sur l'historique des frais de déplacement des périodes précédentes et sur les prévisions de la période en cours.

6.0 DÉPENSES PORTÉES SUR CARTES D'ACHAT

6.1 ENGAGEMENT DES DÉPENSES

La politique de l'ASC en matière d'engagement des dépenses portées sur cartes d'achat est la suivante :

• Maintenir, sur une base mensuelle, un engagement global pour chaque carte d'achat, de 2 000 $ ou de la limite mensuelle maximale de la carte d'achat - selon le plus petit montant - afin d'utiliser cet engagement pour les achats de faible valeur;
• Créer un engagement spécifique pour tout achat de 1 000 $ et plus.

Toutefois, les pratiques divergentes suivantes ont été notées lors de l'examen des formulaires de transactions par carte d'achat, indiquant un risque d'incompréhension des politiques de la part du personnel opérationnel et des agents financiers :

1. La Direction générale des technologies spatiales ainsi que la Direction générale des exploitations spatiales n'engagent les dépenses effectuées par cartes d'achat qu'au moment où le formulaire de transactions est saisi dans le SIFM, ce qui implique que les fonds sont engagés après que les dépenses ont été faites. Pour l'exercice terminé le 31 mars 2001, les dépenses portées sur cartes d'achat sont évaluées à près de 400 000 $ pour la Direction générale des technologies spatiales et à 441 000 $ pour la Direction générale des exploitations spatiales.
2. Le Bureau des astronautes engage au début de l'exercice un estimé des dépenses portées sur carte d'achat pour les fournitures de bureau seulement. Cependant, les autres types de dépenses portées sur cartes d'achat ne sont engagés qu'au moment de la saisie du formulaire de transactions. Le Bureau des astronautes a porté 72 000 $ à ses cartes d'achat en 2000-2001.
3. La limite mensuelle en matière d'engagement des dépenses portées sur cartes d'achat, telle que décrite ci-haut, n'est pas toujours respectée puisque des engagements en bloc de plus de 5 000 $ par carte d'achat sont parfois enregistrés en début d'exercice dans les groupes suivants :
   • Systèmes spatiaux
   • Sciences spatiales
   • Services corporatifs
4. Les sections et espaces suivants ne sont pas toujours complétés sur le formulaire de transactions par carte d'achat par les agents financiers sectoriels :
   • Les numéros d'engagement ainsi que les montants engagés pour les dépenses de plus de 1 000 $, tel que prévu à la section 2A;
   • La section 4 prévue pour confirmer que les fonds ont été adéquatement engagés pour les dépenses rapportées.

Ces situations n'assurent pas aux gestionnaires des centres de responsabilité un suivi adéquat des dépenses portées sur cartes d'achat et ne respectent pas les exigences du Conseil du Trésor en matière d'engagement ni la politique de l'ASC portant sur les cartes d'achat.

RECOMMANDATIONS

GESTION INTÉGRÉE

Afin de se conformer aux exigences du Conseil du Trésor et aux politiques de l'ASC en matière d'engagement des fonds et d'utilisation des cartes d'achat et dans le but d'uniformiser les procédures en fonction des meilleures pratiques en place à l'ASC, nous recommandons :

1. L'engagement global des dépenses de faible valeur portées sur cartes d'achat, basé sur l'historique des périodes précédentes et sur les prévisions de la période en cours;
2. L'engagement individuel des dépenses de plus de 1 000 $ portées sur carte d'achat, au moment de leur initiation;
3. La documentation et la confirmation des engagements aux espaces prévus au formulaire de transactions par carte d'achat.

6.2 CERTIFICATION DES DÉPENSES

Conformément à la politique de l'ASC portant sur les cartes d'achat, les dépenses sont généralement initiées et certifiées en vertu de l'article 34 de la LGFP par le gestionnaire du centre de responsabilité sur le formulaire de transactions prévu à cet effet. Toutefois, les pratiques divergentes suivantes ont été notées indiquant une méconnaissance des politiques et procédures de la part des détenteurs de cartes d'achat et des agents financiers :

1. Des détenteurs de cartes d'achat certifient les dépenses en vertu de l'article 34 plutôt que de faire signer le gestionnaire du centre de responsabilité dont ils relèvent. Certains de ces détenteurs n'ont aucune responsabilité budgétaire alors que d'autres sont des gestionnaires de centres de responsabilité.

   Bien que ces détenteurs de carte d'achat soient autorisés à initier et à certifier des dépenses portées sur cartes d'achat selon les pouvoirs financiers qui leur sont délégués, cette situation n'assure pas une séparation adéquate des tâches puisque ces détenteurs cumulent les pouvoirs d'initier des transactions, de passer des marchés par le biais de la carte d'achat et de certifier la dépense en vertu de l'article 34, ce qui accroît le risque d'utilisation inappropriée des fonds publics et contrevient à l'exigence du Conseil du Trésor spécifiant que « nul ne peut exercer le pouvoir de dépenser, selon l'article 34, une somme dont il ou elle peut bénéficier personnellement, directement ou indirectement ».

   De plus, cette situation ne respecte pas la politique interne de l'ASC portant sur les cartes d'achat qui indique que « le détenteur doit faire autoriser la dépense par le gestionnaire identifié à la section 1 du formulaire » qui, habituellement est son supérieur immédiat.

2. La section prévue du formulaire servant à certifier l'exécution du marché en vertu de l'article 34 n'est pas toujours signée, ce qui ne permet pas de confirmer que les biens et services ont été rendus. Dans certains cas, comme à la Direction générale des exploitations spatiales, le gestionnaire de centre de responsabilité appose sa signature sur l'état de compte consolidé des cartes d'achat, ce qui n'assure pas que le gestionnaire certifiant l'état de compte a revu le détail des transactions portées sur cartes d'achat.

   Cette situation ne permet pas de confirmer la certification de l'exécution du marché et ne respecte pas la procédure de l'ASC indiquant que « le détenteur de la carte d'achat doit faire autoriser la dépense à la section 2 du formulaire de transactions par carte d'achat par le gestionnaire identifié à la section 1 du formulaire ».

3. La section 2c prévue pour attester l'initiation de la dépense n'est pas toujours signée ou est signée parfois par le détenteur de la carte d'achat même s'il n'est pas autorisé à initier une dépense selon les pouvoirs financiers qui lui sont délégués. Nous avons cependant noté que la certification de la réception du bien ou du service en vertu de l'article 34 est adéquatement effectuée par un gestionnaire de centre de responsabilité détenant ce pouvoir.
   
   
4. La section 5 du formulaire prévue pour confirmer la vérification faite par l'agent financier sectoriel n'est pas toujours complétée, ce qui ne permet pas aux agents financiers responsables de l'application de l'article 33 d'avoir l'assurance que les politiques de l'ASC concernant les cartes d'achat ont été appliquées correctement.
   
   
5. Bien que la politique de l'ASC spécifie que les achats d'équipements informatiques et de logiciels doivent être préalablement autorisés par la Division de la technologie de l'information dès qu'ils excèdent 100 $, cette autorisation n'est pas documentée. Cette situation ne permet pas aux agents financiers responsables de l'application de l'article 33 de vérifier l'application de cette politique de l'ASC.

CONSTAT

Les discussions avec le personnel et les divergences observées ci-haut par rapport aux politiques et procédures en vigueur nous portent à croire que l'utilisation de la carte d'achat comme outil de passation de marché a évoluée significativement depuis son instauration. Par conséquent, nous ne sommes pas en mesure de tirer des conclusions à ce moment-ci quant à la nature et l'étendue des recommandations à apporter.

Compte tenu de ce qui précède et du fait que les cartes d'achat sont largement utilisées (pour l'exercice terminé le 31 mars 2001 : 117 détenteurs d'une carte d'achat ont effectués 4 295 transactions d'une valeur totale de 1,8 millions $). C'est pourquoi les processus, politiques et procédures reliés à l'utilisation des cartes d'achat à l'ASC feront l'objet d'un projet de vérification spécifique afin de nous permettre d'évaluer s'ils correspondent toujours aux besoins de l'ASC et s'ils sont efficaces et conformes aux politiques du Conseil du Trésor.

7.0 PAIEMENTS DE TRANSFERT

7.1 CONSTAT GÉNÉRAL

La revue des processus concernant les paiements de transfert, en ce qui concerne notamment les subventions et contributions, a révélé qu'en général, les pouvoirs de dépenser étaient adéquatement exécutés conformément aux articles 32 et 34 de la LGFP. Nous avons constaté ce qui suit :

1. Les contrôles internes en place (tels que la séparation des tâches, la production de pièces justificatives, les contrôles automatisés, la validation des transactions saisies au SIFM et le suivi des dépenses par le biais des rapports de gestion) assurent un cadre de gestion adéquat concernant l'exécution des pouvoirs financiers.
2. La certification de l'exécution des marchés reliés aux paiements de transfert est conforme à l'article 34 de la LGFP.

7.2 PROCÉDURES D'ENGAGEMENT

Dans le cadre de notre vérification, nous avons noté certaines situations qui contrevenaient à l'article 32 de la LGFP :

1. Les lettres de subvention ou les accords de contribution étaient souvent signés par le bénéficiaire avant que les fonds n'aient été engagés dans le système financier;
2. La date du déboursé de la contribution suivait, dans plusieurs cas, de quelques jours la date d'engagement des fonds.

Ces observations ont été reprises, de façon beaucoup plus détaillée dans le rapport de vérification émis en mars 2002 (Projet n^o 01/02-01-02) ayant trait au suivi de la vérification interne des programmes de subventions et contributions.

RECOMMANDATION

Le Rapport de vérification n^o 01/02-01-02 contient les recommandations appropriées visant à faire respecter les dispositions prévues à l'article 32 de la LGFP. Des mesures correctives ont déjà été identifiées par les directions concernées telles que signifiées dans leurs plans d'action.

8.0 CONTRÔLES AUTOMATISÉS RELIÉS AUX ARTICLES 32 ET 34 DE LA LGFP

8.1 PRIVILÈGES D'ACCÈS AU SIFM

La tâche de créer de nouveaux fournisseurs dans le SIFM n'a été accordée qu'à la Division de l'approvisionnement et de l'administration des marchés et à un nombre restreint de commis financiers de la Division de la comptabilité. Toutefois, tous les commis financiers, tant dans les directions qu'à la Division de la comptabilité, ont conservé dans leur profil d'utilisateur le privilège de créer de nouveaux fournisseurs dans le SIFM même s'ils possèdent le droit de saisir des engagements et des factures dans le SIFM.

Cette situation n'assure pas une ségrégation des tâches adéquate et accroît le risque d'utilisation inappropriée des fonds publics.

La Division des systèmes corporatifs nous indique qu'un projet visant la révision des profils d'accès dans le SIFM est présentement en cours.

RECOMMANDATION

GESTION INTÉGRÉE

S'assurer que les profils d'utilisateurs du SIFM concordent avec les tâches effectuées tout en veillant à une ségrégation adéquate des tâches du point de vue des contrôles internes.

8.2 AUTRES CONTRÔLES AUTOMATISÉS REQUIS

La revue des contrôles informatisés a révélé que, dans l'ensemble, les contrôles intégrés au SIFM permettent l'exécution adéquate des pouvoirs financiers en limitant les risques d'erreurs. Toutefois, l'absence des contrôles suivants dans le SIFM a été notée :

1. Dans le module « Gestion du matériel » du SIFM, la saisie en double d'un numéro de facture de fournisseur n'est pas bloquée automatiquement. Seul un message est indiqué à l'écran et peut être contourné par le commis financier. Cette situation accroît le risque de payer en double une même dépense, sans qu'elle soit détectée.
2. Le système financier ne bloque pas automatiquement l'imputation par erreur d'une dépense sur un engagement d'un exercice antérieur ou subséquent lorsque des fonds sont disponibles. Cette situation génère une surcharge de travail inutile de la part des agents financiers sectoriels à cause des recherches et des pièces de journal à produire pour corriger ces erreurs imputables au SIFM.

RECOMMANDATION

GESTION INTÉGRÉE

Afin d'améliorer la gestion des risques reliés aux pouvoirs financiers de dépenser, nous recommandons l'intégration de contrôles automatisés dans le SIFM visant à corriger les situations mentionnées ci-haut.

9.0 CERTIFICATION DES DEMANDES DE PAIEMENT EN VERTU DE L'ARTICLE 33

Cette section traite du pouvoir de payer à l'égard de tous les crédits parlementaires par l'entremise des différents processus opérationnels, tels qu'identifiés à la section 1.3 du présent rapport.

L'ASC a comme politique de payer à temps les sommes dues à des tiers. Pour ce faire, des processus et des lignes de conduite ont été mis en place afin d'attester que :

• Les travaux ont été exécutés, les biens et services ont été rendus ou le bénéficiaire a droit au paiement;
• Les conditions du marché ou de l'entente (prix, quantité et qualité) ont été respectées;
• Le paiement effectué est prévu au contrat ou à l'entente;
• L'opération comptable est exacte et adéquatement codifiée;
• Les lois, règlements et décrets du Conseil du Trésor applicables sont respectés.

9.1 CONSTAT GÉNÉRAL

La revue de la vérification des comptes effectuée par le personnel responsable de la comptabilité centrale a révélé qu'à l'exception des transactions concernant la rémunération des employés (voir section 3.2) toutes les demandes de paiement sont vérifiées et certifiées par des agents financiers autorisés, conformément à l'article 33 de la LGFP. Nous avons constaté ce qui suit :

1. Le pouvoir de payer selon l'article 33 de LGFP est exercé seulement lorsque la demande de paiement a été certifiée conformément à l'article 34;
2. Le processus de vérification des comptes actuellement en place procure à l'agent financier à qui le pouvoir de payer a été délégué l'assurance que la certification prévue à l'article 34 a été fournie;
3. Le système et les processus en place assurent en général un cadre de gestion adéquat permettant le paiement aux fournisseurs et bénéficiaires à la date d'échéance tel que prévu selon les modalités de paiement normalisées.

9.2 RÉMUNÉRATION DES EMPLOYÉS

Les dépenses reliées à la rémunération des employés de l'ASC sont certifiées à partir des modifications apportées au fichier de la paye par des agents dûment autorisés de la Division de la rémunération et des avantages sociaux. Ces modifications comprennent, par exemple, les dotations de personnel, les promotions, les cessations d'emploi, les modifications salariales, le temps supplémentaire, les retenues salariales, etc.

Une fois validées et certifiées par les agents dûment autorisés de la Division de la rémunération et des avantages sociaux, conformément à l'article 34 de la LGFP, les transactions saisies dans le système de paye sont transmises électroniquement aux agents financiers de la Division de la comptabilité autorisés à attester les demandes de paiement selon l'article 33 de la LGFP. Toutefois, ces transactions sont simplement transmises à TPSGC pour fins d'émission de chèques par les agents financiers de la Division de la comptabilité, sans vérification ni validation préalable, ce qui ne respecte pas l'article 33 de la LGFP.

Cette situation s'explique en partie par l'absence d'un mécanisme de transmission des pièces justificatives et des détails à l'appui des transactions saisies dans le système de paye par la Division de la rémunération et des avantages sociaux. De plus, les agents financiers ne possèdent pas la formation appropriée pour comprendre l'information affichée au système de paye.

RECOMMANDATIONS

GESTION INTÉGRÉE
RESSOURCES HUMAINES

Afin d'effectuer, conformément à l'article 33 de la LGFP, la vérification des demandes de paiement découlant des modifications apportées aux fichiers de paye par la Division de la rémunération et des avantages sociaux, nous recommandons de :

1. Mettre en place un processus de vérification des modifications apportées aux fichiers de paye;
2. Fournir la formation requise en matière de transactions de paye aux agents financiers autorisés à attester les demandes de paiement.

9.3 PRIVILÈGES D'ACCÈS AU SIFM

Même si le pouvoir de payer est adéquatement séparé du pouvoir de dépenser, il a été noté que le profil d'utilisateur des gestionnaires et des agents financiers titulaires du pouvoir de payer en vertu de l'article 33 comportait aussi le privilège de saisir des dépenses dans le Système intégré des finances et du matériel (SIFM).

Par ailleurs, deux gestionnaires de la Direction de la gestion intégrée détiennent le pouvoir de payer en vertu de l'article 33 alors qu'ils détiennent aussi les pouvoirs d'initier les dépenses et de certifier l'exécution des marchés en vertu de l'article 34 pour leurs centres de responsabilité respectifs.

Ces situations n'assurent pas une séparation adéquate des tâches qui permettrait de respecter les exigences et modalités d'application du Conseil du Trésor ci-dessous et accroissent le risque d'utilisation inappropriée des fonds publics :

• « Les pouvoirs de signature accordés en vertu des articles 33 et 34 de LGFP ne peuvent être exercés par la même personne à l'égard d'un même paiement. »
• « Le pouvoir de payer doit être délégué aux postes d'agents financiers afin qu'ils puissent vérifier de façon indépendante comment les autres agents exercent le pouvoir de dépenser. »

La Division des systèmes corporatifs nous indique que la révision des profils d'accès au SIFM est présentement en cours.

RECOMMANDATIONS

GESTION INTÉGRÉE

Afin d'assurer une séparation des tâches adéquates, nous recommandons de :

1. Retirer le privilège de saisir des dépenses dans le SIFM aux agents financiers titulaires du pouvoir de payer en vertu de l'article 33 de la LGFP;
2. Restreindre le pouvoir de payer délégué aux gestionnaires de la Direction de la gestion intégrée de manière à ce qu'ils ne l'exercent pas à l'égard de leurs centres de responsabilités respectifs.

9.4 PROCÉDURE D'ÉCHANTILLONNAGE

Bien que l'ASC dispose d'une politique en matière de vérification des comptes et d'une politique qui encadre l'utilisation de l'échantillonnage statistique, cette dernière n'a pas encore été mise en application. Nous avons donc constaté que la vérification des comptes s'étend encore à toutes les demandes de paiement sans égard aux risques et caractéristiques associés à chacune d'elles.

Cette situation n'assure pas un processus de vérification des comptes efficace et ne favorise pas une vérification approfondie des comptes à risque. Ainsi, la mise en place d'un plan d'échantillonnage permettrait de réduire le volume de transactions à faible risque faisant présentement l'objet d'une vérification afin de cibler tout particulièrement les transactions nécessitant une plus grande attention.

Les politiques et lignes directrices du Conseil du Trésor en matière de vérification des comptes recommandent fortement la mise en place d'un processus d'échantillonnage basé sur les éléments suivants :

• Évaluation de l'importance des risques associés au type de paiement en fonction de certains critères, tels que :
  • la nature de l'opération (i.e. présence d'un contrat, paiements progressifs, paiements discrétionnaires, etc.);
  • les sommes en jeu;
  • l'incidence financière (variation de la valeur des factures d'une période à l'autre, risque de perte financière non recouvrable pour l'ASC, etc.);
  • le taux d'erreur observé chez les fournisseurs faisant l'objet d'un échantillonnage;
  • la récurrence des paiements;
  • le type de fournisseur (i.e. services publics, fournisseurs habituels et établis, etc.);
  • etc.
• Élaboration d'un plan d'échantillonnage permettant de définir les populations échantillonnées, la période de revue, la méthode d'échantillonnage, le taux d'erreurs tolérable, le mode de sélection de l'échantillonnage, la taille des échantillons, etc.;
• Mise en place de méthodes éprouvées d'échantillonnage statistique permettant de prélever, de façon objective et sans distorsion, un échantillon représentatif de la taille voulue et selon le niveau de confiance souhaité.

Par ailleurs, la vérification intégrale des comptes a pour conséquence la centralisation, au sein de la Division de la comptabilité, des documents originaux accompagnés des pièces justificatives appuyant les demandes de paiement. Cette situation oblige les commis financiers sectoriels à faire des photocopies de tous les documents originaux remis à la comptabilité centrale, ce qui est jugé inefficace. L'établissement d'un processus d'échantillonnage statistique rendrait caduque la photocopie des documents puisque les documents originaux pourraient être conservés dans les secteurs.

La Direction de la gestion intégrée nous a indiqué que le développement et la mise en place d'un processus de vérification des comptes basé sur l'échantillonnage statistique étaient prévus au plan de travail de l'année courante mais qu'aucune démarche n'a encore été entreprise.

RECOMMANDATION

GESTION INTÉGRÉE

Afin d'améliorer l'efficacité de la vérification des comptes sous la responsabilité des agents financiers titulaires du pouvoir de payer en vertu de l'article 33 de la LGFP, nous recommandons d'entreprendre le développement et la mise en oeuvre des procédures de vérification basées sur l'échantillonnage statistique.

9.5 VÉRIFICATION DES PIÈCES DE JOURNAL

Les agents financiers sectoriels préparent régulièrement des pièces de journal dans le but notamment de transférer des charges entre différents centres de responsabilité. Conformément à la délégation des pouvoirs financiers, les pièces de journal doivent être autorisées en vertu de l'article 34 de la LGFP avant leur saisie dans le SIFM.

Toutefois, nous avons constaté que l'autorisation des pièces de journal ayant trait à des transferts de dépenses entre centres de responsabilité ne faisait pas toujours l'objet d'une vérification par les agents financiers responsables de l'application de l'article 33 de la LGFP. Cette situation est causée par l'absence de processus de vérification concernant les pièces de journal et a pour conséquence que l'autorisation des pièces de journal affectant différents centres de responsabilité n'est pas validée par une tierce partie indépendante.

RECOMMANDATION

GESTION INTÉGRÉE

Afin de s'assurer que les pièces de journal sont autorisées conformément aux pouvoirs financiers délégués, nous recommandons de mettre en place un processus de vérification des pièces de journal pour permettre aux agents financiers responsables de l'application de l'article 33 de la LGFP de valider l'autorisation des pièces de journal comportant un risque financier.

9.6 INTÉRÊTS SUR LES PAIEMENTS EN RETARD AUX FOURNISSEURS

Pour l'exercice terminé le 31 mars 2001, des intérêts totalisant 7 892 $ ont été payés aux fournisseurs de l'ASC pour 270 paiements en retard. Les intérêts sur les paiements en retard ne sont présentement versés que lorsque les fournisseurs en font officiellement la demande malgré le fait que les politiques du Conseil du Trésor et celle de l'ASC précisent que « les intérêts doivent être payés sur les paiements en retard selon une disposition à cet effet dans le contrat, dans une loi ou lorsqu'ils ont été octroyés à la suite de poursuites légales contre la Couronne ».

La circulaire 1996-1, émise par le Conseil du Trésor et portant sur les modifications de la politique de paiement à la date d'échéance spécifie que « l'automatisation du système [concernant l'imputation de l'intérêt afférent aux comptes échus] se fera dans le cadre de la Stratégie d'information financière (SIF) alors que les ministères seront responsables du calcul des intérêts plutôt que TPSGC. La SIF obligera les ministères à calculer automatiquement l'intérêt eux-mêmes ».

RECOMMANDATION

GESTION INTÉGRÉE

Afin de favoriser le paiement à la date d'échéance et de se conformer aux exigences prescrites par le Conseil du Trésor en cas de retard de paiement, nous recommandons d'automatiser le versement des intérêts lorsque l'ASC est responsable d'un paiement en retard.

ANNEXE A
PLAN D'ACTION DE LA GESTION